THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Với đặc thù của ngành nghề kinh doanh phần mềm máy tính và các dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ nói chung

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

2.1 Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty

Với đặc thù của ngành nghề kinh doanh phần mềm máy tính và các dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ nói chung và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST nói riêng, nên

kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty có một số đặc điểm chính như sau:

• Sản phẩm của công ty phần lớn là dịch vụ và các phần mềm kế toán, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá thông thường khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiệu thụ, nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng như cài đặt chương trình

kế toán, dịch vụ bảo trì, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ…do đó, công ty không sử dụng tài khoản 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

• Là ngành dịch vụ có những đặc thù riêng, Công ty không sử dụng các tài khoản TK 622- chi phí nhân công trực tiếp, và TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong hạch toán chi phí

• Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, Công ty đã mở thêm hai chi nhánh tại TP HCM và Đà Nẵng, trụ sở chính đặt tại Hà Nội Các bộ phận này có thể thực hiện hộ các hợp đồng cho nhau, do đó công ty sử dụng TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ chủ yếu để theo dõi các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận, cũng như chi tiết TK 623 thành

6329- giá vốn thuê nội bộ và TK 911 thành TK 9119- xác định kết quả kinh doanh nội bộ.

• Công ty chính FHN cuối năm lập báo cáo tài chính của riêng HN và tổng hợp với các quyết toán do chi nhánh FSG, FDN gửi ra để lên báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế Các chi nhánh FSG và FĐN là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, báo cáo hàng tháng thuế đầu vào và đầu ra cho cơ quan thuế TP HCM.và TP Đà nẵng, quyết toán cuối năm doanh thu, chi phí và lãi lỗ để chuyển ra FHN báo cáo thuế toàn công ty

• Bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, công ty còn xây dựng cho mình bộ máy kế toán quản trị cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm thoả mãn nhu cầu của nhà quản trị các cấp của công ty Với yêu cầu chung là:

- Hạch toán được lợi nhuận cho từng bộ phận Các bộ phận hạch toán lợi nhuận (Profit centers) gồm có : FHO,FCT,FRD – Bộ phận quản lý chung toàn công ty và FHN, FSG, FĐN – Các bộ phận kinh doanh

- Các đơn vị cơ sở gồm FXHN,FYSG và FXDN

- Hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo mã bộ phận để phục vụ hạch toán lỗ lãi theo bộ phận, phân chia lợi nhuận theo kết quả kinh doanh cho các bộ phận

- Hạch toán chi phí theo nhân viên để theo dõi những khoản chi cho nhân viên cụ thể

- Liên quan đến các hợp đồng phải chỉ rõ doanh thu, thu tiền và chi phí theo hợp đồng để phục vụ hạch toán lỗ lãi theo hợp đồng và đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên.

- Hạch toán chi tiết chi theo các vụ việc đối với kỳ nghỉ, triển lãm… để phục

vụ phân tích quản trị và lập ngân sách cho các năm tiếp theo

- Hạch toán số liệu kịp thời để phục vụ báo cáo tuần, tháng, quý và năm

2.2 Kế toán chi phí

2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1.1.Tài khoản sử dụng

TK 632- giá vốn hàng bán Tại công ty Tài khoản này được dùng để theo dõi

trị giá vốn liên quan đến lập trình phát triển sản phẩm (R&D) và thực hiện hợp đồng

TK 632 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:

- 6321 – Giá vốn liên quan đến R&D

- 6322 – Giá vốn trực tiếp thực hiện hợp đồng

- 6323 – Giá vốn thuê ngoài thực hiện hợp đồng

- 6329 – Giá vốn thuê nội bộ thực hiện hợp đồng Tài khoản này sử dụng tương ứng với tài khoản 51239- Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ, cuối

kì được kết chuyển vào TK 9119- xác định kết quả nội bộ

 TK 6329FCT- chi phí thuê FCT thực hiện hợp đồng

 TK 6329FDN- chi phí thuê FDN thực hiện hợp đồng

 TK 6329FHN- chi phí thuê FHN thực hiện hợp đồng

 TK 6329FHO- chi phí thuê FHO thực hiện hợp đồng

 TK 6329FRD- chi phí thuê FRD thực hiện hợp đồng

 TK 6239FSG- chi phí thuê FSG thực hiện hợp đồng

Tk 627 – CF trực tiếp thực hiện hợp đồng và R&D

Tk 627 dùng để tập hợp chi phí của các bộ phận sau:

- FRD (toàn bộ CF của FRD sẽ tập hợp trên TK627)

- Các bộ phận tư vấn ứng dụng, bảo hành, lập trình của các chi nhánh/bộ phận kinh doanh

Các chi phí trả chung như tiền nhà, tiền điện… sẽ được phân bổ theo một quy định đặt ra

Các chi phí như tscđ, cclđ… sẽ được theo dõi theo bộ phận sử dụng để hạch toán

Các chi phí trực tiếp như ôtô, văn phòng phẩm… sẽ được phân bổ theo một quy định đặt ra

Cuối tháng sẽ kết chuyển 627 vào 632

Các chi phí trực tiếp cho R&D sẽ k/c vào tiểu khoản 6321 Các chi phí liên quan đến thực hiện hợp đồng (kể cả của FRD) sẽ k/c vào tiểu khoản 6322

TK 627 được chi tiết thành 6 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài chính và mở thêm các TK cấp 3, cấp 4 cho phù hợp với yêu cầu quản lí của Công ty

Các khoản mục chi phí của Tài khoản 627- chi phí sản xuất chung

Chi phí nhân viên phân xưởng:

- Lương : Lương cơ bản, ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13

- Bảo hiểm : KPCĐ, BHXH, BHYT

Chi phí vật liệu:

- Pho to in ấn tài liệu

- Chi phí vật liệu khác

Chi phí dụng cụ sản xuất:

- Công cụ lao động : máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, linh kiện, phụ kiện máy tính…

- Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn

Chi phí khấu hao TSCĐ.

Chi phí dịch vụ mua ngoài:

- Thuê nhà

- Điện nước

- Thuê bao điện thoại: điện thoại cố định, di động, internet

- Ôtô : xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí khác

- Công tác phí : phòng ở, đi lại, chi phí khác

- Đào tạo tư vấn : đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí

- Sửa chữa văn phòng, CCLĐ;

Tài khoản 1369 - phải thu về thực hiện hợp đồng cho các bộ phận Tài

khoản này chỉ sử dụng cho FHN Tài khoản này được sử dụng tương ứng với

TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phải trả bộ phận khác thực hiện hộ hợp đồng TK 1369 được hạch toán theo mã bộ phận:

- TK 1369FSG- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG

- TK 1369FDN- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG

Tài khoản 3369- phải trả cho FHN thực hiện hợp đồng hộ Tài khoản này chỉ

sử dụng tại FSG và FDN, mã hạch toán luôn là FHN Tài khoản này được sử dụng tương ứng với TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phải trả cho bộ phận khác tiền thực hiện hộ hợp đồng (các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận ngoài FHN với nhau cũng được hạch toán vòng qua TK 3369FHN)

2.2.1.2 Sơ đồ hạch toán

Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán.

Giải thích:

• (1) Chi phí nhân viên

• (2) Chi phí công cụ, dụng cụ lao động

• (3) Chi phí theo dự toán

• (4) Chi phí khấu hao TSCĐ

• (5) Các chi phí mua ngoài

• (6) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ

• (7) Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung

• (8) Cuối kì kết chuyển sang TK giá vốn

• (9) Phản ánh chi phí thực hiện hộ hợp đồng cho bộ phận khác

• (10) Cuối kì kết chuyển vào TK xác định kết quả

(7)

(6)

(5) (4) (3) (2)

(1)

911 632

334,338

- Bảng phân bổ KH TSCĐ.

- Chứng từ phân bổ tiền lương hàng tháng

- Chứng từ phân bổ CCLĐ hàng tháng

- Hoá đơn mua hàng hóa, dịch vụ

- Các chứng từ phải thu, phải trả nội bộ

- Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kì

2.2.1.4 Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo

Sổ chi tiết

- Sổ chi tiết tài khoản 627, sổ chi tiết TK 632, được mở chi tiết cho từng tiểu khoản

Sổ tổng hợp

- Sổ cái của một tài khoản (TK 627, 632)

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (TK 627,TK 632)

Các báo cáo

- Báo cáo chi phí theo tiểu khoản

- Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

- Báo cáo chi phí theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc

Bảng 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 632.

CÔNG TY CỔ PHẨN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích)

TÀI KHOẢN 6322- GIÁ VỐN TRỰC TIẾP THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

ĐVT: VNĐ

18 Nguyễn Chí Thanh- Quận Ba Đình- Hà Nội

SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích)

TÀI KHOẢN: 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN

TỔNG PHÁT SINH NỢ: 519.025.694

TỔNG PHÁT SINH CÓ: 519.025.694

Bảng 2.3: Sổ tổng hợp chữ T của TK 632

SỔ TỔNG HỢP CHỮ T CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích)

TÀI KHOẢN 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

( Kí, họ tên)

Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC

(Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

SỐ PHÁT SINH

627 Chi phí sản xuất chung 519.025.694

6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 421.074.400

(Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN

Bảng 2.4 : Sổ chi tiết Tài khoản 6329FSG

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

18- Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình-Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN

TÀI KHOẢN 6329FSG- THUÊ FSG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Bảng 2.5: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung.

BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

TK 627- CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ

112 Tiền gửi ngân hàng 3.253.094

7.000.84

1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654

112113 Tiền VNĐ gửi ngân hàng- CN Ba Đình 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654

13682FS

759.09 0

16.538.9 26

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình

16.538.92 6

16.538.9 26

331 Phải trả người bán 174.457 17.000.000 17.174.457

3311 Phải trả người bán- đang theo dõi

174.45 7

17.000.00 0

17.174.4 57

33111 Phải trả người bán không phải TSCĐ 174.457 17.000.000 17.174.457

TỔNG CỘNG:

427.489.52 6

7.000.84 4

34.099.22 2

16.538.92 6

29.588.08 6

4.309.09 0

519.025.6 94

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(kí, họ tên)

Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC

(Kí, họ tên, đóng dấu)

2.1.2.5 Qui trình kế toán

Sơ đồ 2.2 : Qui trình kế toán chi phí sản xuất chung.

Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán liên quan:

- Các chi phí về công cụ lao động được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng tồn kho

- Các chi phí bằng tiền được cập nhật ở phân hệ kế toán thanh toán

- Các bảng phân bổ chi phí như TSCĐ, lương, bảo hiểm,… được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp bằng “ Phiếu kế toán”

- Các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí được cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp

- Số liệu sẽ được tự động chuyển sang các phân hệ liên quan và chuyển vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lên các báo cáo bằng phần mềm kế toán

Qui trình ghi sổ giá vốn hàng bán:

Dựa trên số liệu trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp của tài khoản 627, định kì cuối tháng máy sẽ tự động kết chuyển và lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 632

2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng

2.2.2.1 Tài khoản sử dụng

TK 641- chi phí bán hàng Các khoản chi phí bán hàng, quảng cáo phát sinh của

các bộ phận và của FHO được tập hợp trên tài khoản TK 641- chi phí bán hàng

TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung và khoản mục chi phí thành 7 tài khoản cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính và mở thêm các tài khoản cấp 3 và cấp

4 để đáp ứng tình hình hạch toán của Công ty

Các khoản mục chi phí của chi phí bán hàng:

Chi phí nhân viên

- Các báo cáo liên quan

Phân hệ kế toán chi

phí

Phân hệ

kế toán liên quan

Số liệu chuyển sang các phân hệ khác

kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13.

- Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ

Chi phí vật liệu, bao bì

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính…

- Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn

Chi phí khấu hao

Chi phí bảo hành

Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Thuê nhà

- Điện nước

- Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet

- Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng, khác

- Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác

- Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí

- Sửa chữa văn phòng, CCLĐ

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị: quảng bá trên báo, danh bạ điện thoại, internet; triển lãm hội chợ, hội nghị khách hàng; gửi thư, bưu chính (tiếp thị); lịch, thiệp chúc mừng…

TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo dõi

các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác TK này được hạch toán theo mã

bộ phận như sau :

- TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG

- TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN

TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ Tài khoản này chỉ sử dụng cho

FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoản chi trả

hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN)

• (3) Chi phí khấu hao TSCĐ

• (4) Các chi phí liên quan khác

• (5) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ

• (6) Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

• (7) Kết chuyển sang TK xác định kết quả vào cuối kì

(6) 152,153

911

111,112,138…

641

(7) (4)

331,111,112…

334,338

(1)

15

- Bảng chấm công.

- Bảng phân bổ lương

- Bảng phân bổ CCLĐ

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

- Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (TK 1429)

2.2.2.4 Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo

Sổ chi tiết

- Sổ chi tiết của một tài khoản tài khoản: TK 641, được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí

Sổ tổng hợp

- Sổ cái của một tài khoản (Tài khoản 641)

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (Tài khoản 641)

Các báo cáo

- Báo cáo chi phí theo yếu tố

- Báo cáo chi phí theo khoản mục

- Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc…

Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích)

TÀI KHOẢN: 6411- CHI PHÍ NHÂN VIÊN

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ

Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 78144097 33111 100.000 12/2/2009

PK1

0902008

Chu Tấn Tài- HNNVTCT

Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 83715590 33111 150.000 12/2/2009

PK1

0902008

Trịnh Xuân HNNVHTX

Hùng-Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 88303203 33111 200.000 14/2/2009

PK1

0902015

Khuất Thành Trung- HNNVTKT Tiền ăn ca T02/09 phải trả 334 6.630.000

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích)

TÀI KHOẢN 641- CHI PHÍ BÁN HÀNG

SỐ PHÁT SINH

6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000

6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000

6/2/2009

BN1 0902039

Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902039 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000

Ngày 29 tháng 02 năm 2009

GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(kí, họ tên)

28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111 1.785.000 28/2/2009

Qui trình ghi sổ: Tham khảo qui trình ghi sổ của kế toán chi phí sản xuất chung.

2.2.3 Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp

2.2.3.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lý của các

bộ phận và của FHO sẽ tập hợp trên TK 642

Tài khoản này được chi tiết thành 8 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính, và các TK cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán chi phí của Công ty

Các khoản mục chi phí của TK 642

Chi phí nhân viên quản lý (TK 6421)

- Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương

kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13

- Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ

Chi phí vật liệu quản lý (TK 6422)

Chi phí dụng đồ dùng văn phòng (TK 6423)

- CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính…

- Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn

Chi phí khấu haoTSCĐ (TK 6424)

GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu)