MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ

Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của n

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ

Ngày nay, kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác mà kế toán đưa ra, nhà quản trị có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất Như vậy, về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá các hoạt động của mọi tổ chức, doanh nghiệp một cách đúng đắn

Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân

tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra

Trong điều kiện tình hình phát triển kinh tế của nước ta như hiện nay, quan

hệ buôn bán thương mại diễn ra ngày càng mạnh mẽ, có thể nói công tác lưu chuyển hàng hóa có ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Chính vì vậy hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa là một yêu cầu cần thiết không chỉ đối với một doanh nghiệp đặc thù nào mà đã trở thành nhu cầu chung bức thiết cho toàn bộ hệ thống kinh tế, nhất là đối với các đơn vị có tiến hành hoạt động kinh doanh thương mại

3.1 Nhận xét về kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

3.1.1 Nhận xét về mặt ưu điểm trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá:

Công ty Thương mại Thuốc lá là một đơn vị hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ với chức năng giới thiệu sản phẩm, giao dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho các Công ty sản xuất trực thuộc Tổng Công ty Thuốc

lá Việt Nam, là đầu mối phụ trách mảng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá điếu của Tổng Công ty Với đặc điểm kinh doanh như vậy, Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp Công ty lại có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng và giàu kinh nghiệm với tinh thần trách nhiệm cao

và rất năng động

Công ty Thương mại Thuốc lá hiện đang áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán nên công việc mà các cán bộ kế toán phải thực hiện đã giảm đi rất nhiều, đây là một ưu điểm lớn giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí

về nhân lực trong công tác kế toán

3.1.1.1 Nhận xét về công tác mua bán, dự trữ và bảo quản hàng hóa

Trong công tác thu mua hàng hóa, Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu lập

kế hoạch thu mua, thực hiện thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất bán

Kế hoạch thu mua của Công ty dựa trên chỉ tiêu mà Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam giao vào đầu mỗi quý, được xác định dựa trên cơ sở các hợp đồng kinh

tế đã ký kết với các đơn vị sản xuất là thành viên Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Nhờ vậy, Công ty đã kiểm soát chặt chẽ được số lượng hàng hóa sẽ được thu mua, đem bán trong kỳ

*) Về công tác thu mua:

Công ty có đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh họat, am hiểu về chất lượng, quy cách sản phẩm Ngoài ra, tại phòng Kinh doanh của Công ty còn có Ban Kiểm tra chất lượng sản phẩm có nhiệm vụ kiểm tra tất cả những loại hàng hóa sẽ nhập và xuất kho Công ty nên chất lượng sản phẩm ở khâu thu mua luôn được đảm bảo

*) Về thủ tục nhập xuất:

Các thủ tục nhập- xuất kho được tiến hành đầy đủ với sự xét duyệt kỹ càng của Giám đốc Công ty cũng như các phòng ban khác theo đúng quy định của Bộ Tài chính và của Công ty Do đó, các chứng từ nhập- xuất kho hàng hóa luôn đảm bảo tính kịp thời và hợp pháp Hàng hóa nhập kho Công ty luôn được theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng, tránh nhập sai số lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm

Khi xuất bán hàng hóa, tại Công ty luôn có sự kiểm tra, đối chiếu chéo giữa các cá nhân tham gia nghiệp vụ xuất hàng hóa Nghiệp vụ xuất bán luôn đảm bảo

có sự phê chuẩn đúng đắn của Giám đốc và đảm bảo có được sự ăn khớp với nhau giữa các phòng ban, phần hành

*) Đối với công tác dự trữ, bảo quản:

Công ty Thương mại Thuốc lá có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo nhu cầu vận chuyển và yêu cầu bảo quản của hàng hóa Các loại hàng hóa trong Công ty được bảo quản theo từng kho riêng biệt, phân loại theo chủng loại sản phẩm Công tác phòng chống cháy nổ trong bảo quản hàng hóa tại Công ty rất được coi trọng do hàng hóa chủ yếu tại Công ty là thuốc lá điếu

3.1.1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán

Việc tập trung phân công công việc tại phòng Tài chính - Kế toán tại Công

ty Thương mại Thuốc lá đã được phân chia thành những phần hành chuyên biệt và được giao cho những kế toán viên phụ trách riêng từng mảng Tuy nhiên, với sự tập trung tổng hợp từ Kế toán tổng hợp kiêm phó trưởng phòng, việc cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và cung cấp thông tin ra ngoài vẫn đảm bảo hợp

lý, nhanh, gọn, nhẹ, tránh được trung gian không cần thiết, đảm bảo được sự lãnh đạo kịp thời của Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty, giúp đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán

Giữa các phần hành kế toán trong phòng lại có sự phối hợp chặt chẽ đồng

bộ, đảm bảo tính thống nhất và phạm vi, phương pháp tính toán ghi chép từ đó tạo

điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, đồng thời phát hiện được ra những sai sót để sửa chữa kịp thời

Với kế toán lưu chuyển hàng hóa, tại Công ty Thương mại Thuốc lá có kế toán viên phụ trách mua hàng hóa và kế toán viên phụ trách bán hàng Việc phân chia công việc như thế là hợp lý và đảm bảo cho công tác đối chiếu, kiểm tra sau này Giữa kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và các phần hành kế toán khác có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ

3.1.1.3 Nhận xét về chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ lưu chuyển hàng hoá

Công ty hiện đang sử dụng chứng từ ban đầu đúng như mẫu biểu do Bộ tài chính quy định như: Phiếu thu, Hoá đơn GTGT, Tất cả các chứng từ đều được ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian phát sinh,

có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ kế toán quy định, điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế với

số liệu trên sổ kế toán Giữa các phòng ban, các bộ phận luôn có sự phối kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi các bộ phận có liên quan được thuận lợi

Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán công ty không ngừng hợp lý hoá các thủ tục xử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt và giảm bớt các chứng từ liên quan tới mức tối đa, thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác bảo quản chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng tạo điều kiện thuận tiện cho cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

3.1.1.4 Nhận xét về tài khoản sử dụng

Các tài khoản được sử dụng tại Công ty Thương mại Thuốc lá đều phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng tuân thủ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính

Cho tới thời điểm này, việc áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tại Công

ty Thương mại Thuốc lá vẫn được triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Việc này phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Tài khoản 421, TK511, TK641, TK642, TK911 đều được hạch toán chi tiết cho từng cửa hàng, cho từng đối tượng tính giá, đối tượng pháp nhân riêng

Có thể nói, việc tổ chức hệ thống tài khoản tại Công ty Thương mại Thuốc lá

là tốt và phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty hiện nay Việc mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá để phản ánh chính xác tình hình nhập xuất của từng loại là rất quan trọng và là điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của Công ty

3.1.1.5 Nhận xét về việc tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán

Việc trang bị máy vi tính đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần công việc đơn giản, giảm bớt thời gian và công sức cho các kế toán viên Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, phương pháp này với đặc điểm nổi bật là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ

Tuy nhiên, nếu công việc ghi chép được thực hiện bằng phương pháp thủ công thì việc ghi chép trùng lặp sẽ phát sinh nhiều nên số liệu kế toán phải thực hiện một cách đồng đều, phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và nếu có sai sót thì phải tiến hành sữa chữa trên nhiều loại sổ khác nhau Vì Công ty Thương mại Thuốc lá đang sử dụng phần mềm kế toán nên đã khắc phục được những nhược điểm, giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số,

đồng thời tiến độ sử lý thông tin, lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời và rất thuận tiện

Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá, vật tư trên các mặt: bảo quản dự trữ, cung ứng

và tiêu thụ nên đã tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị Trong hạch toán chi tiết hàng hóa, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song, hàng hoá xuất kho trong Công ty áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước là phù hợp, phản ánh đúng và chính xác giá vốn của hàng hoá xuất kho bán

Nói chung, tổ chức công tác kế toán tại Công ty Thương mại Thuốc lá đã được tổ chức một cách linh hoạt, đáp ứng tốt cho nhu cầu quản lý, theo dõi hàng hóa tại Công ty Sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa phòng Tài chính- Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kinh doanh Đa ngành và kho hàng hoá được thực hiện một cách ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo công tác tiêu thụ một cách thông suốt

3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục trong công tác lưu chuyển hàng hoá tại Công

ty Thương mại Thuốc lá

Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa đã

tổ chức được kế toán chi tiết cho từng loại mặt hàng, giúp nhà quản trị có thể nắm bắt kịp thời các thông tin về tình hình nhập xuất kho của từng loại hàng hóa Mặt hàng chủ yếu mà Công ty Thương mại Thuốc lá kinh doanh là thuốc lá điếu, là một mặt hàng có tốc độ tiêu thụ nhanh Do đó, Công ty không lập dự phòng là hợp lý, tuy nhiên, Công ty lại không lập dự phòng cho hàng khuyến mại, với số vòng quay hàng tồn kho lớn lại là một hạn chế

Việc thực hiện chính sách bán hàng theo nhóm (trước đây) là một hạn chế trong quản lý và thanh toán với khách hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá Tuy nhiên hiện nay, việc thanh toán với khách hàng đã được Công ty thực hiện riêng lẻ cho từng đối tượng khách hàng, tạo điều kiện nâng cao tính độc lập trong thanh

toán của các khách hàng Việc làm này cũng giúp công tác kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá được đơn giản và thuận tiện hơn, tuy nhiên việc làm này lại không có lợi cho việc điều tiết giá bán thuốc lá bao ngoài thị trường thông qua điều tiết số lượng và giá bán thuốc lá bao cho khách hàng của Công ty

Về hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng, phần mềm kế toán hầu như đã thực hiện việc lập và trình bày sổ sách Các sổ Chi tiết đã được trình bày chi tiết, hợp lý, tạo điều kiện trong công tác kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, sổ Cái của các Tài khoản trong Công ty lại chưa thực sự làm được điều đó, các sổ Cái trong hệ thống

sổ sách được trình bày như tập hợp các sổ Chi tiết nên không phản ánh được trật tự

phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới Tài khoản, làm ảnh hưởng không tốt tới việc kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ sách với nhau Ví dụ như sổ Cái Tài khoản 156 đối với các nghiệp vụ phát sinh vào tháng 02 năm 2009 như được trình bày trong bài:

Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam

Công ty Thương mại Thuốc lá

SỔ CÁI

Tài khoản: 156- Hàng hóa Loại hàng hóa: Tất cả Tháng 02 năm 2009

Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000

Có:

151 Hàng mua đi đường

02/02/09 11B/01VĐ 02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000 0

03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0

19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-

19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-

Rượu vang trắng- 0,75

19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-

6322 Giá vốn của hàng hoá

03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng-

Vinataba SG

03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước

3354 Trích trước chi phí vận chuyển trả nhà máy

33614 Phải trả nội bộ các khoản khác

6322 Giá vốn của hàng hoá

28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá

Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000 Có: 305.651.642.000

Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000 Có:

Ngày 28 tháng 02 năm 2009

Người lập biểu Kế toán trưởng

Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng

3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

3.2.1 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu đặt ra như sau:

- Thứ nhất: Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành

Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản

lý, điều hành và kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế của nhà nước Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải hoàn toàn dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước Có như vậy, kế toán mới thực sự

là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vị doanh nghiệp mà còn của cả nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo đều phải được tuân thủ nghiêm ngặt

- Thứ hai: Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty

Việc hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá phải căn cứ và tuân thủ theo chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán Song với nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp lại có những đặc điểm

tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng Việc nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, chủ động, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo

- Thứ ba: Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hoán nói riêng Như chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói riêng và công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt tối ưu

- Thứ tư: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu

quả

Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu, các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạ thấp chi phí có thể được, trong đó có chi phí sử dụng trong công tác hạch toán kế toán, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, mặc dù công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đã khá hoàn thiện song vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần sửa chữa Nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá, cá nhân em đã tìm hiểu sâu về hoạt động tại Công ty và có đưa ra một vài ý kiến đóng góp như sau:

- Thứ nhất, về việc lập dự phòng cho vật tư hàng khuyến mại, Công ty có

thể sử dụng Tài khoản 159- “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để xác định mức lập dự phòng vật tư hàng khuyến mại trong kỳ Mức lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng khuyến mại tồn kho có thể được xác định như sau:

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho

=

Số lượng hàng tồn tại thời điểm lập báo cáo tài chính