Cải tiến quy trình và chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án tại công ty nguyễn kim

Chính vì những khó khăn này cùng với vị trí công tác hiện tại của tác giả ở công ty, tác giả quyết định chọn đề tài “CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -

BÙI THỊ MỸ THUẬN

CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN

TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM

Ngành : Hệ thống thông tin quản lý

Mã số: 60.34.04.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -

BÙI THỊ MỸ THUẬN

CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN

TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM

Ngành : Hệ thống thông tin quản lý

Mã số: 60.34.04.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ GVHD: TS.PHAN TRỌNG NHÂN

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2018

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG TP.HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: Tiến sĩ Phan Trọng Nhân

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bải vệ luận văn Thạc sĩ)

1 PGS.TS Đặng Trần Khánh, Chủ tịch

2 TS Phan Trọng Nhân, Hướng dẫn chính

3 TS Lê Hồng Trang, Thư ký

4 TS Trương Tuấn Anh, Phản biện 1

5 PGS.TS Nguyễn Tuấn Đăng, Phản biện 2

6 PGS.TS Nguyễn Thanh Bình, Ủy viên

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá luận văn và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã đươc sửa chữa (nếu có)

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA KH & KTMT

PGS.TS Đặng Trần Khánh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: BÙI THỊ MỸ THUẬN MSHV:1570548

Ngày, tháng, năm sinh: 20/09/1984 Nơi sinh: Bình Thuận

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý Mã số: 60.34.04.05

I TÊN ĐỀ TÀI

Cải tiến quy trình và chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch

dự án tại công ty Nguyễn Kim.

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG

1 Tìm hiểu tổng quan và phân tích hiện trạng quy trình quản lý công việc cho các dự

án bất động sản tại Công ty Nguyễn Kim. 

2. Nghiên cứu các cơ sở lý thuyết liên quan đến quy trình quản lý công việc đối với các dự án. 

3. Khảo sát ý kiến cấp lãnh đạo các Khối Đầu tư để thống nhất quy trình khai báo công việc trên phần mềm. 

4 Đề xuất quy trình khai báo công việc mới và xác thực sự chấp thuận triển khai quy trình đề xuất.  

5 Triển khai quy trình khai báo công việc mới trên phần mềm. 

6. Kiến nghị cập nhật lại chức năng quản lý công viêc theo quy trình mới từ kết quả khảo sát các cấp lãnh đạo. 

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS PHAN TRỌNG NHÂN

Tp.HCM, ngày tháng năm 2018

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TRƯỞNG KHOA KH & KTMT

TS PHAN TRỌNG NHÂN

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, cho tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Thầy TS.Phan Trọng Nhân, Thầy đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện Luận văn Có những lúc tôi dường như không có hướng ra cho đề tài nghiên cứu của mình Trong quá trình đi khảo sát ý kiến người dùng, tôi lại tiếp tục gặp khó khăn ở phần kết quả thu thập Nhưng Thầy đã đồng hành cùng tôi trong những lúc gặp khó khăn và Thầy

đã gỡ ra được các khó khăn đó Từ đó, tôi lại có hướng đi cho luận văn của mình Tôi cũng chân thành cảm ơn các Thầy Cô ở Khoa KH & KTMT đã tận tình giảng dạy

và truyền đạt cho tôi nhiều kiến thức trong quá trình học tập để áp dụng vào công việc trong thực tế

Cuối cùng, tôi xin gởi lời cảm ơn đến các cấp quản lý, đồng nghiệp tại Công ty Nguyễn Kim, các anh, chị, em lớp MIS – 2015 đã hỗ trợ và tạo điều kiện để tôi hoàn thành luận văn này

TP.HCM, ngày 18 tháng 06 năm 2018

Học viên khóa 2015

BÙI THỊ MỸ THUẬN

TÓM TẮT

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Ở Việt Nam nói chung và công ty Nguyễn Kim nói riêng, việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý là rất cần thiết và cấp bách Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý sẽ giúp cho Công ty tiết kiệm rất nhiều

về thời gian, nhân sự, chi phí và quan trọng hơn là giúp cho các nhà quản lý có được các thông tin nhanh chóng và kịp thời

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Nguyễn Kim là Công ty hoạt động kinh doanh

đa ngành nghề nhưng lĩnh vực chính là bất động sản Trong lĩnh vực bất động sản có rất nhiều vấn đề cần quản lý như: chi phí, nhân công, tài sản, tiến độ dự án Tiến độ của một dự án ảnh hưởng rất nhiều đến uy tính và sự phát triển của công ty

Hiện tại, Công ty đã có quy trình phê duyệt chấp thuận đầu tư và quy trình lập kế hoạch công việc Nhưng hai quy trình này đã gây ra không ít khó khăn cho các khối đầu tư, làm ảnh hưởng đến chi phí hoạt động tại phòng ban Bên cạnh đó công ty cũng

đã có phần mềm Quản lý kế hoạch dự án (PMP) để quản lý công việc đối với mỗi dự

án Nhưng do phần mềm có thiết kế giao diện nhập liệu gây quá nhiều khó khăn trong công tác nhập liệu, đánh giá và thống kê tổng quan tiến độ thực hiện công việc Từ

đó, làm cho nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch dự án tại các phòng ban còn hạn chế, dần dần các phòng ban đã chuyển sang báo cáo công việc bằng phương pháp nhập tay dữ liệu trên các công cụ như: Microsoft Excel, Microsoft Project Chính vì những khó khăn này cùng với vị trí công tác hiện tại của tác giả ở công ty, tác giả quyết định chọn đề tài “CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN

LÝ CÔNG VIỆC TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH DỰ ÁN TẠI CÔNG

TY NGUYỄN KIM” Với đề tài này, tác giả thực hiện nghiên cứu cải tiến quy trình lập kế hoạch cho mỗi dự án và cải tiến chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án sao cho tối ưu nhất, nhằm hỗ trợ cấp quản lý tại công ty trong việc theo dõi kế hoạch của dự án được nhanh chóng và kịp thời

ABSTRACT

In the context of global economic integration, along with the strong development of information technology, In Vietnam in general and Nguyen Kim company in particular, the application of information technology in the management is very necessary and urgent Applying information technology in management will help the company save a lot of time, personnel, cost and more importantly, help managers get information quickly and in time

Nguyen Kim Investment and Development Joint Stock Company is a multi-industry business company, but the main field is real estate In the field of real estate there are many issues that need management, which is indispensable is the work plan in each project The progress of a project greatly influences the prestige and development of the company

At present, the company has a process of approval of investment approval and the process of job planning But these two processes have caused many difficulties for the investment block, affecting the operating costs in the department In addition, the company also has Project Management (PMP) software that manages work for each project But because the software has an interface design, it causes too many difficulties in inputting, evaluating and summarizing the progress of the work As a result, the demand for the Project Management Plan software in the departments was limited, and departments gradually switched to manual reporting on tools such as: Microsoft Excel, Microsoft Project Because of these difficulties, along with the current position of the author in the company The author decided to select the topic

"Improving the process and task management functionality of the project management plan software at Nguyen Kim company" Under this topic, the author study the planning process for each project and improve the work management function of the software in the most optimal way to support the management level in the company to follow track the project plan quickly and in a timely manner

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng tất cả nội dung trong luận văn này là do tôi hoàn toàn thực hiện nghiên cứu Dữ liệu thu thập, xử lý có nguồn gốc rõ ràng, trung thực và khách quan

Ngày 18 tháng 06 năm 2018

Bùi Thị Mỹ Thuận

MỤC LỤC

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ ii

LỜI CẢM ƠN iii

TÓM TẮT iv

ABSTRACT v

LỜI CAM ĐOAN vi

MỤC LỤC vii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ix

DANH MỤC BẢNG xi

DANH MỤC HÌNH xii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

1.3 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu 2

1.3.2 Mô hình nghiên cứu và kế hoạch thực hiện 3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 5

2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

2.1.1 Tổng quan về dự án và quản lý dự án? 5

2.1.1.1 Khái niệm Dự án 5

2.1.1.2 Vai trò của người quản lý dự án 5

2.1.1.3 Các mô hình quản lý dự án đầu tư 5

2.1.1.4 Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tư 9

2.1.2 Lợi ích của việc ứng dụng ERP 10

2.1.2.1 Khái niệm ERP 10

2.1.2.2 Lịch sử phát triển của ERP 10

2.1.2.3 Lợi ích kinh doanh của ERP 12

2.2 CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 15

2.2.1 Lập kế hoạch dự án 15

2.2.1.1 Cấu trúc phân chia công việc và lịch biểu sơ đồ GANT 15

2.2.1.2 Sơ đồ mạng 16

2.2.2 Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn 19

2.2.2.1 Phương pháp quan sát 19

2.2.2.2 Phương pháp điều tra 21

2.2.2.3 Phương pháp chuyên gia 26

CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG TẠI CÔNG TY NGUYỄN KIM 29

3.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY 29

3.1.1 Tổng quan hoạt động công ty 29

3.1.2 Giới thiệu ngành Bất động sản tại công ty 30

3.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 33

3.3 HIỆN TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 34

3.3.1 Các phân hệ nghiệp đang sử dụng tại công ty 34

3.3.2 Quy trình quản lý công việc trong ngành BĐS tại công ty 35

3.3.2.1 Quy trình xác định đầu tư dự án 35

3.3.2.2 Quy trình lập công việc thực hiện trong dự án 36

3.3.2.3 Chức năng khai báo công việc trên phần mềm PMP 37

CHƯƠNG 4: CẢI TIẾN QUY TRÌNH VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 39

4.1 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 39

4.1.1 Xác định dữ liệu cần thu thập 39

4.1.2 Xác định mục đích và đối tượng khảo sát ý kiến 42

4.1.3 Khảo sát và kết quả 42

4.1.3.1 Quá trình thu thập thông tin khảo sát 42

4.1.3.3 Đề xuất 45

4.2 CẢI TIẾN CÔNG CỤ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 49

4.2.1 Khảo sát về việc sử dụng phần mềm quản lý công việc 49

4.2.2 Đề xuất cải tiến quy trình và cập nhật chức năng quản lý công việc 51

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 53

5.1 KẾT LUẬN 53

5.2 KIẾN NGHỊ 53

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

PHỤ LỤC 1 57

PHỤ LỤC 2 60

PHỤ LỤC 3 61

PHỤ LỤC 4 65

PHỤ LỤC 5 66

PHỤ LỤC 6 67

PHỤ LỤC 7 68

PHỤ LỤC 8 69

PHỤ LỤC 9 71 

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Tên viết tắt Tên viết đầy đủ Diễn giải

ERP Enterprice Resource Planning Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp WBS Work Breakdown Structure Cấu trúc phân chia công việc CPM Critical Path Method Phương pháp đường găng

PERT Project Evaluation and

Review Techniques

Kỹ thuật ước lượng và đánh giá dự

án AOA Activity On Arrow network Hoạt động trên hướng mũi tên AON Activity On Node netwwork Hoạt động trên nút mạng

HRM Human Resource

Management

Quản lý nguồn nhân lực

PMP Project Management Plan Quản lý kế hoạch dự án

EMS Executive Management

CNTT Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin

HĐQT Hội đồng Quản trị Hội đồng quản trị

ĐKQDSĐ Đăng ký quyền sử dụng đất Đăng ký quyền sử dụng đất

GPQH Giấy phép quy hoạch Giấy phép quy hoạch

VP.HĐQT Văn phòng hội đồng quản trị Văn phòng hội đồng quản trị

BPMN Business Process Model and

Notation

Ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2-1: Lịch sử phát triển của ERP 11

Bảng 2-2: Before and After ERP: Systems Standpoint 12

Bảng 2-3: Before and After ERP: Business Standpoint 13

Bảng 2-4: Lợi ích của ERP 14

Bảng 3-1: Danh sách các phần tử mô hình hóa cơ bản và ký hiệu 35

Bảng 4-1: Biểu mẫu khai báo kế hoạch chi tiết dự án 40

Bảng 4-2: Danh sách công việc theo từng giai đoạn 41

Bảng 4-3: Kết quả thống kê số giai đoạn trong dự án 42

Bảng 4-4: Kết quả thống kê ý kiến đồng thuận công việc trong giai đoạn 1 43

Bảng 4-5: Kết quả thống kê ý kiến đồng thuận công việc trong giai đoạn 2 43

Bảng 4-6: Kết quả thống kê ý kiến đồng thuận công việc trong giai đoạn 3 43

Bảng 4-7: Kết quả thống kê ý kiến đồng thuận công việc trong giai đoạn 4 44

Bảng 4-8: Thống kê chi tiết công việc thực hiện trong từng giai đoạn dự án 44

Bảng 4-9: Bảng kết quả thống kê sự hài lòng về quy trình cũ 46

Bảng 4-10: Bảng thống kê bộ phận thực hiện tạo giai đoạn trong dự án 46

Bảng 4-11: Bảng thống kê sự hài lòng theo quy trình mới đề xuất 47

Bảng 4-12: Bảng thống kê sự hài lòng đối với quy trình cũ 47

Bảng 4-13: Bảng thống kê cấp bật xét duyệt kế hoạch nhân viên 47

Bảng 4-14: Bảng thống kê cấp bật tạo kế hoạch chi tiết nhân viên 47

Bảng 4-15: Bảng thống kê bổ sung phân cấp công việc cha 48

Bảng 4-16: Bảng thống kê vị trí tạo công việc cha 48

Bảng 4-17: Bảng thống kê ý kiến về quy trình mới 49

Bảng 4-18: Mẫu báo cáo tuần của các khối Đầu tư 50

Bảng 4-19: Bảng mẫu lập kế hoạch chi tiết thực hiện dự án 50

DANH MỤC HÌNH

Hình 1-1: Lễ ký kết giữa Nguyễn Kim và McKinsey&Company 1

Hình 1-2: Mô hình nghiên cứu 3

Hình 2-1: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp thực hiện dự án 6

Hình 2-2 : Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 6

Hình 2-3: Mô hình chìa khoá trao tay 7

Hình 2-4: Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án 10

Hình 2-5: Phân chia công việc theo WBS 15

Hình 2-6: Sơ đồ GANT 15

Hình 2-7: Mối quan hệ FS 16

Hình 2-8: Mối quan hệ SS 16

Hình 2-9: Mối quan hệ FF 16

Hình 2-10: Mối quan hệ SF 16

Hình 2-11: Mô tả sự kiện bắt đầu và kết thúc 17

Hình 2-12: Sơ đồ mạng AOA 17

Hình 2-13: sơ đồ mạng AON 17

Hình 2-14: Hiển thì các thông số chính của sơ đồ mạng 18

Hình 2-15: Các dạng thời gian dự trữ 18

Hình 3-1: Các ngành kinh doanh tại công ty 29

Hình 3-2: sơ đồ ngành nghề hoạt động tại công ty 29

Hình 3-3: Dự án điển hình tại công ty 30

Hình 3-4: Cơ cấu tổ chức công ty Nguyễn Kim 33

Hình 3-5: Tổng quan những phân hệ đang hoạt động tại công ty 34

Hình 3-6: Quy trình xác định đầu tư dự án 36

Hình 3-7: Quy trình phê duyệt kế hoạch chi tiết công việc dự án 36

Hình 3-8: chức năng khai báo thông tin dự án 37

Hình 3-9: Chức năng dự án theo mẫu dự án đã được tạo 37

Hình 3-10: Chức năng khai báo công việc theo nhân viên 38

Hình 4-2: Quy trình xác định đầu tư dự án 46

Hình 4-3: Quy trình lập kế hoạch chi tiết cho nhân viên 48

Hình 4-4: Quy trình khai báo công việc trên công cụ quản lý 49

Hình 4-5: Thư gởi mẫu từ thư ký tổng hợp tại HĐQT 50

Hình 4-6: Mail hỗ trợ triển khai quản lý kế hoạch dự án trên phần mềm 51

Hình 4-7: chức năng khai báo chi tiết công việc 51

Hình 4-8: Quy trình khai báo công việc mẫu theo từng giai đoạn 52

Hình 4-9: Quy trình phân công công việc cho nhân viên 52 

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trước bối cảnh thị trường BĐS có tốc độ phát triển nhanh như vũ bão tại Việt Nam

(nguồn: https://cafeland.vn/tin-tuc) Công ty Nguyễn Kim cũng đẩy mạnh lĩnh vực

kinh doanh BĐS với rất nhiều hình thức đầu tư khác nhau Chính vì sự đầu tư phong phú này mà công ty Nguyễn Kim đang rất cần có công cụ để hỗ trợ cho sự kiểm soát các kế hoạch trong từng dự án Trong năm 2016 – 2017 công ty Nguyễn Kim đã mời công ty tư vấn McKinsey&Company, đây là một Công ty tư vấn quản lý duy nhất trên thế giới có bộ phận chuyên trách bất động sản McKinsey&Company làm việc với top 3-5 công ty/tập đoàn bất động sản ở mỗi thị trường bao gồm cả Đông Nam Á (và Việt Nam)

Hình 1-1: Lễ ký kết giữa Nguyễn Kim và McKinsey&Company

Trước khát vọng muốn đẩy mạnh phát triển lĩnh vực bất động sản như vậy Quy trình chấp thuận đầu tư dự án và chức năng quản lý công việc trong dự án là rất cần thiết

Từ đó, tác giả chọn đề tài này để làm luận văn thạc sĩ với mong muốn đóng góp kiến thức đã học và kinh nghiệm thực tiễn vào sự nghiệp phát triển của Công ty Nguyễn Kim

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Cải tiến quy trình chấp thuận đầu tư dự án

- Cải tiến quy trình và chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án

1.3 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.3.1 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Luận văn tập trung nghiên cứu về những quy trình lập kế hoạch cho dự án, cập nhật chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án theo quy trình mới nghiên cứu này Tất cả dữ liệu thu thập và phân tích được thực hiện tại công ty Nguyễn Kim

- Đối tượng được khảo sát là những đối tượng nắm giữ vị trí quan trọng và có quyền

ra quyết định mọi kế hoạch hoạt động tại các khối/ ngành Bên cạnh đó còn có đội ngũ chuyên gia thuộc công ty tư vấn McKinsey & company đang làm việc tại công

ty Nguyễn kim trong thời gian hợp tác Những đối tượng đang sử dụng phần mềm để khai báo kế hoạch công việc ở các khối/ngành

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu

- Nguồn dữ liệu: được tổng hợp từ các nguồn tài liệu của công ty tư vấn McKinsey & company, tài liệu nội bộ lưu trữ trong công ty Nguyễn Kim, các công trình nghiên cứu liên quan như: tạp chí Xây dựng số 3/2010, Luật xây dựng năm 2014

- Đối tượng khảo sát:

o Phục vụ cho việc cập nhật chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản

lý kế hoạch dự án PMP là: Những cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện công việc nhập liệu tại các khối/ngành

o Đối tượng phục vụ cho việc xây dựng quy trình lập kế hoạch cho các giai đoạn

dự án, công việc thực hiện trong mỗi giai đoạn và trình tự thực hiện của từng công việc là: Ban Giám đốc tại các khối/ngành trong công ty, các chuyên gia

tư vấn thuộc công ty tư vấn McKinsey & company

1.3.2 Mô hình nghiên cứu và kế hoạch thực hiện

- Mô hình nghiên cứu:

Hình 1-2: Mô hình nghiên cứu

o Khảo sát đối tượng liên quan đến quy trình lập kế hoạch cho dự án

o Phân tích thực trạng sử dụng chức năng quản lý công việc trên phần mềm Quản lý kế hoạch dự án tại công ty

o Đề xuất cải tiến quy trình lập kế hoạch dự án và chức năng quản lý công việc trên phần mềm quản lý kế hoạch dự án tại công ty

Đề xuất cập nhật chức năng quản lý công việc và quy trình thực hiện công việc trong dự án bất động sản

thực hiện công việc

Khảo sát đối tượng ảnh hưởng đến khai báo và thực hiện công việc

1.4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI

Nghiên cứu này giúp cho các khối/ngành tại công ty Nguyễn Kim nhìn thấy được sự cần thiết trong việc ứng dụng ERP vào trong công tác quản lý Đồng thời, giúp hỗ trợ các cấp lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ hơn về tiến độ thực kế hoạch của mỗi dự án do khối, ngành đang phụ trách Chủ động trong việc kiểm tra đột xuất kết quả thực hiện công việc đối với từng nhân viên Nghiên cứu này còn giúp cải thiện được quy trình lập kế hoạch dự án

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN

QUAN

2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1.1 Tổng quan về dự án và quản lý dự án?

2.1.1.1 Khái niệm Dự án

Có rất nhiều định nghĩa từ các tác giả khác nhau

Một dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất Bản chất tạm thời của các dự án chỉ ra rằng một dự án có một

sự bắt đầu và kết thúc rõ ràng Sự kết thúc đạt được khi các mục tiêu của dự án đã đạt được, hoặc khi dự án bị chấm dứt bởi vì các mục tiêu của nó sẽ không hoặc không thể được đáp ứng, hoặc khi nhu cầu cho dự án không còn tồn tại nữa (nguồn: A Guide

to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (2013), Project Management Institute)

2.1.1.2 Vai trò của người quản lý dự án

Việc thực hiện dự án được lập kế hoạch và kiểm soát bởi người quản lý dự án Người quản lý dự án được chỉ định bởi Cơ quan/tổ chức, tức là quản lý điều hành của Cơ quan/tổ chức đó Người quản lý dự án phải có đủ thẩm quyền để thực hiện trách nhiệm hình thành và quản lý một nhóm để hỗ trợ dự án Người quản lý dự án phải có kinh nghiệm trước khi quản lý các dự án tương tự trong quá khứ Người quản lý dự án có thể được giao nhiệm vụ quản lý nhiều dự án, có thể yêu cầu phân công người quản lý

dự án bổ sung để hỗ trợ Trong những trường hợp như vậy, người quản lý dự án sẽ đảm nhận vai trò của người quản lý chính

2.1.1.3 Các mô hình quản lý dự án đầu tư

chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và

tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án để quản

lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự uỷ quyền Mô hình này thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án Để quản lý chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án

Hình 2-1: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp thực hiện dự án

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa))

đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để diều hành dự án Chủ đầu tư không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án thì phải thuê tổ chức chuyên môn hoặc giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án, chủ đầu tư phải trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt tổ chức điều hành

dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân có năng lực và có đăng ký về tư vấn đầu tư và xây dựng

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa))

Chủ đầu tư dự án

Tổ chức thực

hiện

Tổ chức thực hiện Tổ chức thực hiện

Ban chuyên gia cố

vấn dự án

Chủ đầu tư dự án

Chủ nhiệm điều hành dự án

Các chủ thầu

Hình 2-2 : Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

- Mô hình chìa khoá trao tay: Mô hình này là hình thức tổ chức trong đó nhà

quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là " chủ" của dự án Hình thức chìa khoá trao tay được áp dụng khi chủ đầu tư được phép tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát thiết

kế, mua sắm vật tư, thiết bị, xây lắp cho đến khi bàn giao công trình đưa vào khai thác, sử dụng Tổng thầu thực hiện dự án có thể giao thầu lại việc khảo sát, thiết kế hoặc một phần khối lượng công tác xây lắp cho các nhà thầu phụ

Hình 2-3: Mô hình chìa khoá trao tay

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa))

xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án thì được áp dụng hình thức tự thực hiện dự

án Hình thức tự thực hiện dự án chỉ áp dụng đối với các dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính chủ đầu tư (vốn tự có, vốn vay, vốn huy động từ các nguồn khác) Khi thực hiện hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng), chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, chất lượng công trình xây dựng

điểm dự án đầu tư được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án) Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án

Chủ đầu tư dự án

Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án

Chọn tổng thầu (chủ nhiệm điều hành dự án)

Thầu phụ

Gói thầu 2

Ưu điểm của mô hình như sau:

Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời một số mặt đối với các chuyên viên tham gia quản lý dự án đầu tư Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quả vốn, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên viên

Nhược điểm của mô hình như sau:

Đây là cách tổ chức quản lý không theo yêu cầu của khách hàng Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều

nỗ lực vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các phòng chức năng khác cùng thực hiện dự án Do đó dự án không nhận được sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động hoặc bị coi nhẹ

thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao

Mô hình quản lý này có ưu điểm:

Đây là hình thức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường

Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn nđối với dự án

Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm

dự án, chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành

Do sự tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn

Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm sau:

Khi thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ

số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực

Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về thời gian, chi phí của dự án nên các ban quản lý dự án có xu hướng tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án

lý dự án theo chức năng và mô hình quản lý chuyên trách dự án Từ sự kết hợp này hình thành hai loại ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu

Mô hình này có ưu điểm sau:

Mô hình này giao quyền cho Chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến

độ, trong phạm vi kinh phí được duyệt

Các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau

Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kết thúc dự án các thành viên ban quản lý dự án có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại phòng chức năng của mình

Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng

và những thay đổi của thị trường

Nhược điểm của mô hình này là:

Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án

Về lý thuyết các Chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật Nhưng trên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án

Mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý Vì một nhân viên

có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau

2.1.1.4 Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tư

Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản như quy mô

dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực hiện trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng

và hệ thống thông tin

Hình 2-4: Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án

2.1.2 Lợi ích của việc ứng dụng ERP

2.1.2.1 Khái niệm ERP

Hệ thống ERP là các công cụ phần mềm được sử dụng để quản lý dữ liệu doanh nghiệp Hệ thống ERP giúp các tổ chức đối phó với chuỗi cung ứng, tiếp nhận, quản

lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng của khách hàng, lập kế hoạch sản xuất, vận chuyển,

kế toán, quản lý nhân sự và các chức năng kinh doanh khác (Somers and Nelson, 2003)

2.1.2.2 Lịch sử phát triển của ERP

Trong những năm 1960, hầu hết các gói phần mềm bao gồm khả năng kiểm soát hàng tồn kho Các hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), được giới thiệu vào những năm 1970, đã sử dụng một lịch sản xuất tổng thể và một hóa đơn tài liệu với danh sách các tài liệu cần thiết để sản xuất từng hạng mục (xem Bảng 2-1) Sau đó, các hệ thống MRP được tăng cường bằng cách thêm các công cụ lập kế hoạch bán hàng, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập kế hoạch năng lực cắt thô - cung cấp đầu vào cho lập kế hoạch sản xuất, được gọi là MRP kín (Somers và Nelson, 2003) Trong những năm 1980, các hệ thống MRPII đã kết hợp hệ thống kế toán tài chính cùng với các hệ thống quản lý sản xuất và vật liệu (Somers andNelson, 2003)

MRPII đã hướng tới một hệ thống kinh doanh tích hợp đã phát triển tài liệu và các yêu cầu về năng lực cho sản xuất và dịch các yêu cầu này thành thông tin tài chính Đến những năm 1990, hệ thống ERP cung cấp tích hợp liền mạch của tất cả các luồng

Chính sách nhà nước

Văn hóa

xã hội

Điều kiện tự nhiên

Trình

độ

KH-CN Chất

lượng nhân sự

Năng lực tổ chức

Khả năng tài

thông tin trong công ty - kế toán tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng (Somers và Nelson, 2003)

Bảng 2-1: Lịch sử phát triển của ERP

(nguồn: Mary Sumner (2014), Enterprise Resource Planning Pearson)

Hệ thống ERP áp dụng phương pháp "tích hợp hệ thống" bằng cách thiết lập một bộ ứng dụng chung hỗ trợ hoạt động kinh doanh Trên thực tế, việc triển khai thành công

hệ thống ERP thường yêu cầu tái thiết kế quy trình kinh doanh để phù hợp hơn với phần mềm ERP (Brown và Vessey, 2003; Dahlen và Elfsson, 1999) Tùy biến giới hạn giúp việc nâng cấp phần mềm ERP trở nên đơn giản hơn khi các phiên bản và tiện ích bổ sung mới xuất hiện theo thời gian

Bảng 2-2: Before and After ERP: Systems Standpoint

(nguồn: Mary Sumner (2014), Enterprise Resource Planning Pearson)

2.1.2.3 Lợi ích kinh doanh của ERP

Từ một quan điểm kinh doanh tổng thể, một hệ thống ERP đạt được một số mục tiêu quan trọng, bao gồm tối đa hóa thông lượng thông tin, giảm thiểu thời gian phản hồi đến cho khách hàng và nhà cung cấp và cung cấp thông tin kịp thời cho người ra quyết định Quan trọng nhất, hệ thống ERP còn tích hợp thông tin trong suốt chuỗi cung ứng Từ quan điểm kinh doanh, điều này có nghĩa là giảm chi phí, giảm hàng tồn kho và cải thiện hiệu suất hoạt động (xem bảng 2-3)

Bảng 2-3: Before and After ERP: Business Standpoint

(nguồn: Mabert, Soni, and Venkataramanan, 2000; Olhager and Selldin, 2003)

Hệ thống ERP được thiết kế để cung cấp các lợi ích kinh doanh trong bán hàng và phân phối, sản xuất, chi phí, dịch vụ thực địa và kế toán Khảo sát của các công ty sản xuất của Mỹ và Thụy Điển cho thấy rằng lợi ích ERP bao gồm thông tin kịp thời, tương tác gia tăng trên toàn doanh nghiệp và quản lý trật tự được cải thiện (xem Bảng

2 - 4)

Trong bán hàng, tăng hiệu quả dẫn đến khả năng cung cấp báo giá thấp hơn, giảm thời gian dẫn đầu và cải thiện khả năng phản hồi tổng thể cho nhu cầu của khách hàng Trong sản xuất, kỹ thuật đồng thời có nghĩa là thiết kế và sản xuất sản phẩm nhanh hơn Trong lĩnh vực dịch vụ, dữ liệu về lịch sử dịch vụ khách hàng và các bộ phận được bảo hành có sẵn để hiển thị các khoản phí là chính xác Các nhà cung cấp được trả tiền nhanh hơn bởi vì các hệ thống tài khoản phải trả được đáp ứng và chính xác Nhìn chung, mức độ hoạt động xuất sắc trong toàn bộ doanh nghiệp được tối ưu hóa, từ đơn đặt hàng của khách hàng thông qua phân phối và dịch vụ Nghiên cứu điển hình từ các tổ chức triển khai ERP minh họa lợi ích kinh doanh được ghi nhận trong các cuộc khảo sát (Mabert và cộng sự, 2000; Olhager và Selldin, 2003)

Bảng 2-4: Lợi ích của ERP

(Nguồn: Mabert, Soni, and Venkataramanan, 2000; Olhager and Selldin, 2003)

Tóm lại, các tổ chức có một lý do kinh doanh để thực hiện các hệ thống ERP Lợi ích kinh doanh của ERP bao gồm khả năng tiếp cận thông tin, truy cập dữ liệu trong toàn

tổ chức, cải thiện thời gian chu kỳ cho đơn đặt hàng, giảm thời gian đóng tài chính, giảm chi phí vận hành và giảm mức tồn kho Ngoài ra, hệ thống ERP cung cấp cơ hội

để sắp xếp lại quy trình kinh doanh với các phương pháp hay nhất và tích hợp thông tin toàn doanh nghiệp hỗ trợ tài chính, nhân sự, sản xuất và bán hàng và chức năng tiếp thị

2.2 CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN

2.2.1 Lập kế hoạch dự án

2.2.1.1 Cấu trúc phân chia công việc và lịch biểu sơ đồ GANT

Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một dự án WBS cung cấp nhiều lợi ích cho người quản lý dự án

Cấu trúc phân chia công việc WBS nên được xây dựng trước khi lập kế hoạch và phân công nguồn lực được thực hiện WBS là một hệ thống phân cấp đại diện cho dự

án xây dựng trong việc tăng mức độ chi tiết để xác định, tổ chức và hiển thị công việc

dự án trong các thành phần có thể đo lường và quản lý được Các cấp bậc công việc tăng lên theo cấp độ chia nhỏ công việc trong một dự án

Hình 2-5: Phân chia công việc theo WBS Lịch biểu sơ đồ GANT

 Hình 2-6: Sơ đồ GANT

Mối quan hệ giữa các tác vụ công việc:

Finish-to-Start (FS): tác vụ 2 không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ 1 kết thúc Mối quan hệ này được sử dụng phổ biến nhất

Dự án

Hình 2-7: Mối quan hệ FS Start-to-Start (SS): tác vụ 2 không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ 1 bắt đầu

Hình 2-8: Mối quan hệ SS Finish-to-Finish (FF): Tác vụ 2 không thể hoàn thành cho đến di tác vụ 1 hoàn thành

Hình 2-9: Mối quan hệ FF Start-to-Finish (SF): Tác vụ 2 không thể hoàn thành cho đến khi tác vụ 1 bắt đầu Mối quan hệ này rất hiếm gặp

Hình 2-10: Mối quan hệ SF Thời gian chờ và thời gian trễ

Phụ thuộc giữa các hoạt động có thể có thời lượng không bằng-

• Thời gian trễ = độ trễ được cho vào bởi sự phụ thuộc là dương (một số thời gian trôi qua giữa hai nhiệm vụ)

• Thời gian chờ = thời gian phụ thuộc là âm (các hoạt động chồng chéo một phần)

Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng

• Phương pháp đường GANT CPM (Critical Path Method)

• Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT (Project Evaluation and Review Techniques)

Các khái niệm cơ bản

• Sự kiện (Occurrent) là sự bắt đầu hay kết thúc của một hay một số công việc

• Công việc/Công tác (Task, Activity): Công việc là hoạt động sản xuất ở giữa hai

sự kiện (Công việc ảo/giả Công việc chờ đợi)

 Hình 2-11: Mô tả sự kiện bắt đầu và kết thúc

• Sơ đồ AOA (Activity On Arrow network)

 Hình 2-12: Sơ đồ mạng AOA

• Sơ đồ AON (Activity On Node network)

 Hình 2-13: sơ đồ mạng AON

Các thông số chính của sơ đồ mạng:

• Thời điểm sớm nhất để sự kiện xảy ra EO (Earliest Occurrence of an Event)

• Thời điểm sớm nhất để công việc bắt đầu ES (Earliest Start of an activity)

• Thời điểm muộn nhất để sự kiện xảy ra LO (Latest Occurrence of an Event)

• Thời điểm muộn nhất để công việc bắt đầu LS (Latest Start of an activity)

EOi = ESij

LOi có thể không bằng LSij

Các dạng thời gian dự trữ

 Hình 2-15: Các dạng thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ an toàn: Thời gian tối đa có thể trì hoãn bắt đầu hoặc kéo dài công việc mà không ảnh hưởng đến thời điểm kết thúc muộn nhất của công việc trước nó (không làm mất thời gian dự trữ của công việc trước nó) Khi sử dụng hết dự trữ này, các công việc phía sau công việc ij sẽ trở thành công việc “GANT”

tij

Thời gian dự trữ tổng

j i

Thời gian dự trữ tự do: Thời gian tối đa có thể trì hoãn sự hoàn thành của ij mà không ảnh hưởng đến mọi công việc sau nó Khi sử dụng hết thời gian này, các công việc trước công việc ij nằm trên đường dài nhất sẽ trở thành công việc GANT

Thời gian dự trữ độc lập: Thời gian tối đa có thể trì hoãn công việc ij mà không ảnh hưởng đến thời gian dự trữ của các công việc trước và sau ij

2.2.2 Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn

2.2.2.1 Phương pháp quan sát

Quan sát là phương pháp tri giác có mục đích, có kế hoạch một sự kiện, hiện tượng, quá trình (hay hành vi cử chỉ của con người) trong những hoàn cảnh tự nhiên khác nhau nhằm thu thập những số liệu, sự kiện cụ thể đặc trưng cho quá trình diễn biến của sự kiện, hiện tượng đó

Ý nghĩa của phương pháp là: Quan sát là phương thức cơ bản để nhận thức sự vật Quan sát sử dụng một trong hai trường hợp: phát hiện vấn đề nghiên cứu, đặt giả thuyết kiểm chứng giả thuyết Quan sát đem lại cho người nghiên cứu những tài liệu

cụ thể, cảm tính trực quan, song có ý nghĩa khoa học rất lớn, đem lại cho khoa học những giá trị thực sự

Các loại quan sát:

+ Theo dấu hiệu về mối liên hệ giữa người nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu có thể có các loại quan sát: trực tiếp, gián tiếp, công khai, kín đáo, có tham dự, không tham dự (chỉ đóng vai trò ghi chép)

+ Theo dấu hiệu không gian, thời gian, thì có các loại quan sát: liên tục, gián đoạn, theo đề tài tổng hợp, theo chuyên đề

+ Theo mục đích thì có các loại quan sát: Quan sát khía cạnh, toàn diện Quan sát có

bố trí (trong phòng thí nghiệm) Quan sát phát hiện, kiểm nghiệm v.v

+ Hoặc nếu theo mục đích xử lý thông tin thì có: quan sát mô tả, quan sát phân tích + Xác định rõ đối tượng quan sát Quan sát phải được tiến hành trong điều kiện tự nhiên của hoạt động: người được quan sát không biết mình đang bị quan sát, người

quan sát không nên can thiệp vào hoạt động tự nhiên và thay đổi hành vi của đối tượng (nếu là con người), người quan sát phải tự mình tham gia vào hoạt động (lao động, học tập, vui chơi…) cùng với người được quan sát (cùng tham gia) để đảm bảo tính tự nhiên của hiện tượng, quá trình nghiên cứu

+ Xác định rõ ràng mục đích, nhiệm vụ quan sát, từ đó phải xây dựng kế hoạch quan sát trong suốt quá trình nghiên cứu và chương trình của từng buổi quan sát Điều quan trọng là xác định quan sát toàn bộ hay chọn lọc, từ đó mới ghi lại tất cả cái gì mắt thấy tai nghe hay một mặt nào đó Không có chương trình, kế hoạch thì tài liệu thu thập được khó tin cậy, không loại trừ được các nhân tố ngẫu nhiên

+ Phải ghi lại kết quả (biên bản) quan sát: ghi lại sự kiện, điều kiện, hoàn cảnh diễn

ra sự kiện Chỉ có ghi lại mới đảm bảo được tính lâu dài và có hệ thống: nhờ đó mới thiết lập được mối quan hệ, liên hệ bản chất điển hình của những biểu hiện của hiện tượng, sự kiện hay tâm lý khác nhau, có thể ghi lại bằng máy ảnh, camera, quay phim, ghi âm, hay bằng tốc ký, biên bản quan sát v.v

– Quan sát những biến dạng:

+ Phương pháp phân tích các sản phẩm hoạt động: Trường hợp nghiên cứu đối tượng (là người) chỉ thông qua sản phẩm của nó Thực chất thì chính các quá trình tâm lý được “vật hóa” trong các sản phẩm hoạt động – đó là đối tượng nghiên cứu (Ví dụ: nghiên cứu tâm lý trẻ em thông qua bức tranh em vẽ, bài thơ do em làm, bài tập do

em thể hiện)

+ Phương pháp khái quát hóa các nhận xét độc lập (phương pháp nhận định độc lập) cũng là dòng họ của quan sát, vì các nhận định độc lập được xây dựng từ quan sát trong các hiện tượng khác nhau (ví dụ: quan sát trực tiếp học sinh – sinh viên trong giờ học khi dự giờ để tìm hiểu phong cách, thái độ học tập, hứng thú đối với môn học

và tích cực học tập của học sinh) Khái quát nhận xét riêng của từng giáo viên về một học sinh để nghiên cứu đặc điểm nhân cách của em đó

– Quan sát có ưu điểm là giữ được tính tự nhiên (khách quan của các sự kiện, hiện tượng và biểu hiện tâm lý con người, cung cấp số liệu sống động, cụ thể, phong phú, quan sát được thực hiện khá đơn giản, không tốn kém Tuy nhiên, nhược điểm cơ bản của quan sát là: người quan sát đóng vai trò thụ động, phải chờ đợi các hiện tượng diễn ra, không chủ động làm chúng diễn ra theo ý muốn được, khó khăn trong việc đánh giá sự tồn tại của những điều kiện nảy sinh các hiện tượng, sự kiện và do đó khó tách các mối liên hệ nhân quả

Tóm lại, quan sát là phương pháp nghiên cứu khoa học quan trọng, cần phải phối hợp với các phương pháp khác để đạt tới trình độ nhận thức bản chất bên trong của đối tượng

2.2.2.2 Phương pháp điều tra

Điều tra là phương pháp dùng những câu hỏi (hoặc bài toán) nhất loạt đặt ra cho một

số lớn người nhằm thu được số những ý kiến chủ quan của họ về một vấn đề nào đó Điều tra là phương pháp khảo sát một nhóm đối tượng trên một diện rộng nhằm phát hiện những quy luật phân bố, trình độ phát triển, những đặc điểm về mặt định tính và định lượng của các đối tượng cần nghiên cứu Các tài liệu điều tra được là những thông tin quan trọng về đối tượng cần cho quá trình nghiên cứu và là căn cứ quan trọng để đề xuất những giải pháp khoa học hay giải pháp thực tiễn Có hai loại điều tra: điều tra cơ bản và điều tra xã hội học

nghiên cứu các quy luật phân bố cũng như các đặc điểm về mặt định tính và định lượng Ví dụ: điều tra địa chất, điều tra dân số, điều tra trình độ văn hóa, điều tra chỉ

số thông minh (IQ) của trẻ em

Các bước của điều tra cơ bản thường được tiến hành như sau:

• Xây dựng kế hoạch điều tra gồm: mục đích, đối tượng, địa bàn, nhân lực, kinh phí

• Xây dựng các mẫu phiếu điều tra với các thông số, các chỉ tiêu cần làm sáng tỏ

• Chọn mẫu điều tra đại diện cho số đông, chú ý tới tất cả đặc trưng của đối tượng và chú ý đến: chi phí điều tra rẻ, thời gian có thể rút ngắn, nhân lực điều tra không quá đông, có thể kiểm soát tốt mọi khâu điều tra, dự tính được những diễn biến của quá trình điều tra và các kết quả nghiên cứu đúng mục đích

Có hai kỹ thuật chọn mẫu:

• Chọn mẫu xác suất là chọn mẫu ngẫu nhiên, đơn giản bằng cách lẫy mẫu theo hệ thống, từng lớp, từng nhóm hay theo từng giai đoạn thời gian

• Chọn mẫu chủ định là chọn mẫu theo chỉ tiêu cụ thể phục vụ cho mục đích nghiên cứu Về kích thước mẫu phải tính toán chi li cho phù hợp với chiến lược điều tra

và phạm vi đề tài

Xử lý tài liệu: Các tài liệu thu được bằng điều tra có thể được phân loại bằng phương pháp thủ công hay xử lý bằng công thức toán học thống kê và máy tính cho ta kết quả khách quan Khi kiểm tra kết quả nghiên cứu, có thể dùng cách lặp lại điều tra thay đổi địa điểm, thời gian, thay đổi người điều tra hoặc sử dụng các phương pháp nghiên cứu hỗ trợ khác

- Điều tra xã hội học: là điều tra quan điểm, thái độ của quần chúng về một sự kiện

chính trị, xã hội, hiện tượng văn hóa, thị hiếu

Ví dụ: điều tra nguyện vọng nghề nghiệp của thanh niên, điều tra hay trưng cầu dân

ý về một luật mới ban hành

Điều tra xã hội học thực chất là trưng cầu ý kiến quần chúng, được tiến hành bằng cách phỏng vấn trực tiếp, thảo luận hay bằng hệ thống ankét (đóng, mở)

Điều tra là một phương pháp nghiên cứu khoa học quan trọng, một hoạt động có mục đích, có kế hoạch, được tiến hành một cách thận trọng, do đó người nghiên cứu cần tuân thủ nghiêm túc các bước sau đây:

• Chuẩn bị điều tra gồm các thao tác: chọn mẫu, chọn địa bàn khảo sát, lựa chọn thời gian khảo sát, thiết kế phiếu hỏi và khảo sát định tính

• Tiến hành điều tra: điều tra viên phải được tập huấn để quán triệt mục đích, yêu cầu điều tra, thống nhất các biện pháp phù hợp với từng nhóm mẫu và từng địa bàn điều tra Trong quá trình điều tra, người nghiên cứu cần tuân thủ những yêu cầu đã được

đề ra Nếu sử dụng cộng tác viên, điều tra viên, người nghiên cứu cần giám sát điều tra với mục đích thu được thông tin một cách khách quan, tin cậy

• Xử lý kết quả điều tra: được tiến hành bằng phương pháp nghiên cứu lý thuyết: phân tích tư liệu, tổng hợp và phân loại tư liệu và tiến hành xử lý số liệu bằng phương pháp thống kê, phân tích, so sánh theo những biến số độc lập để rút ra những thuộc tính chung của các tập hợp mẫu nhằm hình thành luận cứ cho các giả thuyết nghiên cứu

Tùy theo mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu cũng như trạng thái tồn tại của đối tượng khảo sát, người nghiên cứu có thể lựa chọn, sử dụng một số biện pháp xử lý thông tin định tính hay định lượng bằng các số liệu, các loại biểu đồ, sơ đồ để mô tả, giải thích, làm rõ các thuộc tính bản chất, xu thế của đối tượng nghiên cứu

Phương pháp điều tra có nhiều loại:

• Điều tra bằng trò chuyện (đàm thoại)

• Điều tra bằng phiếu

• Điều tra bằng trắc nghiệm

Tùy theo mục đích và mức độ điều tra, người ta còn chia ra:

• Điều tra thăm dò (diện rộng)

• Điều tra sâu (hẹp, kín)

• Điều tra bổ sung

Điều tra bằng trò chuyện (đàm thoại): Là phương pháp thu thập sự kiện về các hiện

tượng, quá trình tâm lý thông qua quá trình giao tiếp trực tiếp với đối tượng theo một chương trình đã vạch ra một cách đặc biệt

Đàm thoại là phương pháp nghiên cứu mang tính chất độc lập hay bổ trợ nhằm làm sáng tỏ những điều chưa rõ khi quan sát, do đó cần được thực hiện theo kế hoạch định trước với những câu hỏi chuẩn bị trước để làm sáng tỏ vấn đề Các phương pháp: phỏng vấn, tọa đàm, hỏi chuyện, trưng cầu ý kiến thuộc dòng họ của phương pháp trò chuyện (đàm thoại)

Đặc điểm của phương pháp đàm thoại:

• Nhờ tiếp xúc trực tiếp mà khả năng thay đổi câu hỏi cho phù hợp với các câu trả lời

mà vẫn giữ nguyên được mục đích trong suốt thời gian trò chuyện Điều quan trọng

là phải duy trì trong suốt thời gian trò chuyện một không khí thoải mái, tự do và thiện chí, không được biến trò chuyện thành chất vấn, hỏi cung người được nghiên cứu

• Sự tiếp xúc trực tiếp sẽ tăng khả năng nghiên cứu không chỉ nội dung câu trả lời mà

cả ẩn ý của chúng, đặc điểm của giọng nói và toàn bộ bức tranh hành vi của người

đó Bởi vậy, khi thiết kế buổi trò chuyện cần xác định rõ mục đích làm sao thu được kết quả dưới dạng trực tiếp và gián tiếp

• Cơ sở của trò chuyện là việc trao đổi, thảo luận về một quyển sách đã đọc, một vở kịch, một bộ phim đã xem hoặc tranh luận về một tình huống có vấn đề nào đó giúp người nghiên cứu hiểu được đặc điểm nhân cách của đối tượng, khẳng định, chính xác hóa, bổ sung cho những nhận xét về đối tượng

• Trò chuyện có ưu điểm là cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu về những điều thầm kín nhất trong tâm hồn người được nghiên cứu mà các phương pháp khác không làm được, giúp giải thích nguyên nhân của những đặc điểm tâm lý này hay khác Tuy nhiên, phương pháp trò chuyện có hạn chế là: không thể đảm bảo câu trả lời hoàn toàn trung thực (nhất là khi tâm lý trò chuyện không thuận lợi, quan hệ không cởi mở, cảm thông và hợp tác, không lịch thiệp, tế nhị và cởi mở khi trò chuyện) Do đó, phương pháp này chỉ là phương pháp để bổ trợ để thu lượm các tài liệu bổ sung, hoặc tìm hiểu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu trong giai đoạn đầu và chỉ nên sử dụng phương pháp này trong việc nghiên cứu nhân cách nói chung và một số đặc điểm tâm lý nào đó nói riêng của con người

Điều tra bằng phiếu (Ankét): Là phương pháp thu thập sự kiện trên cơ sở trả lời bằng

văn bản (viết) của người được nghiên cứu theo một chương trình đã được thiết lập một cách đặc biệt Nói khác: Ankét là phương pháp phỏng vấn gián tiếp thông qua việc hỏi và trả lời trên giấy Việc xây dựng nội dung chính xác các câu hỏi và sự diễn đạt rõ ràng các câu hỏi có ý nghĩa quan trọng khi xây dựng ankét

Những yêu cầu của ankét:

• Câu hỏi cần làm sao cho mọi người đều hiểu như nhau (đơn vị) vì khi điều tra không

có sự tiếp xúc trực tiếp với đối tượng

• Phải hướng dẫn tỉ mỉ, trình tự, cách thức điền dấu vào ankét là rất cần thiết và quan trọng

Ankét chia làm 2 loại: kín và mở

• Ankét mở: người đọc phải tự mình biểu đạt câu trả lời cho những câu hỏi được đặt

ra Loại này giúp thu được tài liệu đầy đủ, phong phú hơn về đối tượng, nhưng rất khó xử lý kết quả thu được vì các câu trả lời rất đa dạng

• Ankét kín: chọn một trong các câu trả lời cho sẵn, loại này dễ xử lý, nhưng tài liệu thu được chỉ đóng khung trong giới hạn của các câu trả lời đã cho trước

Ưu nhược điểm chung của ankét: Thu được khối lượng lớn tài liệu, độ tin cậy lại được

xác định bằng “luật số lớn”, song độ tin cậy về sự tương đương giữa câu trả lời và hàm vi thực của đối tượng (người) không cao Do đó, ankét chỉ được dùng với mục đích thăm dò, định hướng cho quá trình nghiên cứu

Điều tra bằng trắc nghiệm (test): Là một công cụ đo lường đã được chuẩn hóa, dùng

để đo lường khách quan một hay nhiều khía cạnh của một nhân cách hoàn chỉnh qua những câu trả lời bằng ngôn ngữ hay phi ngôn ngữ (ký hiệu) hoặc bằng những loại hành vi khác (như biểu hiện tâm lý)

Trắc nghiệm là phương pháp đo lường khách quan những hiện tượng, sự vật được trắc nghiệm, biểu hiện tâm lý và mức độ trắc nghiệm

Việc sử dụng các loại test đòi hỏi phải có chuyên môn sâu và chuyên gia về tâm lý kết hợp với các chuyên gia khác có liên quan tới từng nghề nghiệp Ngày nay test là một phương pháp được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu vào nhiều mục đích khác nhau: tuyển dụng cán bộ, chọn nhân tài, chọn người đi học, chọn nhân viên bán hàng, chọn hoa hậu, dạy học, nghiên cứu khoa học

Về mặt lịch sử test có từ thế kỷ XIX do Jim Keton (Mỹ) phát hiện Ở Mỹ dùng đầu tiên, sau đó sang Pháp và hiện nay sử dụng rộng rãi trên thế giới

Đặc trưng của Test:

• Tính chuẩn hóa của việc trình bày và xử lý kết quả

• Tính không phụ thuộc của kết quả vào ảnh hưởng của tình huống trắc nghiệm và nhân cách của người trắc nghiệm (người nghiên cứu)

• Tính đối chiếu của các tài liệu cá thể với các tài liệu chuẩn mực (tức là những tài liệu đã thu được cũng trong những điều kiện như thế ở một nhóm khá tiêu biểu)

Có nhiều loại test:

- Test đo lường tâm lý

- Test khả lực và Test tốc định

- Test cá nhân và Test tập thể (nhóm)

- Trắc nghiệm khách quan và trắc nghiệm tự luận

- Test trí tuệ, hứng thú, tri thức và kỹ năng

- Test năng lực chuyên môn, tính cách

- Test nghiên cứu những chức năng tâm lý riêng: chú ý, trí nhớ, tư duy v.v Hiện tại có hàng nghìn loại Test khác nhau để xác định đủ các loại phẩm chất tâm sinh lý của con người: tri thức, tài năng, đức độ, độ nhanh nhạy, trí thông minh, đời sống tình cảm, trí nhớ, chú ý của con người Nhờ đó mà giúp tuyển chọn con người khá chính xác cho mọi họat động, mọi lĩnh vực

Test khi sử dụng cần đảm bảo các yêu cầu:

 Tính tin cậy: Khi dùng các hình thức khác nhau của cùng một Test hoặc tiến hành cùng một Test nhiều lần trên cùng một đối tượng (cá nhân hay cùng mộ tnhóm) đều thu được kết quả giống nhau

 Tính ứng nghiệm (hiệu lực): Test phải đo được chính xác cái định đo

 Tính quy chuẩn: Test phải được thực hiện theo thủ tục tiêu chuẩn và phải có những quy chuẩn, được căn cứ theo một nhóm chuẩn và nhóm này phải đông đảo và mang tính chất giống với những người sau này đưa ra trắc nghiệm Nghĩa là đại diện cho một quần thể (dân số) Các quy chuẩn của nhóm là một hệ thống các chuẩn cứ để kiến giải kết quả trắc nghiệm của bất cứ một cá nhân nào

Ưu và nhược điểm của Test:

Ưu điểm của Test: tính ngắn gọn, tính tiêu chuẩn, tính tiêu chuẩn, tính đơn giản về ký

thuật và thiết bị, sự biểu đạt kết quả dưới hình thức số lượng (lượng hoá cao)

Nhược điểm của Test:

 Tính không rõ ràng về bản chất tâm lý của cái được xác định bằng test Chỉ quan tâm tới kết quả thống kê mà ít chú ý đến quá trình diễn biến của kết quả

 Dễ bị đánh tráo đối tượng nghiên cứu

 Không tính đến sự phát triển của năng lực nói riêng, của tâm lý nói chung

 Không tính đến các nhân tố đa dạng có ảnh hưởng đến kết quả

Test được coi là một phương pháp nghiên cứu khoa học nhưng chỉ đóng vai trò bổ trợ, cho phép thu được tài liệu định hướng có giá trị

Trong giáo dục, để khảo sát, đánh giá kết quả học tập của học sinh, sinh viên, mọi giáo viên bình thường có thể dùng test giáo dục Đó là loại trắc nghiệm khách quan dùng để khảo sát thành tích học tập của học sinh, sinh viên Ngày nay, Test được sử dụng như một phương tiện kiểm tra tối ưu các tri thức, kỹ năng, kỹ xảo và như là một phương pháp nghiên cứu khoa học

Test có tác dụng tích cực như sau: Nhanh chóng, tốn ít thời gian, đảm bảo tính khách

quan trong đánh giá, khảo sát được một giới hạn rộng về nội dung của các môn học hoặc bài học, gây hứng thú và kích thích tính tích cực học tập của học sinh, sinh viên

Có thể sử dụng nhiều loại test trong giáo dục tuỳ theo cách đặt câu hỏi trắc nghiệm khác nhau

Thông thường sử dụng 5 loại test như sau:

 Trắc nghiệm đúng, sai (có, không)

 Trắc nghiệm nhiều lựa chọn

 Trắc nghiệm đối chiếu cặp đôi (ghép đôi)

 Trắc nghiệm điền thế (điền khuyết)

Mỗi loại test đều có ưu, nhược điểm riêng Dùng test phải đúng mục đích, đúng lúc, đúng chỗ, cần có những chuẩn hoá hình thức đơn giản, tuỳ theo điều kiện, hoàn cảnh

và tình huống cụ thể mà lựa chọn, sử dụng và phối hợp tối ưu các test để đạt được hiệu quả của hoạt động

2.2.2.3 Phương pháp chuyên gia

Phương pháp chuyên gia là phương pháp điều tra qua đánh giá của các chuyên gia về

vấn đề, một sự kiện khoa học nào đó

Thực chất đây là phương pháp sử dụng trí tuệ, khai thác ý kiến đánh giá của các chuyên gia có trình độ cao để xem xét, nhận định một vấn đề, một sự kiện khoa học

để tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề, sự kiện đó

Phương pháp chuyên gia rất cần thiết cho người nghiên cứu không chỉ trong quá trình nghiên cứu mà còn cả trong quá trình nghiệm thu, đánh giá kết quả, hoặc thậm chí cả trong quá trình đề xuất giả thuyết nghiên cứu, lựa chọn phương pháp nghiên cứu, củng cố các luận cứ

Phương pháp chuyên gia là phương pháp có ý nghĩa kinh tế, nó tiết kiệm về thời gian, sức lực, tài chính để triển khai nghiên cứu Tuy nhiên nó chủ yếu dựa trên cơ sở trực cảm hay kinh nghiệm của chuyên gia, vì vậy chỉ nên sử dụng khi các phương pháp không có điều kiện thực hiện, không thể thực hiện được hoặc có thể sử dụng phối hợp với các phương pháp khác

Để sử dụng có hiệu quả phương pháp chuyên gia, người nghiên cứu cần chú ý:

• Lựa chọn đúng chuyên gia có năng lực, kinh nghiệm về lĩnh vực nghiên cứu, trung thực, khách quan trong nhận định, đánh giá

• Lựa chọn những vấn đề cần tham vấn với những mục đích cụ thể để sử dụng chuyên gia phù hợp

Nếu sử dụng chuyên gia để nhận định một sự kiện khoa học hay một giải pháp thông tin thì có thể thông qua các hình thức hội thảo, tranh luận Tất cả các tư liệu đều được

xử lý theo một chuẩn, một hệ thống để tìm ra được các ý kiến gần nhau hoặc trùng nhau của đa số chuyên gia Những ý kiến đó sẽ là những kết luận chung về sự kiện cần tìm

Nếu sử dụng chuyên gia với mục đích đánh giá một công trình khoa học thì phải xây dựng một hệ thống các tiêu chí cụ thể, tường minh và có thể dùng một thang điểm chuẩn để đánh giá, đồng thời hướng dẫn kỹ thuật để các chuyên gia đánh giá theo các thang điểm chuẩn đó sẽ giảm thiểu sai sót kỹ thuật có thể xảy ra

Để đảm bảo tính khách quan trong đánh giá và nhận định về một sự kiện khoa học, cần hạn chế tới mức tối thiểu ảnh hưởng qua lại của chuyên gia, có thể đánh giá bằng văn bản, không để các chuyên gia gặp gỡ nhau trực diện, phát biểu công khai, nếu