ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ HÀ NỘI

Máy vi tính và công tác kế toán 1.Tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Việt Nam Máy vi tính với khả năng sử lý dữ liệu nhanh, dễ sử dụng và đem lại hiệu quả kinh tế c

ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ HÀ NỘI

I Máy vi tính và công tác kế toán

1.Tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Việt Nam

Máy vi tính với khả năng sử lý dữ liệu nhanh, dễ sử dụng và đem lại hiệu quả kinh tế cao là biến cố quan trọng nhất xảy ra đối với các doanh nghiệp trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, thì việc đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực kinh tế là một tất yếu khách quan của quá trình phát triển kinh tế, đưa đất nước ta hội nhập với nền kinh tế thế giới Chúng ta đang cố gắng đạt trình độ tiên tiến về lĩnh vực khoa học trong khu vực với những đặc trưng chủ yếu là máy vi tính được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực và trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế xã hội, phát triển mạng thông tin quốc gia với thông lượng lớn, tốc độ và chất lượng với tỷ lệ người dùng internet đạt mức trung bình trên thế giới, đưa công nghệ tin học trở thành nền kinh tế mũi nhọn, có tốc độ phát triển cao và

có tỷ lệ đóng góp cho GDP của cả nước ngày càng tăng và là công cụ đắc lực cho các thành phần kinh tế đất nước

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp thì vấn đề thu nhận, xử lý

và cung cấp thông tin kế toán về kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp ngày càng trở lên phức tạp và khó khăn hơn Việc thu nhận, xử lý một khối lượng lớn thông tin nhằm cung cấp một cách kịp thời cho nhu cầu quản lý là rất cần thiết và có thể dựa vào sự trợ giúp của máy vi tính

Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ việc thu nhận và xử lý cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc các phương tiện máy tính đơn giản trong lĩnh vực kế toán không còn phù hợp nữa mà sẽ được thay thế bằng các phương tiện máy tính tiên tiến, hiện đại có tính năng ưu việt hơn, đó chính là việc tạo ra các phần mềm kế toán để ứng dụng trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán về kinh tế, tài chính cho các nhà quản lý một cách nhanh

chóng kịp thời và chính xác Nó cho phép ghi chép theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

Do có sự khác nhau về chuẩn mực, thông lệ kế toán và " Vấn đề ngôn ngữ" làm cho phần mềm kế toán của người nước ngoài sản xuất hầu như không sử dụng được tại Việt Nam Do vậy, sự phát triển của phần mềm kế toán tiếng Việt là một tất yếu khách quan nhằm phục vụ cho công tác kế toán ở nước tài khoản Có nhiêu loại phần mềm kế toán khác nhau nên vấn đề đặt ra là phải chọn một phần mềm kế toán đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán và cung cấp được nhiều thông tin phục

vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Đây không phải là một công việc đơn giản đặc biệt trong điều kiện nước ta hiện nay còn chưa có một thị trường phần mềm kế toán

để dễ dàng lựa chọn và còn nhiều cán bộ kế toán chưa hiểu biết nhiều về phần mềm kế toán và chưa có kỹ năng sử dụng máy tính thuần thục Hiện nay ở nước ta phần mềm kế toán có thể được chia làm 3 loại chính:

- Các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do một số công ty tin học xây dựng và phát triển

- Các phần mềm kế toán do các phòng máy vi tính của công ty xây dựng cho chính nghề nghiệp của mình hoặc do một số công ty tin học xây dựng trên cơ sở hợp đồng của doanh nghiệp

- Các phần mềm kế toán của người nước ngoài có thể hỗ trợ rất mạnh cho công tác quản trị nhưng hầu hết không phù hợp với mô hình kế toán và đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam

Qua một số nét khái quát trên đây về tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Việt Nam ta thấy được vai trò quan trọng của máy vi tính trong công tác kế toán Tuy nhiên cũng còn nhiều vấn đề đặt ra cho việc ứng dụng máy

vi tính vào trong công tác kế toán, điều này đòi hỏi các nhà kế toán và các chuyên gia công nghệ thông tin và tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề này một cách có hiệu quả

2 Tình hình ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán tại công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Hà Nội.

Hiện nay, công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đã đưa máy tính vào sử dụng trong quản lý và trong công tác kế toán của công ty, tuy nhiên vẫn chưa khai thác hết các chức năng và khả năng làm việc của máy, mặc dù đã được cài đặt phần

mềm nhưng một số khâu trong công tác kế toán vẫn mang tính thủ công, chưa sử dụng toàn bộ các công việc trên máy, và phần mềm chưa đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của các thông tin kế toán và chưa hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán công ty nên hoàn thiện chương trình kế toán trên máy thành một chu trình từ việc sắp xếp đến sử lý chứng từ, tính toán nhập dữ liệu và in các sổ như, nhật ký chung, nhật ký thu tiền ngoại tệ, các sổ cái, các báo cáo tài chính theo yêu cầu của người sử dụng

Và nên trang bị đầy đủ máy cho từng nhân viên kế toán của từng phần hành kế toán riêng biệt Mặc dù đã được trang bị máy vi tính trong công tác kế toán nhưng chưa được nối mạng internet để trao đổi thông tin nên đã hạn chế khả năng sử dụng máy vi tính trong điều kiện hiện nay Do đặc thù của công ty là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên đòi hỏi công ty muốn tồn tại được phải cạnh tranh được với các doanh nghiệp trong và ngoài nước trong việc tìm kiếm thị trường, ký kết hợp đồng giảm thiểu chi phí Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và để có được thông tin kế toán nhanh kịp thời, chính xác là một yếu tố hết sức quan trọng trong cạnh tranh đặc biệt là thông tin kế toán quản trị nó giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý được kịp thời có hiệu quả Như vậy vấn đề quan trọng đặt ra đối với Doanh nghiệp là cần phải hiện đại hoá công tác kế toán bằng việc ứng dụng máy vi tính và phần mềm kế toán thích hợp trong công tác kế toán tại công ty đồng thời trang bị kế toán về tin học nhất định cho cán bộ nhân viên kế toán của Doanh nghiệp

Ứng dụng máy vi tính vào công ty sẽ giúp cho việc thu nhận, tính toán xử lý

và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty Đặc biệt khi áp dụng những kỹ thuật tiên tiến của tin học như nối mạng với các máy sẽ xoá đi những khoảng cách không gian rất thuận lợi cho việc chỉ đạo kiểm tra và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, toàn bộ hoạt động của các đơn vị trực thuộc, máy vi tính có thể thu nhận, xử lý và lưu trữ, bảo quản các tài liệu, số liệu thông tin kinh tế tài chính an toàn và hiệu quả

II.Đặt bài toán

- Đặt bài toán của công tác kế toán trên máy vi tính là việc xác định mục tiêu của bài toán Từ yêu cầu đã đặt ra của bài toán ta phải xác định đầu vào của bài toán.

- Đầu vào chính là các chứng từ gốc

- Đầu ra là các sổ, các bảng kê theo yêu cầu của bài toán

Với bài toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ thì xuất phát từ các chứng từ: Phiếu xuất kho, hoá đơn thương mại (INVOICE) cần đặt được của bài toán hay còn gọi là đầu ra, cụ thể là phải xác định yêu cầu cần phải đạt được cuối cùng của bài toán Từ yêu cầu đã đặt ra ta phải xác định được đầu vào đó là các dữ liệu gốc được xác định không theo một quy luật nào cả

- Trước hết ta cần phải xác định mục tiêu của bài toán Thông thường thì đó

là các biểu mẫu báo cáo, các loại sổ sách kế toán Trong công tác kế toán xuất khẩu thì đầu ra đó chính là: Sổ nhật ký chung, sổ nhật biên bán hàng xuất khẩu, sổ nhật biên tài khoản 1112, sổ cái các tài khoản 1122, 157, 511, 632

- Từ yêu cầu đặt ra ta phải xác định được các số liệu gốc đó chính là các chứng từ gốc như:

Hoá đơn ngoại thương (INVOICE)

Vận đơn

Tờ khai hải quan

Biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu …

Mục tiêu cuối cùng cần đạt được của bài toán là cuối mỗi tháng được in các

Số phát sinh Ghi chú

Ngày…tháng….năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Số phát sinh USD

Số phát sinh VNĐ

Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

SỔ CÁI - TÀI KHOẢN 157.1 - HÀNG GỬI BÁN

Số liệu tài khoản

Số phát sinh

Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

TÀI KHOẢN 131 - PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Đơn vị: 1.000 đồng

Ngày

tháng

ghi sổ

Diễn giải

Trang

sổ nhật

ký chung

Số hiệu tài khoản

Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112 - TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Số hiệu tài khoản

Số phát sinh

Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

TÀI KHOẢN 333

THUẾ VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƯỚC

Số hiệu tài khoản

Số phát sinh

Ngày…tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

III- Phân tích bài toán :

Sau khi đặt bài toán dựa vào chứng từ gốc ta phải tổ chức thiết kế hệ thống

sổ sách chứng từ theo yêu cầu và mục tiêu của bài toán Sau đó tiến hành phân tích các quá trình xử lý tính toán với các dữ liệu của chứng từ gốc qua các bước trung gian

Với hình thức nhật ký chung, ta sử dụng sổ nhật ký chung cho tất cả các tài khoản Đối với những tài khoản đặc biệt(tuỳ theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh) thì ta có sổ nhật ký riêng để theo dõi (như sổ nhật biên TK 112 -để theo dõi cho TK 112) Hệ thống sổ cái đối với các tài khoản là giống nhau nếu doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu sổ cái tương ứng, nhưng ở đây với bài toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thì ta chỉ đề cập đến một sổ cái thường sử dụng như: sổ cái TK 157, TK 112, TK 131

Để theo dõi hàng uỷ thác xuất khẩu ta dùng sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất khẩu và dùng sổ chi tiết TK 157 để theo dõi hàng gửi đi xuất khẩu Hệ thống các sổ của chương trình như sau:

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật biên tài khoản 112

- Sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất khẩu

- Sổ chi tiết tài khoản 157

- Sổ cái các tài khoản: 112,157,131

Trong đó bốn sổ đầu sẽ được tạo trực tiếp và sổ cái là sổ được tạo thông qua các chương trình dựng sổ cái

Để in ra được các sổ trên thì ta phải xây dựng và thực hiện được các chương trình sau:

- Chương trình vào sổ nhật ký chung: VNKC1 DBF

- Chương trình vào sổ nhật biên TK 112: VNBTK112.DBF

- Chương trình vào sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: VNBUTXK DBF

- Chương trình vào sổ chi tiết tài khoản 157: VSCTTK157.DBF

- Chương trình dựng sổ cái TK 112: DSCTK112.DBF

- Chương trình dựng sổ cái các tài khoản 157,131: DSCAI DBF

- Chương trình in sổ nhật ký chung: INNKC.DBF

- Chương trình in sổ nhật biên tài khoản 112: INNBTK112.DBF

- Chương trình in sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: INNBUTXK DBF

- Chương trình in sổ chi tiết tài khoản 157: INSCT DBF

- Chương trình in sổ cái các tài khoản: INSCAI DBF

Ngoài ra còn chương trình MENU và chương trình DCHAM9 để thực hiện các chương trình đã nêu ở trên

SƠ ĐỒ BIẾN ĐỔI DỮ LIỆU CỦA BÀI TOÁN:

Chứng từ gốcVNKC1VNBUTXKVNBTK112VSCTTK157SCAI112

SCAI157SCAI131INNKC INNBUTXK INNB112 INSCT157INSCAI

IV/ Tổ chức thực hiện:

Để thực hiện bài tóan kế tóan xuất khẩu trên máy vi tính ta phải tạo hệ thống

sổ phù hợp với yêu cầu của bài tóan trong đó công việc của tạo sổ là khai báo cấu trúc sổ

1 Tạo các sổ:

b.Sổ nhật ký tài khoản 112.2

+ Tên sổ: SNKTK112.2 DBF

+ Cấu trúc:

a Sổ cái các tài khoản:

*Sổ cái tài khoản 112.2:

+ Tên sổ: S.CÁI TK112 DBF

+ Cấu trúc:

Field Field name Type Width Descreption

*Sổ cái các Sổ cái tài khoản 157:

+ Tên sổ: S.CÁI TK157 DBF

+ Cấu trúc:

Field Field name Type Width Descreption

6 SHTK USD Nameric 9 Số hiệu tài khoản

*Sổ cái tài khoản 131:

+ Tên sổ: S.CÁI TK131 DBF

+ Cấu trúc:

Field Field name Type Width Descreption

4 DGIAI Characte 30 Diễn giải

*Sổ cái tài khoản 333:

+ Tên sổ: S.CÁI TK333 DBF

+ Cấu trúc:

Field Field name Type Width Descreption

6 SHTK USD Nameric 9 Số hiệu tài khoản

d.Sổ tên:

+ Dùng để quản lý số hiệu tài khoản và tên tài khoản

+ Tên sổ: STENTK BDF

+ Cấu trúc:

2 Vào số liệu cơ sở cho các sổ:

a Sổ nhật ký chung:

Từ các chứng từ gốc kế tóan vào: ngày tháng ghi sổ, số chứng từ,ngày tháng chứng từ , nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sổ hiệu các tài khỏan, số phát sinh

nợ, số phát sinh có cho các cột: NTGS, SCT, NT, DGIAI, SHTK, SPSNO, SPSCO

b Sổ nhật biên tài khỏan 112:

Với các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng: GBN, GBC, phiếu thu, phiếu chi Căn cứ vào các số liệu trên chứng từ kế tóan tiến hành vào số liệu: ngày tháng ghi sổ, số chứng từ, ngày tháng chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khỏan đối ứng, số phát sinh nợ VND, số phát sinh có VND, số phát sinh nợ USD, số phát sinh có USD cho các cột: NTGS, SCT, NT, DGIAI, TKDU, SPSNOVND, SPSCOVND, SPSNOUSD, SPSCOUSD

c Sổ nhật biên hàng ủy thác xuất khẩu:

Căn cứ vào các hợp đồng ủy thác xuất khẩu, các hóa đơn chứng từ liên quan của quá trình nhận ủy thác xuất khẩu kế tóan vào: số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, tên khách hàng giao ủy thác xuất khẩu, tên mặt hàng giao ủy thác xuất khẩu, trị giá xuất khẩu ngọai tệ, ngày nhận báo có, số tiền ghi trên báo có bằng ngọai tệ, số tiền báo có VND, phần chênh lệch tỷ giá, số chi phí trả hộ bên giao ủy thác xuất khẩu,

số tiền phải trả bên ủy thác, số chứng thanh tóan cho bên giao ủy thác, ngày tháng của chứng từ thanh tóan, số tiền thanh tóan cho các cột tương ứng : SHD, NHD, TKHANG, TENHANG, TGXKNT, NTBC, TGBCNT, TGBCVND, CLECH, CPTH, STPTBUT, SCTTT, NCTTT, STTTBUT

d Sổ chi tiết tài khỏan 157:

Từ các chứng từ liên quan đến hàng gửi đi xuất khẩu, kế tóan vào: chứng từ,

số chứng từ, ngày tháng chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản đối ứng, số phát sinh nợ, số phát sinh có cho các cột: CTU, SCT, NGAY, DGIAI, TKDU, SPSNO, SPSCO

3 Xây dựng các chương trình:

a Chương trình vào sổ nhật ký chung:

- Tên chương trình: VNKC1 DBF

- Nội dung chương trình :

 *CHUONG TRINH VAO SO NHAT KY CHUNG

 SET DEVI TO SCRE

 SET TALK OFF

 SET SAFE OFF

 SET DATE ITAL

 @ 9,20 SAY 'NGAY THANG GHI SO :' GET NTGS

 @ 10,20 SAY 'NGAY THANG CHUNG TU :' GET NT

 @ 11,20 SAY 'DIEN GIAI :' GET DGIAI

 @ 12,20 SAY 'TAI KHOAN KIEM TRA:' GET TKKT

 @ 13,20 SAY 'SO HIEU TAI KHOAN NO :' GET SHTK

 @ 14,20 SAY 'SO TIEN PHAT SINH NO :' GET SPSNO

 READ

 Y=SPSNO

 APPE BLAN

 @ 15,20 SAY 'SO HIEU TAI KHOAN CO' GET SHTK

 @ 16,20 SAY 'TRANG SO NKC:' GET TRANG

- Nội dung chương trình:

 *CHUONG TRINH VAO SO NHAT BIEN TK112

 SET DEVI TO SCRE

 SET SAFE OFF

 SET TALK OFF

 SET DATE ITAL

 @ 9,20 SAY 'NGAY THANG GHI SO:' GET NTGS

 @ 10,20 SAY 'NGAY THANG CHUNG TU:' GET NT

 @ 11,20 SAY 'DIEN GIAI:' GET DGIAI

 @ 12,20 SAY 'SO HIEU TAI KHOAN:' TO SHTK

 SET DEVI TO SCRE

 SET SAFE OFF

 SET TALK OFF

 SET DATE ITAL

 CLEA ALL

 U TAI KHOAN:' GET TKDU

 @ 13,20 SAY 'SO PHAT SINH NO VND:' GET SPSNOVND

 @ 14,20 SAY 'SO PHAT SINH CO VND:' GET SPSCOVND

 @ 15,20 SAY 'SO PHAT SINH NO USD:' GET SPSNOUSD

 @ 16,20 SAY 'SO PHAT SINH CO USD:' GET SPSCOUSD

c.Chương trình vào sổ nhật biên ủy thác xuất khẩu:

- Tên chương trình: VNBUTXK DBF

- Nội dung chương trình:

 *CHUONG TRINH VAO SO NHAT BIEN THEO DOI HANG UY THAC XUAT KHAU

 SET DEVI TO SCRE