Phân tích hiện trạng và xây dựng chương trình hội nhập, đào tạo nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giao hàng tại công ty nam giang

Qua các chương trình này, nhân viên giao hàng sẽ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc, ñược trang bị các kiến thức, kỹ năng ñáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và chuẩn bị cho nhữ

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP, ĐÀO TẠO NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỘI NGŨ GIAO HÀNG TẠI CÔNG TY NAM GIANG

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

KHÓA LUẬN THẠC SĨ

SVTH: Phạm Duy Triều MSHV: 10171088

GVHD: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2012

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Cán bộ chấm nhận xét 1:

Cán bộ chấm nhận xét 2:

Khóa luận thạc sĩ ñược bảo vệ/nhận xét tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày tháng năm Thành phần hội ñồng ñánh giá khóa luận thạc sĩ gồm:

1 Chủ tịch:

2 Thư ký:

3 Ủy viên:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Tp HCM, ngày 09 tháng 04 năm 2012

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: PHẠM DUY TRIỀU Giới tính: Nam Ngày, tháng, năm sinh: 16-05-1971 Nơi sinh: Tp HCM Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh MSHV: 10171088 Khoá (Năm trúng tuyển): 2010

1- TÊN ĐỀ TÀI: “Phân tích hiện trạng và xây dựng chương trình hội nhập, ñào tạo nhằm nâng cao chất lượng ñội ngũ giao hàng tại Công ty Nam Giang” 2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN:

Đề tài ñược thực hiện tại Bộ Phận Giao Hàng Công ty Nam Giang với mục tiêu là:

- Phân tích hiện trạng công tác hội nhập và ñào tạo nhân viên

- Đề xuất chương trình hội nhập và ñào tạo ñể nâng cao chất lượng ñội ngũ giao hàng

- Thử nghiệm và ñánh giá hiệu quả chương trình

3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 05-12-2012

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 09-04-2012

5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Nội dung và ñề cương Khóa luận thạc sĩ ñã ñược Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua

LỜI CÁM ƠN

Trong suốt thời gian học tập tại khoa Quản lý công nghiệp - Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM, tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy cô giáo Chính những hỗ trợ này giúp tôi nâng cao ñược những hiểu biết, tiếp thu thêm những kiến thức bổ ích về nghề nghiệp và tạo thuận lợi trong việc hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Chân thành cám ơn Cô TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan ñã tận tình hướng dẫn ñể tôi hoàn tất khóa luận tốt nghiệp của mình Chúc Cô luôn ñạt nhiều thành công trong công tác

Trân trọng cảm ơn Giám Đốc Công ty Nam Giang - Anh Phạm Văn Nga, cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty ñã tạo mọi ñiều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận này Kính chúc các Anh Chị nhiều sức khỏe, hạnh phúc và ñạt nhiều thành công trong cuộc sống

Cuối cùng xin cám ơn Mẹ, Vợ và Con gái ñã luôn ủng hộ tôi ñi học

Học viên Phạm Duy Triều

hiện những nội dung sau:

- Tham khảo các tài liệu, phỏng vấn Ban Giám Đốc, phỏng vấn người hướng dẫn,

phỏng vấn và quan sát nhân viên mới ñể khảo sát, tìm hiểu hiện trạng công tác hội

nhập và ñào tạo nhân viên

- Xây dựng chương trình hội nhập và ñào tạo: chương trình ñược thiết kế dựa trên

“lý thuyết”, “kết quả khảo sát” và “ñiều kiện thực tế tại công ty” Cụ thể các

chương trình này gồm: Giới thiệu tổng quát về Công ty - biên soạn “Sổ tay nhân viên”, Giới thiệu về công việc cụ thể, Kế hoạch thực hiện; Xây dựng chương trình

ñào tạo - biên soạn “Tài liệu huấn luyện kiến thức cơ bản cho nhân viên giao hàng”

- Tiến hành thử nghiệm và ñánh giá hiệu quả của chương trình

Qua các chương trình này, nhân viên giao hàng sẽ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc, ñược trang bị các kiến thức, kỹ năng ñáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và chuẩn bị cho những thay ñổi trong tương lai

ABSTRACT

0 

Thread: "Situation analysis and designingof orientation program and training aimed

at improving the quality of the delivery team in Nam Giang Company" has done the following:

- Reference documents, interview board of directors, interview guide, interview and observe the new staff to investigate, find out the status of orientation program and training

- Building orientation programs and training: the program is based on "theory",

"survey results" and "actual conditions in the company" The programs include: General introduction about the company – Compose "Employee Handbook,"

Introduction of works, implementation plan; Designing training program - Compose

"Document training of basic knowledge for delivery staff "

- Testing and evaluation of program effectiveness

Through these programs, delivery staff will quickly integrate into the work environment and is equipped with the knowledge and skills to meet current job requirements and prepare for future changes

MỤC LỤC

Nhiệm vụ khóa luận

Lời cám ơn i

Tóm tắt ñề tài ii

Abstract iii

Mục lục iv

Danh sách các bảng vii

Danh sách các hình ix

Danh sách các từ viết tắt x

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1

1.1 Lý do hình thành ñề tài 1

1.2 Mục tiêu của ñề tài 2

1.3 Ý nghĩa thực tiễn của ñề tài 2

1.4 Phạm vi giới hạn của ñề tài 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.5.1 Qui trình nghiên cứu 3

1.5.2 Thông tin nghiên cứu 3

1.5.3 Các phương pháp ñược sử dụng ñể thu thập thông tin sơ cấp 5

1.5.4 Phương pháp xử lý dữ liệu 6

1.6 Bố cục khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

2.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực 7

2.1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực 7

2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực 7

2.2 Lý thuyết về hội nhập vào môi trường làm việc 7

2.2.1 Khái niệm 7

2.2.2 Mục ñích 8

2.2.3 Các giai ñoạn của chương trình 8

2.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng ñến quá trình hội nhập 8

2.3 Lý thuyết ñào tạo nhân sự 10

2.3.1 Khái niệm 10

2.3.2 Mục ñích 10

2.3.3 Chương trình ñào tạo 11

2.3.4 Các phân tích nhu cầu ñào tạo 11

2.3.5 Những biểu hiện của nhu cầu ñào tạo 12

2.3.6 Hình thức và phương pháp ñào tạo 13

2.4 Lý luận thực tiễn về hội nhập và ñào tạo 13

2.4.1 Cơ sở thực tiễn về hội nhập 13

2.5.2 Cơ sở thực tiễn về ñào tạo 13

CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 15

3.1 Quá trình hình thành và phát triển 15

3.1.1 Lịch sử hình thành 15

3.1.2 Định hướng phát triển 15

3.2 Sản phẩm - Nhà cung cấp; Thị trường - Khách hàng; Cạnh tranh - Đối thủ 16 3.2.1 Sản phẩm - Nhà cung cấp 16

3.2.2 Thị trường - Khách hàng 16

3.2.3 Sự cạnh tranh – Đối thủ 17

3.3 Cơ cấu tổ chức 17

3.4 Công tác quản trị nguồn nhân lực 17

3.4.1 Hoạch ñịnh nguồn nhân lực 18

3.4.2 Tuyển dụng 18

3.4.3 Công tác hội nhập và ñào tạo 18

3.4.4 Lương bổng và ñãi ngộ 19

3.4.5 Tình hình nhân sự trong công ty hiện nay 19

CHƯƠNG 4: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 22

4.1 Phân tích hiện trạng và xây dựng chương trình hội nhập 22

4.1.1 Phân tích hiện trạng 22

4.1.2 Xây dựng chương trình hội nhập 29

4.2 Phân tích hiện trạng và xây dựng chương trình ñào tạo 32

4.2.1 Phân tích hiện trạng 32

4.2.2 Xây dựng chương trình ñào tạo 33

4.3 Thử nghiệm và ñánh giá hiệu quả các chương trình 44

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 46

5.1 Kết luận 46

5.2 Kiến nghị 47

5.3 Hạn chế và hướng mở rộng ñề tài 50

5.3.1 Hạn chế 50

5.3.2 Hướng mở rộng ñề tài 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Các phương pháp ñược sử dụng ñể thu thập thông tin sơ cấp 5

Bảng 2.1: Những biểu hiện của nhu cầu ñào tạo 13

Bảng 3.1: Tình hình nhân sự của Công ty (2009-2011) 20

Bảng 3.2: Danh sách nhân viên bộ phận giao hàng 21

Bảng 4.1: Danh sách người hướng dẫn ñược phỏng vấn 23

Bảng 4.2: Danh sách nhân viên mới ñược phỏng vấn 24

Bảng 4.3: Kết quả tổng hợp phỏng vấn người hướng dẫn và nhân viên mới 25

Bảng 4.4: Kết quả so sánh quan ñiểm của người hướng dẫn và nhân viên mới 27

Bảng 4.5: Kết quả theo thông tin quan sát 28

Bảng 4.6: Nội dung phỏng vấn và ñối tượng phỏng vấn 32

Bảng 4.7: Các loại kiến thức/ kỹ năng có ñược từ thông tin thứ cấp 34

Bảng 4.8: Danh sách nhân viên thâm niên ñược phỏng vấn 34

Bảng 4.9: Các loại kiến thức/ kỹ năng từ phỏng vấn nhân viên thâm niên 35

Bảng 4.10: Danh sách các loại kiến thức/ kỹ năng cần xem xét ñào tạo 35

Bảng 4.11: Mô tả ñặc ñiểm tổng thể nghiên cứu 36

Bảng 4.12: Tần số của các mức trong thang ño mức ñộ thành thạo 37

Bảng 4.13: Kết quả tính toán Mean TT 38

Bảng 4.14: Kết quả về hình thức ñào tạo 39

Bảng 4.15: Kết quả tìm hiểu ý kiến về khóa ñào tạo 39

Bảng 4.16: Bảng tổng kết chi phí 43

Bảng 4.17: Danh sách hội ñồng ñánh giá chương trình 44

Bảng 4.18: Kết quả ñánh giá 45 Bảng 5.1: Các hiệu chỉnh trong giai ñoạn “Giới thiệu về công việc cụ thể” 52

DANH SÁCH CÁC HÌNH

Hình 1.1: Qui trình nghiên cứu 4

Hình 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình hội nhập 9

Hình 2.2: Chương trình ñào tạo 11

Hình 3.1: Sơ ñồ tổ chức công ty 17

Hình 3.2: Sơ ñồ tổ chức bộ phận nhân sự 18

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT HNVMTLV : Hội nhập vào môi trường làm việc

QLCN : Quản lý công nghiệp

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

Tp HCM : Thành Phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Ngày nay, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt ñang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực của hoạt ñộng kinh doanh, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển ñược trên thương trường, không có con ñường nào bằng con ñường quản trị nhân sự một cách

có hiệu quả Nhân sự là tài nguyên quý giá nhất của doanh nghiệp, mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh không gì so sánh ñược

Trong phạm vi một doanh nghiệp, nhân sự ñược coi là vấn ñề quan trọng hàng ñầu, thiếu vốn doanh nghiệp có thể ñi vay, thiếu thị trường doanh nghiệp có thể từng bước mở rộng thêm Các ñối thủ cạnh tranh có thể bắt chước và ñi mua tất cả mọi thứ hiện hữu nhưng lại không thể bắt chước hay ñi mua ñược sự cống hiến, lòng tận tụy và trung thành của nhân viên trong doanh nghiệp Nhưng quản trị nhân sự sao cho có hiệu quả cao nhất lại là một vấn ñề riêng biệt ñặt ra trong từng doanh nghiệp Công ty TNHH Nam Giang là một doanh nghiệp thương mại Hoạt ñộng chính của Công ty là nhập các loại hóa chất về phân phối lại trên thị trường Tp.HCM và các tỉnh lân cận Mục tiêu phấn ñấu của công ty là trở thành doanh nghiệp hàng ñầu chuyên kinh doanh hóa chất Công ty xác ñịnh, muốn cạnh tranh tốt trên thương trường, Công ty cần phải thỏa mãn nhu cầu khách hàng tốt hơn, tạo ra giá trị cho khách hàng, nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ Tại Công ty, giao hàng là khâu

có quan hệ trực tiếp với khách, sự chuyên nghiệp của ñội ngũ này sẽ làm tăng uy tín Công ty, ảnh hưởng ñến niềm tin nơi khách hàng Song ñể có một ñội ngũ giao hàng chuyên nghiệp, năng ñộng, uy tín lại là vấn ñề không ñơn giản

Năm 2011 thị trường Công ty ñược mở rộng, Công ty ñã xây dựng ñược hệ thống

ñại lý giúp tiêu thụ sản phẩm ở các thị trường xa như An Giang, Kiên giang, Đồng

tháp Đây là ñiều ñáng mừng, nhưng do phát triển nhanh, tình hình nhân sự tại bộ phận giao hàng biến ñộng nhiều, xảy ra nhiều sai sót trong công việc Các nhân viên mới chưa ñược hướng dẫn, ñào tạo nên còn rất bỡ ngỡ Đã xảy ra nhiều trường hợp nhân viên mới làm hư hỏng hàng hóa hay giao nhầm hàng, gây thiệt hại lớn cho

khách, làm giảm uy tín công ty Khi sự việc xảy ra, vì lo sợ nên nhân viên mới lại xin nghỉ việc (năm 2011 ñã nghỉ 5 nhân viên) Công tâm mà nói, những lỗi này không phải hoàn toàn do họ, mà do họ chưa ñược ñào tạo, chỉ dẫn tận tình

Xuất phát từ thực tế, ñược sự ủng hộ của Ban Giám Đốc, và với mong muốn ñóng góp một phần nhỏ giá trị nghiên cứu của mình cho Công ty, tác giả ñã chọn ñề tài:

“Phân tích hiện trạng và xây dựng chương trình hội nhập, ñào tạo nhằm nâng cao chất lượng ñội ngũ giao hàng tại Công ty Nam Giang”

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài ñược thực hiện tại Bộ Phận Giao Hàng Công ty Nam Giang với mục tiêu là:

• Phân tích hiện trạng công tác hội nhập và ñào tạo nhân viên

• Đề xuất chương trình hội nhập và ñào tạo ñể nâng cao chất lượng ñội ngũ giao

hàng

• Thử nghiệm và ñánh giá hiệu quả của chương trình

1.3 Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

Khi thực hiện chuyên ñề này, tôi luôn mong muốn chuyên ñề có một giá trị nhất

ñịnh Trước tiên chuyên ñề này có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp quản lý

trong Công ty có nhu cầu nâng cao chất lượng nhân sự của bộ phận mình

Thứ hai, nâng cao chất lượng nhân viên, chất lượng phục vụ khách hàng là nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty trên thương trường, ñồng thời nó cũng là tiền ñề

ñể tăng lương, tăng thu nhập, tăng chất lượng cuộc sống cho anh em trong Công ty

Cuối cùng tôi cũng mong muốn chuyên ñề phải có ý nghĩa ñối với chính bản thân, giúp tôi hiểu sâu hơn về kiến thức ñã học và cách áp dụng những kiến thức này vào thực tế

1.4 PHẠM VI GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI

• Đề tài thực hiện với ñối tượng nghiên cứu là các nhân viên giao hàng tại Công ty

Nam Giang (20 người)

• Do giới hạn về mặt thời gian nên ñề tài chỉ xây dựng chương trình, thử nghiệm

và ñánh giá hiệu quả (theo phương pháp chuyên gia) Việc triển khai thực tế sẽ nằm trong hướng mở rộng ñề tài sau này

• Các thông tin thứ cấp liên quan ñến Bộ Phận Giao Hàng ñược thu thập và xem xét trong khoảng thời gian năm 2010 và 2011

1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.5.1 Qui trình nghiên cứu

Qui trình nghiên cứu ñược thể hiện cụ thể trong Hình 1.1

1.5.2 Thông tin nghiên cứu

1.5.2.1 Thông tin thứ cấp:

• Tài liệu về các ñợt tuyển dụng nhân viên giao hàng

• Kết quả ñánh giá thành tích công tác hàng tháng

• Bảng ghi nhận các sai sót, các phàn nàn, các khiếu nại của khách (do Trưởng Bộ Phận ghi nhận)

• Các biên bản họp xử lý sai sót tại Bộ Phận Giao Hàng

• Các bản tường trình, tự kiểm của nhân viên giao hàng

• Các quy ñịnh làm việc trong Công ty

Các thông tin thứ cấp này cùng với các thông tin sơ cấp mà ta thu ñược ở phần sau,

ñối chiếu so sánh với lý thuyết sẽ giúp ñánh giá hiện trạng và xây dựng các chương

trình hội nhập, ñào tạo cho Công ty

Mục tiêu của ñề tài

Thu thập thông tin sơ cấp giai ñoạn 1

Nghiên cứu lý thuyết

(Hội nhập và ñào tạo)

Thu thập thông tin sơ cấp giai ñoạn 2

Thu thập thông tin thứ cấp

- Các tài liệu tại công ty

- Internet, tạp chí, báo ñài

Hình 1.1 Qui trình nghiên cứu

1.5.2.2 Thông tin sơ cấp:

Thu thập thông tin sơ cấp giai ñoạn 1: phục vụ cho việc phân tích hiện trạng

• Phỏng vấn các cấp quản lý, nhân viên mới: nhằm tìm hiểu quan ñiểm các thành

viên trong công ty về công tác hội nhập

• Quan sát nhân viên mới: nhằm tìm hiểu cách thức và thái ñộ nhân viên mới

trong quá trình hội nhập, thu thập thêm những thông tin liên quan

Thu thập thông tin sơ cấp giai ñoạn 2: phục vụ cho việc xây dựng chương trình

• Phỏng vấn nhân viên giao hàng “thâm niên và lành nghề” ñể xác ñịnh các

kiến thức/kỹ năng cần ñể thực hiện tốt công việc giao hàng

• Phỏng vấn, tham khảo ý kiến cấp quản lý về các loại kiến thức/ kỹ năng nào

khác cần thiết cho nhân viên ñể thực hiện tốt công việc

• Từ kết quả phỏng vấn trên ta ñược danh sách các loại kiến thức/ kỹ năng cần

xem xét ñào tạo, ñây là cơ sở ñể xây dựng bảng câu hỏi khảo sát ñối với nhân

viên bộ phận giao hàng Nội dung cơ bản của bảng câu hỏi bao gồm các vấn ñề: thu thập kiến thức, kỹ năng hiện có ở mỗi nhân viên; ñánh giá mức ñộ thành thạo của các kiến thức, kỹ năng; khảo sát hình thức ñào tạo phù hợp

1.5.3 Các phương pháp ñược sử dụng ñể thu thập thông tin sơ cấp

Như vậy, ñể thu thập thông tin sơ cấp phục vụ cho việc lập chương trình hội nhập

tác giả sử dụng hai phương pháp: Phỏng vấn và Quan sát nhân viên Còn ñối với việc lập chương trình ñào tạo tác giả sử dụng hai phương pháp: Phỏng vấn và Bảng

câu hỏi Tất cả ñược tóm tắt trong bảng 1.1:

Bảng 1.1 Các phương pháp ñược sử dụng ñể thu thập thông tin sơ cấp

1.5.4 Phương pháp xử lý dữ liệu

Do tổng thể nghiên cứu nhỏ (20 người) nên trong khóa luận sẽ khảo sát 100% các

ñối tượng (không lấy mẫu) và sử dụng phần mềm Excel ñể thống kê mô tả kết quả 1.6 BỐ CỤC KHÓA LUẬN

Khóa luận gồm có các chương sau:

Chương 1: Tổng quan Trong chương 1, trình bày về cơ sở hình thành ñề tài, xác

ñịnh mục tiêu, ý nghĩa, phạm vi của ñề tài và phương pháp nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương 2 trình bày lý thuyết làm cơ sở cho việc xây

dựng chương trình hội nhập và ñào tạo tại công ty trong chương 4 Bao gồm các lý thuyết sau:

• Lý thuyết về hội nhập và cơ sở thực tiễn

• Lý thuyết về ñào tạo và cơ sở thực tiễn

Chương 3: Tổng quan về công ty Chương 3 trình bày sơ lược về công ty và công

tác quản trị nguồn nhân lực hiện tại của Công ty

Chương 4: Giải quyết vấn ñề Chương 4 phân tích hiện trạng và xây dựng chương

trình hội nhập, ñào tạo Quá trình phân tích tại chương 4 giúp nhận diện những quan

ñiểm từ phía công ty, người hướng dẫn và nhân viên trong quá trình hội nhập, ñào

tạo ñể tạo nên nền tảng cho việc xây dựng các chương trình Việc xây dựng các chương trình dựa trên cơ sở lý thuyết tại chương 2 và cơ sở thực tế tại chương 3 và chương 4 Chương 4 còn tiến hành thử nghiệm ñánh giá hiệu quả các chương trình

Chương 5: Kết luận và kiến nghị Chương 5 tóm lược các việc làm ñược, nêu lên

kiến nghị với các bên có liên quan và ñề xuất hướng mở rộng ñề tài

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

2.1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn ñề về quản trị con người trong các tổ

chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản (Trần Kim Dung, 2006):

• Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao ñộng và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức

• Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo ñiều kiện cho nhân viên ñược

phát huy tối ña các năng lực cá nhân, ñược kích thích, ñộng viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp

2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực có thể chia làm ba nhóm chức năng chủ yếu (Trần Kim

• Chức năng duy trì: chú trọng vấn ñề duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

2.2 LÝ THUYẾT HỘI NHẬP VÀO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

2.2.1 Khái niệm

Trong những ngày ñầu ở một nơi làm việc mới, nhân viên thường có cảm giác hoang mang, lo sợ, cảm thấy mơ hồ về công việc, lạ lẫm với các quy trình thủ tục, phạm vi quyền hạn, trách nhiệm Vì vậy một chương trình hội nhập vào môi

trường làm việc (HNVMTLV) tốt sẽ mang lại lợi ích to lớn cho cả người lao ñộng

và doanh nghiệp (Nguyễn Hữu Thân, 2007)

2.2.2 Mục ñích

Chương trình hội nhập có bốn mục ñích chính (Nguyễn Hữu Thân, 2007):

• Giúp nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức

• Cung cấp thông tin liên quan ñến công việc và kỳ vọng

• Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian

• Tạo ấn tượng thuận lợi

2.2.3 Các giai ñoạn của chương trình HNVMTLV

Chương trình HNVMTLV gồm hai giai ñoạn (Nguyễn Hữu Thân, 2007):

• Chương trình tổng quát HNVMTLV:Đây là giai ñoạn ñầu tiên giới thiệu tổng

quát về công ty, về chính sách, thủ tục, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao ñộng,

cơ sở vật chất hạ tầng, và các yếu tố liên quan ñến chi phí (gọi chung là các yếu

tố kinh tế) Chương trình này do Bộ Phận Nhân Sự của công ty ñảm trách

• Chương trình chuyên môn:Đây là giai ñoạn mà cấp quản trị trực tiếp của nhân

viên mới phải ñảm nhận Nội dung của chương trình này tùy thuộc vào các kỹ

năng và kinh nghiệm của nhân viên mới

2.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình hội nhập

Mô hình nghiên cứu ñược tổng hợp từ lý thuyết hội nhập, ñược xây dựng dựa trên các yếu tố ảnh hưởng ñến quá trình hội nhập của nhân viên mới Xây dựng mô hình nhằm mục ñích cụ thể hóa công việc ñánh giá các yếu tố ñể xem xét mức ñộ ảnh

hưởng của các yếu tố lên quá trình hội nhập (Nguyễn Hữu Thân, 2007)

Các yếu tố ñược xem xét bao gồm:

• Yếu tố thuộc về bản thân người hội nhập như: “Giới tính, tuổi, kinh nghiệm”;

“Sự hòa ñồng”

• Yếu tố thuộc về môi trường như: “Kỹ năng mới”; “Người hướng dẫn; “Các

thông tin về công ty”

Hình 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình hội nhập

 Diễn giải:

• Giới tính, tuổi và kinh nghiệm: Là những yếu tố nhân khẩu học Giới tính có

ảnh hưởng tới công việc và tùy theo mỗi công việc Tuổi có ảnh hưởng tới sự

tiếp nhận và sáng tạo, cũng như có mức ñộ mong muốn sự ổn ñịnh trong công việc khác nhau Những người từng ñi làm có những kinh nghiệm trong cuộc sống cũng làm cho họ nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức

• Kỹ năng mới: Là những kỹ năng bí quyết của công ty ñể thực hiện công việc

nhanh chóng hơn ñược tích lũy theo thời gian Tùy theo mức ñộ tiếp nhận những

kỹ năng mới này mà nhân viên mới sẽ hội nhập vào công việc nhanh hay chậm

• Thông tin về môi trường làm việc: Ở ñây thông tin môi trường làm việc bao

gồm hoạt ñộng công ty, quy ñịnh tại nơi làm việc, tiêu chuẩn ñánh giá công việc, phong cách quản trị và cả bầu không khí làm việc “Thông tin về môi trường làm việc” ở ñây ñược hiểu theo nghĩa là một phần của “Văn Hóa Doanh Nghiệp” Khi thông tin về môi trường làm việc rộng mở, dễ tiếp cận, nhân viên mới sẽ

nhanh chóng hòa nhập hơn với tổ chức Ngoài ra khi ñầy ñủ thông tin thì nhân viên mới cũng có thể tự hội nhập

• Người hướng dẫn: Là người giúp cho nhân viên hòa nhập vào tổ chức và công

việc Nếu chọn người hướng dẫn tốt thì nhân viên có ñược những thuận lợi trong việc hội nhập vào tổ chức

• Sự hòa ñồng: Nhân viên mới nhanh chóng hòa ñồng với tổ chức thì công việc

hội nhập diễn ra tốt hơn Sự hòa ñồng là kết quả của tác ñộng hai chiều từ phía nhân viên mới và từ phía các nhân viên cũ tại công ty

2.3 LÝ THUYẾT ĐÀO TẠO NHÂN SỰ

2.3.1 Khái niệm

Khái niệm ñào tạo ñược ñề cập ñến một quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới và thay ñổi các quan ñiểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc Điều ñó cũng có nghĩa là ñào tạo ñược áp dụng ñể làm thay ñổi việc nhân viên biết gì, làm như thế nào và quan ñiểm của họ ñối với

công việc (Trần Kim Dung, 2006)

2.3.2 Mục ñích

Chương trình ñào tạo bao gồm những mục ñích sau (Trần Minh Thư, 2007):

• Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

• Cập nhật các kiến thức kỹ năng mới cho nhân viên

• Tránh tình trạng quản lý lỗi thời

• Chuẩn bị ñội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận

• Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên

2.3.3 Chương trình ñào tạo

Nhu cầu ñào tạo thường ñược ñặt ra khi nhân viên không có ñủ các kiến thức kỹ

năng cần thiết ñể thực hiện công việc Chương trình ñào tạo gồm các bước sau (Trần Minh Thư, 2007):

Hình 2.2 Chương trình ñào tạo

2.3.4 Các phân tích nhu cầu ñào tạo

2.3.4.1 Phân tích doanh nghiệp

Phân tích doanh nghiệp nhằm xác ñịnh doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức

ñộ như thế nào, bao gồm (Trần Kim Dung, 2006 ):

 Phân tích tổ chức doanh nghiệp:

- Phân tích các tiêu thức tổ chức doanh nghiệp

- Xác ñịnh những vấn ñề cơ bản và sự cần thiết của ñào tạo

 Kế hoạch chuẩn bị ñội ngũ kế cận:

- Nội bộ : dự kiến các chương trình ñào tạo

- Tuyển từ ngoài : hình thức tuyển, phương pháp tuyển

Phân tích nhu cầu ñào tạo

Hoạch ñịnh chương trình

Thực hiện chương trình

Kỹ năng,

kiến thức khả năng mới của người

ñược ñào

tạo

Các chỉ tiêu cần ñạt của chương trình

Đánh giá hiệu quả

 Phân tích môi trường tổ chức:

- Đánh giá quan ñiểm của nhân viên

- Đánh giá ảnh hưởng do không ñược ñào tạo ñầy ñủ với những ñiểm không tốt trong tổ chức

2.3.4.2 Phân tích tác nghiệp

Phân tích tác nghiệp nhằm xác ñịnh những kỹ năng, kiến thức cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc Phân tích tác nghiệp giống với phân tích công việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là ñịnh hướng nhân viên không phải là ñịnh hướng công việc Phân tích tác nghiệp sẽ chú trong xác ñịnh xem nhân viên cần làm gì ñể thực

hiện công việc tốt (Trần Minh Thư, 2007)

2.3.4.3 Phân tích nhân viên

Phân tích nhân viên chú trọng lên các năng lực và các ñặc tính cá nhân viên nhằm

(Trần Minh Thư, 2007):

 Xác ñịnh kỹ năng, hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc

 Xác ñịnh kỹ năng, kiến thức, quan ñiểm cần chú trọng trong chương trình ñào tạo

Ngoài ra các số liệu về nhu cầu ñào tạo có thể thu nhập thông qua:

- Thảo luận với các vị trí lãnh ñạo và các nhóm nhân viên thực hiện công việc

- Quan sát tình hình thực tế thực hiện công việc

- Thực hiện trắc nghiệm và bản câu hỏi ñiều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về công việc

- Phân tích kết quả ñánh giá chung về tình hình thực hiện công việc

2.3.5 Những biểu hiện của nhu cầu ñào tạo

Những biểu hiện của nhu cầu ñào tạo thể hiện qua bảng 2.1 (Trần Minh Thư, 2007):

Bảng 2.1 Những biểu hiện của nhu cầu ñào tạo

Báo cáo tài chính Doanh thu giảm, chi phí bảo dưỡng, tỉ

lệ % chi phí lao ñộng tăng Báo cáo chất lượng sản phẩm Tỉ lệ phế phẩm tăng

Báo cáo về ý kiến khách hàng Số lượng than phiền khách hàng tăng

2.3.5 Hình thức và phương pháp ñào tạo

Hình thức ñào tạo: trong thực tế có nhiều tiêu thức phân loại hình thức ñào tạo khác nhau: theo nội dung, theo mục ñích, theo cách thức, theo ñịa ñiểm, theo ñối

tượng (Trần Kim Dung, 2006)

Phương pháp ñào tạo: rất ña dạng và mỗi phương pháp phù hợp với từng ñối

tượng, từ công nhân sản xuất ñến quản lý cấp thấp, cấp trung và cấp cao (Nguyễn Hữu Thân, 2007).

2.4 LÝ LUẬN THỰC TIỄN VỀ HỘI NHẬP VÀ ĐÀO TẠO

2.4.1 Cơ sở thực tiễn về hội nhập

Hiện nay, tuy mỗi công ty có những cách ñón nhân viên mới khác nhau nhưng phải làm sao cho nhân viên thấy ñược sự ấm áp, niềm nở trong ñón chào và có con

ñường mở rộng cho tương lai phía trước của mình ( www.iapa.ca – Orientation training)

Theo các nghiên cứu gần ñây thì trong ba tháng ñầu của công việc nhân viên mới thường thiếu những thông tin cần thiết cho công việc Mà họ thường phải tự tìm hiểu các chương trình theo kiểu ñối phó Các thông tin không ñược cung cấp kịp thời nên lượng nhân viên nghỉ việc trong giai ñoạn này cũng rất nhiều

2.4.2 Cơ sở thực tiễn về ñào tạo

Cách học của người ñi làm có ñặc trưng sau (Nguyễn Khắc Chính, 2004):

- Giáo dục người ñi làm nên tập trung vào vấn ñề hơn là hướng vào lý thuyết, vào môn học, cần phải thích hợp và có giá trị

- Đặc trưng tiêu biểu của người ñi làm là tính tình nguyện hơn ép buộc Người ñi làm thích thoải mái trong cách học tập, tâm lý hơn và tự nhiên hơn

- Người ñi làm thích lập kế hoạch và thực hành các bài tập của riêng họ

- Người ñi làm cần có cơ hội ñể nhận ra khả năng nhu cầu nghề nghiệp và vai trò xã hội của họ

CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

3.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Nam Giang ñược thành lập theo giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh số 048781 do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Tp.HCM cấp ngày 05 tháng 08 năm 1996 Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NAM GIANG

Tên giao dịch bằng tiếng Anh : NAM GIANG CO., LTD

Địa chỉ trụ sở chính : 133/11 Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận

Ngành, nghề kinh doanh : Mua bán các loại hóa chất ngành In, Xi mạ, Dệt, Sơn, Nhuộm, Nhựa, Thực phẩm, Mỹ phẩm, Xử lý nước, Nuôi trồng thủy sản

Vốn ñiều lệ: 2.367.323.745 ñ (Hai tỷ ba trăm sáu mươi bảy triệu ba trăm hai ba ngàn bảy trăm bốn mươi lăm ñồng)

Từ ngày thành lập ñến nay công ty phát triển liên tục và bền vững, doanh thu tăng

ñều hằng năm, trở thành một trong những công ty hàng ñầu chuyên doanh hóa chất

tại TP HCM

3.1.2 Định hướng phát triển năm 2011 – 2015

Công ty sẽ mở rộng mạng lưới kinh doanh nhằm khai thác tối ña hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, thêm mặt hàng kinh doanh ví dụ như nhóm hóa chất xử lý nước và nhóm phân bón lá Tập trung xây dựng hệ thống ñại lý, tiêu thụ sản phẩm ở các thị trường mới, ở xa như An Giang, Kiên Giang, Đồng Tháp

Công ty cũng sẽ tăng cường ñối phó với sự cạnh tranh khốc liệt trong bối cảnh có nhiều ñối thủ gia nhập ngành kinh doanh hóa chất bằng cách ñào tạo nghiệp vụ chuyên môn, tác phong, ñạo ñức cho các cấp quản lý và nhân viên; xây dựng ñội ngũ giao hàng chuyên nghiệp, năng ñộng, sáng tạo, uy tín Phấn ñấu giữ vững vị trí

là một trong những công ty hàng ñầu chuyên doanh hóa chất tại Tp HCM

3.2 SẢN PHẨM – NHÀ CUNG CẤP; THỊ TRƯỜNG – KHÁCH HÀNG; SỰ CẠNH TRANH - ĐỐI THỦ

3.2.1 Sản phẩm – Nhà cung cấp

Sản phẩm chính của công ty bao gồm các loại hóa chất, nguyên liệu, phụ gia, chế phẩm sinh học phục vụ cho các ngành công nghiệp như: In, Xi mạ, Dệt, Sơn, Nhuộm, Nhựa, Thực phẩm, Mỹ phẩm, Xử lý nước, Nuôi trồng thủy sản Hiện nay Công ty kinh doanh hơn 1000 mặt hàng từ khoảng 80 nhà cung cấp trên thế giới

Một vài sản phẩm tiêu biểu của Công ty như (Tài liệu nội bộ Công ty):

• Termamyl 120L: Enzym dịch hóa tinh bột, chịu nhiệt ñộ cao – sản phẩm của

NOVO – Đan Mạch

• Tartrazine 36008: Bột màu vàng chanh dùng trong thực phẩm – sản phẩm của

UNIVAR – Mỹ

• Alkali Refined Linseed Oil: Dầu lanh dùng trong công nghệ mực in – sản phẩm

của SEATON – Anh

• Công ty Cổ phần Kinh Đô: 6/134 Quốc lộ 13, Hiệp Bình Phước, Thủ Đức

• Công ty TNHH Procter & Gamble Đông Dương: KCN Đồng An, Xã Bình

Hòa, Huyện Thuận An, Bình Dương

• Công ty Dệt Gia Dụng Phong Phú: 48 Tăng Nhơn Phú, KP3, Phường Tăng

Nhơn Phú, Quận 9, Tp.HCM

3.2.3 Sự cạnh tranh - Đối thủ

Với nền kinh tế nhiều thành phần, trên thị trường có nhiều người cung ứng hàng hóa Sự cạnh tranh là không tránh khỏi, ñòi hỏi Công ty phải thu hút ngày càng nhiều khách hàng, không ngừng gia tăng doanh số bán hàng và gia tăng chất lượng dịch vụ (gắn liền với yếu tố con người) và ñối thủ cạnh tranh chính của công ty Nam Giang là Công ty TNHH Hữu Tín (300 Lãnh Binh Thăng, Quận 11) cũng

chuyên doanh hóa chất (Tài liệu nội bộ Công ty)

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Công ty Nam Giang luôn cố gắng tạo một cơ cấu tổ chức ñơn giản nhưng ñảm bảo mang lại hiệu quả cao trong hoạt ñộng kinh doanh

Hình 3.1 Sơ ñồ tổ chức Công ty

3.4 CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Tại Công ty Nam Giang, quản lý nhân sự là trách nhiệm chính của Bộ Phận Hành Chính Tổng Hợp Sơ ñồ tổ chức bộ phận này ñược minh họa như sau:

Hình 3.2 Sơ ñồ tổ chức bộ phận nhân sự

3.4.1 Hoạch ñịnh nguồn nhân lực

Công ty Nam Giang hoạch ñịnh nguồn nhân lực dựa trên các chiến lược và ñịnh hướng phát triển của mình Trong thực tế 15 năm hoạt ñộng, tại Công ty thường xuyên có sự thay ñổi như mở rộng quy mô kinh doanh, thêm mặt hàng mới, thị trường mới, làm ñại diện cho nhà cung cấp mới… những thay ñổi này diễn ra thì nhu cầu nhân lực cũng thay ñổi theo Vì vậy Công ty không hoạch ñịnh nguồn nhân lực bằng những con số cứng nhắc, các hoạch ñịnh nguồn nhân lực ñược công ty cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn, các kế hoạch này ñược công ty ñiều chỉnh một cách linh hoạt theo tình hình hoạt ñộng kinh doanh

3.4.2 Tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng của Công ty chủ yếu là thông qua quen biết, giới thiệu (thường

là anh em hoặc người quen của nhân viên trong công ty) Chính sách này có ưu

ñiểm là tuyển chọn ñược những người phù hợp với văn hóa công ty, chi phí tuyển

dụng thấp, có nguồn nhân lực sử dụng ngay Nhưng ñồng thời cũng có nhược ñiểm

là chất lượng lao ñộng chưa thật tốt, ảnh hưởng ñến hiệu quả sử dụng lao ñộng

3.4.3 Công tác hội nhập và ñào tạo

Hiện nay, công tác “Hội nhập vào môi trường làm việc” chỉ là công việc tự phát của các Trưởng Bộ Phận khi có nhân viên mới vào bộ phận mình, thường chỉ là sự giới thiệu, hướng dẫn nhân viên trong công việc

Tại Công ty ít có các chương trình ñào tạo nhân viên Nhân viên phải tự ñào tạo, tự nâng cao trình ñộ mình là chính Về chuyên môn Công ty áp dụng phương pháp

“kèm cặp” Vì ñể tránh trường hợp tuyển dụng thừa, không sử dụng hết lao ñộng nên thường khi công việc “quá tải” Công ty mới tuyển thêm nhân viên mới và nhân viên này sẽ bắt tay vào việc ngay theo phương pháp “vừa làm, vừa học người bên cạnh” Phương pháp này tiết kiệm ñược chi phí nhưng cần phải có thời gian nên nhân viên mới thường hay sai sót

Công tác hội nhập và ñào tạo sẽ ñược ñề cập kỹ hơn trong chương 4

3.4.4 Lương bổng và ñãi ngộ

Tại Công ty Nam Giang, vấn ñề tiền lương và tiền thưởng cuối năm là yếu tố quan trọng trong việc kích thích lao ñộng, thu hút toàn bộ nhân viên Ngoài tiền thưởng cuối năm Công ty còn có chính sách “thưởng nóng” cho các cá nhân có những ñóng góp mang tính sáng tạo, mang lại hiệu quả kinh tế

Công ty còn thực hiện ñãi ngộ thông qua việc ñảm bảo các trang thiết bị làm việc hiện ñại, ñầy ñủ, phòng ốc tiện nghi rộng rãi thoáng mát Ngoài các trang thiết bị bảo hộ còn có các chính sách ưu ñãi như hưởng lương ñộc hại, bảo hiểm ñộc hại Hằng năm Công ty ñều tổ chức cho toàn nhân viên Công ty ñược ñi tham quan du lịch nghỉ mát tại Nha Trang, Đà lạt, Đà Nẵng …

3.4.5 Tình hình nhân sự trong công ty hiện nay

Do quá trình phát triển nhanh chóng, tình hình nhân sự của Công ty biến ñổi không ngừng Số lượng cán bộ, công nhân viên của công ty hiện nay là 59 người Tình hình nhân sự ñược thể hiện qua số liệu thống kê trong bảng 3.1:

Bảng 3.1 Tình hình nhân sự của Công ty (2009-2011)

 Độ tuổi người lao ñộng

• Từ 20-30 tuổi là 32 người chiếm 54,2%

• Từ 30-40 tuổi là 23 người chiếm 39,1%

• Từ trên 40 tuổi là 04 người chiếm 6,7%

Với ñội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng ñộng và nhiệt huyết nên Công ty Nam Giang cần tạo ñiều kiện thuận lợi ñể họ phát huy hết khả năng của mình và gắn bó với Công ty nhiều hơn

 Trình ñộ người lao ñộng

Đối với nhân viên văn phòng hầu hết ñều có trình ñộ Đại học hoặc từ Trung cấp trở

lên Công ty có ñội ngũ nhân viên nòng cốt có trình ñộ văn hóa cao và có chuyên môn nghiệp vụ giúp họ có thể dễ dàng tiếp cận công việc, nắm bắt công việc nhanh chóng

 Đặc trưng nhân viên giao hàng

Riêng tại Bộ Phận Giao Hàng, Công ty không ñặt nặng yêu cầu về trình ñộ văn hóa, nên ña số nhân viên có trình ñộ Phổ Thông Trung Học; các kỹ năng ngoại ngữ, vi tính, tư duy tính toán còn thấp

Nguồn tuyển dụng nhân viên giao hàng chủ yếu là thông qua quen biết, nhân viên

cũ thường giới thiệu anh em, bạn bè cùng vào làm việc Tại Bộ Phận có 20 nhân viên thì ñã có ñến 14 nhân viên là người Miền Tây Nam Bộ (tập trung ở hai tỉnh

Bến Tre và Đồng Tháp) Họ có những ñặc trưng sau: nam, trẻ, khỏe, năng nổ, chịu khó, không kén việc Vì không có trình ñộ chuyên môn nên họ chấp nhận các công việc nặng nhọc, mức lương thấp, ít có cơ hội thăng tiến Đa phần nhân viên giao hàng có hoàn cảnh khó khăn, thường phải ở nhà trọ và phải gởi tiền về phụ giúp gia

ñình ở quê

Nhân viên giao hàng thời gian ñầu thường chưa quen với văn hóa ñời sống tại thành phố như ñường xá, phương tiện giao thông, y tế, vui chơi, giải trí Xa nhà, thiếu thốn tình cảm nên các em dễ sa ngã vào các tệ nạn xã hội Đây là ñối tượng rất cần

ñược hướng dẫn ñể ổn ñịnh và hội nhập vào môi trường sống, môi trường làm việc

Nhìn chung nhân viên giao hàng có những ưu và nhược ñiểm như:

Ưu ñiểm: Chân thật, thực tế, thẳng thắn nói rõ “Cái mình biết và cái mình không

biết”, có tính cách “Trọng nghĩa khinh tài”, “Hành hiệp trượng nghĩa” của người

Nam Bộ

Nhược ñiểm: Thường bằng lòng với cuộc sống hiện tại, “Không có chí tiến thủ”, ít

chắt chiu tằn tiện, làm ñược bao nhiêu là tiêu bấy nhiêu, khi làm việc thì hết mình,

khi chơi thì cũng chơi “tới bến”, sau giờ làm việc thường hay la cà, nhậu nhẹt

Danh sách nhân viên giao hàng thể hiện trong bảng 3.2

Bảng 3.2 Danh sách nhân viên bộ phận giao hàng

5 Nguyễn Huy Hoàng 15 Ngô Chí Hồng

6 Nguyễn Hoàng Minh 16 Phan Xuân Phú

9 Nguyễn Hoàng Vũ 19 Đinh Minh Anh Chính

10 Nguyễn Đăng Thiện 20 Nguyễn Trọng tín

CHƯƠNG 4: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Chương 4 sẽ tập trung vào mục tiêu chính của ñề tài là phân tích hiện trạng và xây

dựng chương trình hội nhập, ñào tạo tại Bộ Phận Giao Hàng Công ty Nam Giang

4.1 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP

Để phân tích hiện trạng công tác hội nhập, tác giả sẽ tham khảo các tài liệu tại công

ty, phỏng vấn Ban Giám Đốc, phỏng vấn người hướng dẫn, phỏng vấn và quan sát nhân viên mới

Qua tham khảo các tài liệu thứ cấp ñã nêu ở mục 1.5.2.1 tác giả có những nhận

ñịnh sau: Công ty chưa có văn bản hay quy ñịnh nào về công tác hội nhập, tuy có

các quy ñịnh làm việc như: giờ giấc làm việc, tác phong trang phục, quy ñịnh ra vào công ty, hút thuốc lá, sử dụng ñiện thoại… nhưng các văn bản này còn rất rời rạc, chưa ñược tập trung lại thành “Sổ tay” hay “Cẩm nang” ñể có thể dễ dàng phổ biến cho nhân viên mới

Qua phỏng vấn Ban Giám Đốc (Ông Phạm Văn Nga-Giám Đốc và Ông Lê Tấn

Nghĩa-Phó Giám Đốc): Công ty rất quan tâm và tán thành việc cần phải có

chương trình bài bản về hội nhập ñể giúp cho nhân viên mới có tinh thần làm

việc phấn khởi, không hoang mang hoặc có những thông tin không chính xác

Qua Phỏng vấn người hướng dẫn (Đối tượng phỏng vấn là những người ñã

hoặc ñang làm công tác hướng dẫn nhân viên mới tại Bộ Phận Giao Hàng Công

ty Nam Giang):

Bảng 4.1 Danh sách người hướng dẫn ñược phỏng vấn

1 Bùi Hữu Phước Trưởng phòng

kinh doanh

Kỹ sư hóa học

10 năm

2 Trần Văn Chương Trưởng bộ phận

giao hàng

Cử nhân kinh tế

8 năm

3 Trần Ngọc Cường Nhân viên giao

hàng (Đội trưởng)

Phổ thông trung học

10 năm

Nội dung phỏng vấn tập trung hỏi về 5 yếu tố như: Tuổi, giới tính, kinh nghiệm; Kỹ

năng mới; Thông tin về môi trường làm việc; Người hướng dẫn; Sự hòa ñồng (xem

hình 2.1) ñã ảnh hưởng ñến công tác hướng dẫn của họ như thế nào? (Chi tiết các câu hỏi xem phụ lục 1)

Kết quả phỏng vấn ñược trình bày trong cột 2 bảng 4.3 (Chi tiết kết quả phỏng vấn người hướng dẫn xem phụ lục 2)

 Nhận xét việc hội nhập theo quan ñiểm người hướng dẫn:

• Hiện tại chưa có quy trình hướng dẫn thống nhất, nên có quy trình ñể tránh sự sai sót trong công tác hội nhập nhân viên vào tổ chức

• Môi trường hiện nay tại Công ty phù hợp và kích thích nhân viên tự hòa nhập

nếu cung cấp ñầy ñủ thông tin

• Người hướng dẫn nên giới thiệu cho nhân viên biết cách làm việc của mình

• Khả năng tiếp thu của nhân viên là rất quan trọng trong việc giúp họ nhanh chóng hòa nhập vào công việc

(Trưởng Bộ Phận Giao Hàng) thì những tháng ñầu tiên là giai ñoạn khó khăn nhất ñối với nhân viên giao hàng, nhân viên mới thường sai sót và xin nghỉ việc

trong khoảng thời gian này Vì thế tác giả ñã chọn các nhân viên này ñể phỏng vấn nhằm thu thập thêm thông tin

Bảng 4.2 Danh sách nhân viên mới ñược phỏng vấn STT Họ Tên Trình ñộ Thời gian làm việc

Nội dung phỏng vấn tập trung hỏi về 5 yếu tố như trong hình 2.1 ñã ảnh hưởng ñến

quá trình hội nhập của họ như thế nào? (Chi tiết các câu hỏi xem phụ lục 3)

Kết quả tổng hợp trình bày trong cột 3 bảng 4.3 (Kết quả chi tiết xem phụ lục 4)

 Nhận xét về việc hội nhập theo quan ñiểm của nhân viên:

• Công tác hội nhập chưa thực hiện ñồng bộ, thống nhất cho mọi nhân viên mới trong Công ty, còn mang tính tự phát

• Môi trường hiện nay tại Công ty phù hợp và kích thích nhân viên tự hội nhập

(nếu tạo ñiều kiện tốt thì họ có thể tự hội nhập)

• Việc giới thiệu trong bộ phận và các phòng ban khác là một ñiều kiện cần thiết

cho công việc trong tương lai

B ảng 4.3 Kết quả tổng hợp phỏng vấn người hướng dẫn và nhân viên mới

-Giới tính: Do tính chất ñặc thù của công việc nên ở bộ

phận này thường chỉ có nhân viên Nam

-Kinh nghiệm: có ảnh hưởng ñến việc hướng dẫn, nhưng

không nhiều

-Tuổi: ña phần trong ñộ tuổi tạo dựng / lập thân, trẻ,

khỏe, năng nổ, nhiệt tình

-Giới tính: Do tính chất ñặc thù của công việc nên ở

bộ phận này chỉ có nhân viên Nam

-Kinh nghiệm: phần lớn chưa tham gia các chương

trình hội nhập

Kỹ năng mới

-Quy trình giao hàng: ñã có quy trình và giới thiệu công

việc dựa trên quy trình này

-Kỹ năng mới: hiện tại hướng dẫn, truyền ñạt các kỹ năng

mới bằng phương pháp “kèm cặp”

-Đề xuất: ñào tạo nghiệp vụ giao hàng vào Khu Chế Xuất,

mở lớp ñào tạo chuyên môn, biên soạn kiến thức giao hàng

thành tập hướng dẫn nhân viên

-Quy trình giao hàng: ñược giải thích rõ về các bước

trong quy trình giao hàng

-Kỹ năng mới: không khó nhưng phải chú ý, hiện tại

ñược hướng dẫn các kỹ năng mới bằng phương pháp

“kèm cặp”

-Đề xuất: muốn ñược ñào tạo nghiệp vụ giao hàng

ngay từ ñầu hoặc biên soạn kiến thức giao hàng thành tập hướng dẫn nhân viên (Đây là một yếu tố cần xem xét ñể ñào tạo nhân viên)

Thông tin về

môi trường

làm việc

-Hoạt ñộng Công ty: có cho nhân viên mới biết về hoạt

ñộng của Công ty nhưng chưa ñầy ñủ, mỗi người hướng dẫn chỉ cho biết một khía cạnh, không thống nhất

-Quy ñịnh tại nơi làm việc: nên in trong sổ tay và phát cho

nhân viên

-Tiêu chuẩn ñánh giá công việc: có giải thích các tiêu

chuẩn ñánh giá và người ñánh giá là Trưởng Bộ Phận

-Quy trình hướng dẫn: chưa có quy trình hướng dẫn, chỉ

là công việc “tự phát”

-Hoạt ñộng công ty: tự tìm hiểu, biết nhờ người thân

và bạn bè giới thiệu

-Tiêu chuẩn ñánh giá công việc: ñược giải thích rõ

các tiêu chí ñánh giá như: thái ñộ làm việc, thời gian giao hàng, kết quả công việc, ñánh giá các mặt khác

-Thông tin tại Công ty: không phổ biến hoặc khó tiếp

cận, chỉ biết thông qua người hướng dẫn

-Đánh giá môi trường Công ty: môi trường rất thân

thiện

-Về chương trình hội nhập: sẵn lòng tham gia các

YẾU TỐ NGƯỜI HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN MỚI

-Đánh giá môi trường Công ty: môi trường làm việc tốt

Có thể tự hội nhập

chương trình hội nhập

Người

hướng dẫn

-Cách thức hướng dẫn: không giống nhau

-Mức ñộ sẵn sàng trả lời: luôn sẵn sàng trả lời những câu

hỏi của nhân viên

-Cách làm việc: cần trao ñổi với nhân viên về cách làm

việc Đây cũng là phần việc quan trọng trong công tác hướng dẫn ñể cho nhân viên mới làm việc ñược tốt và làm

việc hợp lý

-Thái ñộ của nhân viên và ngược lại: Thái ñộ của nhân

viên và người hướng dẫn có ảnh hưởng ñến công tác hướng dẫn và tiếp nhận

-Mức ñộ tin tưởng: nên tỏ ra tin tưởng khi giao việc

-Khuyến khích, tạo ñiều kiện: nên khen và phê bình ñúng

lúc nhằm ñộng viên nhân viên, cần thể hiện sự quan tâm khi

họ gặp những khó khăn

-Người hướng dẫn: người hướng dẫn, người kèm cặp

rất nhiệt tình trong công việc và sẵn sàng ñáp lại những thắc mắc của nhân viên mới

Người hướng dẫn và người kèm cặp rất quan trọng trong những ngày ñầu, giúp nhân viên mới nhanh

chóng hòa nhập vào môi trường làm việc

Sự hòa ñồng

-Giới thiệu tại Bộ Phận Giao Hàng: giới thiệu họ với

ñồng nghiệp và cử người kèm cặp

-Giới thiệu với bộ phận khác: giới thiệu với bộ phận khác

thì dễ dàng cho họ làm việc hơn

-Giới thiệu những thói quen, tập quán chung của nhóm:

cần phải giới thiệu những thói quen như nhường nhịn nhau, lịch sự trong xưng hô, giao tiếp, tránh thô lổ, cộc cằn

-Giới thiệu tại Bộ Phận Giao Hàng: ñây là công tác

luôn luôn có và cần thiết

-Giới thiệu với bộ phận khác: cần ñưa công tác này

vào chương trình hội nhập chính thức ñể giúp nhân viên mới dễ dàng làm việc

-Giới thiệu những thói quen, tập quán chung của nhóm: cần phải giới thiệu những thói quen nhường

nhịn nhau, lịch sự trong xưng hô, giao tiếp, tránh thô

lổ, cộc cằn

(Giống quan ñiểm người hướng dẫn)

 So sánh quan ñiểm của người hướng dẫn và quan ñiểm của nhân viên mới

Kết quả so sánh quan ñiểm của người hướng dẫn và quan ñiểm của nhân viên mới

về 5 yếu tố ảnh hưởng ñến quá trình hội nhập thể hiện trong bảng 4.4

Bảng 4.4: Kết quả so sánh quan ñiểm của người hướng dẫn và nhân viên mới

Tuổi, giới tính và kinh nghiệm

Kỹ năng mới

Thông tin

về môi trường làm việc

Người hướng dẫn

Sự hòa ñồng

Các yếu tố giống nhau là cơ sở ñể ta xem xét xây dựng chương trình hội nhập

Riêng yếu tố “Thông tin về môi trường làm việc” (hiểu theo nghĩa là một phần của

“Văn hóa doanh nghiệp”), ñây là một yếu tố có biên ñộ dao ñộng khá rộng, người

hướng dẫn khó lòng truyền tải cho nhân viên mới trong thời gian ngắn



 Nên xây dựng “Sổ tay nhân viên” ñể nhân viên mới có nguồn thông tin về Công ty, bước ñầu tìm hiểu về “Văn Hóa Công Ty Nam Giang”

quy trình giao hàng như thế nào? Làm việc với người kèm cặp ra sao? Địa ñiểm quan sát tại phòng làm việc của Bộ Phận Giao Hàng và kho hàng của Công ty Thời gian quan sát là vào thời ñiểm có nhiều công việc (chủ yếu vào ñầu giờ buổi sáng) Người quan sát ngồi trong phòng làm việc của Bộ Phận Giao Hàng quan sát cách chuẩn bị giấy tờ giao hàng của nhân viên mới và ñi lại trong kho ñể quan

sát cách nhận hàng, cách sắp xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển (Dữ liệu

quan sát xem phụ lục 5)