Giáo trình môn Công Nghệ Phần Mềm

a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu. b) Phương pháp quan sát hệ thống. c) Phương pháp phỏng vấn. d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề. f) Phươn[r]

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM NGHỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI

Họ tên: Nguyễn Minh Thiện

Năm 2020

LỜI GIỚI THIỆU

Công Nghệ Phần Mềm là môn học nhằm giúp cho người học có kiến thức cơ bản nhất trong lĩnh vực công nghệ phần mềm

Qua môn học này người học có cái nhìn khái quát về qui trình phát triển phần mềm, hiểu biết và thực hiện các giai đoạn trong qui trình trên một phần mềm cụ thể dựa trên những phương pháp, kỹ thuật trong quá trình thu thập yêu cầu, phân tích, thiết kế và cài đặt, viết sưu liệu đã được minh họa cụ thể trong giáo trình

Mục tiêu giáo trình là người học có thể hiểu được những yêu cầu công việc cần phải làm ở mỗi giai đoạn của quy trình, để có thể đảm trách công việc ở một trong các giai đoạn làm phần mềm trong những nhóm dự án

Tp.HCM, ngày10 tháng 07 năm 2020

Tham gia biên soạn

1 Nguyễn Minh Thiện

MỤC LỤC

TRANG

Lời giới thiệu 1

Mục lục 2

Giáo trình môn học 5

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý 6

1.1 Giới thiệu chung 6

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin 6

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức 7

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức 7

1.2 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý 8

1.2.1 Hệ thống 8

1.2.2 Hệ thống thông tin 8

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin 10

1.2.4 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý 10

1.3 Phân loại 10

1.3.1 Phân loại theo cấp ứng dụng 11

1.3.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 12

1.3.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ 12

1.3.4 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 13

1.4 Thiết kế 13

1.5 Quá tải thông tin 14

Bài tập 14

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý 17

2.1 Phân tích hệ thống 17

2.1.1 Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thông tin 17

2.1.2 Phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin 17

2.1.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống 17

2.1.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 18

2.1.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 18

2.2 Các bước xác định yêu cầu 19

2.3 Xác định yêu cầu 19

2.3.1 Nội dung thông tin cần thu thập 19

2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin 20

2.3.3 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD) 22

2.3.3.1 Khái niệm 22

2.3.3.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh 22

2.3.4 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 24

2.3.4.1 Khái niệm 24

2.3.4.2 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu 25

2.3.4.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu 26

2.3.4.4 Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 28

2.3.4.5 Các mức DFD được sử dụng để mô hình hóa hệ thống 30

2.3.5 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin 30

2.4 Phân loại yêu cầu 31

2.5 Mô tả yêu cầu 33

Bài tập 34

Bài 3: Thiết kế dữ liệu cho phần mềm quản lý 36

3.1 Mục tiêu 36

3.2 Phương pháp thiết kế dữ liệu 37

3.3 Xây dựng sơ đồ logic 37

3.4 Mô tả chi tiết thuộc tính các thành phần 37

3.5 Thiết kế dữ liệu và yêu cầu chất lượng 38

3.5.1 Tính tiến hóa 38

3.5.2 Xem xét tính hiệu quả (tốc độ) 39

3.5.3 Xem xét tính hiệu quả (lưu trữ) 40

Bài tập 41

Bài 4: Thiết kế giao diện cho phần mềm quản lý 44

4.1 Mục tiêu 44

4.2 Tiêu chí đánh giá 44

4.3 Sơ đồ liên kết giao diện 45

4.4 Phân loại giao diện 47

4.5 Thiết kế giao diện chính 48

4.6 Thiết kế giao diện nhập liệu 50

4.7 Thiết kế giao diện tra cứu 51

4.8 Mô tả giao diện 53

4.8.1 Mô tả màn hình chính 53

4.8.2 Mô tả màn hình tra cứu 55

4.8.2.1 Thể hiện tiêu chuẩn tra cứu 55

4.8.2.2 Thể hiện kết quả tra cứu 56

4.8.3 Mô tả màn hình nhập liệu 57

4.8.3.1 Mô tả 57

4.8.3.1 Các hình thức trình bày màn hình nhập liệu 58

Bài tập 59

Bài 5: Kiểm tra và đánh giá phần mềm quản lý 61

5.1 Tổng quan 61

5.2 Yêu cầu đối với kiểm thử 62

5.3 Các phương pháp kiểm thử 62

5.3.1 Phương pháp hộp đen (Kiểm thử chức năng) 62

5.3.2 Phương pháp hộp trắng (Kiểm thử cấu trúc) 63

5.4 Các giai đoạn và chiến lược kiểm thử 64

5.4.1 Kiểm thử đơn vị 64

5.4.2 Kiểm thử tích hợp 65

5.4.2.1 Trên xuống 65

5.4.2.2 Dưới lên 66

5.4.3 Kiểm thử chấp nhận 66

5.4.4 Kiểm thử beta 67

5.4.5 Kiểm thử hệ thống 67

5.5 Xây dựng test case 67

Bài tập 67

Mục lục hình ảnh 71

Mục lục bảng 72

Tài liệu tham khảo 73

- Tính chất: môn lý thuyết, môn học bắt buộc

- Ý nghĩa và vai trò của môn học:

Mục tiêu của môn học:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được nội dung cơ bản của các loại hệ thống thông tin

+ Trình bày được nội dung cơ bản về cơ sở dữ liệu trong phần mềm quản lý

+ Trình bày được quy trình xây dựng và triển khai phần mềm quản lý

- Về kỹ năng:

+ Phân biệt được các loại hệ thống thông tin cơ bản và công dụng của chúng

+ Xây dựng được mô hình cơ sở dữ liệu sử dụng cho phần mềm quản lý

+ Mô tả được yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

+ Xây dựng và mô tả được cách sử dụng các giao diện cơ bản của phần mềm quản lý

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Chú ý đế tầm quan trọng và mối quan hệ của các thành phần trong hệ thống thông tin quản lý

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giới thiệu:

Nội dung bài này giới thiệu sơ lược về các khái niệm cơ bản của thông tin, hệ thống thông tin, hệ thống thông quản lý Phân biệt và phân loại các đối tượng nêu trên theo những đặc trưng cơ bản Đồng thời, trình bày khái quát về các vấn đề thiết kế các đối tượng đã nêu trên

Mục tiêu:

Người học có khả năng trình bày được những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL)

Nội dung chính:

1.1 Giới thiệu chung

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Thông tin

và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức Sau đây là một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh

tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin

Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin) Để chuyển tải được thông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu…

Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin Tuy nhiên,

ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức

Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông)

đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô

cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn… của các tổ chức

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất ) Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức

Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức

- Nguồn thông tin bên ngoài:

 Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế Mọithông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên

 Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị trường Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp

- Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức

1.2 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Hệ thống

Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên

hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động

để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức

Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

- Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy

dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

- Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

- Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

- Tính được bảo vệ Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả

Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin

- Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một

lô hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau

- Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …) Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế Làm thế nào để

có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ

đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin

- Thu thập thông tin

- Xử lý thông tin

Bao gồm 2 bộ phận:

 Bộ phận kết xuất thông tin

 Bộ phận xử lý

- Lưu trữ thông tin

- Truyền đạt thông tin:

1.2.4 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa

Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

1.3.1 Phân loại theo cấp ứng dụng

Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp

Hình 1.1 Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng

HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho…

Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng

Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức

HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép

KIỂU HỆ THỐNG ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ Cấp chiến lược

Lao động trí thức và dữ

liệu Cấp trưởng phòng

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp

tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?

1.3.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại:

- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

- Hệ thống phục vụ quản lý (Management Information Systems - MIS)

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS)

- Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS)

- Hệ thống chuyên gia (Expert Systems - ES)

1.3.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược

HTTT tài

chính, kế toán

chiến lược

HTTT marketing chiến lược

HTTT quản trị nhân sự chiến lược

HTTT sản xuất kinh doanh chiến lược

HTTT văn phòng

HTTT tài

chính, kế toán

chiến thuật

HTTT marketing chiến thuật

HTTT quản trị nhân sự chiến thuật

HTTT sản xuất kinh doanh chiến thuật HTTT tài

chính, kế toán

tác nghiệp

HTTT marketing tác nghiệp

HTTT quản trị nhân sự tác nghiệp

HTTT sản xuất kinh doanh tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch

Bảng 1.1 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

1.3.4 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình Một số lợi ích cụ thể

có thể kể đến như:

- Tách rời công việc với vị trí làm việc

- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian

- Tổ chức lại các luồng công việc

- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh

- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp

1.4 Thiết kế

Trong trường hợp tổng quát, quy trình thiết kế một HTTT quản lý gồm các giai đoạn:

- Mô hình hóa thực thể

- Xây dựng sơ đồ quan hệ dữ liệu và thiết kế CSDL

- Chuẩn hoá dữ liệu

- Thiết kế phần mềm

- Thiết kế giao diện

Để tiến hành thiết kế HTTT quản lý, người ta sử dụng hệ thống các tài liệu đã thu được trong quá trình phân tích HTTT, các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD và sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

Hình 1.2 Sơ đồ cấu trúc của MIS

1.5 Quá tải thông tin

- Tài liệu trên các chất liệu truyền thống

- Tài liệu kỹ thuật số

- Phương tiện truy cập

- Mạng xã hội

- 4.0

Bài tập

Câu 1: Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức

Câu 2: Khái niệm HTTT quản lý Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ

liệu của một HTTT?

Câu 3: Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng

Câu 4: Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Câu 5: Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì? Câu 6: Vai t6.rò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức

là gì?

Câu 7: Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì?

Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất?

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

Câu 8: MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?

Câu 9: DSS khác với ESS ở những điểm nào?

Câu 10: Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS

Câu 11: Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp

quản lý trung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc gì?

Tình huống 1:

UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT

“Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành công trong hơn 90 năm qua Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗi ngày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụ chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cách đầu tư lớn vào CNTT Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng cấp dịch vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp

Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device), những tài xế vận chuyển hàng cho UPS ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông tin về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe tải – là một thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động Thông tin về chuyến hàng được chuyển đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang New Jersey và Alpharetta, bang Georgia Từ đó, thông tin có thể được truy xuất trên khắp thế giới về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận

Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xuyên suốt quá trình giao hàng Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người nhận, máy đọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau

đó được nạp vào máy chủ Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm tra tình trạng của bất kỳ gói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS Khách hàng của UPS cũng có thể truy xuất thông tin này từ website của công ty bằng máy tính hoặc điện thoại di động của họ Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào Website của UPS để biết lộ trình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao hàng và lập kế hoạch giao nhận

Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh toán chi phí với UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy chủ xử lý và thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý UPS cũng thiết lập dịch vụ chuyển tài liệu qua mạng Internet Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả năng theo vết cho các tài liệu quan trọng

Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những công nghệ nào được sử dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ?

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

Tình huống 2:

HTTT của Cisco: Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối thủ trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet Chìa khóa cho sự thành công của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa: các hoạt động của Cisco hầu như được thực hiện trên mạng Internet

Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Cisco chủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet,

và 3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực Khách hàng vào Website để cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco Đơn đặt hàng được chuyển trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ở Singapore, làm ra sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng Website của Cisco liên kết với Website của Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực tiếp các chuyến hàng đã gửi Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển giao nhờ giảm bớt kho vật tư của riêng nó

Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượt truy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lòng, chi phí giảm được khoảng

600 triệu USD trong năm 2000 Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ mỗi ngày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao Đối với chức năng tài chính kế toán, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh toán tiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu cầu Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi phí Vì dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết toán) trong vòng

24 giờ vào cuối mỗi quý

Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng Cisco nhận được khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website Nhân viên của Cisco sử dụng Website để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp Công ty cũng chuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này Cisco cũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh

có thể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ

Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

BÀI 2: PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG

ĐỐI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ

Giới thiệu:

Nội dung bài này trình bày kiến thức cơ bản về phân tích hệ thống thông tin và quá trình xác định yêu cầu của người dùng Đó là nội dung cơ bản và quan trọng làm nền tảng cho việc thiết kế một hệ thống thông tin phục vụ người dùng

Mục tiêu:

Người học có khả mô tả được yêu cầu của người dùng đối với phần mềm quản lý

Nội dung chính:

2.1 Phân tích hệ thống

2.1.1 Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thông tin

Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp

Vì chất lượng của các hoạt động phân tích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính: kiến thức tổ chức, quản lý và công nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ thống trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó phải có người

am hiểu về tổ chức hiện tại

2.1.2 Phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin

Trong quá trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận

cơ bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho toàn bộ hệ thống

Do đó khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề

cụ thể, cứ tiếp tục ngày càng chi tiết hơn Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình cây

2.1.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa

Nguyên tắc này đòi hỏi việc phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự khoa học, đó là tiến hành từng bước từ phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin đến mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như mô hình chức năng kinh doanh, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thông tin ma trận… Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định có nên thiết kế HTTT quản lý hay không Nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống

Mô hình hóa: Để nhận thức rõ về bản chất của hiện trạng và làm rõ các bài toán trong giai đoạn phân tích, người ta thường sử dụng các mô hình (models) để diễn đạt nội dung thay cho các phát biểu mô tả chi tiết Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và

có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng (ở đâu, bằng công cụ gì, vào lúc nào ) Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:

2.1.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc

Trong quá trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ

có cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với nguyên tắc phân tích hệ thống

có cấu trúc Một số các mô hình được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống có cấu trúc:

- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)

- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)

- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

2.2 Các bước xác định yêu cầu

Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:

- Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT

- Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

- Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

- Lập báo cáo phân tích HTTT

2.3 Xác định yêu cầu

Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất Nếu chúng ta biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì càng dễ thành công trong việc phân tích hệ thống

2.3.1 Nội dung thông tin cần thu thập

Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:

- Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:

 Các thông tin chung về môi trường bên ngoài nói chung, về ngành mà tổ chức đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…

 Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm:

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

 Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản…

o Môi trường vật lý:

 Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý

 Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống

o Môi trường kỹ thuật:

 Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin

 Các trang thiết bị kỹ thuật khác

 Các CSDL đang sử dụng

 Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ

sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)

- Các thành phần của HTTT hiện tại:

 Hoạt động của hệ thống;

 Thông tin vào của hệ thống;

 Thông tin ra của hệ thống;

 Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;

 Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống

2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:

- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Cách tổ chức nghiên cứu:

 Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…)

 Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…

 Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT

- Quan sát hệ thống (Observational research)

Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác: không có trong tài liệu lưu trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những công việc gì và thực hiện công việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng

- Phỏng vấn (Interview)

Những điều lưu ý khi phỏng vấn:

 Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình Nên quan tâm đến cả nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể không muốn nói ra

 Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn

 Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể

có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn Câu hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết, câu hỏi đóng là để khẳng định chính xác những gì đã dự kiến trước

- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)

Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trò quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

 Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết

 Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời đối với đa số người được hỏi

Để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng (như trắc nghiệm)

Phiếu điều tra thường có các phần sau:

 Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu điều tra để cuộc điều tra có kết quả tốt đẹp

 Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…

 Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập (cơ cấu tổ chức cơ quan, quy trình xử lý thông tin trong hệ thống,

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

việc sử dụng thông tin trong hệ thống, đánh giá về ưu, khuyết điểm của hệ thống…)

 Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra

- Phương pháp thảo luận theo chuyên đề JAD (Joint Application Design)

- Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

2.3.3 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)

2.3.3.1 Khái niệm

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng) là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện), các mối quan hệ giữa các chức năng đó

Với sơ đồ BFD, chúng ta xác định rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện

mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương tiện được sử dụng để thực hiện chúng (nhân lực, máy móc, trang thiết bị…) Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý; tất cả chúng đều quan trọng và cần được xử

lý như một phần của HTTT quản lý

Ý nghĩa của sơ đồ BFD:

- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức

- Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống

- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống

2.3.3.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

Bước 1:

- Khảo sát, tìm hiểu tổ chức, các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với các thành phần: tên chức năng, mô tả chức năng, dữ liệu đầu vào; dữ liệu đầu ra của chức năng Bước 2:

- Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản

Bước 3:

- Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

Trong từng bước, sơ đồ BFD được xây dựng xuất phát từ mô hình nghiệp vụ - Business Model (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là thực hiện phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây) Việc phân rã sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên

hệ thống có thể đi từ tổng quát đến cụ thể, trên cơ sở đó có thể lập kế hoạch chi tiết cho mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó

Các nguyên tắc phân rã chức năng:

- Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó

- Nguyên tắc “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng

Lưu ý:

- Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau Sự phân

rã chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết

- Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ dàng phân biệt với các chức năng khác Tên chức năng thường được đặt bằng động

từ (hoặc tính từ) kèm theo bổ ngữ

Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:

- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng,

- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng

Ví dụ 1 Với chức năng “Quản lý tài chính” của một đơn vị có thể phân rã thành 3 chức năng con theo sơ đồ sau:

Hình 2.1 Sơ đồ chức năng quản lý tài chính

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

Ví dụ 2: “Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải tìm kiếm thị trường Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng

Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau đó xác định khách hàng có nhu cầu về sản phẩm Đối với khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, Công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng”

Từ đó ta có sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X

Hình 2.2 Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của Công ty X

2.3.4 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

2.3.4.1 Khái niệm

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho

cả dữ liệu và tiến trình Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình và thông tin nào thu được sau khi thực hiện tiến trình đó

Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong

hệ thống đó

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý Tuy nhiên, sơ đồ DFD có một số tồn tại sau:

- Không bao hàm yếu tố thời gian – không chỉ được thời gian thông tin cần để chuyển

từ quá trình này sang quá trình khác

- Chỉ xác định một phần trật tự thực hiện các chức năng dựa vào việc chức năng này phải được thực hiện dựa trên dữ liệu đầu ra từ chức năng khác

- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu liên quan như khối lượng, xu hướng, những thông tin là thành phần cơ bản trong quá trình phân tích

Do đó người ta phải bổ sung các công cụ khác như mô hình thông tin ma trận

2.3.4.2 Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu

DFD sử dụng 4 ký hiệu của Chris Gane và Trish Sarson (1972):

- Process (xử lý, tiến trình)

 Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu (biến đổi dữ liệu ở đầu vào thành dữ liệu/thông tin ở đầu ra) Khi mô hình hóa một xử lý, chúng ta không quan tâm nó được thực hiện như thế nào

 Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ sơ đồ

 Phần bên dưới của xử lý ghi tên của nó Tên của xử lý bắt đầu bằng một động

từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các chức năng trong

sơ đồ BFD

- Data store (kho dữ liệu)

 Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL

 Điều mà chúng ta quan tâm ở đây chính là thông tin chứa trong nó Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2” Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ Source / Sink (nguồn phát sinh

dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh

dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống (đang xét), có thể nó là:

o Một tổ chức, bộ phận như “Nhà cung cấp”, “Phòng Tổ chức”…

o Một con người như “Khách hàng”, “Người quản lý”…

 Tương tự như Data store, tên của Source/Sink phải là một danh từ

 Trong trường hợp dữ liệu được truyền giữa các tiến trình trên các trang khác nhau của sơ đồ DFD thì nguồn và đích là một chức năng hoặc quá trình bên trong

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

hệ thống (còn gọi là tác nhân trong) Khi đó tên của chúng có dạng động từ - bổ ngữ

- Data flow (luồng dữ liệu)

 Là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình)

 Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển

đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn” Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn đã kiểm tra”

 Tên của các dòng dữ liệu khác nhau cần phải mang các tên khác nhau Tuy nhiên cùng một dòng dữ liệu có thể đi vào một số tiến trình, khi đó trong sơ đồ sẽ xuất hiện một số dòng dữ liệu có tên trùng nhau

 Trong một số trường hợp đặc biệt như đối với các dòng dữ liệu vào– ra các kho

dữ liệu… thì có thể vẽ một dòng dữ liệu với mũi tên ở hai đầu và không cần gắn tên cho chúng

2.3.4.3 Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu

 Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

- Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:

 Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu thông thường rất phức tạp và không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được nên ta cần dùng tới các kỹ thuật phân rã (Exploision) theo thứ bậc để phân chia sơ đồ ra một số mức

 Việc phân rã DFD dựa trên kỹ thuật phân tích thiết kế hướng cấu trúc (SADT, Structured Analysis Design Technique); mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ tổng quát đến chi tiết” Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử

lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn

Hình 2.3 Phân rã DFD

Sơ đồ bao quát cho toàn hệ thống là Sơ đồ ngữ cảnh (context diagram) Sơ đồ ngữ cảnh chỉ có một xử lý duy nhất đại diện cho toàn bộ hệ thống (có số định danh là 0), các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra của hệ thống

Sơ đồ phân rã toàn bộ hệ thống là sơ đồ DFD mức 0 (ký hiệu là DFD-0), gồm có nhiều xử lý cơ bản bên trong hệ thống (được đánh số 1.0, 2.0, 3.0,…), các data store, source, sink và các dòng dữ liệu

Mỗi một xử lý trong DFD-0 có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn như minh họa trên hình 3.4 Sơ đồ này có số định danh là số của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0

Công việc được lặp lại cho đến khi toàn bộ hệ thống được vẽ xong Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản (primitive DFD) của hệ thống Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý Trong khi phân rã các sơ đồ, chúng ta cần chú ý bảo toàn (cân bằng) cho các nội dung dữ liệu vào ra giữa các mức (không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát, hoặc không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết) Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu (splitting), sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu (được giải thích trong phần sau) để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ

Hình 2.4 Cân bằng các dòng dữ liệu và chia nhỏ dữ liệu

2.3.4.4 Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng các sơ đồ luồng dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết

Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (sơ đồ phân rã chức năng) trên nguyên tắc mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1…

 Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra Các xử lý bên trong hệ thống không được vẽ

 Mục đích của lược đồ là để chúng ta hiểu được chính xác giá trị của hệ thống đối với môi rường Các dòng dữ liệu đi ra cho chúng ta biết hệ thống cung cấp những gì cho môi trường; các dòng dữ liệu đi vào cho chúng ta biết nó cần gì từ môi trường và nơi nào (hoặc bộ phận nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0

 Sơ đồ DFD-0, DFD-1,…: được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh Trong quá trình phân

rã, cần lưu ý:

o Trước hết, dựa vào các chức năng ở sơ đồ BFD để xác định các tiến trình tương ứng ở sơ đồ DFD, cứ mỗi chức năng ở sơ đồ BFD sẽ tương ứng với một tiến trình ở sơ đồ DFD

o Tiếp theo, phải xét đến tính cân bằng của sơ đồ: vị trí của các tác nhân, các luồng dữ liệu, các kho dữ liệu (nếu có) ở mức trước sẽ có vị trí tương ứng ở

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

các mức sau sao cho đảm bảo tính logic của vấn đề, phù hợp với mô tả của bài toán

Hình 2.5 Ví dụ hệ thống các sơ đồ DFD

- Sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung

Tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý đã thiết lập sẵn

Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung cho các xử lý trong DFD, như ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language), cây quyết định (Decision Tree), hay bảng quyết định (Decision Table) và sử dụng từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

 Ngôn ngữ có cấu trúc giản lược: mô tả ngắn gọn về các quy tắc xử lý của mỗi

xử lý ở mức cơ sở (không phân rã nữa) bằng ngôn ngữ tự nhiên Trong nội dung

mô tả, người ta thường chỉ rõ nơi thực hiện xử lý, sự kiện kích hoạt, ai hoặc chức danh nào thực hiện và thực hiện như thế nào

 Cây quyết định: Sử dụng hình vẽ (cây) diễn tả các trường hợp xử lý rẽ nhánh, để tiện theo dõi

 Bảng quyết định: Thay thế cho ngôn ngữ cấu trúc giản lược để diễn tả các xử lý phức tạp Bảng gồm có 3 phần: các điều kiện phân lập từng trường hợp (conditions), các quy tắc xử lý cho từng trường hợp (rules), và các hành động chi tiết (actions)

 Từ điển dữ liệu: Là một bảng mô tả cho từng phần tử dữ liệu được dùng trong

hệ thống

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

2.3.4.5 Các mức DFD được sử dụng để mô hình hóa hệ thống

- DFD mức vật lý mô tả hiện trạng (current phisical DFD)

Tên của các xử lý trong DFD gồm cả tên của người thực hiện xử lý, hoặc chức danh công việc, hoặc tên của hệ thống máy tính, để mô tả tính chất “công nghệ” của xử lý Tương

tự như trên, data flow và data store có thể mang tên của thiết bị vật lý lưu trữ dữ liệu (sổ ghi chép, ổ đĩa) Mục đích của loại DFD này là để làm tăng tính trung thực (liên kết thực

tế với mô hình) của các mô tả, đồng thời diễn tả rõ hơn khả năng của nguồn lực (kể cả công nghệ) đã được hoạch định cho các xử lý

- DFD mức luận lý mô tả hiện trạng (current logical DFD):

Tập trung mô tả khái quát các chức năng của hệ thống, loại bỏ bớt các loại thông tin

mô tả tính chất vật lý nhằm xác định các chức năng cơ bản bên trong hệ thống hiện tại

- DFD mức luận lý mô tả hệ thống mới (new logical DFD)

Mô hình này dựa trên mô hình DFD mức luận lý mô tả hiện trạng để xác định rõ những thay đổi cần thiết trong các chức năng hiện tại nhằm khẳng định hệ thống mới cần phải làm những gì

- DFD mức vật lý mô tả hệ thống mới (new physical DFD)

Tương tự sơ đồ DFD mức vật lý mô tả hệ thống hiện tại, sơ đồ này mô tả chi tiết vật

lý cho hệ thống mới sẽ được triển khai, ví dụ như xử lý tự động hay nhân công, ai thực hiện

2.3.5 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin

Soạn thảo báo cáo là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống Các nội dung chính của báo cáo bao gồm:

- Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống

- Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đốivới mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận

- Mục lục: Các phần nội dung chính của báo cáo

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

- Phân tích chức năng trong HTTT

- Sơ đồ chức năng công việc

- Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi…

- Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ thống

- Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống

- Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống

- Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu

2.4 Phân loại yêu cầu

Hình 2.6 Sơ đồ cây phân loại yêu cầu

Đặc tả chi tiết từng loại yêu cầu:

- Yêu cầu chức năng là danh sách các công việc sẽ được thực hiện trên máy tính cùng với các thông tin mô tả tương ứng

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

- Yêu cầu phi chức năng là các yêu cầu liên quan đến chất lượng phần mềm, là sự ràng buộc cách thức thực hiện các yêu cầu chức năng

- Yêu cầu chức năng nghiệp vụ là các chức năng của phần mềm tương ứng với công việc có thật trong thế giới thực

- Yêu cầu chức năng hệ thống là các chức năng phần mềm được phát sinh thêm khi thực hiện công việc trên máy tính thay vì trong thế giới thực hoặc các chức năng không tương ứng với bất kỳ công việc nào trong thế giới thực

- Chức năng lưu trữ: Tương ứng với công việc ghi chép thông tin trên sổ sách (kèm theo các quy định khi ghi chép)

- Chức năng tra cứu: Tương ứng với công việc tìm kiếm, theo dõi hoạt động và xem thông tin về một đối tượng

- Chức năng tính toán: Tương ứng với công việc tính toán (theo quy định và công thức cho trước)

- Chức năng kết xuất : Tương ứng với công việc lập báo cáo (theo biểu mẫu cho trước)

- Chức năng môi trường : Định cấu hình thiết bị, ngày giờ, số người làm việc, …

- Chức năng mô phỏng: Mô phỏng hoạt động của thế giới thực

- Chức năng tự động: Tự động thông báo, nhắc nhở người dùng

- Chức năng phân quyền : Phân quyền sử dụng giữa các loại người dùng

- Chức năng sao lưu : Sao lưu, phục hồi dữ liệu

- Tính tiến hóa: đây là các yêu cầu liên quan đến việc cho phép người dùng thay đổi lại cách mô tả của một yêu cầu chức năng (các quy định, quy tắc tính toán), một biểu mẫu nào đó khi đang dùng phần mềm đã được chuyển giao Điều này đòi hỏi phải có dự kiến về các thay đổi trên thành phần dữ liệu và xử lý

- Tính tiện dụng: là các yêu cầu liên quan đến hình thức giao diện của phần mềm, thể hiện ở sự tự nhiên, dễ sử dụng, dễ học, đầy đủ thông tin,

- Tính hiệu quả : đây là yêu cầu liên quan đến thời gian thực hiện các chức năng phần mềm, dung lượng lưu trữ, chi phí sử dụng tài nguyên hệ thống như sử dụng tối ưu các không gian, thao tác thực hiện nhanh

- Tính tương thích: là các yêu cầu liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu giữa phần mềm đang xét và các phần mềm khác, sự nhất quán giữa các màn hình trong hệ thống

- Tính tái sử dụng: (do chuyên viên tin học đảm trách)

- Tính bảo trì: (do chuyên viên tin học đảm trách) là các yêu cầu cho phép thay đổi

mà không làm ảnh hưởng đến phần mềm

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

Hình 2.7 Quá trình hình thành yêu cầu

Hình 2.8 Tiến trình phần tích yêu cầu

2.5 Mô tả yêu cầu

Yêu cầu (hay yêu cầu phần mềm) là công việc muốn thực hiện trên máy tính Những công việc này phải xuất phát từ thực tế chứ không thuần túy tin học

Mô tả yêu cầu là mô tả đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc tương ứng Các

mô tả này dùng làm cơ sở để nghiệm thu và đánh giá phần mềm khi được chuyển giao

Các yêu cầu của phần mềm cần được mô tả thật rõ ràng, cụ thể, đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến công việc tương ứng Việc mô tả sơ sài, mơ hồ yêu cầu phần mềm sẽ dẫn đến việc hiểu nhầm giữa chuyên viên tin học (người thực hiện phần mềm) và khách hàng (người đặt hàng thực hiện phần mềm) Nhiều công sức và chi phí phải hao tốn

do các hiểu nhầm như thế

Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý Các loại thông tin chính cần được quan tâm khi xác định yêu cầu phần mềm:

- Tên công việc ứng với từng yêu cầu

 Cần xác định cụ thể, tránh dùng các tên chung chung, mơ hồ

- Người hoặc bộ phận sẽ thực hiện công việc

 Cần xác định chính xác người hoặc bộ phận sẽ thực hiện công việc trên máy tính (còn gọi là người dùng phần mềm hay người dùng)

 Những người dùng có vai trò và công việc thực hiện tương tự như nhau sẽ được xếp vào cùng một loại người dùng (thông thường một loại người dùng sẽ tương ứng với một bộ phận trong thế giới thực)

 Cùng một công việc có thể có nhiều loại người dùng khác nhau thực hiện và ngược lại, một loại người dùng có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau

- Địa điểm thực hiện công việc

- Thời gian thực hiện công việc

 Cần xác định chính xác địa điểm, thời điểm tiến hành công việc Các thông tin này sẽ có ý nghĩa nhất định trong một số trường hợp đặc thù

- Cách thức tiến hành công việc cùng với các quy định liên quan

 Đây là phần chính yếu khi tiến hành mô tả yêu cầu

 Các quy định cần kiểm tra khi thực hiện công việc ghi nhận thông tin

 Các quy định, công thức tính toán khi thực hiện công việc tính toán

d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề

f) Phương pháp làm mẫu

Câu 2: Trình bày phương pháp phân tích chức năng và lập sơ đồ chức năng kinh doanh

BFD Cho ví dụ cụ thể