HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRÀNG THI

Mô hình này có các ưu điểm là cho phép công tác kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị, trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về qu

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI

TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRÀNG THI

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Trung tâm Thương mại dịch vụ Tràng Thi

3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riêng đều tìm mọi biện pháp để tạo ra nhiều doanh thu nhất với chi phí thấp nhất và lãi thu được nhiều nhất Để đạt được mục tiêu này, bất kì người quản lý nào cũng nhận thức được và đề cao tầm quan trọng, vai trò của thông tin kế toán Hệ thống thông tin sử dụng để ra quyết định quản lý được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng thông tin kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu được

Kinh doanh thương mại là hoạt động kinh doanh diễn ra trong khâu lưu thông với các hoạt động cơ bản là mua, bán và dự trữ hàng hóa Do đó, kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm khác biệt so với các loại hình kinh doanh khác Trong doanh nghiệp thương mại, vấn đề tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ là vấn đề sống còn và quan trọng nhất Do vậy, kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là một phần rất quan trọng trong kế toán doanh nghiệp thương mại Nhận thức được điều đó, nhất là trong hoàn cảnh nền kinh tế nước ta đã hội nhập với kinh tế thế giới, kinh tế phát triển mạnh, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ với mức tăng trưởng hàng năm 20%, Ban Giám đốc Trung tâm TMDV Tràng Thi luôn coi trọng công tác kế toán của đơn vị

Kể từ khi thành lập, Trung tâm TMDV Tràng Thi đã trưởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt trong quản lý kinh doanh nói chung cũng như trong công tác kế toán nói riêng Cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể nhân viên trong Trung tâm, tập thể phòng kế toán không ngừng trau dồi trình độ nghiệp vụ

của mình nhằm nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán, đóng góp tích cực vào công tác quản lý tài chính của Trung tâm Từ đó, Trung tâm có thể phát triển

và mở rộng hoạt động kinh doanh đảm bảo sinh lời và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Thực tế, ban lãnh đạo của Trung tâm đã đưa ra nhiều giải pháp kinh doanh có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn để hoà nhịp với cơ chế thị trường

Trung tâm áp dụng mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán của Trung tâm Mô hình kế toán tập trung khá phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Trung tâm hiện nay

Mô hình này có các ưu điểm là cho phép công tác kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị, trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về quản lý trong toàn đơn vị; cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời; thuận lợi cho việc phân công kế toán theo hướng chuyên môn hóa; và cho phép tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí

Tuy nhiên, về lâu dài, mô hình này không phù hợp với đơn vị kinh doanh phân tán về địa điểm Thực tế hiện nay, Trung tâm không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh với nhiều cửa hàng nằm phân tán trên các tuyến phố, mỗi cửa hàng kinh doanh các mặt hàng khác nhau Điều này phần nào ảnh hưởng đến việc ghi nhận, xử lý các thông tin kế toán của đơn vị do chứng từ phát sinh không thể tập hợp về bộ phận kế toán hàng ngày mà phải nộp định kì

Việc tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm TMDV Tràng Thi là khá gọn nhẹ Tuy nhiên, số lượng nhân viên, kế toán viên của Trung tâm còn ít, nên ảnh hưởng đến sự chuyên môn hóa lao động, quy trình luân chuyển chứng từ, cũng như công tác kế toán các phần hành cụ thể

Đội ngũ kế toán của Trung tâm là những người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm nên đã đáp ứng được khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng công tác kế toán tại Trung tâm Song, là một đơn vị kinh

doanh thương mại với quy mô lớn, kinh doanh rất đa dạng các mặt hàng, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều mà bộ máy kế toán chỉ gồm 5 kế toán viên và một kế toán trưởng thì khối lượng công việc mỗi người phải đảm nhận là rất lớn

Việc phân công lao động kế toán bao gồm kế toán trưởng đảm nhận nhiệm

vụ kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính, kế toán quầy đảm nhận từ việc thu thập chứng từ, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ phát sinh ở từng quầy hàng như công nợ phải thu phải trả, hàng tồn kho, doanh thu, vốn bằng tiền Điều này đảm bảo không có sự chồng chéo về công tác kế toán Tuy nhiên, việc kế toán quầy hàng phải đảm nhận quá nhiều phần hành kế toán, chưa có sự phân định rõ các phần hành kế toán cũng là một hạn chế Thông tin kế toán chi tiết nằm phân tán ở các kế toán quầy Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp mất nhiều thời gian do thông tin

số liệu không tập trung Kế toán trưởng phải đảm nhận khối lượng công việc lớn nên có thể ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo và thời gian lập báo cáo bị kéo dài Như vậy, việc thu nhận và xử lý thông tin kế toán vẫn chưa phát huy được hết tác dụng, khả năng cung cấp các thông tin, số liệu cho công tác quản lý còn bị hạn chế Trung tâm nên tiến hành một số biện pháp tổ chức lại bộ máy kế toán theo hướng chuyên môn hóa, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán viên, tuyển dụng thêm lao động kế toán thông qua tổ chức thi tuyển đầu vào, đưa ra các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm cho cán bộ kế toán để đảm đương các nhiệm vụ theo yêu cầu mới của Trung tâm

3.1.2 Về hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ và quy trình luân chuyển chứng từ

Nhìn chung, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng tại Trung tâm TMDV Tràng Thi đã theo đúng những quy định, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Hệ thống chứng từ sử dụng theo mẫu ban hành tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 Tuy nhiên, một số chứng từ vẫn theo

hệ thống chứng từ cũ ban hành theo Quyết định số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng các chứng từ do Trung tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh thương mại Điều này làm ảnh hưởng tới tính thống nhất trong các mẫu biểu kế toán, chưa thực sự thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán

Về cơ bản hệ thống chứng từ về kế toán tiêu thụ và hạch toán ban đầu đã đảm bảo ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì

Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, từ đó giúp ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán theo hình thức ghi sổ phù hợp

Các chứng từ được lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đúng quy định, thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán Trung tâm đã đưa công tác chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiêu thụ nói riêng vào nề nếp và duy trì thực hiện một cách nghiêm túc

3.1.3 Về hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ

Trung tâm đã áp dụng đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên, có thể thấy việc vận dụng các tài khoản chi tiết chưa thực sự linh hoạt và phát huy được hết tác dụng Để thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi chủng loại hàng hóa, mỗi mặt hàng cần phải sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết hợp lý và hiệu quả hơn Từ đó, các thông tin kế toán mới thật sự giúp ích cho hoạt động phân tích, đánh giá và quản lý của Trung tâm

Các tài khoản về kế toán tiêu thụ của Trung tâm hiện nay chỉ được phân chia chi tiết theo 2 mức thuế suất thuế GTGT là 5% và 10% Ví dụ: Tài khoản 156 – Hàng hóa được phân làm 2 tài khoản cấp 2 là TK 156A – Giá mua hàng hóa thuế suất 10% và TK 156B – Giá mua hàng hóa thuế suất 5% Tài khoản 5111 - doanh

thu bán hàng hóa được phân làm 2 tài khoản chi tiết là TK 5111A – Doanh thu bán hàng hóa thuế suất 10% và TK 5111B – Doanh thu bán hàng hóa thuế suất 5% Điều này mới chỉ phục vụ cho mục đích tính thuế GTGT, phục vụ cho công tác báo cáo thuế chứ chưa trợ giúp cho công tác đánh giá doanh thu, giá vốn, lợi nhuận của từng chủng loại, mặt hàng Như vậy, thông tin kế toán chưa thể phục vụ cho các quyết định kinh doanh một cách đắc lực nhất Một đơn vị thương mại phải tiến hành đánh giá thị trường và đánh giá được mặt hàng nào kinh doanh có lãi nhất, mặt hàng nào kinh doanh kém hiệu quả Khi phòng kinh doanh yêu cầu kế toán cung cấp tình hình doanh thu, giá vốn, lợi nhuận của nhóm hàng, mặt hàng nào đó thì kế toán sẽ gặp khó khăn do không phân tách thành các tài khoản chi tiết một cách hợp lý Theo em, Trung tâm nên thiết lập một hệ thống tài khoản chi tiết một cách khoa học, hợp lý để có thể cung cấp các chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp, từ đó cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời nhất, phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp

3.1.4 Về bộ sổ kế toán tiêu thụ

Việc tổ chức sổ kế toán của Trung tâm TMDV Tràng Thi theo hình thức Nhật

ký - Chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn với số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, trình độ nghiệp vụ kế toán cao và dễ chuyên môn hóa lao động kế toán Hệ thống sổ kế toán về tiêu thụ của Trung tâm đã đảm bảo hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, giúp phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng Việc ghi sổ kế toán đảm bảo dựa trên các chứng từ gốc, chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp

Tuy nhiên, do đặc điểm của hình thức kế toán mà Trung tâm áp dụng là hình thức Nhật kí – chứng từ rất phức tạp về kết cấu, mẫu sổ, quy mô sổ lớn về lượng và loại nên cũng ảnh hưởng phần nào đến công tác tổng hợp lập báo cáo tài chính cuối

kì Mặt khác, nó cũng là một bất cập khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác

kế toán

3.1.5 Về hệ thống báo cáo kết quả tiêu thụ

Việc vận dụng hệ thống báo cáo kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm theo đúng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, bước đầu đã cung cấp được những thông tin cần thiết, thiết yếu cho công tác quản lý của Trung tâm và cho các cơ quan quản lý nhà nước Việc lập và trình bầy báo cáo tài chính về cơ bản đã tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bầy báo cáo tài chính

Việc lập các báo cáo tài chính của Trung tâm căn cứ vào số liệu sau khi khóa

sổ kế toán Các báo cáo đã phần nào đảm bảo được tính trung thực, hợp lý, lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định, đúng nội dung, phương pháp và trình bày một cách nhất quán giữa các kỳ kế toán Các báo cáo kế toán đều được người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu

Trung tâm không thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng

nợ phải thu khó đòi nên trong báo cáo tài chính không phản ánh các chỉ tiêu này Điều này chưa đảm bảo sự tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dẫn tới có thể làm sai lệch phần nào thông tin tài chính trên các báo cáo tài chính

Hiện nay, Trung tâm không thực hiện việc tính giá vốn cho hoạt động cung cấp dịch vụ Do tỉ trọng doanh thu cung cấp dịch vụ trên tổng doanh thu là rất nhỏ nên Trung tâm ghi nhận toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ vào chi phí bán hàng Ví dụ, trị giá vật liệu, phụ tùng xuất để thay thế sửa chữa được ghi nhận vào giá vốn hàng bán, chi phí lương nhân viên kỹ thuật được tính vào chi phí lương nhân viên bán hàng, các chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác liên quan đến cung cấp dịch vụ cũng được hạch toán thẳng vào chi phí bán hàng Do vậy, ta có thể thấy trên tờ kê chi tiết hàng hóa bán ra tài khoản 511 – quầy đồ điện, giá vốn của dịch vụ sửa chữa là bằng 0 Với cách hạch toán như vậy,

tổng doanh thu và tổng chi phí của Trung tâm không thay đổi, dẫn đến lợi nhuận không bị sai lệch gì, nhưng điều này chưa đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí và các điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch

vụ theo Chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Trung tâm Thương mại dịch vụ Tràng Thi

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Trung tâm TMDV Tràng Thi đang áp dụng mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán của Trung tâm Điều này khá phù hợp với quy mô và tổ chức bộ máy của Trung tâm theo mô hình tập trung Biên chế bộ máy kế toán của Trung tâm tương đối mỏng chỉ có 5 kế toán viên, tuy nhiên với biên chế như vậy vẫn phải đảm bảo thực hiện tốt toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp, nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thiết kế theo kiểu tập trung nhằm đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng đối với toàn bộ công tác kế toán

Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nên thiết kế như sau:

- Phòng kế toán tài chính của Trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và thống kê đơn vị

- Tại các cửa hàng trực thuộc, các bộ phận trực thuộc (như quầy) đều không có tổ chức kế toán riêng, mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán, sử dụng chính nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn (3 ngày, 5 ngày…) chuyển chứng từ ban đầu về Phòng kế toán – tài chính của đơn vị để ở đây tiến hành việc ghi chép kế toán

Thiết kế mô hình như vậy sẽ tập trung hoá công tác kế toán, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho quản lý kinh tế – tài chính tập trung ở đơn vị,

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

vốn bằng

tiền, thanh

toán, tài sản cố

định, hàng

tồn kho

Kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ , kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tổng hợp và kiểm tra.

thuận tiện cho việc phân công lao động trong phòng kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật tính toán (máy vi tính, phần mềm kế toán) và công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị Cụ thể có thể khái quát như mô hình như sau:

Sơ đồ 3.1: Mô hình hoàn thiện bộ máy kế toán tại Trung tâm TMDV

Tràng Thi

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong mô hình bộ máy kế toán trên có thể khái quát như sau:

- Bộ phận kế toán theo dõi vốn bằng tiền, kế toán thanh toán, TSCĐ, hàng tồn kho:

+ Thực hiện kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vốn bằng tiền, các loại tiền vay, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, kể cả thanh toán trong và ngoài đơn vị

+ Thực hiện kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tài sản cố định, hàng tồn kho

- Bộ phận kế toán hàng tồn kho, tiêu thụ - kết quả tiêu thụ, tiền lương và bảo hiểm xã hội.

+ Tính lương và các khoản trích theo lương cho các bộ phận trong đơn vị, lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, trích BHXH phải chi trả cho người lao động ốm đau, thai sản

+ Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng, dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu ra - đầu vào

+ Tính trị giá vốn của hàng hoá xuất kho và phân bố chi phí thu mua cho hàng đã bán

+ Lập báo cáo kế toán nội bộ về doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận

+ Thống kê các chỉ tiêu liên quan đến hàng hoá và tiêu thụ

- Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán:

Hạch toán kế toán có chức năng kiểm tra, vì vậy mọi kế toán ở các bộ phận

kế toán khi ghi chép kế toán đều phải kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi ghi sổ Các phần hành kế toán có liên quan chặt chẽ với nhau, cuối kỳ phải tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận theo hệ thống và trình tự nhất định để phản ánh được các quá trình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị trong kỳ kế toán Trong quá trình tổng hợp toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong kỳ cũng phải tiến hành kiểm tra việc ghi chép, xử lý thông tin ở bộ phận kế toán phần hành trong mối quan hệ với các bộ phận kế toán phần hành khác và với bộ phận kế toán tổng hợp

+ Tiến hành kế toán các nghiệp vụ chưa phân công cho các bộ phận kế toán trên như các nghiệp vụ về hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, nguồn vốn chủ sở hữu, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán ở các bộ phận kế toán đã ghi chép

và hệ thống hoá trong kỳ

+ Tiến hành kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán Lập Bảng cân đối tài khoản

+ Lập các báo cáo tài chính

- Kế toán trưởng:

+ Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán tài chính tại Trung tâm TMDV Tràng Thi, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ban giám đốc về công tác quản lý tài chính kế toán

+ Phụ trách công việc chung toàn phòng, phân công, đôn đốc, kiểm tra các thành viên thực hiện các công việc được giao

+ Quan hệ giao dịch với Ngân hàng, cơ quan Thuế và các cơ quan chức năng khác để thực hiện tác nghiệp của Phòng

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ

Như đã phân tích ở trên, Trung tâm TMDV Tràng Thi nên thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ bao gồm các tài khoản chi tiết một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời nhất, phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp các tài khoản liên quan đến kế toán tiêu thụ như tài khoản 156, 131, 511, 632 nên được chi tiết như sau:

Tài khoản 156 – Hàng hóa: chi tiết thành các tài khoản cấp 2, 3 và 4 như

sau:

TK 1561 – Giá mua hàng hóa

TK 15611 – Giá mua hàng hóa quầy điện tử âm thanh

156111 - Hàng điện tử âm thanh thuế suất 10%

156112 - Hàng điện tử âm thanh thuế suất 5%

TK 15612 – Giá mua hàng hóa quầy điện máy tổng hợp

156121 - Hàng điện máy tổng hợp thuế suất 10%

156122 - Hàng điện máy tổng hợp thuế suất 5%