THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ATEXPORT

Artex VT Fax: 84 - 42 - 59275 Được thành lập theo quyết định số 617 - Bộ Ngoại thương Nay là BộThương Mại Công ty được thành lập từ 2 phòng nghiệp vụ là: Phòng Thủ Công và phòng Mỹ Nghệ

THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ATEXPORT - HÀ NỘI

I Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty xuất nhập khẩu Thủ Công Mỹ Nghệ - Atexport Hà Nội

1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty

1.1 Lịch sử hoàn thành, phát triển của công ty

Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tên đối ngoại là Artex port - Hà NộiTrụ sở chính của công ty đặt tại 31 - 33 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - Hà NộiTelx: 41159 Artex VT

Fax: 84 - 42 - 59275

Được thành lập theo quyết định số 617 - Bộ Ngoại thương (Nay là BộThương Mại)

Công ty được thành lập từ 2 phòng nghiệp vụ là: Phòng Thủ Công và phòng

Mỹ Nghệ thuộc tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP

Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ là một doanh nghiệp Nhà nước có tưcách pháp nhân, hạch toán kinh tế tự chủ về tài chính, hạch toán kinh doanh độclập theo giấy phép kinh doanh số 108474 ngày 14/05/1993 do trọng tài kinh tế Nhànước cấp, có tài khoản tiền gửi Việt Nam và tiền gửi ngoại tệ tại ngân hàng ngoạithương Việt Nam, ANZ Bank, ngân hàng công thương Việt Nam, ngân hàng Pháp

Từ 1989 đến nay cùng với sự xoá bỏ bao cấp xuất khẩu không theo nghịđịnh thư, tình hình Liên Xô cũ và các nước Đông Âu biến động, kinh tế nước bạn

có nhiều khó khăn nên chỉ nập những mặt hàng thiết yếu phục vụ đời sống Nướcbạn đơn phương giảm và huỷ số lượng hàng của các hợp đồng nên kim ngạch xuấtkhẩu của công ty giảm xuống.

Bước sang nền kinh tế thị trường công ty đã chủ động tích cực tìm kiếm vàphát triển thị trường mới và duy trì thị trường sẵn có để tăng thêm kim ngạch xuấtkhẩu và đây là nhiệm vụ hàng đầu của công ty Phương thức kinh doanh từ thờiđiểm này trở đi cũng được thay đổi linh hoạt để thích ứng với cơ chế thị trường vàgiữ vững khách hàng

Từ một đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu chủ yếu là hàng thủ công mỹnghệ như: Cói, ngô, đừa, thêu ren, gốm, gỗ mỹ nghệ, mây tre…sang kinh doanhtổng hợp theo cơ chế thị trường, trong điều kiện kinh doanh có nhiều thành phầnkinh tế, nhiều doanh nghiệp cùng tham gia xuất nhập khẩu, do đó dẫn đến sự cạnhtranh gay gắt cả trong nước lẫn nước ngoài

Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, hiện nay công ty có những khó khănnhất định như: Bộ máy và việc tổ chức cán bộ do lịch sử để lại quá cồng kênh vàchưa phù hợp với cơ chế thị trường, chưa sáng tạo trong xây dựng, cung kính kinhdoanh mới, thị trường mới, hậu quả của thị trường bao cấp để lại quá nặng nề, hànghoá nguyên vật liệu tồn đọng quá lớn, công nợ dây dưa khó đòi nhiều Để khắcphục những khó khăn mà đơn vị gặp phải, được sự chỉ đạo của Bộ và nỗ lực củatoàn thể cán bộ, công nhân trong công ty từng bước công ty đã giải quyết nhữngkhó khăn về thị trường tiêu thụ hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống, tăng cườngđầu tư phát triển kinh tế đất nước, bảo toàn và phát triển vốn trong sản xuất và kinhdoanh xuất nhập khẩu

Hiện nay công ty đã mở rộng mạng lưới kinh doanh trong nước và quốc tế.Công ty ở 3 chi nhánh:

+ Tại Hải Phòng: Công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ Hải Phòng.Địa chỉ: 23 - Phố Đà Nẵng - Thành phố Hải Phòng

+ Tại Đà Nẵng: Công ty xuất nhập khẩu Thủ công mỹ nghệ Đà Nẵng

Địa chỉ: 74 Phố Trưng Nữ Vương - Thành phố Đà Nẵng

+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Văn phòng đại diện công ty xuất nhập khẩuThành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 31 - Trần Quốc Thảo - Quận 3 - Thành phố Hồ Chí Minh

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

Chức năng:

Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Hà Nội là một doanh nghiệp thương mạichuyên kinh doanh xuât nhập khẩu theo chỉ tiêu kim ngạch do bộ thương mại giaocho Chức năng chính của công ty là thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu hànghoá và dịch vụ liên doanh đầu tư trong nước và nước nhoài theo đúng pháp luậthiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương Mại nhằm đáp ứng nhu cầutiêu dùng của xã hội và tạo nguồn ngoại tệ cho đất nước

Nhiệm vụ:

Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, công ty có quyền chủ độngtrong giao dịch, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác về hợp tác liên doanh, liên kết đã kývới khách hàng trong nước và nước ngoài, do vậy mà các nhiệm vụ chủ yếu đặt rađối với công ty như sau:

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằmthực hiện mục đích và nội dung hoạt động cuả công ty bao gồm:

Tổ chức sản xuất, chế biến và thu mua hàng thủ công công mỹ nghệ xuấtkhẩu và một số mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ Thương Mại và củaNhà nước

Nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư máy móc, thiết bị và phương tiện vận tảiphục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Bộ Thương Mại

và Nhà nước

Được uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng Nhà nước chophép như: hoá chất, hàng tiêu dùng và phương tiện vận tải phục vụ cho sản xuấtkinh doanh theo quy định của Nhà nước như nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyểnkhẩu, quá cảnh

+ Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, kiến nghị và đề xuấtvới Bộ Thương Mại và Nhà nước các biện pháp nhằm giải quyết những vấn đềvướng mắc trong sản xuất kinh doanh

+ Tuân thủ pháp luật của Nhà nước về quản lý kinh tế, tài chính, quản lýxuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết tronghợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hợpđồng kinh tế có liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của công ty.

+ Công ty có nhiệm vụ quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đồngthời tự tạo các nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng sản xuất, đổimới trang thiết bị, tự bù đắp các chi phí, tự cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu,đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ với ngân sáchNhà nước

+ Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượngcác mặt hàng do công ty sản xuất nhằm tăng cường sức cạnh tranh và mở rộng thịtrường tiêu thụ

+ Quản lý chỉ đạo và tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị trực thuộc công tyđược chủ động sản xuất kinh doanh theo quy chế và pháp luật hiện hành của Nhànước và của Bộ Thương Mại

2 Về cơ cấu tổ chức bô máy của công ty

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Qua thời gian hoạt động khá dài, cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh có nhiềuthay đổi về số lượng nhân viên, về cơ cấu cũng như về phạm vi quản lý Cho đếnnay công ty đã có được một bộ máy hoàn thiện, tạo sự thống nhất từ trên xuốngdưới giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao

Theo quyết định số 685 TM/TCCB ngày 8/6/1993 của Bộ Thương Mại quyđịnh về bộ máy tổ chức của công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ như sau:

- Giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và bộ chủquản về hoạt động của công ty theo pháp luật hiện hành

- Các phòng trực tiếp sản xuất kinh doanh (gọi tắt là các đơn vị) tổ chứchạch toán nội bộ, được quyền chủ động hạch toán kinh doanh trên cơ sở cácphương án được giám đốc duyệt, đảm bảo trọng tải chi phí và kinh doanh có lãi

- Công tác quản lý tài chính chuyển từ hình thức tập trung sang hình thứcphân cấp quản lý tài chính từng phần cho các đơn vị có sự kiểm tra, giám sát củacông ty

- Cấp trưởng của đơn vị thuộc công ty là người chịu trách nhiệm trước giámđốc về toàn bộ hoạt động của đơn vị mình và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Nhànước về việc chấp hành pháp luật.

- Công tác hạch toán, kế toán chuyển sang hình thức tập trung, vừa phân tán.Một số đơn vị thực hiện báo sổ cho phòng tài chính kế toán của công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty ngày càng hoàn thiện

và phù hợp với đặc điểm hoạt động cuả công ty, vừa đảm bảo cho giám đốc theodõi được sự hoạt động của các bộ phận nhằm phát huy hiệu quả năng lực của mỗi

cá nhân, đơn vị trong công ty

Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đượcthể hiện qua sơ đồ sau:

Tổ chức bộ máy nhân sự của công ty do giám đốc quyết định phù hợp vớiquy chế hiện hành của Bộ Thương Mại Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty baogồm 2 khối: Khối các đơn vị quản lý và khối các đơn vị kinh doanh.

*Khối các đơn vị kinh doanh:

Gồm các đơn vị kinh doanh: TH1, TH2, …TH11 có chức năng và nhiệm vụnhư nhau Trên cơ sở mặt hàng được giao, các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩuđược phân bổ, các đơn vị trực tiếp tiếp cận thị trường để giao dịch với khách hàngtrong và ngoài nước Xây dựng các phương án kinh doanh đã được duyệt, được uỷquyền ký kết các hợp đồng kinh tế theo đúng pháp lệnh của hợp đồng từ khâu đầuđến khâu cuối Trên cơ sở các phương án sản xuất kinh doanh, các đơn vị đượcphòng tài chính kế hoạch cung cấp vốn và họ phải chịu trách nhiệm bảo toàn vàphát triển vốn

*Khối các đơn vị quản lý:

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý nhân sự và làmcông việc hành chính phục vụ cho hoạt động kinh doanh Nghiên cứu hoàn thiệnchế độ trả lương trả thưởng trên cơ sở những luật lệ mới ban hành, nghiên cứu đềxuất công tác cải tiến tổ chức của công ty ngày càng phù hợp và hiệu quả Tạo điềukiện thuận lợi cho các đơn vị kinh doanh hoạt động có hiệu quả hơn Xây dựng quỹlương cho năm sau để trình duyệt vào quý 4 hàng năm

- Phòng thị trường hàng hoá: Làm nhiệm vụ đề xuất với giám đốc chính sáchthị trường, tìm hiểu những biến động về nhu cầu, thị hiệu, giá cả…tìm kiếm kháchhàng và có biện pháp giữ khách hàng, tổ chức đàm phán có kết quả Định kỳ thôngbáo những thông tin mới nhất về biến động thị trường, những thay đổi về luật lệ,tập quán quốc tế và khu vực Chịu trách nhiệm lưu hợp đồng và các giấy tờ đốingoại.

- Phòng tài chính -Kế hoạch: Tổ chức toàn bộ nội dung công tác kế toán củacông ty: Từ việc quy định mẫu biểu chứng từ kinh tế, trình tự luân chuyển chứng

từ kế toán …đến việc lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế, theo dõiquản lý vốn Tổ chức và hướng dẫn các đơn vị mở sổ sách theo dõi tài sản hànghoá, nguyên vật liệu, thu nhập, chi phí…và lập quyết toán của toàn đơn vị theođịnh kỳ Từ đó đề xuất việc phân bổ kế hoạch cho các đơn vị đối với hàng trả nợ,nghị định thư, hạn ngạch Xây dựng mức khoán, giao nộp, tỷ giá,…đối với từngmặt hàng, thực hiện thu tiền hàng và thanh toán kịp thời

Các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụkinh doanh như các phòng kinh doanh

2.2 Tình hình kinh doanh của công ty qua 2 năm 2000-2001

Để thực hiện nghiêm ngặt chế độ hạch toán kinh tế đảm bảo lấy thu nhập bùchi phí và có lãi trong điều kiện hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, với

sự tồn tại của nhiều thành phần kinh tế, đòi hỏi doanh nghiệp phải đạt được hiệuquả cao Những năm gần đây, cùng với sự giao lưu, mở rộng quan hệ kinh tế vớicác nước trên khu vực và trên thế giới, công ty đã không ngừng phát triển và đứngvững trên thị trường, hiện nay công ty đã có quan hệ giao lưu buôn bán với hơn 50nước trên thế giới Công ty đã giữ vững và nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu,tạo điều kiện nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tăng thu nhập cho ngânsách Nhà nước Công ty đã được Bộ Thương Mại đánh giá 1 trong 10 doanhnghiệp trực thuộc Bộ Thương Mại có kim ngạch xuất nhập khẩu ổn định và tăngtrưởng

Trong thực tế hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tuy đạt được nhữngthành tích như vậy xong công ty cũng gặp nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụthủ công mỹ nghệ truyền thống, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp kinh doanhxuất nhập khẩu, bộ máy quản lý quá đông do cơ chế cũ để lại, cuộc khủng hoảng

kinh tế tài chính ở các nước Châu á làm ảnh hưởng lớn đến việc xuất nhập khẩucủa công ty.

Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng được sự chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời của BộThương Mại, cùng với sự lỗ lực của công ty nên công ty đã phần nào giải quyếtđược những khó khăn về thị trường tiêu thụ thủ công mỹ nghệ Truyền thống, tăngcường đầu tư phát triển mặt hàng mới, đẩy mạnh nhập khẩu để làm cơ sở tăngcường xuất khẩu, thực hiện tốt nghĩa vụ ngân sách Nhà nước

Để thấy được tình hình kinh doanh của công ty, ta nghiên cứu một số chỉtiêu về hoạt động xuất nhập khẩu của công ty qua 2 năm 2000-2002 như sau:

Chênh lệch 2001/2000

Số tiền Tỷ

lệ %

Tổng doanh thu

Doanh thu xuất khẩu

Tổng lợi nhuận trước thuế

Thuế thu nhập phải nộp

Lợi nhuận sau thuế

Tổng kim ngạch XNK

Kim ngạch xuất khẩu

VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ

140.871.784.000 62.740.800.000 1.060.911.000 350.491.810 710.120.540 25.920.600 11.570.850

165.960.520.000 80.520.750.000 1.100.000.000 381.230.000 741.580.000 27.820.170 12.567.600

25.087.736.000 17.779.950.000 39.089.000 30.738.190 31.459.460 1.899.570 996.570

17,81 28,34 3,68 8,78 4,43 7,33 8,62

Dựa vào biểu kết quả kinh doanh trên ta thấy:

- Tổng doanh thu của công ty năm 2001 tăng là 25.088.736.000 đồng tươngứng tỷ lệ tăng là 17,81% Trong đó doanh thu xuất khẩu tăng 17.779.950.000 đồngvới tốc độ tăng là 28,34% Điều này cho thấy hoạt động xuất khẩu năm 2001 làtăng lên nhiều hơn so với năm 2000 và tốc độ tăng lớn hơn tốc độ tăng chung củatoàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu

- Tổng lợi nhuận trước thuế và sau thuế của doanh nghiệp đều tăng Lợinhuận sau thuế tăng 31.459.460 VNĐ (Tốc độ tăng là 4,43%), chứng tỏ Doanhnghiệp hoạt động có hiệu quả.

- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cũng tăng khá cao, năm 2001 so vớinăm 2000 tăng 30.738.190 với tốc độ tăng là 8,78% Do chính sách thuế có một sốthay đổi đã gây khó khăn ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công

ty Mặc dù vậy tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận sau thuế vẫn cao hơn lợi nhuậntrước thuế điều này là do một số hoạt động khác của doanh nghiệp đạt kết quả tốt

- Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty năm 2001 so với năm 2000tăng là 1.899.570 tương ứng với tốc độ tăng là 7,33% Trong đó kim ngạch xuấtkhẩu tăng là 996.570, tốc độ tăng là 8,62% Nguyên nhân là do năm 2001 công ty

đã đẩy mạnh chỉ tiêu kim ngạch xuất khẩu, chuyển nhiều hợp đồng xuất khẩu uỷthác sang xuất khẩu trực tiếp, mặc dù vậy xuất khẩu uỷ thác cũng còn chiếm tỷ lệkhá cao trong hoạt động xuất khẩu (khoảng 45% tổng kim ngạch xuất khẩu) Cácmặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty vẫn là hàng cói, mây tre, hàng sơn mài mỹnghệ, đồ gỗ, thêu ren, gốm sứ và một số nhóm hàng nông, lâm sản, thực phẩm…Công ty chưa phát triển được nhiều mặt hàng mới

Trên cơ sở những kết quả đạt được, công ty phấn đấu trong năm 2002 sẽ mởrộng thị trường, tìm kiếm nguồn hàng và các mặt hàng mới cho hoạt động xuấtkhẩu Công ty dự kiến tăng kim ngạch xuất khẩu năm 2002 lên là 15.650.320 tức làkhoảng 25,5% Đồng thời, bên cạnh việc duy trì các thị trường truyền thống thìcông ty cần tìm kiếm thị trường mới, tìm kiếm những nguồn hàng và mặt hàng mớiphục vụ nhu cầu của thị trường quốc tế, đây là một vấn đề không đơn giản đòi hỏidoanh nghiệp phải nỗ lực cố gắng rất nhiều

3 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty

3.1 Về đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách phápnhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống kê theo quy địnhchung của Nhà nước và Bộ Thương Mại Được mở tài khoản tại ngân hàng trong

và ngoài nước (cả tài khoản tiền ngoại tệ và tiền Việt Nam) như: Vietcombank,ANZ bank, ngân hàng Pháp…thuận tiện cho hoạt động của công ty Công ty hạchtoán kế toán theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán, các đơn vị trực thuộc công

ty thực hiện hạch toán độc lập và hàng quý gửi các báo cáo theo mẫu của bộ tàichính về phòng kế toán của công ty Riêng văn phòng đại diện Thành phố Hồ ChíMinh hạch toán như một phòng kinh doanh của công ty (hạch toán phụ thuộc)được giám đốc công ty uỷ quyền cho trưởng văn phòng đại diện ký hợp đồng kinh

tế, lập chứng từ thu chi và lập bảng kê hàng tháng báo cáo về công ty, trên cơ sởcác chứng từ và bảng kê kế toán công ty hạch toán và vào sổ

Định kỳ kế toán trưởng kiểm tra kế toán các đơn vị phụ thuộc và kế toán vănphòng đại diện của công ty

Việc tổ chức bộ máy kế toán là nội dung quan trọng đầu tiên của tổ chứccông tác kế toán Xuất phát từ tính chất, quy mô, đặc điểm của Doanh nghiệp, trình

độ của đội ngũ kế toán, điều kiện cơ sở vật chất của công ty để lựa chọn mô hình

bộ máy kế toán hợp lý

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm 11 người:

- Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán và tài chính chung cho toàncông ty Phân tích và đánh giá thuyết minh báo cáo quyết toán của công ty, trìnhgiám đốc và gửi bộ tài chính, các ngành có liên quan

- Hai phó phòng kế toán phụ trách theo dõi thanh toán, quyết toán định kỳcác hoạt động của công ty Được kế toán trưởng giao nhiệm vụ phụ trách về việclập kế hoạch tài chính, quản lý điều hành hoạt động kế toán của công ty

- Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các sổ và báo cáo củacác chi nhánh, các đơn vị gửi về để đưa vào các báo cáo quyết toán chung của toàncông ty

- Kế toán quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Chịu trách nhiệm quản lý, theodõi và lập báo cáo về tài chính thu chi tiền mặt, tình hình tăng giảm số dư tiền gửingoại tệ

- Kế toán chi phí: Theo dõi, tổng hợp và phân bổ chi phí chung cho công ty,theo dõi từng khoảng mục chi tiết của từng phòng kinh doanh

- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Làm nhiệm vụ quản lý, theo dõi,phân phối tiền lương và BHXH hàng tháng, quý hàng năm cho cán bộ công nhânviên

- Kế toán công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm theo dõi chitiết việc nhập và phân phối nguyên vật liệu, xuất sử dụng công cụ dụng cụ

Kế toán trưởng

Kế toán phó

Kế toán tiền lương

và BKXH

Kế toán tiền mặt, tiềngửi

Kế toán chiphí

Kế toán công

cụ dụng cụ

- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, khấuhao tài sản cố định hàng quý, hàng năm và lập báo cáo về tình hình tăng giảmTSCĐ của công ty

- Kế toán công nợ và thanh toán đối ngoại: Chịu trách nhiệu theo dõi tìnhhình công nợ và thanh toán công nợ, cũng như thanh toán đối ngoại của công tyvới khách hàng nước ngoài

- Kế toán hàng hoá và tiêu thụ: Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinhdoanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ đa dạng và phức tạp nên kế toán hàng hoá đượcphân công trực tiếp cho các cho các cán bộ công tác kế toán tại các phòng kinhdoanh nghiệp vụ để có thể nắm bắt nhanh kịp thời các hoạt động kinh tế và nắmbắt đầy đủ, chính xác Về chuyên môn nghiệp vụ thì họ chịu sự chỉ đạo trực tiếpcủa kế toán trưởng

- Các chi nhánh văn phòng đại diện hàng tháng, quý gửi báo cáo hoặc báo sổ

về cho kế toán công ty tổng hợp lập báo cáo quyết toán định kỳ và hàng năm chungcho từng công ty

Mô hình hoạt động kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ 2: MÔ HÌNH BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

Kế toán tiền lương

và BKXH

Kế toán tiền mặt, tiềngửi

Kế toán chiphí

Kế toán công

cụ dụng cụ

Kế toán chi nhánh Hải Phòng

Kế toán chi nhánh

Tp Hồ Chí Mính

Kế toán chi nhánh

Đà Nẵng

3.2 Hình thức kế toán áp dụng:

Các chế độ áp dụng kế toán tại công ty, theo quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính về việc ban hànhchế độ kế toán Doanh nghiệp chế độ kế toán được áp dụng tại công ty như sau:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ và USD ngoài ra còn

có thêm một số ngoại tệ khác mà các nước sử dụng để thanh toán Ngoại tệ đượchạch toán theo tỷ giá hạch toán quy định của công ty, tính toán theo tỷ giá thực tếcủa ngân hàng ngoại thương Việt Nam

- Hệ thống tài khoản sử dụng: áp dụng theo chế độ của Bộ Tài Chính banhành, công ty vận dụng và cụ thể hoá thêm việc hạch toán một số tài khoản kế toáncho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm kinh doanh của công ty Đồngthời công ty quy định thêm những mã số máy tính cần thiết cho một số tài khoản

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký đặc

Là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, nên công ty quản lý hàng tồnkho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng hệ thống sổ sách theohình thức "Nhật Ký Chung" Đặc điểm chung của hình thức kế toán này là tất cảcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật Ký Chung (ngoài racòn sổ Nhật ký đặc biệt) theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toánnghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu để ghi vào sổ cái

Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tổnghợp, phân loại và ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt Tạicác cơ sở sản xuất, kế toán tập hợp lên bảng kê chứng từ gốc, cuối kỳ chuyển lêncho phòng kế toán tại công ty để ghi sổ

Các chứng từ ở đây là: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, bảng thanh toánlương, bảng phân bổ khấu hao, UNC, UNT, Sec, phiếu tạm ứng, vận đơn, hoá đơnThương Mại…

Hệ thống sổ chi tiết: Công ty mở sổ chi tiết cho các tài khoản 156, 157, 623,

511, 413, 3388, 111, 112…

Hệ thống sổ tổng hợp: Công ty mở các sổ cái tài khoản 156, 157, 623, 511,

413, 3388…, sổ nhật ký đặc biệt tài khoản 111, 112 là sổ nhật ký chung

Căn cứ vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt tổng hợp lên sổ cái

và bảng tổng hợp chi tiết Sau đối chiếu khớp đúng số liệu giữa bảng tổng hợp chitiết và sổ cái, từ đó lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính

SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TOÁN THEO HÌNH THỨC

NHẬT KÝ CHUNG

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối số phát

sinhBáo cáo tài chính

II Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ

Xuất khẩu hàng hoá hay dịch vụ là hoạt động bán hàng hoá hay dịch vụ ranước ngoài căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết Đây là một trongnhững nghiệp vụ kinh tế quan trọng trong quan hệ kinh tế đối ngoại nhưng đồngthời nó cũng là một hoạt động kinh doanh phức tạp, thời gian lưu chuyển hàng hoácho một thương vụ xuất khẩu là khá dài so với hoạt động kinh doanh trong nước.Việc thanh toán đa dạng, phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp, dễ gây thiệt hại nếu khônghiểu các thông lệ, chuẩn mực trong thương mại quốc tế cũng như các đặc điểm thịtrường và sự biến động của thị trường đó đối với mặt hàng kinh doanh của đơn vị

Kế toán hoạt động xuất khẩu ở công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ được xétdưới 2 hình thức:

- Xuất khẩu trực tiếp

- Xuất khẩu uỷ thác (Nhận uỷ thác xuất khẩu)

Với phương thức xuất khẩu tự cân đối:

1 Chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ xuất khẩu

* Trong khâu tổ chức xuất khẩu hàng hoá :

- Bảng kê chi tiết hàng hoá (Parking list)

- Hoá đơn ngoại thương (Invoice)

- Vận đơn (Bill of lading)

- Tờ khai hải quan

- Giấy báo có của ngân hàng

- Hoá đơn thu cước phí vận tải(Freight Invoice)

- Phiếu chi (Nộp thuế xuất khẩu, thuế doanh thu)

- Phiếu xuất kho

* Trong khâu uỷ thác xuất khẩu:

- Hợp đồng uỷ thác

- Bảng phân tích uỷ thác hàng ngoại tệ xuất khẩu

- Hoá đơn ngoại thương (Invoice)

- Bảng kê khai chi tiết hàng hoá (Packing list)

giao hàng theo hợp đồng (hay theo L/C), công ty tổ chức quá trình xuất khẩu khixuất hàng kế toán viết phiếu xuất kho và viết hoá đơn ngoại thương (INVOICE)

Nếu quá trình xuất khẩu kèm theo hàng uỷ thác xuất khẩu, tiến hành giaonhận hàng uỷ thác xuất khẩu, khi nhận hàng uỷ thác tại kho của công ty, kế toánlập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (xuất kho của đơn vị uỷ thác xuất khẩu) và phiếunhập kho của công ty

Các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức xuất khẩu hàng hoá, chi phídịch vụ mua ngoài Nếu chi trực tiệp bằng tiền mặt kế toán ghi phiếu chi, thanhtoán bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổliên quan

Sau khi hàng gửi đi, công ty lập đầy đủ bộ chứng từ theo yêu cầu của hợpđồng hoặc của L/C để gửi cho bên nhập khẩu, một bộ để thanh toán tiền gửi chongân hàng thông báo của công ty

(Một số mẫu chứng từ công ty thường sử dụng: Phiếu chi, biên lai thuế xuấtkhẩu, nhập khẩu, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, tờ khai hàng hoá xuất khẩu,nhập khẩu, giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.)

2 Tài khoản vận dụng

Để hạch toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá, công ty XNK Thủ Công MỹNghệ sử dụng các tài khoản sau: TK157, TK632, TK156, TK511, TK131,TK111.2, TK413, TK331, TK152, TK111, TK333, TK338.8…

*Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán

- Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đixuất khẩu, nhưng chưa chấp nhận thanh toán

- Kết câu tài khoản:

+ Bên nợ TK157:

Phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm để gửi cho khách hàng hoặc nhờ bánđại lý, ký gửi nhưng chưa chấp nhận thanh toán

+ Bên có TK157:

Phản ánh giá trị hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ

+ Số dư cuối kỳ bên nợ TK157:

Phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán nhưng chưa được kháchhàng chấp nhận thanh toán đến cuối kỳ.

- Tài khoản 157 có các tài khoản chi tiết sau:

Tài khoản 157.1: Hàng hoá xuất khẩu gửi đi bán

Tài khoản 157.2: Hàng nhập khẩu

Tài khoản 157.3: Hàng làm nguyên liệu gửi đi bán

*Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm đãtiêu thụ trong kỳ

- Kết cấu tài khoản 632:

+ Bên nợ tài khoản 632:

Phản ánh giá vốn của hàng hoá trong từng hợp đồng bán

+ Bên có tài khoản 632:

Kết chuyển giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

- Tài khoản 632 được mở chi tiết như sau:

Tài khoản 632.1: Giá vốn hàng bán xuất khẩu

Tài khoản 632.2: Giá vốn hàng bán nhập khẩu

Tài khoản 632.3: Giá vốn hàng nguyên liệu, hàng mẫu

*Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng

- Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Doanhnghiệp thực hiện trong kỳ Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 là doanh thu của

số hàng xác định tiêu thụ, được tính theo giá bán trên hoá đơn, chứng từ hoặc hợpđồng

- Kết cấu tài khoản 511

+ Bên nợ tài khoản 511

Phản ánh thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng

Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bịtrả lại được kết chuyển

Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả

+ Bên có tài khoản 511

Phản ánh doanh thu thực tế bán sản phẩm hàng hoá của Doanh nghiệp đãthực hiện trong kỳ

+ Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ

- Tài khoản 511 có các tài khoản cấp 2 sau:

Tài khoản 511.1: Doanh thu bán hàng xuất khẩu

Tài khoản 511.2: Doanh thu bán hàng nhập khẩu

Tài khoản 511.3: Doanh thu bán hàng nguyên liệu

*Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng

- Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản phải thu bằng ngoại tệ từnghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán của công

ty

- Kết cấu tài khoản 131:

+ Bên nợ tài khoản 131:

Phản ánh sổ tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao chokhách hàng được xác định là tiêu thụ

Phản ánh trị giá hàng hoá đã giao cho người mua ứng với số tiền đặt trước+ Bên có tài khoản 131:

Phản ánh số tiền đã thu ở người mua trong kỳ

Phát sinh số tiền ứng trước của người mua trong kỳ

+ Số dư tài khoản 131 bên nợ:

Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua cuối kỳ

+ Số dư tài khoản 131 bên có:

Phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số tiền phải thu hoặc số tiền đặt cọc trướccủa khách hàng,

Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá

- Tài khoản phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ (ở đây chính

là chênh lệch giữa tỷ giá của công ty với tỷ giá mua vào của ngân hàng ngoạithương Việt Nam vào thời điểm cuối kỳ hạch toán, bao gồm ngoại tệ thực tế vàcông nợ bằng ngoại tệ)

- Nội dung kết cấu tài khoản 413:

+ Bên nợ TK413:

Phản ánh chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư hànghoá có gốc ngoại tệ và nợ phải thu

Chênh lệch tỷ giá phát sinh của các khoản nợ phải trả

Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền+ Bên có tài khoản 413:

Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá có gốcngoại tệ và nợ phải thu

Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm các khoản nợ phải trả

Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền+ Số dư bên nợ tài khoản 413:

Phản ánh chênh lệch tỷ giá còn lại cuối kỳ

Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Ngoài ra để cho việc theo dõi chi tiết tài khoản được thuận lợi, rõ ràng hơncông ty có sử dụng kèm theo các tài khoản cấp 2, cấp 3 bằng một số ký hiệu chữviết sau số tài khoản như: TK112ANZ - Tiền ngoại tệ ngân hàng ANZ,TK112.1CT: Tiền ngoại tệ ngân hàng công thương, 112.2XNK - Tài khoản tiềngửi ngoại tệ tại ngân hàng cổ phần xuất nhập khẩu

Tài khoản 156.1XT - Hàng hoá mua từ xưởng thêu

Tài khoản 156.2XT - Phí mua hàng từ xưởng thêu…

CIF = FOD + cước phí vận chuyển + cước phí bảo hiểm

*Trường hợp công ty xuất hàng theo giá FOB:

- Khi xuất kho gửi hàng đi xuất khẩu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK1571 Trị giá hàng hoá thực tế xuất kho

Có TK156

- Khi vận chuyển hàng đi xuất khẩu phát sinh các khoản chi phí vận chuyểnbốc dỡ bằng tiền Việt Nam, kế toán ghi:

Nợ TK6417 Chi phí bán hàng phát sinh giá chưa thuế

Nợ TK133 (1331) Thuế giá trị gia tăng

Có TK1111, 1121, 331 Chi phí số chi phí chi tiêu thực tế

- Nếu chi phí phát sinh thanh toán bằng ngoại tệ thì tính theo tỷ giá hạchtoán:

Chi phí phát sinh = Chi phí bằng ngoại tệ * Tỷ giá hạch toán

Có TK1122, 1112, 331 Tổng số chi tiêu theo tỷ giá hạch toán

- Khi hàng đã được xếp lên tàu, làm thủ tục giám định và kiểm nhận tạicảng, kế toán ghi theo tỷ giá hạch toán:

Nợ TK131 Doanh thu bán hàng xuất khẩu

Nợ TK632 Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất khẩu

Có TK1571

- Khi tính thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi:

Nợ TK5111 Số thuế xuất khẩu phải nộp

Có TK3333

- Khi nộp thuế xuất khẩu, kế toán ghi:

Có TK1111, 1121, 311

Thuế thu

nhập

= Doanh thu của hàng đã xuất khẩu

Nợ TK511 Chênh lệch (TGTT<TGHT)

Có TK413

Nợ TK413 Chênh lệch (TGTT>TGHT)

Có TK641

- Xác định số thuế thu nhập phải nộp

(TGTT khi hàng rời cửa khẩu nơi đi)

Kế toán ghi:

Nợ TK5111 Thuế doanh thu

Có TK3331

- Xác định doanh thu thuần:

Doanh thu thuần = Doanh thu thực tế Các khoản giảm giá, chiết khấu Thuế xuất khẩu, thuế thu nhập

-Kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:

Nợ TK5111 Số giảm giá hàng bán bị trả lại

Có TK531

- Kết chuyển chi phí vào TK xác định kết quả:

- Kết chuyển doanh thu thuần:

Có TK632

- Kết chuyển doanh thu thuần:

Có TK911Tại phòng kế toán của công ty, định kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng xuất khẩu và doanh thu thuần vào tàikhoản xác định hoạt động xuất khẩu Đồng thời đánh giá lại quỹ ngoại tệ còn đếncuối kỳ và chênh lệch tỷ giá giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế thời điểm cuối

kỳ và phản ánh vào các tài khoản hoạt động tài chính

Ví dụ 1:

Ngày 09/05/2001 Công ty TNHH YALUN PLASTICS (Đài Loan) mở L/C

số F7ABQ1001586 tại ngân hàng ngoại thương CHINA SANTUO BRANCH chocông ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ hưởng:

Giá mua thực tế lô hàng: 48.512.780 Đồng

Chi phí vận chuyển hàng đến cảng:1.850.000 Đồng (Trả bằng tiền mặt)Phí ngân hàng: 26,84 USD

Phí gửi chứng từ: 5,9 USD