HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S

Phần hành kế toán thanh toán tại Công ty bao gồm thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà nước, thanh toán với công nhân viên và thanh toán các khoản va

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S.

Với quá trình hình thành và phát triển hơn gần 10 năm của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S, để tạo được uy tín và hình ảnh như ngày nay là cả một nỗ lực không ngừng của tập thể nhân viên toàn Công ty, trong đó có nhân viên Phòng

kế toán

Phòng kế toán là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo Công ty trong toàn bộ hoạt động kinh doanh thông qua việc cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo Với quy luật khách quan, bất kỳ sự hoạt động của một tổ chức hay bộ phận nào cũng có những ưu điểm nên phát huy và những nhược điểm cần hạn chế

Và công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán của Công ty cũng vậy

3.1.1 Những ưu điểm

3.1.1.1 Về tổ chức công tác kế toán:

- Về tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ quy mô của Công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên Công ty chọn tổ chức phòng kế toán theo mô hình tập trung là hợp

lý, vì phù hợp với quy mô của Công ty và đáp ứng được yêu cầu kịp thời trong trao đổi thông tin kế toán

Sự phân công trách nhiệm trong phòng kế toán rõ ràng, mỗi nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán cụ thể của mình Sự phân công này giúp cho công việc không bị chồng chéo và đảm bảo mọi việc diễn ra đúng trình tự

Đội ngũ kế toán trong Công ty hầu hết là những nhân viên trẻ, có trình độ từ cao đẳng trở lên, năng động, dễ tiếp thu với những thay đổi trong chính sách kế toán cũng như áp dụng phần mềm vào công tác kế toán

Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác kế toán được trang bị khá đầy

đủ, mỗi nhân viên kế toán phụ trách một máy tính riêng và trong phòng kế toán có nối mạng Internet để chuyển dữ liệu cho nhau thuận tiện hơn

- Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ của Công ty gồm hai loại bắt buộc

và hướng dẫn Với các chứng từ bắt buộc, Công ty áp dụng đúng biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hành Với các chứng từ hướng dẫn, Công ty có sửa đổi một số yếu

tố trên chứng từ cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty theo đúng trình tự chung đã quy định gồm lập, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ

- Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo của Công ty khá hoàn chỉnh bao gồm bộ báo cáo do Bộ Tài Chính quy định

3.1.1.2 Về tổ chức hạch toán thanh toán

Việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán được phản ánh vào sổ sách theo đúng như chuẩn mực chế độ kế toán đã ban hành

Hệ thống chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty khá đầy

đủ và nhất quán với nhau Việc lưu trữ và bảo quản các chứng từ được thực hiện khá cẩn thận và ngăn nắp, đảm bảo thuận tiện trong việc tìm kiếm

Phần hành kế toán thanh toán tại Công ty bao gồm thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà nước, thanh toán với công nhân viên

và thanh toán các khoản vay được phân công cụ thể tới các nhân viên trong phòng

kế toán, trong đó kế toán công nợ phụ trách phần hành kế toán thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng, kế toán trưởng phụ trách phần hành kế toán thanh toán với nhà nước, kế toán hạch toán chi tiết phụ trách phần hành kế toán thanh toán với công nhân viên và thanh toán các khoản vay Sự phân công này khá hợp lý vì các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp diễn ra khá thường xuyên nên khối lượng công việc lớn, được giao riêng cho 1 nhân viên, kế toán trưởng là người có trình độ và kinh nghiệm làm việc nên phụ trách về thuế, còn lại kế toán

thanh toán với công nhân viên và các khoản vay diễn ra cố định vào một thời điểm trong tháng nên được giao cho nhân viên kế toán hạch toán chi tiết phụ trách

Đối với các khách hàng hoặc nhà cung cấp thường xuyên của Công ty, Công ty

có chi tiết tài khoản và lập sổ kế toán chi tiết tới từng đối tượng, còn lại các đối tượng khách hàng và nhà cung cấp không thường xuyên được hạch toán chung trên

1 sổ kế toán chi tiết Điều này giúp cho dễ dàng theo dõi các đối tượng và hệ thống

sổ sách kế toán không quá phức tạp

Phương thức thanh toán chủ yếu áp dụng tại Công ty là thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, phương thức thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với một số nghiệp vụ kinh tế có giá trị nhỏ Với việc áp dụng phương thức thanh toán này, Công ty sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn, giảm nhẹ khối lượng quản lý công tác tài chính, phù hợp với quy định và xu hướng chung

3.1.2 Những nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được của nhân viên phòng kế toán vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần hạn chế

Hiện tại Công ty mới chỉ làm kế toán trên phần mềm Excel mà chưa áp dụng kế toán máy Điều này làm giảm hiệu quả trong công việc Vì kế toán máy là một chương trình phần mềm được thiết kế riêng cho công tác kế toán, giúp tăng năng suất lao động, giảm khối lượng lao động và đem lại hiệu quả cao trong công việc Xem xét về tổ chức bộ máy kế toán ta thấy chỉ có một kế toán công nợ Công việc của kế toán công nợ là theo dõi tình hình công nợ phải thu phải trả của doanh nghiệp cũng như xem xét phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để có phương

án phù hợp Như vậy chỉ một nhân viên kế toán công nợ là chưa đáp ứng được khối lượng công việc lớn vì số lượng khách hàng của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là khá lớn, toàn bộ phần công nợ phải thu phải trả dồn vào một nhân viên kế toán gây áp lực vào những khoảng thời gian lập báo cáo hay cuối kỳ kế toán

Theo như chế độ kế toán Công ty đã đăng ký thì hình thức kế toán Công ty áp dụng là “Chứng từ ghi sổ” với khoảng thời gian chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái là 15 ngày Trên quan sát sổ sách cho thấy thực tế khoảng thời gian này

là 30 ngày Như vậy Công ty đã làm khác so với quy định đã đăng ký Hơn nữa khoảng thời gian 30 ngày mới chuyển số liệu từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái sẽ làm cho công việc dồn dập vào cuối tháng và cuối kỳ kế toán Việc phân bổ công việc trong tháng gây ra sự phi hiệu quả trong công việc

Về hệ thống tài khoản kế toán của Công ty, đối với một số đối tượng cần chi tiết, kế toán sử dụng ngay chính tên khách hàng hoặc nhà cung cấp để chi tiết tới từng đối tượng, điều này có thể gây ra sự phức tạp trong việc ghi chép sổ sách vì việc sử dụng các con số để chi tiết cho từng đối tượng thì đơn giản gọn nhẹ hơn Xem xét về cơ cấu nguồn vốn, ta thấy tỷ lệ vốn chủ sở hữu trong cơ cấu tổng nguồn vốn là tương đối thấp, chủ yếu là đi vay nợ nhiều Kinh doanh từ nguồn vay

nợ tuy có rẻ hơn và tạo ra động lực làm việc hơn so với dùng vốn chủ sở hữu kinh doanh nhưng nếu đi vay với tỷ lệ quá cao trong tổng nguồn vốn sẽ là rủi ro cho Công ty khi đến thời hạn thanh toán các khoản nợ và làm giảm tính tự chủ về tài chính của Công ty Vì vậy Công ty cần xem xét giảm nguồn vay nợ xuống và tăng nguồn vốn chủ sở hữu bằng cách tăng vốn góp của các cổ đông trong ban quản trị, tăng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối,… để tăng tính tự chủ về tài chính của Công ty

Sản phẩm kinh doanh chính của Công ty là ôtô với giá trị lớn Tuy nhiên Công

ty ít khi thực hiện phương thức cho khách hàng trả sau mà chủ yếu là thanh toán ngay Điều này làm giảm tính hấp dẫn đối với khách hàng

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt, vì vậy đòi hỏi các Công ty nói chung và Công ty Cổ

phần Vận tải và Dịch vụ T&S nói riêng luôn phải tìm tòi,học hỏi để tạo ra lối đi riêng cho mình Ngoài các chiến lược về marketing nhằm tìm kiếm nhà cung cấp tốt cũng như duy trì và phát triển thị phần của mình thì việc duy trì một hệ thống tài chính ổn định cũng đóng vai trò quan trọng không kém Để duy trì một hệ thống tài chính ổn định thì Công ty cần phải chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung công tác tổ chức các nghiệp vụ thanh toán nói riêng

Để có thể làm được điều này, các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty phải được đề ra trên cơ sở tuân thủ một số nguyên tắc như:

- Phải tuân thủ chính sách kinh tế của Nhà nước, các chế độ và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành

- Tuy nhiên các giải pháp đưa ra cũng phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty

Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính hiệu quả trong việc hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty

Dựa trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc và thông qua thực tế tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thanh toán tại Công ty

Thứ nhất: Về việc áp dụng một phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán

của Công ty Tuy quy mô của Công ty chưa lớn nhưng khối lượng công việc kế toán hàng ngày diễn ra khá lớn Việc áp dụng một phần mềm kế toán sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc, và đến cuối kỳ các sổ sách kế toán sẽ được chương trình

tự tổng hợp lên các báo cáo tài chính

Thứ hai: Với hình thức kế toán áp dụng là “Chứng từ ghi sổ”, Công ty nên xem

xét lại Vì chính sách kế toán mà Công ty đăng ký với Cục Thuế là 15 ngày sẽ chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái một lần, nhưng thực tế là 30 ngày Công ty nên thực hiện đúng như đã đăng ký để giảm bớt khối lượng công việc cuối

kỳ kế toán, hơn nữa thực hiện theo đúng chính sách mà Công ty đã đăng ký

Thứ ba: Về việc chi tiết các tài khoản nên dùng các con số để mã hóa các tài

khoản thay vì dùng các ký hiệu viết tắt vi việc sử dụng các con số sẽ làm cho tài khoản ngắn gọn hơn, dễ dàng hơn trong việc phản ánh vào sổ sách

Ví dụ để phản ánh khoản phải trả các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty,

có thể chi tiết các tài khoản là:

TK 3311: Phải trả Công ty Isuzu Việt Nam

TK 3312: Phải trả Công ty TNHH Việt Nam Suzuki

…

Thứ tư: Về việc hạch toán các nghiệp vụ mua bán hàng hóa thanh toán ngay.

Như đã nêu trong phần thực trạng, với các nghiệp vụ mua và bán ôtô và dầu Shell thanh toán ngay, kế toán luôn hạch toán qua TK 131 hoặc TK 331 Rồi sau

đó tùy vào phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán mới hạch toán vào tài khoản liên quan Điều này sẽ làm tăng khối lượng công việc

kế toán lên Vì vậy có thể hạch toán thẳng vào tài khoản liên quan để giảm bớt khâu hạch toán xuống Như vậy, việc phản ánh vào sổ sách sẽ là:

Nợ TK 156

Nợ TK 133

Có TK 111, 112

Hoặc: Nợ TK 111, 112

Có TK 511

Có TK 3331

Thứ năm: Về chính sách thanh toán của Công ty Công ty Cổ phần Vận tải và

Dịch vụ T&S không được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng và không thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi bán hàng Và ở cả khi mua hàng và bán hàng, thời hạn thanh toán đều là trả tiền rồi mới giao hàng Công ty cần phải áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm đối với những khách hàng có khả năng trả ngay, và cần áp dụng chính

sách trả sau trả chậm đối với những khách hàng có nhu cầu mua hàng nhưng chưa

có khả năng thanh toán Điều này có thể giúp Công ty thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa

Ngoài chính sách thanh toán của Công ty với khách hàng, với chính sách thanh toán của Công ty với nhà cung cấp cũng thế Công ty nên bàn bạc thỏa thuận lại với nhà cung cấp về điều khoản thanh toán trả sau trả chậm để có thể tận dụng được vốn kinh doanh

Thứ sáu: Sau khi thực hiện chính sách cho khách hàng trả chậm, trả sau, Công

ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản phải thu Điều này không chỉ phù hợp với quy định mà Bộ Tài Chính ban hành mà còn giúp Công ty chủ động với những bất ổn xảy ra từ các khoản nợ quá hạn của Công ty

Quy trình hạch toán lập dự phòng phải thu khó đòi như sau:

Để theo dõi khoản dự phòng phải thu khó đòi, kế toán phản ánh vào TK 139 –

“Dự phòng phải thu khó đòi”: phản ánh việc lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi của Công ty

Cuối kỳ kế toán đầu tiên, kế toán tính ra mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập:

Nợ TK 642

Có TK 139

Cuối kỳ kế toán sau, kế toán tính ra mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, so sánh với mức dự phòng đã lập năm trước

- Nếu mức dự phòng năm nay lớn hơn năm trước, kế toán phải lập dự phòng thêm số chênh lệch và hạch toán:

Nợ TK 642

Có TK 139

- Nếu mức dự phòng năm trước lớn hơn năm nay, kế toán thực hiện hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 139

Có TK 642

Đối với những khoản nợ đã lập dự phòng phải thu khó đòi và đến hạn không thu được nợ, khi Công ty quyết định xóa sổ khoản nợ đó, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 139

Có TK 642

Có TK 131

Đồng thời ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý

Sau khi xóa sổ khoản nợ mà vẫn thu hồi được nợ, kế toán hạch toán vào khoản thu nhập khác:

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 711

Đồng thời ghi Có TK 004

Thứ bảy: Công ty cần tăng cường công tác phân tích tình hình thanh toán và

khả năng thanh toán

Từ các chỉ tiêu trong biểu 1.2 (Tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008) và biểu 1.3 (Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008) ta

có thể thấy rõ hơn tình hình thanh toán của Công ty thông qua các biểu sau:

Biểu 3.1: Phân tích tình hình thanh toán của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008

So sánh Chênh lệch Tỷ lệ

(%)

I Các khoản phải thu

1 Các khoản phải thu ngắn hạn

16.951.228.54

2

16.951.228.54

2

7.374.993.478

7.374.993.478

9.576.235.064

9.576.235.064

129,85

129,85

II Các khoản phải trả

1 Vay ngắn hạn

2 Phải trả cho người bán

3 Người mua trả tiền trước

24.047.890.35

0

8.311.941.065 13.018.489.57

17.503.699.51

7

7.662.141.714 6.030.244.941

6.544.190.833

649.799.351 6.988.244.633 172.062.405

37,39

8,48 115,89 51,1

4 Thuế và các khoản phải nộp NN

5 Phải trả người lao động

6 Các khoản phải trả ngắn hạn khác

7 Vay dài hạn

4 508.752.405 160.604.784 160.456.565 620.442.039 1.267.203.920

336.690.000 266.181.320 106.310.111 739.057.511 2.363.043.920

-105.576.536 54.146.454 -118.615.472 -1.095.840.000

-39,66 50,93 -16,05 -46,37

Thông qua biểu 3.1 về phân tích tình hình thanh toán của Công ty qua 2 năm

2007 và 2008 ta thấy:

Các khoản phải thu của Công ty gồm các khoản phải thu ngắn hạn tăng 9.576.235.064 đồng (tương ứng với 129,85%) là do Công ty đã áp dụng hình thức trả chậm cho khách hàng

Các khoản phải trả của Công ty tăng 6.544.190.833 đồng (tương ứng với 37,39%) nguyên nhân là do tăng khoản phải trả cho người bán (tăng gần 7 tỷ tương ứng với 115,89%), tăng khoản người mua trả tiền trước (tăng hơn 172 triệu tương ứng với 51,1%), tăng khoản phải trả người lao động (tăng hơn 54 triệu tương ứng với 50,93%) và tăng vay ngắn hạn (gần 650 triệu tương ứng với 8,48%), trong đó chủ yếu nhất là sự tăng lên về khoản phải trả cho người bán và khoản vay ngắn hạn

Các khoản làm giảm nợ phải trả của Công ty là vay dài hạn giảm 1.095.840.000 tương ứng với 46,37%, thuế và các khoản phải nộp NN giảm 105.576.536 đồng tương ứng với 39,66%, các khoản phải trả ngắn hạn khác giảm 118.615.472 đồng tương ứng với 16,05% Điều này chứng tỏ Công ty đã thực hiện thanh toán các khoản nợ dài hạn và tình hình đóng góp với NN năm 2008 tốt hơn so với năm 2007

Qua phân tích tình hình thanh toán của Công ty ta thấy trong năm 2008 Công ty

đã được nhà cung cấp cho trả sau, trả chậm và cũng đã áp dụng hình thức thanh toán trả chậm cho khách hàng Như vậy Công ty đã tăng sự chiếm dụng vốn, nhưng Công ty cần theo dõi khả năng thanh toán các khoản nợ này tránh tồn đọng

nợ quá nhiều Và cũng là mới bước đầu cho khách hàng trả sau, trả chậm, Công ty cần theo dõi công tác thu hồi nợ để tránh bị chiếm dụng vốn quá nhiều và lâu ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn

Tiếp tục xem xét về các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty

Biểu 3.2: Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty

(lần)

Năm 2007 (lần)

So sánh Chênh lệch

Tỷ lệ (%)

Hệ số khả năng thanh toán hiện hành 1,15 1,2 -0,05 -4,17

Hệ số khả năng thanh toán nhanh 0,088 0,12 -0,032 -26,67

Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền 0,087 0,1 -0,013 -13 Qua phân tích một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty ta thấy khả năng thanh toán của Công ty năm 2008 giảm so với năm 2007

Hệ số khả năng thanh toán hiện hành của Công ty năm 2008 giảm 0,05 lần so với năm 2007 (tương ứng với 4,17%) Tuy nhiên ở cả hai giai đoạn hệ số này đều ở mức chấp nhận được (>1) cho thấy tình hình tài chính của Công ty khá ổn định

Hệ số khả năng thanh toán nhanh của Công ty năm 2008 giảm 0,032 lần so với năm 2007 (tương ứng với 26,67%) chứng tỏ khả năng thanh toán nhanh của Công

ty đã giảm đi, và con số này ở cả 2 năm đều thấp cho thấy lượng dự trữ tiền và các khoản tương đương tiền của Công ty thấp, không đủ để đáp ứng nhu cầu thanh toán trong ngắn hạn

Hệ số chuyển đổi TSNH thành tiền của Công ty năm 2008 giảm 0,013 lần (tương ứng với 13%) so với năm 2007 và con số này cũng có giá trị thấp chứng tỏ khả năng chuyển đổi TSNH thành vốn bằng tiền của Công ty còn thấp

Tóm lại qua phân tích một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công

ty ta thấy khả năng thanh toán chung của Công ty là chấp nhận được, tuy nhiên khả năng thanh toán trong ngắn hạn của Công ty chưa tốt Công ty nên tăng lượng dự