Giải pháp quản lý dự án công nghệ thông tin tại công ty cổ phần cổng công nghệ (gate technology)

HCM, ngày 19 tháng 08 năm 2013 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN THẠC SĨ Họ và tên học viên: NGUYỄN VĂN ĐỨC THẮNG Giới tính: Nam / Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 1985 Nơi sinh: Tp Hồ Chí Minh Chu

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học:

Cán bộ chấm nhận xét 1:

Cán bộ chấm nhận xét 2:

Khóa luận thạc sĩ được bảo vệ/nhận xét tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA

LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Tp HCM, ngày 19 tháng 08 năm 2013

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: NGUYỄN VĂN ĐỨC THẮNG Giới tính: Nam / Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 1985 Nơi sinh: Tp Hồ Chí Minh

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh MSHV: 11170836

Khoá (Năm trúng tuyển): 2011

1- TÊN ĐỀ TÀI: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN CỔNG CÔNG NGHỆ (GATe technology)

2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN:

- Phân tích được tình hình quản lý dự án công nghệ thông tin theo mô hình chữ V tại công ty cổ phần cổng công nghệ (GATe technology)

- Đưa ra giải pháp để khắc phục các vấn đề về quản lý dự án tại công ty

3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 25/06/2013

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 19/08/2013

5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: Tiến Sĩ Nguyễn Mạnh Tuân

Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA QL CHUYÊN NGÀNH

LỜI CẢM ƠN

Ngay khi những dòng này được viết ra, khi mà khoá luận cũng đã hoàn tất, cũng là lúc tôi muốn gửi vài lời đến những người đã bên cạnh tôi trong suốt quá trình thực hiện Có được những mục tiêu trong cuộc sống là một điều không đơn giản, nhưng để theo đuổi và thực hiện các mục tiêu đó lại càng không đơn giản Khi vừa phải đi làm vừa quyết định theo đuổi việc học lên cao, tôi đã phải gặp rất nhiều tâm trạng khác nhau, và cần phải lấy lại thăng bằng để có thể thực hiện được quyết định ấy Và ngày hôm nay, khi mà đã hoàn tất bài khoá luận của mình, tôi như cảm thấy lòng mình rất ấm áp Tôi đã vượt qua một thử thách lớn của cuộc đời, đã tự mình trải nghiệm qua những ngày đầy khó khăn ấy cùng với những người bên cạnh Và một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:

- Gia đình của tôi, nơi đã cho tôi niềm tin, sức mạnh và ủng hộ những quyết định của tôi

- Cảm ơn những người thầy người cô đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kinh nghiệm với một trái tim đầy nhiệt huyết

- Cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Tuân đã luôn hỗ trợ và giúp đỡ tận tình để tôi có thể hoàn thành bài khoá luận này

- Cảm ơn Ban giám đốc và các trưởng dự án tại công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe technology) đã luôn giúp đỡ tận tình trong công việc: cung cấp số liệu, tham gia phỏng vấn và triển khai các giải pháp của đề tài

- Và cuối cùng xin cảm ơn những người bạn thân đã luôn bên cạnh để ủng hộ động viên những lúc gặp nhiều khó khăn trong học tập cũng như trong cộng việc

Việt Nam là 1 nước đang phát triển về công nghệ thông tin và là 1 nước chuyên gia công phần mềm cho các công ty khác trên thế giới vì thế việc tăng cường chất lượng dự án được xem là tiêu chí hàng đầu cho việc thu hút các dự án công nghệ thông tin về Việt Nam

Công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe technology) là 1 trong những công ty gia công phần mềm trên thị trường công nghệ thông tin và vì thế việc cải tiến quy trình quản lý dự

án công nghệ thông tin cũng là 1 bước đi không thể thiếu trong bối cảnh của ngành công nghệ thông tin hiện nay tại Việt Nam

Việc ứng dụng quy trình quản lý dự án mới sẽ mở ra cho công ty cổ phần Cổng Công Nghệ 1 con đường mới, 1 cơ hội mới để tìm kiếm và thu hút các dự án công nghệ thông tin từ các nhà đầu tư trong và ngoài nước nhưng đồng thời cũng tạo ra 1 thách thức mới cho công ty trong quá trình chuyển giao giữa quy trình cũ và quy trình mới

ABSTRACT

Vietnam is a developing country for Information Technology and is an software implementing for others countries on the world so the improvement for project quality is the top target for attractive Information Technology projects into VietNam

GATe Technology Joint Stock Company is one of software implementing company in Information Technology market and so on the improvement of project controlling process

is a step cannot be missing on the whole image of Information Technology of Vietnam

To apply new project controlling process will open a new street for GATe technology, a new chance for looking for and attract Information Technology projects from customers inside and outside but on parallel will create a new challenge for company during switching process from the old one to the new one

LỜI CẢM ƠN iii

TÓM TẮT ĐỀ TÀI iv

ABSTRACT v

MỤC LỤC vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ ix

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU 1

-1.1 Lý do hình thành đề tài - 1 -

1.2 Mục tiêu đề tài - 3 -

1.3 Phạm vi thực hiện: - 4 -

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

-2.1 Quản lý dự án: - 5 -

2.1.1 Định nghĩa: - 5 -

2.1.2 Cấu trúc tổ chức: - 9 -

2.2 Mô hình quản lý dự án dạng chữ V (V-model) - 12 -

2.2.1 Định nghĩa: - 12 -

2.2.2 Tổng quan: - 12 -

2.2.3 Mục tiêu: - 13 -

2.2.4 Ưu điểm: - 14 -

2.2.5 Khuyết điểm: - 14 -

2.3 Mô hình quản lý dự án dạng Scrum - 14 -

2.3.1 Định nghĩa: - 14 -

2.3.2 Vai trò: - 15 -

2.3.3 Nguyên tắc: - 17 -

2.3.4 Ưu điểm: - 17 -

2.3.5 Khuyết điểm: - 18 -

CHƯƠNG III GIỚI THIỆU CÔNG TY 19

-3.1 Công ty GATe technology - 19 -

3.1.1 Giới thiệu công ty - 19 -

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động - 19 -

3.1.3 Chiến lược của công ty - 20 -

3.1.4 Sứ mệnh của công ty - 20 -

3.2 Thực trạng công ty hiện nay - 21 -

3.2.1 Điểm mạnh - 21 -

3.2.2 Điểm yếu - 22 -

3.2.3 Cơ hội - 22 -

3.2.4 Thách thức - 23 -

CHƯƠNG IV NHẬN DIỆN CÁC VẤN ĐỀ VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 24

-4.1 Vấn đề về quản lý thời gian: - 24 -

4.1.1 Thực trạng: - 24 -

4.1.2 Nguyên nhân: - 25 -

4.1.3 Hệ quả: - 25 -

4.1.4 Dữ liệu phân tích: - 26 -

4.1.5 Giải pháp: Hàng ngày Scrum - 29 -

4.1.6 Đánh giá: - 30 -

4.2 Vấn đề về quản lý chi phí - 30 -

4.2.1 Thực trạng: - 30 -

4.2.2 Nguyên nhân: - 31 -

4.2.3 Hệ quả: - 32 -

4.2.4 Dữ liệu phân tích: - 33 -

4.2.5 Giải pháp: Hàng tháng Scrum - 38 -

4.2.6 Đánh giá: - 39 -

4.3 Vấn đề về quản lý chất lượng: - 39 -

4.3.1 Thực trạng: - 39 -

4.3.3 Hệ quả: - 40 -

4.3.4 Dữ liệu phân tích: - 41 -

4.3.5 Giải pháp: Hàng tháng Scrum - 43 -

4.3.6 Đánh giá: - 44 -

CHƯƠNG V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 45

-DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 2.1 – Đặc điểm của dự án ……… - 6 -

Hình 2.2 – Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án thành công ……… - 7 -

Hình 2.3 – Các mục tiêu của dự án ……… ……….- 8 -

Hình 2.4 – Các chức năng chính ……… - 8 -

Hình 2.5 – Mô hình quản lý dự án chữ V ………- 12 -

Hình 2.6 – Mô hình quản lý dự án Scrum ……… - 16 -

Bảng 4.1 – Công việc được thực hiện tại Việt Nam ……… - 27 -

Bảng 4.2 – Các quốc gia tham gia vào dự án ……… - 27 -

Bảng 4.3 – Cách thức tổ chức họp và tần suất ……… - 28 -

Biểu đồ 4.1 – Số lượng các quốc gia tham gia vào dự án và số lượng công việc được giao về Việt Nam ……….……… - 28 -

Bảng 4.4 – Số dự án hiện có tại công ty mà các trưởng dự án biết được - 34 -

Bảng 4.5 – Số lần tham gia các cuộc họp giữa các trưởng dự án …… - 34 -

Bảng 4.6 – Nắm bắt thông tin về tình hình nhân sự của các dự án khác - 35 -

Bảng 4.7 – Tình hình nhân sự của các dự án án ……… … - 35 -

Bảng 4.8 – Cách thức tìm kiếm nhân sự của các dự án ……… …… - 36 -

Biểu đồ 4.2 – Số dự án các trưởng dự án biết được và số dự án thực tế - 36 -

giữa các dự án ……… …… - 37 -

Bảng 4.9 – So sánh thời gian tìm hiểu những vấn đề kỹ thuật của dự án …… - 42 - Biểu đồ 4.4 – So sánh thời gian tìm hiểu vấn đề kỹ thuật của dự án ……….- 42 -

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU

Trong chương I này, tôi xin phép được giới thiệu về lý do tôi chọn đề tài quản lý dự án

áp dụng cho công ty GATe technology áp dụng cho thực trạng hiện nay Ngoài ra, tôi cũng giới thiệu mục tiêu hướng tới cho đề tài này và những giới hạn của nó

1.1 Lý do hình thành đề tài

GATe technology là 1 công ty phần mềm tin học, đặc biệt đây là công ty chuyên gia công phần mềm (outsourcing) tại Việt Nam cho các công ty lớn khác ở nước ngoài, chủ yếu tập trung vào thị trường phần mềm dành cho xe hơi tại Pháp Công ty được thành lập vào năm 2007 và từ năm 2007 đến nay, công ty đã trải qua tất cả 12 dự án lớn nhỏ khác nhau và sự thành công đến với công ty chỉ có 6 dự án trên quan điểm của những nhà quản lý của công ty và chỉ có 4 dự án trên sự hài lòng của khách hàng Vấn đề được đặt ra là tại sao chỉ có 1/3 số dự án được xác nhận là thành công trên quan điểm của khách hàng? Những vấn đề gì đang tồn đọng trong công ty về việc quản lý các dự án hiện nay? Và phương án để giải quyết các vần đề đó như thế nào?

Theo báo cáo cuối năm 2012 của công ty, 8 dự án được khách hàng phản hồi không hài lòng thì có đến 7 dự án bị khách hàng than phiền về cách quản lý dự án của công ty quá cứng nhắc, không linh hoạt trong việc điều chỉnh cũng như khắc phục các vấn đề gặp phải, điều đó dẫn đến than phiền về chất lượng sản phẩm, thời gian giao sản phẩm bị trễ nải và giá sản phẩm không cạnh tranh với các công ty gia công phần mềm khác tại Việt Nam mặc dù đội ngũ nhân viên của công ty có mặt bằng chuyên môn khá tốt so với thị trường chung của ngành công nghệ thông tin

Vì vậy vấn đề quản lý dự án trở thành điều kiện sống còn cho sự tồn tại và phát triển của công ty Bởi vì việc quản lý dự án không những ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng mà còn cả uy tín với người lao động trên thị trường tuyển dụng

Với khách hàng, việc áp dụng phương pháp quản lý dự án nào và trình độ chuyên môn quản lý của các trưởng dự án ra sao chính là điểm mấu chốt để khách hàng có được sự tin tưởng mà giao dự án về cho công ty thực hiện

Với người lao động, lực lượng lao động trong ngành công nghệ thông tin không nhiều

và các công ty phần mềm tin học tại Việt Nam không nhiều và đa dạng như các ngành nghề khác nên thông tin về phương cách quản lý dự án, phương cách sử dụng lao động, phương cách tuyển dụng lao động của các công ty đều được lan truyền rộng rãi trên thị trường lao động thông qua việc truyền miệng, báo chí, báo mạng và các diễn đàn công nghệ thông tin Vì vậy uy tín của công ty cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc người lao động có tham gia tuyển dụng và cống hiến cho công ty hay không

Theo thông kê từ diễn đàn tin học http://www.ddth.com.vn, 80% sinh viên mới ra trường có xu hướng về đầu quân cho các công ty tin học lớn như HP, IBM, Intel… nhưng ngược lại có đến 83% lực lượng lao động đã có kinh nghiệm 5 năm trong nghề trở lên lại có xu hướng về đầu quân cho các công ty vừa và nhỏ Nguyên nhân chính là

do sinh viên mới ra trường muốn học hỏi kinh nghiệm và cách quản lý tổ chức từ các công ty lớn đã có thị phần lâu năm trên thị trường còn lực lượng lao động đã có kinh nghiệm thì muốn chứng minh khả năng chuyên môn và quản lý của mình nên các công

ty vừa và nhỏ là điểm đến rất thích hợp cho mục tiêu của họ Đây là 1 lợi thế cho công

ty GATe technology trong việc thu hút các lao động có kinh nghiệm nhưng cũng sẽ là

1 thách thức vì nếu công ty không tạo được uy tín về cách quản lý, cách tổ chức của mình thì công ty sẽ nhanh chóng bị từ chối các lời mời dành cho đội ngũ lao động có kinh nghiệm trên thị trường hiện nay

Ngoài ra, GATe technology là 1 công ty con của 1 công ty nước ngoài nên việc phải giao tiếp, làm việc với các quốc gia khác trong cùng 1 dự án là chuyện đương nhiên phải xảy ra Và vì thế, việc quản lý dự án như thế nào để có mối liên kết chặt chẽ giữa các quốc gia tham gia song song trong cùng 1 dự án với nhau cũng là điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty

Từ tất cả những điều nêu trên, tôi quyết định lựa chọn việc quản lý dự án công nghệ thông tin trong công ty GATe technology làm đề tài nghiên cứu trong khuôn khổ bài khóa luận này

1.2 Mục tiêu đề tài

- Hạn chế được chi phí chi trả cho lao động, giảm được sức ảnh hưởng về mặt kinh tế lên công ty Phương pháp thực hiện là cân bằng lại nguồn lực nhân sự giữa các dự án với nhau, giữa các giai đoạn của 1 dự án với nhau, tăng cường việc tuyển dụng trong nội bộ công ty trước khi thực hiện việc tuyển dụng từ thị trường bên ngoài

- Khắc phục việc mất cân bằng tiến độ dự án giữa nhiều quốc gia tham gia song song để hạn chế vấn đề chênh lệch thời gian giữa các quốc gia, sự chậm trễ trong việc nắm bắt thông tin cần thiết giữa các nhóm với nhau và sự trễ nãi của 1 vài công đoạn của dự án ảnh hưởng đến thời gian của các công đoạn phía sau nói riêng và của cả dự án nói chung

- Khắc phục vấn đề sử dụng nhân viên cho đúng người đúng chỗ đúng chuyên môn nhằm tăng cường chất lượng công việc trong dự án cũng như gia tăng sự hài lòng của nhân viên vì được sử dụng 1 cách hiệu quả nhất

1.3 Phạm vi thực hiện:

Bài viết này được giới hạn cho tình trạng quản lý dự án hiện nay của công ty GATe technology (từ năm 2007 đến 2013) Công ty quản lý dự án theo mô hình chữ V (V-model) – yêu cầu về nguồn nhân lực vào thời gian đầu dự án là lớn nhất, giảm dần theo từng giai đoạn về sau của dự án và yêu cầu này vào cuối dự án là thấp nhất Bên cạnh

đó, đây là 1 công ty có nhiều quốc gia tham gia vào cùng 1 dự án – dẫn đến chênh lệch

về múi giờ, sự khác biệt ngôn ngữ, văn hóa của từng quốc gia…

Vì vậy bài viết này không thể áp dụng cho tất cả các công ty tin học đang tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam cũng như có thể sẽ không thể áp dụng cho công ty GATe technology vào 1 thời điểm khác trong tương lai

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trong khuôn khổ của chương II, tôi xin phép được giới thiệu khái niệm về quản lý dự

án, 1 vài mô hình phổ biến, mô hình quản lý dự án đang được công ty áp dụng – mô hình chữ V và mô hình đề nghị thay đổi – mô hình Scrum

Lý thuyết về quản lý dự án được trích từ tài liệu “Cao Hào Thi, Nguyễn Thúy Quỳnh

Loan (2004), Quản lý dự án, NXB Đại học Quốc gia Tp HCM – 2004”

Lý thuyết về mô hình quản lý dự án dạng chữ V được trích từ tài liệu “Kevin Forsberg

and Harold Mooz (1991), The Relationship of System Engineering to the Project

Cycle, Proceedings of the First Annual Symposium of National Council on System

Engineering – 1991 ”

Lý thuyết về mô hình quản lý dự án dạng Scrum được trích từ 2 nguồn tài liệu

“Schwaber, Ken and Beedle, Mike (2002), Agile software development with Scrum, Prentice Hall – 2002” và “Schwaber, Ken (February 1, 2004), Agile Project

Management with Scrum, Microsoft Press – 2004 (ISBN 978-0-7356-1993-7)”

2.1 Quản lý dự án:

2.1.1 Định nghĩa:

Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Hình 2.1 – Đặc điểm của dự án

Quản lý dự án là một quá trình Hoạch định - Tổchức - Lãnh đạo - Kiểm soát các công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định Chúng ta cần quản lý 1 dự án để nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay nhóm

Các quy luật của dự án:

- Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu Dự án của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra nhưvậy

- Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành 90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%

- Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng

- Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc Khi mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa Khi mọi việc

có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì có nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì đó

- Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay đổi

sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án

- Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót Việc cố gắng gỡ rối cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn

- Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn thành

nó Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi mà thôi

- Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ thường không đúng với kế hoạch

Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án thành công:

Hình 2.2 – Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án thành công

Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án – gồm 3 mục tiêu chính là chất lượng, thời gian và chi phí:

Hình 2.3 – Các mục tiêu của dự án

Những trở ngại trong việc quản lý dự án chính là độ phức tạp của dự án, yêu cầu đặc biệt của khác hàng, cấu trúc lại tổ chức, rủi ro trong dự án, thay đổi công nghệ, kế hoạch và giá cả cố định

Các chức năng chính của quản lý dự án:

Hình 2.4 – Các chức năng chính

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức dạng chức năng là sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung, cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát, tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất, tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực, sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất, ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên và phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà Nhược điểm của cấu trúc tổ chức dạng chức năng chính là không có quyền lực dự án tập trung do đó không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể, ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án, ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng, việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn, khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng và có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất

2.1.2.2 Cấu trúc tổ chức dạng dự án:

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức dạng dự án là có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực

dự án, thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng, khuyến khích sự cân đối về thành quả,

thời gian biểu và chi phí, tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án, có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác và quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm của cấu trúc tổ chức dạng dự án là sử dụng nguồn lực không hiệu quả, không chuẩn bị những công việc trong tương lai, ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các

dự án, ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án và khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc

2.1.2.3 Cấu trúc tổ chức dự án dạng ma trận:

Là sự kết hợp giữa 2 dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và cấu trúc tổ chức dạng dự

án

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức dạng ma trận là sử dụng hiệu quả nguồn lực, tổng hợp dự

án tốt, luồng thông tin được cải thiện, đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng, duy trì kỷ luật làm việc tốt, động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm của cấu trúc tổ chức dạng ma trận là sự tranh chấp về quyền lực, gia tăng các mâu thuẫn, thời gian phản ứng lại chậm chạp, khó khăn trong giám sát và kiểm soát, quản lý phí tăng cao và trải qua nhiều căng thẳng (stress)

2.2 Mô hình quản lý dự án dạng chữ V (V-model)

kỹ thuật hệ thống Phía bên phải của “V” đại diện cho việc hội nhập của các bộ phận và xác nhận của họ

dự án

- Cải thiện và bảo đảm chất lượng: Là một mô hình quá trình tiêu chuẩn hóa, model đảm bảo rằng các kết quả sẽ được cung cấp đầy đủ và có chất lượng mong muốn Xác định kết quả tạm thời có thể được kiểm tra ở giai đoạn đầu Nội dung sản phẩm thống nhất sẽ cải thiện khả năng đọc, dễ hiểu và kiểm chứng

V Giảm tổng chi phí hơn Toàn bộ dự án và hệ thống Vòng đời: Nỗ lực cho sự phát triển, sản xuất, vận hành và duy trì một hệ thống có thể được tính toán, ước lượng và kiểm soát một cách minh bạch bằng cách áp dụng một mô hình quy trình chuẩn hóa Kết quả thu được thống nhất và dễ dàng hồi tưởng Điều này làm giảm thu mua phụ thuộc vào nhà cung cấp và các nỗ lực cho các hoạt động

và các dự án tiếp theo

- Cải thiện giao tiếp giữa tất cả các bên liên quan: Mô tả tiêu chuẩn hóa và thống nhất của tất cả các yếu tố liên quan và các điều kiện là cơ sở cho sự hiểu biết lẫn nhau giữa tất cả các bên liên quan Do đó, mất ma sát giữa người sử dụng, thâu tóm, nhà cung cấp và phát triển là giảm

2.2.4 Ưu điểm:

- Người sử dụng của V-mẫu tham gia trong việc phát triển và duy trì V-model Ban kiểm soát thay đổi công khai duy trì V-model Ban kiểm soát thay đổi đáp ứng bất cứ nơi nào từ mỗi ngày để hàng tuần và xử lý tất cả các yêu cầu thay đổi nhận được trong phát triển hệ thống và thử nghiệm

- V-model cung cấp hỗ trợ cụ thể để thực hiện một hoạt động và các bước công việc của mình, xác định một cách rõ ràng các sự kiện cần thiết để hoàn thành một bước công việc Mỗi giản đồ hoạt động gồm những chỉ dẫn, khuyến nghị và giải thích chi tiết của hoạt động

2.2.5 Khuyết điểm:

Các khía cạnh sau đây không được bảo hiểm bởi V-model, chúng phải được quy định trong bổ sung:

- Việc đặt các hợp đồng dịch vụ không được quy định

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động, bảo trì, sửa chữa và xử lý của hệ thống không được bảo hiểm bởi V-model Tuy nhiên, lập kế hoạch và chuẩn bị một khái niệm về những nhiệm vụ được quy định trong V-model

- V-model địa chỉ phát triển phần mềm trong một dự án chứ không phải là một tổ chức toàn bộ

2.3 Mô hình quản lý dự án dạng Scrum

2.3.1 Định nghĩa:

Scrum là một quá trình lặp đi lặp lại và gia tăng nhanh phát triển phần mềm theo khung quản lý dự án phần mềm và sản phẩm hoặc phát triển ứng dụng Tập trung của nó không phải là một tổng thể chiến lược phát triển sản phẩm linh hoạt mà là một nhóm phát triển hoạt động như một đơn vị để đạt được một mục tiêu chung, gần như trái ngược với cách tiếp cận truyền thống, tuần tự

là một thành viên của nhóm phát triển, đó là khuyến cáo rằng vai trò này không được kết hợp với các Quản trị Scrum (ScrumMaster)

- Đội ngũ phát triển

Nhóm phát triển có trách nhiệm cung cấp các sản phẩm có khả năng gia tăng vào cuối mỗi Sprint Một nhóm phát triển được tạo thành từ 3-9 người có kỹ năng đa chức năng, người làm công việc thực tế (phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm tra, thông tin kỹ thuật, tài liệu, vv) Nhóm phát triển trong Scrum là tự tổ chức, mặc

dù họ có thể giao tiếp với các tổ chức quản lý dự án (Project Management Organizations - POMs)

- ScrumMaster (Quản trị Scrum)

Scrum được thúc đẩy bởi một Quản trị Scrum, người chịu trách nhiệm để loại bỏ các trở ngại đối với khả năng của các đội để cung cấp các mục tiêu / phân phôi chạy nước rút Nguời Quản trị Scrum không phải là trưởng nhóm, nhưng hoạt động như một bộ đệm giữa các nhóm và bất kỳ ảnh hưởng mất tập trung Quản trị Scrum đảm bảo rằng quá trình Scrum được sử dụng như dự định Quản trị

Scrum là chấp hành các quy tắc Một phần quan trọng của vai trò của Quản trị Scrum là để bảo vệ nhóm phát triển và giữ cho nó tập trung vào các nhiệm vụ trong tầm tay Quản trị Scrum khác với quản lý dự án trong đó sau này có thể có người quản lý trách nhiệm liên quan đến vai trò của người Quản trị Scrum Vai trò người Quản trị Scrum không bao gồm bất kỳ trách nhiệm người khác như vậy

- Các bên liên quan:

Các bên liên quan là các khách hàng, các nhà cung cấp Họ là những người cho phép dự án và người mà dự án sản xuất đã thỏa thuận có lợi để biện minh cho sản xuất Họ được tham gia chỉ trực tiếp trong quá trình này trong thời gian đánh giá chạy nước rút

- Quản lý:

Người kiểm soát môi trường làm việc

Hình 2.6 – Mô hình quản lý dự án Scrum

2.3.3 Nguyên tắc:

Một nguyên tắc quan trọng của Scrum là sự công nhận của nó trong một dự án của khách hàng có thể thay đổi suy nghĩ của họ về những gì họ muốn và cần (thường được gọi là yêu cầu), và những thách thức không được tiên đoán không có thể dễ dàng giải quyết một cách tiên đoán hoặc kế hoạch truyền thống Như vậy, Scrum thông qua một kinh nghiệm cách tiếp cận chấp nhận rằng vấn đề không thể được hiểu đầy đủ hoặc xác định, tập trung thay vì tối đa hóa khả năng của nhóm nghiên cứu để cung cấp một cách nhanh chóng và đáp ứng với yêu cầu mới

- Chất lượng sản phẩm tốt và giảm rủi ro sản xuất, chi phí thấp Khả năng trao đổi giữa khách hàng và nhà phát triển, giữa những thành viên trong đội được đặt lên mức cao

- Tốc độ phát triển nhanh, tiết kiệm thời gian Việc chuẩn bị hành động cho những thay đổi trong quá trình phát triển tốt hơn vì hầu như hàng ngày luôn có những buổi họp đánh giá lại ở những vòng lặp phát triển

- Các bugs (lỗi) và các vấn đề được phát hiện sớm hơn rất nhiều so với các phương pháp truyền thống bởi vì khách hàng được tham gia đánh giá rất nhiều

và đầu ra của sản phẩm rất nhanh

2.3.5 Khuyết điểm:

- Quy mô đội ngũ: Trung bình giới hạn từ 7 đến 10 người, quy mô đội ngũ có thể

là một trở ngại nếu nó vượt quá số lượng đề xuất này Việc tổ chức các cuộc họp

sẽ không khả thi và nền tảng của phương pháp này trở nền suy yếu

- Số lượng yêu cầu nhiều: Số yêu cầu có thể đến từ nhiều kênh của dự án và đôi khi có thể khó quản lý vì các khía cạnh khác nhau của chúng Ở mức độ nhận giao hàng, những mâu thuẫn này có thể làm chậm quá trình xác nhận

- Chất lượng phát triển: Số lượng đội ngũ càng tăng, chất lượng càng khó kiểm soát Điều này hoàn toàn đúng khi dự án được triển khai tại nhiều chi nhánh Các rủi ro đặc biệt liên quan đến chất lượng code và số lượng khiếm khuyết được xác định tại thời điểm tích hợp

CHƯƠNG III GIỚI THIỆU CÔNG TY

Trong chương III, tôi xin phép được giới thiệu sơ lược về lịch sử hình thành, quá trình phát triển và thực trạng hiện nay (phân tích SWOT) của công ty GATe technology từ

đó có được cái nhìn tổng quan về khả năng và thách thức mà công ty đã và đang đối diện

3.1 Công ty GATe technology

3.1.1 Giới thiệu công ty

Công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe – ‘Global Ayrton TNI embedded’ technology), được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh vào tháng 06 năm 2007, là chi nhánh duy nhất tại Việt Nam của công ty cổ phần GEENSYS, một trong những công ty hàng đầu tại Pháp về lĩnh vực phát triển hệ thống phần mềm nhúng, điều khiển điện tử

và các giái pháp hệ thống mạng trong xe hơi Công ty GEENSYS có tất cả 3 công ty con được thành lập vào các thời điểm khác nhau từ năm 2000 cho đến nay (Bulgarie –

2004, Trung Quốc – 2006 và Việt Nam – 2007)

Trong đó chi nhánh tại Việt Nam có khoảng 40 nhân viên làm việc trực tiếp trong các

dự án công nghệ thông tin, 5 nhân viên làm trong lĩnh vực hành chính phục vụ cho các

dự án trong công ty Về nhân viên làm việc trực tiếp trong các dự án công nghệ thông tin, 20% là sinh viên mới ra trường và 80% nhân viên còn lại có kinh nghiệm trải đều

từ 2 đến hơn 10 năm

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe technology), chi nhánh kỹ thuật nghiên cứu

và phát triển tại Thành phố Hồ Chí Minh tham gia hoàn toàn vào quá trình phát triển và kiểm tra chất lượng các công cụ hàng đầu được thiết kế bởi Geensys như: Reqtify,