Sau gần 20 năm thành lập và phỏt triển cụng ty XNK đó tạo được chỗ đứng trong lĩnh vực XNK thuốc tân dược, trang thiết bị y tế, thị trường hoạt động được mở rộng không ngừng, có quan hệ
Trang 1THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XNK Y TẾ I HÀ NỘI.
2.1 Khái quát chung về công ty XNK Y Tế I Hà Nội
2.1.1 Qỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển.
Cụng ty XNK Y Tế I Hà Nội cú trụ sở chớnh đặt tại 138 Giảng Vừ, Hà nội, cú tờn giao dịch là VIMEDIMEX HA NOI (Vietnam National Medical Products Import Company I) là một doanh nghiệp Nhà Nước hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam
Cụng ty XNK Y Tế I được thành lập theo quyết định số 338/CP ngày 05/02/1985 Tiền thân là một chi nhánh của công ty XNK Y Tế Dược trực thuộc các liên hiệp xí nghiệp Dược Việt Nam Công ty được thành lập trên cơ sở nhận bàn giao nhiệm vụ XNK thuốc, thiết bị y tế của năm công ty ngoại thương là: Minexport, Tocontap, Neforimex, Machinimport & Technoimport Từ khi thành lập cụng ty được chuyển sang cho Bộ Y Tế Việt Nam quản lý và cú tờn là cụng ty XNK thiết bị y tế Trung Ương (quyết địmh số 264-Bộ Y Tế ra ngày 30/05/1985) Cụng ty XNK Y Tế I được thành lập lại theo quyết định số 530/ BYT-QĐ ngày 12/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Y Tế Đến năm 1996 thỡ cụng ty mới chớnh thức là thành viờn của Tổng cụng ty Dược Việt Nam
Sau gần 20 năm thành lập và phỏt triển cụng ty XNK đó tạo được chỗ đứng trong lĩnh vực XNK thuốc tân dược, trang thiết bị y tế, thị trường hoạt động được
mở rộng không ngừng, có quan hệ XNK với nhiều nước trên thế giới, với phương châm coi trọng chữ tín và đảm bảo chất lượng trong kinh doanh, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, cụ thể như sau:
1.Tổng doanh thu
2 Kim ngạch xuất khẩu
3.Kim ngạch nhập khẩu
4 Lợi nhuận thực hiện
5.Nộp NSNN
đồng đồng đồng đồng đồng
239.970.990.000 39.120.500.000 115.190.900.000 431.779.800.000 11.450.750.000
264.800.500.000 41.136.600.000 172.265.762.000 625.781.792.000 11.860.261.000
279.862.991.500 43.390.150.000 175.690.871.000 820.388.900.000 12.461.875.000
1
Trang 22.1.2 Chức năng và nhiệm vụ củacụng ty XNK Y Tế I.
Chức năng: Trực tiếp XNK cỏc mặt hàng thiết bị y tế, dược phẩm và các nhóm
hàng khác theo quy định hiện hành của Bộ Thương Mại và Nhà nước Công ty được phép mở các cửa hàng, đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ trong cả nước
Nhiệm vụ: Chủ động giao dịch, đàm phỏn, ký kết và thực hiện cỏc hợp đồng mua
bỏn ngoại thương, hợp đồng kinh tế và cỏc văn bản về hợp tác liên doanh, liên kết với khách hàng trong và ngoài nước thuộc nội dung hoạt động của cụng ty
2.1.3 Mục tiêu và đặc điểm cỏc mặt hàng kinh doanh của cụng ty.
Mục tiêu kinh doanh: Kinh doanh, cung cấp cỏc loại trang thiết bị y tế, cỏc loại
thuốc chữa bệnh, cỏc loại hoỏ chất và đồ dựng cho cỏc ngành y tế phục vụ nhu cầu khỏm chữa bệnh của nhõn dõn
Đặc điểm cỏc mặt hàng kinh doanh: gồm ba nhúm hàng
Nhúm hàng trang thiết bị y tế: Giá trị thường lớn, nhu cầu tiờu thụ chủ yếu cho
cỏc bệnh viện, phũng khỏm nờn khi nhập cỏc mặt hàng này phải nghiờn cứu nhu cầu thị trường nếu không sẽ gây ứ đọng vốn cho cụng ty Nguồn cung cấp chủ yếu
là cỏc hóng, cỏc cụng ty nước ngoài như Pháp, Hàn Quốc, Nhật Việc mua bán đàm phỏn qua fax, email và việc thanh toỏn chứng từ thụng qua ngõn hàng
Nhóm hàng dược phẩm: Có thị trường tiêu thụ lớn hơn, chất lượng phải đảm bảo
theo quy định của nhà nước
Nhúm hàng khỏc: Như tinh dầu, dược liệu có đặc điểm là dễ bảo quản, thời hạn
sử dụng dài, giá trị không lớn nhưng thường cồng kềnh, thể tích lớn nên ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, lưu kho, lưu bói nguồn cung cấp chủ yếu là cỏc hộ sản xuất nhỏ lẻ ở địa phương như Thanh Hoá, Lào Cai, Lạng Sơn Đối với cỏc loại đông dược và thuốc bắc thỡ nguồn hàng chủ yếu là nhập từ Trung Quốc
2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của cụng ty.
Cụng ty XNK Y Tế I Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập cú tài khoản tiền gửi ở cỏc ngõn hàng ANZ, Vietcombank, City bank Có tư cách pháp nhân trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam Bộ máy quản lý của cụng ty theo mô hình trực tuyến, Giỏm đốc là người chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của cụng ty
2
Trang 3Sơ đồ 1: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty.
2.1.5 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của cụng ty.
Thị trường bán hàng của công ty tương đối rộng, trải dài từ Bắc vào Nam nhất là các thị trường lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh nờn cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn cho phự hợp với tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty Cụng việc kế toỏn ở cỏc chi nhỏnh do cỏc nhõn viờn kế toỏn chi nhỏnh đú thực hiện Cuối thỏng tổng hợp số liệu gửi về phũng tài chớnh - kế toỏn của cụng ty Phũng này hạch toỏn cỏc nghiệp kinh tế phỏt sinh và tổng hợp số liệu chung cho toàn cụng ty để lập bỏo cỏo kế toỏn Phũng tài chớnh kế toỏn gồm 9 người, mỗi người đảm nhận cỏc phần hành kế toỏn riờng Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, người điều hành chung toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty Trợ giúp cho kế toán trưởng là phó phũng
kế toỏn và cỏc kế toỏn viờn
Phũng t i chài ch ớnh
kế toỏn
Phũng tổ chức
Phũng kế hoạch
đối ngoại
Cỏc hiệu thuốc tạiHài ch Nội
Chi nhỏnh S i Gài ch ũn Chi nhánh Lạng Sơn
Phũng kinh doanh thiết
bị y tế
Phũng thương mại dược phẩm
Phũng kinh doanh XNK Ban giỏm đốc
3
Trang 4Kế toỏn T.Hợp
Kế toán trưởng
Phú phũng kế toỏn
KT-TSCĐ và cụng nợ Kế toán tiền lương & NH Kế toỏn hàng hoỏ Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn thuế Thủ quỹ
Kế toán chi nhánh Lạng Sơn Kế toỏn cỏc hiệu thuốc Hà NộiKế toỏn chi nhỏnh Sài Gũn
Hệ thống bỏn lẻ
Sơ đồ 2: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty.
Phần lớn cụng tỏc kế toỏn đều được thực hiện trên máy tính nên tốc độ xử lý thụng tin, lập bỏo cỏo và tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu quản lý nhanh và thuận tiện hơn rất nhiều so với thủ công Công ty áp dụng phương pháp KKTX để hạch toỏn hàng tồn kho, sử dụng hệ thống tài khoản của doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/
TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chớnh Cỏc tài khoản tổng hợp được mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Hệ thống sổ kế toán được sử dụng trong công ty là: Sổ cái các tài khoản, sổ theo dõi quá trình nhập xuất, các sổ, thẻ chi tiết,
4
Trang 5Sơ đồ 3: Trỡnh tự ghi sổ của cụng ty.
Chỳ thớch:
2.2 Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNK Y Tế I Hà Nội.
2.2.1 Khỏi quỏt về nghiệp vụ bỏn hàng tại cụng ty.
Với mục tiêu mở rộng thị trường, đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với cụng ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hỡnh thức thanh toỏn thớch hợp Cụng ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, quá hạn sử dụng
Do vậy, để đảm bảo uy tín với khách hàng và trên thị trường công ty luôn chú trọng đến cỏc mặt sau:
Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu Ghi h ng ng yài ch ài ch
Bỏo cỏo t i ch ài ch ớnh
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bảng tổng hợp chitiết
Sổcỏi
Sổ , thẻ kế toỏn chi tiết Chứng từ gốc
Trang 6Về chất lượng: Hàng hoá trước khi bán ra được kiểm tra kỹ về chất lượng, chủng
loại , thời hạn sử dụng
Về giỏ bỏn: Được xác định trờn giỏ mua thực tế cộng với chi phớ thu mua, bảo
quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường
Là một doanh nghiệp chuyờn kinh doanh XNK nờn nghiệp vụ bỏn hàng trong cụng ty luụn được chú trọng, đặc biệt là bỏn hàng xuất khẩu, cỏc phũng nghiệp vụ
tự lập hợp đồng xuất khẩu rồi trỡnh giỏm đốc duyệt Sau khi thực hiện xong sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và xỏc định kết quả kinh doanh để tớnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của từng phũng trong mỗi lần xuất
Các khách hàng của công ty thường là các đối tỏc làm ăn lâu dài với khối lượng mua hàng hoá có giá trị lớn thỡ ngoài hỡnh thức thanh toỏn ngay thỡ cụng ty chủ yờỳ là hỡnh thức thanh toỏn sau (cho khỏch hàng chịu)
2.2.2 Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn.
2.2.2.1 Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bỡnh quõn gia quyền cả kỳ dự trữ (mỏy sẽ tự động tớnh) Công thức được xác định như sau:
Trị giỏ vốn hàng xuất kho bao gồm cả trị giỏ mua và chi phớ thu mua Trị giỏ mua là giỏ mua của hàng hoỏ trờn hợp đồng mua hàng và thuế (đối với hàng nhập khẩu, trị giỏ mua là CIF, FOB và thuế nhập khẩu) Cũn chi phớ mua hàng thỡ sẽ được công ty tiến hành phân bổ vào thời điểm cuối kỳ
*Giỏ vốn thực tế = Đơn giá thực tế x Số lượng hàng
hàng xuất kho bỡnh quõn gia quyền xuất kho
Số lượng h ng t ài ch ồn kho đầu kỳ + Số lượng h ng nh ài ch ập trong kỳ
= Giỏ vốn thực tế HTK đầu kỳ + Giỏ vốn thực tế h ng nhài ch ập trong kỳ Đơn giá bỡnh
quõn gia quyền
Trang 7Chi phớ thu mua Chi phớ thu mua
*Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng + thực tế p.sinh trong
thực tế phõn bổ tồn đầu kỳ kỳ cần phõn bổ Trị giỏ
cho hàng hoỏ = x mua của
xuất kho Trị giỏ mua của + Trị giỏ mua của hàng hoỏ,vật hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ tư xuất kho
Vớ dụ : Tớnh trị giỏ hàng xuất kho của mặt hàng: Thuốc MEDAXON (10
GL(hộp)), tồn đầu kỳ là :0 (hộp)
Đơn vị tính: Đồng
Ngày, tháng Diễn giải Số lượng Số tiền
16/10/03 Nhập kho thuốc MEDAXON
của SINGAPORE và thuế VAT(5%)
100 35.151.218
1.757.561
12/11/03 Nhập kho thuốc MEDAXON
của SINGAPORE và thuế VAT(5%)
100 35.362.063
1.768.103
01/12/03 Nhập kho thuốc MEDAXON
của SINGAPORE và thuế VAT(5%)
150 56.241.914
2.821.096
362 157,7 362.157,7 đ/hộp
Ngày28/10/03 Xuất thuốc MEDAXON cho công ty TNHH - Mạnh Cường, hoá đơn 040778 có số lượng hàng: 250 hộp
Trị giỏ vốn của hàng xuất kho: 250 x 362.157,7 = 90.539.425 đ
2.2.2.2 Chứng từ kế toỏn và trình tự luân chuyển chứng từ.
100 + 100 + 150
35.151.218 + 35.362.063 + 56.241.914 Đơn giá bỡnh
Trang 8Cụng ty khụng sử dụng phiếu xuất kho mà sử dụng trực tiếp hoá dơn GTGT(Biểu 1) Hoá đơn GTGT gồm ba liên (liên1: Lưu, liên2: Giao cho khách hàng, liên3: Dùng để thanh toán) Riêng liờn 2 được photo thành hai bản: một bản giao khỏch hàng , một bản giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn Hàng ngày khi có hoá đơn GTGT kế toán tập hợp, phân loại và cập nhập số liệu vào máy, sau đó máy tự động lên sổ chi tiết và sổ cái TK 632 (Biểu 2)
2.2.2.3 Kế toỏn một số nghiệp vụ chủ yếu.
*Tài khoản sử dụng: TK 632-Giỏ vốn hàng bỏn, cú cỏc tài khoản cấp 2 sau:
TK 6321: Giỏ vốn hàng bỏn-nhập khẩu
TK 6322: Giỏ vốn hàng bỏn-xuất khẩu
TK 6323: Giỏ vốn hàng bỏn-nội địa
TK 6324: Giỏ vốn hàng bỏn-chi phớ dịch vụ PMU
TK 6325: Giỏ vốn hàng bỏn-chi phớ dịch vụ marketing
TK 6326: Giỏ vốn hàng bỏn- nội bộ
*Tài khoản liên quan như TK 156 cũng được mở chi tiết:
TK 1561: Giỏ mua hàng hoỏ
TK 15611: Giỏ mua hàng hoỏ-nhập khẩu
TK 15612: Giỏ mua hàng hoỏ-xuất khẩu
TK 15613: Giỏ mua hàng hoỏ-nội địa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá
*Trỡnh tự hạch toỏn: Căn cứ vào số lượng trong hoỏ đơn GTGT kế toán hạch
toán:
Nợ TK 632 (Theo trị giá vốn)
Trang 9Cú TK 156 (Theo trị giỏ vốn)
Vớ dụ: Căn cứ vào số lượng trong hoỏ đơn GTGT số 040411(Biểu1) kế toỏn hạch
toỏn:
Nợ TK 6321 49.500.000
Cú TK 15611 49.500.000
2.2.3 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng.
2.2.3.1 Chứng từ kế toỏn và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ.
Chứng từ gồm: hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, hợp đồng XK
Sơ đồ 4: Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ.
2.2.3.2 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng.
Tài khoản sử dụng:
*TK 511: Doanh thu hàng hoỏ bỏn ra bờn ngoài và được mở chi tiết:
=
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo kế toỏn
Sổ cỏi TK 511,512,531
Sổ tiền mặt, cụng nợ, TGNH
Sổ chi tiết cỏc
TK 511,512,531 Chứng từ gốc(hoỏ
đơn, giấy báo Có )
Trang 10TK 5111: Doanh thu bán hàng trong nước TK 5112: Doanh thu hàng XK
TK 51111: Doanh thu bỏn hàng hoỏ
TK 51112: Doanh thu hàng nhập khẩu
TK 51113: Doanh thu dịch vụ
*TK 512: Doanh thu bỏn hàng nội bộ cũng được mở chi tiết tương tự như TK
511 ngoài ra cũn sử dụng một số tài khoản khỏc liờn quan
Trỡnh tự hạch toỏn:
*Đối với hàng bán trong thị trường nội địa:
+Trường hợp bán cho khách hàng bên ngoài:
Nợ TK 111,112 Tổng giỏ thanh toỏn(nếu khỏch hàng trả ngay)
Nợ TK 131(chi tiết khỏch hàng) Tổng giỏ thanh toỏn(nếu khỏch hàng chịu)
Cú TK 511 Doanh thu bỏn hàng khụng cú thuế GTGT
Cú TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 040778 ngày 28/10/2003 xuất bán thuốc
MEDAXON cho công ty TNHH Mạnh Cường, khách hàng chưa thanh toán tiền,
có tiền hàng: 93.750.000đ, tiền thuế GTGT: 9.375.000đ, tổng cộng tiền thanh toỏn: 103.125.00đ Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131 103.125.000
(Chi tiết công ty TNHH Mạnh Cường)
Cú TK 5111(51112) 93.750.000
Cú TK 3331(33312) 9.375.000
+Trường hợp bán nội bộ:
Trang 11Nợ TK 136(chi tiết hiệu thuốc) Tổng giỏ thanh toỏn
Cú TK 512 Doanh thu bỏn hàng nội bộ
Cú TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 040115 ngày 2/10/03 với nội dung: Xuất
thuốc TOTHEMA cho hiệu thuốc1, có tiền hàng: 32.500.000đ, tiền thuế GTGT: 1.625.000đ, tổng cộng tiền thanh toỏn: 34.125.000đ Kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 136 34.125.000
(chi tiết hiệu thuốc 1)
Cú TK 512 32.500.000
Cú TK 3331 1.625.000
*Đối với hàng xuất khẩu: Doanh thu hàng XK là tổng giỏ trị ngoại tệ của lụ hàng
ghi trờn hoỏ đơn thương mại (giá FOB) Sau đú kế toỏn sẽ quy đổi ra tiền Việt Nam theo cụng thức sau:
Trị giỏ = Trị giỏ ngoại tệ ghi trờn x Tỷ giỏ thực tế bỡnh quõn
quy đổi hoỏ đơn thương mại liên Ngân hàng
Trong đú tỷ giỏ thực tế bỡnh quõn liờn Ngõn hàng là tỷ giỏ do ngõn hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm ký hợp đồng
Vớ dụ: Trị giỏ lụ hàng tinh dầu xuất bỏn cho cụng ty TOCHIMOTO TEN KAIDO
Co-LTD-Nhật ngày 3/10/2003 (Biểu 1) là 3.600USD, tỷ giỏ thực tế bỡnh quõn liờn Ngõn hàng là 15.000VND/USD, kế toỏn quy đổi như sau:
Trị giỏ quy đổi = 3.600x15.000 = 54.000.000đ
Sau khi được xỏc định là hàng xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu như sau:
Trang 12+Trường hợp khách hàng trả tiền ngay:
Nợ TK 112(1122) Số tiền thanh toỏn đó quy đổi ra tiền Việt Nam
Cú TK 511(5112) Doanh thu hàng xuất khẩu
+Trường hợp khách hàng mua chịu:
Nợ TK 131(chi tiết khỏch hàng) Số tiền thanh toỏn đó quy đổi ra tiền VN
Cú TK 511(5112) Doanh thu hàng xuất khẩu
Khi xỏc định số thuế xuất khẩu phải nộp, kế toỏn ghi:
Nợ TK 511(5112)
Cú TK 3333(chi tiết thuế xuất khẩu)
Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 040411 (Biểu 1), xuất hàng tinh dầu cho
công ty TOCHIMOTO TEN KAIDO Co-LTD-Nhật, trị giỏ ngoại tệ là 3.600USD, quy đổi ra tiền Việt Nam là 54 triệu, khách hàng chưa trả tiền, kế toán định khoản:
Nợ TK 131 54.000.000
(Chi tiết cụng ty TOCHIMOTO TEN KAIDO Co-LTD-Nhật)
Cú TK 5112 54.000.000
Vỡ hàng xuất khẩu là cỏc mặt hàng nụng lõm sản như tinh dầu, dược liệu, long nhón đang được nhà nước khuyến khích xuất khẩu nên không phải nộp thuế xuất khẩu
2.2.4 Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại.
Chứng từ sử dụng gồm: Hoá đơn GTGT, giấy báo Có, biên bản giao trả
Trình tự luân chuyển chứng từ (xem trong sơ đồ 4)
Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại, có các tài khoản cấp 2 sau:
TK 5311: Hàng bán trong nước bị trả lại TK 5312: Hàng XK bị trả lại
