THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU PROSIMEX BỘ THƯƠNG MẠI

- Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến bên bán để nhận hàng hoặc trực tiếp thu mua hàng hóa tại các cơ sở sản xuất.. T

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU PROSIMEX BỘ THƯƠNG

MẠI.

I Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty.

1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty.

Hiện nay, Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, trình độ kế toán, trình độ quản lý tương đối cao và thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng thủ công.Quy trình ghi sổ

Báo cáo tài chính

Sổ cái Nhật ký chứng từ

Chứng từ gốc và các bảng phân

bổ

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê

2 Kế toán chi tiết hàng hóa.

Đối với kế toán hạch toán chi tiết hàng hóa đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) hàng hóa theo từng kho và từng người phụ trách hàng hóa Hiện nay Công ty đang áp dụng hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ

song song

- Sổ kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty gồm:

+ Thẻ kho: do thủ kho lập cho từng danh điểm vật tư Căn cứ ghi thẻ

là các phiếu nhập, phiếu xuất Mỗi phiếu nhập, phiếu xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng Cuối ngày, cuối tháng thủ kho phải tính ra số lượng tồn trên thẻ kho cho từng danh điểm vật tư để đối chiếu với kế toán vật tư trên sổ chi tiết vật tư

+ Sổ chi tiết hàng hóa: do kế toán hàng hóa mở cho từng danh điểm hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng và giá trị Cơ sở lập là chứng từ nhập - xuất hàng hóa Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng cộng sổ xác định ra tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn

+ Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn: sổ này được mở cho từng kho theo

cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cở sở lập là căn cứ vào các sổ chi tiết hàng hóa

Kế toán tổng hợp

Sổ tổng hợp nhập xuất tồn

Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho

Phiếu xuất

Phiếu nhập

II.Kế toán nhập kho hàng hóa.

1 Các phương thức mua hàng.

Công ty mua hàng trong nước theo hai phương thức: mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng

- Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, Công

ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến bên bán để nhận hàng hoặc trực tiếp thu mua hàng hóa tại các cơ sở sản xuất Người đi nhận hàng có trách nhiệm đưa hàng mua về nhập kho hoặc giao bán thẳng Theo phương thức này, thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua đã hoàn thành thủ tục giao hàng hóa, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Phương thức mua hàng theo phương thức chuyển hàng: bên bán

có trách nhiệm chuyển hàng đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng mua hàng Ở phương thức này, thời điểm ghi nhận hàng mua là thời điểm bên mua đã nhận được hàng hoặc hóa đơn của bên bán chuyển đến và chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán về số hàng hoặc hóa đơn đó

2 Trị giá vốn của hàng mua.

Tại Công ty, trị giá vốn của hàng mua bao gồm: Giá mua thuần của hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa

- Giá mua thuần của hàng hóa gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, cộng các khoản thuế ở khâu mua không được hoàn lại, trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng

- Chi phí thu mua hàng hóa gồm: Các chi phí phục vụ cho quy trình mua hàng như chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền lưu kho, công tác phí của bộ phận thu mua

3 Chứng từ kế toán sử dụng.

- Hóa đơn GTGT

- Hóa đơn bán hàng

- Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm nhận hàng hóa.

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng

4 Trình tự ghi sổ kế toán nhập kho hàng hóa

5 Kế toán nhập kho hàng hóa.

Khi hàng về tới kho, đơn vị vận chuyển giao Hóa đơn GTGT của Công ty giao hàng, biên bản giao nhận hàng hóa giữa đơn vị vận chuyển và Công ty giao hàng

Thủ kho nhập hàng, đối chiếu về số lượng, chủng loại hàng nhập để đảm bảo hàng nhập phải đúng quy cách, mẫu mã và chất lượng

Thủ kho chuyển toàn bộ hồ sơ nhập kho, hóa đơn GTGT cho kế toán hàng tồn kho để lập phiếu nhập kho

Chứng từ gốc về nhập kho

Sổ chi tiết TK

331, 156Thẻ kho

Nhật ký chứng từ

số 5

Sổ chi tiết vật tư

Sổ cái TK 331, 156

Sổ tổng hợp nhập

xuất tồn

Báo cáo

Ví dụ: Mua hàng mây tre đan xuất khẩu sang Jih Der Chang Co., Ltd các nghiệp vụ phát sinh như sau:

1 Sổ phụ số 65 ngày 1/9/2006 tại Ngân hàng Công thương Đống Đa Công ty chuyển 45.000.000 VNĐ để đặt cọc mua hàng mây tre của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Minh Tân

Nợ TK 331- Minh Tân: 45.000.000

Có TK 1121: 45.000.000

2 Ngày 22/9/2006 hàng mây tre mua của Công ty TNHH Thương Mại Minh Tân về nhập kho với số lượng các loại là 6420 bộ trị giá 215.544.000 VNĐ (thuế VAT 5% là 10.264.000 VNĐ) Phiếu nhập kho số

Nợ TK 331 – Minh Tân: 170.544.000

Có TK 1121: 170.544.000

Phiếu nhập kho:

Đơn vị:CTCP Prosimex PHIẾU NHẬP KHO

Địa chỉ:Khương Đình, Hà Nội Ngày 22 tháng 9 năm 2006 Số 19 Nợ:

Có:

Họ tên người giao hàng: Trần Bình Minh

Theo số ngày tháng năm của

Nhập tại kho: Kho hàng hóa

STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Theo Số lượng Đơn giá Thành tiền

Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho sẽ lập thẻ kho chi tiết cho từng loại hàng hóa Mỗi phiếu nhập, phiếu xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tên hàng hóa: Hàng mây tre đan

Đơn vị tính: Bộ, Giá mua

Kho: Hàng hóa

Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCKT- TC

Số 583 - LB

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa ( Lập hàng tháng để báo cáo, thống kê số lượng hàng hóa đã nhập, xuất, còn tồn trong tháng)

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒNHàng hóa: mây tre đan

tháng Tồn cuối tháng Năm 2006

Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy

số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để vào nhật ký chứng từ số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào nhật ký chứng từ số 5 một dòng)

1 Khái quát tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng hóa.

Hàng hóa xuất khẩu của Công ty gồm có:

- Hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, gạo, sắn, mè, vừng, lạc thường xuất

đi Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Thái Lan

- Hàng thêu, may mặc, dệt thường xuất đi Singapore, Italia, Canada

- Hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ xuất sang Nhật, Đài Loan

- Hàng gốm sứ xuất sang Đức, Italia

-Hàng phục vụ cho nông nghiệp: phân bón, hóa chất xuất sang Campuchia

- Các hàng hóa khác: cao su, dầu, cọ, quặng cromit, nhôm thỏi, chiếu cói, dép, túi, thảm len

2 Các cách tính giá hàng hóa xuất khẩu

Trong nền kinh tế thị trường, khi quan hệ mua bán ngày càng mở rộng, vượt ra khỏi phạm vi một quốc gia thì quan hệ thanh toán cũng đòi hỏi phải có những phương thức, cách tính phù hợp với những chi phí phát sinh Đồng thời, quan hệ đó cũng phải đảm bảo lợi ích của mỗi bên khi tham gia vào quá trình giao dịch ngoại thương Hiện nay, trong quan hệ mua bán ngoại thương có rất nhiều cách tính giá hàng xuất nhập khẩu như: FOB, CIF, CPT, CFR Chọn cách tính giá mua nào là phụ thuộc vào quan hệ giữa người mua và người bán, khả năng thực hiện hợp đồng của mỗi bên tham gia, rủi ro của hợp đồng cao hay thấp, phương tiện vận chuyển hàng hóa

Đối với Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex -

Bộ Thương Mại, cách tính giá hàng xuất khẩu mà doanh nghiệp đang áp dụng là tính theo giá FOB (free on board) và giá CIF (cost, insurance and freight)

- Giá FOB (free on board): Giao lên tàu Theo điều kiện này.

Người bán phải:

+ Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần)

+ Giao hàng lên tàu

+ Cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu.+ Chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước

Người mua phải:

- Giá CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng

cước Theo điều kiện này thì:

Người bán phải:

+ Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến cảng đích;+ Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần)

+ Giao hàng lên tàu

+ Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10%

+ Cung cấp cho người mua hóa đơn, vận đơn hoàn hảo và đơn ( hoặc giấy chứng bảo hiểm)

+ Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu

+ Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước (trường hợp tàu chở hàng là tàu chợ)

Người mua phải:

+ Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hóa đơn, đơn (hoặc giấy chứng bảo hiểm) và vận đơn được giao cho mình

+ Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước

+ Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hóa kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng

+ C: Giá thực tế tại cảng bốc hàng vận chuyển đi ( Giá mua hàng, phí gửi chứng từ, lợi nhuận)

Cảng bốc hàng: Hải Phòng.

Cảng dỡ hàng: Taichung

Điều kiện giao hàng: CIF Bao gồm: trị giá hàng bán là 14.374,6 USD Cước phí vận chuyển: 750 USD ( tương đương 12.000.000 VNĐ) Phí bảo hiểm: 31,82 USD (tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,0022) Trị giá mua hàng: 205.000.000 VNĐ Phí gửi chứng từ là 500.000 VNĐ Lợi nhuận: 10.556.000 VNĐ Tỷ giá ngoại tệ: 15.900 VNĐ/USD

Đồng tiền thanh toán: USD

Tiền được chuyển về Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Đồng thời Ngân hàng đại diện đứng ra thanh toán cho Công ty

có đủ khả năng giao dịch mua bán; xuất khẩu ủy thác đối với các doanh nghiệp không có khả năng tự mình giao dịch xuất khẩu hàng hóa và phương thức xuất khẩu hỗn hợp

Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex là một doanh nghiệp lớn có đủ khả năng tự mình tiến hành ký kết với bạn hàng để xuất

( 205.000.000 + 500.000 + 10.556.000) + 12.000.000

1- 0,0022

khẩu hàng hóa cần thiết Vì vậy, tại đơn vị thường xuất khẩu theo hình thức xuất khẩu trực tiếp Ngoài ra đơn vị còn tham gia nhận xuất khẩu ủy thác cho những khách hàng không có khả năng trực tiếp xuất khẩu hàng hóa để hưởng hoa hồng,

và cũng có trường hợp công ty không xuất khẩu trực tiếp được, phải ủy thác cho công ty khác xuất khẩu, hình thức này là hình thức ủy thác xuất khẩu

Hiện nay Công ty có bốn hình thức xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp; Xuất khẩu ủy thác; Ủy thác xuất khẩu; Tạm nhập tái xuất

Trình tự, thủ tục để tiến hành thực hiện các hình thức xuất khẩu

Đây là công việc của phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sau khi đàm phán ký hợp đồng với khách hàng, tiến hành lập phương án trình Giám đốc ký Sau khi Giám đốc ký phương án, hợp đồng chuyển tới phòng kế toán để vay tiền, chuyển tiền mua hàng Phòng kinh doanh căn cứ hợp đồng, thời hạn giao hàng, tiến hành giao hàng Sau khi giao hàng có tờ khai chuyển tới phòng kế toán làm các thủ tục nhập, xuất kho, theo dõi tiền về Đồng thời lập bộ chứng từ chuyển ngân hàng để nhờ thu tiền

Trình tự tiến hành xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác, tạm nhập tái xuất:

- Ký kết hợp đồng

- Xin giấy phép xuất nhập khẩu ( nếu cần)

- Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu Đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu

- Kiểm tra chất lượng: Việc này được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu

- Thuê tàu lưu cước

- Mua bảo hiểm: hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì vậy bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương

- Làm thủ tục hải quan

+ Khai báo hải quan: chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để

cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, chủ yếu là giấy phép xuất nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết

+ Xuất trình hàng hóa

+ Thực hiện các quyết định của Hải quan

- Giao nhận hàng với tàu

- Làm thủ tục thanh toán

- Khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại

Đối với ủy thác xuất khẩu: trình tự đơn giản hơn, chỉ phải làm một số thủ tục như chuẩn bị hàng xuất khẩu, thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì xuất khẩu, kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu nếu bên nhận ủy thác xuất khẩu yêu cầu

4 Các phương thức thanh toán.

Trong giao dịch trên thị trường thế giới, người ta áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau để trả tiền hàng hóa và dịch vụ Song phổ biến hơn cả

là phương thức nhờ thu và phương pháp thanh toán bằng thư tín dụng

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa lại, rồi mới giao hàng Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền hàng hóa hoặc dịch vụ đó Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn Nếu hợp đồng

nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng

từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài

Cụ thể sau khi ký hợp đồng bán hàng (hàng mây tre trị giá 14.374,6 USD) bên mua sẽ đặt cọc cho bên bán 20% (2.874,92 USD) trị giá hợp đồng Số tiền 80% (11.499,68 USD) còn lại bên mua sẽ thanh toán cho bên bán sau khi có bản Fax bộ chứng từ thanh toán Sau khi nhận được 80% số tiền thanh toán còn lại bên bán phải gửi cho bên mua bộ hồ sơ đầy đủ để nhận hàng, nếu chậm trễ bên mua phải bồi thường mọi thiệt hại do mình gây ra

IV Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại đơn vị.

1 Chứng từ kế toán sử dụng tại đơn vị.

a) Hóa đơn thương mại ( Comercial Invoice).

Là chứng từ cơ bản của công tác thanh toán Nó là yêu cầu của người bán đòi tiền người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Hóa đơn nói

rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng Hóa đơn có những nội dung chi tiết sau:

- Ngày, tháng lập hóa đơn

- Tên, địa chỉ của người bán, người mua

- Tên hàng được mua, bán Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa

- Ngoài ra, trên hóa đơn người ta còn có thể ghi rõ số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký hiệu mã hàng, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh, số và ngày ký

hợp đồng mua bán có liên quan, ngày gửi hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán.

Hóa đơn có những tác dụng:

- Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu Trong trường hợp không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền

- Trong việc khai báo Hải quan, hóa đơn nói lên trị giá hàng hóa và là bằng chứng cho sự mua hàng, trên cơ sở đó tiến hành giám quản và tiền thuế

- Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn

- Hóa đơn cũng cung cấp những thông tin chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng

- Hóa đơn còn được xuất trình cho cơ quan bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hóa

- Hóa đơn được dùng cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ

- Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo của kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng

Do vậy hóa đơn thường được lập nhiều bản

Ví dụ: Hóa đơn xuất hàng mây tre

Commercial Invoice

Consigner: Import Export Production and Trading Corporation (Prosimex)

Address: Khuong Dinh, Thanh Xuan, Hanoi, Vietnam

Tel: (84) 04.9364.050

Fax: (84) 04.8585.009

Account No: 001 137 007 7154 at Vietcombank, 198 Tran Quang Khai Str, Hanoi, Vietnam

Consignee: Jih Der Chang Co., Ltd

Address: 3F No 336 street 29, sec 4 An Jon RD, Tai Nan, TaiWan R.O.C

Tel: 86.662.538.149

Commodity: Bamboo Ware

No Description of Goods Item Quantity of

carton Quantity of goods Unit Price (USD) Amount (USD)

b) Phiếu đóng gói (Packing List) và bảng kê chi tiết (Specifcation).

Bảng kê chi tiết là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container) Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì Phiếu đóng gói do người sản xuất, người xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa