THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ

Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê: Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số lượng công trình nhiều, để t

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ.

2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà

thép Đinh Lê:

Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số lượng công trình nhiều, để tạo thành những công trình, sản phẩm, Công ty sử dụng nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao.

Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyên vật liệu chính như thép, tôn, gạch, xi măng, cát, sỏi Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành công trình của Công ty.

2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu:

+ Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như: thép cán nóng, thép mạ kẽm, thép mạ nhôm – kẽm, …

+ Nguyên vật liệu phụ: Tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như Bulong, ốc, vít, gạch, xi măng, dây đai an toàn,…

+ Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt cuả nguyên vật liệu, có tác dụng tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất

Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu đặc điểm của công việc, các loại vật liệu chính, phụ và nhiên liệu đều hạch toán chung vào tài khoản 152.

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Nhằm thực hiện công tác kế toán một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu nhập, xuất kho.

Tạ Thị Quyên Kế toán

* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phương thức nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốc dỡ) do bên bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giá bán ghi trên hoá đơn Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào)

Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượng nhỏ, Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho lúc này giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ

* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:

Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ, không thể chứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường xuyên khi hạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp

Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau:

Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước.

Ví dụ:

Đầu tháng, lượng thép tồn kho đầu kỳ: 2,5 tấn, đơn giá 16.600 triệu đồng/tấn Ngày 05/08, nhập kho 2 tấn thép, đơn giá 16.000 trđ/tấn Tới ngày 17/08, xuất kho 3 tấn cho sản xuất Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho:

Giá trị VL xuất = 2,5 x 16.600 + 0.5 x 16.000 = 49.500 triệu đồng.

2.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Tạ Thị Quyên Kế toán

Do vật liệu trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn lại là mua ngoài

và một phần từ gia công Vì vậy, việc quản lý vật tư là rất cần thiết Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu.

Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch

sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao.

Vật liệu phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho, có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu.

Khâu bảo quản: Công ty cũng đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi

chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài Đồng thời công ty có một đội ngũ nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho.

Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho việc sản xuất và

được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu.

Tạ Thị Quyên Kế toán

Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng

vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng mức tồn kho đối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư, đặc biệt đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được

dự trữ với khối lượng lớn Những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua.

Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê

để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật

tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.

Mặt khác, Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất.

2.1.4 Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại nguyên vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.

Tạ Thị Quyên Kế toán

Sổ tổng hợp

N – X - T

Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho

Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:

Ghi chú :

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu, kiểm tra:

Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư.

Theo phương pháp này thì công vịêc ở kho và phòng kế toán như sau:

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho,

xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị của nguyên vật liệu Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau:

Biểu số 1: Mẫu thẻ kho của Công ty

Kho: Kho vật tư Ban hành theo QĐ số :1141/TT/QĐ -CĐKT

Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính

Tạ Thị Quyên Kế toán

THẺ KHO VẬT TƯ

Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng

Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu.

Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho, chứng từ

xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư.

Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tốn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng Để xem xét kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy tính sẽ chạy ra chương trình va cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra”

Ví dụ: - Sổ chi tiết của Thép cán nóng tại kho vật tư (Biểu số 3)

Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn (Biểu số 4) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lường và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho Đồng thời, Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Tạ Thị Quyên Kế toán

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái

Biểu số 3: Mẫu số chi tiết vật tư của Công ty

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng

Mã số: VLCGONG0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000

Đơn vị tính: tấn Số lượng tồn đầu: 2,5

Tạ Thị Quyên Kế toán 47C 8

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái

Biểu mẫu 4: Mẫu bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN

Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008

Kho vật tư

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái

2.2 Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu

2.2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và chứng từ sử dụng.

- Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài.

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển kho của Công ty Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ

sự thoả thuận giữa hai bên Sau khi nhận đựơc hàng hoá cùng với hoá đơn GTGT

do nhà cung cấp giao cho.

Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008, Công ty mua nguyên vật liệu của Công

ty Tân Thành Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 5).

Theo HĐ GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty Tân Thành đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.

HĐ GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu),sổ chi tiết TK 111, 112…

Tạ Thị Quyên Kế toán

Biểu số 5: Mẫu HĐ GTGT

Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 08 năm 2008

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị

tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng : 33.200.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 1.660.000VNĐ

Tổng cộng tiền thanh toán: 34.860.000VNĐ

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm sáu mươi ngàn đồng.

Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại Nếu đạt, ban kiểm nhận (thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng quản lý

Tạ Thị Quyên Kế toán

Đề

nghị

nhập

Ban kiểm nhận

Cán bộ phòng QLSX

T.Phòng QLSX

Thủ kho

Kế tóan vật tư

Người

giao

hàng

Lập biên bản giao nhận

Lập phiếu nhập

Ký phiếu nhập

Nhập kho

Ghi sổ, bảo quản lưu trữ

sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó.

Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (HĐGTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ trưởng đơn vị và bên giao hàng Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật

tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký trong đó:

- Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư.

- Liên 2: Giao cho người nhập hàng.

- Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ.

Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký Trên cơ

sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ

Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho.

Biểu số 6: Mẫu biên bản giao nhận:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tạ Thị Quyên Kế toán

BIÊN BẢN GIAO NHẬN

-(HĐ số 8 – 02/HĐKT/ĐHK-VA) Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2008 tại: Nhà máy sản xuất kết cấu thép Đinh Lê, chúng tôi gồm có:

I BÊN BÁN: CÔNG TY THÉP TÂN THÀNH

Đại diện: Ông Nguyễn Danh Bảo Chức vụ: Giám đốc

II BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ

Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hà Chức vụ: Thủ kho

Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư của hóa đơn

0047929 ngày 04 tháng 08 năm 2008 giữa Công ty thép Tân Thành và Công ty CP Nhà thép Đinh Lê, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao như sau:

Đại diện bên mua Đại diện bên bán

Biểu số 7: Mẫu phiếu nhập kho

CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ Mẫu số 06 - VT

BM COM QV - 01 -01

Ngày BH: 01/09/2004

Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ -BTC Ngày 20-03-2006 của Bộ Trưởng BTC

Tạ Thị Quyên Kế toán

Họ và tên người giao hàng: Công ty Thép Tân Thành

Diễn giải: Nhập mua theo hoá đơn số 0047929

Thành tiền (VNĐ)

Theo C.từ

Thực nhập

* Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn gia công chế biến:

Khi vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ phòng quản lý sản xuất viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập Phiếu nhập kho trong trường hợp này có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài nhưng ghi định khoản là:

Tạ Thị Quyên Kế toán

Nợ TK 152

Có TK 154 Đồng thời không ghi giá trị của lượng NVL nhập kho mà để đến cuối tháng khi tính ra được giá xuất kho bình quân của lượng NVL xuất kho để gia công chế biến Khi đó máy tính sẽ tự động cập nhập giá trị của lượng NVL nhập kho này.

* Trường hợp nhập kho vật liệu từ nhập khẩu.

Công ty chi nhập khẩu vật liệu chính là nhựa Composit chủ yếu là từ Trung Quốc Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng được thực hiện tương tự như mua trong nước Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hoá đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế… từ đó kế toán lập bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi ra tiền Việt Nam Sau đó lập phiếu xuất kho.

Ví dụ: Ngày 28/08/2008 Công ty nhập kho 7 tấn thép mạ kẽm, T.Quốc theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 28/07/2008).

Tạ Thị Quyên Kế toán