Bài giảng Nguyên lý kế toán - Bài 2: Chu trình kế toán

Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Nguyên lý kế toán - Bài 2: Chu trình kế toán để nắm chi tiết nội dung các kiến thức về chu trình kế toán hoàn chỉnh, từ khâu ghi nhận nghiệp vụ, phân tích nghiệp vụ dựa trên cơ sở các công thức kế toán, cách sử dụng tài khoản kế toán để ghi chép và xử lý thông tin kinh tế, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.

BÀI 2 CHU TRÌNH KẾ TOÁN

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

Giáo trình Nguyên lý kế toán – NXB Tài chính – TS Phạm Thành Long – TS Trần Văn Thuận

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Trang Web môn học

Nội dung

Bài học này giới thiệu một chu trình kế toán hoàn chỉnh, từ khâu ghi nhận nghiệp vụ, phân tích nghiệp vụ dựa trên cơ sở các công thức kế toán, cách sử dụng tài khoản kế toán để ghi chép và xử lý thông tin kinh tế, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính

Mục tiêu

 Giúp sinh viên nắm được quy trình nghiệp vụ cơ bản của kế toán

 Giúp sinh viên phân tích được các nghiệp vụ kinh tế, biến động của từng đối tượng kế toán trong mối quan hệ với các công thức kế toán cơ bản và công thức kế toán mở rộng

 Giúp sinh viên hiểu được bản chất và nắm được cách sử dụng tài khoản kế toán trong việc ghi chép và xử lý thông tin kinh tế

T ình huống dẫn nhập

Ông Nguyễn Bình Minh vừa thành lập công ty TNHH AnCo

hoạt động trong lĩnh vực đại diện sở hữu trí tuệ Công ty của

ông rất nhỏ, hiện tại chỉ có 5 nhân viên chuyên tiếp nhận và

xử lí các hồ sơ đăng kí quyền sở hữu trí tuệ với Cục Sở hữu trí

tuệ Khách hàng của công ty AnCo thường là các hãng Dược

phẩm AnCo sẽ đại diện cho các hãng Dược phẩm nộp đơn

đăng kí các nhãn hiệu dược phẩm tại Cục Sở hữu trí tuệ

AnCo sẽ thay mặt các hãng Dược phẩm làm các thủ tục pháp

lí và nộp lệ phí quốc gia cho Cục Sở hữu trí tuệ Các hãng

dược phẩm sẽ hoàn trả cho AnCo lệ phí quốc gia kèm theo phí

dịch vụ đại diện sở hữu trí tuệ

Ông Minh rất muốn biết kế toán sẽ làm thế nào để ghi chép quá trình hoạt động kinh doanh này của công ty

Khách hàng của công ty AnCo thường là các hãng Dược phẩm

2.1 Quy trình nghiệp vụ của kế toán

Kế toán bao gồm ba hoạt động cơ bản: xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện

kinh tế của một tổ chức tới những người quan tâm

Để bắt đầu một quy trình kế toán, công ty phải xác định những nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Các nghiệp vụ kinh tế có thể là doanh thu

từ sản phẩm gà rán của KFC, việc Mobifone cung cấp dịch vụ điện thoại, hay việc công ty Hòa Phát trả lương cho nhân viên

Khi một công ty như Mobifone xác định các nghiệp vụ kinh tế, họ sẽ ghi chép các

nghiệp vụ đó để đưa ra lịch sử các hoạt động tài chính của công ty Ghi chép bao gồm việc lưu giữ một cuốn nhật ký ghi lại một cách có hệ thống các nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, tính bằng đơn vị đồng (VND) Mobifone cũng phân loại và tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế trong quá trình ghi chép

Cuối cùng, Mobifone truyền đạt những thông tin đã thu thập tới những người quan tâm thông qua các báo cáo kế toán Loại báo cáo kế toán thông dụng nhất là báo cáo tài chính Để những thông tin tài chính được báo cáo có nghĩa, Mobifone báo cáo

những dữ liệu đã ghi chép theo một quy chuẩn nhất định Ví dụ, Mobifone cộng dồn tất cả các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ trong một giai đoạn nhất định và ghi tổng số vào báo cáo tài chính của công ty Người ta gọi những dữ liệu đó là dữ liệu được báo cáo

dưới dạng tính gộp Bằng cách báo cáo những dữ liệu được ghi chép dưới dạng tính

gộp, quy trình kế toán đã đơn giản hóa vô số các nghiệp vụ và khiến một chuỗi các hoạt động trở nên dễ hiểu và có nghĩa

Một yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt các nghiệp vụ kinh tế là khả năng phân tích và diễn giải những thông tin được báo cáo của kế toán viên Việc phân tích cần

phải sử dụng các tỉ số, tỉ lệ phần trăm, đồ thị và biểu đồ để nhấn mạnh những xu

hướng và mối liên hệ tài chính tiêu biểu Diễn giải bao gồm việc giải thích công dụng, ý nghĩa, và hạn chế của dữ liệu được báo cáo

Hình 2.1: Các hoạt động của quy trình kế toán

Quy trình kế toán bao gồm cả chức năng ghi sổ Ghi sổ thường chỉ bao gồm việc ghi

chép các nghiệp vụ kinh tế, do đó nó chỉ là một phần của quy trình kế toán Kế toán là

toàn bộ quá trình xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện kinh tế

2.2 Phân tích nghiệp vụ kinh tế bằng phương trình kế toán

Phương trình kế toán cơ bản

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Phương trình kế toán mở rộng

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn góp – Rút vốn + Doanh thu – Chi phí

Truyền đạt

Lập báo cáo kế toán; Phân tích

và diễn giải cho người sử dụng

Sử dụng phương trình kế toán

Mục đích nghiên cứu: Phân tích ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế tới phương

trình kế toán

Nghiệp vụ (nghiệp vụ kinh tế) là các sự kiện kinh tế của một doanh nghiệp được kế

toán viên ghi chép Nghiệp vụ có thể ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp

Nghiệp vụ bên ngoài bao gồm các sự kiện kinh tế giữa công ty và các công ty khác

Chẳng hạn như, KFC mua gà từ một nhà cung cấp, trả tiền thuê cửa hàng tháng cho

chủ nhà, bán gà rán cho khách hàng Nghiệp vụ bên trong là các sự kiện kinh tế diễn

ra hoàn toàn trong nội bộ công ty Đối với KFC, nghiệp vụ bên trong là việc sử dụng

gà để rán, sử dụng dụng cụ để nấu nướng và dọn dẹp

Các công ty tiến hành rất nhiều hoạt động không phải là nghiệp vụ kinh doanh Ví dụ như thuê nhân viên, trả lời điện thoại, trò chuyện với khách hàng, đặt hàng hàng hóa Một vài hoạt động trong số này có thể dẫn tới các nghiệp vụ kinh doanh: nhân viên sẽ nhận được tiền công và nhà cung cấp sẽ giao hàng hóa theo đơn đặt hàng Công ty phải phân tích từng sự kiện để xem liệu chúng có ảnh hưởng tới thành phần nào của phương trình kế toán không Nếu có, công ty sẽ ghi chép giao dịch đó

Tiêu chuẩn Tình hình tài chính của công ty (tài sản, nợ phải trả, hoặc vốn chủ sở

hữu) có bị thay đổi không?

Ghi chép/Không ghi

Hình 2.2: Quá trình xác định nghiệp vụ

Mỗi nghiệp vụ đều có tác động kép tới phương trình kế toán Ví dụ, nếu một tài sản tăng lên, thì tương ứng (1) một tài sản khác sẽ giảm đi, (2) một khoản nợ phải trả cụ thể sẽ tăng lên, hoặc (3) vốn chủ sở hữu tăng lên Cũng có thể sẽ có ít nhất hai đối tượng bị ảnh hưởng Ví dụ, khi một tài sản tăng 10.000.000đ, một tài sản khác có thể giảm 6.000.000đ và đồng thời một khoản nợ phải trả có thể tăng 4.000.000đ Bất cứ thay đổi nào của một khoản thuộc nợ phải trả hoặc trái quyền của chủ sở hữu cũng có tác động tương tự

Phân tích cơ bản: Tài sản dưới dạng tiền mặt tăng 15.000 và vốn chủ sở hữu dưới dạng vốn đầu tư tăng 15.000

Phân tích phương trình kế toán:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt = Vốn đầu tư

(1) 15.000 = + 15.000

Ta nhận thấy phương trình kế toán đã cân bằng Lưu ý rằng vốn đầu tư của chủ sở hữu không đại diện cho doanh thu, và khoản này không được xét đến khi xác định thu nhập ròng Do đó cần phải chỉ rõ rằng sự tăng lên trong tổng tài sản là một khoản đầu

tư (vốn góp tăng lên) chứ không phải là doanh thu

Nghiệp vụ (2) Mua thiết bị bằng tiền mặt ĐTN chi 7.000 tiền mặt để mua thiết bị

máy tính Nghiệp vụ này làm tổng tài sản tăng và giảm một lượng như nhau nhưng cấu trúc tài sản có sự thay đổi Tiền mặt giảm 7.000, và Thiết bị tăng 7.000 Tác động

cụ thể của nghiệp vụ này và tác động tổng hợp của hai nghiệp vụ đầu là:

Phân tích cơ bản: tiền mặt giảm 7.000 và thiết bị tăng 7.000

Phân tích phương trình kế toán:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tiền mặt Thiết bị = Vốn đầu tư

Nghiệp vụ (3) Mua chịu văn phòng phẩm ĐTN mua giấy và một số đồ dùng khác

trị giá 1.600 dự kiến đủ dùng trong vài tháng từ công ty ANP ANP đồng ý cho ĐTN thanh toán vào tháng 10/2012 Nghiệp vụ này là một khoản mua chịu Tài sản tăng lên nhờ những lợi ích kỳ vọng trong tương lai do việc sử dụng giấy và đồ dùng đem lại và

nợ phải trả tăng lên một khoản bằng khoản mua chịu công ty ANP

Phân tích cơ bản: Văn phòng phẩm tăng 1.600 và nợ phải trả tăng 1.600

Nghiệp vụ (4) Cung cấp dịch vụ và được trả bằng tiền mặt Khách hàng mua dịch

vụ bảo trì hệ thống máy tính của ĐTN và trả 1.200 tiền mặt Nghiệp vụ này đại diện

cho hoạt động tạo doanh thu của ĐTN Nên nhớ rằng doanh thu làm tăng vốn chủ

sở hữu

Phân tích cơ bản: Tiền mặt tăng 1.200 và doanh thu (cụ thể là doanh thu từ dịch vụ) tăng 1.200

Doanh thu 8.000 1.600 7.000 1.600 15.000 (4) 1.200 1.200 Doanh

Xin hãy lưu ý rằng chúng tôi không thể trình bày chi tiết về từng tài khoản doanh thu

và chi phí riêng biệt trong ví dụ này Do đó, doanh thu (và chi phí, sẽ được đề cập sau)

sẽ được tóm tắt trên một cột Doanh thu và một cột Chi phí Tuy nhiên, việc theo dõi

tên danh mục (tài khoản) rất quan trọng vì ta sẽ cần đến chúng khi lập báo cáo tài

chính ở phần sau

Nghiệp vụ (5) Mua chịu quảng cáo VTV gửi hóa đơn quảng cáo trị giá 250 cho

ĐTN nhưng việc thanh toán được hoãn lại sang ngày khác Nghiệp vụ này đã làm tăng

nợ phải trả và giảm vốn chủ sở hữu Các đối tượng cụ thể có liên quan là nợ phải trả

và chi phí (cụ thể là chi phí quảng cáo) Tác động của nghiệp vụ này tới phương trình

Tiền mặt VPP

Thiết

bị =

Vốn đầu tư

Doanh thu

Chi phí 9.200 1.600 7.000 1.600 15.000 1.200

(5) 250 250

Chi phí

QC

Số

dư 9.200 + 1.600 + 7.000 = 1.850 + 15.000 + 1.200 – 250

Hai vế của phương trình vẫn cân bằng tại 17.800 Vốn chủ sở hữu giảm khi ĐTN thực

hiện chi tiêu trên Các khoản chi phí không nhất thiết phải thanh toán bằng tiền mặt

ngay tại thời điểm phát sinh Sau này khi ĐTN trả nợ, Khoản phải trả và Tiền mặt sẽ

giảm [xem Nghiệp vụ (8)] Chi phí quảng cáo là một khoản chi phí (chứ không phải

tài sản) bởi vì công ty đã tận dụng lợi ích từ quảng cáo Chi phí quảng cáo được xét

đến khi xác định thu nhập ròng

Nghiệp vụ [6] Cung cấp dịch vụ và được trả ngay bằng tiền mặt một phần và

phần còn lại cho khách hàng nợ ĐTN cung cấp dịch vụ lập trình cho khách hàng

với giá 3.500 Khách hàng trả 1.500 bằng tiền mặt và nợ lại 2.000 Nghiệp vụ này làm

tài sản và vốn chủ sở hữu tăng một lượng như nhau

Phân tích cơ bản: Ba khoản cụ thể bị ảnh hưởng: Tiền mặt tăng 1.500, khoản phải thu tăng 2.000 USD, và doanh thu từ dịch vụ tăng 3.500

Phân tích phương trình:

Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tiền

mặt

Phải thu VPP

Thiết

bị =

Vốn đầu tư

Doanh thu

Chi phí 9.200 1.600 7.000 1.850 15.000 1.200 250

(6) 1.500 2.000 3.500

Doanh thu DV

Nghiệp vụ [7] Thanh toán các chi phí Trong tháng 9/2012, ĐTN thanh toán các chi

phí sau bằng tiền mặt: thuê mặt bằng 600, tiền lương cho nhân viên 900, tiền điện nước 200 Những khoản thanh toán này làm tiền mặt giảm 1.700, các khoản chi phí

cụ thể (chi phí thuê mướn, chi phí tiền lương và chi phí điện nước) làm vốn chủ sở hữu cũng giảm một lượng tương đương Tác động của nghiệp vụ này tới phương trình như sau:

Tài sản =

Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt +

Phải thu + VPP +

Thiết

bị = +

Vốn đầu tư +

Doanh thu –

Chi phí 10.700 2.000 1.600 7.000 1.850 15.000 4.700 250 (7) (1.700) 600 Chi

Hai vế của phương trình cân bằng tại 19.600 Ba dòng trong bảng phân tích thể hiện

ba loại chi phí phát sinh khác nhau

Nghiệp vụ [8] Thanh toán Khoản phải trả ĐTN thanh toán hóa đơn quảng cáo với

VTV trị giá 250 bằng tiền mặt Trước đó công ty đã ghi chép hóa đơn này như một khoản tăng lên trong nợ phải trả và một khoản giảm đi trong vốn chủ sở hữu

Phân tích cơ bản: Hoạt động thanh toán hóa đơn mua chịu bằng tiền mặt làm giảm

250 trong tài sản tiền mặt và 250 trong nợ phải trả (khoản phải trả VTV)

Doanh thu

Chi phí 9.000 2.000 1.600 7.000 1.850 + 15.000 + 4.700 – 1.950

Nghiệp vụ [9] Khách hàng thanh toán hóa đơn mua chịu bằng tiền mặt ĐTN

nhận được 600 tiền mặt từ khách hàng trước đó mua chịu dịch vụ [xem Nghiệp vụ (6)] Việc này làm thay đổi cấu trúc tài sản nhưng không làm thay đổi tổng tài sản

Phân tích cơ bản: Tiền mặt tăng 600, khoản phải thu giảm 600

Phân tích phương trình:

Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tiền mặt Phải thu VPP Thiết bị = Vốn đầu tư Doanh thu Chi phí 8.750 2.000 1.600 7.000 1.600 15.000 4.700 1.950

Nghiệp vụ (10) Chủ sở hữu rút tiền mặt Ông Nguyên rút 1.300 tiền mặt từ công ty

để sử dụng cho mục đích cá nhân Nghiệp vụ này làm tài sản và vốn chủ sở hữu cùng giảm một lượng như nhau là 1.300

Phân tích cơ bản: Tiền mặt giảm 1.300 và khoản Rút vốn của chủ sở hữu tăng 1.300 hay vốn chủ sở hữu giảm 1.300

Phân tích phương trình:

Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

+ Doanh thu – Chi phí

Ta nhận thấy rằng việc chủ sở hữu rút tiền mặt có tác động ngược chiều với việc chủ

sở hữu đầu tư Rút vốn của chủ sở hữu không phải là chi phí Chi phí phát sinh nhằm mục đích kiếm doanh thu Rút vốn không tạo ra doanh thu Đó là sự giảm đầu

tư Cũng giống như vốn đầu tư của chủ sở hữu, rút vốn của chủ sở hữu không được

xét đến khi xác định thu nhập ròng

Tóm tắt nghiệp vụ

Hình 2.2 tóm tắt các nghiệp vụ trong tháng 9/2012 của ĐTN để biểu diễn tác động tổng hợp của chúng tới phương trình kế toán cơ bản Nó cũng chỉ ra số nghiệp vụ và ảnh hưởng cụ thể của từng nghiệp vụ

Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt + Phải thu + VPP + Thiết bị = + đầu tư – Vốn

Rút vốn CSH + Doanh thu – Chi phí

(1) 15.000 15.000

(2) (7.000) 7.000

(3) 1.600 1.600

(4) 1.200 1.200

(5) 250 250

(6) 1.500 2.000 3.500

(7) (900) 900

(600) 600

(200) 200

(8) (250) (250)

(9) 600 (600)

(10) (1.300) 1.300

SD 9.350 + 1.400 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 – 1.300 + 4.700 – 1.950

Hình 2.2-2: Bảng tóm tắt nghiệp vụ của ĐTN

Hình 2.2-2 đã phản ánh một số thực tế quan trọng:

(1) Mỗi nghiệp vụ được phân tích dựa trên ảnh hưởng của nó tới:

a) ba thành phần của phương trình kế toán cơ bản

b) những khoản cụ thể trong từng thành phần

(2) Hai vế của phương trình phải luôn luôn cân bằng

Báo cáo tài chính

Mục đích nghiên cứu: Hiểu bốn báo cáo tài chính và cách lập bốn báo cáo tài chính Các công ty lập báo cáo tài chính sau dựa trên dữ liệu kế toán tóm tắt:

(1) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trình bày doanh thu, chi phí, thu nhập ròng hoặc lỗ ròng phát sinh trong một giai đoạn cụ thể

(2) Báo cáo vốn chủ sở hữu tóm tắt những thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong một giai đoạn cụ thể

(3) Bảng cân đối kế toán báo cáo tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày

cụ thể

(4) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tóm tắt thông tin về dòng tiền vào (số thu) và dòng

tiền ra (các khoản chi) trong một giai đoạn cụ thể

Những báo cáo này cung cấp dữ liệu tài chính liên quan tới người dùng bên trong và

bên ngoài Hình 2.2–3 cho thấy các báo cáo tài chính của ĐTN (đơn vị tính 1.000đ)

ĐTN Co,.Ltd Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

1/9/2012 – 30/9/2012 Doanh thu

Doanh thu từ dịch vụ 4.700 Chi phí

Chi phí tiền lương và tiền công 900 Chi phí thuê mướn 600 Chi phí quảng cáo 250

Chi phí tiện ích 200

Thông tin hữu ích

Tiêu đề của mỗi báo

cáo bao gồm tên công

ty, loại báo cáo, ngày

hoặc giai đoạn cụ thể

mà báo cáo đề cập

ĐTN Co,.Ltd Báo cáo vốn chủ sở hữu

1/9/2012 – 30/9/2012 Vốn chủ sở hữu, 1/9 0 Tăng: Đầu tư 15.000

(trong báo cáo lưu

chuyển tiền tệ) được

viết trong ngoặc đơn

Vốn chủ sở hữu, 30/9 16.450

ĐTN Co,.Ltd Bảng cân đối kế toán

Tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu 18.050

ĐTN Co,.Ltd Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

1/9/2012 – 30/9/2012 Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh

doanh

Số thu tiền mặt từ doanh thu 3.300 Tiền trả nhà cung cấp và nhân viên (1.950) Lưu chuyển tiền thuần từ HĐKD 1.350 Lưu chuyển tiền từ hoạt động

đầu tư Mua sắm trang thiết bị Lưu chuyển tiền thuần từ HĐ ĐT

(7.000)

(7.000) Lưu chuyển tiền từ hoạt động

tài chính Vốn đầu tư của chủ sở hữu 15.000 Rút vốn của chủ sở hữu

Lưu chuyển tiền thuần từ HĐTC

(1.300)

13.700 Tổng lưu chuyển tiền trong kỳ 8.050

Hình 2.2-3: Các báo cáo tài chính và mối tương quan giữa chúng

Lưu ý rằng giữa các báo cáo trong hình 2.2–3 có mối tương quan:

(1) Lợi nhuận ròng 2.750 trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được cộng vào số dư đầu kỳ của vốn chủ sở hữu trong báo cáo vốn chủ sở hữu

(2) Số dư cuối kỳ của vốn chủ sở hữu 16.450 trong báo cáo vốn chủ sở hữu được báo cáo trong bảng cân đối kế toán

(3) Tiền mặt 8.050 USD trong bảng cân đối kế toán được báo cáo trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ghi chép doanh thu và chi phí trong một giai đoạn cụ thể (trong trường hợp của ĐTN, giai đoạn này là 1/9/2012 – 30/9/2012) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của ĐTN được lập từ những

dữ liệu có trong cột vốn chủ sở hữu ở Hình 2.2–2

o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh liệt kê doanh thu trước, tiếp theo là chi

phí, cuối cùng là Lợi nhuận ròng (hoặc lỗ ròng) Lợi nhuận ròng phát sinh khi doanh thu lớn hơn chi phí Lỗ ròng phát sinh khi chi phí lớn hơn doanh thu

o Lưu ý rằng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không xét đến các nghiệp vụ

đầu tư và rút vốn giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp khi tính toán thu nhập ròng

Ví dụ, như đã giải thích ở trên, việc ông Nguyên rút tiền mặt khỏi ĐTN không được coi là chi phí kinh doanh

 Báo cáo vốn chủ sở hữu

o Báo cáo vốn chủ sở hữu ghi chép những thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong một giai đoạn cụ thể Giai đoạn này trùng với giai đoạn được đề cập trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dữ liệu cho việc lập báo cáo vốn chủ sở hữu

là cột vốn chủ sở hữu trong bảng tóm tắt (Hình 2.2–2) và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dòng đầu tiên trong báo cáo là số dư đầu kỳ của vốn góp (con số này bằng 0 khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động) Tiếp theo là vốn đầu tư của chủ sở hữu, lợi nhuận (hoặc lỗ) ròng, và rút vốn của chủ sở hữu

Báo cáo này giải thích tại sao vốn chủ sở hữu tăng hoặc giảm trong kỳ

o Sẽ ra sao nếu Softbyte báo cáo lỗ ròng trong tháng đầu tiên? Giả sử trong tháng 9/2012, ĐTN lỗ 10.000 Hình 2.2–4 cho thấy lỗ ròng trong báo cáo vốn chủ

sở hữu

ĐTN Co,.Ltd Báo cáo vốn chủ sở hữu

1/9/2012 – 30/9/2012

15.000 Giảm: Rút vốn 1.300

Vốn chủ sở hữu, 30/9 3.700

Hình 2.2-4 : Lỗ ròng

Nếu chủ sở hữu đầu tư thêm vào doanh nghiệp, công ty sẽ báo cáo khoản đó vào tài

khoản đầu tư trong báo cáo vốn chủ sở hữu

 Bảng cân đối kế toán

o Bảng cân đối kế toán của ĐTN ghi chép tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày cụ thể (trong trường hợp của ĐTN là ngày 30/9/2012) Công ty lập bảng cân đối kế toán dựa theo tiêu đề của từng cột trong bảng tóm tắt (Hình 2.2–2) và dữ liệu cuối kỳ trong dòng cuối của bảng

o Ta nhận thấy bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản đầu tiên, tiếp theo là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Tổng tài sản phải bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu ĐTN chỉ báo cáo một khoản nợ phải trả – là Khoản phải trả nhà cung cấp – trong bảng cân đối kế toán Trong hầu hết các trường hợp, luôn có ít nhất hai khoản nợ phải trả Khi đó, thông thường người ta báo cáo như sau:

Nợ phải trả

Thương phiếu phải trả 10.000 Khoản phải trả nhà cung cấp 63.000 Tiền lương và tiền công phải trả 18.000 Tổng nợ phải trả 91.000

Hình 2.2-5: Nợ phải trả

Bảng cân đối kế toán đem lại một bức tranh tổng quan về tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm nhất định (thường là cuối tháng hoặc cuối năm)

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết thông tin về số thu và các khoản chi bằng tiền mặt trong một giai đoạn cụ thể Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy (1) ảnh hưởng của các hoạt động kinh doanh của công ty tới tiền mặt trong kỳ, (2) các nghiệp vụ đầu tư của công ty, (3) các nghiệp vụ tài chính của công ty, (4) lưu chuyển tiền thuần trong kỳ, và (5) số dư tiền mặt cuối kỳ

o Việc báo cáo nguồn, cách sử dụng và những thay đổi trong tiền mặt rất hữu ích

vì nhà đầu tư, chủ nợ và những người khác muốn biết những gì đang diễn ra với nguồn lực có tính thanh khoản cao nhất của công ty Chính báo cáo lưu chuyển tiền tệ đã trả lời cho những câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng đó

 Tiền mặt trong kỳ đến từ đâu?

 Tiền mặt trong kỳ được sử dụng để làm gì?

 Cán cân tiền mặt trong kỳ thay đổi như thế nào?

Như đã thấy trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ của ĐTN, tiền mặt trong kỳ đã tăng 8.050 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh làm tiền mặt tăng 1.350 Lưu chuyển tiền từ nghiệp vụ đầu tư làm tiền mặt giảm 7.000 Và lưu chuyển tiền từ nghiệp vụ tài chính làm tiền mặt tăng 13.700 USD

2.3 Tài khoản kế toán và phương pháp ghi kép

(3) Xác định được các bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán

(4) Hiểu được phương pháp ghi sổ Nhật kí chung và vai trò của sổ Nhật kí chung trong quy trình ghi sổ kế toán

(5) Hiểu được phương pháp ghi Sổ Cái và vai trò của Sổ Cái trong quy trình ghi sổ kế toán (6) Thực hiện được việc khóa sổ kế toán và hiểu được vai trò của công việc khóa sổ kế toán trong quy trình ghi sổ kế toán

(7) Lập được bảng cân đối thử và nắm được mục đích của lập bảng cân đối thử

2.3.1 Tài khoản kế toán

Khái niệm tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là nơi để ghi nhận các biến động

tăng, giảm của các đối tượng kế toán cụ thể như tài sản, nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu Ví dụ như công ty ĐTN trong mục 2.1 đã giới thiệu có các tài khoản như TK Tiền mặt, TK Nợ phải thu, TK Nợ phải trả, TK Doanh thu cung cấp dịch vụ, TK Chi phí tiền lương và tiền công, v.v.v (Chú ý là khi đề cập đến TK cụ thể nào thì phải viết hoa tên của TK đó)

Kết cấu đơn giản nhất của 1 Tài khoản kế toán bao gồm 3 yếu tố là: Tên tài khoản, bên trái tài khoản (hay còn gọi là bên Nợ), bên phải tài khoản (hay còn gọi là bên Có)

Vì dạng của tài khoản kế toán có hình giống chữ T nên người ta hay gọi là tài khoản chữ T Hình 2.1 phản ánh dạng cơ bản nhất của tài khoản Trong tài liệu này chúng ta

sẽ sử dụng dạng tài khoản này một cách liên tục để giải thích các quan hệ kế toán

cơ bản

Tên tài khoản

Bên trái hoặc Bên Nợ

Bên phải hoặc Bên Có

Hình 2.3-1: Kết cấu cơ bản của tài khoản kế toán

Bên Nợ và Bên Có của tài khoản kế toán:

Thuật ngữ “Nợ” được dùng để chỉ bên trái của tài khoản còn thuật ngữ “Có’ được dùng để chỉ bên phải của tài khoản Thực chất, “Nợ” hay “Có” không ám chỉ sự tăng lên hay sự giảm đi như nhiều người thường nhầm lẫn Khi nói đến ghi Nợ hay ghi Có nghĩa là nói đến vị trí để kế toán ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản Ví dụ, ghi 1 số tiền vào bên trái của tài khoản thì gọi là ghi Nợ, ghi 1 số tiền vào bên phải tài khoản thì gọi là ghi Có Tương tự như vậy thì tổng số tiền đã ghi

ở bên trái của Tài khoản gọi là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản, tổng số tiền đã ghi

ở bên phải của tài khoản gọi là tổng số phát sinh Có của tài khoản Quy luật ghi bên

Nợ hay bên Có của tài khoản được minh họa như Hình 2.3–2 Lấy số liệu của các nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đến đối tượng kế toán Tiền mặt của công ty ĐTN (xem hình 2.2-2)

Dạng tài khoản kế toán Dạng bảng kê

15,000 ngđ (Bên Nợ) 15,000 (Bên Có) 7,000 (7,000) 1,200 1,700 1,200 1,500 250 1,500 600 1,300 (1,700) (Dư Nợ) 8,050

(250)

600 (1,300) Cộng: 8,050

Hình 2.3-2: Ghi chép sự thay đổi tăng giảm lên 1 tài khoản kế toán

Nếu trình bày theo dạng bảng kê ta thấy: Các nghiệp vụ thu tiền (làm tăng tiền) được ghi bình thường, các nghiệp vụ chi tiền (làm giảm tiền) được ghi trong dấu ( ) Ví dụ tại công ty ĐTN ta thấy công ty trong kì đã thu 15.000 và chi 7.000

Nếu trình bày dưới dạng tài khoản ta thấy: Số tiền tăng được ghi vào Bên Nợ của tài khoản Tiền, số tiền giảm được ghi vào Bên Có của tài khoản Tiền

Việc phản ánh số phát sinh tăng ở 1 bên và phản ánh số phát sinh giảm ở bên kia sẽ làm giảm bớt các lỗi trong tính toán và xác định dễ dàng tổng số tiền tăng trong kì (ở bên Nợ của tài khoản Tiền), tổng số tiền giảm trong kì (ở bên Có của tài khoản Tiền)

Số dư của tài khoản được tính bằng cách lấy số liệu 2 bên trừ cho nhau (bên tăng trừ bên giảm) Theo ví dụ trên ta thấy, số dư của tài khoản Tiền được ghi ở bên Nợ của tài