Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội

Tuy nhiên, do có sự thay đổi về hình thái kinh tế xã hội, đặc thù sản xuất- kinh doanh và nhu cầu của người lao động nên chế độ tiền lương của mỗi doanh nghiệp có những tồn tại nhất định

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội.

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và tính chất công việc mà có thể xây dựng các chế độ quản lý và hạch toán kế toán tiền lương khác nhau Tuy nhiên, do có sự thay đổi về hình thái kinh

tế xã hội, đặc thù sản xuất- kinh doanh và nhu cầu của người lao động nên chế độ tiền lương của mỗi doanh nghiệp có những tồn tại nhất định, đòi hỏi các nhà quản

lý doanh nghiệp phải luôn luôn nỗ lực khắc phục những tồn tại đó để ngày càng hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tiền lương trong doanh nghiệp mình

Việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm đạt các mục tiêu sau:

+ Tiền lương phải trở thành công cụ, động lực thúc đẩy sản xuất- kinh doanh phát triển, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất

+ Tiền lương phải đảm bảo cho người lao động thoả mãn các nhu cầu tối thiểu trong đời sống hàng ngày và từng bước nâng cao đời sống của họ

+ Cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người lao động và các đối tượng quan tâm khác

+ Phát huy vai trò chủ động sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sử dụng lao động

3.2 Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội.

Trong cơ chế thị trường gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các doanh nghiệp tư nhân đều phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn

để tồn tại và phát triển, nhất là đối với lĩnh vực sản xuất Sơn Trong sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty nước ngoài có tiềm lực tài chính và trình độ khoa học

công nghệ hiện đại, thì Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội không những duy trì được sản xuất- kinh doanh mà còn làm ăn có hiệu quả Có được điều đó là nhờ vào bộ máy lãnh đạo của Công ty cũng như công nhân sản xuất luôn năng động sáng tạo,

có những biện pháp quản lý có hiệu quả cao Công ty đã đưa ra những giải pháp phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh với tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng 20%

Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty rất hợp lý và mang tính khoa học Chế độ lao động- tiền lương của Công ty được hình thành dựa trên những quy định, chính sách lao động- tiền lương của Nhà nước, của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam bên cạnh những bổ sung cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm kinh doanh và quản lý của Công ty

Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế công tác và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, dựa trên những kiến thức, những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang

bị tại nhà trường, em xin có một số nhận xét sau:

3.2.1 Ưu điểm.

 Về công tác tính và trả lương:

Tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động luôn được tính toán chính xác, kịp thời, đúng chế độ, và chi trả đúng thời hạn

Các quỹ trích theo lương (BHXH BHYT, KPCĐ) luôn được tính đúng, tính

đủ và phân bổ đúng đối tượng vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời được ghi

sổ cộng dồn, chuyển sổ chính xác

Với các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và lương năng suất đã kích thích được người lao động có năng lực hăng say làm việc, thu hút được những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao

Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Công ty đã áp dụng linh hoạt hình thức trả lương Cụ thể:

Đối với lao động gián tiếp việc trả lương theo thời gian là phù hợp Hình thức trả lương này có ưu điểm là dễ tính toán, dễ trả lương cho người lao động, phản ánh được hiệu quả của công việc do đó sẽ khuyến khích người lao động chăm chỉ đi làm, hăng say làm việc

Đối với lao động trực tiếp việc trả lương theo sản phẩm là hợp lý, đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động Đặc biệt phương án chia lương sản phẩm trong các phân xưởng hết sức hợp lý và công bằng thúc đẩy tăng năng suất lao động (đã được trình bày ở mục 2.3.2)

 Về công tác kế toán.

Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội tương đối tốt Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ đạo, tạo điều kiện chuyên môn hoá nghiệp vụ và nâng cao chất lượng công tác kế toán Các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thực hiện dễ dàng, thuận lợi

Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cho phù hợp với sự phát triển của Công ty

Bộ máy kế toán đã thực hiện đầy đủ chức năng của mình: phản ánh, giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính

Là một doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ tương đối nhiều, loại hình doanh nghiệp đa dạng, trình độ nhân viên kế toán khá đồng đều Vì vậy, Công ty chọn hình thức Nhật ký chứng từ là rất phù hợp Việc áp dụng hình thức sổ kế toán này có tính cân đối, chính xác, thuận tiện, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý

và kiểm tra của cấp trên

Về cơ bản hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo kế toán được Công ty

áp dụng theo đúng quy định của Nhà Nước Hệ thống chứng từ kế toán được tập hợp đầy đủ và lưu trữ tốt, chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán, thanh toán lương và các khoản trích theo lương được đảm bảo đầy đủ, chính xác và nhanh chóng

 Về công tác hạch toán kế toán lao động- tiền lương và các khoản trích theo

lương.

Nhìn chung công tác hạch toán kế toán lao động – tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được thực hiện một cách khá chặt chẽ, các chế độ kế toán mới được Công ty áp dụng một cách khá linh hoạt, sáng tạo phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Công ty Các quy định trong Luật lao động về tiền

và các khoản trích theo lương được Công ty chấp hành nghiêm chỉnh

Công tác hạch toán lao động tiền lương không chỉ được thực hiện duy nhất ở phòng kế toán mà tại các phòng ban người lao động có thể kiểm tra, đánh giá được kết quả công việc của mình, mức lương mình được hưởng Công tác hạch toán kế toán nói chung, hạch toán lao động tiền lương nói riêng đã thực hiện tốt các chức năng của nó là cung cấp thông tin cho nhà quản lý một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác định được các khoản chi phí nhân công và phân bổ theo đúng đối tượng

 Về việc chấp hành chế độ của Nhà nước.

Công ty đã xây dựng quy chế trả lương theo đúng chế độ của Nhà nước Quy chế này thường xuyên được sửa đổi cho phù hợp với chế độ mới ban hành và tiến trình sản xuất – kinh doanh của Công ty

Tháng 01/2001, Công ty đã điều chỉnh mức lương tối thiểu để tính đơn giá tiền lương căn cứ vào các văn bản sau:

+ Nghị định số 77/2000/NĐ - CP ngày 15/12/2000 của Chính Phủ về việc điều chỉnh mức lương tối thiểu từ 180.000 đồng lên 210.000 đồng

+ Thông tư số 05/2001/TT – BLĐTBXH ngày 29/01/2001 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý quỹ lương, thu nhập trong doanh nghiệp Nhà Nước

+ Thông tư số 06/2001/TT – BLĐTBXH ngày 29/01/2001 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn tốc độ tăng năng suất lao động bình quân và tốc độ tăng tiền lương bình quân trong các doanh nghiệp Nhà Nước

Kể từ tháng 01/2003 trở đi, Công ty áp dụng mức lương tối thiểu là 290.000 đồng

Sự điều chỉnh này đã góp phần làm tăng quỹ lương của Công ty, do đó làm tăng thu nhập cho người lao động

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty còn tồn tại một số hạn chế nhất định

3.2.2 Tồn tại chủ yếu.

Một là: Cách tính lương cho người lao động gián tiếp.

Như trong phần thực trạng đã trình bày, cách tính lương mà Công ty áp dụng cho đội ngũ lao động gián tiếp của Công ty chưa đáp ứng được nguyên tắc phân phối theo lao động, chưa tính đến một cách đầy đủ đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển sản xuất – kinh doanh, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động để tạo ra sản phẩm cho Công ty Cách tính lương này chủ yếu dựa trên kinh nghiệm làm việc và trình độ phân theo hệ số cấp bậc Nó không phản ánh trung thực khả năng lao động cụ thể của từng người ở đây, những người hoàn thành công việc như nhau nhưng lại có thể có mức lương khác nhau, như vậy không tạo ra sự công bằng trong lao động

Hai là: Chế độ tiền thưởng.

Tiền thưởng có ý nghĩa rất lớn đối với người lao động Nếu sử dụng tiền thưởng hợp lý sẽ là công cụ hữu hiệu giúp Công ty khuyến khích người lao động

phát huy hết khả năng của mình và sáng tạo trong công việc, tăng hiệu quả sản xuất – kinh doanh Tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội tiền thưởng vẫn chưa được khai thác triệt để Có hai hình thức thưởng là thưởng thường xuyên và thưởng định

kỳ nhưng Công ty chỉ áp dụng hình thức thưởng định kỳ chứ chưa thực hiện thưởng thường xuyên

Ba là: Phân bổ chi phí tiền lương trong năm.

Đối với quý I, II, III chi phí tiền lương được hạch toán căn cứ vào các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, điều chỉnh tiền lương… thực tế phải trả cán bộ công nhân viên của Công ty trong quý Còn đối với quý IV thì chi phí tiền lương được xác định căn cứ vào dự toán quyết toán lương năm trừ đi tổng chi phí tiền lương 3 quý đầu năm Sang quý I năm sau, khi đã quyết toán tiền lương thì tiến hành điều chỉnh

Với cách xác định chi phí tiền lương cho quý IV như vậy sẽ dẫn đến việc hạch toán chi phí tiền lương vào quý IV quá cao so với các quý khác và giá thành sản phẩm quý IV tăng cao dẫn đến sự sai lệch giá thành sản phẩm giữa các quý

Ví dụ:

+ Quyết toán tiền lương năm 2002 = 12.571.222.411 đồng

+ Đã tính vào giá thành tiền lương của 3 quý đầu năm = 7.984.611.635 đồng + Tiền lương quý IV tính vào giá thành =

12.571.222.411 – 7.984.611.635 = 4.586.610.776 (đồng)

Từ số liệu trên cho thấy riêng chi phí tiền lương quý IV bằng

36,5% ( 4.586.610.776 * 100) tổng chi phí tiền lương cả năm và bằng

12.571.222.411

57,44% (4.586.610.776 * 100) tổng chi phí tiền lương 3 quý đầu năm

7.984.611.635

2002.

Sở dĩ có sự sai lệch này là do Phòng tổ chức nhân sự căn cứ vào dự kiến lương hàng tháng đã xác định tổng quỹ lương, quỹ lương để lại (tối đa 12% tổng quỹ lương) và quỹ lương được chia cho các đơn vị Nhưng kế toán tiền lương lại không hạch toán lương để lại như một phần chi phí trong kỳ Đến khi quyết toán tiền lương cả năm và căn cứ vào sổ thực chi tiền lương 3 quý đầu năm, kế toán tiền lương mới xác định chi phí tiền lương quý IV ( Trong đó bao gồm cả quỹ lương để lại của cả năm)

Bốn là: Tài khoản sử dụng.

Hiện nay để hạch toán các Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán đang sử dụng lần lượt các tài khoản: TK 6223, TK 62712, TK 4112, TK 64212 Việc chi tiết các tài khoản này giúp cho dễ dàng phân loại các khoản chi phí trong chi phí tiền lương Tuy nhiên cuối quý mới hạch toán các quỹ một lần và việc tổng hợp chi phí tiền lương sẽ phức tạp hơn, có thể sẽ nhầm lẫn nên có sử dụng hay không các tài khoản trên đang được Công ty xem xét và quyết định Trong khi đó Công ty lại không sử dụng tài khoản trích trước, dự phòng

Năm là: Chứng từ, sổ sách để hạch toán kế toán.

Cuối mỗi quý, kế toán đều lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội nhưng trên bảng đó kế toán chỉ ghi mỗi 3 cột là cột cộng có TK 334, cộng có TK

338 và cột tổng cộng Như vậy nhìn vào bảng sẽ không biết được tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản khác, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế trong quý là bao nhiêu Điều này làm cho khó kiểm tra, đối chiếu số liệu và việc tính, phân bổ các khoản cho các đối tượng sử dụng có liên quan sẽ rất phức tạp, không thuận tiện

Công ty áp dụng hình thức Sổ Nhật ký chứng từ nhưng lại không sử dụng Bảng kê số 4 (tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng sản xuất) và Bảng số

5 (tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sữa chữa lớn tài sản cố định)

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội.

Việc kích thích sự cần cù, sáng tạo của người lao động là một yếu tố không nhỏ góp phần tăng hiệu quả sản xuất – kinh doanh của Công ty, tiền lương là một đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, khuyến khích và tạo mối quan tâm của người lao động tới công việc của họ Nói cách khác, tiền lương là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động Với những mặt hạn chế trong công tác hạch toán kế toán về lao động – tiền lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa về phương pháp tính lương, trả lương và hạch toán kế toán tiền lương cùng các Quỹ trích theo lương

- Thứ nhất: Về việc sử dụng kế toán máy.

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay việc thu thập và sử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời là hết sức cần thiết, đặc biệt là thông tin tài chính Để làm được điều này, Công ty cần phải tin học hoá bộ máy hành chính nói chung và bộ phận kế toán nói riêng

Đến thời điểm này, phòng kế toán sử dụng máy vi tính như là một phương tiện lưu trữ thông tin Đó là một khiếm khuyết mà phòng kế toán cần phải khắc phục Bởi như vậy, phòng kế toán chưa khai thác được những tiện ích thần kỳ của máy vi tính như: truy cập dữ liệu nhanh, chính xác, giảm nhẹ khối lượng công tác

kế toán, tiết kiệm chi phí Chính vì vậy Công ty nên sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán để giảm bớt khối lượng công việc do thực hiện thủ công như hiện nay Việc ứng dụng phần mềm kế toán máy vào Công ty là cần thiết, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả lao động, đảm bảo thông tin nhanh, chính xác

Tuy nhiên, để ứng dụng được phần mềm kế toán thì đòi hỏi Công ty phải mua phần mềm và đào tạo các nhân viên kế toán có kiến thức về tin học và sử

dụng thành thạo phần mềm kế toán đã mua Đồng thời phải lựa chọn hình thức sổ

kế toán khác phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Công ty vì hình thức

Sổ Nhật ký chứng từ không phù hợp với kế toán máy

- Thứ hai: Về cách tính lương cho lao động gián tiếp.

Để hạn chế được những nhược điểm đã trình bày trong phần 3.2.12, Công ty

có thể xem xét và áp dụng cách tính sau:

Để mang lại sự công bằng cho người lao động, tiền lương trả cho đội ngũ lao động gián tiếp ngoài việc được tính theo hệ số cấp bậc, số ngày làm việc còn được tính theo hệ số đánh giá công việc hoàn thành của từng người Tức là: hàng tháng cán bộ công nhân viên tại đơn vị sẽ tự đánh giá khả năng hoàn thành công việc của mình, sau đó các đơn vị sẽ họp và bình bầu phân loại theo hệ số

Hoàn thành tốt công việc: hệ số 1,2

Hoàn thành công việc: hệ số 1,0

Chưa hoàn thành công việc: hệ số 0,8

Công thức tính lương cho đội ngũ lao động gián tiếp như sau:

290.000 đ * hệ số cấp bậc * hệ số hoàn thành công việc * số Lương

= ngày làm việc thực tế

thời gian 26

- Thứ ba: Về tiền thưởng.

Ngoài thưởng định kỳ thì Công ty nên nghiên cứu và thực hiện hình thức thưởng thường xuyên phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty như:

+ Thưởng về sáng tạo, đưa ra những sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp…

+ Thưởng tiết kiệm vật tư: chỉ tiêu thưởng là hoàn thành vượt mức kế hoạch chỉ tiêu tiết kiệm vật tư nhưng vẫn đảm bảo những quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn lao động

+ Thưởng khuyến khích ngày công cao: Đối tượng được thưởng bao gồm tất

cả những công nhân trực tiếp sản xuất trong các phân xưởng của Công ty Tiêu chuẩn để xét thưởng là các tháng trong quý phải được phân hạng thành tích hoàn thành nhiệm vụ và không được nghỉ một ngày công nào trừ những công nghỉ phép,

đi họp, đi học Hàng tháng các đơn vị bình bầu gửi danh sách về Phòng Tổ chức nhân sự, hệ số thưởng hàng tháng thay đổi phụ thuộc vào kết quả sản xuất – kinh doanh của Công ty

- Thứ tư: Hạch toán chi phí tiền lương trong các quý.

Để giảm bớt chi phí tiền lương phân bổ cho quý IV thì trong các quý I, II, III

kế toán nên hạch toán vào chi phí tương ứng với quỹ lương để lại một khoản trích trước, đến khi quyết toán tiền lương sẽ tiến hành điều chỉnh Căn cứ vào quỹ lương còn lại đã được xác định hạch toán kế toán

Nợ TK 662: “ Chi phí nhân công trực tiếp”

Có TK 335: “ Chi phí phải trả”

Khi nào quyết toán lương, kế toán căn cứ vào tổng số tiền lương được quyết toán và so sánh với số đã trích trước Nếu thiếu sẽ trích bổ sung và nếu thừa sẽ ghi ngược

+ Nếu thiếu: Kế toán hạch toán:

Nợ TK 335: “ Chi phí phải trả”: tổng số đã trích

Nợ TK 662: “ Chi phí nhân công trực tiếp”: số bổ sung

Có TK 334: “ Phải trả công nhân viên”: tổng số phải trích

+ Nếu thừa: Kế toán hạch toán:

Nợ TK 335: tổng số đã trích

Có TK 622: số thừa

Có TK 334: số phải trích

Ngoài ra, kế toán tiền lương còn hạch toán các khoản phụ cấp, ốm đau, thai sản…của người lao động vào chi phí tiền lương Với cách hạch toán như vậy là