Giáo trình Kế toán chứng từ sổ sách

Bước 1: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký[r]

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: KẾ TOÁN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH

NGÀNH: KẾ TOÁN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐKTKT ngày

tháng năm 20 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế

- Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh)

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 20

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: KẾ TOÁN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH

NGÀNH: KẾ TOÁN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI

Họ tên: Đinh Thị Hoàng Nguyên

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 20

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 1

LỜI GIỚI THIỆU

Chứng từ sổ sách kế toán trong doanh nghiệp là một yếu tố của kế toán doanh nghiệp cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế tài chính

Môn đun kế toán chứng từ sổ sách trong doanh nghiệp là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, là một môn chuyên ngành bắt buộc, được học sau các môn kế toán doanh nghiệp 1,2 là môn tổng hợp

và cho ra sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán

Giáo trình kế toán chứng từ sổ sách là tài liệu cần thiết cho học sinh sinh viên Khối ngành Kinh tế, đáp ứng yêu cầu đổi mới nội dung, chương trình giảng dạy và mục tiêu đào tạo của Trường Cao đẳng Kinh tế kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Giáo trình kế toán chứng từ sổ sách gồm 4 chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và sổ kế toán

Chương 2: Chứng từ kế toán

Chương 3: Sổ sách kế toán

Chương 4: Báo cáo kế toán

Ở mỗi chương ngoài nội dung hướng dẫn ban đầu, hướng dẫn thực hành, còn có

hệ thống bài tập để người học rèn luyện kỹ năng thực hành Nội dung kiến thức cơ bản đã được tác giả cập nhật theo quy định hiện hành của Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/ QH13 ban hành ngày 20/11/2015 và Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014

Mặc dù rất cố gắng, tuy nhiên giáo trình khó tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý bạn đọc để Giáo trình này được hoàn thiện hơn

TPHCM, ngày tháng năm 20

Chủ biên Đinh Thị Hoàng Nguyên

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 2

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỰC HÀNH CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN 8

1.1 Giới thiệu tổng quát về môn thực hành kế toán 8

1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán 8

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp 9

1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp 10

1.2 Bộ máy kế toán 10

1.2.1 Nội dung công việc của các thành viên trong bộ máy kế toán 10

1.2.2 Kế toán chi tiết 13

1.2.3 Kế toán tổng hợp 14

1.2.4 Kế toán trưởng 16

1.3 Mô hình tổ chức kế toán trong doanh nghiệp hiện nay 17

1.3.1 Bộ máy kế toán tập trung 17

1.3.2 Bộ máy kế toán phân tán 19

1.4 Hình thức sổ kế toán được ứng dụng trong bài tập thực hành 20

1.4.1.Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 20

1.4.2 Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 22

1.5 Câu hỏi ôn tập chương 1 23

CHƯƠNG 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 24

2.1 Chứng từ gốc 24

2.1.1 Khái niệm 24

2.1.2 Kiểm tra 24

2.1.3 Tạo lập và quản lý chứng từ 25

2.2 Chứng từ kế toán 25

2.2.1 Khái niệm 25

2.2.2 Phân loại 25

2.2.3 Nguyên tắc lập chứng từ 28

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 3

2.2.4 Hướng dẫn tạo lập chứng từ kế toán 30

2.3 Sử dụng - Bảo quản – Lưu trữ chứng từ kế toán 55

2.3.1 Sử dụng chứng từ: Ghi sổ kế toán 55

2.3.2 Bảo quản và sử dụng lại trong kỳ kế toán 56

2.3.3 Lưu trữ , bảo quản chứng từ 56

2.4 Thực hành lập chứng từ kế toán 58

2.4.1 Lập phiếu nhập kho 61

2.4.2 Lập phiếu xuất kho 62

2.4.3 Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt 62

2.4.4 Lập chứng từ ngân hàng 65

2.4.5 Lập bảng thanh toán lương 67

2.4.6 Lập bảng tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn 68

2.4.7 Lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ 69

2.4.8 Lập hóa đơn bán hàng; hoá đơn giá trị gia tăng 70

2.4.9 Bài tập tổng hợp các loại chứng từ kế toán 73

CHƯƠNG 3: SỔ SÁCH KẾ TOÁN 84

3.1 Các quy định chung 84

3.1.1 Sổ kế toán 84

3.1.2 Các loại sổ kế toán 85

3.1.3 Sổ kế toán tổng hợp 86

3.1.4 Hệ thống sổ kế toán 88

3.1.5.Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán 91

3.1.6 Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính 92

3.1.7 Mở và ghi sổ kế toán 92

3.1.8 Sửa chữa sổ kế toán 92

3.1.9 Điều chỉnh sổ kế toán 94

3.2 Các hình thức kế toán 95

3.2.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 95

3.2.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 96

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 4

3.2.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 99

3.2.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 100

3.2.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 102

3.3 Thực hành lập mở sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung 105

3.3.1 Sổ nhật ký chung 111

3.3.2 Sổ kế toán chi tiết - Sổ tổng hợp tài khoản 111, tài khoản 112 123

3.3.3 Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp tài khoản 242, 152, 153, 154, 155, 156 127

3.3.4 Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp công nợ phải thu tài khoản 131,133, 141, 242, và công nợ phải trả tài khoản 341,331, 333, 338, 341… 131

3.3.5 Sổ chi tiết giá thành sản phẩm tài khoản 621,622,627, 154 139

3.3.6 Bài tập tổng hợp ghi sổ kế toán 144

3.4 Lập Bảng cân đối kế toán 155

3.4.1 Một số phương pháp kiểm tra sai lệch trong bảng cân đối tài Khoản 155

3.4.2 Nội dung, kết cấu, cơ sở số liệu và phương pháp lập Bảng cân đối tài khoản 157

3.4.3 Thực hành Bảng cân đối tài khoản tháng, quý 160

CHƯƠNG 4: BÁO CÁO KẾ TOÁN 164

4.1 Những quy định chung 164

4.1.1 Báo cáo tài chính năm 164

4.1.2 Hệ thống biểu mẫu báo cáo tài chính 170

4.2 Thực hành báo cáo thuế 171

4.2.1 Lập Bảng kê hoá đơn giá trị gia tăng mua vào; Bảng kê hoá đơn giá trị gia tăng bán ra 171

4.2.2 Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng 173

4.2.4 Báo cáo thuế thu nhập 175

4.3 Thực hành báo cáo tài chính 176

4.3.1 Bảng cân đối kế toán 182

4.3.2 Thực hành Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 201

4.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 209

4.4.1 Nội dung, kết cấu, cơ sở số liệu 209

4.4.2 Phương pháp lập 214

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 5

4.5 Thuyết minh báo cáo tài chính 219

4.5.1 Nội dung, kết cấu, cơ sở số liệu 219

4.5.2 Phương pháp lập 221

4.6 Bài tổng hợp về báo cáo tài chính 232

TÀI LIỆU THAM KHẢO 251

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 6

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Kế toán chứng từ sổ sách

Mã mô đun: MĐ3104131

Vị trí, tính chất của mô đun:

- Vị trí: Mô đun kế toán chứng từ sổ sách là một bộ phận của kế toán doanh

nghiệp cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, là mô đun chuyên ngành bắt buộc, được học sau các môn kế toán doanh nghiệp 1, 2 là môn tổng hợp và cho ra sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán

- Tính chất:

+ Mô đun kế toán chứng từ sổ sách cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp hoạt động tại doanh nghiệp sản xuất, xâu chuỗi các phần hành kế toán và lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

+ Thông qua kiến thức chuyên môn của mô đun này, người học thực hiện được các nội dung về nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp một cách tổng hợp, lập được báo cáo tài chính tài chính của loại hình kế toán doanh nghiệp sản xuất

Mục tiêu mô đun:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được công tác Tổ chức - Bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp;

+ Trình bày được Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Chứng từ ghi sổ

+ Trình bày được cách phân loại, nguyên tắc và lập chứng từ kế toán;

+ Trình bày được các nguyên tắc mở sổ; ghi sổ, sữa sổ kế toán

+ Trình bày được hệ thống báo cáo tài chính theo quy định

+ Trình bày được phương pháp lập các báo cáo tài chính

+ Phân biệt được các loại chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp + Phân biệt được các báo cáo tài chính doanh nghiệp

- Về kỹ năng:

+ Lập, kiểm tra, phân loại và xử lý chính xác chứng từ kế toán

+ Ghi được chứng từ vật tư ,chứng từ tiền mặt, chứng từ ngân hàng

+ Lập được các bảng thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản cố định + Ghi được sổ sách kế toán chi tiết theo hình thức Nhật ký chung

KHOA: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH 7

+ Lập được sổ kế toán tổng hợp, sổ tài khoản, bảng cân đối số phát sinh

+ Đối chiếu được sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp để phát hiện sai sót

+ Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế toán chi tiết

+ Lập được khai báo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, khai báo

+ Chủ động tích cực trong việc học tập, nghiên cứu môn học

+ Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỰC HÀNH CHỨNG TỪ VÀ SỔ

KẾ TOÁN Giới thiệu:

Trong chương 1 bao gồm các nội dung: Giới thiệu tổng quát về môn thực hành kế toán, Nội dung công việc của các thành viên trong bộ máy kế toán, Kế toán tổng hợp,

Kế toán chi tiết, Kế toán trưởng, Bộ máy kế toán, Mô hình tổ chức kế toán trong doanh nghiệp hiện nay, Hình thức sổ kế toán được ứng dụng trong bài tập thực hành

Mục tiêu:

-Trình bày được công tác Tổ chức-Bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp;

-Trình bày được Hình thức Nhật ký chung;

Nội dung chính:

1.1 Giới thiệu tổng quát về môn thực hành kế toán

1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán

Tổ chức kế toán là tổ chức sắp xếp khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân

sự của kế toán trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,chế độ của kế toán vào trong những điều kiện cụ thể của doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán phụ thuộc vào các yếu tố như: quy mô của đơn vị, nhu cầu thông tin và trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán, các trang thiết bị xử lý thông tin,…

Tổ chức công tác kế toán nhằm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin hữu ích cho những ai quan tâm đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh

tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Vì kế toán cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính hiện thực,có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao giúp cho các doanh nghiệp đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động và đề ra các quyết định kinh tế phù hợp

* Đối với doanh nghiệp:

- Cung cấp toàn thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

- Phản ánh toàn bộ đầy đủ tài sản hiện có và sự vận động của tài sản ở doanh nghiệp

- Phản ánh đầy đủ chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

- Là công cụ quan trọng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính, kiểm tra việc bảo vệ và tính hiệu quả của việc sử dụng tài sản, tiền vốn

* Đối với Nhà nước:

Là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nước để kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, quản lý và điều hành nền kinh tế quốc dân theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa

* Đối với các đối tượng khác có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán:

Thông tin kế toán giúp họ nắm được tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp đối tác

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều tìm cách giảm thiểu chi phí

và mong muốn thu được lợi nhuận nhiều nhất Để đạt được mục đích này thì doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức hạch toán kế toán nhằm quản lý và cung cấp thông tin hữu ích Hệ thống thông tin sử dụng để đề ra các quyết định quản lý

từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin do kế toán cung cấp là quan trọng nhất Bởi vì kế toán có chức năng phản ánh và giám đốc mọi hoạt động kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thông tài sản, nguồn vốn và cả quá trình kinh doanh Do đó:

- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có tầm quan trọng to lớn đối với hoạt động quản lý tài chính,quản lý kinh doanh của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế - tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu qủa hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động kế toán

- Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặc chẽ tài sản tiền vốn, ổn định về tài chính, ổn định trong việc thu hồi công nợ tránh hiện tượng nợ nần dây dưa kéo dài và tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp

Căn cứ để tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp:

- Tổ chức công tác kế toán phải trên cơ sở của Luật kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.- Tổ chức kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.- Tổ chức kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

nghiệp và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp

- Tổ chức kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Tổ chức kế toán phải đạt được hiệu quả và tiết kiệm nhất

1.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là trách nhiệm của nhà quản lý và kế toán trưởng doanh nghiệp mà quan trọng là trách nhiệm và cách tổ chức của kế toán trưởng Vì vậy, muốn tổ chức công tác kế toán một cách khoa học thì cần phải hiểu và nắm chắc những nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp

Những nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp:

1.2.1 Nội dung công việc của các thành viên trong bộ máy kế toán

a Nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp

Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty

Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty

Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng

từ quản lý tiền hàng

Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định

Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn

Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty và các chi nhánh trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán

Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu

Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu qủa cao nhất

Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng TCKT sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết

Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công

b Nhiệm vụ của kế toán thanh toán

Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ

Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dõi các khoản tạm ứng

Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng

Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, BHTN, chênh lệch tỷ giá

Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ

sơ nghiệp vụ

c Nhiệm vụ của kế toán công nợ

Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán

Phân tích tình hình công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ

Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty

Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công

Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào

hồ sơ nghiệp vụ

d Nhiệm vụ kế toán TSCĐ - Công cụ, dụng cụ

Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ

Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng

Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân

bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty và chi nhánh

e Nhiệm vụ kế toán vật tư - sản phẩm - hàng hoá - tiêu thụ

* Kế toán vật tư – hàng hoá

Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty

Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng

Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư

* Kế toán doanh thu - tiêu thụ

Theo dõi số lượng hàng hoá, SP, lao vụ, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ

Doanh thu phải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty

f Nhiệm vụ thủ quỹ

Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi

và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày

Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt

1.2.2 Kế toán chi tiết

Kế toán chi tiết là người được phân công để theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chi tiết nhất các đối tượng kế toán cần phải hạch toán chi tiết theo nhu cầu quản

lý của mỗi doanh nghiệp

Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán

cụ thể trong đơn vị kế toán Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán

* Công việc thực hiện: Ghi chép, theo dõi và phản ánh chi tiết nhất, cụ thể nhất các đối tượng, nghiệp vụ phát sinh

* Sổ kế toán

Sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi từng đối tượng kế toán cần được quản

lý chi tiết Sổ chi tiết có nhiều loại tùy theo yêu cầu quản lý của mỗi đơn vị, bao gồm:

- Các sổ liên quan tới khoản mục tiền tệ: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ

kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

- Sổ công nợ: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán), Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ, Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ, Sổ chi tiết tiền vay

- Sổ chi tiết kho: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

- Sổ chi tiết khác: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng

cụ tại nơi sử dụng, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu

tư vào công ty liên doanh, Sổ theo dõi thuế GTGT

* Tài khoản kế toán

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

- Tùy theo mức độ mà tài khoản chi tiết có thể là tài khoản cấp 2, 3 hoặc các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Tài khoản chi tiết dùng để diễn giải cụ thể những nội dung kinh tế trên tài khoản tổng hợp, để phục vụ nhu cầu quản lý khác nhau ở mỗi doanh nghiệp

* Thước đo tiền tệ

Kế toán chi tiết sử dụng thước đo giá trị, và các thước đo khác như thước đo hiện vật để bổ sung

Ví dụ: Tài khoản tiền mặt có thể được theo dõi chi tiết trên 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản “tiền VNĐ”

- Tài khoản “ngoại tệ”

- Tài khoản “Vàng tiền tệ”

* Ứng dụng của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Kế toán chi tiết thực hiện những việc ghi chép, phản ánh cụ thể nhất, chi tiết nhất với các đối tượng, nghiệp vụ cần quản lý, theo dõi cụ thể theo yêu cầu của từng doanh nghiệp Kế toán chi tiết sẽ thực hiện những công việc cụ thể sau:

- Thực hiện thu thập, xử lý, ghi chép và phản ánh thông tin chi tiết theo đơn vị tiền tệ, hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể

- Kế toán chi tiết là để giải thích, minh họa cho kế toán tổng hợp Là bước quan trọng giúp kế toán tổng hợp kiểm tra số liệu một cách chính xác

1.2.3 Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính việc ghi chép, phản ánh tổng hợp trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp Hay nói cách khác, kế toán tổng hợp là người bao quát toàn bộ công việc hạch toán kế toán của mỗi đơn vị, doanh nghiệp

Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát

về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán Kế toán tổng hợp được thực hiện trên

cơ sở các thông tin, số liệu của kế toán chi tiết;

* Công việc thực hiện: Ghi chép, theo dõi và phản ánh các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

* Sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong từng

kỳ kế toán, niên độ kế toán, quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ và dùng

để phản ánh tổng hợp nguồn vốn, tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:

– Sổ cái: là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành

– Sổ nhật ký: là sổ dùng để ghi chép, phản ánh theo trình tự thời gian của các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo quan hệ đối ứng của các tài khoản ở mỗi nghiệp

vụ

* Tài khoản kế toán:

- Tài khoản kế toán tổng hợp sẽ là những tài khoản cấp 1 trong bảng hệ thống tài khoản hiện hành

- Tài khoản tổng hợp dùng để phản ánh tổng quát giá từ các tài sản, nguồn vốn hay quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

- Từ tài khoản tổng hợp, kế toán sẽ lên được báo cáo tài chính, thể hiện tình hình nhiều mặt của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý có những phương án, kế hoạch kinh doanh hợp lý để phát triển công ty ngày một lớn mạnh

* Thước đo tiền tệ: Kế toán tổng hợp chỉ sử dụng một thước đo, đó là thước đo giá trị

* Ứng dụng của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Kế toán tổng hợp hạch toán tổng hợp trên các tài khoản cấp 1, có tác dụng nêu lên con số tổng hợp theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thấy rõ tình hình tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp

Cụ thể công việc cần thực hiện của kế toán tổng hợp như sau:

- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, nghiệp vụ phát sinh, làm thường xuyên khi có nghiệp vụ phát sinh

- Kiểm tra đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp

- Kiểm tra số dư cuối kỳ xem đúng và hợp lý không

- Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi

- Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành Với công ty sản xuất đây là nhiệm vụ quan trọng và khá là khó

- Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

- In sổ kế toán

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê, báo cáo thuế

- Và một số công việc khác theo yêu cầu từng doanh nghiệp

1.2.4 Kế toán trưởng

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán Ngoại trừ doanh nghiệp siêu nhỏ thì các doanh nghiệp đều bắt buộc phải có kế toán trưởng

a Tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng

Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán

- Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

- Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn; nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên; và thời gian công tác thực tế về

kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn; nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng

b Những người không được làm kế toán trưởng

- Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc

- Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh

tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích

- Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc

và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính - kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, doanh

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa

c Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng

- Kế toán trưởng có trách nhiệm sau đây:

+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

+ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;

+ Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán

- Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

- Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài các quyền trên còn có các quyền sau đây:

+ Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng; thuyên chuyển; tăng lương; khen thưởng; kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;

+ Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ; kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng;

+ Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định;

+ Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc

cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó

1.3 Mô hình tổ chức kế toán trong doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, trong các doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy kế toán có thể thực hiện một trong ba mô hình sau:

1.3.1 Bộ máy kế toán tập trung

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp ( Công ty, Tổng công ty…) chỉ tổ chức

một phòng kế toán trung tâm ( ở văn phòng Công ty, Tổng công ty…) và các đơn vị

phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu

trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho

quản lý kinh tế, tài chính doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán

tài chính và kế toán quản trị, tổ chức lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán

của doanh nghiệp

Tại các đơn vị phụ thuộc chỉ bố trí kế toán viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch

toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra và xử lý chứng từ, tổ chức ghi chép ban đầu và một số

ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị phụ

thuộc, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ giúp việc

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tập trung

Ưu điểm của mô hình này công tác kế toán sẽ gắn liền với sự chỉ đạo tại chỗ các

hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự

ở cấp trên Song có sự hạn chế là công tác kế toán doanh nghiệp không tập trung và

không thống nhất, thông tin không được xử lý kịp thời cho lãnh đạo toàn doanh nghiệp

Bộ phận

kế toán tiền lương và BHXH

Bộ phận

kế toán tổng hợp

và kiểm tra

Bộ phận

kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Bộ phận

kế toán chi phí

và giá thành

Bộ phận

kế toán bán hàng

và XĐKQ

Các nhân viên hạch toán ở đơn vị trực thuộc

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Mô hình này thường được áp dụng ở những đơn vị kinh tế có quy mô lớn, địa

bàn hoạt động các đơn vị phụ thuộc được phân cấp một số quyền hành nhất định trong

công tác quản lý kinh tế, tài chính Doanh nghiệp lựa chọn mô hình này thường là

những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp

cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng

nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt

động sản xuất kinh doanh

1.3.2 Bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình phân tán, bộ máy kế toán được phân cấp thành bộ phận kế toán

trung tâm và bộ phận kế toán trực thuộc, mỗi bộ phận đều có bộ máy kế toán riêng

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ tác nghiệp

Quan hệ giúp việc

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán

Trong đó: Bộ phận kế toán trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối

lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán

tại đơn vị trực thuộc và nộp lên cho bộ phận kế toán trung tâm

Kế toán phần hành…

Bộ phận tham mưu

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán phần hành…

Kế toán phần hành…

Kế toán

phần

Kế toán trưởng các đơn vị trực thuộc

Kế toán phần

Kế toán phần

Kế toán phần

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Bộ phận kế toán trung tâm có trách nhiệm tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn

vị trực thuiộc, lập báo cáo tài chính chung cho toàn công ty Ngoài ra còn có thể kiêm thêm công việc kế toán của một vài bộ phận trực thuộc gần trung tâm

Ưu điểm: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất ở đơn vị phụ thuộc,

vì vậy kiểm tra, kiểm soát có hiệu quả, cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho quản

lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Nhược điểm: Số lượng nhân viên kế toán nhiều, khó cho việc phân công,

chuyên môn hóa cán bộ kế toán, cơ giới hóa công tác kế toán

Điều kiện áp dụng: Đối với DN lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều

đơn vị phụ thuộc ở xa và hoạt động tương đối độc lập

1.4 Hình thức sổ kế toán được ứng dụng trong bài tập thực hành

1.4.1.Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Bước 1: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ

ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu

đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

Bước 2: Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng Cân đối

số phát sinh

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ;Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ - GHI SỔ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ chứng từ - ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Quỹ

CHỨNG TỪ - GHI SỔ

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 1: Những vấn đề chung về thực hành chứng từ và

sổ kế toán

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ

Bước 1: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Bước 2: Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh

Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

Bước 3: Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi

tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính Quan

hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.5 Câu hỏi ôn tập chương 1

Câu 1: Trình bày nội dung công việc của các thành viên trong bộ máy kế toán?

Câu 2: So sánh giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết?

Câu 3: Trình bày Tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng?

Câu 4: Trình bày trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng?

Câu 5: Trình bày tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung?

Câu 6: Trình bày tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán?

Câu 7: Trình bày trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung?

Câu 8: Trình bày trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ?

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

CHƯƠNG 2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Giới thiệu:

Trong chương 2 bao gồm các nội dung: Chứng từ gốc, Chứng từ kế toán, Nguyên tắc lập chứng từ, Nội dung bản chứng từ, Hướng dẫn tạo lập chứng từ kế toán, Kiểm tra chứng từ, Sử dụng - Bảo quản – Lưu trữ chứng từ kế toán, Thực hành lập chứng từ kế toán

Mục tiêu:

- Trình bày được phân loại, nguyên tắc và lập chứng từ kế toán;

- Lập, kiểm tra, phân loại và xử lý chính xác chứng từ kế toán

- Phân biệt được các chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

- Ghi được chứng từ vật tư ,chứng từ tiền mặt, chứng từ ngân hàng

- Lập được các bảng thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản cố định

Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lênh và chứng từ chấp hành: Trong đó:

Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi v.v Chứng từ mệnh lệnh không được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh

đã được thực hiện và là căn cứ để ghi sổ kế toán như Phiếu thu, Phiếu chi v.v Các chứng từ gốc có thể do đơn vị tự lập hoặc thu nhận từ bên ngoài Ví dụ như Phiếu xuất kho là do đơn vị tự lập, Hoá đơn GTGT mà đơn vị nhận được từ người cung ứng vật tư

là thu nhận từ bên ngoài

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng

- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

- Chứng từ gốc phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó

- Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ

2.2 Chứng từ kế toán

2.2.1 Khái niệm

Điều 4 Luật kế toán Việt Nam quy định: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và

vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn

cứ ghi sổ kế toán”

2.2.2 Phân loại

2.2.2.1 Căn cứ theo công dụng của chứng từ

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Chứng từ chia thành 4 loại: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán, chứng từ liên hợp

- Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý

Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều động tài sản

Chứng từ mệnh lệnh biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện nhưng chưa chứng minh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ đó Do vậy, bản thân loại chứng từ này chưa đủ căn cứ để ghi sổ kế toán, nó thường được đính kèm với chứng từ chấp hành để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

- Chứng từ chấp hành (thực hiện): là loại chứng từ biểu thị nghiệp vụ kinh tế đã

hoàn thành

Ví dụ: Phiếu xuất (nhập) vật tư, phiếu thu (chi), Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Chứng từ thủ tục kế toán: là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có

liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các tài liệu

Ví dụ: chứng từ ghi sổ chi tiền mặt nhằm tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi tiền mặt (Chi tiền mặt trả lương, mua NVL, trả nợ người bán )

- Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nhiều công dụng trên một chứng từ

Ví dụ: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh chi kiêm phiếu chi, lệnh xuất kiêm phiếu xuất

Mục đích của việc sử dụng chứng từ liên hợp là nhằm giảm số lượng chứng từ

sử dụng trong hạch toán

Tác dụng: Cách phân loại này là giúp cho kế toán biết được loại chứng từ nào là căn cứ để ghi sổ và loại chứng từ nào là cơ sở để thực hiện Đồng thời giúp cho người quản lý biết cách làm thế nào để tăng loại chứng từ liên hợp nhằm giảm bớt số lượng chứng từ

2.2.2.1 Căn cứ theo nội dung kinh tế của chứng từ

Chứng từ bao gồm nhiều loại: chứng từ về tiền mặt, về vật tư, về thanh toán, về TSCĐ, chứng từ về tiêu thụ

- Lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng

thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư,

công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật

tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

- Bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, Thẻ quầy hàng

- Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm

ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng tiền tệ, Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ), Bảng kê chi tiền

- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên

bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Tác dụng: Cách phân loại này phục vụ cho việc ghi sổ và phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ

2.2.2.3 Căn cứ theo địa điểm lập chứng từ

Chứng từ được phân thành 2 loại: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài

- Chứng từ bên trong: là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị kế toán,

không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế Loại chứng từ này có thể chỉ liên quan đến các nghiệp vụ trong nội bộ đơn vị hoặc có liên quan với bên ngoài

Quan hệ trong nội bộ đơn vị: Phiếu xuất kho vật tư, Bảng thanh toán lương Quan hệ với bên ngoài: Hoá đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản

- Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan

đến đơn vị nhưng được lập từ các đơn vị khác

Ví dụ: Hoá đơn mua hàng, Phiếu vận chuyển thuê ngoài, giấy báo nợ, báo có, phiếu tiền điện, nước

Tác dụng: Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ kinh tế, phân biệt mức độ quan tâm khác nhau trong việc kiểm tra đối với từng loại chứng từ

2.2.2.4 Căn cứ theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ

Chứng từ được phân thành 2 loại: Chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp

- Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc) là loại chứng từ phản ánh trực tiếp đối

tượng kế toán, là “tấm hình“ gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế xảy ra Ví dụ: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất (nhập) vật tư, phiếu thu (chi)

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Chứng từ này có đầy đủ giá trị và hiệu lực pháp lý cho kế toán và quản lý, là cơ

sở cho việc thanh tra, xác định trách nhiệm vật chất

- Chứng từ tổng hợp (chứng từ khái quát): là phương tiện tổng hợp các nghiệp

vụ kinh tế cùng loại, có tác dụng làm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi

sổ Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ, chứng từ ghi sổ

Chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa pháp lý do vậy phải có chứng từ gốc đi kèm Tác dụng: Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác kế toán, cũng như khi thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra kinh tế tài chính ở đơn vị

2.2.3 Nguyên tắc lập chứng từ

2.2.3.1 Nội dung bản chứng từ

Theo Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: tên chứng từ thường phản ánh nội dung

của nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ, số hiệu phản ánh trình tự thời gian của nghiệp vụ phát sinh Yếu tố này là cơ sở phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại được dễ dàng

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: yếu tố này là cơ sở cho việc chi tiết

hoá nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian đồng thời là cơ sở cho việc quản lý chứng từ và thanh tra kinh tế tài chính

- Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán: Yếu tố này làm cơ

sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế và để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liên quan, đồng thời là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế

- Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế toán: Yếu tố này cũng

là cơ sở để xác định trách nhiệm của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế

- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Yếu tố này có tác dụng

giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế (làm rõ ý nghĩa kinh tế của các nghiệp vụ ), giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ đó và giúp cho định khoản kế toán

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Yếu tố này

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

là cơ sở của ghi chép kế toán, thanh tra kinh tế, đồng thời cũng là cơ sở để phân biệt chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính

- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến

chứng từ kế toán: Yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lý và gắn liền trách nhiệm vật

chất Mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất giữa người này với người khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác Do đó, chứng

từ phải có ít nhất hai chữ ký của những người, bộ phận có liên quan Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị (thủ trưởng, kế toán trưởng)

Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung bổ sung khác tuỳ theo từng loại chứng từ Đây là những yếu tố không bắt buộc,

có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc

sử dụng chứng từ để ghi sổ hay tính toán (Ví dụ: hoá đơn bán hàng có thêm các yếu tố

về hình thức thanh toán…)

2.2.3.2 Kiểm tra chứng từ

Mọi chứng từ kế toán sau khi lập xong đều được kiểm tra trước khi ghi sổ nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ Chất lượng của việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực và tính chính xác của số liệu kế toán Việc kiểm tra được tiến hành trên hai mặt: hình thức và nội dung

Kiểm tra về mặt hình thức là kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc lập chứng từ: ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố, không cạo sửa tẩy xoá hoặc dùng các biện pháp khác làm mất số liệu trên chứng từ, chữ ký thực để tránh trường hợp giả mạo

Kiểm tra về mặt nội dung là kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ: đúng thể lệ hiện hành của nhà nước, phù hợp với mức được phê chuẩn

và kiểm tra tính chất chính xác của việc số liệu trên chứng từ (đúng thực tế không? tính toán có chính xác không?)

Chứng từ sau khi kiểm tra đạt yêu cầu mới được ghi sổ kế toán

Nếu phát hiện chứng từ lập không đúng thủ tục, số liệu tính toán sai thì phải trả lại nơi lập để điều chỉnh Đối với các chứng từ phát hiện có hành vi vi phạm thể lệ, chế độ hiện hành, giả mạo, gian lận, phải cự tuyệt chi tiêu, thanh toán đồng thời phải báo cáo cấp có thẩm quyền để giải quyết đúng như thể lệ chế độ qui định

Việc kiểm tra chứng từ như vậy cho phép phát hiện những sai sót vô tình cũng

như những hiện tượng cố ý giả mạo, do đó có tác dụng lớn trong việc bảo vệ tài sản

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

2.2.4 Hướng dẫn tạo lập chứng từ kế toán

2.2.4.1 Chứng từ vật tư

Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,

hàng hoá, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho

a Phiếu nhập kho

* Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng

hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật

tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê

Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập)

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho

Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, tuỳ theo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập

Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho

Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng

kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày tháng năm Nợ

Số: Có

- Họ và tên người giao:

- Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho: địa điểm

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng

cụ sản phẩm, hàng hoá

Mã

số

Đơn

vị tính

Số lượng

Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá

Thành tiền

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

b Phiếu xuất kho

* Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định

mức tiêu hao vật tư

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị),

bộ phận xuất kho Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận):

số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng

- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)

- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp)

và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3)

Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho

Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng

ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên)

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm Nợ Số: Có

- Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận)

- Lý do xuất kho:

- Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng

cụ sản phẩm, hàng hoá

Mã

số

Đơn

vị tính

Số lượng

Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá

Thành tiền

Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ và các

khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị, nhằm cung cấp những thông tin cần

thiết cho kế toán và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ

a Phiếu thu

* Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để

thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu

Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ" đính kèm với Phiếu thu

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

- Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền

- Dòng “Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực

tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Địa chỉ:……… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU THU Quyển số:

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Ngày tháng năm

trưởng

Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

b Phiếu chi

* Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn

cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị

- Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán

Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền

- Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận tiền

- Dòng “Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền

- Dòng “Số tiền": Ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD

- Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của

người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận

đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên

vào Phiếu chi Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và

chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, Liên 3 giao cho người

nhận tiền

Chú ý:

+ Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra

tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ

+ Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ

tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

2.2.4.3 Chứng từ ngân hàng

a Ủy nhiệm chi

* Mục đích: Là chứng từ giao dịch mà bên bán lập với mục đích thanh toán tiền cho

nhà cung cấp bằng chuyển khoản

* Phương pháp và trách nhiệm ghi

Kế toán chứng từ sổ sách Chương 2: Chứng từ kế toán

- Ngày, tháng, năm: Ghi đúng ngày giao dịch

- Đơn vị trả tiền: Ghi tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp

- Số tài khoản: Ghi đúng số tài khoản công ty chuyển tiền

- Tại ngân hàng: Ghi ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản

- Đơn vị thụ hưởng: Ghi rõ tên công ty được nhận tiền

- CMT/Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi Cấp… Điện thoại: Bỏ trống

- Số tài khoản: Ghi đúng số tài khoản của đối tác cần chuyển tiền, Cần kiểm tra kỹ thông tin tài khoản

- Tại Ngân hàng: Ghi rõ tên ngân hàng nơi công ty đối tác có tài khoản (do đối tác cung cấp)

- Số tiền bằng chữ: Đánh số tiền việt nam đồng vào ô này, Ví dụ: 100.000.000đ

- Số tiền bằng chữ: Ký tự đầu viết hoa, kết thúc đánh dấu /

- Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán

- y nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch kế toán mang ủy nhiệm chi có đầy đủ thông tin người trả tiền và người thụ hưởng ra ngân hàng Ngân hàng căn cứ vào uỷ nhiệm chi này để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán (người thụ hưởng)

- Thông thường ủy nhiệm cho sẽ có 2 liên trong đó

+ Liên 1: Ngân hàng giữ lại

+ Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận, đóng dấu trả lại cho khách hàng giữ để kế toán làm căn cứ hạch toán