TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

Quản lý doanh nghiệp là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến tậpthể người lao động nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ để đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp với

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

DOANH NGHIỆP

I- BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH DOANH NGHIỆP

1- Quản lý và các chức năng quản lý

a) Khái niệm:

Vấn đề đặt ra trước hết đối với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ là phải quản

lý doanh nghiệp như thế nào để nó có hiệu quả nhất Quản lý có tốt thì doanh nghiệp cóthể đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự cạnh tranh gaygắt giữa các doanh nghiệp

Vậy quản lý doanh nghiệp là gì ?

Quản lý doanh nghiệp là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến tậpthể người lao động nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ để đạt được mục tiêu đã

đề ra của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất

Quản lý là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên, quyluật xã hội trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, tổ chức kỹ thuật đểtác động lên tập thể người lao động Từ đó họ tác động đến các yếu tố, vật chất của sảnxuất kinh doanh

• Nội dung

Con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh Cho nên quản lý doanh nghiệp chính là quản lý con

người trong hoạt động kinh tế, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và

cơ hội của doanh nghiệp

Quản lý con người bao gồm nhiều chức năng phức tạp Bởi vì con người chịuảnh hưởng của nhiều yếu tố như: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội, nhữngyếu tố này luôn tác động qua lại lẫn nhau hình thành nên nhân cách của từng con người

Vì vậy, muốn quản lý con người vừa phải là nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là nhà

xã hội

Nhờ có quản lý doanh nghiệp, các yếu tố: người lao động, tư liệu lao động đốitượng lao động được gắn kết với nhau, tạo ra một hiệu quả lao động khác hơn hẳn sovới lao động từng cá nhân riêng rẽ giúp doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh cóhiệu quả, nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình Trong hệ thống sản xuất, quy môdoanh nghiệp càng lớn, trình độ kỹ thuật và sản xuất càng phức tạp thì vai trò quản lýcàng cần nâng cao và thức sự trở thành nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất laođộng, tăng hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp

Các chức năng của quản lý: Những chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt

của cơ quan quản lý, thể hiện những phương thức tác động của chủ thể quản lý tới đốitượng quản lý

Muốn tổ chức bộ máy thật gọn nhẹ không thể không phân tích sự phù hợp giữa

cơ cấu bộ máy quản lý với các chức năng quản lý Sự phân loại các chức năng quản lýcòn tạo cơ sở cho việc xác định khối lượng công việc, số lượng nhân viên quản lý cầnthiết, từ đó xây dựng các phòng chức năng phù hợp

Nếu căn và nội dung quản lý được chia thành 5 chức năng sau:

- Chức năng kế hoạch hoá: Đây là chức năng đầu tiên nhằm

đề ra mục tiêu chung cho hoạt động toàn doanh nghiệp Theo kế hoạch đó từng thànhviên trong doanh nghiệp sẽ biết được nhiệm vụ của mình Đây là một khâu quan trọngcủa hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thắng lợi trong quản lý Do đó các cán bộlãnh đạo phải xây dựng được các kế hoạch sao cho không có mâu thuẫn với nhau cũngnhư phải có sự điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp Đây là điều kiện quan trọng

để đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong bất cứ tình huống nào

- Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý của

doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt racủa doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đếndoanh nghiệp Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợpvới chức năng, nhiệm vụ được giao Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyềnhạn, trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quátrình thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra

- Chức năng điều hành: Khi tổ chức xong phải điều hành

công việc để tiến hành đều đặn theo đúng kế hoạch Để điều hành có hiệu quả thì cầnphải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có như vậy các bộ phận trong bộmáy quản lý, cũng như trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mới hoàn thànhtốt nhiệm vụ của mình

này các nhà quản lý sẽ sửa chữa những sai phạm trong quá trình sản xuất kinh doanh,thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm mạnh của doanh nghiệp

- Chức năng hạch toán kinh tế: Bao gồm hạch toán kế toán

và thống kê, đặc biệt là việc tổ chức ghi chép ban đầu, công tác thông tin kinh tế nội bộdoanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các cơ quan cấp trên

2- Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

a- Khái niệm: Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh nghiệp (bao

gồm hệ thống các phòng ban chức năng) có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản

lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sảnxuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

b- Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứngđược yêu cầu chủ yếu sau đây:

Một là, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng quản lýnhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoạch với chi phí ítnhất và hiệu quả kinh tế nhiều nhất

Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng chế độ tráchnhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao độngtrong doanh nghiệp

Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế và kỹthuật của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng đượcchuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơndoanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ Những đặc điểm kinh tế – kỹ thuật như loại hình sảnxuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công laođộng xã hội đều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ maý quản lý doanh nghiệp

Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu tinh giảm vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý

Một bộ máy quản lý được coi là tinh giảm khi có số khâu, số cấp ít nhất, tỷ lệgiữa số cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ so với tổng số cán bộ công nhân viênnhỏ nhất mà chi phí cho bộ máy quản lý trong giá thành sản phẩm ít nhất

Nó được coi là vững mạnh khi những quyết định quản lý được chuẩn bị mộtcách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát hợp với thực tiễn sản xuất, khi những quyết định

ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp nhận với tinh thần kỷ luật nghiêm khắc và ýthức tự giác đầy đủ

Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính biệnchứng giữa tập chung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọi người Cầntập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một người

Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính xác từnhững quyết định, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc, tất yếu dẫntới hợp tác hoá sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả Vì vậy bất kỳmột sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất, trong cơ cấu tổ chức bộ máy

có các chức danh thủ trưởng, vị trí mối quan hệ trong các chức danh này

TT Chức danh

thủ trưởng

Vị trí từng chức danh

Phạm vi phát huy tác dụng

Người giáp việc thủ trưởng

Người dưới quyền

1 Giám đốc TT cao nhất

trong toàn doanh nghiệp

Toàn bộ doanh nghiệp

Các phó giám đốc

Mọi người trong doanh nghiệp

2 Quản đốc TT cao nhất

trong phân xưởng

Toàn bộ phân xưởng

Các phó quản đốc

Mọi người trong phân xưởng

3 Đốc công TT cao nhất

trong ca làm việc

Toàn ca làm việc

Không Mọi người

trong ca làm việc

4 Tổ trưởng công

tác

TT cao nhất trong tổ

Toàn tổ Tổ phó Mọi người

Toàn phòng ( ban)

Toàn phòng ban

Mọi người trong phòng

Thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởngcấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp, thủ trưởng từng bộ phận có quyềnquyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị của mình quản lý, chịu trách nhiệmtrước giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách Thủ trưởng mỗi cấp

có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động ở từng cấp đã được quyếtđịnh về chức năng, quyền hạn nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, tất cả các cấp phó đều

là những người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tương đương và phải chịu tráchnhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp của mình, mọi người trong từng bộ phận lànhững người thừa hành cảu thủ trưởng cấp trên trước hết là thủ trưởng của cấp tươngđương và phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng Giám đốc là thủtrưởng cấp trên và là thủ trưởng cao nhất trong doanh nghiệp, chịu hoàn toàn tráchnhiệm về mọi mặt hoạt động trong sản xuất kinh doanh, chính trị, xã hội trong doanhnghiệp trước tập thể người lao động và trước chủ sở hữu doanh nghiệp, mọi ngườitrong doanh nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc

Thực hiện đầy đủ các yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy của bộmáy quản lý doanh nghiệp công nghiệp mang đầy đủ tính chất của sản xuất lớn và hoạtđộng theo phương thức kinh doanh xã hội chủ nghĩa.

Nếu như bộ máy quản lý mà thích nghi với môi trường thì nó sẽ tạo và thúc đẩysản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngược lại bộ máy quản lý mà sơ cứng thì nó sẽ khôngtồn tại được, không ứng phó được với thị trường Bộ máy quản lý không mất tiền nhưngnếu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý thì nó sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận,thúc đẩy sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý cũng như sản phẩm nhất định, nó cũng cóvòng đời của nó, sự ổn định của bộ máy quản lý là tương đối

II- Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, nó quyết định hiệu quả của sản xuất kinh doanh chung của toàndoanh nghiệp Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phương pháp quản lýphù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, có sự tổ chức sản xuất kinh doanh hợp

lý, cũng như có sự chỉ đạo, kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được nhữngđiểm mạnh, khắc phục những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với nền kinh

tế thị trường đầy biến động và ngày càng phát triển hơn

1- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh

a Khái niệm:

Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong

hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc

và quy tắc của quản trị quy định

Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệthống Cơ cấu tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống Cơ cấu là chỉ tiêu

Cơ cấu tổ chức quản lý chính là sự phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó cótác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý Một mặt cơ cấu tổ chức quản

lý phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động trở lại quá trình sản xuất

* Nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức :

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo nhữngnguyên tắc sau:

- Đảm bảo tính tối ưu của cơ cấu: Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý,

số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang còn số

cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc Mỗi doanh nghiệp cầnxác định số lượng cấp quản lý, bộ phận quản lý và mối quan hệ hợp lý giữa chúngđảm bảo cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp có tính năng động cao, luôn đi sát vàphục vụ các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quảnhất.

- Đảm bảo tính linh hoạt của cơ cấu: Cơ cấu tổ chức có khả năng ứng linhhoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong sản xuất, đảm bảo từ lúc ra quyết định đếnlúc thực hiện quyết định là ngắn nhất hoặc không phải thay đổi quyết định

- Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động tức là đảm bảo tính chính xác củatất cả lượng thông tin, nhờ đó dể duy trì sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ củatất cả các bộ phận của cơ cấu

- Đảm bảo tính kinh tế của quản lý tức là chi phí quản lý ít nhất nhưng đạthiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn đánh giá yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dựtính bỏ ra và kết quả sẽ thu về được

Trong thực tế có ba kiểu cơ cấu bộ máy quản lý Tuỳ theo nhiệm vụ, mục tiêuriêng của mình mà mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ cấu bộ máy quản lý chophù hợp

+ Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:

Cơ cấu này có đặc điểm là mọi công việc và quyền hành đều được giao chotừng đơn vị và quan hệ quyền hành được phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp

- Ưu điểm:

+ Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn

Lãnh đạo tổ chức

Người thực hiện 5 Người thực hiện 6 Người thực hiện 7 Người thực hiện 8 Người thực hiện 1 Người thực hiện 2 Người thực hiện 3 Người thực hiện 4

Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 2

Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 2

+ Duy trì được tình tính kỷ luật và dễ kiểm tra

+ Liên hệ đơn giản, ra quyết định nhanh chóng

+ Mệnh lệnh thống nhất tiện cho giám đốc, tạo điều kiện duy trì chế độmột thủ trưởng

- Nhược điểm+ Không chuyên môn hoá, không có sự phân công hợp lý, dễ gây tìnhtrạng quá tải đối với cấp quản lý

+ Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền độc đoán

+ Phụ thuộc quá nhiều vào các nhà quản lý do đó rễ gặp khủng hoảng khikhông có nhà quản lý

Mô hình cơ cấu quản lý trực tuyến

+Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng:

Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc các đơn vị sự nghiệp Nhưng đối vớicác doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên áp dụng

-Ưu điểm

+ Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý

+ Tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn

+ Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo

-Nhược điểm

Lãnh đạo tổ chức

Lãnh đạo chức năng A1

Lãnh đạo chức năng A

Lãnh đạo chức năng A2 Lãnh đạo chức năng B1 Lãnh đạo chức năng B2

+ Khó duy trì tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp

+ Khó xác định trách nhiệm

+ Gây phức tạp trong mối quan hệ

Lãnh đạochức năng B

Thựchiệnchứcnăng

B21

Thựchiệnchứcnăng

B11

Thựchiệnchứcnăng

B22

Thựchiệnchứcnăng

B12

Thựchiệnchứcnăng

A21

Thựchiệnchứcnăng

A22

Thựchiệnchứcnăng

Mô hình quản lý theo chức năng

+ Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng:

Hiện nay cơ cấu được áp dụng rộng rãi, phổ biến Nó đã khắc phục được nhữngnhược điểm của hai kiểu cơ cấu trên Đặc điểm cơ bản của kiểu cơ cấu này có sự tồntại các đơn vị chức năng, các đơn vị làm nhiệm vụ chuyên môncho cấp quản lý, nhưngkhông có quyềnchỉ đạo các đơn vị trực tuyến

+ Tạo điều kiện đào tạo cho chuyên gia

-Nhược điểm:

+ Nếu không phân định rõ ràng quyền hạn thì rễ gây hỗn độn như mô hình chứcnăng

+ Hạn chế mức chế độ sử dụng kiến thức của chuyên viên

+ Dễ tạo ra xu hướng tập trung hoá đối vơí các nhà quản trị cấp cao

+ Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau, do không thốngnhất quyền hạn và quan điểm

Lãnh đạo tuyến A22

Lãnh đạo tổ chức

Phòng chức năng 1 Phòng chức năng 2 Phòng chức năng 3 Phòng chức năng 4

Lãnh đạo tuyến B1 Lãnh đạo tuyến A1

Lãnh đạo tuyến A21 Lãnh đạo tuyến B21 Lãnh đạo tuyến B22

Người thực hiện 1 Người thực hiện 2 Người thực hiện 3 Người thực hiện 4 Người thực hiện 5 Người thực hiện 6 Người thực hiện 7 Người thực hiện 8

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng

2- Phân công và hiệp tác quản lý

a- Phân công lao động theo chức năng: Theo hình thức này thì toàn bộ hệ thống quản lý

được chia thành nhiều chức năng Việc phân công lao động theo chức năng còn phảicăn cứ vào những yêu cầu và những bảng quy định của ngành sản xuất, của công ty vànhà nước, trong đó nội dung của các bảng quy định gồm:

+ Phần chung: Quyền chỉ đạo, trình tự bổ nhiệm, những yêu cầu về trình độ chuyênmôn của các cấp bậc trong từng chức năng

+Nhiệm vụ và quyền hạn