các hệ thống thông tin trong tổ chức

Hệ thống thông tin hỗ trợ quản trị viên cấp trung qua việc cung cấp báo cáo để hoạch định, kiểm soát và ra quyết định.. To provide periodic, predetermined, and/or ad hoc reporting capa[r]

Các hệ thống thông tin trong tổ chức

Nội dung

Hình thức tổ chức dạy học

Tổng cộng

Số tiết trên lớp

Tự học,

tự NC

Lý thuyết

Thực hành

Tổng Bài tập T luận Khác

Phần I Cơ sở phương pháp luận về MIS

Phần II Hạ tầng công nghệ thông tin của MIS

C2: Mạng, Internet và TMDT 2 3 1 6 6 12 C3: Quản trị dữ liệu và tri thức 3 3 2 8 10 18

Phần III Các MIS trong thực tiễn

Phần IV Quản trị MIS

C5: MIS và lợi thế cạnh tranh 1 1 1 3 3 6

• Giải thích các đặc trưng của ba IS chuyên biệt cho từng cấp quản lý trong

tổ chức (TPS, MIS và ESS)

• Mô tả các đặc điểm của sáu IS liên cấp (DSS, ES, OAS, công nghệ hợp tác, IS chức năng, và các IS toàn cầu)

• Mô tả ERP và cách thức hỗ trợ việc cải tiến các quy trình kinh doanh nội bộ

• Mô tả CRM, SCM và cách thức chúng

hỗ trợ việc cải tiến các quy trình kinh

doanh “downstream” và “upstream”

trong tổ chức

• Trình bày và sử dụng các chìa khóa thành công để triển khai hệ thống doanh nghiệp

I Các hệ thống thông tin đơn cấp

1.1 Hệ thống xử lý giao dịch – TPS

1.2 Hệ thống thông tin quản lý – MIS

1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành – ESS/EIS

II Các hệ thống thông tin liên cấp

2.1 Hệ hỗ trợ quyết định – DSS

2.2 Hệ chuyên gia – ES

2.3 Các công nghệ hợp tác

2.4 Hệ tự động hóa văn phòng – OAS

2.5 Hệ thống thông tin chức năng

2.6 Hệ thống thông tin toàn cầu

III Các hệ thống tích hợp doanh nghiệp

3.1 Yêu cầu tích hợp hệ thống

3.2 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP 3.3 Hệ thống tích hợp liên tổ chức – CRM và SCM

3.4 Triển khai các hệ thống tích hợp

Yêu cầu:

1 WHAT – mô tả và đặt tên các IS được sử dụng

để trong “ Future Store ” trên?

2 WHO – Nó được nhà quản trị cấp nào sử dụng?

Video Case: Youtube [Microsoft Future Vision - Retail Compras.mp4] (2:47)

1 Hệ thống xử lý Giao dịch – TPS

2 Hệ thống thông tin quản lý – MIS

3 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành – ESS/EIS

I Các hệ thống thông tin đơn cấp

1.1 Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Procesing System – TPS)

1.2.3 Công nghệ xử lý – BI (OLTP và OLAP)

1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành –

(Executive Support/ Information Systems – ESS/EIS) 1.3.1 Yêu cầu về thông tin của cấp điều hành

1.3.2 Mô hình và đặc tả

Operational level

Who ? Objectives ?

How ? Market,

Customer, Product & Service

Business Model

& Organizations Policies, Processes

& Technology How well do we do it? How can we be more efficient?

“An event in the real world changes the state of the enterprise”

Sự thay đổi trạng thái thể hiện

Đối tượng  dòng dữ liệu

Đơn vị công việc “không thể phân chia”

Giao dịch kết thúc theo 1 trong 2 trường hợp:

hoàn thành (commit) hoặc hủy bỏ

(rollback)

– Khi hoàn thành xong tất cả tác vụ  giao

dịch commit, lưu dữ liệu vào database

– Khi một tác vụ thất bại  giao dịch

rollback, hủy bỏ các tác vụ đã thực hiện

và khôi phục dữ liệu về trạng thái ban đầu trước khi giao dịch

Trong IS: “A transaction is an event that generates or modifies

data that is eventually stored in an information system.”

Tiêu chuẩn giao dịch

hoặc tất cả không hoàn thành

onsistency: Dữ liệu phải nhất quán trước và sau khi giao dịch

 phải bảo đảm các ràng buộc toàn vẹn

solation: Các giao dịch phải “tách biệt” nhau  kết quả đang

được xử lý của một giao dịch là “vô hình – lock” đối với các giao dịch khác

urability: Giao dịch khi đã hoàn thành thì không thể hủy bỏ

và phải có khả năng phục hồi khi hệ thống có sự cố

Đặc trưng:

• “Đặc thù”  mức tác nghiệp

• “Xử lý”  Capture, Cradle, Create, Convey

• “Giao dịch và sự kiện kinh doanh ”  hoạt động “lặp” và thường

gắn với khách hàng  quyết định sự thành công của tổ chức

• Liên quan “chứng từ gốc”  GIGO quyết định hiệu quả IS khác

• Hướng cải tiến: tự động hóa nhập liệu  nhanh và chính xác hơn

• Đầu ra TPS là đầu vào của các hệ thống khác

1.1.2 Mô hình và đặc tả

ORDER ENTRY TPS

• Customer Information

• Sales Information

• Product Information

1 Captures transaction information

2 Creates new information

(e.g total price, status)

3 Conveys information to user

4 Cradles information

in the database

1.1.2 Mô hình và đặc tả – Minh họa: Payroll Processing System

Time

cards

 Phương tiện/ công nghệ (scanners, RFID, POS, …)

1.1.3 Phân loại – Xử lý trực tuyến và xử lý theo lô (Online vs Batch Processing)

“ … an event that

in an information system.”

Theo lô (Batch Procesing) – dữ liệu các giao dịch được tập hợp

thành lô (batch) Khi đến cuối kỳ (thời điểm hoặc số lượng quy

định) thì đưa

vào xử lý

cùng một lúc

Trực tuyến (OnLine Transaction Procesing – OLTP) – dữ liệu được

xử lý ngay khi giao dịch xảy ra, NSD chỉ cần chờ một khoảng thời

gian ngắn để nhận kết quả  Phải có NSD để nhập dữ liệu

1.1.3 Phân loại – Xử lý trực tuyến và xử lý theo lô (Online vs Batch Processing)

Theo lô (batch)

• Không cần sự giám sát

của con người khi xử lý

• Phân phối tải hiệu quả

bằng cách sử dụng thời

gian “rảnh” để xử lý

Trực tuyến (Online/ Interactive)

• Tương tác với người dùng

• Cho phép nhận kết quả xử lý ngay

sau khi nhập

• Duy trì sự đồng bộ giữa trạng thái database và trạng thái của tổ chức

Thời gian thực (real time) – là OLTP trong đó việc nhập liệu được

tự động hóa hoàn toàn bằng các thiết bị cảm biến (i.e RFID…)

• Đáp ứng yêu cầu “ngay lập tức”, thời gian trễ (latency)  0

• Không cần sự có mặt của con người  Intelligent agent

1.1.3 Phân loại – Xử lý trực tuyến và xử lý theo lô (Online vs Batch Processing)

1 Hệ thống thanh toán lương

1.1.3 Phân loại – Xử lý trực tuyến và xử lý theo lô (Online vs Batch Processing)

Tiêu chuẩn lựa chọn

Bản chất giao dịch

và Chiến lược cạnh tranh của tổ chức

Q&A: chiến lược tồn kho nào yêu cầu

 Tự động hóa cao hơn

 Thời gian trễ (latency) ít hơn

1.1.3 Phân loại – Xử lý trực tuyến và xử lý theo lô (Online vs Batch Processing)

Data Inputs Giao dịch và sự kiện kinh doanh thường ngày

Đầu vào cho các IS khác

Phản hồi cho khách hàng và quản trị hệ thống

Network: LAN/ Extranet Phần cứng: đủ mạnh

Video Case: Youtube [Future RFID Store] (5/11::12)

Suy nghĩ  Tác động của tăng tính “tự động” của TPS đối với

“nhân viên tri thức”

1.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS)

Managerial/ Administrative level

Who ? Objectives ?

How ?

Market, Customer, Product & Service

How well do we do it?

How can we be more efficient?

1.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS)

Nhà quản trị ở các lĩnh vực chức năng có quyết định gì?

• Hoạch định nguồn lực “ngắn hạn” cho yêu cầu tổ chức

• Phân phối, Kiểm tra và Điều chỉnh nguồn lực hiệu quả

Họ cần thông tin gì để ra quyết định?

• Thông tin nội bộ (ngang và dọc)

• Thông tin bên ngoài

1.2.1 Báo cáo trong quản trị – Yêu cầu báo cáo

“Get the right information

to the right people

in the right format

at the right time

to make them make better decisions”

Report/ Query Mô tả

Scheduled

reports 1 Thực hiện theo định kỳ (ngày, tuần hoặc tháng …)

hỗ trợ các quyết định thường xuyên

reports 4 Thông tin chi tiết để tìm nguyên nhân một KPI

không đạt mức độ thích hợp hoặc xãy ra ngoại lệ

Ah hoc

queries Cung cấp thông tin theo yêu cầu không dự định trước

(on-demand) nhằm hỗ trợ các quyết định “tình huống”  Thường không cần lưu để chạy lại

1.2.1 Báo cáo trong quản trị – Dạng thức báo cáo

d) Scheduled reports c) Key indicator reports

b) Exception reports a) Drill-down reports

1.2.1 Báo cáo trong quản trị – Vai trò MIS

Nhiệm vụ Hỗ trợ của MIS

Thống kê tổng hợp Tổng hợp dữ liệu (i.e lượng sản xuất trong ngày, lượng điện

năng tiêu thụ ) Báo cáo ngoại lệ So sánh các hiệu suất đạt được với chuẩn (mục tiêu) Làm rõ

các sai lệch bất thường so ngưỡng (i.e  trên 5%) Báo cáo định kỳ Tạo lập vào khoảng thời gian xác định trước

Báo cáo Ah-hoc Tạo theo yêu cầu Có thể là báo cáo định kỳ hay báo cáo theo

chỉ tiêu chủ yếu Phân tích so sánh và

Kết nối và hợp tác Hệ thống thông điệp, email, voice mail, groupware trong nội

bộ và với bên ngoài trên nền Web

1.2.2 Mô hình và đặc tả

Hệ thống thông tin hỗ trợ quản trị viên cấp trung qua việc cung cấp báo cáo để hoạch định, kiểm soát và ra quyết định

1.2.2 Mô hình và đặc tả

Đặc trưng

• Người dùng: quản trị viên cấp trung

• Nguồn dữ liệu: nội bộ của bản thân và của các TPS khác

• Xử lý: Tổng hợp và tích hợp (OLTP, OLAP)

• Output: (1) báo cáo thực trạng tổ chức, dựa trên số liệu của TPS

như báo cáo Scheduled, Exception, Ah-hoc và (2) câu trả lời

“thường xuyên” qua các thủ tục định trước

• Khả năng phân tích “vừa phải”

MIS DATABASE

1.2.2 Mô hình và đặc tả – Quan hệ MIS và TPS

MIS khai thác dữ liệu tổ chức để cung

cấp thông tin cho nhà quản trị

Các TPS tổng hợp và

chuyển kết quả cho MIS

vào cuối kỳ

Business Intelligence (BI)

• Công cụ dữ liệu và phần mềm để tổ chức và phân tích dữ liệu

• Giúp người sử dụng ra quyết định tốt hơn

1.2.3 Công nghệ xử lý – Business Intelligence (BI)

Cung cấp thông tin cấu trúc (OLTP)

• Reports

• SMS, Dashboards

Phân tích dữ liệu

• Multidimensional Data Analysis

• OnLine Analytical Processing

Các công nghệ cập nhật dữ liệu trên hệ thống tác nghiệp (TPS)

• Quản lý giao dịch thường ngày của tổ chức

• Đồng bộ giữa trạng thái CSDL và trạng thái của tổ chức

Công cụ: Reports,SMS, Dashboard…

1.2.3 Công nghệ xử lý – On-Line Transaction Processing (OLTP)

Q&A: Cột nào cần lưu ý ? Key Performance Indicator ( KPI) ?

1.2.3 Công nghệ xử lý – OLTP – Reports

Excel: Pivot - Order

Dashboard – Bảng điều khiển kỹ thuật số  giao diện số được sử

dụng để thu thập và tổng hợp dữ liệu

• Hình thức: thiết kế trong 1 trang màn hình

• Nội dung : phân tích sâu về hoạt động kinh doanh và cung cấp cái

nhìn nhanh chóng về xu hướng, hoạt động, KPI

1.2.3 Công nghệ xử lý – OLTP – Electronic Dashboard

1.2.3 Công nghệ xử lý – OLTP – HRM Dashboard

Phân tích DL đa chiều (Multidimensional Data Analysis)

• Cho người dùng quan sát những gì đang xảy ra hoặc đã xảy ra

• Cho phép người sử dụng phân tích dữ liệu một cách nhanh

chóng đề giúp họ có thể trả lời cho vấn đề kinh doanh

1.2.3 Công nghệ xử lý – OnLine Analysis Procesisng – OLAP

“OLAP is a category of software technology that enables analysts,

managers, and executives to gain insight into data through fast,

consistent, interactive access to a wide variety of possible views of

information that has been transformed from raw data to reflect the

dimensionality of the enterprise as understood by the user.”

[source: OLAP Council: www.olapcouncil.org]

1.2.3 Công nghệ xử lý – OLAP – Phân tích DL đa chiều (Multidimensional Data Analysis)

Excel: Pivot - Order

Slicing Dicing

1.2.3 Công nghệ xử lý – OLAP – Phân tích DL đa chiều: Slicing & Dicing

1.2.3 Công nghệ xử lý – Khai phá dữ liệu (Data Mining)

Finding Needles in Haystacks

Look for What is “Different”

Source: Oracle – “Finding Gold in Your Data Warehouse: Oracle Advanced Analytics”

“Automatically sifting through large amounts of data to

find previously hidden patterns, discover valuable

new insights and make predictions.”

• Xác định các “thuộc tính thiết yếu” (Attribute Importance)

• Dự đoán hành vi của khách hàng (Classification)

• Dự báo và ước lượng (Regression)

• Tìm hồ sơ (profile) theo đối tượng (Decision Trees)

• Phân đoạn “đám đông” (Clustering)

• Tìm gian lận hoặc "sự kiện hiếm" (Anomaly Detection)

• Xác định các sự kiện “đồng thời” (Associations)

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7

1.2.3 Công nghệ xử lý – Khai phá dữ liệu (Data Mining)

Source: Oracle – “Finding Gold in Your Data Warehouse: Oracle Advanced Analytics”

Video Case: Microsoft [Data Science For Beginners: The 5 data science questions] (05-:4)

Customer Months

Cell Phone Churners vs Loyal Customers

Insight & Prediction

Segment #1

IF CUST_MO > 14 AND INCOME < $90K, THEN

Prediction = Cell Phone Churner

Confidence = 100%

Support = 8/39

Segment #3

IF CUST_MO > 7 AND INCOME < $175K, THEN

Prediction = Cell Phone Churner,

Confidence = 83%

05-43

Công cụ nào thích hợp để trả lời các câu hỏi sau:

1 “Có bao nhiêu khách hàng mua sữa cùng với bánh trong quý III tại các

cửa hàng của siêu thị XYZ ở TPHCM ?”

2 “Khi mua máy tính, khách hàng thường mua gì thêm?”

3 Thông báo ngay cho người phụ trách về sự kiện “Out of Stock”

a OLTP b OLAP

c Data Mining

1.2.3 Công nghệ xử lý

Data Inputs 1 Dữ liệu TPS và các dữ liệu nội bộ khác

2 Các yêu cầu thông tin định kỳ và bất thường

Processing Tổng hợp và tích hợp dữ liệu

2 Phản hồi cho quản trị hệ thống Technologies FPS/ DBMS: Excel, Foxpro, Access, OLTP, OLAP

Network: LAN, Intranet Phần cứng: đủ mạnh

1.3 Hệ thống TT hỗ trợ điều hành (Executive Support/ Information Systems – ESS/EIS)

Strategic level Who ?

Objectives ?

How ?

Market, Customer, Product & Service

Business Model

& Organizations

Policies, Processes

& Technology

What do we do? What is our direction?

What markets & customers should we be targeting and How do we prepare for them

1.3.1 Yêu cầu về thông tin của cấp điều hành

How do we do it?

How do we generate revenues & profits to substain ourselves and build our brand?

How well do we do it?

How can we be more efficient?

1.3.2 Mô hình và đặc tả

IS cấp chiến lược hỗ trợ nhu cầu thông tin và ra quyết định phi cấu trúc

của lãnh đạo qua các công cụ đồ họa và truyền thông cao cấp

Đặc trưng:

• Hệ thống đặc thù  cấp cao, “customized” theo người dùng

• Inputs:

• Soft Data – văn bản, tin tức, dữ liệu “thô” chưa được phân

tích  có từ cổng thông tin Web: “customizable” và được chứa trong nhiều loại phương tiện trữ tin (media)

• Hard Data – sự việc, con số, tính toán  có từ TPS & MIS

• Dễ dùng  sử dụng các giao diện đồ họa (GUI) để trình bày và chuyển giao các thông tin ở dạng thức “tich hợp” cao

• Hỗ trợ các tình huống có “độ bất định cao”

• Định hướng tương lai (dự đoán và dự báo)

1.3.2 Mô hình và đặc tả

1.3.3 Minh họa – Dashboard

• Nhà nước: Chính phủ, Bộ, Ngành …

• Mua dịch vụ: Dow Jones, Reuters

• Web Portal: Bloomberg, CNN, Reuters …

– Lọc thông tin theo yêu cầu (customization)

– Thông báo qua SMS…

1.3.3 Minh họa – Cổng thông tin

Data Inputs Dữ liệu tích hợp nội bộ và dữ liệu ngoài

Phản hồi cho quản trị hệ thống

Network: LAN, Internet Hardware: đồ họa

1 Hệ hỗ trợ quyết định – DSS

2 Hệ chuyên gia – ES

3 Hệ tự động hóa văn phòng – OAS

4 Các công nghệ hợp tác

5 Các hệ thống thông tin chức năng

6 Các hệ thống thông tin toàn cầu

Hệ quản trị tri thức – Knowledge Management System (KMS)

Các công cụ phát hiện các dạng mẫu và

áp dụng tri thức vào các quyết định và lĩnh vực tri thức cụ thể

DSS

Data mining Neural networks Expert systems Case-base reasoning Fuzzy logic

Genetic algorithm Intelligent agents

Đối tượng phục vụ – Mục đích sử dụng – Trọng tâm

2.1 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System – DSS)

• Nhân viên tri thức :

– Nhà nghiên cứu, nhà khoa học, thiết kế, kiến trúc sư, kỹ sư,

chuyên viên – Vai trò nhân viên tri thức

• Đảm bảo tri thức tổ chức được cập nhật kịp thời

• Phục vụ như chuyên gia tư vấn nội bộ về lĩnh vực chuyên môn của họ

• Là tác nhân làm thay đổi, đánh giá, khởi xướng và xúc tiến các

viên tri thức để tạo và

phát hiện tri thức mới