MỘT SỐ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM HOÀN THIỆN VÀ ÁP DỤNG ISO 9002 TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI

Mấy năm trước kia công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty được tiến hành hết sức khó khăn do chất lượng và giá cả chưa phù hợp với người tiêu dùng.. Điều này cũng là một phần do khâu nghi

MỘT SỐ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM HOÀN THIỆN VÀ ÁP DỤNG ISO 9002 TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI.

1.Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường để sản xuất ra các sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng.

Cần phải xác định rằng, chính thị trường là nơi tạo nên môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Do đó phải có sự thích ứng cao với sự đa dạng và động thái của thị trường thì công ty mới có điều kiện tồn tại và phát triển

Mấy năm trước kia công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty được tiến hành hết sức khó khăn do chất lượng và giá cả chưa phù hợp với người tiêu dùng Điều này cũng là một phần do khâu nghiên cứu thị trường quá yếu kém, công ty không đưa

ra được những sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng Ngoài ra các kênh tiêu thụ tổ chức chưa hợp lý, hệ thống đại lý, cửa hàng chưa phát triển, không

có các hình thức khuyến mại, quảng cáo

Đối với hoàn cảnh và điều kiện hiện nay của công ty, khi mà ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh thì vai trò của công tác nghiên cứu thị trường ngày càng quan trọng Nghiên cứu thị trường tốt sẽ xác định đúng tiêu chuẩn sản phẩm cần sản xuất để phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng, từ đó có chính sách cải tiến chất lượng thích hợp Đã đến lúc công ty phải định hướng các hoạt động của mình theo nhu cầu đòi hỏi của thị trường Việc áp dụng ISO9002 đã giúp cho doanh nghiệp biết và hiểu được các yêu cầu và phương pháp tiếp cận với thị trường Công

ty không chỉ củng cố cong tác chất lượng bằng cách hoàn thành tốt tiêu chuẩn chất lượng đề ra mà phải đi tìm mẫu mã sản phẩm mới, tiêu chuẩn mới để phù hợp với yêu cầu của thị trường

Với thị trường trong nước : Đây là một thị trường lớn và đầy tiềm năng, trong khi cạnh tranh với thị trường nước ngoài rất khó khăn thì cần phải cố gắng đáp ứng

nhu cầu tiêu dùng trong nước Phải tiến hành mở rộng và chiễm lĩnh toàn bộ thị trường truyền thống và hình thành mạng lưới tiêu thụ khắp cả nước

Với thị trường nước ngoài : Tranh thủ phát huy lợi thế so sánh của đất nước Cần phải để hàng hoá của mình chiếm lĩnh rộng rãi trên thị trường khu vực và thế giới như : Nhật, Đài Loan, Bắc Mỹ, EU, Đài Loan và Châu Phi

Giải pháp để thực hiện vấn đề trên :

+Chú trọng nghiên cứu và phân tích thị trường về cả mặt lượng và mặt chất, tập trung vào những thông tin sau :

+Thị trường cần chủng loại sản phẩm nào

+Số lượng nhu cầu là bao nhiêu

+Chất lượng như thế nào thì chấp nhận được

+Thời gian cung cấp

+Giá cả

+Quy cách, mẫu mã, chất lượng

-Không nên dừng lại ở công tác nghiên cứu tại chỗ mà phải chuyển sang phương pháp Marketting : Trực tiếp phỏng vấn, chào hàng, quảng cáo, dùng phiếu điều tra, tham gia hội trợ triển lãm, khuyến mại

Theo phương pháp trên ta có thể lập ra chương trình sản xuất và tiêu thụ Trong trường hợp công ty có đơn đặt hàng hay hợp đồng tiêu thụ thì cách xác định tương đối chính xác và đơn giản là tổng hợp các nhu cầu của khách hàng theo các mức giá theo chất lượng, theo thời gian và quy đổi chúng thành chỉ tiêu giá trị

Bảng : Tổng hợp nhu cầu thị trường.

Giá bán đơn vị

Nhu cầu sản phẩm Khách

hàng 1

Khách hàng 2

Khách hàng 3

Nhu cầu

thị trường

-Căn cứ vào các chỉ tiêu, thị hiếu của khách hàng trên cơ sở tiến hành đánh giá một cách tổng hợp, đối chiếu, so sánh phân tích và dự kiến hướng khắc phục điểm yếu, phát huy thế mạnh của mình trong đó có việc đánh giá trình độ chất lượng sản phẩm của mính so với yêu cầu của thị trường, của người tiêu dùng so với đối thủ cạnh tranh Từ đó rút ra thông tin cần thiết cho đơn vị mình

-Khi thực hiện ISO9002 công ty đã chú ý đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra thử nghiệm những sản phẩm đạt chất lượng mới xuất ra thị trường còn lại những sản phẩm kém chất lượng có thể làm lại hoặc lưu kho Nhưng trong hệ thống chất lượng công ty phải lấy phương châm “ Làm đúng ngay từ đầu” có như thế chi phí sai hỏng giảm dẫn đến đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, tăng lợi nhuận cho công ty

Vai trò của công tác tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa lớn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty nhất là khi áp dụng hệ thống ISO9002 đầu ra của hệ thống biểu hiện thông qua công tác tiêu thụ Chính vì vậy, ban lãnh đạo công ty cần phát huy và khai thác thông tin hữu ích của thị trường, bên cạnh đó phải đặt ra kế hoạch

và phương hướng hoạt động cụ thể cho công ty Tất cả yếu tố đó sẽ giúp cho công

ty Dệt May Hà Nội trở thành thị trường tiêu thụ lớn mạnh không những trong nước

mà còn ở các thị trường nước ngoài khác

2 Đầu tư công nghệ và máy móc thiết bị

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển cho nên các nhân tố về máy

thiết bị, công nghệ ngày càng trở nên quan trọng giữ vai trò quyết định trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty

Công ty Dệt May Hà Nội trong những năm gần đây đã tích cực đầu tư đổi mới công nghệ hướng vào thị trường Mặc dù trong khu vực Hà Nội phần lớn là máy móc thiết bị từ những năm 80 trở lại đây, nhưng còn hoạt động khá tốt Tuy nhiên, công ty vẫn luôn đầu tư mua sắm thiết bị công nghệ để đa dạng hoá sản phẩm

VD: Mua dây chuyền dệt kim 12 000USD cho nên đa dạng hoá được sản phẩm dệt kim

Tuy đã chú trọng vào công nghệ, nhưng do khả năng tài chính có hạn nên việc đầu tư công nghệ thiếu đồng bộ, chắp vá dẫn đến kết qủa là:

- Công ty vẫn chưa tận dụng hết năng lực hiện có

- Chất lượng sản phẩm chưa được nâng cao

- Năng lực sản xuất không đồng đều

- Quy trình công nghệ còn thiếu

Để cải thiện tình hình trên, kể từ khi chuyển sang cơ chế thị trường, công

ty đã có kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị công nghệ mới của nước ngoài Song kế hoạch vẫn chưa thực hiện được ngay vì thiếu vốn Chỉ mấy năm gần đây, công ty mới bổ xung một số thiết bị dệt không thoi, khổ dọc, dệt các mặt hàng cao cấp Thiết bị nhuộm cũng được bổ xung một số có chất lượng cao Tuy vậy, do nguồn vốn eo hẹp nên công ty chưa thể thay thế toàn bộ máy móc cũ cũng như chưa thể đồng hoá các thiết bị sản xuất

Hiện nay trước tình hình như vậy, đầu tư vào máy móc thiết bị và công nghệ trở thành một yêu cầu khách quan Song do tiềm lực tài chính của công ty không thể đầu tư tràn lan mà phải đầu tư có tính chất trọng điểm, thay thế dần thiết bị cũ

và lạc hậu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm

Bảng: Trọng điểm đầu tư máy móc thiết bị

Quy trình

CN

Yêu cầu

K/thuật

Bông Sợi Dệt Nhuộm May

Động lực

Tiên tiến

Cao

Trung bình

Phù hợp

Thấp

Trước tiên, ban lãnh đạo công ty phải chỉ đạo cho cán bộ kỹ thuật xem xét kiểm tra và đánh giá lại toàn bộ máy móc thiết bị Xác định khu vực, bộ phận nào cần phải đầu tư ngay, bộ phận nào có thể chậm lại Do hạn chế về vốn nên công ty phải đầu tư lần lượt theo thứ tự

Trước tiên, ban lãnh đạo công ty phải chỉ đạo cho cán bộ kỹ thuật xem xét kiểm tra và đánh giá lại toàn bộ máy móc thiết bị xác định khu vực, bộ phận nào cần phải đầu tư ngay, bộ phận nào có thể chậm lại Do hạn chế về vốn nên công ty phải đầu tư lần lượt theo thứ tự : Bắt đầu tư khâu quan trọng nhất và cần thiết nhất, tiếp theo đến những bộ phận còn lại, tránh đầu tư tràn lan, vừa không có khả năng vừa không có hiệu quả, gây lãng phí Khâu xử lý bông cần trang bị thiết bị có yêu cầu kỹ thuật cao nhằm tăng chất lượng tách tạp chất, đảm bảo bông, xơ sạch cho sản xuất sợi

Ở khâu dệt và sợi có năng lực sản xuất lớn cần phải thanh lý nhanh chóng các thiết bị đã quá cũ và lạc hậu Tập trung tạo điều kiện bảo dưỡng, sửa chữa số thiết bị còn lại nhằm đảm bảo chất lượng, cố gắng khắc phục tìm các thiết bị có thể lắp dần được để thay thế trong điều kiện không nhập được phụ tùng Đầu tư nghiên cứu cải tiến một số bộ phận trên các máy của Ý, Đức, để đảm bảo sản xuất vẫn giữ được theo tiêu chuẩn quy định Cần chú ý hai khâu dệt-may do chiếm

nhiều lao động nên phải đầu tư công nghệ phù hợp để đảm bảo công ăn việc làm cho công nhân

Ở khâu xử lý hoàn tất, tuy năng lực thiết bị nói chung còn thiếu nhiều nhưng bên cạnh đó vẫn có thiết bị lạc hậu thừa Với số thiết bị này cần nhanh chóng thanh

lý, nhựơng bán để thu hồi vốn, sau đó tập trung nguồn lực để đầu tư thiết bị mới

Đầu tư thiết bị hiện đại để hạn chế các lỗi do vận hành gây ra Ở khâu nhuộm dễ gây ra gẫy hỏng với khối lượng sản phẩm lớn Một căng vải nhuộm chỉ cần sai một chút nhỏ về thời gian nhiệt độ dung dịch là có thể hỏng mầu Với thiết

bị hiện đại, tự động kéo thì còn sai sót này có thể loại trừ

Với các thiết bị phụ trợ như điện, nước, khí nén cần phải nhanh chóng tăng năng lực cung cấp hơi bằng các lò hơi đốt than đã dùng lâu năm chất lượng kém gây ô nhiễm môi trường Phải thay thế bằng các nồi hơi điện Vì lò hơi ảnh hưởng đến nhiều khâu nhuộm, khâu sợi, thiếu hơi sẽ ảnh hưởng đến hồ sợi Cùng với thay thế lò hơi là thay thế các ống dẫn Khâu động lực có thể đầu tư máy móc thiết bị công nghệ có yêu cầu kỹ thuật thấp để dành nguồn lực tài chính đầu tư cho các bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm nhiều hơn như bông, nhuộm Về

bộ phận điều lửa nhiệt độ cần ưu tiên đầu tư cho khâu dệt vì chất lượng vải phụ thuộc vào nhiệt độ và độ ẩm trong nhà xưởng

Cùng với việc đầu tư các thiết bị hiện đại, công ty phải tổ chức bảo dưỡng, bảo quản và sửa chữa theo định kỳ Đầu tư thoả đáng cho việc mua sắm thiết bị phụ tùng thay thế dự phòng có thể sửa chữa hỏng hóc một cách kịp thời với chất lượng đảm bảo không để ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

Song song với việc hiện đại hoá máy móc thiết bị công ty phải đầu tư sâu cho công nghệ sản xuất và việc nghiên cứu công nghệ Trong thời kỳ tới công ty phải phấn đấu nghiên cứu và mua một số bí quyết kéo sợi nhuộm của Nhật, Hàn Quốc Cán bộ công ty phải chú ý bố trí, sắp xếp các dây chuyền phân chia các công đoạn sao cho có sự phối hợp tốt giữa người và trang thiết bị máy móc, giữa các bộ phận và các khâu sản xuất

Có sự đầu tư thích đáng cho đội ngũ công nhân sửa chữa, bảo toàn máy móc, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ này có đủ điều kiện để làm chủ các thiết bị hiện đại, tránh tình trạng non kém về chuyên môn mà làm hỏng thiết bị máy móc

Đối với Nhà nước, Bộ Công nghiệp, Tổng công ty Dệt-May Việt Nam phải tạo điều kiện hỗ trợ cho công ty trong việc giải quyết vốn và giới thiệu các đối tác cung cấp, đối tác liên doanh tạo vốn Chính phủ phải có các biện pháp hỗ trợ công

ty như giảm thuế, xén nợ, cho vay ưu đãi, để lại khấu hao tài sản cố định làm cơ sở cho công ty có sức bật vươn lên trong thị trường

2.Giảm thiểu chi phí chất lượng.

Đây là vấn đề hết sức mới mẻ đối với công ty trước đây, tính đến thiệt hại chất lượng ở công ty mới chỉ có con số chung chung về sản lượng phế phẩm của các loại sợi và sản phẩm may Tất cả các chi phí chất lượng đều được tính vào giá thành sản phẩm mà không được phân biệt rõ ràng Thực ra đối với công ty việc tính toán này rất khó khăn nhưng không phải là không làm được

Trước đây, công tác chất lượng không được thực hiện trên quy mô rộng, chỉ giới hạn ở phòng kỹ thuật KCS, vì vậy chi phí chủ yếu là sản phẩm hỏng Đến nay công ty đã áp dụng hệ thống ISO9002 vì vậy cần phải hạch toán chi phí chất lượng

rõ ràng, nếu phần nào phát sinh chi phí lớn không phù hợp thì khắc phục giảm chi phí đó ở mức độ tối thiểu Trên cơ sở kinh phí chất lượng sẽ giúp công ty khắc phục được sai lỗi để liên tục cải tiến hệ thống chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Có các loại chi phí chất lượng sau : Chi phí không phù hợp – chi phí phù hợp

- Chi phí phù hợp : Là những chi phí đảm bảo phẩm được sản xuất hoặc dịch

vụ được phân phối phù hợp với đặc tính tiêu chuẩn đề ra

- Chi phí không phù hợp : Đi kèm với những sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, chúng thường được xem là chi phí hư hỏng Chi phí phù hợp có 2 loai :

* Chi phí phòng ngừa : Liên quan đến những công việc được thiết kế để ngăn ngừa khuyết tật hoặc sai sót có thể xẩy ra

Chi phí này bao gồm: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp liên quan tới giáo dục và tạo về chất lượng, kiểm tra chất lượng, nghiên cứu khả năng của nhà cung ứng, phân tích khả năng của quá trình sản xuất, đánh giá lại sản phẩm mới

* Chi phí thẩm định : Liên quan đến việc đánh giá những thành phẩm, kiểm tra nhằm đo lường tất cả các bộ phận chức năng xem có vận hành theo đúng với

các tiêu chuẩn hoặc thủ tục, phương pháp đã định sẵn Đó là những hao phí về điều tra, thử nghiệm hoặc kiểm tra việc mua hàng, sản xuất hoặc quá trình vận hành, các thành phẩm và dịch vụ phân phối

Chi phí không phù hợp gồm 2 loại :

* Chi phí hư hỏng bên trong : Xẩy ra trước khi phân phối sản phẩm hay dịch

vụ Những chi phí này liên quan đến khuyết tật được tìm thấy trước khi phân phối sản phẩm và dịch vụ tứi khách hàng Bao gồm những chi phí về phế phẩm, sản phẩm hư hỏng, làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, thời gian ngừng máy do vấn đề chất lượng và những chi phí cơ hội của những sản phẩm bị xem là loại hai hoặc những sản phẩm kém chất lượng

* Chi phí hư hỏng bên ngoài chi phí cho những sai sót bị phát hiện sau khi sản phẩm đã được phân phối hoặc dịch vụ đã được thực hiện Bao gồm chi phí bảo hành, sửa đổi theo yêu cầu của khách hàng, hàng hoá bị trả lại, trợ cấp và trách nhiệm về sản phẩm Chi phí này bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp : Chi phí về nhân sự, điều tra yêu cầu khách hàng, thử nghiệm, sửa chữa khi bảo hành

Để tính chi phí chất lượng cần phải lập ra đội ngũ cán bộ để tính toán, xem xét giá trị chất lượng với mục đích là giảm chi phí tối thiểu cho công ty Đội ngũ này thường xuyên phải viết báo cáo chi phí chất lượng hàng tháng trình lên ban lãnh đạo để xem xét và khắc phục Thông thường báo cáo sẽ ghi lại những điềm sau :

- Xử lý các chi phí gián tiếp liên quan đến chất lượng

- Ghi rõ hoạt động nào liên quan đến chất lượng

Thông thường khó khăn nhất đối với 1 khoản chi phí là xác định phần nào

có thể quy cho chất lượng và phần nào thì không

Bảng tổng hợp chi phí có thể khái quát như sau :

Nghiệp vụ kế toán Các thành phần của chi phí chất lượng

Nguyên vật liệu

trực tiếp

Ngăn ngừa

Thẩm định

Hư hỏng trong

Hư hỏng ngoài

Tổng cộng Nhân viên SX trực tiếp xxx xxx xxx xxx xxx

NVL gián tiếp xxx xxx xxx xxx xxx

Nhân viên không trực

tiếp sản xuất

xxx xxx xxx xxx xxx

Nhân viên bán hàng xxx xxx xxx xxx xxx

Tổng cộng xxx xxx xxx xxx xxx

Thông thường các chi phí hư hỏng bên trong thường ít xẩy ra hơn so với chi phí hư hỏng bên ngoài Như vậy, cần phải có các biện pháp để ngăn ngừa chi phí

hư hỏng bên ngoài để giảm tỷ lệ phế phẩm Tìm ra nguyên nhân gây ra sản phẩm

hư hỏng, từ đó tuỳ từng trường hợp mà giải quyết cụ thể

Chi phí chất lượng là phương pháp định lượng hợp lý nhất mà các công ty nên áp dụng Nó là biện pháp có hiệu quả nhất để duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng khi thực hiện ISO9002 tại công ty

4 Có kế hoạch đánh giá xem xét chất lượng nội bộ một cách thường xuyên.

Trong hệ thống chất lượng đánh giá nội bộ được coi là cơ chế kiểm soát, nhằm phát hiện các lệch lạc trong việc điều hành hệ thống chất lượng để bộ phận quản lý có hành động khắc phục đưa hệ thống chất lượng vào quỹ đạo

Công ty Dệt May Hà Nội bắt đầu thực hiện ISO9002 cho đến nay thời gian

là rất ngắn và mới trong giai đoạn này công tác đánh giá nội bộ chưa thường xuyên được tiến hành Hơn nữa, cán bộ nhân viên coi việc kiểm tra nội bộ là hành động

để tìm ra các khuyết điểm, thiếu sót của họ trong việc thực hiện các công việc Quan niệm như vậy sẽ làm hỏng tác dụng của hoạt động đánh giá nội bộ, vì các cá nhân sẽ không sẵn sàng hợp tác để cung cấp thông tin, họ cho rằng điều đó có thể khiến họ bị chì trích cho những điều không phù hợp được phát hiện

Đánh giá nội bộ phải là hoạt động có kế hoạch, lập thành văn bản với mục tiêu rõ ràng và có cách thức thông báo cho các bên có liên quan

Để đánh giá nội bộ cần phải :

- Thành lập đoàn đánh giá, chỉ định trưởng đoàn Để đảm bảo tính khách quan thành phần đoàn đánh giá bao gồm những người không thuộc đơn vị được đánh giá

- Lập chương trình đánh giá (đối tượng, thời gian, địa điểm, mục đích, phạm

vi ) Thành phần đoàn đánh giá và chương trình đánh giá phải được thông báo trước cho bộ phận được đánh giá

- Hàng tháng ban chỉ đạo ISO nên tổ chức các cuộc họp để thông báo tình hình áp dụng ISO9002 trong từng bộ phận để từ đó nếu có sai sót thì khắc phục và sửa chữa Hàng tuần mọi thành viên trong ban triển khai ISO phải nộp báo cáo công việc của mình cho ban thư ký ISO để theo dõi tiến độ hoạt động của từng bộ phận và tập hợp lại trình tại cuộc họp hàng tháng

- Một năm công ty cần tổ chức 1 – 2 lần tổng kết đánh giá tình hình áp dụng ISO9000 trong toàn công ty để mọi người thấy được sự tiến bộ của côg tác áp dụng cũng như biết được cần phải nỗ lực những mặt còn yếu

Có thể nói công việc đánh giá nội bộ ngoài tác dụng cho chúng ta biết kết quả thực hiện của các đơn vị như thế nào, ngoài ra còn tác dụng tạo không khí sôi động trong công tác triển khai ISO và kích thích mọi thành viên phải quan tâm hơn nữa về việc thực hiện ISO9002

5.Phổ biến và quán triệt nội dung ISO9002 đến mọi thành viên trong công ty.

Quản lý và đào tạo nguồn nhân lực là một khâu trọng yếu trong chính sách phát triển của công ty, bởi lẽ đào tạo là hình thức phổ biến kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức quản lý chất lượng một cách triệt để nhất Do đó không ngừng đào tạo cho công nhân và giáo dục cho họ thông hiểu và cách thức áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO9002 là một việc phải được tiến hành thường xuyên, và có trình tự

Công ty phải xác định đối tượng đào tạo, đó là toàn bộ công nhân viên của công ty từ cán bộ quản lý đến công nhân của từng phân xưởng từng xí nghiệp Mặt khác công ty phải xác định rõ nhu cầu đào tạo về mục đích gì, cho đối tượng nào

để từ đó định ra các phương thức đào tạo cho phù hợp với yêu cầu của từng loại đối tượng Đối với cán bộ điều hành quản lý, nhần viên kỹ thuật, người giám sát sản xuất có thể cho đi học các lớp dài hạn, ngắn hạn hoặc ngoài giờ hành chính Đối với công nhân tổ chức các đợt đào tạo tại chỗ kết hợp lý thuyết với thực hành,