MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI.. Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của toàn Tổng công ty k

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ

NỘI.

3.1 Đánh giá

Cùng với việc mở cửa nền kinh tế trị trường, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã không ngừng phát triển, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao phó Trên cơ sở thị trường truyền thống sẵn có, Tổng công ty không ngừng tổ chức các đoàn cán bộ đi tìm hiểu thị trường quốc tế, tìm kiếm thị trường mới, thiết lập quan hệ với với các công ty nước ngoài, đóng vai trò tiên phong trong viêc mở rộng thị trường tại một số quốc gia, vùng lãnh thổ Là một doanh nghiệp Nhà nước

tự chủ về mặt kinh doanh, tổng công ty không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để dành được vị trí vững chắc trên thị trường như hiện nay Tổng công

ty Thương mại Hà Nội đã tự khẳng định mình bằng những kết quả đã đạt được trong suốt những năm qua: hoạt động kinh doanh có lãi và không ngừng phát triển

về qui mô, mở rộng thị trường, phát huy lợi thế so sánh trong hợp tác và phân công lao động để thành công ở thị trường trong nước và quốc tế Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của toàn Tổng công ty không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của Tổng công ty

3.1.1 Đánh giá chung

Bộ máy quản lý của Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tổ chức theo

mô hình trực tuyến chức năng Mô hình này được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tông công ty Giữa ban lãnh đạo Tổng Công ty

và các phòng ban chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ tạo nên sự thống nhất và kịp thời trong công việc Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên có độ tuổi trung bình khá trẻ, có năng lực và rất tâm huyết với nghề, nỗ lực làm việc vì sự

phát triển chung của toàn Tổng công ty Đây là một yếu tố thể hiện sự năng động

và tiềm năng phát triển của Tổng công ty trong những năm tới

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động chuyên về kinh doanh thương mại và XNK tổng hợp, sản phẩm hàng hóa của Tổng công ty rất đa dạng và phong phú Thêm vào đó, thị trường XNK của Tổng công ty rất ổn định, vững chắc và không ngừng được mở rộng Tổng công ty ngày càng có nhiều khách hàng truyền thống, uy tín và vị thế của Tổng công ty ngày càng tăng cao ở thị trường trong nước và quốc tế Tuy nhiên hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh

Về công tác kế toán, bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công ty được phân công hợp lý, rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên Mỗi kế toán viên phụ trách một mảng riêng, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi người Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đều có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo Lãnh đạo phòng kế toán là người có học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương Do vậy, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán luôn chính xác và đảm bảo yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Tổng công ty

Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ được sử dụng theo mẫu Bộ Tài chính ban hành Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển tới phòng Kế toán tài chính Tổng công

ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục Tài sản, Nguồn vốn, Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ Kế hoạch lưu chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo trình

tự thời gian trước khi lưu trữ

Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Trên cơ sở

hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán Đông thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kế toán một cách chính xác và kịp thời

Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting

2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hóa công tác kế toán Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được việc ghi chép trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ chứng từ gốc Hơn nữa, các máy tính trong phòng kế toán nối nội bộ với nhau nên việc kiểm tra, theo dõi công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ số liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán

Tuy nhiên, do thực hiện kế toán máy mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận một phần hành kế toán của mình mà không biết đến quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác, vô tình đã làm ảnh hưởng chung đến tiến độ kế toán của Tổng công ty Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo trình độ ngoại ngữ chưa nhiều làm hạn chế hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại Tổng công ty

Việc lập các hóa đơn bán hàng tại Tổng công ty còn vi phạm chế độ kế toán

về tính kịp thời Đối với một số khách quen kế toán không tiến hành lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cách hóa đơn đến khi thanh

lý hợp đồng kinh tế mới lập Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một

số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng

kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm một thể

3.1.2 Đánh giá về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Qua thời gian thực tập tại phòng Kế toán – Ban Kế toán và Kiểm toán Tổng công ty Thương mại Hà Nội, đặc biệt đi sâu nghiên cứu về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa, em nhận thấy có nhiều ưu điểm cần được tích cực phát huy tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục

Ưu điểm

Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, từ khâu kế toán mua hàng, kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng đều có sự phận công khoa học rõ ràng cho từng kế toán viên Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế và đảm bảo là

cở sở pháp lý cho việc tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ được thực hiện khoa học và nghiêm túc dưới sự kiểm tra giám sát chặt chẽ Các chứng từ sổ sách đều được sắp xếp theo trình tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ

Ngoài việc sử dụng các tài khoản ban hành kèm theo quyết định 15 của Bộ tài chính, Tổng công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2, 3, 4 để theo dõi hạch toán chi tiết các đối tượng kế toán, cung cấp thông tin chi tiết cho việc quản lý và

ra các quyết định

Tổng công ty có qui mô lớn, số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, bên cạnh đó đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao nên việc lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ và thực hiện trên máy tính hoàn toàn phù hợp với công tác

kế toán ở Tổng công ty

Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong quá trình tiêu thụ hàng hóa góp phần không nhỏ vào việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ Công tác kế toán

thanh toán với khách hàng cũng được thưc hiện đầy đủ và chi tiết tới từng đối tượng khách hàng, đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý công nợ

Nhìn một cách tổng quan, tình hình thực hiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty đã thể hiện tốt vai trò là một trong những phần hành kế toán quan trọng nhất của một công ty kinh doanh thương mại Tuy nhiên còn một số tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa có thể khắc phục, hoàn thiện tốt hơn nữa

Tồn tại

Thứ nhất, phần mềm kế toán Fast 2006 do công ty sử dụng không cho phép

kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng Do vậy, việc tổ chức đánh giá hiệu quả bán hàng đối với từng nhóm mặt hàng không được thực hiện Điều này ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh, phương án, định hướng hoạt động của Tổng công ty trong tương lai

Thứ hai, do thời gian lưu kho của hàng hóa thường không dài và giá trị của

hàng hóa giảm không nhiều nên kế toán không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Thứ ba, thực tế một số hàng hóa mua không nhập kho mà vận chuyển thẳng

cho khách hàng nhưng kế toán vẫn hạch toán vào TK 156 Điều này làm sai lệch số liệu giữa sổ chi tiết hàng hóa và Thẻ kho

Thứ tư, việc lập các hóa đơn bán hàng tại Tổng công ty còn vi phạm chế độ

kế toán về tính kịp thời Đối với một số khách quen kế toán không tiến hành lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cách hóa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi

hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm (nếu có) một thể

Thứ năm, do áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên GVHB chỉ xác định được vào cuối mỗi kỳ kế toán, ngoài ra khi lập phiếu xuất kho do không tính được giá vốn của số hàng xuất bán nên kế toán phải ghi đơn giá bán trên hóa đơn vào cột đơn giá

Thứ sáu, Tổng công ty không sử dụng các tài khoản 521, 531, 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu mà điều chỉnh trực tiếp qua tài khoản 511 gây khó khăn cho việc quản lý chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội.

3.2.1 Về hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán

- Việc kế toán đợi đến thời điểm thanh lý hợp đồng mới lập hóa đơn GTGT

vi phạm chế độ kế toán về tính kịp thời Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán cần tiền hành lập hóa đơn GTGT ngay thời điểm nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo tính kịp thời và tránh bỏ sót các nghiệp vụ

- Việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu cần thực hiện đúng theo chế

độ quy định: hạch toán trên các tài khoản 521, 531, 532 thay vì chỉ điều chỉnh trên tài khoản 511.Phương pháp hạch toán:

Khi chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay nhận hàng bán bị trả lại, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản:

Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại

Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán

Nợ TK 33311- Thuế GTGT đầu ra tương ứng

Có TK 131- Phải thu của khách hàng

Cuối kỳ xác định kết quả, kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang bên Nợ TK 511

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521-Chiết khấu thương mại

Có TK 531- Hàng bán bị trả lại

Có TK 532- Giảm giá hàng bán

Sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển

số liệu sang nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ cái tài khoản 511 và các sổ khác có liên quan

3.2.2 Về phương thức ghi chép.

Thứ nhất, Tổng công ty cần có sự điều chỉnh về phần mềm kế toán Fast để

có thể theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng Bên cạnh việc mở các

sổ chi tiết GVHB, DT… cho từng đơn vị kinh doanh, cần mở thêm các sổ chi tiết cho từng nhóm hàng hóa Nhờ đó có thể xác định được kết quả tiêu thụ của từng nhóm mặt hàng, biết được việc kinh doanh mặt hàng nào hiệu quả, mặt hàng nào kém hiệu quả để có biện pháp khắc phục và ra các quyết định kinh doanh phù hợp

Thứ hai, đối với các hàng hóa trong kho của Tổng công ty, dù thời gian lưu

kho và giảm giá so với giá trị thuần có thể thực hiện được không nhiều kế toán vẫn phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng hóa bị giảm giá

Phương pháp hạch toán:

Mức dự phòng

giảm giá hàng

tồn kho

=

Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo

*

Giá gốc hàng tồn kho theo sổ

kế toán

-Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cuối kỳ kế toán sau, tính mức dự phòng cần lập, nếu:

+ Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm:

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

+ Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Ví dụ: Mặt hàng nem hải sản đông lạnh Hapro tồn kho công ty 300 gói, tổng giá ghi sổ của số hàng này là 4.050.000 đồng, hạn sử dụng đến ngày 15/01/2009.

Ngày 31/12/2008, số hàng nem hải sản đông lạnh Hapro có nguy cơ bị giảm giá so với giá trị có thể thực hiện được do có khả năng bị hết hạn, hoặc phải bán hạ giá trước ngày hết hạn Do đó kế toán cần phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng này Giá trị thuần có thể thực hiện được của số hàng hóa này nếu bán thanh lý là 3.300.000 đồng

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho=4.050.000 – 3.300.000 = 750.000

Cuối kỳ kế toán kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản:

Nợ TK 632: 750.000

Có TK 159: 750.000

Thứ ba, với trường hợp hàng mua vận chuyển thẳng cho khách hàng không

qua kho, kế toán không được hạch toán vào tài khoản 156- Hàng hóa mà hạch toán qua tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường

Phương pháp hạch toán:

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho, kế toán ghi:

+ Phản ánh giá mua:

Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331- Phải trả người bán

+ Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán

Có TK 151- Hàng mua đang đi đường

+Phản ánh doanh thu:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311- Thuế GTGT đầu ra

3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh

Nền kinh tế thế giới hiện nay đang chìm trong cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và nền kinh tế nước ta cũng không nằm ngoài vùng ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng này Bên cạnh đó, nền kinh tế đất nước mở cửa tạo điều kiện cho việc thâm nhập thị trường nội địa của rất nhiều các doanh nghiệp nước ngoài Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt đó, các doanh nghiệp trong nước muốn đứng vững và phát triển phải tìm cho mình chiến lược phát triển hiệu quả, phát huy tối đa thế mạnh nguồn lực hiện có, đồng thời khắc phục những nhược điểm còn tồn tại

Tổng công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh có hiệu quả và đã tìm được chỗ đứng trên thị trường Tuy nhiên, trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, Tổng công ty vẫn cần rất nhiều nỗ lực để tiếp tục

phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như các doanh nghiệp trong nước, khẳng định lại vị thế của mình trên thị trường

Như đã nói ở trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau, bên cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn còn những lĩnh vực chưa phát huy được hiệu quả tối ưu do việc phân bổ nguồn lực không đồng đều cho các lĩnh vực kinh doanh Trước hết, Tổng công ty cần xem xét lại danh mục lĩnh vực hoạt động, lĩnh vực nào hoạt động hiệu quả thì cần tiếp tục phát huy thế mạnh, lĩnh vực nào hoạt động kém hiệu quả thì phải tìm ra nguyên nhân để khắc phục hoặc cắt giảm bớt để tập trung nguồn lực phát triển các lĩnh vực khác Ví dụ như mặt hàng Nem hải sản đông lạnh của Hapro

ít được người tiêu dùng biết tới và chủ yếu được tiêu thụ tại chuỗi cửa hàng Hapro Mart

Để tiếp thị hình ảnh của mình đến gần hơn với người tiêu dùng, Tổng công

ty cần đầu tư nhiều hơn cho chi phí quảng cáo sản phẩm, thương hiệu Đây là một cách hữu hiệu để người tiêu dùng gần gũi hơn với sản phẩm của Hapro, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề

Việc bố trí mạng lưới tiêu thụ sản phẩm cũng cần được thực hiện khoa học

và hợp lý hơn Có rất nhiều điểm kinh doanh của Tổng công ty có vị trí rất thuận lợi nhưng chưa được đầu tư mặt bằng cửa hàng sang trọng, lịch sự, vì vậy không thu hút được nhiều khách hàng Đây là một điều rất đáng tiếc Về khoảng cách giữa các điểm kinh doanh cần được bố trí một cách hợp lý hơn, các cửa hàng kinh doanh cùng các nhóm hàng không nên bố trí quá gần nhau gây lãng phí chi phí mà không đem lại hiệu quả

Xem xét cụ thể về tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua hai năm 2007

và 2008:

Trích Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội :(Đơn vị: Triệu đồng)