1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình. Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp phục vụ nhu cầu sản xuất nông nghiệp của bà con nông dân, vì vậy công ty có một danh mục vật tư hàng hóa rất đa dạng, trong đó bao gồm 2 nhóm hàng chính: - Nhóm hàng phân bón (26 loại): Đạm Urê, Đạm Sunfat, Supe lân, Lân nung chảy, Kaly, NPK,… - Nhóm hàng thuốc bảo vệ thực vật (20 loại): Sofit, . Số hàng hóa này được nhập mua từ các công ty chuyên sản xuất, kinh doanh vật tư nông nghiệp trên khắp cả nước như là: Công ty Supe Lâm Thao, công ty CP phân lân Ninh Bình, công ty CP vật tư nông nghiệp Hà Tĩnh, xí nghiệp KD & SX vật tư nông nghiệp Đà Nẵng . Hàng hóa được lưu tại Kho Công ty hoặc được gửi bán tại kho của các cửa hàng của công ty trên địa bàn tỉnh (kho Nam long, kho Ba Đồn, kho Đông Lê, kho Cam Liên). Về mặt hiện vật, hàng hóa được quản lí bởi thủ kho ở mỗi kho theo từng danh điểm vật tư hàng hóa còn về mặt giá trị kế toán là người theo dõi giá nhập kho cũng như giá xuất kho của mỗi loại hàng hóa. Cuối mỗi tháng kế toán cập nhật số tồn kho, so sánh với chính sách dự trữ để có kế hoạch mua hàng trong tháng tiếp theo. Khi có sự thay đổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó, bộ phận kho tiến hành kiểm kê để chốt số tồn kho của loại hàng hóa đó, mỗi lần kiểm kê phải có mặt ít nhất ba người là: thủ kho, kế toán hàng hóa, thủ trưởng đơn vị. SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 1 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Do đặc thù của phân bón và thuốc bảo vệ thực vật là các chất hóa học nên việc bảo quản các vật tư hàng hóa này phải tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định về ánh sáng, độ ẩm . 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa 2.2.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán Phương thức mua hàng: Công ty tổ chức hai phương thức mua hàng chủ yếu là mua hàng theo phương thức chuyển hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến tận kho công ty, khi hàng về đến kho, bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để làm thủ tục nhập kho) và mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp (công ty có một đội xe chuyên chở hàng, sau khi có sự thỏa thuận của hai bên đội xe sẽ đến lấy hàng trực tiếp tại kho của người bán). Phương thức thanh toán: Tùy theo quy mô của nghiệp vụ, số tiền phát sinh để có phương thức thanh toán phù hợp, các nghiệp vụ có quy mô mỏ thì thanh toán ngay, các nghiệp vụ lớn, quan trọng thì chủ yếu bằng trả chậm. Công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. 2.2.2. Chứng từ và luân chuyển chứng từ mua hàng. Để theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng công ty sử dụng các chứng từ:  Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT (liên 3), hợp đồng kinh tế  Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm Quy trình mua hàng: Căn cứ tình hình tiêu thụ thực tế và dự báo nhu cầu thị trường phòng kế hoạch lên kế hoạch, phương án kinh doanh cho kì tiếp theo. Sau khi kế hoạch được giám đốc kí duyệt, bộ phận kinh doanh tiến hành mua hàng, nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa theo như hợp đồng đã kí và chuyển hoán đơn GTGT (liên 2) cho công ty. Hàng sau khi được kiểm tra đáp ứng được yêu cầu về mẫu mã, quy cách, phẩm chất… được bộ phận kho SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 2 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại hàng hóa. Sau khi có được bộ chứng từ mua hàng do bộ phận kho gửi lên kế toán tiến hành ghi sổ. 2.2.3. Phương pháp tính giá hàng mua. Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá hàng mua. Giá thực tế Giá mua Chi phí Chiết khấu TM, hàng hóa = hàng hóa + mua - giảm giá được nhập kho (giá HĐ) hàng hưởng Ví dụ: Ngày 11/11/2008 công ty mua 40 tấn phân UREA Phú Mỹ từ công ty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, hóa đơn GTGT số 0045355 viết ngày 11/11/2008. Đơn giá thanh toán là 6 150 đồng, VAT 5%. Hàng đã về nhập kho cùng ngày, chi phí vận chuyển 5 000 000 đồng do công ty Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng chịu. Theo phương pháp tính giá trên thì trị giá lô hàng mua vào sẽ là: 40 000 x 6150/ 1.05 = 234 285 714 (đồng) Chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên không tính vào trị giá hàng mua. 2.2.4. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn do bên bán xuất: SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 3 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N Liên: 02 (giao KH) 0045355 Ngày 11 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng Địa chỉ: 38 Pasteur Đà Nẵng Điện thoại: MST: 0400100305 Họ tên người mua hàng: Đặng Quang Thương Tên đơn vị: Cty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình Số tài khoản: 7 301 0053B – NH ĐT & PT Q.Bình Hình thức thanh toán: CK MST: 3100303892 ST T Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Phân UREA Phú Mỹ kg 40 000 05.1 6150 234 285 714 Cộng tiền hàng: 234 285 714 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 11 714 286 Tổng cộng tiền thanh toán: 246 000 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên) SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 4 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.2.4.1. Hạch toán chi tiết.  Tại kho hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT do bên bán lập cùng với số hàng được chuyển tới, bộ phận kho sẽ kiểm tra số hàng và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu số hàng đảm bảo chất lượng đã cam kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho. Sau đó thủ kho vào thẻ kho, thẻ kho được lập riêng cho từng loại hàng hóa để theo dõi số lượng của loại hàng hóa đó. THẺ KHO Lập thẻ ngày 01 tháng 01 năm 2008 Tờ số: Tên hàng hóa: Phân UREA Phú Mỹ Đơn vị tính: kg ST T Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Kí xác nhận N X Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 4 Tháng 11/08 Tồn đầu kì 14 880 . 11/11 355 Nhập kho 11/11 40 000 44 880 . Tổng 170 000 133 800 51 080  Tại phòng kế toán: Khi nhận được hóa đơn mua hàng do bộ phận kho chuyển lên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán máy, sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ chi tiết TK 1561 của từng loại hàng hóa. SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 5 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Màn hình SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C PHIẾU NHẬP Số CT: 45355 Ngày: 12/11/2008 Ghi Nợ TK 1561 Ghi Có TK 331 Mã đối tượng Có: DN II Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 11 714 286 Chi tiết nhập kho hàng Mã hàng Số lượng Số tiền 6 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S07 - DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới - QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) Tồn đầu kì 7 113 155 405 1 105 428 281 . . . . . . . . . . . 11/11 45355 11/11 Nhập kho 5 857 40 000 234 285 714 132 855 999 379 445 . . . . . . . . . . . Tổng 777 885 4 072 667 619 705 650 3 939 262 740 227 640 1 238 833 160 SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 7 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.2.4.2. Hạch toán tổng hợp. Để hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 156: Hàng hóa. TK này được sử dụng cho hàng hóa mua về đã nhập kho, được chi tiết thành 2 TK cấp 2 là:  TK 1561 – Giá mua hàng hóa  TK1562 – Chi phí thu mua TK 151: Hàng mua đang đi đường. TK này được sử dụng cho những hàng hóa đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. TK 331: Thanh toán với nhà cung cấp, TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên Các TK khác: 111,112,133… Sổ sách sử dụng:  Sổ Cái TK 156  Sổ Cái TK 331  Các sổ cái có liên quan khác Sau khi nhập chứng từ vào phần mền kế toán máy, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên quan SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 8 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 156 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 7 140 041 002 . . . . . . . 12/11 43355 11/11 Nhập kho đạm urea 3311 11 714 286 . . . . . . . Cộng PS 17 658 039 877 20 114 990 951 Số dư cuối kì 4 683 089 929 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 9 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 331 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 147 989 478 2 134 627 060 . . . . . . . 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1561 234 285 714 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1331 11 714 286 . . . . . . Cộng PS 3 932 574 372 14 244 297 747 Số dư cuối kì Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3. Kế toán bán hàng. 2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa. Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưu chuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần có được những phương thức tiêu thụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của thị trường kể tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện tại, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp nông nghiệp Quảng Bình tiêu thụ hàng theo hai phương thức chủ yếu làbán buôn và bán lẻ. SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 10 [...]... chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ 2.3.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán Khi có các nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp hoặc gửi bán qua đại lý thủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để vào thẻ kho Kế toán vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa và đến cuối quý tính ra giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng theo công thức Giá trị vật tư tồn đầu kì + Giá trị vật tư nhập trong... ngày công ty hoàn tất việc giao hàng Khi khách hàng thanh toán tiền hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền hàng cho nhân viên kế toán hoặc nhân viên giao nhận tại phòng kinh doanh sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp lại cho phòng kế toán Sau khi kiểm nhận tiền kế toán lập phiếu thu, công việc này được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, máy tính sẽ in ra phiếu thu Khách hàng cũng có thể thanh toán. .. thương mại  TK 5212: Hàng bán bị trả lại  TK 5213: Giảm giá hàng bán Khi khách hàng có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán hoặc giấy đề nghị trả lại hàng gửi đến VP công ty Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT sẽ xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất % giảm giá bán cho lô hàng hoặc chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thủ kho... xuyên trong tư ng hợp khách hàng chưa thể thanh toán ngay thì công ty cho phép thanh toán chậm, thường là 30 ngày kể từ ngày công ty hoàn tất việc giao hàng SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 33 33 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Với khách hàng không thường xuyên công ty có thể yêu cầu khách hàng thanh toán ngay hoặc yêu cầu khách hàng đặt trước 5% đến 10% giá trị tiền hàng, phần còn lại thanh toán trong... 437 16 177 406 970 SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 20 20 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình thường phát sinh những khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán ra không đảm bảo yêu cầu như đã thỏa thuận như là hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán Các khoản giảm trừ doanh thu kế toán theo dõi trên TK 521, TK này được chi tiết... nhập trả lại kho Công ty Kế toán lập phiếu nhập kho SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 23 23 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHIẾU NHẬP KHO Số: 054 Ngày 27 tháng 12 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Hà Minh Thông Theo hoá đơn số: 45474 ngày 19 tháng 12 năm 2008 Lý do nhập kho: Hàng bán bị trả lại Nhập tại kho: Công ty Vật tư nông nghiệp QB Tên, nhãn hiệu, TT A 1 quy cách, phẩm chất vật tư B Lân Lâm Thao... giá bình quân = Số lượng vật tư tồn đầu kì + Số lượng vật tư nhập trong kì Dựa vào đơn giá bình quân tính được kế toán xác định giá trị hàng xuất bán cho từng lần xuất bán trong kì, từ đó lập ra bảng kê Nhập-Xu tT n SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C 15 15 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp BẢNG TÍNH GIÁ MUA BÌNH QUÂN IV/2008 STT Danh mục 1 NPK Việt Nhật 2 Tồn ĐVT Nhập Tồn + Nhập Giá BQ Kg SL 85 850 TT. .. 47C 14 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ở các cửa hàng, hàng ngày khi bán hàng cho khách hàng mua với số lượng lớn thì nhân viên bán hàng xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng đến cuối tháng nhân viên cửa hàng lên Báo cáo xuất, nhập, tồn kho để nộp cho công ty, phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành viết hóa đơn cho những nghiệp vụ hàng bán không xuất hóa đơn cho khách hàng Sau đó Báo cáo... trừ Các mặt hàng chịu các mức thuế GTGT 0%, 5%, 10% Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và bán hàng kế toán và sổ cái TK 133 và TK 333, cuối kì hai TK này bù trừ cho nhau để tính ra số thuế GTGT công ty phải nộp hoặc được hoàn lại Bên cạnh việc theo dõi thuế GTGT trong hệ thống sổ sách của công ty, kế toán còn phải kê khai toàn bộ hóa đơn GTGT trong một phần mềm của cơ quan thuế Phần mềm này được kết nối trực... mua bán hàng Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại: o Bán buôn qua kho o Bán buôn vận chuyển thẳng  Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của tổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nông trường, lâm trường Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thống các cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh 2.3.2 Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng . Chuyên đề thực tập tốt nghiệp THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng. hóa tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình. Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp