1 Chuyên đề thực tập THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 2.1/ Hàng hoá và quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty 2.1.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và thị trường tiêu thụ Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là thảm trải sàn, các loại mành, rèm có xuất xứ từ nhiều nước trên thế giới. Thị trường nhập khẩu hàng hóa chủ yếu từ các nước Châu Á (chiếm 80% số lượng hàng nhập khẩu) như Hàn Quốc, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan . Phần còn lại từ các nước Châu Âu như Bỉ, Hoa Kỳ . Sản phẩm có chất lượng cao, đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã, chiếm được sự tin cậy của khách hàng. Tuy nhiên, các mặt hàng này là loại hàng hoá tiêu dùng cao cấp, nhằm mục đích nâng cao chất lượng không gian sống cho người tiêu dùng. Nhu cầu sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào thu nhập, mức sống của người dân. Chính vì thế mà đối tượng sản phẩm hướng tới là tầng lớp có thu nhập trung bình và cao trong xã hội. Do quan điểm tiêu dùng của người Việt Nam thường chú trọng trang trí nhà cửa, thay mới đồ đạc cũ vào thời điểm cuối năm để đón tết cổ truyền, cầu chúc năm mới tốt lành. Hơn nữa do đặc thù của mặt hàng kinh doanh chính của công ty là mặt hàng thảm trải sàn, nên vào mùa đông nhu cầu về thảm mới tăng cao. Do vậy thời điểm cuối năm là thời điểm lượng hàng tiêu thụ nhiều. Cho nên công ty luôn chú trọng khâu tiêu thụ ở thời điểm này, có những chính sách kích cầu như tăng cường quảng cáo, khuyến mại . Thị trường tiêu thụ chủ yếu là ở khu vực Miền Bắc và tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh . 1 2 Chuyên đề thực tập 2.1.2/ Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán Tại công ty áp dụng cả 2 hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Nhìn chung, thói quen tiêu dùng những mặt hàng này tại nước ta thường ngược với trình tự xây dựng. Nếu như ở các nước phát triển, việc thiết kế, xây dựng các công trình luôn tính đến việc thiết kế, trang trí nội thất bên trong nhằm tạo dựng một không gian sống thoải mái, tiện nghi và đẹp thì ở nước ta, thường không có sự thiết kế nội thất trước mà hầu như đều do người dân tự cóp nhặt, chắp vá đồ dùng tuỳ theo mục đích sử dụng và sở thích của họ. Do vậy phương thức bán hàng chủ yếu tại công ty là bán lẻ. Tại công ty chấp nhận phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp hoặc thanh toán qua ngân hàng đối với các khách hàng ở xa hoặc số tiền giao dịch lớn. Điều này tạo ra sự linh hoạt và thuận lợi với khách hàng khi mua hàng tại công ty. Tuy nhiên trong những năm trở lại đây, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao nên việc trang trí nội thất ngày được chú trọng. Thêm vào đó, với uy tín và vị thế của Quốc Minh trên thị trường buôn bán vật liệu trang trí nội thất và với mối quan hệ với nhiều khách hàng lớn nên công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng, phương thức bán hàng qua hợp đồng đang ngày chiếm vai trò quan trọng, mang lại doanh thu lớn, lợi nhuận cao cho công ty. Phương thức thanh toán của công ty cũng rất đa dạng, tuỳ vào thoả thuận giữa hai bên mà có các hình thức thanh toán khác nhau. Công ty chấp nhận mọi hình thức thanh toán có thể để tìm mọi cách thu hút khách hàng tốt nhất. Đối với những khách hàng lẻ, vãng lai thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Còn đối với những khách hàng lớn, thường xuyên, các hợp đồng, dự án có giá trị lớn, có thể thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt, đặt trước một phần hay thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định, cũng có thể là bù trừ công nợ . 2 3 Chuyên đề thực tập 2.1.3/ Các chính sách kinh doanh Quốc Minh luôn chủ động tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, những thay đổi về thị hiếu của người dân để có thể đưa ra được các chính sách kinh doanh hiệu quả và đúng đắn. Về chính sách giá cả: Tại công ty áp dụng một chính sách giá linh hoạt, nhưng vẫn đảm bảo được sức cạnh tranh trên thị trường. Mức giá của các sản phẩm công ty đưa ra tuỳ thuộc vào: - Từng chủng loại mặt hàng: Đối với từng loại mặt hàng khác nhau thì giá cả cũng khác nhau. - Từng thời điểm kinh doanh: Quốc Minh luôn chú ý đưa ra các chính sách giá cả phù hợp với những biến động của thị trường. Khi giá vật liệu nội thất nhập khẩu giảm thì giá của các sản phẩm bán trong nước cũng giảm tương ứng. Tuy nhiên công ty luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm là hàng đầu, không vì chạy theo lợi nhuận mà cung cấp những sản phẩm không đảm bảo chất lượng hoặc có chất lượng kém. Chính vì thế, Quốc Minh là địa điểm tin cậy của các khách hàng cũng như của các nhà sản xuất thảm và vật liệu trang trí nội thất uy tín trong khu vực và trên toàn thế giới. - Mối quan hệ với khách hàng: Giá cả của sản phẩm còn tủy thuộc vào khách hàng là thường xuyên hay là khách lẻ, vãng lai. Đối với các khách hàng lớn, thường xuyên, công ty có các chính sách ưu đãi như giảm giá hàng bán hay chiết khấu thương mại cho khách hàng. Về chính sách bảo hành: Công ty tiến hành bảo hành từ 6 – 12 tháng cho tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật miễn phí cho các công trình, dự án lớn khi hết hạn bảo hành. Đây là chính sách nhằm thu hút khách hàng, là lợi thế của công ty so với các đối thủ cạnh tranh vì dịch 3 4 Chuyên đề thực tập vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng tốt có thể khẳng định được uy tín và chất lượng của công ty trên thị trường. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn chú trọng quảng bá hình ảnh của mình tới các khách hàng thông qua tác phong phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng. Công ty còn xây dựng và thiết kế một website riêng nhằm cung cấp các thông tin chung về công ty cũng như các thông tin về sản phẩm do công ty phân phối như tính năng, kiểu dáng, mẫu mã, màu sắc, xuất xứ ., hỗ trợ các khách hàng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, hội nhập kinh tế giúp tiếp nhận nhiều tiến bộ khoa học, công nghệ mới cũng như đón nhận nguồn vật liệu trang trí nội thất từ nước ngoài vào làm nóng thị trường này, rất đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, đáp ứng tối đa nhu cầu của người tiêu dùng. Điều này tạo ra nhiều thời cơ và thách thức đối với Quốc Minh. Công ty đã chủ động nắm bắt thị trường nhằm tận dụng mọi nguồn lực, khai thác triệt để mọi thế mạnh của mình và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường để có thể không những trụ vững mà còn có những bước phát triển vững chắc. 2.1.4/ Chứng từ sử dụng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và quy trình ghi sổ của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại công ty Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, kế toán sử dụng các chứng từ sau: • Các chứng từ bán hàng như: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, bảng kê hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; • Các chứng từ về hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho; • Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng; 4 5 Chuyên đề thực tập • Các chứng từ khác liên quan tới nghiệp vụ bán hàng. Các chứng từ như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại cuống và 1 liên dùng luân chuyển nội bộ và ghi sổ kế toán. Tại công ty áp dụng phần mềm Fast Accounting 2006 nên quy trình kế toán nghiệp vụ bán hàng được khái quát như sau: Từ các chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ bán hàng diễn ra như đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho hàng hóa, phiếu thu . Kế toán các phần hành nhập dữ liệu vào máy vi tính và lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký số chứng từ ghi sổ. Sau đó, phần mềm Fast Accounting sẽ tự động xử lý, kết chuyển số liệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết và sổ Cái tương ứng. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển và in ra các Báo cáo tài chính. Chứng từ gốc (Hóa đơn VAT, PXK, Phiếu thu…) Nhập số liệu trên máy tính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết 1561, 632, 511, 6421,… Sổ Cái các tài khoản 1561, 511, 632, 6421, 133, 333… Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính H 2.1: Quy trình ghi sổ của nghiệp vụ bán hàng Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 5 6 Chuyên đề thực tập 2.2/ Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1/ Phương pháp tính giá hàng xuất bán Tại công ty, khi mua hàng hóa, những chi phí phát sinh liên quan tới việc mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí chuyển tiền, phí lưu kho, lưu bãi, .của lô hàng nào thì công ty tính luôn vào giá trị của lô hàng đó. Do hoạt động mua hàng của công ty chủ yếu thông qua hoạt động nhập khẩu nên việc nhập khẩu hàng hoá thường với số lượng nhiều và ổn định, đảm bảo phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, chi phí thu mua có thể xác định riêng rẽ cho từng lô hàng mà không cần tập hợp vào tài khoản 1562 “chi phí mua hàng”. Do đặc thù của hoạt động công ty là nhập khẩu hàng hóa, nên ngoài các chi phí mua hàng, giá thực tế hàng mua còn bao gồm cả thuế nhập khẩu. Công ty tiến hành nhập khẩu theo giá CIF, tức là giá hàng hóa giao tại biên giới nước mua (nước nhập khẩu), không bao gồm các khoản chi phí liên quan trong khi vận chuyển hàng tới nơi giao nhận. Trị giá hàng mua về được tính như sau: Giá mua trên hóa đơn Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu = − + + Ví dụ: Ngày 02 tháng 12 năm 2008, công ty nhập khẩu một lô hàng thảm Floral từ Bỉ với tổng giá thanh toán cho người bán là 215.865.460 VNĐ. Công ty đã thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản, phí thanh toán là 304.815 VNĐ, phí vận chuyển, lưu kho là 604.000 VNĐ, thuế nhập khẩu là 25.903.855 VNĐ. Vậy: Giá thực tế của lô hàng thảm Floral là: Các khoản CKTM, giảm giá hàng bán Giá thực tế hàng mua 6 7 Chuyên đề thực tập 215.865.460 + 304.815 + 604.000 + 25.903.855 = 242.678.130 VNĐ Khi hàng về kho, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.1) làm thủ tục nhập kho hàng hóa. 7 8 Chuyên đề thực tập Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người giao hàng: Đơn vị: DV0237 – Công ty Smile Carpet Địa chỉ: Bỉ Số hóa đơn: 0030603 Seri: Ngày: 02/12/2008 Nội dung: Nhập khẩu thảm Tài khoản có: 331 – Phải trả người bán Mã kho Tên vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền KH01 ……… ………. ………. ……… ………. TB0001 – Thảm Floral …………………………. …………………………. …………………………. …………………………. ………………………… 1561 … . …… ……. ……. ……. m 2 … . … . … . … . … . 7.548 ………. ………. ………. ………. ………. 28.599 ………. …… . ………. ………. ………. 215.865.460 …………… ……………. …………… …………… ……………. Tổng cộng tiền hàng Tổng chi phí 215.865.460 0 Tổng cộng tiền thanh toán Thuế nhập khẩu Tổng cộng Thuế GTGT hàng nhập khẩu 215.865.460 25.903.855 241.769.315 24.176.932 Bằng chữ: Hai trăm mười lăm triệu, tám trăm sáu mươi lăm nghìn, bốn trăm sáu mươi đồng chẵn Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người giao hàng (Ký, Họ tên) Người nhận hàng (Ký, Họ tên) 8 9 Chuyên đề thực tập Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp trung bình tháng. Theo đó: Giá trị hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quân tháng Trong đó: Giá trị hàng hoá tồn đầu tháng + nhập trong tháng = Đơn giá bình quân tháng Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng + nhập trong tháng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán chưa ghi nhận giá vốn hàng bán ngay, mà đến cuối tháng, kế toán mới tập hợp chứng từ, tính và ghi nhận giá vốn hàng xuất kho thông qua đơn giá trung bình tháng. Ví dụ: Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa tháng 12 năm 2008, có số liệu sau: Thảm Floral – TB0001: - Tồn đầu tháng: 1.350 m 2 , có giá trị 43.378.875 VNĐ - Nhập trong tháng: 7.548 m 2 , có giá trị 242.678.130 VNĐ - Xuất trong tháng: 4.250 m 2 Như vậy: Đơn giá bình quân tháng = Giá trị của hàng xuất trong tháng là: 4.250 x 32.148,5 = 136.631.125 VNĐ 2.2.2/ Tài khoản, sổ sách sử dụng Để hạch toán tình hình tăng giảm hàng hoá và giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và tài khoản 1561 “Hàng hoá”. Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. Sổ tổng hợp sử dụng gồm Sổ Cái TK 632, Sổ Cái TK 156; sổ chi tiết sử dụng gồm sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá. 43.378.875 + 242.678.130 32.148,5 VNĐ = 1.350 + 7.548 9 10 Chuyên đề thực tập 2.2.3/ Quy trình kế toán Phòng kinh doanh trình lên giám đốc phê duyệt lập các kế hoạch kinh doanh (đối với phương thức bán lẻ) hoặc các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế của khách hàng (đối với phương thức bán buôn). Sau khi được giám đốc công ty phê duyệt, Kế toán lập phiếu xuất kho (Biểu số 2.2) chuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và cơ sở để ghi thẻ kho (Biểu số 2.3) cho số lượng hàng hóa xuất bán. Do tại công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp trung bình tháng nên tại thời điểm lập phiếu xuất kho chưa có thông tin gì về giá thực tế của hàng xuất bán nên ở cột “Đơn giá” và “Thành tiền” sẽ để trống. Ví dụ: Tại ngày 04/12/2008, Công ty xuất bán một lô hàng thảm Floral cho công ty cổ phần Hàng Kênh theo đơn đặt hàng số 127. Kế toán hàng tồn kho sẽ lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ vào thẻ kho như sau: 10 [...]... nhuận cho công ty Công tác tiêu thụ hàng hóa không tốt có thể gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp, làm ứ đọng hàng hóa và thậm chí nếu tình trạng này kéo dài có thể dẫn doanh nghiệp tới việc phá sản Chính vì thế, Quốc Minh rất coi trọng việc nâng cao hiệu quả chi phí bán hàng nhằm thúc đẩy công tác tiêu thụ lượng hàng một cách tối đa với chi phí tối thiểu Tại công ty TNHH Quốc Minh, chi phí bán hàng bao... dấu) 19 Chuyên đề thực tập 2.3/ 19 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá 2.3.1/ Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa 2.3.1.1/ Tài khoản, sổ sách sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán công ty sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng lĩnh vực hoạt động, cụ thể: o 5111 – Doanh thu bán hàng nội thất; o 5113... phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa (Biểu số 2.18) gửi về phòng kế toán Đây là căn cứ để kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng cho số lượng hàng bán lẻ Sau đó vào sổ kế toán tương tự như bán buôn 33 Chuyên đề thực tập 33 Biểu số 2.18: Bảng kê bán lẻ hàng hóa CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA Ngày 01/12/2008 STT 01 02 03 04 05 Tên hàng hóa TM0028 – Thảm... 31 Chuyên đề thực tập 31 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 32 Chuyên đề thực tập 32 Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Hàng hóa được bán lẻ tại cửa hàng của công ty và khách hàng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt Tuy nhiên, nếu khách hàng ở xa mua hàng hoặc số tiền giao dịch lớn (trên 10 triệu), công ty chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản Thời hạn thanh toán không quá 3 ngày kể từ ngày bán hàng Điều này... biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hiện nay, tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu Do công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm, uy tín của công ty đặt lên hàng đầu nên hầu như không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Công ty cũng không áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng. .. tạo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng và cũng là một trong những điểm tạo nên sự khác biệt giữa Quốc Minh so với các công ty khác, khẳng định khẩu hiệu vì lợi ích khách hàng của công ty Quy trình ghi sổ kế toán đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa cũng tương tự như bán buôn, chỉ khác ở chỗ: Khi khách hàng yêu cầu mua hàng nhưng không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán không cần lập hóa đơn giá trị... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 24 Chuyên đề thực tập 24 Để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, hàng ngày kế toán căn cứ vào bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra để lập các chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.12) Phần mềm Fast sẽ tự động kết chuyển lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.13) và sổ Cái tài khoản 511 (Biểu số 2.14) Biểu số 2.12: Chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH. .. Chuyên đề thực tập 29 Biểu số 2.16.: Sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 4.945.489.021 Chứng từ Ngày Số …… …… 04/1 HD661 2 1 04/1 HD661 2 1 Khách hàng ………… DR0286 Công ty cổ phần Hàng Kênh DR0286 Công ty cổ phần Hàng Kênh... được mở chi tiết cho từng mặt hàng Và kế toán hàng tồn kho vào sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.5) Biểu số 2.4: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tên hàng hóa: TB0001 – Thảm Floral Tháng 12/2008 Dư đầu tháng: 0 Chứng từ Ngày Số hiệu tháng A B Diễn giải C Xuất bán cho công ty CP Hàng Kênh TK đối ứng D Số tiền Nợ Có... Chuyên đề thực tập 30 Biểu số 2.17: Bảng cân đối phát sinh công nợ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 109B1 – Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 S T T M ã kh ác h 1 DR0 347 2 DR0 286 3 DR0 147 … …… 16 9 DR0 508 … 18 5 Số dư đầu kỳ Tên khách … DR0 366 Chi nhánh công ty nội thất Hòa Phát Công ty cổ phần Hàng Kênh . đề thực tập THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 2.1/ Hàng hoá và quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty 2.1.1/ Đặc điểm hàng. trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và quy trình ghi sổ của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại công ty Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, kế toán sử dụng