LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Khái niệm - vai trò của nghiệp vụ bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ

BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1 Khái niệm - vai trò của nghiệp vụ bán hàng

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá hay từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền hoặc quyền được đòi tiền ở người mua

Về mặt kinh tế, bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi về hình thái giá trị của hàng hoá Hàng hoá của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức một vòng chu chuyển vốn cảu doanh nghiệp được hoàn thành

Vai trò của bán hàng:

Bán hàng đóng một vai trò rất quan trọng không chỉ đối với bản thân mỗi doanh nghiệp mà với cả sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế xã hội

Đối với doanh nghiệp, hoạt động bán hàng chính là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, thông qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp

có được doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận

Đối với nền kinh tế quốc dân thì việc thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện

để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn xã hội nói chung

2 Đặc điểm của quá trình bán hàng

Đặc điểm:

Đó là sự trao đổi mua bán có thoả thuận, Doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, có sự chuyển đổi quyền sở hữu hàng hoá từ Doanh nghiệp sang khách hàng

Doanh nghiệp giao hàng hoá cho khách hàng và nhận được từ họ một khoản tiền hay một khoản nợ tương ứng Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh

Căn cứ trên số tiền hay khoản nợ mà khách hàng chấp nhận trả để hạch toán kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp

Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng:

Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi giao dich bán hàng đồng thời thoả mãn

5 điều kiện sau:

Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sỏ hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua

Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá

Doanh thu được xác đinh tương đối chắc chắn

Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

Xác đinh được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch

3 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Trong các doanh nghiệp thương mại, việc tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức sau:

3.1 Phương thức bán buôn hàng hoá

Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện việc bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán

ra

Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực chưa lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng Do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện Trong bán buôn hàng hoá, thương bao gồm hai hình thức sau đây:

Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho:

Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá phải được xuất ra từ trong kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phương thức này có hai hình thức:

Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện của bên mua

Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hoá

Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng:

Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra khi mua về từ nhà cung cấo không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức sau:

Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Hình thức giao tay bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ): là hình thức bán mà người mua cử đại diện đến nhận hàng do doanh nghiệp bán chỉ định theo hoá đơn của người bán

đã nhận

Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Là hình thức bán hàng mà bên bán tự vận chuyển hàng từ các điểm nhận hàng đến địa điểm của bên mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài

3.2 Phương thức bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ

Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện Phương thức bản lẻ thường có các hình thức sau:

Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Theo hình thức này, quá trình bán hàng

được tách thành hai giai đoạn: giai đoạn thu tiền và giai đoạn giao hàng

Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, việc thu tiền và giao

hàng cho bên mua không tách rời nhau Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng Hết ngày hoặc ca bán, nhân viên bán có nhiệm vụ nộp tiền cho thủ quỹ và lập báo cáo bán hàng sau khi đã kiểm kê hàng tồn trên quầy

Hình thức bán hàng tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng sẽ tự chọn

những hàng hoá mà mình cần sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng, nhân viên thu tiền sẽ tiến hành thu tiền và lập hoá đơn bán hàng

Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua

hàng thành nhiều lần trong một thời gian nhất định và người mua phải trả cho doanh nghiệp bán hàng một số tiền lớn hơn giá bán phải trả tiền ngay một lần

3.3 Phương thức bán hàng đại lý

Là phương thức bán hàng mà trong đó Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho

cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho Doanh nghiệp thương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý

3.4 Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm

Là phương thức bán hàng mà Doanh nghiệp thương mại dành cho người mua

ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ Doanh nghiệp thương mại được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường theo phương

thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp Khi Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho người mua, hàng hoá được xác định là tiều thụ

4 Phương thức thanh toán

Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể tiến hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ thuộc vào sụ tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà sự lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Hiện nay các Doanh nghiệp thương mại thường áp dụng các phương thức thanh toán sau:

Phương thức thanh toán trực tiếp: là phương thức mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ

được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hoá bị chuyển giao

Phương thức thanh toán trả chậm: là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu

về tiền tệ được chuyển giao ngay sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán

5 Giá cả hàng bán

Giá cả hàng bán của Doanh nghiệp thương mại là giá thoả thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng mua bán Tuy nhiên nguyên tắc xác định giá bán phải đảm bảo phù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ ra đồng thời đảm bảo cho doanh nghiệp có được khoản lợi nhuận định mức

Trên nguyên tắc đó, giá bán hàng hoá được xác định như sau:

Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế + Thặng dư số thương mại

Thặng số thương mại dùng để bù đáp chi phí và hình thành lợi nhuận, nố tính theo tỷ lệ % trên giá thực tế của hàng hoá tiêu thụ

Như vậy:

Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế (1 + % Thặng số thương mại)

II Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong Doanh nghiệp thương mại

1 Chứng từ sử dụng hạch toán ngiệp vụ bán hàng

Tuỳ theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau:

Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Hoá đơn bán hàng thông thường (đối với doanh nghiệp nộp thế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng không chịu thuế GTGT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Bảng kê bản lẻ hàng hoá

Hoá đơn cước phí vận chuyển

Hoá đơn thuê kho, thuê bãi, bốc dỡ hàng hoá trong quá trình bán hàng

Hợp đồng kinh tế với khách hàng

Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán

Phiếu thu, phiếu chi

Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng

2 Tài khoản sử dụng

Căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/TC/QĐ/CĐKT ngày 20/03/2006 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế

độ kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính thì kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau đây:

* Tài khoản 511 “Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán san phẩm, hàng

hoá, dịch vụ cho khách hàng bao gồm tất cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có)

Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2:

TK 511.1 “Doanh thu bán hàng hoá”

TK 511.2 “Doanh thu bán thành phẩm”

TK 511.3 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

TK 511.4 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”

TK 511.7 “Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư”

* Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ”

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp

Doanh thu tiêu thụ nội bộ là số tiền thu được do bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty

Tài khoản 512 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

TK 512.1 “Doanh thu bán hàng hoá”

TK 512.2 “Doanh thu bán các thành phẩm”

TK 512.3 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

* Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”

Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoạc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết về mua, bán hàng

Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2:

TK 521.1 “Chiết khấu hàng hoá”

TK 521.2 “Chiết khấu thành phẩm”

TK 521.3 “Chiết khấu dịch vụ”

* Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do về chất lượng, mẫu mã, quy cách mà người mua từ chối thanh toán và trả lại cho doanh nghiệp

* Tài khoản 531 “Giảm giá hàng bán”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản người bán giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc quá thời hạn ghi trên hợp đồng hoặc hàng hoá bị lạc hậu thị hiếu

* Tài khoản 156 “Hàng hoá”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho và các quầy hàng

* Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của hàng hoá gửi cho người mua, giao cho các cơ sở đại lý chưa được chấp nhận thanh toán

* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng

hó, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ

* Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng

Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau:

TK 111 “Tiền mặt”

TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

TK 138 “Phải thu khác”

TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”

TK 641 “Chi phí bán hàng”

TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước”

3 Kế toán nghiệp vụ bán hàng

3.1 Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên ở các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

3.1.1 Phương thức bán buôn

Là phương thức tiêu thụ hàng hóa mà khi kết thúc nghiệp vụ bán hàng chưa ra khỏi lĩnh vực lưu thông Lưu chuyển hàng hoá bán buôn trong doanh nghiệp thương mại có hai phương thức sau:

Phương thức bán buôn qua kho:

Là phương thức tiêu thụ mà hàng hoá doanh nghiệp mua vào được nhập kho, sau đó mới đưa hàng hoá này đêm ra bán

Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN BÁN BUÔN QUA KHO (Phần phụ lục)

Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng

Là phương thức tiêu thụ mà trong đó hàng hoá của doanh nghiệp mua vào không nhập kho mà chuyển ngay cho khách hàng

Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN BÁN BUÔN VẬN CHUYỂN THẲNG (Phần phụ lục) 3.1.2 Phương thức bán lẻ

Là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ choc kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu thụ nội bộ

3.1.3 Phương thức hàng đổi hàng

Là phương thức tiêu thụ mà người bán đem sản phẩm, hàng hoá của mình để đổi lấy hàng hoá, vật tư của người mua

Sơ đồ 4: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN HÀNG ĐỔI HÀNG (Phần phụ lục) 3.1.4 Phương thức bán hàng đại lý

Là phương thức mà bên chủ hàng (Bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại

lý để bán (Bên đại lý)

Sơ đồ 5: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN BÁN HÀNG ĐẠI LÝ (Phần phụ lục)

3.1 5 Phương thức bán hàng trả góp

Là phương thức tiêu thụ hàng hoá mà người mua thanh toán tiền hàng nhiều lần

và người mua phải chịu 1 phần lãi suất do trả chậm

Sơ đồ 6: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRẢ GÓP (Phần phụ lục) 3.1.6 Phương thức tiêu thụ nội bộ

Là việc mua, bán sản phẩm, hàng hoá giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc, hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một Công ty, Tổng công

ty

Sơ đồ 7: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIÊU THỤ NỘI BỘ (Phần phụ lục)

3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm

kê định kỳ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đối với các Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì hạch toán

kế toán bán hàng cũng giống như các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Chỉ khác nhau ở điểm hạch toán giá vốn là:

Kết chuyển giái vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”

Có TK 611 “Mua hàng”

Sơ đồ 8: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK

(Phần phụ lục)

4 Kế toán xác định kết quả bán hàng

4.1 Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ Chi phí bán hàng của một doanh nghiệp gồm rất nhiều loại Tuỳ theo từng ngành nghề mà chi phí bán hàng

có thể chi tiết theo nhiều nội dung khác nhau nhằm phục vụ đáp ứng yêu cầu của quản lý Trong doanh nghiệp các chi phí bán hàng phát sinh thường bao gồm: Chi phí đóng gói, bảo quản, bôc dỡ, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm

Chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương cảu công nhân viên bộ phận bán hàng

Chi phí hoa hồng trả cho các đại lý

Các chi phí khác bằng tiền như: chi phí hội nghị khách hàng, chi phí giao dịch, tiếp khách

Tài khoản hạch toán “TK 641 - Chi phí bán hàng”

Kết cấu:

Bên Nợ: - Các chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có: - Các khoản làm giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK xác định kết quả

TK 641 không có số dư cuối kỳ

TK 641 có các TK cấp 2 như sau:

TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng

TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm

TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418: Các chi phí bằng tiền khác

Sơ đồ 9: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG ( phần phụ lục)