MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GIẦY NAM GIANG

Tại phòng kế toán nhân sự được bố trí sắp xếp phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tại các phân xưởng có các nhân viên thống kê, cùng với thủ kho đã góp phần hỗ trợ cho công tác hạ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH GIẦY NAM GIANG

2.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY TNHH GIẦY NAM GIANG.

Công ty TNHH giầy Nam Giang là đơn vị mới được thành lập, nhưng đã không ngừng phát triển lớn mạnh Sản phẩm của Công ty không chỉ được bán tại thị trường trong nước mà còn được xuất khẩu ra thị trường nước ngoài Từ khi đ-ược đưa vào hoạt động đến nay, lợi nhuận của Công ty luôn chiếm tỷ trọng cao Để đạt được những thành công trên là do sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty cùng tập thể cán bộ công nhân viên có trình độ, yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm

Thứ nhất xét về công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật

liệu nói riêng: Công ty tổ chức mô hình quản lý thống nhất, tập trung, khoa học

Mô hình tổ chức này cho phép phát huy tính sáng tạo cũng như khả năng của người lao động Công tác quản lý nguyên vật liệu có các ưu, nhược điểm sau:

+ Khâu thu mua: sản phẩm đòi hỏi rất nhiều đến chất lượng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu không chỉ đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mầu sắc mà còn đảm bảo độ dẻo dai, chắc bền Nhưng do Công ty có đội ngũ cán bộ vật tư có trình độ chuyên môn, có sự hiểu biết về từng nguyên vật liệu, từng nhà cung cấp và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất

+ Khâu bảo quản: Hệ thống kho bãi được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu tốt Bên cạnh đó, thủ kho là người có trình độ quản

lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu

+ Khâu sử dụng: để quản lý tốt việc sử dụng nguyên vật liệu trước hết đòi hỏi

ý thức và tay nghề của công nhân, sau đó là khả năng quản lí của nhà lãnh đạo

Trên cơ sở định mức tiêu hao, phòng kế hoạch lên kế hoạch sử dụng vật tư xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng

Thứ hai xét về công tác kế toán: đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất của Công

ty, bộ máy được tổ chức hợp lý hiệu quả nhịp nhàng Tại phòng kế toán nhân sự được bố trí sắp xếp phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tại các phân xưởng có các nhân viên thống kê, cùng với thủ kho đã góp phần hỗ trợ cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình sử dụng cũng như biến động của nguyên vật liệu Ngoài ra các thông tin của phòng kế toán

sẽ được xử lý và chuyển lên cho ban giám đốc ra các quyết định cần thiết

Công tác kế toán được thực hiện tương đối toàn diện từ việc lựa chọn sử dụng phương pháp kế toán đến việc ghi chép, lập báo cáo đều dựa trên cơ sở các chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh Trong khi kế toán quản trị còn mới mẻ đối với phần lớn các doanh nghiệp ở nước ta thì Công ty đã nhanh chóng bắt kịp, hoạt động kế toán quản trị của Công ty được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục + Hệ thống chứng từ, sổ sách được áp dụng tại Công ty: đảm bảo đầy đủ chứng

từ bắt buộc của chế độ kế toán hiện hành cũng như của công ty về nguyên vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, các sổ thẻ kế toán chi tiết và tổng hợp… tất cả đều tuân thủ đúng pháp luật, có ghi

rõ yêu cầu của việc sử dụng chứng từ

+ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty lựa chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phơng pháp này có ưu điểm đơn giản,

dễ kiểm tra, đối chiếu Sổ sách kế toán được ghi chép đầy đủ và thường xuyên có

sự đối chiếu

+ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với đặc điểm và qui mô sản xuất của Công ty

Công tác kế toán của Công ty được thực hiện với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm kế toán cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán, đảm bảo độ chính xác cao

Song bên cạnh những ưu điểm, xí nghiệp không tránh được những bất cập cần được hoàn thiện

2.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY VẢI TRỰC THUỘC CÔNG

TY DA GIẦY HÀ NỘI:

Trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để giảm nhẹ chi phí Đồng thời, trong thực tế phát sinh nhiều phức tạp mà nếu áp dụng đúng chế độ kế toán sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp như bộ máy kế toán quá cồng kềnh, công việc nhiều, các sổ sách lưu trữ lớn,

Mặc dù vậy, các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ chế độ kế toán bắt buộc Để làm được điều đó cần tăng cường nhân viên kế toán có trình độ cao, máy tính có cài đặt phần mềm kế toán nhằm giảm nhẹ khối lượng tính toán, thực hiện ghi sổ theo đúng qui định kế toán

Nếu làm được như vậy, chắc chắn công tác kế toán sẽ đơn giản hơn, đồng bộ

và nhịp nhàng, sổ sách hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu quản lý

Bất cứ một mô hình quản lí dù hoàn thiện đến đâu cũng không thể tránh đ-ược những nhđ-ược điểm Vì vậy, dưới góc độ nghiên cứu của một sinh viên thực tập, sau khi đã tiếp xúc với thực tế tại Công ty, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, cũng như công tác kế toán nói chung của Công ty góp phần giúp công tác nguyên vật liệu ngày một hoàn thiện và tốt hơn

2.2.1 Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng tại nước ta

là phương pháp thẻ song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, tuỳ vào đặc điểm nguyên vật liệu cũng như đặc thù kinh doanh của đơn vị mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thích hợp Công ty đã lựa chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng Hơn nữa, nguyên vật liệu của Công ty đa dạng về chủng loại, số lần nhập xuất nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao thì việc áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa hợp lý Nếu lựa chọn phương pháp sổ số

dư hoặc sổ đối chiếu luân chuyển thì có nhiều thuận lợi hơn Theo ý kiến củabản thân em, thì Công ty nên chọn phương pháp sổ số dư Phương pháp này đòi hỏi thủ kho sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu ngoài việc ghi vào thẻ kho còn phải ghi lượng

nguyên vật liệu tồn kho vào sổ số dư Trên cơ sở đó, định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kế toán dựa vào số lượng nhập xuất từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất để vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp Phương pháp sổ số dư tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, đồng thời cho phép đơn giản hoá việc ghi chép của nhân viên kế toán, nhưng lại đòi

hỏi nhân viên kế toán phải có khả năng tổng hợp chính xác số lượng nguyên vật liệu và công việc kế toán thường bị dồn lại vào cuối kỳ Công ty có đội ngũ cán bộ

kế toán có nghiệp vụ, có trách nhiệm nên việc lập sổ số dư không phải là quá phức tạp, hơn nữa khi sử dụng phương pháp này sẽ tăng được hiệu quả quản lý, nâng cao được thái độ làm việc của thủ kho và nhân viên kế toán

2.2.2 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu:

Công ty hiện đang phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xí nghiệp đã sử dụng TK 152 và chi tiết thành các tiểu khoản cụ thể như sau:

- TK 152.1: Nguyên vật liệu chính ( vải bạt 10 màu các loại)

- TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ ( chun, khoá, dây giầy)

- TK 152.3: Nhiên liệu ( dầu, xăng, nhớt)

- TK 152.4: Phụ tùng thay thế ( phụ tùng máy móc…)

- TK 152.8: Vật liệu khác ( là các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên) Tuy nhiên, do nguyên vật liệu rất đa dạng cả về số lượng, chủng loại, mẫu

mã, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên nên rất khó khăn cho việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Chính vì vậy, để thuận tiện cho việc hạch toán Công

ty nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Như vậy, không những giúp cho doanh nghiệp hạch toán nhanh chóng, chính xác mà còn dễ kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần

Cách lập sổ danh điểm nguyên vật liệu khá đơn giản, chỉ là việc đặt tên cho mỗi thứ, mỗi nhóm nguyên vật liệu bằng cách mã hoá các nhóm, thứ nguyên vật liệu bằng các ký hiệu riêng, cụ thể là bằng các số tự nhiên:

- Ba số tự nhiên đầu tiên: biểu thị loại tài sản của công ty

- Số tự nhiên thứ 4: biểu thị vai trò công dụng của nguyên vật liệu, vị trí của vật liệu trong sản xuất kinh doanh ( chính, phụ )

- Số tự nhiên thứ 5 và 6: biểu thị tính chất, màu sắc của nguyên vật liệu

Ví dụ: Vải bạt 10 màu trắng sẽ được mã hoá là 152.1.01

SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU

STT Danh điểm

NVL

Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán

Ghi chú

2

3

152.1 152.1.01

152.1.02

152.1.03

152.1.04

152.1.05

……

152.2 152.2.01

152.2.11

152.2.21

………

152.3 152.3.01

NVL chính Vải bạt 10 màu trắng Vải bạt 10 màu đen Vải bạt 10 màu chàm Vải bạt 10 màu ghi

Vải bạt 10 màu be

NVL phụ

Chun Dây giầy Khoá

Nhiên liệu Dầu dùng cho máy móc

m m m m m

m cái đôi

lít

152.3.21

………

Xăng Dầu mỡ bôi máy

lít kg

2.2.3 Hoàn thiện việc xây dựng định mức tiêu hao:

Do việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng kế hoạch lại

do trung tâm mẫu xây dựng Sau khi tiến hành sản xuất thử, trên cơ sở đó trung tâm xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu Tuy nhiên, việc làm này không mang lại hiệu quả cao

Thứ nhất, do trung tâm mẫu không tiếp xúc với thực tế tại Công ty.

Thứ hai, do không tiếp xúc với thực tế nhưng lại dựa vào kinh nghiệm chủ

quan nên đã ra các quyết định không chính xác

Với hai nguyên nhân trên nên nhiều khi định mức bị áp đặt, không những không chính xác mà còn có sự chênh lệch quá lớn so với thực tế Thực tế tiêu hao nguyên vật liệu thường cao hơn rất nhiều so với định mức dẫn đến tình trạng thiếu vật tư, dự trữ không kịp thời, phải bổ sung, ảnh hưởng đến tính liên tục của sản xuất, vừa tốn thời gian, công sức lại giảm tiến độ giao hàng, mất uy tín trong cạnh tranh

Mục đích của việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là đẩy mạnh sản xuất, giúp cho việc quản lý tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất Nếu định mức được xây dựng mà không làm cho tình hình sản xuất tốt hơn thì công đoạn này coi như thừa, chi phí cho nó trở nên bất hợp lý Giải pháp để hoàn thiện công việc này là phòng kế hoạch cùng với trung tâm mẫu, phòng kỹ thuật tính toán, cộng với sự tham khảo ý kiến của từng phân xưởng đã sử dụng nguyên vật liệu đó, kết hợp với sự tư vấn kỹ thuật của bên đặt

hàng để xây dựng định mức sát với thực tế, thúc đẩy quá trình sử dụng nguyên vật liệu tốt hơn

2.2.4 Hoàn thiện công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

a Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đường:

Tại Công ty không hạch toán hàng mua đang đi đường do trường hợp hoá đơn

về trước, hàng về sau thì kế toán lưu hoá đơn lại chờ khi hàng về nhập kho thì sẽ hạch toán thẳng vào TK152 không qua TK 151 để đơn giản cho công tác kế toán Nhưng như vậy, một mặt Công ty đã không tuân thủ chế độ kế toán, mặt khác thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác Hàng mua đang đi đường là vật tư hàng hoá Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán nên nó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty và được coi là tài sản của Công ty Việc hạch toán hàng mua đang đi đường nhằm phản ánh, giám sát, theo dõi tình hình biến động của tài sản một cách trung thực, kịp thời

Để khắc phục nhược điểm này, cần đưa vào sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” để hạch toán nghiệp vụ hàng mua đang đi đường vào cuối tháng

TK 151 có kết cấu như sau:

- Bên nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc về tới doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho

- Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc

đã chuyển giao toàn bộ cho các bộ phận sử dụng

- Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường

Hạch toán các nghiệp vụ hàng mua đang đi đường như sau:

Trong tháng, nếu hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường, nếu đến

cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan

kế toán ghi:

Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán

Sang tháng sau khi hàng về kho, căn cứ vào phiếu nhập kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 151

Hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi riêng trên Nhật ký chứng

từ số 6 Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 151

Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 6:

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6

( Ghi có TK 151 – Hàng mua đang đi đường )

Ngày… tháng… năm 200…

TT Diễn

giải

Số dư đầu tháng

Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK

151

Cộng có TK 151

Số dư cuối tháng

HT TT

Đã ghi sổ cái ngày… tháng… năm… Ngày… tháng… năm…

Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) (ký, họ tên )

b Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:

Lập dự phòng nhằm hạn chế bớt nhưng thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính với các trường hợp xảy ra rủi ro trong kinh doanh Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ báo cáo, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra cho niên độ sau

Về kinh tế: hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu giúp bảng cân đối

của Công ty phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản

Về tài chính: khoản dự phòng là số vốn được sử dụng để bù đắp khoản giảm giá nguyên vật liệu thực sự phát sinh, thực chất nó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp chưa sử dụng đến

Về thuế: dự phòng giảm giá là khoản chi phí làm giảm lợi nhuận, giảm thuế lợi tức phải nộp

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo từng mặt hàng, xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với giá cả thị trường Dự phòng chỉ trích với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng khác Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho mới được ban hành thì chỉ tiến hành dự phòng với

nguyên vật liệu mà giá thực tế của nguyên vật liệu đó giảm so với giá thị trường và sản phẩm làm ra từ chúng cũng bị giảm giá

Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần sử dụng TK 159, kết cấu tài khoản này như sau:

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ kế toán trước

Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa hoàn nhập

Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa nhập

Tài khoản này được chi tiết theo từng loại hàng tồn kho được trích lập dự

phòng giảm giá

Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối năm, kế toán hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho

đã trích của năm trước

Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng

Có TK 721: Tính vào thu nhập bất thường của năm

Trong năm, xác định mức dự phòng cần lập và ghi:

Nợ TK 642 ( 6426 ): chi phí dự phòng

Có TK 159: Trích dự phòng

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có rất nhiều mặt tích cực, nó giúp Công ty hạn chế những thiệt hại nếu không may rủi ro xảy ra Lập dự phòng yêu cầu kế toán phải thường xuyên theo dõi giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường

Trong thực tế của Công ty hiện nay, không nhất thiết phải lập dự phòng cho tất cả các loại nguyên vật liệu do nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng Công

ty chỉ nên trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu có giá trị lớn và giá cả thường xuyên có sự biến động trên thị trường Sau khi lập dự phòng cho các loại