NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được nhu cầu quản lý về tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp thương mại, kế to

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Đặc điểm bán hàng trong doanh nghiệp thương mại và yêu cầu quản lý

về kế toán bán hàng

1.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh thương mại

Hoạt động thương mại là hoạt động kinh doanh mua, bán hàng hóa nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận Khác với hoạt động sản xuất, hoạt động thương mại không trực tiếp tạo ra của cải vật chất mà nó là giai đoạn cuối cùng của chu trình tái sản xuất, nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng, phục vụ nhu cầu sản xuất cũng như tiêu dùng của họ Hoạt động thương mại ra đời và phát triển từ rất sớm Qua mỗi thời kỳ phát triển, hoạt động thương mại mang những đặc trưng riêng

Trong nền kinh tế thị trường, thương mại không chỉ phản ánh trực tiếp tới sản xuất mà nó còn ảnh hưởng tới tất cả các chỉ tiêu kinh tế của một doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển được nếu mà sản phẩm mà mình sản xuất ra không tiêu thụ được Có thể nói hoạt động thương mại đã làm cho nền kinh

tế sôi nổi hơn, tốc độ luân chuyển hàng hóa, tiền tệ diễn ra nhanh chóng hơn

Trong thời đại ngày nay, hoạt động thương mại không chỉ là hoạt động mua bán trong nước mà nõ còn được mở rộng ra trên phạm vi toàn cầu Thông qua thương mại quốc tế các mối liên hệ kinh tế được thiết lập, liên kết giữa các quốc gia với nhau

Do điều kiện lịch sử của từng thời kỳ mà hiện nay thương mại nói chung và thương mại quốc tế nói riêng còn chịu sự chi phối của các điều luật kinh tế mà khi

tham gia tất cả các quốc gia đều phải chấp thuận Chính điều đón đã tạo ra sự ổn định và cùng tồn tại phát triển bình đẳng giữa các loại hình kinh doanh.

1.1.2 Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại

Do các doanh nghiệp thương mại chỉ tham gia vào quá trình lưu thông hàng hoá nên trong hoạt động kinh doanh thương mại không có chi phí sản xuất mà trong các doanh nghiệp này chỉ liên quan đến giá mua, chi phí thu mua, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Giá mua thường ổn định và tuân theo quy luật của thị trường Việc hạ thấp giá mua chỉ phụ thuộc vào việc tìm kiếm nguồn cung cấp Do vậy, các nhà quản lý thường chú ý đến việc hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua việc quản lý có hiệu quả các khoản chi phí này

Tổ chức quản lý kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại hầu hết đều có nhiều chi nhánh, bộ phận kinh doanh phụ thuộc dù là doanh nghiệp kinh doanh chuyên doanh hay kinh doanh tổng hợp Do vậy, bộ máy quản lý thường được tổ chức giống nhau Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì giữa các phòng ban trong doanh nghiệp phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Bộ máy kế toán tuỳ theo tuỳ theo điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp có thể được tổ chức theo mô hình tập trung, phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán Việc đi trước đón đầu, nắm bắt được thông tin thị trường một cách kịp thời, phân tích và dự đoán các tình huống trong kinh doanh là yếu tố quan trọng, giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược trong tương lai

1.1.3 Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong hoạt động của doang nghiệp thương mại

Quá trình tái sản xuất xã hội diễn ra qua 4 giai đoạn: Sản xuất – Trao đổi – Phân phối – Tiêu thụ

Tiêu thụ là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh thực hiện giá trị

và giá trị sử dụng của hàng hoá

Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò là cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng Chính vì vậy các doanh nghiệp thưong mại có nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thường xuyên và liên tục của xã hội Đồng thời với việc đáp ứng nhu cầu xã hội đã giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển Hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại được thể hiện qua hai chỉ tiêu chủ yếu là tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.

Tiêu thụ hàng hoá là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, sản phẩm lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đượcc tiền hoặc quyền thu tiền Tiêu thụ chính là quá trình trao đổi thông tin qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Quá trình tiêu thụ là quá trình chuyển vốn kinh doanh

từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị

Kết quả tiêu thụ hàng hoá là phần chênh lệch giữa doanh thu tiêu thụ hàng hoá thuần và các khoản chi phí bỏ ra ( bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho phần doanh thu hàng bán trong kỳ) Khoản chênh lệch đó là biểu hiện lãi hoặc lỗ trong kinh doanh hàng hoá và nó góp phần vào lãi hoặc lỗ trong kinh doanh chung của doanh nghiệp Khi kết quả tiêu thụ hàng hoá có lãi sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, ngược lại khi kết quả tiêu thụ hàng hoá là lỗ nó sẽ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp, thậm chí doanh nghiệp có thể bị phá sản.Như vậy, kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng, còn bán hàng là một trong những phương tiện để thực hiện mục tiêu đó Thông qua hoạt động tiêu thụ hàng hoá, doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận Lúc này doanh nghiệp đã phối hợp hài hoà được ba lợi ích :

Lợi ích của Nhà nước thông qua khoản thuế, phí và lệ phí

Lợi ích của doanh nghiệp thông qua lợi nhuận

Lợi ích của người lao động thông qua tiền lương và các khoản ưu đãi

Và trong nền kinh tế thị trường hiện na, trước sự canh tranh ngày càng khốc liệt thì việc xác định đúng vai trò tiêu thụ của công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị trí của doanh nghiệp trên thị trường

1.1.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Để đáp ứng được nhu cầu quản lý về tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp thương mại, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

* Thứ nhất, phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tiêu thụ hàng hoá theo các chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng

* Thứ hai, kế toán phải phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản chi phí liên quan đến xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá cuối kỳ Đặc biệt, kế toán cần xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu

* Thứ ba, kế toán thường xuyên kiểm tra các khoản nợ, phải mở sổ chi tiết từng khách hàng để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán của từng khách hàng, từ

đó đánh giá khả năng thu hồi để lập dự phòng cho phù hợp

* Thứ tư, tính toán chính xác và sử dụng nhất quán phương pháp tính giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, từ đó tính toán chính xác kết quả tiêu thụ hàng hoá

* Thứ năm, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và sổ sách phù hợp với chế

độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó cung cấp các thông tin cho nhà quản lý đưa ra các biện pháp kịp thời nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh

1.2 Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Khái niệm và vai trò hoạt động bán hàng

1.2.1.1 Khái niệm hoạt động bán hàng

Đặc trưng của nền kinh tế thị trường là luôn tồn tại và diễn ra sự trao đổi, mua bán qua lại giữa nhà cung ứng, nhà sản xuất, nhà trung gian và người tiêu dùng… cùng nhiều thành viên khác của thị trường Vì thế, thuật ngữ “ bán hàng” là vô cùng quen thuộc Có nhiều cách tiếp cận về khái niệm bán hàng:

Thứ nhất: Theo cách tiếp cận khái niệm “bán hàng” dưới góc độ một phạm trù kinh tế: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thức giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra bù đắp được chi phí

và có nguồn tích luỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh.[4]

Thứ hai: Hoạt động bán hàng được tiếp cận như một quá trình, từ việc thiết lập mục tiêu bán hàng đến việc xác định các biện pháp thực hiện mục tiêu và các nguồn lực cho phép để đạt được mục tiêu Trong đó, người bán hàng tiến hành các bước như: Tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng nhu cầu hay mong muốn của người mua để đạt được quyền lợi thoả đáng và lâu dài cho cả hai bên (người mua được thoả mãn nhu cầu chính đáng của mình qua việc sở hữu hàng hoá dịch vụ, còn người bán thu về giá trị của hàng hoá được biểu hiện bằng tiền)

Thứ ba: Tiếp cận bán hàng như một giai đoạn của quá trình kinh doanh: Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đều được tạo ra trong khâu sản xuất nhưng giá trị hàng hoá được thực hiện trong khâu lưu thông, gắn liền với hoạt động mua bán Còn giá trị sử dụng của hàng hoá lại được thực hiện trong khâu tiêu dùng, nằm ngoài lưu thông Do đó, bán hàng phải là một khâu không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp, vì nó giúp dịch chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho người mua (để thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá trong tiêu dùng), đồng thời người bán có thể thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền bán hàng (thực

hiện giá trị của hàng hoá) để tiếp tục thực hiện các giai đoạn khác, các nhiệm vụ khác trong quá trình kinh doanh của mình.[1]

Thứ tư: Tiếp cận dưới góc độ hành vi: Bán hàng được hiểu là một hành động

cụ thể, trực tiếp thực hiện việc trao đổi hàng, tiền Chủ thể của hoạt động trao đổi

là người sản xuất hay Doanh nghiệp Thương mại, người trung gian (nếu có) và người tiêu dùng cuối cùng Việc trao đổi gắn liền với một món hàng hoá cụ thể của người có hàng bán và mỗi người tham gia vào quá trình trao đổi chỉ có thể vai trò

là người bán hoặc người mua

Và cuối cùng, hoạt động bán hàng được tiếp cận như một khâu quan trọng cũng là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Hoạt động này được diễn ra khi doanh nghiệp đưa vào thị trường một khối lượng vật tư hàng hoá và được thị trường chấp nhận, người mua chấp nhận trả tiền (thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm), doanh nghiệp thu được vốn, có lợi nhuận và tiếp tục quay vòng, tái sản xuất kinh doanh mở rộng… Khi đó có thể coi quá trình bán hàng đã được thực hiện và đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh

Tóm lại Bán hàng là hoạt động đặc trưng, chủ yếu trong các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, là mối quan tâm thường xuyên của tất cả các doanh nghiệp khi tham gia vào thị trường hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh

và theo đuổi mục đích lợi nhuận Từ đó cho thấy, vai trò quan trọng của “bán hàng” là không thể phủ nhận, cần được đề cập và đánh giá một cách nghiêm túc

1.2.1.2 Vai trò hoạt động bán hàng

a Đối với xã hội

Bán hàng là hoạt động trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá, góp phần tác động đến quá trình tái sản xuất xã hội, phục vụ đời sống xã hội Hoạt động bán hàng phát triển sẽ thúc đẩy sức mua, bán nhanh hơn trên thị trường, dẫn tới sự phát triển của nền sản xuất xã hội Bán hàng góp phần điều tiết nền kinh tế,

thúc đẩy sản xuất, tạo điều kiện lưu thông hàng hóa trên thị trường, tạo ra sự ổn định và thúc đẩy lưu thông tiền tệ, thúc đẩy cung cầu Điều hoà giá cả, đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành hàng theo định hướng phát triển của nhà nước, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn và nâng cao đời sống vật chất tinh thần của người dân.

b Đối với người tiêu dùng

Hoạt động bán hàng trở thành cầu nối trung gian giúp hàng hoá của doanh nghiệp sản xuất ra đến tới người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu, mong muốn của người tiêu dùng Và khách hàng sẽ được cung cấp những hàng hóa dịch vụ có chất lượng và giá cả hợp lý thông qua hoạt động bán hàng Nhu cầu của con người ngày một tăng kéo theo sự phát triển của hoạt động sản xuất hàng hoá, hoạt động bán hàng có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó trong điều kiện nguồn nhân lực cho phép của xã hội

c Đối với doanh nghiệp

- Bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng, cung cấp những thông tin cần thiết về những ưu điểm, hạn chế của mặt hàng mà doanh nghiệp đang cung cấp cùng sự cần thiết của các dịch vụ sau bán hàng Giúp các doanh nghiệp xác định thêm thị trường mới, khách hàng mới

- Bán hàng là phương thức cơ bản thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, vừa là khâu cuối cùng, vừa là khâu quan trọng nhất chi phối các hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu lâu dài và quan trọng nhất chính là lợi nhuận

- Kết quả bán hàng tốt sẽ phản ánh đúng đắn mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện trình độ tổ chức và năng lực của doanh nghiệp trên thương trường cũng như nâng cao uy tín của doanh nghiệp… tất cả được biểu hiện qua doanh số bán hàng, giúp doanh nghiệp định hướng sản xuất và kinh doanh trong những chu kỳ kinh doanh tiếp theo

1.2.2 Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán

2.1.2.1 Các phương thức bán hàng

Trong thực tế sản xuất kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau, phổ biến nhất là hai hình thức: Bán hàng cổ điển và bán hàng hiện đại

a Hình thức bán hàng cổ điển

* Khái niệm: Bán hàng cổ điển là hình thức bán hàng chỉ diễn ra khi người bán và người mua trực tiếp gặp gỡ, trao đổi, thoả thuận về tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và các điều kiện khác… đối với một loại hàng hoá nhất định

* Đặc điểm:

- Vai trò trung tâm của khách hàng càng trở nên nổi bật Người mua chủ động tìm người bán, còn người bán thụ động chờ người mua Vì thế, nếu không có khách hàng thì hoạt động bán hàng sẽ không xảy ra

- Việc bán và phục vụ khách hàng đều do nhân viên bán hàng thự hiện, từ tiếp khách Xác định nhu cầu của khách, giới thiệu, hướng dẫn khách chọn và thử hàng, bao gói, chuẩn bị hàng hoá để giao… đến tính tiền, giao hàng Do vậy, hình thức bán hàng này đòi hỏi nhân viên bán hàng của doanh nghiệp phải có những phẩm chất tốt, có năng lực chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp…

- Hình thức bán hàng này được áp dụng phổ biến cho tất cả các mặt hàng, đặc biệt là những mặt hàng lương thực, thực phẩm, nông sản có giá trị cao và những mặt hàng tiêu thụ tương đối chậm

* Phân loại: Hình thức bán hàng cổ điển có thể được tổ chức thực hiện theo hai phương pháp:

- Bán hàng cố định: Là phương pháp bán hàng mà việc mua bán được diễn ra

ở một địa điểm cố định nào đó (trong quầy hàng hay cửa hàng) thực chất là các cửa hàng bán lẻ Vị trí nơi bán được phân bố mang tính ổn định cao sẽ tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao được trình độ tổ chức lao động nơi bán Nơi bán phải đảm

bảo yêu cầu: Thu hút được sự chú ý của khách hàng, thuận tiện cho việc đi lại và lui tới thường xuyên của công chúng người tiêu dùng Thông thường các cửa hàng bán lẻ theo hình thức cổ điển hay được đặt tại các mối giao thông, trên các mặt phố… với cách bố trí hàng hoá trong quầy phải hấp dẫn, dễ quan sát, dễ phát hiện.

- Bán hàng lưu động: Là phương pháp bán hàng mà việc mua bán được thực hiện với những hàng hoá được bày bán trên các phương tiện có thể di chuyển được như: gánh hàng rong, xe đẩy – kéo, xe ôtô, trên các toa tàu… chứ không diễn ra tại các quầy hàng hay cửa hàng cố định Việc các phương tiện bán hàng thường xuyên

di chuyển, thay đổi địa điểm bán sẽ giúp cho người bán có thể chủ động tìm kiếm khách hàng với mặt hàng kinh doanh đa dạng, linh hoạt, có khả năng đáp ứng một

số nhu cầu xác định Tuy nhiên việc các phương tiện bán hàng theo phương pháp này sẽ gặp một số hạn chế như: người bán hàng phải tốn nhiều công sức hơn do phải di chuyển nhiều, quy mô cũng như cơ cấu mặt hàng bị hạn chế hơn do sự đòi hỏi của đặc tính gọn nhẹ, dễ di chuyển Mặt khác, điều kiện giữ gìn thuộc tính của hàng hoá không thuận lợi (dễ bị va đập, khó bảo quản ), giá cả hàng hoá lại cao hơn so với giá bán ở các cửa hàng cố định cũng là những điểm rất khó khắc phục của hình thức này

b Hình thức bán hàng hiện đại

* Khái niệm: Hình thức bán hàng hiện đại là hình thức bán hàng mà người bán và người mua không cần tiếp xúc trực tiếp với nhau mà việc mua bán vẫn có thể thực hiện được

* Đặc điểm:

- Việc thiết kế phòng bán là tương đối phức tạp, đòi hỏi vốn đầu tư lớn Hàng hoá phải được chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng (có bao gói, định lượng, giá cả ) và được trưng bày để ngỏ tại các giá trưng bày

- Hình thức bán hàng này thoả mãn nhu cầu lựa chọn hàng hoá của khách hàng là cao nhất Nhưng thường chỉ được áp dụng đối với việc tiêu thụ một số

hàng hoá nhất định: hàng hoá thông dụng hàng ngày, giản đơn, không cần đến sự hướng dẫn của người bán về phẩm chất, tính năng, công dụng và cách sử dụng sản phẩm.

- Khách hàng chủ động, trực tiếp tiếp cận với hàng hoá, cho phép họ có quyết định mua nhanh chóng hơn, đáp ứng tốt nhu cầu người tiêu dùng và khắc phục sự nghi ngờ của khách hàng đối với người bán (vì được tự tay chọn hàng cần mua)

- Tiết kiệm chi phí bán hàng do giảm bớt được số lượng nhân viên bán và năng suất lao động tăng lên Nhưng để thực hiện phương thức bán hàng này, yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo sự tương thích giữa hàng hoá dịch vụ cung ứng với trang thiết bị, với trình độ của nhân viên bán hàng và với trình độ nhận thức của khách hàng Do đó, doanh nghiệp cần huấn luyện và đào tạo nhân viên về kỹ thuật chào hàng, giới thiệu sản phẩm, phát hiện nguyện vọng của khách hàng, sử dụng nhân viên thanh toán thành thạo cùng những thiết bị tính tiền nhanh chóng đồng thời áp dụng cụ thể các chế độ chịu trách nhiệm vật chất về tiền và hàng, có sự kiểm tra, giám sát thường xuyên

* Phân loại: Hình thức bán hàng hiện đại được triển khai dưới nhiều phương thức cụ thể như:

- Bán hàng theo hình thức tự chọn: Là phương thức bán hàng mà khách hàng

tự chọn cho mình những món hàng cần mua và tự mình mang hàng ra thanh toán ở nơi thu tiền Hàng hoá giao bán phải được bao gói, định lượng sẵn, có giá sẵn và được trưng bày trên giá hay bục, tủ, kệ để sẵn sàng cho khách lựa chọn, thanh toán Nhân viên bán hàng tại các quầy hàng, cửa hàng tự phục vụ có nhiệm vụ chủ yếu

là bảo quản, trông coi hàng trên quầy, thanh toán, đôi khi tư vấn cho khách hàng

- Bán hàng qua điện thoại: Với hình thức bán hàng này Doanh nghiệp sử dụng chủ yếu phương tiện viễn thông là điện thoại để chào hàng ít có thời gian mua sắm hoặc những khách hàng có quan hệ kinh doanh với doanh nghiệp từ lâu

Họ chỉ việc gọi điện đặt hàng và sẽ được phục vụ tại nhà, có trường hợp không

phải chịu cước phí điện thoại và được phục vụ mọi lúc mọi nơi Ở nước ta bán hàng qua điện thoại ngày càng phổ biến và đã tiên phong áp dụng cho một số mặt hàng như: đặt đồ sẵn, gọi ga, gửi quà

- Bán hàng qua mạng internet (thương mại điện tử): Là phương pháp bán hàng hiện đại nhất hiện nay, mới chỉ áp dụng ở một số nước có nền kinh tế và công nghệ điện tử phát triển cao, nhưng trong tương lai không xa phương thức bán hàng qua mạng sẽ được phổ cập và phát triển mạnh mẽ rộng khắp trên toàn thế giới Nhờ sự phát triển công nghệ tin học và hệ thống máy tính điện tử, khách hàng có thể xem trước những thông tin về hàng hoá mình cần mua (giá cả, chủng loại, kích cỡ, số lượng ) đã xó trên trang Web điện tử của doanh nghiệp sản xuất và phân phối Sau khi đã lựa chọn xong, khách hàng chỉ việc gửi yêu cầu của mình tới nơi bán hàng bằng một số thao tác đơn giản trên máy tính Nếu đạt được những thoả thuận về mua bán, nhà cung cấp sẽ đưa hàng đến tận nơi cho khách hàng

- Bán hàng qua hội chợ triển lãm: Đây là hình thức bán hàng phổ biến và thường xuyên ở nước ta, với mục đích là giúp cho doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng của mình, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, ký kết các hợp đồng mua bán đồng thời mở rộng bán lẻ nhằm tăng doanh thu

2.1.2.2 Phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa các đối tác đồng thời cũng nói lên sự vận động giữa hàng hóa và tiền vốn, đảm bảo cho bên bán bên mua cùng có lợi Việc quản lý tiền hàng rất quan trọng trong công tác kế toán Nếu quản lý tốt sẽ tránh được tổn thất tiền hàng, giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn tạo điều kiện tăng nhanh vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh giữ uy tín với khách hàng Vì vậy tùy từng trường hợp, từng mối quan

hệ mà các doanh nghiệp áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau Có hai hình thức thanh toán chủ yếu đó là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt (thanh toán trực tiếp)

Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt của doanh nghiệp không qua nghiệp vụ thanh toán của ngân hàng

Hình thức thanh toán này được áp dụng phổ biến trong quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với tư nhân không có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp khi trả lương, thưởng, phạt hoặc giữa doanh nghiệp với các đơn vị kinh tế khác, tiền mặt được sử dụng trong thanh toán thường là đồng Việt Nam

Hình thức thanh toán này đơn giản, không phải làm các thủ tục qua ngân hàng, tuy nhiên với hình thức thanh toán này, nhà nước không thể trực tiếp quản

lý, kiểm soát lưu chuyển tiền tệ của các Doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh

tế quốc dân, gây lãng phí và chi phí tốn kém trong việc vận chuyển và bảo quản tiền mặt, trong trường hợp thanh toán với số tiền lớn sẽ gây khó khăn cho cả bên thanh toán và bên được thanh toán

Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt:

Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán được tiến hành thông qua việc thực hiện bút toán trên tài khoản tiền giửi ngân hàng của các đơn vị, các Doanh nghiệp

Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác nhau, tùy thuộc vào từng thương vụ, từng loại khách hàng mà việc thanh toán có thể được thực hiện theo một số hình thức sau:

 Thanh toán theo phương thức chuyển tiền

Đây là phương thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó một khách hàng (người trả tiền, người mua, người mắc nợ ) ủy nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định chuyển cho một người khác

ở một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định

Phương tiện thanh toán theo phương thức này thường là trả tiền bằng điện (T/T) hoặc bằng thư (M/T) thông qua ngân hàng trung gian, doanh nghiệp phải chi trả tiền thủ tục phí.

 Thanh toán bằng séc

Séc là lệnh vô điều kiện do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản của chủ tài khoản một số tiền nhất định để trả cho đơn vị được hưởng có tên trong séc hoặc người cầm séc Đơn vị được hưởng séc đem tờ séc đó nộp vào ngân hàng, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán chuyển tiền cho người được hưởng séc

 Thanh toán bằng ủy nhiệm thu

Giấy tờ thu là lệnh của bên bán nhờ ngân hàng nơi bên mua thu hộ số tiền ghi trong hóa đơn, có hoặc không có kèm theo các chứng từ hàng hóa Thanh toán theo

ủy nhiệm thu có thể dùng trong thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ngân hàng ở một ngân hàng hoặc có tài khoản tiền gửi ngân hàng ở hai ngân hàng khác nhau

 Thanh toán theo ủy nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản, lập trên mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản giao dịch của doanh nghiệp để trả cho người được hưởng hoặc chuyển vào một tài khoản khác của mình

ở ngân hàng khác

 Thanh toán theo thư tín dụng (L/C)

Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên bán đề nghị ngân hàng bên mua trả tiền cho bên bán số hàng hóa đã giao và lao vụ đã cung ứng cho bên mua theo các điều kiện đã ghi trong hợp đồng kinh tế và giấy xin mở thư tín dụng

 Thanh toán bằng thẻ thanh toán

Thẻ thanh toán là thẻ điện tử của ngân hàng cấp cho người mua để làm công

cụ thanh toán thông qua mạng điện toán của ngân hàng Người muốn sử dụng thẻ

thanh toán phải làm thủ tục với tổ chức phát hành thẻ về dịch vụ thẻ thanh toán để nhận thẻ thanh toán mang về sử dụng, thẻ thanh toán bao gồm các loại thẻ như: thẻ rút tiền tự động, thẻ ghi nợ tự động hay thẻ tín dụng.

 Thanh toán bù trừ

Là hình thức thanh toán mà định kỳ 2 bên tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải ghi số chênh lệch sau khi đã bù trừ Hình thức này được áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa với nhau

Trong nền kinh tế thị trường việc thanh toán nhanh gọn là một nhân tố góp phần thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hóa và sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh

2.1.3 Phương thức tính giá hàng xuất kho

a Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá thực tế của hàng xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hóa xuất kho và đơn giá bình quân của hàng hóa đầu kỳ và nhập trong

Trị giá thực tế hàng của Số lượng hàng Đơn giá bình quân

hàng xuất kho xuất kho

hưởng bởi hàng tồn kho đầu kỳ và giá mua của hàng hóa trong kỳ Như vậy phương pháp này có khuynh hướng che dấu sự biến động của giá.

Theo phương pháp này giá thực tế của hàng xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hóa xuất bán và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng xuất kho

đó Phương pháp này thường được áp dụng cho những hàng hóa có giá trị cao và đặc biệt.[5]

c Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp này được giả định hàng hóa nào nhập kho trước được xuất trước Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế theo công thức:

Trị giá thực tế của hàng Số lượng hàng Đơn giá thực tế của

xuất kho xuất kho lô hàng nhập trước

Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập tiếp theo Như vậy, theo phương pháp này giá thực tế thuộc lô hàng nhập kho thuộc các lần mua sau cùng

d Phương pháp nhập sau xuất trước

Theo phương pháp này kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất để tính giá thực tế của hàng nhập kho theo công thức:

Trị giá thực tế của Số lượng hàng Đơn giá thực tế của lô hàng

hàng xuất kho xuất kho nhập sau cùng

Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước và cứ tính lần lượt như thế Ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp này giả định hàng bán là những hàng hoá vừa

x

=

x

=

mới được mua vào Do đó, giá trị được xác định theo giá trị của những lô hàng tồn đầu kỳ và hàng mua cũ nhất.

e Phương pháp hệ số giá

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được

sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp và cả kỳ kế toán) để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất hàng hóa hàng ngày, cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số hàng hoá xuất dùng trong kỳ trên cơ sở hệ

số giữa giá thực tế và giá trị hạch toán của hàng hoá luân chuyển trong kỳ

Công thức như sau:

Trị giá thực tế hàng Trị giá thực tế hàng

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Trị giá hạch toán của Trị giá thực tế của

hàng xuất kho trong kỳ hàng nhập trong kỳ

Trị giá thực tế của hàng Trị giá hạch toán của Hệ số

xuất trong kỳ hàng xuất kho trong kỳ hàng hoá

Tùy thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ

số giá hàng có thể được tính riêng cho từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc toàn

bộ hàng hoá

Mỗi phương pháp tính giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho trên đều có

ưu nhược điểm riêng, lựa chọn phương pháp phù hợp nhất thì doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình thực tế yêu cầu hạch toán của doanh nghiệp Đồng thời phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán thì mới có thể kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh một cách chính xác

2.1.4 Kế toán bán hàng

2.1.4.1 Yêu cầu của kế toán bán hàng

Hạch toán kế toán bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, phải đảm bảo phản ánh được các chỉ tiêu tổng hợp lẫn chỉ tiêu chi tiết

Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người

sử dụng Để đáp ứng yêu cầu này thì hạch toán kế toán bán hàng phải dựa trên chuẩn mực kế toán hiện hành đồng thời biết vận dụng linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể Bên cạnh đó công tác tổ chức hạch toán phải được xây dựng theo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.[4]

2.1.4.2 Nhiệm vụ hạch toán kế toán bán hàng

Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp có nhiệm vụ cơ bản như sau:

Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kế toán về cả giá trị, số lượng hàng bán theo tổng số và theo từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng

Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm

cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc

Xác định chính xác giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ đồng thời phân

bổ chi phí tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng

Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ

Tập hợp đầy đủ, chính xác các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển hay phân bổ chi phí bán hàng, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo,