THỰC TRANG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM

Tuy mới thành lập, nhưng công ty đã từng bước phát triển ổn định trongnhững năm qua bằng phương tiện tự có của công ty và của các đơn vị khác hợp tácliên doanh, công ty đã phát huy năng

THỰC TRANG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM

A- Giới thiệu khái quát về công ty Vận tải dầu khí Việt Nam

I/ NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty VTDKVN được gọi tắt (FANCOL) là một doanh nghiệp nhà nướctrực thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Được thành lập theo quyết định số638/QĐ/TCCB - LĐ ngày 28/2/1995 của Bộ giao thông Vận tải

Trụ sở chính của công ty tại Building 172A Nguyễn Đình Chiểu phường 6quận 3 thành phố Hồ Chí Minh Là doanh nghiệp nhà nước, là đơn vị kinh tế hoạchtoán độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản tiền tệ việt là Ngoại tê tại Ngânhàng có con dấu riêng

Tuy mới thành lập, nhưng công ty đã từng bước phát triển ổn định trongnhững năm qua bằng phương tiện tự có của công ty và của các đơn vị khác hợp tácliên doanh, công ty đã phát huy năng lực kịp thời phục vụ tốt cho việc vận tải vàkinh doanh đối với khách hàng

Với đội ngũ cán bộ chuyên gia đầu ngành, giàu kinh nghiệm của trung tâmkhoa học và dịch vụ kỹ thuật cùng với các trang thiết bị của công ty cũng như củacác đơn vị hợp tác liên doanh Công ty có đầy đủ khả năng tham gia công tác vậnchuyển hàng theo yêu cầu của đối tác như là vận chuyển hàng Container, vận tảihàng khô, tầu, dầu, xà lan chuyển dung, nội chuyển hàng siêu trường siêu trọng.Ngoài ra công ty còn tham gia vào việc vận tải thiết bị cho các dự án trong vàngoài nước

Ngày 27 tháng 3 năm 1996, công ty chuyển sang chịu sự quản lý trực tiếpcủa Tổng công ty hàng hải Việt Nam đánh dấu một bước phát triển mới.

Từ những ngày mới thành lập công ty không ngừng mở rộng thị trường, mởrộng mối quan hệ hợp tác trao đổi với các đơn vị cùng ngành nghề về các lĩnh vực

tổ chức hoạch toán, sản xuất kinh doanh nhằm khai thác triệt để tiềm năng côngviệc đóng góp nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước ngày một tăng thêm đời sống cán

bộ công nhân viên được ổn định, tạo ra sự cân bằng, dân chủ phát huy hết tinh thầnsáng tạo của người lao động, nâng cao mức thu nhập, đóng góp nhiều cho công ty

Cùng với sự đổi mới của đất nước trong những năm qua, công ty được sựquan tâm chỉ đạo của tổng công ty hàng hải Việt Nam với sự phấn đấu nỗ lựckhông ngừng vươn lên trong sản xuất kinh doanh của tập thể cán bộ công nhânviên trong công ty Công ty đã tạo việc làm cho tổng số cán bộ nhân viên của công

ty là 756 người

Trong đó: - Giáo sư, tiến sĩ : 01 người

- Kỹ sự công nghệ, kỹ thuật : 46 người

- Cử nhân kinh tế : 52 người

- Cử nhân ngoại thương : 09 người

- Kỹ sư cần đường : 03 người

- Kỹ sư công trình cảng : 04 người

- Kỹ sư cử nhân các ngành khác : 29 người

- Công nhân kỹ thuật bậc cao : 278 người

- Các ngành khác : 317 ngườiVới đội ngũ cán bộ công nhân viên trên, Công ty luôn là địa chỉ tin cậy củakhách hàng khi có nhu cầu hợp tác tạo được uy tín trong thương trường đượckhách hàng và ngoài nước tín nhiệm

Tuy nhiên doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn nhất là trong tình hìnhcạnh tranh gay gắt như hiện nay Giá cả vật tư luôn thay đổi, biến động tăng, trongkhi đó cước phí vận tải không được tăng hàng hoá vận chuyển kế hoạch khôngcòn, chân hàng không ổn định, bị cạnh tranh quyết liệt của nhiều tổ chức cùngtham gia vận tải Do vận tải ở môi trường nước mặn, phương tiện bị ăn mòn nênphải chi phí nhiều về công tác sửa chữa cho tầu rất lớn Doanh nghiệp không tránhkhỏi gặp khó khăn về vốn Để củng cố doanh nghiệp đã khai thác triệt để tiềmnăng sẵn có của doanh nghiệp và bước tiến vững chắc

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Là thành viên của Tổng công ty hàng hải Việt Nam (VINA LINES) và làmột trong bốn công ty vận tải biển hàng đầu của Việt Nam công ty có các chứcnăng chủ yếu sau:

- Kinh doanh vận tải dầu khí đường biển

Công ty có đội tầu chở dầu sản phẩm chuyên dụng vận chuyển những sảnphẩm về dầu khí từ các nước hoặc từ những công trình khai thác dầu khi đi nướcngoài và ngược lại

- Đại lý tầu biển, thuê tầu và môi giới hàng hải

Việt Nam là đất nước có nhiều cảng biển, các tầu biển trong nước cũng nhưnước bạn cập cảng Việc làm công tác đại lý về thủ tục nhập cảng cho tầu là rấtquan trọng nên công ty đã khai thác thêm và sâu về hoạt động này

- Đại lý vận tải đa phương thức (kéo tầu lai dắt tàu)

Với những khách hàng có nhu cầu thuê tầu vận chuyển hàng hoá trong vàngoài nước với các phương tiện, trang thiết bị công ty vận chuyển hàng các côngđoạn theo yêu cầu của khách hàng (xếp dỡ) từ A đến Z của công trình, ngoàinhững chức năng chính trên doanh nghiệp còn những chức năng sau:

- Sửa chữa các phương tiện vận tải biển và các thiết bị khác (phục vụ khaithác dầu khí)

- Vệ sinh tầu dầu, và xử lý cặn bùn, cặn dầu

- Nghiên cứu khoa học cung cấp dịch vụ lặn và kỹ thuật dưới nước

- Xuất khẩu thuyền viên

Để đáp ứng được chức năng trên công ty đã có năng lực phương tiện sau: Tổng trọng tải đội tầu biển của Falcon là 140.000 tấn DWT trong đó tầu

"PACIFIC FALLON" là tầu trọng tải lớn nhất ở Việt Nam hiện nay (718.290 tấnDWT) 06 tầu dầu hàng bách hoá, 03 tầu chở dầu sản phẩm

Đội tầu kéo của Palcon gồm 24 chiếc có công suất từ 150CV đến 2.200CVthường xuyên hoạt động phục vụ vận chuyển bằng xà lan Container và hàng thiết

bị trong khu vực cảng Sài Gòn, vũng tàu, Hải Phòng và các tỉnh miền Tây

Đoàn xà lan công ty bao gồm xà lan Sông và Biển có trọng tải 250T đến1500T, kết cấu xà lan có tính chuyên dụng cho phép vừa có khả năng trực tiếp chởhàng trên các sông lớn và ven biển Việt Nam vừa có khả năng làm cầu dẫn khichuyển tải các mã hàng lớn trong các phương án thủ bộ kết hợp

Ngoài ra Công ty Vận tải Dầu Khí có thể huy động kịp thời các thiết bị phục

vụ cho công tác vận chuyển hàng Container và thiết bị siêu trường siêu trọng bằngđường bộ cũng như xe vận tải

Từ khi thành lập đến nay công ty đã tham gia rất nhiều vào việc vận tải thiết

kế, chế tạo, sửa chữa các loại cần trục nổi, cần cẩu giàn khoan nổ tự nâng, cácthiết bị phục vụ cho công trình biển và cho các dự án trong và nước ngoài

Để điều hành kết hợp chặt chẽ cho việc khai thác kinh doanh vận tải vậnchuyển đa phương thức hoạt động của công ty ngoài trụ sở chính có các văn phòngchi nhánh ở các tỉnh

(1) Chi nhánh Hà Nội - 142 Lê Duẩn

(2) Chi nhánh hải Dương - Thôn mạc Tử, huyện Kim Môn

(3) Chi nhánh Hải Phòng - 88 Điện Biên Phủ - Hồng Bàng

(4) Chi nhánh Quảng Ninh: 165A Lê Thanh Tông - Hạ Long

(5) Chi nhánh Đà Nẵng

Công ty đã bố trí sắp xếp công nhân viên phù hợp với trình độ chuyên môn

và yêu cầu công tác sản xuất kinh doanh Bộ máy công ty gồm có khối văn phòngcông ty, các phòng ban nghiệp vụ, khối các đơn vị trực thuộc và đầu tầu

a) Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:

Đứng đầu là Tổng giám đốc, là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, chịutrách nhiệm chung về hoạt động của công ty như tổ chức sản xuất kinh doanh vàchăm lo cho cán bộ công nhân viên toàn công ty

Hai, phó tổng giám đốc

Một Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh

Giúp Tổng giám đốc điều hành quản lý sản xuất về khai thác kinh doanh cónhiệm vụ Nghiên cứu thị trường, điều tra bắt nguồn hàng, xây dựng phương ánkinh doanh đảm bảo hiệu quả kinh tế, đề xuất với tổng giám đốc ký các hợp đồng

vận tai với chủ hàng trong và ngoài nước hàng chở thuê theo hợp đồng dài hạn mộtđối tác khác trên nguyên tắc lấy hiệu quả kinh tế quyết định

- Được Tổng giám đốc uỷ quyền, ký các hợp đồng về khai thác kinh doanhphát triển đồi tầu

Một Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật

Giúp Tổng giám đốc điều hành công việc kỹ thuật sửa chữa, công tácNghiên cứu ứng dụng khoa học theo dõi toàn bộ những vấn đề liên quan đến kỹthuật, nhiên liệu đội tầu, đề xuất với tổng giám đốc kỹ các hợp đồng sửa chữaphương tiện thiết bị theo quy phạm đăng kiểm, duy trì bảng dưỡng kỹ thuật củatàu

Theo dõi đảm bảo an toàn cho đội tầu hoạt động phù hợp quản lý công ty vàluật pháp quốc tế, phụ trách công tác đề suất, thanh lý giải bán phương tiện máymóc

- Được Tổng giám đốc uỷ quyền ký các hợp đồng liên quan đến kỹ thuật,mua bán vật tư, sửa chữa tầu NCKHKT

b) Các phòng ban của công ty

+ Phòng khai thác thương vụ: Có nhiệm vụ theo dõi tầu khai thác nguồnhàng, đồng thời làm nhiệm vụ môi giới thuê tầu thay mặt hàng cho công ty thựchiện các dịch vụ đại lý biển nếu khách hàng có nhu cầu

+ Phòng kỹ thuật: Tổ chức quản lý và theo dõi về kỹ thuật đối với trang thiết

bị, phương tiện vận tải của công ty để kịp thời thông tin chính xác về kỹ thuật cầnthiết phục vụ điều hành kinh doanh vận tải

+ Phòng vật tư: Căn cứ vào nội dung các chỉ thị thông tư và quy định kỹthuật của nhà nước, của ngành và của công ty xây dựng quy trình quy định về kỹthuật định mức, cấp phát nhiên liệu phù hợp với tình hình đặc điểm của công tytrong sản xuất kinh doanh

+ Phòng pháp chế an toàn hàng hải: là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổnggiám đốc và công tác pháp chế an toàn hàng hải, hướng dẫn thực hiện các quy

phạm, pháp chế an toàn hàng hải trên các tầu, đôn đốc giám sát để thực hiện đảmbảo cho hoạt động vận tải tàu an toàn cho phương tiện và người trên biển

+ Phòng hành chính: Quản lý văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm hợp lýtrang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh, quản lý đất đainhà cửa khu vực văn phòng của công ty, lập kế hoạch xây dựng sửa chữa

+ Phòng kế toán: Tổ chức công tác kế toán, thống kê bộ máy kế toán theođúng quy định của Bộ tài chính Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủtoàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Thực hiện chế độ hoạch toántài chính rõ ràng, qua đó xác định được các mặt thiết xót trong quản lý giúp Tổnggiám đốc kịp thời chấn chỉnh

* Các chi nhánh: là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc hàng tháng, hàng nămhoạch toán kết quả hoạt động kinh doanh ở chi nhánh mình về công ty

Bảng cân đối kế toán Đến ngày 31 tháng 12 năm 2001

TÀI SẢN MS SỐ ĐẦU NĂM SỐ CUỐI KỲ

A TS lưu động và đầu tư ngắn hạn 100 65.131.562.429 100.891.307.413

I Tiền 110 12.246.749.097 12.881.405.146

1 Tiền mặt tại quĩ (gồm cả ngân phiếu) 111 169.393.781 468.111.477

2 Tiền gửi ngân hàng 112 12.077.355.316 12.413.293.669

II/ Các khoản đầu tư TC ngắn hạn 120 0 0

1 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 0 0

2 Đầu tư ngắn hạn khác 128 0 0

3 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 129 0 0 III/ Các khoản phải thu 130 30.577.323.782 52.202.294.690

1 Phải thu của khách hàng 131 14.840.731.232 22.360.775.985

2 Trả trước cho người bán 132 3.075.932.906 4.721.558.909

3 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 22.246.575

4 Phải thu nội bộ 133 4.047.065.998 15.790.460.091

- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 134 0 14.497.610.802

- Phải thu nội bộ khác 135 0 1.292.849.289

5 Các khoản phải thu khác 138 8.613.593.646 9.307.253.130

6 Dự phòng khoản thu khó đòi (*) 139 0 0 IV/ Hàng tồn kho 140 19.907.577.740 31.828.772.472

1 Hàng mua đang đi trên đường 141 0 0

2 Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 142 17.690.249.608 29.690.719.541

3 Công cụ, dụng cụ trong kho 143 285.454.298 331.652.975

4 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 144 0 0

5 Các khoản thế chấp, ký cược, kỹ quỹ N hạn 155 0 0

1 Chi sự nghiệp năm trước 161 0 0

2 Chi sự nghiệp năm nay 162 0 0 B- Tài sản cố định, đầu tư dài hạn 200 597.958.511.657 771.990.244.443 I/ Tài sản cố định 210 583.360.785.009 751.760.213.443

3 Các khoản đầu tư dài hạn khác 228 135.000.000 135.000.000

4 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 229 0 0 III/ Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 92.726.648 32.377.000 IV/ Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 0 192.654.000 Tổng cộng tài sản 250 663.090.074.086 872.881.551.856 Nguồn vốn

A- Nợ phải trả 300 153.822.259.603 348.800.694.869 I/ Nợ ngắn hạn 310 53.799.859.603 95.457.134.869

1 Vay ngắn hạn 311 0 8.000.000.000

2 Nợ dài hạn đến hạn trả 312

3 Phải trả cho người bán 313 30.645.735.635 47.262.143.887

4 Người ma trả tiền trước 314 4.845.790.225 11.891.627.398

5 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 315 1.496.479.730 122.220.384

6 Phải trả công nhân viên 316 7.774.617.906 6.448.243.434

TÀI SẢN MS SỐ ĐẦU NĂM SỐ CUỐI KỲ

7 Phải trả cho các đơn vị nội bộ 317 4.047.065.998 15.790.460.091

8 Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 4.990.170.109 5.942.439.675 II/ Nợ dài hạn 320 100.022.400.000 253.343.560.000

1 Nguồn vốn kinh doanh 411 503.872.355.997 518.069.300.292

2 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 0 0

3 Chênh lệch tỷ giá 413 -684.875 -33.523.128

4 Quỹ đầu tư phát triển 414 3.909.266.424 3.987.163.178

5 Quỹ dự phòng tài chính 415 380.166.180 751.995.494

6 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 416 190.083.090 375.997.746

7 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 418 916.627.667 929.923.405

8 Nguồn vốn đầu tư XDCBB 419 0 0

1 Quỹ quản lý của cấp trên 421 0 0

2 Nguồn kinh phí sự nghiệp 422 0 0

- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 423 0 0

- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 424 0 0

3 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 425 0 0 Tổng cộng nguồn vốn 430 663.090.074.086 872.881.551.856

TPHCM, ngày tháng năm 200 Kế toán trưởng Giám đốc

Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán

năm

1 Tài sản thuê ngoài

2 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhân gia công

3 Hàng hoá nhân bán hộ, nhận ký gửi

4 Nợ khó đòi và xử lý

5 Ngoại tệ các loại

6 Hạn mức kinh phí còn lại

7 Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1 Chức năng nhiệm vụ phòng kế toán tài vụ

Tham mưu cho lãnh đạo công ty các vấn đề liên quan đến tài chính

- Lập chứng từ ban đầu phản ánh kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ, chứng

từ phải lập theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính và tổng cục thống kê, quyđịnh ghi chép chứng từ phải đầy đủ kịp thời ản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tếphát sinh và phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm theo tính chất từng loạichứng từ

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và chế độ kế toán của bộ tài chínhquy định mở sổ hoạt động tài chính trong công ty, cũng như cung cấp đầy đủ sốliệu để phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ định hoạt động kinh tế trong công ty.Việc ghi chép sổ kế toán cần theo đúng các quy định của nhà nước về thời gianphương pháp

Từng thời kỳ nhất định phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để lậpcác báo cáo kế toán theo quy định của bộ tài chính và bộ chuyên ngành, báo cáophải lập theo đúng mẫu quy định trên cơ sở số liệu của sổ kế toán đảm bảo chínhxác

Cuối liên độ phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức kiểm kê định kỳ tàisản và kiểm tra kế toán đối với khối văn phòng của liên hiệp trực thuộc, tiến hànhviệc xét duyệt quyết toán cho các đơn vị hoạch toán trực thuộc công ty Tổ chứcviệc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định hiện hành của nhànước và ngành

Để làm được nhiệm vụ phòng kế toán công ty tổ chức như sau:

Đứng đầu phòng kế toán công ty là kế toán trưởng giúp Tổng giám đốc tổchức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế vàhoạch toán kinh tế trong công ty

Giúp việc cho kế toán trưởng có phó phòng kế toán được kế toán trưởngđiều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng

Các nhân viên phòng kế toán phụ trách từng công việc cụ thể ? Kế toánTSCĐ, kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán quỹ, kế toán các đơn vị trực thuộc,

kế toán tổng hợp chi phí vật liệu

Công ty hoạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Sơ đồ sổ sách kế toán hiện đang áp dụng ở công ty.

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp

chứng từ gốc

Bảng tổng hợpchứng từ nhập -xuất vật tư

Thẻ kho sổ chi tiết

Sổ chi thanh toánvới người bán

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái