THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI

Các nguyên, vật liệu chính của Công ty như tôn silic, dây điện từ, dầubiến thế được mua từ các nhà nhập khẩu nguyên, vật liệu trong nước, phầnlớn các nhà cung cấp này đều đã có quan hệ h

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý, phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Figure 1

2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu.

Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một đơn

vị sản xuất có quy mô lớn, các sản phẩm của Công ty đã có mặt trên khắp thịtrường cả nước với hai nhóm chính là máy biến áp và thiết bị điện Tươngứng với đặc điểm của hai nhóm sản phẩm này, nguyên, vật liệu chính củaCông ty cũng được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạo sảnphẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệuđiện

Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến ápbao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế Cơ cấu các loại nguyên, vậtliệu này trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp được xác định trong bảngsau:

Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2007.

Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắtthép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime Cơ cấu các loại

nguyên, vật liệu này trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện được xác địnhtrong bảng sau:

Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2007.

Các nguyên, vật liệu chính của Công ty như tôn silic, dây điện từ, dầubiến thế được mua từ các nhà nhập khẩu nguyên, vật liệu trong nước, phầnlớn các nhà cung cấp này đều đã có quan hệ hợp tác lâu dài với Công ty nhưCông ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex, Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật HoàngLiên Sơn, Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thành Công, Công ty Cổphần Hóa chất…

Bên cạnh các vật liệu chính dùng để chế tạo, sản xuất sản phẩm còn cótôn đen, vật liệu cách điện và các phụ kiện, phụ liệu khác

Do đặc tính của thị trường nguyên, vật liệu là giá cả biến động thườngxuyên nên Công ty áp dụng chính sách mua nguyên, vật liệu khá linh hoạt Công

ty sẽ tùy thuộc vào giá thị trường nhập khẩu và giá chào của các nhà nhập khẩutrong nước để lựa chọn đối tác cung cấp có lợi nhất

Ngoài ra, các nhà cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty đều là nhữngCông ty có năng lực tài chính tốt, có uy tín trên thị trường và chất lượng sảnphẩm nhập khẩu ổn định Do đó, việc cung cấp nguyên, vật liệu của Công tyluôn đảm bảo kịp tiến độ sản xuất Mặt khác, nhằm giảm rủi ro từ phía nhàcung cấp, Công ty cũng chủ động tìm kiếm những đối tác mới với giá cả vàchất lượng cạnh tranh

Nhìn chung giá nguyên, vật liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới doanhthu và lợi nhuận Công ty do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng 65% trên tổng chiphí của doanh nghiệp Trong thời gian khoảng 3 năm trở lại đây giá cả củahầu hết các nguyên, vật liệu chính đều có xu hướng tăng lên do ảnh hưởngcủa thị trường thế giới Mức tăng trung bình khoảng 8 - 12%/năm đối với mặthàng tôn silic và đặc biệt trong năm 2008, giá cả của các mặt hàng như dâyđồng, dầu biến thế và tôn đen đã tăng vọt so với năm 2007.

Biểu đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn về tình hình biến động nguyên, vật liệutrong ba năm gần đây

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200

Tình hình biến động nguyên, vật liệu năm 2006, 2007, 2008

của Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội

Tôn silic Dây đồng các loại Dầu biến thế Tôn đen

Công ty đã thực hiện không ngừng cải tiến kỹ thuật và sử dụng tiếtkiệm nguyên, vật liệu nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng của việc tăng giá đầuvào Bên cạnh đó việc dự đoán mức tăng giá của nguyên, vật liệu cũng đượclấy làm cở sở để xây dựng chiến lược giá cả sản phẩm

2.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu.

Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên, vật liệu một cáchkhoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách Hiện nay, nguyên, vật liệu khôngcòn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra

là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn

ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất, không gây ứ đọng vốnkinh doanh Yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu là phải quản lýchặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Trongđiều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vậtliệu càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sảnxuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng Chính

vì lý do đó, việc quản lý nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế

và Vật liệu Điện Hà Nội được thực hiện trên các khía cạnh sau:

Ở khâu thu mua, Công ty lập kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyên,

vật liệu trong các bản dự toán theo quý sao cho có thể cung ứng đầy đủ, kịpthời nguyên, vật liệu cho sản xuất Việc quản lý khối lượng, quy cách, chủngloại nguyên, vật liệu mua vào phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để

hạ thấp được giá thành sản phẩm

Ở khâu bảo quản, việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện

theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoácủa mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàncũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu

Ở khâu dự trữ, Công ty yêu cầu phải xác định được mức dự trữ tối đa,

tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường,không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làmngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất

Ở khâu sử dụng, yêu cầu về quản lý nguyên, vật liệu là phải tiết kiệm

hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên, vật liệu và dự toánchi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng

quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên, vật liệu trong tổnggiá thành.

Như vậy, quản lý nguyên, vật liệu là một trong những nội dung quantrọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lýgiá thành nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luânchuyển của vốn lưu động để đạt được ưu thế trong cạnh tranh

2.1.3 Phân loại nguyên, vật liệu.

Nguyên, vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty rất phongphú, đa dạng cả về số lượng và chủng loại với quy cách, phẩm chất khácnhau, từ những vật liệu nhập khẩu với giá trị lớn đến những vật liệu chiếm tỷtrọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất

Do việc sử dụng khối lượng lớn nguyên, vật liệu với hơn 300 chủngloại, để dễ dàng trong việc quản lý nguyên, vật liệu, Công ty đã tiến hànhphân loại theo nội dung kinh tế của nguyên, vật liệu và yêu cầu quản trị trongquá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trưng này, nguyên, vật liệu tại Công

ty được phân thành các loại sau:

Nguyên, vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực

thể của sản phẩm mới Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại sảnphẩm của Công ty được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạosản phẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệuđiện

Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến ápbao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế

Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắtthép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime

Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất

lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lýsản xuất, bao gói sản phẩm

Nhiên liệu là các chất dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng

cho quá trình sản xuất kinh doanh như hơi đốt, dầu, khí nén, xăng, Nhiênliệu thực chất là một loại vật liệu phụ được tách ra thành một nhóm riêng dovai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn.Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiênliệu thành những hai nhóm là nhiên liệu dùng cho sản xuất và nhiên liệu dùngcho máy móc, thiết bị

Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa

chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phương tiện sử

dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công

cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản)

Vật liệu khác là những vật liệu trong doanh nghiệp ngoài những vật

liệu kể trên

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từngloại hình doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chiathành từng nhóm, từng thứ, quy cách Việc phân loại cần thành lập sổ danhđiểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một kýhiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách

2.1.4 Đánh giá nguyên, vật liệu.

Đánh giá nguyên, vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trịcủa chúng theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toánnhập, xuất, tồn kho nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp phải được phản ánhtheo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển).Song do đặc điểm của nguyên, vật liệu có nhiều chủng loại và thường xuyênbiến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tínhtoán, ghi chép hàng ngày thì kế toán nguyên, vật liệu trong một số doanhnghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên, vật liệu

Đối với nguyên, vật liệu nhập kho, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế

và Vật liệu Điện Hà Nội sử dụng giá thực tế để tính giá nguyên, vật liệu nhậpkho Về nguyên tắc, giá nguyên, vật liệu nhập kho được xác định theo giáthực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên, vật liệu đó cho đến lúcnhập kho Do nguyên, vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khácnhau nên giá thực tế của chúng cũng khác nhau và tuỳ theo từng nguồn nhập

mà giá thực tế của nguyên, vật liệu được xác định cụ thể như sau :

Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài, giá thực tế được xác định như sau:

+

Thuế nhập khẩu (nếu có)

+ Chi phí thu mua -

Các khoản giảm trừ (nếu có)

Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán là giá chưa bao gồm thuếgiá trị gia tăng do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giáthực tế của nguyên, vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:

+ Chi phí gia công,

biến

+

Chi phí thuê gia công, chế biến

+

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc vốn góp cổphần, giá thực tế của nguyên, vật liệu là giá được các bên tham gia liên doanh,góp vốn chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có)

Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho từphế liệu là giá trị ước tính có thể sử dụng được hoặc giá thị trường tươngđương cộng với các chi phí phát sinh khác.

Đối với nguyên, vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp bình

quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ Theophương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểmcuối kỳ theo công thức sau:

Số lượng vật liệu

Số lượng vật liệu nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân gia quyền được tính cho từng loại nguyên, vật liệu, sau đólấy số lượng vật tư đã xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính để tính ragiá trị của nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ

2.2 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.

2.2.1 Khái quát về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu.

Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ởphòng kế toán của Công ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiệnvật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp,hợp lệ Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tìnhhình nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị

Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế

toán chi tiết nguyên, vật liệu

Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên, vậtliệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu nói riêng, trước hếtphải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liênquan đến nhập - xuất nguyên, vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để

ghi sổ kế toán Thực tế tại Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện,chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán nguyên, vật liệu baogồm:

Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) dùng để xác nhận số lượng nguyên,

vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác địnhtrách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán

Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng

nguyên, vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chiphí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện địnhmức tiêu hao vật tư

Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 - VT) dùng để xác định số lượng,

chất lượng và giá trị nguyên, vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn

cứ xác địn trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ

kế toán

Bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Mẫu số 07 - VT) dùng để phản ánh

tổng giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên,vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng

Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công

ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp

vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư Các chứng từ đặc thù của Công ty

được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuântheo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bảncủa cơ quan có thẩm quyền

Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu,bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ

Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại

nguyên, vật liệu theo số lượng

Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị

Thẻ kho

Thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần

Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toánđược thực hiện cụ thể như sau:

2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho.

Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục

được tiến hành như sau:

Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tìnhhình sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng,

dự trữ nguyên, vật liệu Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòngVật tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu vàchuyển qua Giám đốc hoặc Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiềnmua vật tư tại phòng Tài vụ Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kếhoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộphận sử dụng

Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuậngiữa Công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước,trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc Công ty trả theohình thức trả chậm

Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật

tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về đểlàm căn cứ ghi sổ kế toán Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từđầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, sốliệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật

ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2

Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách,mẫu mã, phẩm chất từng loại Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bảngiao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán

bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệuthực nhập Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượngvật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu.Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủyquyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho Phiếu nhập kho được

lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luânchuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho.

Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến,

khi nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn

cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chấtlượng quy cách vật liệu Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho và cán bộphòng Vật tư lập phiếu nhập kho Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng

có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do muangoài

Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Địa chỉ: 46 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng: Bà Phạm Thị Tuyết

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Địa chỉ: Số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100779340

Cộng tiền hàng: 18.286.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.828.600

Tổng cộng tiền thanh toán: 20.114.600

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm mười bốn nghìn sáu trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)

Đối với các nghiệp vụ xuất kho, tại Công ty, các nghiệp vụ xuất kho

chỉ là xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất Trường hợp thuê ngoài gia côngchế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi giacông thì nhập lại kho của Công ty

Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vậtliệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư(Biểu số 02) Phiếu này phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sản xuất phêchuẩn và có vai trò như lệnh xuất kho Phiếu này được lập thành hai liên, mộtliên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho phòng Vật tư để làm căn

cứ ghi phiếu xuất kho

Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư, cán bộ cung ứng nguyên, vật liệu

ở phòng Vật tư lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên,liên

1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, kýphiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưutrữ, liên 3 do người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiềncủa phiếu xuất kho được bỏ trống do Công ty tính giá nguyên, vật liệu xuấtkho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giáxuất nguyên, vật liệu Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất khobình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật sốliệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp

vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiếnhành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận đượctrong tháng

Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu,thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mởThẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tựnhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi Hàngngày, căn cứ vào phiếu nhập - phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành

phân loại cho từng loại nguyên, vật liệu và trên cơ sở đối chiếu số liệu thựcnhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và cuối ngàytính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho (Biểu số 03).

Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trênthẻ kho và số nguyên, vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách

và hiện vật luôn khớp nhau Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đãphân loại theo từng loại vật tư cho phòng Tài vụ Cuối tháng, thủ kho cùng kếtoán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chitiết của Công ty được chặt chẽ

Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư

Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội

PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ

Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 3

Dùng vào việc: Chế tạo máy biến áp điện lực

STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Lượng đề

nghị

Lượng được duyệt Ghi chú

Biểu số 03: Thẻ kho

Mẫu số S05-DN

Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC

Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC

Tồn đầu tháng 10

Phát sinh

ty TNHH Thiết bị điện Phương Anh

ty TNHH Dương Việt Dũng

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán.

Tại phòng tài vụ, kế toán nguyên, vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết tươngứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nguyên, vật liệu cả về số lượng và giátrị Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật tư lập được chương trình kế toán máy

mở cho từng loại nguyên, vật liệu Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị

-Khi nhận được chứng từ nhập - xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểmtra lại chứng từ và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào cácphiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoàn chỉnh chứng từ Từ đó, chương trình

kế toán máy tự động tập hợp các chứng từ nhập - xuất vào thẻ kế toán chi tiếtnguyên, vật liệu Thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo dõi tình hình nhập

- xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu theo thời gian nhập, xuất

cụ thể Mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng trên thẻ kế toán chi tiết

Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, kế toán nhập cả chỉtiêu số lượng và giá trị vào phiếu nhập kho (Biểu số 04)

Biểu số 04: Phiếu nhập kho

Họ và tên người giao hàng: Phạm Văn Chung, Công ty Cổ phần Hóa Chất

Theo Hóa đơn GTGT số 02365 ngày 16 tháng 11 năm 2008 của Công ty Cổ phần Hóa chất Nhập tại kho: Kho vật tư của Công ty Địa điểm: Phân xưởng 3

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập

(Ký, họ tên)

Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty áp dụngphương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nênphiếu xuất kho (Biểu số 05) chỉ được ghi cột số lượng Đến cuối tháng, khi đãxác định được đơn giá từng loại nguyên, vật liệu, máy sẽ tự động cập nhật giátrị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng vào cột thành tiền Đối với phiếu lĩnhvật tư được lập theo mẫu của Công ty (Biểu số 06), phiếu này được lập chotoàn bộ nguyên, vật liệu cần thiết cho sản xuất một số lượng cụ thể các sảnphẩm cùng loại trong cùng một đợt Cột Số lượng ghi sẵn số lượng từng loạinguyên, vật liệu cần xuất dùng cho sản xuất theo định mức đã lập, mỗi loạinguyên, vật liệu được ghi một dòng Khi xuất kho loại nguyên, vật liệu nàothì thủ kho ghi số lượng nguyên, vật liệu thực xuất vào cột Thực lĩnh, sau đó,người lĩnh vật tư ký tên vào dòng tương ứng với lần xuất kho đó Cuối tháng,máy tính cũng tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho vào cột thànhtiền tương ứng với các nguyên, vật liệu đã xuất trong tháng

Biểu số 05: Phiếu xuất kho

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Thọ

Lý do: Chế tạo máy biến áp điện lực

Xuất tại kho: Kho vật tư của Công ty

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập

(Ký, họ tên)