THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S

Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty Quan hệ thanh toán với người bán phát sinh tại Công ty trong quá trìnhCông ty nhập mua các yếu tố đầu vào phục vụ ch

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S

2.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty.

Nghiệp vụ thanh toán biểu hiện mối quan hệ tài chính giữa Công ty với cácđối tượng trong và ngoài Công ty đồng thời cũng là cơ sở để kiểm soát cáchoạt động tài chính của Công ty Mặt khác các nghiệp vụ thanh toán cũngdiễn ra khá thường xuyên trong Công ty Việc quản lý hoạt động thanh toántốt có ý nghĩa rất quan trọng, nó góp phần nâng cao khả năng thanh toán vàhiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định tình hình tài chính và đảm bảohoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn

Nghiệp vụ thanh toán có phạm vi khá rộng, bao gồm:

- Thanh toán với người bán

- Thanh toán với người mua

- Thanh toán với nhà nước

- Thanh toán với người lao động

- Thanh toán tiền vay

Tùy từng loại nghiệp vụ thanh toán mà có đối tượng và mật độ diễn rakhác nhau

Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán diễn ra hàng ngàyvới mật độ lớn

Các nghiệp vụ thanh toán với người lao động và với nhà nước diễn ra chủyếu vào cuối tháng và cuối kỳ kế toán

Các nghiệp vụ thanh toán tiền vay diễn ra với mật độ tùy vào thời hạn vay.Các ví dụ minh họa các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty được trích từ cácnghiệp vụ diễn ra trong tháng 02 năm 2009 tại Công ty

2.2 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty

2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty

2.2.1.1 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty

Quan hệ thanh toán với người bán phát sinh tại Công ty trong quá trìnhCông ty nhập mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình kinh doanh.Ngoài các nhà cung cấp chính cung cấp dầu và ôtô, còn có các trường hợpkhác phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty như: vận chuyển,điện, nước, điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm, TSCĐ,…

Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, thường là Công ty ký hợp đồngmột năm một lần và thực hiện cung cấp theo hợp đồng đã ký với mật độ diễn

ra hàng ngày

Các trường hợp còn lại phát sinh với giá trị không lớn hoặc không thườngxuyên được hạch toán trên một sổ chung có chi tiết từng đối tượng cụ thể

2.2.1.2 Chính sách thanh toán với người bán tại Công ty

Do các hợp đồng cung cấp ôtô được Công ty ký với đối tác cố định mộtnăm một lần hoặc nhiều năm một lần nên Công ty thường có thời gian chuẩn

bị trước và thanh toán ngay khi giao hàng

Còn đối với hợp đồng cung cấp dầu Shell và các mặt hàng khác thì tùythuộc vào nhu cầu mới ký hợp đồng nên trong các trường hợp này mới phátsinh quan hệ trả chậm với người bán Do vậy tài khoản 331 – “Phải trả ngườibán” thường có số dư Có trong các trường hợp này

Và do các hợp đồng cung cấp ôtô có giá trị lớn và nhà cung cấp dầu Shell

ở địa điểm xa (Sài Gòn) nên phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền gửingân hàng Ngoài ra với các chi phí khác như chi phí vận chuyển, điện, nước,

… thì phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt

Tuy nhiên do đặc thù về chính sách và điều khoản thanh toán, Công ty ítkhi được nhà cung cấp thực hiện chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng mua,

nếu có phát sinh thì giá trị chiết khấu được hưởng được trừ trực tiếp trên hóađơn.

Toàn bộ nhà cung cấp của Công ty là người bán trong nước, nên đồng tiền

sử dụng chủ yếu trong thanh toán là Việt Nam Đồng

Việc thanh toán bằng ngoại tệ tại Công ty chủ yếu xuất hiện trong cácnghiệp vụ nhập mua ôtô tại Công ty và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụngtrong các nghiệp vụ này là USD

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công tyđược thực hiện theo quy định

- Đối với khoản chi để mua ôtô có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng

tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổithành VND

- Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ởthời điểm hiện tại để quy đổi thành VND Và phần chênh lệch được hạch toántheo quy định chung:

Nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tại thời điểm cuối kỳ,Công ty ghi nhận như sau:

Nợ TK 635 – chi phí tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thời điểm

Có TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Ngược lại, nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tại thờiđiểm thanh toán, Công ty ghi nhận như sau:

Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 – doanh thu tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thờiđiểm

Tuy nhiên chính sách thanh toán với nhà cung cấp của Công ty chủ yếu làthanh toán ngay nên rất ít khi phát sinh trường hợp này

2.2.1.3 Đối tượng thanh toán

Đối tượng thanh toán chính và thường xuyên của Công ty là nhà cung cấpôtô và dầu Shell:

- Công ty Isuzu Việt Nam

- Công ty TNHH Việt Nam Suzuki

- Công ty Shell Việt Nam TNHH

Ngoài ra Công ty còn có đối tượng thanh toán là các nhà cung cấp phụtùng sửa chữa, Dịch vụ vận chuyển, điện thoại,… như Công ty Cổ phần Vậntải Biển Việt Nam, Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Biển Việt Trung,Công ty Vận chuyển Xuyên Việt, Tổng Công ty viễn thông quân đội Viettel,

Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với ngườibán gồm có: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT đầu vào, Ủy nhiệm chi,Giấy báo Nợ, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,…

2.2.2.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ

Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần vậntải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán

(5)

(1)

P Đại lý

Xưởng sửachữa

(1) Phòng đại lý và xưởng sửa chữa ôtô xem xét nhu cầu về thị trường vànguyên nhiên vật liệu còn tồn kho và trình kế hoạch lên phòng kinh doanh(2) Phòng kinh doanh sau khi xem xét nhu cầu và nghiên cứu thị trường,lấy báo giá sẽ trình kế hoạch mua hàng lên giám đốc

(3) Kế hoạch mua hàng sau khi được giám đốc duyệt sẽ được chuyển quaylại phòng kinh doanh để liên hệ với nhà cung cấp lấy hàng, đồng thời cácchứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng này được chuyển cho phòng kếtoán

(4) Phòng kế toán thực hiện thanh toán cho người bán và vào sổ kế toán.Trong đó thường thì hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiềunăm 1 lần với người bán vì các nhà cung cấp của Công ty là ổn định từ khiCông ty ra đời

Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng củaCông ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt với người bán, giấybáo Nợ và ủy nhiệm chi được Công ty sử dụng khi thanh toán với người bánthông qua ngân hàng, các loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanhtoán tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toán được Công ty sử dụng khi nhânviên trong Công ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toán của Công ty vớinhân viên trong các nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bánđược thể hiện qua ví dụ sau:

Ví dụ 1: Ngày 15/02/2009, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nhậpmua dầu Shell của Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam với tổng giá trịthanh toán là 200.000.000 VND, thanh toán bằng chuyển khoản

Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hóa đơn GTGT, Ủynhiệm chi, Giấy báo Nợ

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKL-3LL

Ngày 15 tháng 02 năm 2009

Đơn vị bán hàng: Công ty Shell VN TNHH

Địa chỉ: Quận 3 – TP Hồ Chí Minh

Số tài khoản:

Điện thoại: MST: 0053681285 Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S

Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101049393

STT Tên hàng hóa, Dịch vụ Đơn vị

Cộng tiền hàng: 181.818.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.182.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 200.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.2 Ủy nhiệm chi

FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 17 2009 11:11AM

BIDV PAYMENT ORDER Ngày/Date:

17/02/2009

Số tiền bằng số/Amount in figures: 200.000.000 VND

Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng chẵn

Tại NH/At Bank: Đầu tư và phát triển Hà nội

ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG: CÔNG TY SHELL VN APPLICANT:

SỐ CMND:……… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:………

Số TK:002009587001 Tại NH/At Bank: HSBC – Chi nhánh Hà Nội

ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK

Giao dịch viên Kiểm soát viên

NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên

Biểu 2.3: Giấy báo Nợ

Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

- Theo hợp đồng cung cấp hàng hóa đã ký từ trước, ngày 15/02/2009Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam cung cấp hàng hóa cho Công ty

Phí trong: Charge include

Phí ngoài: Charge exclude

- Sau khi nhận được hàng và Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Công tytiến hành kiểm tra nhập kho hàng.

- Ngày 17/02/2009 khi đến hạn thanh toán, Công ty cổ phần vận tải vàDịch vụ T&S tiến hành lập Ủy nhiệm chi cùng với bộ hóa đơn chứng từ muabán hàng hóa gửi đến Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển để Ngân hàng thựchiện thanh toán theo Ủy nhiệm chi

- Cùng ngày, Ngân hàng sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của bộ hóađơn chứng từ sẽ tiến hành thanh toán đồng thời gửi giấy báo Nợ cho Công ty

 TK 331Isuzu: Phải trả Công ty Isuzu Việt Nam

 TK 331Suzuki: Phải trả Công ty TNHH Việt Nam Suzuki

 TK 331Shell: Phải trả Công ty Shell Việt Nam TNHH

 Ngoài ra còn có các TK 331 chi tiết tới từng nhà cung cấp khácNgoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quan hệ thanh toánvới người bán như: TK 111, TK 112

- Phương pháp kế toán:

Đối với người bán là nhà cung cấp Dịch vụ vận chuyển hoặc các Dịch vụkhác có giá trị hợp đồng nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toánhạch thẳng vào TK liên quan:

Nợ TK 154, 6421: Giá mua vào chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112, 331: Tổng giá trị phải trả người bán

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sổ chi tiết TK 331

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô vàdầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 331 – “Phải trả cho ngườibán”

Nợ TK 156: Giá mua vào chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá trị phải trả người bán

Sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi thực hiệnthanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 112

2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty

Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là

“Chứng từ ghi sổ”, vì vậy các sổ sách kế toán thanh toán với người bán tạiCông ty là: “Sổ chi tiết TK 331”, “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán vớingười bán”, “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “Sổ cái TK331”

Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty như sau:

Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán

Biểu 2.4: Sổ chi tiết TK 331

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331Shell Đối tượng: Công ty Shell VN TNHH

Thời hạn được chiết khấu

Số hiệu

Số phát sinh trong kỳ Nhập dầu Shell

… Trả tiền dầu Shell

… Nhập dầu Shell Trả tiền dầu Shell

….

156 112 156 112

5 5.954.263.51

5 5.772.245.51

5 Cộng số phát sinh 1.586.456.24

1 2.478.125.445

Biểu2.5: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S

THANH TRÌ- HÀ NỘI

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ

Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02a-DNN

Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 14 Ngày 28 tháng 02 năm 2009

Cước v/c thép còn phải trả Cty Xuyên Việt

Thuế GTGT đầu vào

Cước v/c hàng Viettel còn phải trả Cty Triết

Thuế GTGT đầu vào

Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm

toán V

Thuế GTGT đầu vào

154 1331 154 1331

156 1331

154 1331 6422 1331

331 - - -

-

- - -

-3.363.636 336.364 10.083.000 504.150

181.818.000 18.182.000

13.908.448 1.390.845 27.272.727 2.727.273

2 Kèm theo: 27 chứng từ gốc

Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02b-DNN

Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

(Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm: 2009

Chứng từ ghi sổ

…

… 15

…

- Cộng tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

- Cộng tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

Sổ này có: … trang, đánh số từ trang số 01 đến…

Biểu 2.8: Sổ Cái tài khoản 331

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

ơ

SỔ CÁI

Năm: 2009 Tên TK: Phải trả cho người bán

… Dầu Shell còn phải trả cho Cty Shell VN TNHH Thuế GTGT đầu vào

… Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm toán V Thuế GTGT đầu vào

… Trả tiền dầu Shell cho Cty Shell VN TNHH

…

154 1331 156 1331 6422 1331 112

350.000.000

11.568.794.832 3.363.636 336.364 181.818.000 18.182.000 27.272.727 2.727.273

ơ

Ngày 28 tháng 02 năm 2009

2.3 Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

2.3.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty

2.3.1.1 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty

Quan hệ thanh toán với người mua phát sinh tại Công ty trong quá trìnhCông ty bán hàng hóa và thực hiện các hợp đồng Dịch vụ

Thị trường tiêu thụ của Công ty là cung cấp hàng hóa Dịch vụ cho các tỉnhthành phía Bắc, với đối tượng khách hàng đa dạng từ các tổ chức đến các cánhân có nhu cầu

Là một đơn vị hạch toán độc lập, các khoản phải thu của Công ty phát sinhhầu hết là các khách hàng bên ngoài Công ty

2.3.1.2 Chính sách thanh toán

Khách hàng của Công ty là cả các tổ chức và các cá nhân có phát sinhquan hệ phải thanh toán với Công ty trong quá trình mua ôtô, mua dầu hoặcthuê Công ty vận chuyển Các khách hàng mua ôtô khi có nhu cầu thường liên

hệ với Công ty trước để làm thủ tục đăng ký rồi mới giao hàng sau một thờigian (từ 15 đến 30 ngày), cho nên chính sách thanh toán của Công ty vớikhách hàng thường là thanh toán ngay và Công ty không thực hiện chiết khấuthương mại hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Còn đối với khách hàng mua dầu Shell, thuê Công ty vận chuyển hay sửachữa ôtô tại Công ty thì Công ty có thực hiện chính sách trả sau, trả chậm

Và hình thức thanh toán của khách hàng chủ yếu áp dụng tại Công ty làtiền gửi ngân hàng

Hình thức thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng với khách hàng sửa chữahay thuê Công ty thực hiện Dịch vụ vận chuyển.

Đồng tiền chủ yếu sử dụng trong thanh toán là Việt Nam Đồng

Cũng như trong thanh toán với người bán, đối với các trường hợp kháchhàng mua ôtô cũng có thể thanh toán bằng ngoại tệ và đồng ngoại tệ duy nhấtđược sử dụng trong các nghiệp vụ này là USD

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công tyđược thực hiện theo quy định

- Đối với khoản phải thu có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giábình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thànhVND

- Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ởthời điểm hiện tại để quy đổi thành VND Và phần chênh lệch được hạch toántheo quy định chung giống như trong trường hợp thanh toán với nhà cung cấp.Tuy nhiên, cũng giống như trường hợp thanh toán với người bán, trườnghợp này ít khi xuất hiện tại Công ty

2.3.1.3 Đối tượng thanh toán

Do đặc thù về mặt hàng kinh doanh của Công ty là ôtô, dầu mỡ, Dịch vụvận tải, Dịch vụ sửa chữa, Dịch vụ cho thuê kho bãi,… nên khách hàng củaCông ty rất đa dạng, từ các tổ chức đến các cá nhân

Khách hàng là tổ chức chủ yếu trong hoạt động bán ôtô, Dịch vụ vận tải,dầu Shell, Dịch vụ cho thuê kho bãi, sửa chữa ôtô như:

- Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên

- Công ty Honda Việt Nam

- Công ty Gạch men Thăng Long

- Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ Thương mại,…

Khách hàng là các cá nhân chủ yếu trong hoạt động sửa chữa ôtô và mua ôtô

2.3.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty.

2.3.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng

Các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải vàDịch vụ T&S bao gồm thanh toán với khách hàng mua ôtô, khách hàng muadầu Shell, khách hàng mua Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô,…

Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với ngườibán gồm có: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT đầu ra, Ủy nhiệm thu, Giấybáo Có, Phiếu thu,…

2.3.2.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ

Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần vậntải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua

(1) Phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng

và các hợp đồng cung cấp hàng hóa và Dịch vụ cho khách hàng sẽ trình lêngiám đốc các đơn đặt hàng của khách hàng

(2) Sau khi giám đốc duyệt, các đơn đặt hàng được chuyển đến Phòng đại

lý và xưởng sửa chữa để lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa Dịch vụ cung cấp

cho khách hàng.

(3) Hàng hóa và Dịch vụ được chuyển đến cho khách hàng

(4) Phòng kế toán nhận tiền thanh toán từ khách hàng và vào sổ sách kếtoán

Hóa đơn GTGT đầu ra xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ Công ty bán hànghóa Dịch vụ, phiếu thu sử dụng khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt choCông ty, giấy báo Có và ủy nhiệm thu được Công ty sử dụng khi khách hàngthanh toán cho Công ty thông qua ngân hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bánđược thể hiện qua ví dụ sau:

Ví dụ 2:

Ngày 10/02/2009, Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S có bán chokhách hàng là cá nhân một ôtô với tổng giá trị thanh toán là 330.000.000VND, thanh toán bằng chuyển khoản

Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hợp đồng mua bán

xe ôtô, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có

Biểu 2.9: Hợp đồng mua bán xe ôtô

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -

Hôm nay, ngày 10 tháng 02 năm 2009 tại Hà Nội, chúng tôi gồm:

BÊN MUA: Ông Nguyễn Hồng Sơn

Địa chỉ: Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại:

BÊN BÁN: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S

Địa chỉ: Thanh Trì, Hà Nội

Điện thoại: Fax:

Tài khoản: 21110000013616 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội

Mã số thuế: 0101049393

Cùng thỏa thuận ký hợp đồng mua bán xe ôtô MAZ với các điều khoản:

Điều 1: Chủng loại hàng hóa giá cả

1

Xe ôtô tải 7 tấn Màu xanh BKS: 29L - 0687

01 315.000.000 315.000.000

Bằng chữ: Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn.

Giá trên đã bao gồm thuế GTGT, không bao gồm chi phí đăng ký, đăng kiểm, lưu hành xe.

Điều 2: Thanh toán

Điều 3: Địa điểm và thời gian giao xe

Điều 4: Trách nhiệm bên A

Điều 5: Trách nhiệm bên B

Điều 6: Điều khoản chung

Đại diện bên A Đại diện bên B

Biểu 2.10: Hóa đơn GTGT

Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 20 tháng 2 năm 2009

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

Địa chỉ: Km 12 +300 quốc lộ 1A - Thanh Trì - Hà Nội

Số TK:21110000013614- NH ĐT & PTHN

Điện thoại:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Sơn

Tên đơn vị :

Địa chỉ : Hai Bà Trưng, Hà Nội

Số TK: 1460205110345 NH NN&PTNT Nam Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản

STT Tên hàng hoá , Dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Xe ôtô tải 7 tấn chiếc 1 300.000.000 300.000.000

Màu xanh

BKS: 29L - 0687

Màu xanh

Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 15.000.000

Số tiền bằng chữ:Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn

Ngày 20 tháng 2 năm 2009

Biểu 2.11: Ủy nhiệm thu

FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 20 2009 11:11AM BIDV RECEIVE ORDER Ngày/Date: 20/2/2009

Số tiền bằng số/Amount in figures: 315.000.000 VND

Số tiền bằng chữ/Amount in words: Ba trăm mười lăm triệu đồng chẵn

Phí ngoài: Charge exclude

Số TK: 1460205110345 Tại NH/At Bank: NN&PTNT – Chi nhánh Nam Hà Nội

ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK

Giao dịch viên Kiểm soát viên

NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên

Biểu 2.12: Giấy báo Có

Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

- Ngày 10/02/2009 đại diện Công ty và ông Nguyễn Hồng Sơn ký hợp

đồng mua bán xe ôtô

- Ngày 20/02/2009 Công ty giao xe cho khách hàng kèm theo hóa đơn

GTGT (liên 2) đồng thời lập Ủy nhiệm thu gửi tới ngân hàng Đầu tư và Phát

triển Việt Nam chi nhánh 211, kèm theo bộ chứng từ về mua bán ôtô

- Sau khi nhận được tiền từ phía Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triểnNông thôn Việt Nam, ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ gửi giấybáo Có cho Công ty.

- Kế toán thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ

2.3.2.3 Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty

- Tài khoản sử dụng

Tài khoản kế toán được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vớingười mua tại Công ty là TK 131 Đối với các khách hàng thường xuyên củaCông ty, Công ty chi tiết TK 131 tới từng khách hàng, còn đối với nhữngkhách hàng không thường xuyên hoặc khách hàng là các cá nhân nhỏ lẻ, Công

ty theo dõi chung trên TK 131

 TK 131GTTN: Phải thu Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên

 TK 131GMTL: Phải thu Công ty cổ phần gạch men Thăng Long

 TK 131OLHN: Phải thu Công ty cổ phần gạch ốp lát Hà Nội,…

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quan hệ thanh toánvới người mua như: TK 111, TK 112

- Phương pháp kế toán:

Đối với hợp đồng Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô hoặc cácDịch vụ khác có giá trị nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toán hạchtoán thẳng vào tài khoản liên quan

Nợ TK 111, 131: Tổng giá trị khách hàng phải thanh toán

Có TK 511 – chi tiết loại Dịch vụ hoàn thành: Giá chưa thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô vàdầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 131 – “Phải thu khách hàng”

Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng: Tổng giá trị khách hàng phải thanhtoán

Có TK 511 – chi tiết loại Dịch vụ hoàn thành: Giá chưa thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi khách hàngthực hiện thanh toán:

Nợ TK 112

Có TK 131 – chi tiết khách hàng

2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người mua tại Công ty

Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là

“Chứng từ ghi sổ”, vì vậy các sổ sách kế toán thanh toán với người mua tạiCông ty là: “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “Sổ cái TK131”

Với các khách hàng mua ôtô là các khách hàng lẻ và thanh toán ngaysau khi giao hàng thì kế toán không mở sổ chi tiết TK 131 đối với cáckhách hàng này

Biểu 2.13: Chứng từ ghi sổ

Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02a-DNN

Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 20 Ngày 28 tháng 02 năm 2009

-

-

-511 3331 511 3331

511 3331

511 3331

405.426.011 20.271.301 18.336.824 1.833.682

300.000.000 15.000.000

153.571.920 7.678.596

3 Kèm theo: 30 chứng từ gốc

Ngày 28 tháng 02 năm 2009

Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02b-DNN

Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

(Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm: 2009

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

…

… 21

…

- Cộng tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

- Cộng tháng

- Cộng lũy kế từ đầu quý

Sổ này có: … trang, đánh số từ trang số 01 đến…

Biểu 2.15: Sổ Cái tài khoản 131

14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

SỔ CÁI

Năm: 2009 Tên TK: Phải thu của khách hàng

Ngày 28 tháng 02 năm 2009

Số tiền

Ghi chú