THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 117 – CHI NHÁNH SỐ 9 – HÀ NAM

Tùy theo từng hợp đồng mà công tácnghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoànthành.Tóm lại: Qui trình công nghệ sản xuất của Chi Nhánh được thể hiệ

THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM XÂY LẮP Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 117 – CHI

NHÁNH SỐ 9 – HÀ NAM.

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh.

Trong những năm gần đây, nhờ có công cuộc đổi mới của Đảng, nước ta dầndần bước sang một thời kỳ mới, thời kỳ của sự phát triển Điều đó đòi hỏi cơ cấu

hạ tầng của đất nước cần phải được tổ chức và xây dựng lại Trong đó việc sửachữa nâng cấp xây dựng mới các nhà máy xí nghiệp, bến cảng, cầu cống, đườngxá… là một yêu cầu lớn đặt ra cần giải quyết kịp thời Chính vì thế mà các công tyxây dựng ngày càng phát triển, bên cạnh đó các công ty mới cũng được thành lập

và tự hoàn thiện mình Một trong số đó có Công ty Cổ phần Xây dựng 117

Về Tổng công ty, được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103

000519, do Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nộicấp ngày 12-09-1995, trực thuộc Bộ xây dựng, đặt trụ sở chính: P641-45 – PhườngTân Mai – Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội Công ty cổ phần xây dựng

117 có nhiều chi nhánh, trong đó có chi nhánh số 9 – Hà Nam Mỗi chi nhánh tổchức bộ máy hoạt động riêng, hạch toán quyết toán độc lập, tự liên hệ, đấu thầuxây dựng riêng

Căn cứ quyết định số 41/QĐCT ngày 29 tháng 06 năm 1999 của Công ty Cổphần Xây dựng 117 về việc thành lập Chi Nhánh số 9 – Hà Nam Địa điểm tại: 208đường Biên Hòa, Phường Lương Khánh Thiện, thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam Căn

cứ vào giấy phép kinh doanh số 0613000007 ngày 09 tháng 07 năm 1999 của Sở

Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Nam cho phép chi nhánh được hoạt động kinh doanh theogiấy phép hành nghề được công ty cho phép Trên thực tế giấy tờ là như vậy,nhưng trong quá trình làm thủ tục tại địa phương cho đến ngày 01 tháng 10 năm

1999 thực tế chi nhánh mới đi vào hoạt động dưới hình thức sắp xếp tổ chức, nhân

sự, lao động phương tiện, trang thiết bị chuẩn bị cho công tác hoạt động kinhdoanh và cho đến ngày 15 tháng 10 năm 1999, chi nhánh mới có mã số thuế để đivào hoạt động Chi nhánh mở tài khoản số 7031 – 8193 tại Ngân hàng đầu tư vàphát triển Việt Nam – chi nhánh Hà Nam

Chi nhánh có đủ tư cách pháp nhân, đăng ký kinh doanh để thi công cáccông tình giao thông, thủy lợi, các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng Chi nhánhtập hợp được một đội ngũ cán bộ kỹ thuật, công nhân, cán bộ quản lý lâu nămtrong nghề, giàu kinh nghiệm để quản lý chỉ đạo thi công, kiểm tra kỹ thuật đạtchất lượng và hiệu quả cao Chi nhánh có trang thiết bị hiện đại, đáp ứng yêu cầuchất lượng cao, tiến độ nhanh

Một số chức năng, nhiệm vụ chính của chi nhánh

- Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, khu công nghiệp

và phần bao che các công trình công nghiệp

- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu, lập dự án đầu tư và dự toán các dự ánxây dựng

- Kinh doanh xây dựng, phát triển nhà

- Buôn bán, sản xuất phương tiện đi lại, phụ tùng vật tư, máy móc, thiết bịphục vụ ngành giao thông vận tải và ngành xây dựng công nghiệp

- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa

- Khai thác sản xuất vật liệu xây dựng

Do Chi Nhánh mới được thành lập nên địa bàn hoạt động chưa rộng, trướcchủ yếu là địa phận tỉnh nhà Hiện nay, đặc biệt là từ cuối năm 2001 đã mở rộngđịa bàn hoạt động và cạnh tranh ngay trên đất Hà Nội và đang thi công nhiều côngtrình ở khu công nghiệp: Định Công – Hà Nội Vì vậy Chi Nhánh hiện nay hoạtđộng ở hai địa điểm:

- Địa điểm chính là: số 208 đường Biên Hòa, Phường Lương Khánh Thiện,thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam.

- Để tiện thi công các công trình trên địa bàn Hà Nội, Chi Nhánh mở thêmđịa điểm văn phòng giao dịch tại khu C4 - ô 177 khu đô thị Đại Kim - Định Công,

kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2001 để tiện việc giao dịch và quản lý công trình.Công trình Hồ Điều Hòa Yên Sở đã khởi công từ ngày 27 tháng 11 năm 2001

Mặc dù mới trải qua vài năm hình thành và phát triển nhưng Chi Nhánh đãđạt được kết quả đáng khâm phục: mở rộng, đổi mới cơ sở hạ tầng tỉnh hà Nam,thay đổi bộ mặt tỉnh nhà mới tách như: góp phần xây dựng các khu công nghiệp,nhà máy xí nghiệp, cầu cống, dự án mở rộng quốc lộ 1A địa phận Hà Nam Nênsản lượng hàng năm tăng khá cao, năm 2002 đã tăng gần 3 lần so với năm 2001 (từ

9 tỷ tăng lên 26 tỷ vào năm 2002) Đồng thời thu nhập bình quân một người là1.200.000đồng/tháng ữ 1-1.500.000đ/tháng

Đạt được những kết quả to lớn trong kinh doanh, luôn phấn dấu khôngngừng để đạt được những kết quả lớn hơn đó là phương châm hành động của bất

kỳ doanh nghiệp nào và Chi Nhánh số 9 – Hà Nam không phải ngoại lệ Chính vìthế hiện nay, Chi Nhánh đang hoàn thiện công tác quản lý chất lượng để đạt đượckết quả cao hơn

2.1.2 Đặc điểm qui trình sản xuất thi công xây lắp của Chi Nhánh.

Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụngphải trải qua ba giai đoạn sau: Khảo sát – thiết kế – thi công

Nhưng đối với một đơn vị xây lắp như Chi Nhánh số 9, qui trình công nghệđược thể hiện ở giai đoạn thi công công trình Thực chất quá tình liên quan đếnhạch toán chi phí của chi nhánh lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay thamgia đấu thầu xây lắp công rình bằng các hình thức: quảng cáo, chào hàng, tuyêntruyền giới thiệu năng lực Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, công ty tiến hànhlập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực,

tài chính… Quá trình thi công xây lắp công trình là khâu chính trong giai đoạnnày: nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu… được đưa đến địa điểm xâydựng để hoàn thành công trình theo tiến độ Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệmthu công trình và quyết táon với chủ đầu tư Tùy theo từng hợp đồng mà công tácnghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoànthành.

Tóm lại: Qui trình công nghệ sản xuất của Chi Nhánh được thể hiện qua sơ

đồ: tiếp thị đấu thầu -> ký kết hợp đồng -> tổ chức thi công -> lập kế hoạch sảnxuất -> tổ chức xây lắp thi công -> bàn giao nghiệm thu công trình -> thu hồi vốn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi Nhánh.

Với bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả, nhiều phòng ban đượcsát nhập vào nhau và có phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau

Đứng đầu Chi Nhánh là giám đốc do Tổng công ty bổ nhiệm có nghĩa vụtrực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của Chi Nhánh, là người đại diệntheo pháp luật của Chi Nhánh và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty

Dưới giám đốc là hai phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Họ sẽ thông báocho giám đốc điều hành về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính vàtham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các dự án, phương hướng kinh doanh,

ký kết các hợp đồng kinh tế Toàn công ty được chia làm hai bộ phận: bộ máy quản

lý và các đơn vị sản xuất

Bộ máy quản lý gồm:

- Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc, công tác quản

lý tổ chức theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền Thanh quyết toán các côngtrình với các bên đối tác, bên trong và bên ngoài công ty

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp việc hành chính sự nghiệp củaChi Nhánh, có quyền tiếp nhận, đề bạt, sử lý vi phạm của cán bộ công nhân viênChi Nhánh, quản lý đất đai cơ sở hạ tầng của Chi Nhánh

Giám đốc điều hành

Xưởng sửa chữa Các đội thi công độc lập Ban điều hành dự án Phòng tài chính kế toán Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng quản lý thiết bị

Các đội thi công

- Phòng kinh tế – kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác

kỹ thuật, quản lý công tác kỹ thuật, chất lượng công trình, làm công tác Marketinggiúp cho công ty ký kết các hợp đồng kinh tế Quản lý các hợp đồng kinh tế, theodõi khối lượng công việc, nghiệm thu công trình, hàng quý lập báo cáo dự toántham gia đấu thầu công trình

- Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, các phươngtiện máy móc thi công của Chi Nhánh, lập dự án bảo dưỡng sửa chữa định kỳ

Các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh: Căn cứ vào quyết định giao việccủa cấp trên, các đơn vị tiến hành sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý của Chi Nhánh được thể hiện dưới sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức và quản lý công ty cổ phần xây dựng 117 – Chi Nhánh số

9 – Hà Nam.

Kế toán trưởng

Kế toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán công Nợ và Thuế Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, vật tư, công cụ dụng cụ Kế toán ngân hàng

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Chi Nhánh.

Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong bộ máycủa công ty, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh.Trong những năm vừa qua, bộ phận này có những đóng góp không nhỏ đối vớinhững thành quả mà Chi Nhánh đạt được Chi Nhánh tổ chức công tác kế toán theohình thức tập trung, để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinhdoanh và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán Chi Nhánh được tổ chức theo

sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Sơ đồ bộ máy kế toán.

- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán) phụ trách chung,chỉ đạo chuyên môn phòng tài chính – kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc và

cơ quan quản lý cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của ChiNhánh

- Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: hàng ngày căn cứ vào bảngchấm công của tổ đội sản xuất, khối văn phòng, khối lượng công việc đã hoànthành và mức lương khoán, kế toán tiến hành tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐcho người lao động theo chế độ và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ

kế toán liên quan Định kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng quỹ lương và thu nhậpbình quân của người lao động toàn công ty

- Kế toán công nợ và thuế: Theo dõi tính toán, phản ánh đầy đủ kịp thời mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ nội bộ cũng như với bên ngoàicông ty Ngoài ra còn kiêm cả kế toán thuế

- Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ kế toán do các bộ phận liênquan tập hợp và gửi tới tiến hành nhập số liệu vào máy, cuối mỗi kỳ kế toán thựchiện các bút toán kết chuyển giữa các tài khoản liên quan, tính giá thành, xác địnhkết quả kinh doanh trong kỳ

- Kế toán tài sản cố định, vật tư, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình tănggiảm tài sản cố định, tính khấu hao, theo dõi số hiện có và tình hình biến động củavật tư, tính toán, phân bổ các khoản chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất trong kỳ,làm cơ sở cho việc tính giá thành

- Kế toán Ngân hàng: Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn và nhu cầu vốn phátsinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh, lập hồ sơ xinvay vốn Ngân hàng, rút tiền từ Ngân hàng về quỹ, định kỳ lập báo cáo sử dụng tiềngửi ngân hàng

Công ty cổ phần xây dựng 117 – Chi Nhánh số 9 – Hà Nam áp dụng hìnhthức kế toán Nhật ký chung Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ quản lý cán bộ kế toán cũng như điềukiện trang bị phương tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin Kế toán của ChiNhánh được sự trợ giúp của phần mềm kế toán SAS Căn cứ vào chứng từ gốc hay

Chứng từ mã hóa các bút toán điều chỉnh, kết chuyển

Bảng cân đối kế toán hoàn chỉnh

Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết sổ phát sinh

bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo trình tự sau:

Sơ đồ 7: Sơ đồ xử lý chứng từ.

2.1.5 Đánh giá sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh từ những năm trước đến nay.

Qua một vài năm xây dựng và trưởng thành, tập thể lãnh đạo cán bộ côngnhân viên Chi Nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn Cho đến nay, nhờ sự năngđộng của ban lãnh đạo mà Chi nhánh đã theo kịp với sự phát triển của nền kinh tếthị trường ngày càng trở nên vững mạnh Chi Nhánh có số vốn: 22.380.800.000đtrong đó:

Những thành tích đạt được của Chi Nhánh:

+ Chi nhánh đảm bảo được nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước

+ Cơ cấu tổ chức ổn định hợp lý, luôn luôn phù hợp với yêu cầu của sảnxuất, trong đó có tổ chức hệ thống kế toán đầy đủ, chặt chẽ, có chất lượng cao,thông qua việc tiêu chuẩn hóa cán bộ.

+ Sản lượng của Công ty tăng với tỷ lệ cao đều trong các năm, việc làm ổnđịnh, có nhiều hoạt động kinh tế lớn, Chi Nhánh trúng đấu thầy thi công nhiềucông trình, tạo được uy tính ngày càng cao, Chi Nhánh đã từng bước mua sắmthêm tài sản cố định bằng các nguồn vốn tự bổ xung như: vay Dài Hạn, vay NgânHàng…

+ Sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh luôn có hiệu quả, đời sống công nhânviên ổn định, có thu nhập tương đối cao, quy mô của công ty ngày càng phát triển

Những mặt còn tồn tại:

- Vốn lưu động của Chi Nhánh còn thấp, tài sản cố định chưa nhiều, cơ cấuvốn của Chi Nhánh còn ít so với các yêu cầu của Công trình của Công ty xây dựngđòi hỏi vốn lớn

- Hệ thống chứng từ chi phí công trình thu thập đôi khi chưa kịp thời dẫn tớiphản ánh số liệu phục vụ cho công tác quản lýkế toán và xử lý tổ chức phân tíchkết quả kinh doanh gặp nhiều khó khăn

Phương hướng sản xuất kinh doanh trong kỳ:

+ Công ty tăng cường tìm kiếm việc làm, trong đó tập trung vào các dự ánlớn, công ty tích cực vay dài hạn Ngân hàng để tăng thiết bị, tài sản cố định phục

vụ thi công

+ Bảo đảm các nguyên tắc tài chính chặt chẽ, kịp thời để thúc đẩy sản xuấtlao động phát triển, tăng cường củng cố lực lượng lao động, bổ xung thêm cán bộ

kỹ thuật và công nhân lành nghề

+ Chi Nhánh tiếp tục mua sắm thêm máy móc thiết bị, đáp ứng cho yêu cầusản xuất kinh doanh phù hợp

2.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH.

2.2.1 Nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất ở Chi Nhánh.

Chi nhánh hạch toán chi phí sản xuất theo khoản mục gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621): Là chi phí các loại vật liệuchính, vật liệu phụ, vật liệu sử dụng luân chuyển cần thiết để tạo nên sản phẩm xâylắp

- Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622): Là chi phí tiền lương cơ bản, cáckhoản phụ cấp lương, phụ cấp có tính chất ổn định của công nhân trực tiếp sảnxuất cần thiết để hoàn thành sản phẩm xây lắp

- Chi phí sản xuất chung: (TK 627): chi phí trực tiếp khác, chi phí cho bộmáy quản lý tổ đội, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Các khoản mục chi phí này đã được cài đặt ở danh mục “khoản mục chi phísản xuất” ngay từ đầu khi công ty đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Trong từngkhoản mục còn có chi tiết theo từng loại chi phí hoặc từng đối tượng chi tiết phục

vụ cho quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

VD: Khoản mục chi phí thi công Hồ Yên Sở

2.2.2 Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất.

Đối tượng tập hợp chi phí có liên quan trực tiếp đến tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm xây lắp, ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin kếtoán cung cấp từ quá trình tập hợp chi phí Vì vậy, xác định đối tượng tập hợp chiphí phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Chi Nhánh có ý nghĩa

rất lớn trong việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất, từ việc hạch toán banđầu đến tập hợp chi phí, tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên các sổ kế toán.

Tại Chi Nhánh, đối tượng tập hợp chi phí được xác định là từng công trình,hạng mục công trình Mỗi đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởicông xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở chi tiết bằng việc mã hóa

và cài đặt trên máy để tập hợp chi phí sản xuất Việc tổng hợp trên các sổ chi tiếtđược tổng hợp theo từng tháng và được chi tiết theo từng khoản mục Nếu các chiphí liên quan trực tiếp (NVL chính…) đến các đối tượng nào, phải chỉ đích danhđối tượng chịu chi phí Các chi phí gián tiếp (khấu hao, chi phí sản xuất chung…)được phân bổ cho các đối tượng theo tiêu thức phù hợp Ví dụ: Chi Nhánh phân bổchi phí sản xuất chung theo tiêu thức: chi phí thi công định mức (hoặc kế hoạch);giờ công định mức hoặc giờ công thực tế

Như vậy trong quá tình nhập dữ liệu, người nhập phải luôn chỉ ra ngay từđầu chi phí phát sinh liên quan đến giá thành sản phẩm nào

2.2.3 Kế toán chi phí nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp.

Khoản mục chi phí NVL trực tiếp của Chi Nhánh không chỉ bao gồm chi phíNVL dùng cho hoạt động thi công xây lắp mà còn bao gồm cả chi phí NVL, nhiênliệu, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động đội máy, quản lý tổ đội sản xuất Chi phíNVL trực tiếp của Chi Nhánh gồm:

+ Chi phí NVL: gạch, ngói, xi măng, sắt, thép, đá, cát…

+ Chi phí vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng…

+ Chi phí vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, tấm panen đúc sẵn…

+ Chi phí công cụ dụng cụ: cốp pha, ván đóng khuôn…

+ Chi phí vật liệu trực tiếp khác…

Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong giá thành công trình(từ 50%-60%) Việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí NVL có tầm quan trọngđặc biệt nhằm đảm bảo chính xác giá thành công trình xây dựng Chi phí NVL trực

tiếp được hạch toán trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí theo giá trị thực tế củatừng loại NVL xuất dùng Chi phí NVL phục vụ thi công xây lắp, máy thi công,quản lý tổ đội phát sinh trong tháng được hạch toán trên TK 621 (chi phí NVL trựctiếp) Được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.

- TK 62101: Công trình thi công Hồ Yên Sở

- TK 62102: Công trình thi công khu công nghiệp Giai Phạm

…………

- TK 62106: Công trình trường mầm non Bông Sen – Hà Nam

Chi nhánh áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho đểhạch toán chi phí NVL trực tiếp: phòng kinh tế – kỹ thuật lập dự toán và kế hoạchthi công cho từng công trình, hạng mục công tình Căn cứ vào kế hoạch sản xuấtđược giao và thực tế phát sinh tại từng thời điểm, đội trưởng các đội thi công lậpphiếu yêu cầu xuất NVL gửi cho phòng kinh tế – kỹ thuật Phòng kinh tế – kỹ thuậtcăn cứ vào dự toán công trình và tình hình thực tế, lập kế hoạch mua NVL đưa lêngiám đốc Chi Nhánh duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán để kiểm tra và đưasang bộ phận vật tư để mua NVL

Căn cứ vào kế hoạch thi công và định mức sử dụng nội bộ NVL, các tổ, độilập giấy yêu cầu NVL, thủ trưởng đơn vị ký duyệt, bộ phận vật tư kiểm tra và lập

02 liên phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số thực xuất vào 02 liênphiếu xuất: 01 liên giao cho người lĩnh vật tư, 01 thủ kho giữ để ghi thẻ kho.Chứng từ được tập hợp và chuyển cho kế toán vật tư, kế toán vật tư nhập số liệuvào máy ở danh mục chứng từ xuất vật tư Kế toán tổng hợp làm nghiệp vụ tổnghợp để nhập số liệu vào nhật ký chung, sổ cái TK 152, sổ cái, sổ chi tiết TK 621…

Trường hợp các phiếu xuất kho NVL cho một công trình phát sinh trongtháng với số lượng nhỏ thì sẽ tổng hợp phiếu xuất kho và ghi một lần vào nhật kýchung và các sổ liên quan

PHIẾU XUẤT KHO Số: 110

Ngày 20/12/2002

Nợ TK 621

Có TK 152

Họ và tên người nhận hàng: Bùi Văn Thành – thi công Hồ Yên Sở

Xuất tại kho: số 1

Theo chứng từ

Thực xuất

- Tính đơn giá thực tế xuất kho

- Tính trị giá NVL xuất kho

Ví dụ tháng 12 năm 2002 có tình hình nhập xuất xi măng như sau:

(VNĐ)

Khối lượng (tạ) Thành tiền

10 + 100 + 90Vậy: Ngày 20/12 trị giá Xi măng thực tế xuất dùng:

= 50 x 60500 = 3025000đNhư vậy khi nhập dữ liệu về số lượng xong vào chứng từ, chương trình sẽchưa điều trị giá vốn xuất kho vào chứng từ mà số liệu được tính vào thời điểmcuối tháng

Khi phát sinh chi phí NVL trực tiếp, máy tự định khoản

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp (chi tiết theo từng công trình)

Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu

Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 110 ngày 20/12/2002 Kế toán nhập các

dữ liệu vào chứng từ trên máy theo định khoản

Nợ TK 62101- chi phí NVL trực tiếp (thi công Hồ Yên Sở): 3025000

Sau khi các số liệu trên được nhập vào các chứng từ mã hóa, chúng sẽ đượcchương trình kế toán SAS tự động ghi vào sổ: NKC (biểu 12), sổ cái TK 621 (biểu02), sổ chi tiết TK 62101 (thi công Hồ Yên Sở) (biểu 01)

Trường hợp NVL mua về không nhập kho mà chuyển thẳng ra công trình, kếtoán căn cứ vào hóa đơn mua và các chứng từ kế toán (nếu đã trả tiền cho ngườibán) kế toán nhập dữ liệu vào máy, chương trình sẽ tự động ghi số liệu vào các sổ

kế toán liên quan theo định khoản

Nợ TK 621- chi phí NVL trực tiếp (chi tiết theo từng công trình, hạng mụccông trình)

Nợ TK 133 – thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331)

Có TK 112, 141, 331…

Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư của ban điều hành dự án thi công Hồ Yên

Sở, hóa đơn (GTGT) số 112301 của cửa hàng vật liệu xây dựng 208 đường TrươngĐịnh, giấy báo có số 521 – Ngân hàng Hà Nam, kế toán nhập dữ liẹu vào máy vitính như sau:

Nợ TK 62101- chi phí NVL trực tiếp (thi công Hồ Yên Sở): 8500000

Nợ TK 133- thuế Giá trị gia tăng được khấu trừ (1331): 850000

Số liệu trên được phản ánh trên sổ nhật ký chung (Biểu 12), sổ chi tiết TK

621 (thi công Hồ Yên Sở) (biểu 01), sổ cái TK 621 (biểu 02)

Trường hợp xuất hoặc mua NVL dùng cho máy thi công, hoạt động quản lýđội xây dựng cũng được hạch toán vào chi phí NVL trực tiếp, trình tự kế toántương tự như kế toán NVL dùng cho hoạt động xây lắp Ví dụ: Ngày 18/12/2002Bùi Văn Thành nhận xăng dầu cho đội xe thi công Hồ Yên Sở Căn cứ vào phiếuxuất kho số 96 do thủ kho chuyển lên, kế toán nhập giá trị vật tư xuất kho và các

dữ liệu khác như tên người lĩnh… vào phiếu xuất kho đã được mã hóa trên máy vitính

Nợ TK 62101- chi phí NVL trực tiếp (thi công Hồ Yên Sở): 508000

Số liệu trên sau khi nhập vào máy vi tính, sẽ được tự động ghi Biểu 12, biểu

01, biểu 02

Chi phí công cụ dụng cụ xuất dùng một lần, tính hết giá trị trong kỳ hạchtoán tương tự Riêng đối với công cụ dụng cụ lớn như: lán trại, ván đóng khuôn,cốp pha… Khi xuất dùng toàn bộ được hạch toán vào TK 142 “chi phí trả trước”

sau đó kế toán tiến hành phân bổ giá trị công cụ dụng cụ cho đối tượng sử dụng nó

có thể có giá trị sử dụng trên một năm tài chính

Khi xuất dùng

- Nợ TK 142 – chi phí trả trước (1421): 100% giá trị dụng cụ

Có TK 153- công cụ dụng cụ

- Phân bổ cho đối tượng sử dụng: theo tình hình sử dụng thực tế

Nợ TK 621 – chi phí NVL trực tiếp (chi tiết cho từng côngtrình)

Có TK 142- chi phí trả trướcTháng 12/2002, thi công Hồ Yên Sở có sử dụng một bộ cốp pha mới cónguyên giá 19500000 VNĐ Bộ cốp pha này có thể sử dụng 18 lần, trong tháng thicông Hồ Yên Sở sử dụng 6 lần Căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ số 75,

kế toán tính số tiền phân bổ cho công trình trong tháng

Giá trị bộ cốp pha phân bổ cho thi công Hồ Yên Sở tháng 12/2002:

19500000

x 6 = 6.500000 VNĐ 18

Căn cứ vào số liệu trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính, sau đó chươngtrình kế toán SAS tự động ghi vào các sổ Biểu 01, biểu 02, biểu 12, sổ cái TK 142

- Nợ TK 142- chi phí trả trước: 19500000

Nợ TK 62101- chi phí NVL trực tiếp (thi công Hồ Yên Sở): 6500000