Giáo trình Tin học ứng dụng trong quản lý kinh tế

ể giải bài toán điểm hòa vốn tức là xác định sản lƣợng và doanh thu hòa vốn ta cần: xác định các dữ liệu, các biến, hàm mục tiêu và các mối quan hệ giữa các biến, sau đó sử dụng chƣơn[r]

TS Lê Đình Hải ( biên) PGS TS Nguyễn Văn Tuấn - ThS Nguyễn Minh Đạo

GIÁO TRÌNH TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ KINH TẾ

NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT

LỜI NÓI ĐẦU

Môn học Tin học ứng dụng trong quản lý kinh tế là một môn học quan trọng trong

chương trình đạo tạo hệ Đại học cho các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế và Kế toán của Trường Đại học Lâm nghiệp Giáo trình được biên soạn nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cơ bản trong việc vận dụng phần mềm MS Excel

v vào xử lý dữ liệu, trợ giúp cho việc ra quyết định trong kinh tế và quản trị kinh doanh Giáo trình gồm có 5 chương do TS Lê Đình Hải ch iên iên oạn c c Chương 2, 3 và 5, PGS.TS Nguyễn Văn Tuấn biên soạn Chương 1, ThS Nguyễn Minh Đạo biên soạn Chương 2 v 4 Nội dung cụ thể của các chương như sau:

Chương 1: Khái quát về MS Excel v

Chương 2: Tổ chức và quản lý cơ sở dữ liệu kinh doanh trên MS Excel

Chương 3: hân tí ch số liệu thống và dự báo inh tế

Chương 4: hân tí ch t i chính tr n MS Excel

Chương 5: Giải bài toán kinh tế trên MS Excel

Mặc dù tập thể tác giả đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn nhưng chắc chắn cuốn sách không tránh khỏi một số thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của bạn đọc gửi về Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Lâm nghiệp để chất lượng của giáo trình ng y c ng được hoàn thiện hơn trong các lần tái bản sau

Xin trân trọng cảm ơn!

Các tác giả

Cách 2: Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên

trái, di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn

Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại

Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel

1.1.1.2 Tạo và mở một t p m i

- Tạo một tệp mới: Trên Menu Bar chọn File/New

- Mở một File đã có:

Cách 1: Mở từ phần mềm Excel Trên Menu Bar, bấm chọn File/Open Trên hộp thoại

Open, bấm chọn thư mục, bấm chọn File cần mở rồi bấm vào nút Open để mở File cần dùng

Hình 1.01 Hộp thoại Open

Cách 2: Mở tệp tin Excel từ cửa sổ Windows Explore Trên cửa sổ Windows Explore ta

nháy chuột vào tệp cần mở

1.1.1.3 Ghi thông tin lên đĩa

- Ghi một File mới lên đĩa:

B ớ c : Bấm chọn File/ Save as;

B ớ c : Trên hộp thoại Save As ta chọn ổ đĩa ghi (C, D ), chọn thư mục cần lưu, chọn

kiểu ghi của File (Save as type), đặt tên File (File name);

B ớ c : Bấm vào nút Save để ghi

Hình 1.02 Hộp thoại Save As

- Ghi bổ sung thông tin lên đĩa:

B ớ c : Bấm chọn File/ Save;

B ớ c : Bấm chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh Standard bar;

B ớ c : Bấm tổ hợp phím Ctrl + S

1.1.1.4 Thoát khỏi Excel

ể thoát kh i Excel, thực hiện thao tác theo các bước sau:

B ớ c : Ghi thông tin lên đĩa;

B ớ c : óng File đang mở: File/ Close;

B ớ c : ón g màn hình làm việc của Excel: Chọn File/ Exit hoặc bấm vào nút “X” ở

góc trên cùng bên phải của màn hình làm việc Excel

1.1.2 Màn hình Excel

Màn hình Excel được trình bày như hình sau đây:

Hình 1.03 Màn hình Excel

Trong màn hình Excel thường có các thanh (bar) chủ yếu như sau:

 Title bar: thanh tiêu đề;

 Menu bar: thanh thực đơn;

 Toolbar: thanh công cụ;

 Formating bar: thanh định dạng;

 Formula bar: thanh công thức;

 Workbook Window: cửa sổ làm việc của Excel;

 Status bar: thanh trạng thái;

 Scroll bar: thanh cuốn

1.1.3 Tệp tài liệu trong Excel

Trong Excel một tệp được gọi là một Book

Mỗi một Book thường mặc định có 3 bảng tính (Sheets), người sử dụng có thể tùy chọn

số lượng bảng tính mặc định Số lượng bảng tính trong Excel 2010 là 255 bảng tính

1.1.4 Cấu tạo một bảng tính (Sheet)

Trong Excel, mỗi bảng tính thường có cấu tạo theo kiểu Dòng - Cột

- Dòng (Row): Dòng là tập hợp các ô nằm theo hàng ngang của bảng tính Các hàng được đánh số từ 1 đến 1.048.576 Dòng đầu tiên của bảng tính được dùng để gán ký hiệu cột, được gọi là Dòng tiêu đề cột (Column border)

Hộp tên (địa chỉ) ô hiện tại Nội dung ô hiện tại

Nút gọi hàm Nút điển nội dung vừa gõ Hủy b nội dung vừa gõ

- Cột (Column): Cột là tập hợp các ô nằm trên bảng tính theo chiều dọc Các cột được đánh thứ tự bằng các chữ cái tuần tự từ A đến ZFD, tổng cộng có tới 16.384 cột cho mỗi bảng tính Cột đầu tiên của bảng tính được dùng để gán ký hiệu các dòng, được gọi là Cột tiêu đề dòng (Row border)

- Ô (Cell): Giao điểm giữa một hàng với một cột gọi là một ô

Mỗi ô được xác định bằng một địa chỉ dựa theo tọa độ cột - hàng của ô đó

Ô hiện hành là ô đang sẵn sàng nhận tác động của người sử dụng

1.1.5 Di chuyển trên bảng tính

 Các phím mũi tên: Di chuyển lên (), xuống (), sang trái (), sang phải () một ô trên bảng tính

 Page Up, Page Down: di chuyển lên, xuống một trang màn hình

 Alt + Page Up: di chuyển sang phải một trang màn hình

 Alt + Page Down: di chuyển sang trái một trang màn hình

 Ctrl + Page Up: chuyển về bảng tính (Sheet) kề trước

 Ctrl + Page Down: chuyển sang bảng tính (Sheet) kế tiếp

 Ctrl + Home: trở về ô A1

1.1.6 Các kiểu dữ liệu

Trong mỗi một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau:

- Kiểu số (Numbers): bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, -, *, /, $ (hoặc một dấu đơn

vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows) Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô

- Kiểu chuỗi (Strings)/văn bản (Text): bắt đầu bởi các chữ cái từ A đến Z hoặc từ a đến z Những dữ liệu chuỗi dạng số như số điện thoại, số nhà, mã số (hàng hóa, nhân viên…)… khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn („) và không có giá trị tính toán Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

- Kiểu công thức (Formula): bắt đầu bởi các dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) Sau khi bấm Enter (  ) công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô của bảng tính

- Kiểu ngày tháng: DD là hai con số chỉ Ngày;

MM là hai con số chỉ Tháng;

YY là hai con số chỉ Năm

1.1.7 Các toán tử trong Excel

Các toán tử trong Excel thông thường bao gồm:

- Toán tử số:

+ Cộng

- Trừ

* Nhân / Chia

^ Lũy thừa

% Phần trăm Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: Lũy thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên, dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử ở trong cặp ngoặc sâu nhất sẽ được thực hiện trước

Ví dụ: Các ô A1, B1, C1 chứa các số 4, 5, 6, nếu trong ô D1 gõ =A1 + B1*C1 sẽ được

kết quả 34, gõ =(A1+B1)*C1 sẽ được kết quả 54

- Toán tử chuỗi: & Nối chuỗi (ví dụ: = ʺQuản trị” & “kinh doanh” được “Quản trị kinh doanh”)

- Toán tử so sánh:

> Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng

< Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng

= Bằng <> Khác Các toán tử so sánh cho kết quả là True ( úng) hoặc False (Sai) Ví dụ trong ô A1 đang

có số 20, ô B1 có số -50 Nếu tại ô C1 gõ công thức:

 Sao chép ô:

- Sử dụng Menu: Home/Copy; Home/Paste;

- Sử dụng chuột: Chọn/Kéo trong khi ấn Ctrl

+ Bấm Shift và di chuyển phím mũi tên

- Chọn vùng không liên tục: Ấn Ctrl đồng thời bấm chuột vào các vị trí cần chọn

- Chọn cả cột/cả dòng: Bấm chuột vào dòng/cột tiêu đề

 Sao chép vùng dữ liệu:

- Sử dụng Menu: Chọn vùng /Home/Copy; Home/Paste;

- Sử dụng chuột: Rê ch chuột đến góc hiện dấu “+”, ấn Ctrl và kéo rê chuột đến những nơi cần chép vào

 Xóa vùng dữ liệu: Chọn vùng chứa dữ liệu cần xóa/bấm Delete

 Di chuyển vùng dữ liệu:

- Sử dụng Menu: Home/Cut; Home/Paste;

- Sử dụng chuột: Chọn/Kéo

1.1.8.3 Địa chỉ trong Excel

ịa chỉ của mỗi ô là tọa độ của điểm giao giữa hàng và cột chứa ô đó ị a chỉ của mỗi ô

có thể bao gồm các loại sau đây:

- ịa chỉ tương đối (Relative address): là địa chỉ có dạng: [cột] [dòng] ịa chỉ này sẽ thay đổi phương, chiều và khoảng cách khi thực hiện các phép sao chép

Ví dụ: A5, B7 là cách viết của địa chỉ tương đối

- ịa chỉ tuyệt đối (Absolute address): là địa chỉ được ghi dưới dạng: $[cột]$[dòng] Những ô có địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi trong các phép sao chép

Ví dụ: $A$5, $B$7 là cách viết của địa chỉ tuyệt đối

- ịa chỉ hỗn hợp (Mixed address): là kiểu địa chỉ kết hợp giữa tuyệt đối với tương đối, gồm:

+ Tuyệt đối cột, tương đối dòng, ví dụ: $A7, $D2

+ Tương đối cột, tuyệt đối dòng, ví dụ: A$7 D$2

1.1.8.4 Chèn thêm cột hoặc dòng vào bảng tính

ể chèn thêm một cột hoặc một hàng vào bảng tính có sẵn, có thể thực hiện theo trình

tự sau đây:

- Chọn cột hoặc hàng tại nơi muốn chèn thêm;

- Bấm Home/Insert/Insert Sheet Row (chèn dòng) hoặc Home/Insert/Insert Sheet Column (chèn cột)

1.1.8.5 Định dạng dữ li u bảng tính

1.1.8.5.1 Thay đổi độ cao cho dòng, độ rộng cho cột

- Thay đổi độ cao của Dòng (Row Height):

Cách 1: ưa con tr chuột về ranh giới giữa hai hàng,

sau đó kéo rê chuột lên phía trên (thu hẹp dòng) hoặc kéo rê

chuột xuống phía dưới (mở rộng dòng);

Cách 2: Chọn dòng cần thay đổi độ cao, bấm chọn

theo trình lệnh Home / Format/ Row Height, sau đó nhập độ cao tùy ý cho dòng

- Thay đổi độ rộng của Cột (Column Width):

Cách 1: ưa con tr chuột về ranh giới giữa hai cột,

sau đó kéo rê chuột sang bên trái (thu hẹp cột) hoặc kéo rê

chuột sang bên phải (mở rộng cột);

Cách 2: Chọn cột cần thay đổi độ rộng, bấm chọn theo

trình lệnh Home /Format/ Column Width, sau đó nhập độ rộng tùy ý cho cột

1.1.8.5.2 Định dạng số liệu

ể định dạng các số liệu trong một bảng tính hay trong từng vùng của bảng tính, có thể thực hiện theo các bước sau đây:

B ớ c : Chọn vùng cần định dạng;

B ớ c : Bấm Home/Number, trên màn hình xuất hiện hộp thoại Format Cells nhƣ sau:

Hình 1.04 Hộp thoại Format Cells

B ớ c : Bấm chọn nút Number để định dạng số liệu với:

 General: dạng tổng quát;

 Number: định dạng kiểu số;

 Currency: định dạng kiểu tiền tệ;

 Accounting: định dạng chuyên dùng cho kế toán;

 Date: định dạng kiểu ngày, tháng;

 Time: định dạng kiểu giờ, phút, giây;

 Percentage: định dạng kiểu số phần trăm (%);

 Fraction: định dạng kiểu phân số;

 Scientific: định dạng kiểu khoa học - kỹ thuật (12.00E+01);

 Text: định dạng kiểu văn bản;

 Special: định dạng đặc biệt;

 Custom: định dạng theo yêu cầu riêng biệt

1.1.8.5.3 Tạo đường kẻ cho vùng chọn

- Chọn vùng cần kẻ

- Bấm Home/Number/Border, xuất hiện hộp thoại với các chức năng:

+ Outline: vẽ đường viền xung quanh;

+ Left, Right: vẽ đường viền trái, phải;

+ Bottom, Top: vẽ đường viền dưới, trên

1.1.8.5.4 Một số thông báo lỗi trên bảng tính

Khi nhập dữ liệu hoặc tính toán trên bảng tính Excel có thể gặp các thông báo lỗi như sau:

##### Cột quá hẹp

#DIV/0! Chia cho không (0)

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách (#N/A = Not Available)

#VALUE Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng)

Khi nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp thì gõ vào 13/5/2014, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) thì gõ vào 5/13/2014 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn về bên trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán ể khắc phục điều này, có thể nhập ngày bằng cách nhập hàm:

=DATE(YY,MM,DD), đây là cách nhập ngày tốt nhất Sau đó chọn Home/Number/Number/Date

và chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải hoặc chọn

Home/Number/Number/Custom và chọn theo định dạng dd/mm/yy

1.1.9 Một số hàm thông dụng trong Excel

Cú pháp chung của một hàm: = Tên hàm ( ối số1, ố i số 2, )

Các đối số của một hàm được chia làm hai loại:

- Các đối số bắt buộc: là các đối số nếu không được điền vào hàm sẽ không được thực hiện Các đối số bắt buộc được in đậm

- Các đối số không bắt buộc: là các đối số nếu không được điền vào chương trình sẽ tự động gán cho một giá trị mặc định nào đó và tự động tính ra kết quả Các đối số không bắt buộc không được in đậm

Trên phần hướng dẫn của MS Excel, các đối số bắt buộc được in đậm, còn các đối số không bắt buộc được in bằng chữ thường

ể gọi hàm, có thể gõ theo Cú pháp hàm hoặc chọn trong Menu như sau:

Chọn Formula/Insert Function , khi đó trên màn hình hiện ra hộp thoại Insert Function như sau:

Hình 1.05 Hộp thoại lựa chọn hàm (Insert Function)

Trên hộp thoại Insert Function, bấm chọn dạng hàm (Seclect a category), chọn tên hàm cần sử dụng (Select a function) và bấm chọn nút OK Khi đó trên màn hình sẽ hiện hộp thoại của hàm được chọn, bước tiếp theo là nhập các đối số cần thiết và bấm OK để kết thúc nhập

dữ liệu

1.1.9.1 Hàm SUM (tính tổng)

Công dụng: Hàm SUM dùng để tính tổng số của một dãy các đối số

Các dạng hàm trong Excel

- Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân,

- Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên,

- Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên

Ví dụ: =ROUND(9.23,1) = 9.2

1.1.9.3 Hàm ROUNDUP (làm tròn lên) và hàm ROUNDDOWN (làm tròn u ng )

Công dụng: Tương tự hàm ROUND nhưng làm tròn lên sử dụng hàm ROUNDUP và hàm làm tròn xuống sử dụng hàm ROUNDDOWN

Ví dụ: =ROUNDUP(9.23,1) = 9.3

=ROUNDDOWN(9.27,1) = 9.2

1.1.9.4 Hàm AND (điều ki n đồng thời)

Hàm AND dùng để xác định giá trị đúng khi th a mãn tất cả các điều kiện được chỉ ra

Cú pháp hàm: =AND(logical 1; logical 2; )

1.1.9.5 Hàm OR (điều ki n thay thế nhau)

Hàm OR dùng để xác định giá trị đúng khi th a mãn một trong số các điều kiện được

chỉ ra

Cú pháp hàm: =OR(Logical 1; logical 2; )

1.1.9.6 Hàm IF (logic)

Hàm IF dùng để xác định giá trị đúng (Value if True) nếu th a mãn điều kiện được chỉ

ra (Logical test) hoặc trả về giá trị khác (Value if False) nếu không th a mãn điều kiện đặt ra

Cú pháp hàm: =IF(Logical test,Value if True,Value if False)

Hình 1.06 Ví dụ về việc sử dụng hàm If 1.1.9.7 Hàm VLOOKUP (tham chiếu cột)

iề n vào ô hiện thời một giá trị tương ứng theo một bảng tham chiếu định sẵn theo dạng cột Hàm VLOOKUP có nhiều ứng dụng trong kinh tế để gán những giá trị nhất định vào vị trí thích hợp Cú pháp hàm:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value (ký hiệu là X): Là giá trị cần dò tìm ở cột bên trái của bảng, khi tìm có

thì lệch qua bên phải đến cột tham chiếu để lấy giá trị trong ô ở đó ứng với vị trí của X

- Table_array (Bảng dữ liệu): Bảng là 1 khối các ô, thông thường bảng gồm nhiều hàng

và nhiều cột Cột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu

- Col_index_num (Thứ tự cột tham chiếu): Số thứ tự cột cần lấy số tham chiếu tính từ

phía trái sang phía phải của bảng, cột đầu tiên của bảng là cột 1

Hình 1.07 Hộp thoại hàm VLOOKUP

- Range_lookup (Cách dò): Cách dò là số 0 hoặc số 1 â y là đối số không bắt buộc,

nếu b qua máy sẽ mặc định là số 1

Cách dò là số :

- Danh sách ở cột bên trái của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần

- Nếu trị dò X nh hơn phần tử đầu tiên trong danh sách hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi)

- Nếu trị dò X đúng khớp với 1 phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần đó và cho trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này

Nếu cách dò là 0:

- Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự

- Nếu trị dò X không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt

chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi)

- Chỉ khi nào trị dò X đúng khớp với 1 phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi) mới cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần

tử này

Ví dụ: Xác định tiền thưởng cho nhân viên căn cứ theo kết quả xếp loại lao động: Loại

A: 300.000 đ/tháng; Loại B: 200.000 đ/tháng; Loại C: 100.000 đ/tháng

Các bước thực hiện như sau:

B ớ c : Nhập bảng cơ sở dữ liệu để tính toán;

B ớ c 2: Nhập bảng tham chiếu (Table Array);

B ớ c : Bấm chọn vào ô D4, gọi hàm VLOOKUP theo trình lệnh: Formula / Insert

Function/ VLOOKUP Nhập các đối số vào hộp thoại như sau:

 Lookup_value: Nhập C4;

 Table_array: Nhập $B$13:$C$16;

 Col_index_num: Nhập số 2 (cột thứ 2 trong bảng tham chiếu);

 Range_lookup: ể trống hoặc nhập số 1 (cột đầu tiên của bảng tham chiếu đã được xếp theo thứ tự tăng dần)

Hình 1.08 Ví dụ về việc sử dụng hàm VLOOKUP

B ớ c 4: Copy công thức từ ô D6 xuống các ô còn lại (D7:D11)

Chú ý: Phải lấy địa chỉ tuyệt đối của bảng cần tham chiếu dò tìm ($B$13:$C$16), nếu không, khi thực hiện bước 4 địa chỉ bảng tham chiếu sẽ bị chuyển dịch theo và sẽ làm sai lệch kết quả tìm kiếm

1.1.9.8 Hàm HLOOKUP (tham chiếu dòng)

iề n vào ô hiện thời một giá trị tương ứng theo một bảng tham chiếu định sẵn theo dạng hàng Hàm HLOOKUP có nhiều ứng dụng trong kinh tế để gán những giá trị nhất định vào vị trí thích hợp Cú pháp hàm:

=HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_num,Range_lookup)

Hình 1.09 Hộp thoại hàm HLOOKUP

Trong đó:

- Lookup_value (ký hiệu là X): Là giá trị cần dò tìm ở hàng trên cùng của bảng, khi tìm

có thì xuống dưới đến dòng tham chiếu để lấy giá trị trong ô ở đó ứng với vị trí của X

- Table_array (bảng dữ liệu): Bảng là 1 khối các ô, thông thường bảng gồm nhiều hàng

và nhiều cột Dòng trên cùng luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các dòng khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu

- Row_index_num (dòng tham chiếu): Dòng tham chiếu là thứ tự của dòng (tính từ trên

xuống của bảng), dòng đầu tiên của bảng là dòng 1

- Range_lookup (cách dò): Cách dò là số 0 hoặc số 1 Ngầm định là số 1

Cách dò là số :

- Danh sách ở dòng trên cùng của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần;

- Nếu trị dò X nh hơn phần tử đầu tiên trong danh sách hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi);

- Nếu trị dò X đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần đó và cho trị của ô nằm trong dòng tham chiếu cùng cột với phần tử này

Nếu cách dò là 0:

- Danh sách ở dòng trên cùng của bảng không cần phải xếp theo thứ tự;

- Nếu trị dò X không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho giá trị là #N/A (Not Available: bất khả thi);

- Chỉ khi nào trị dò X đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi) mới cho trị là trị của ô nằm trong hàng tham chiếu cùng cột với phần tử này

Như vậy, mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP cũng như hàm VLOOKUP, chỉ khác:

- Bảng tham chiếu của hàm HLOOKUP được bố trí theo dòng

- Hàm VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới

1.1.9.9 Hàm SUMIF (tính tổng theo điều ki n)

Hàm SUMIF dùng để tính tổng của miền dữ liệu th a mãn điều kiện nào đó

Cú pháp hàm: = SUMIF (Range, Criteria, Sum_range)

Trong đó:

- Range: Miền dữ liệu cần phải th a mãn điều kiện (Criteria);

- Criteria: iề u kiện đặt ra trong việc tính tổng;

- Sum_range: Miền cần tính tổng các số th a mãn điều kiện

Ví dụ: Tính tổng doanh thu các tháng th a mãn điều kiện doanh thu hàng tháng từ 5.200

triệu đồng trở lên:

Hình 1.10 Ví dụ về việc sử dụng hàm SUMIF 1.1.9.10 Hàm COUNTIF (đếm theo điều ki n)

Hàm COUNTIF dùng để đếm miền dữ liệu nếu th a mãn một điều kiện nào đó

Cú pháp hàm: = COUNTIF (Range, Criteria)

Trong đó:

- Range: Phạm vi miền dữ liệu cần đếm;

- Criteria: iề u kiện đặt ra đối với miền dữ liệu khi đếm

Hình 1.11 Ví dụ về việc sử dụng hàm COUNTIF 1.1.9.11 Các hàm v n bản

a Hàm LEFT

- Cú pháp: =LEFT(Text,num_chars)

- Công dụng: Trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của text

- Ví dụ: =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”

b Hàm MID

- Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars)

- Công dụng: Trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart

- Ví dụ: =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN”

c Hàm RIGHT

- Cú pháp: =RIGHT(Text,num_chars)

- Công dụng: Trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text

- Ví dụ: =RIGHT(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”

d Hàm FIND

- Cú pháp: =FIND(find_text,within_text,start_num)

- Công dụng: Tìm find_text trong within_text bắt đầu từ start_num

- Ví dụ: =FIND(“h”,“ ạ i học lâm nghiệp”)  5 (chữ h của chữ học)

=FIND(“h”,“ ạ i học lâm nghiệp”,6)  13 (chữ h của chữ nghiệp)

1.2 TỔNG QUÁT VỀ PHẦN MỀM IBM SPSS 23

1.2.1 Giới thiệu phần mềm SPSS

IBM SPSS (Statistical Package for the Social Sciences) là gói phần mềm thống kê cho

khoa học xã hội Tuy nhiên hiện nay phần mềm thống kê này đã được ứng dụng nhiều cho các ngành khoa học khác Phần mềm thống kê này có thể được sử dụng cho phân tích số liệu thu thập từ các cuộc điều tra, khảo sát Phần mềm này cũng có thể được ứng dụng cho nhiều phương pháp phân tích thống kê cũng như các chức năng trình bày, bao gồm phân tích thống

kê mô tả và thống kê so sánh và trình bày số liệu dưới dạng đồ thị Các đặc trưng cơ bản nổi bật của phần mềm này đó là các môđun phân tích số liệu thống kê Bao gồm: (1) Thống kê mô

tả ch ng hạn như tần số xuất hiện (frequencies), số đo tập trung (central tendency), biểu đồ, đồ thị (plots, charts) và danh sách (lists); và (2) Các thủ tục phân tích thống kê đa biến và suy diễn phức tạp, ch ng hạn như phân tích phương sai (ANOVA), phân tích nhân tố khám phá (factor analysis), phân tích nhóm (cluster analysis) và phân tích số liệu phân loại/định tính (categorical data analysis)

1.2.2 Các phiên bản của SPSS

Cho đến nay, SPSS có rất nhiều phiên bản khác nhau, phiên bản mới nhất IBM SPSS Statistics (2017) là phiên bản 25 Với những tính toán thống kê phổ biến, ta có thể cài SPSS với một trong các phiên bản 18, 19 hay 20, Tất cả các phân tích trong giáo trình này được thực hiện trên phiên bản IBM SPSS Statistics 23

H nh 1.12 Hộp hội thoại Unicode Mode Dialog

Trong hộp thoại IBM SPSS Statistics 23, click tr c huột vào nút Cancel (hình 1.13)

H nh 1.13 Hộp hội thoại IBM SPSS Statistics 23

1.2.4 Tổng quan về giao diện của người sử dụng

Cửa sổ Data Editor được mở ra bao gồm hai cửa sổ: xem số liệu (Data View) và xem biến (Variable View) Cửa sổ Data View được sử dụng cho việc nhập số liệu và cửa sổ

Variable View được sử dụng cho việc thêm các biến và xác định các thuộc tính của các biến

(ví dụ như việc thay đổi thuộc tính của các biến) và chỉnh sửa biến Như trong hình 1.14, cửa

sổ Data Editor bao gồm các thành phần chính sau đây: Thanh tiêu đề (Title Bar) biểu thị tên của tệp và ứng dụng hiện tại Thanh thực đơn (Menu Bar) cho phép thực hiện các lệnh khác nhau và được nhóm theo từng chức năng Thanh công cụ (toolbar) của cửa sổ Data Editor

bao gồm các shortcuts thường được sử dụng trong menu lệnh

H nh 1.14 Cửa sổ I M S SS Statistics ata ditor 1.2.4.1 C a sổ em s li u (Data View)

Khi SPSS đƣợc khởi động, cửa sổ Data View của cửa sổ Data Editor trông giống

nhƣ một bảng tính Excel (một ma trận gồm nhiều dòng và nhiều cột) Chỉ khác bảng tính Excel ở chỗ các dòng và cột lần lƣợt gán cho các bản ghi (cases) và các biến (variables) (bảng 1.01)

ảng 1.01 Các thành phần của cửa sổ “Data View”

Biến (Variables)

ỗ i cột s t ơng ng với một biến ỗ i mục đ c kiểm tra hoặc khảo sát trong bảng hỏi có thể t ơng ng là một biến Các biến th ng có thể là biến số (numeric) hoặc biến chuỗi (string) hi định ngh a biến số ng i s dụng nên xác định r số ch số th p ph n Tên của biến có thể bao g m tối đa ký tự

và phải bắt đầu bằng ch cái Tên của biến nên đ c gán tên mang ý ngh a và

d nh n biết

Bản ghi (Cases)

ỗ i d n g s t ơng ng với một bản ghi Các đối t ng tham gia trong nghiên

c u có thể là các bản ghi í dụ nếu đối t ng tham gia trong nghiên c u của ch ng ta th bản ghi (hoặc d ng) về thông tin nên đ c tạo ra Các c u trả l i cho các mục c u hỏi nên đ c nh p thống nhất từ trái sang phải cho từng đối t ng tham gia

Ô (Cells) là giao điểm gi a các bản ghi và các biến ỗi c u trả l i cho từng c u hỏi khảo sát nên đ c nh p vào từng ô cho từng thành viên tham gia t ơng ng với

các loại số liệu của biến đ đ c định ngh a

1.2.4.2 C a sổ em biến (Variable View)

Cửa sổ xem biến (Variable View) là nơi các biến đƣợc định nghĩa với tên và các thuộc tính cụ thể của biến ch ng hạn nhƣ kiểu dữ liệu (Mảng, Ngày Tháng, Số,…), nhãn giá trị (value labels) và thang đo (Danh nghĩa - Nominal, Thứ bậc - Ordinal, hoặc khoảng - Scale)

Chúng ta có thể xem cửa sổ Variable View như là cấu trúc chính cho cửa sổ Data View; số liệu không thể nhập hoặc xem nếu các biến chưa được định nghĩa trong cửa sổ Variable View

Loại biến

(Variable type)

Loại biến đ c xác định để các bản ghi có thể đ c nh p vào Nh n chung kiểu ký tự kiểu ch là String và ký tự kiểu số là Numeric í dụ nếu ng i s dụng có tên biến là Name th loại biến này s là biến ch String T ơng tự tên biến là GPA th loại biến s là biến số Numeric và mặc định gán cho ch

số phần th p ph n

Nh n trị số của biến

(Value labels) Nh n trị số cho phép ng i s dụng mô tả chi tiết tên biến ể tránh sự hiểu nhầm này nh n trị số của biến có thể đ c s dụng để làm r t ên của biến

1.2.4.3 Tạo t p m i (Creating a Data File)

Tạo tệp số liệu mới trong SPSS bao gồm hai bước: (1) tạo các biến mới và (2) nhập dữ liệu Tạo biến mới là một quá trình có liên quan đến nhiều bước và đòi h i phải lập kế hoạch chi tiết Khi mà các biến đã được tạo ra, số liệu sau đó được nhập vào

1.2.4.4 Tạo biến m i (Defining Variables)

Thứ nhất, gán tên biến dựa trên bảng h i khảo sát Nếu tên biến chưa được gán, SPSS

có thể gán cho tên mặc định, tên biến này có thể khó có thể nhận ra

Thứ hai, thuộc tính của mỗi biến nên được xác định cụ thể Nếu cần thiết có thể gán nhãn trị số để giúp tất cả người sử dụng tệp số liệu hiểu rõ hơn về số liệu

ể tạo biến mới cần thực hiện các bước sau đây:

B ớ c : Bấm chuột vào cửa sổ Variable View tại góc trái phía dưới của cửa sổ Data Editor (hình 1.15);

H nh 1.15 Cửa sổ xem biến (Variable View)

B ớ c : Gõ Name vào ô đầu tiên phía dưới của cột Name, và tiếp theo là nhấn chuột

vào phím Enter;

B ớ c : Dưới cột Type, click cuột vào Numeric, và sau đó click chuột vào nút Ellipses

xuất hiện trong ô;

B ớ c 4: Trong hộp hội thoai Variable Type, chọn tùy chọn nút String, và sau đó click

chuột vào nút OK (hình 1.16);

H nh 1.16 Hộp hội thoại Variable Type

B ớ c : Gõ Gioi_tinh vào dòng thứ hai phía dưới của cột Ten, và tiếp theo là nhấn

chuột vào phím Enter;

B ớ c : Click chuột vào ô thuộc dòng thứ hai phía dưới cột Decimals, sau đó thay đổi

giá trị nhập vào là 0 bằng cách sử dụng hộp quay tròn (spin box);

B ớ c : Gõ Giới t nh vào dòng thứ hai dưới cột Label, và tiếp theo nhấn chuột vào

phím Enter;

B ớ c : Click None vào dòng thứ hai phía dưới cột Values, và sau đó click chuột vào

nút Ellipses;

B ớ c : Trong hộp hội thoại Value Labels, gõ 1 vào trong hộp Value, gõ Nam vào

trong hộp Label, và tiếp theo click chuột vào nút Add (hình 1.17);

B ớ c 0: Lặp lại bước 9 bằng cách sử dụng giá trị 2 với tên nhãn là Nữ;

B ớ c : Click chuột vào nút OK;

B ớ c : Click chuột vào ô thuộc dòng thứ tư phía dưới cột Decimals, sau đó thay đổi

giá trị nhập vào là 0 bằng cách sử dụng hộp quay tròn (spin box);

B ớ c 4: Gõ Tuổi vào dòng thứ tư phía dưới cột Label, tiếp theo là nhấn chuột vào

B ớ c : Lặp lại bước 17 bằng cách sử dụng các giá trị tới và gán với tên nhãn như

ở trong bảng 1.03 Xem hình 1.18 cho kết quả;

B ớ c : Click chuột vào nút OK

ảng 1.03 h n trị số của biến

1 19 tr xuống

nh p liệu:

B ớc 1: Click chuột vào tab Data View của cửa sổ Data Editor (hình 1.19)

B ớ c : Click chuột vào vào trong ô và gõ số liệu tương ứng Nhập liệu cũng có thể

thực hiện trên Cell Editor (hình 1.20)

H nh 1.19 Cửa sổ Data View

H nh 1.20 Cửa sổ Cell Editor 1.2.4.6 Nh p s li u trong MS E cel và kết u t s ang S SS

Giữa hai phần mềm SPSS và MS Excel có sự tương thích trong việc kết xuất số liệu

ố i với MS Excel có rất nhiều lợi thế trong việc nhập liệu, có thể giúp chúng ta nhập liệu nhanh hơn Các bước thực hiện bao gồm:

B ớ c : Nhập liệu vào trong bảng tính Excel trước ối với biến số liên tục chúng ta

nhập số bình thường, còn đối với biến phân loại chúng ta nhập theo mã Tiêu đề của các cột trong bảng tính Excel sẽ là tên của các biến Vì vậy, chúng ta phải đặt tên cho tiêu đề cột là tiếng Việt không dấu, không dấu cách, không bao gồm các ký tự đặc biệt, đặt tên đơn giản Sau đó, chúng ta lưu dữ liệu vào một tệp Ví dụ: Bai1.xlsx

B ớ c : óng f ile Excel lại, khởi động SPSS, tiếp theo chúng ta chọn:

Menu File/Open/Data, kết quả cho chúng ta một cửa sổ Open Data (hình 1.21) Trong mục Look in chúng ta chọn đường dẫn tới thư mục chứa tệp Excel Bai1.xlsx

Hình 1.21

Cell Editor

Trong mục Files of type chọn kiểu tệp là Excel (*.xls, xlsx, xlsm); trong mục File name chúng ta chọn tệp Bai1.xlsx Sau đó bấm chọn nút Open để kết chuyển số liệu từ Excel sang SPSS Ta có cửa sổ „Opening Excel Data Source‟ sau đây:

Bấm chọn tùy chọn „Read variable names from the first row of data‟ Chúng ta có thể chọn được bảng tính chứa dữ liệu để chuyển sang SPSS từ mục Worksheet

Sau đó bấm OK để tiếp tục, ta được kết quả như sau:

B ớ c : Lưu dữ liệu vào một tệp cơ sở dữ liệu của SPSS với phần mở rộng là sav

(Bai1.sav) bằng cách thực hiện các thao tác sau đây: chọn menu File/save as kết quả cho chúng ta một cửa sổ Save Data As như sau:

Tiếp theo bấm vào nút Save để lưu dữ liệu vào tệp Bai1.sav

B ớ c 4: Bấm chuyển cửa sổ từ cửa sổ xem dữ liệu (Data View) sang cửa sổ xem biến

(Variable View) để chỉnh sửa số chữ số thập phân (Decimals), giải thích tên biến (Labels) và

mã hóa các biến (Values) Trong ví dụ này, chúng ta chỉ mã hóa cho biến phân loại (Gioi_tinh) với 1=Nam và 0=Nữ

1.3 BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 1

Bài số : Cho bảng kết quả tuyển sinh đại học năm học 2012 - 2013

TT Số báo danh Toán Lý Hóa Khu vực tượng Đối ưu t Điểm iên Tổng điểm quả Kết Phân loại

Điểm ưu ti n = iể m ưu tiên khu vực + i ểm ưu tiên đối tượng;

Tổng điểm: iể m ba môn thi và điểm ưu tiên;

Kết quả: ỗ hoặc trượt theo tổng điểm so với điểm chuẩn 18 và không có điểm liệt 0; hân loại: Nếu tổng điểm ba môn dưới 18 hoặc có điểm liệt 0 thì loại Kém; từ 18 đến

dưới 22 - loại Trung bình; từ 22 đến dưới 26 - loại Khá; từ 26 trở lên - loại Gi i

TT lao động Họ tên lươ Hệ số ng Ti Chức vụ Lươ chính ng PC CV lươ Tổng ng BH XH BH YT BH TN TNCN Thuế Thực lĩnh

13 Nguy n An 8,76 24 Nhân viên

14 Lê Bích Thủy 8,45 25 Giám đốc

15 Anh Th 7,64 22 giám đốc Phó

Hoàn thành bảng lương trên, biết rằng:

Lương chính = Lương cơ bản * Hệ số lương*(Ti/Tlv);

- Mức lương cơ sở theo quy định hiện hành;

- Ti: số ngày đi làm thực tế;

- Tlv: số ngày làm việc theo quy định 26 ngày;

hụ cấp chức vụ: nếu là Giám đốc thì phụ cấp chức vụ bằng 100%; là Phó giám đốc

bằng 80%; là Trưởng phòng bằng 50%; là Phó phòng bằng 30% so với lương cơ bản;

Bảo hiểm xã hội = 8% * Lương chính;

Bảo hiểm y tế = 1,5% * Lương chính;

Bảo hiểm thất nghiệp = 1%*Lương chính;

Thuế thu nhập cá nhân: Nếu tổng lương dưới 1 triệu thì thuế bằng 0; từ 1 triệu đến 5

triệu thì thuế suất là 5%; từ trên 5 triệu đến 10 triệu thì thuế suất là 10%; từ trên 10 triệu đến

18 triệu thuế suất là 15%, từ trên 18 triệu đến 32 triệu thuế suất là 20%, từ trên 32 triệu thuế suất là 25% so với lương chính;

Thực lĩnh = Tổng lương – Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm y tế – Bảo hiểm thất nghiệp –

Thuế thu nhập cá nhân

Bài số

Cho bảng thống kê các cuộc gọi của một máy di động và bảng vùng gọi cùng với giá phải trả theo block 6 giây

Hãy tính giá trị cho các ô còn trống biết rằng:

Mỗi block tính 6 giây, nếu quá thì tính thêm 1 block nữa, nếu chƣa đến 6 giây thì tính 1 block Khi khai báo số bị gọi và mã vùng phải là kiểu Text Những cuộc gọi kéo dài trên 10 phút thì những phút tiếp theo đƣợc giảm giá 50%

Số giao dịch Số bị gọi Tên vùng Số giây gọi Số block Thành tiền

ảng tổng kết

à l ạt Nha trang Huế

Bài số

Cho bảng thống kê khách hàng thuê phòng trong một khách sạn Hoàn thành bảng thống

kê khách hàng, biết rằng nếu ngày đi trùng với ngày đến thì tính 1 ngày

Ả TỔ K T H

Mặt hàng Tổng số lƣợng Tổng trị giá

D a hấu Cam Chanh

dễ dàng với chi phí thấp nhưng mang lại hiệu quả khá cao

2.1 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN MS EXCEL

Trong MS Excel, một cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp các dữ liệu được xây dựng theo một cấu trúc xác định để phục vụ cho những mục tiêu sử dụng thông tin khác nhau Hay có thể nói, một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan đến một chủ đề hay một đối tượng nhất định

Trong MS Excel, một cơ sở dữ liệu được gọi là một danh sách (List) Trong mỗi danh sách cần lưu ý một số thuật ngữ sau:

Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi dòng dữ liệu được gọi là một mẩu ghi (Record), mỗi cột

dữ liệu được gọi là một trường (Field) Giao điểm giữa một mẩu ghi và một trường được gọi

là một ô (Cell)

Một danh sách đầy đủ sẽ có ba thành phần chính như sau:

- Database Range: dãy chứa dữ liệu;

- Criteria Range: dãy chứa tiêu thức truy tìm;

- Extract Range: dãy kết xuất kết quả truy tìm được

Yêu cầu đối với một danh sách: ể thực hiện chức năng của mình một cách có hiệu quả, một danh sách cần tuân thủ các yêu cầu sau: