Quản lý dự án xây dựng bài giảng điện tử

™Tính chuyên nghiệp ngày càng tăng trong công việc quản lý dự án được phản ánh bằng sự phát triển của các tổ chức.. -Nâng cao tính chuyên nghiệp tt™Các vấn đề quản lý dự án và tài trợ ch

CHƯƠNG 0

DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN,

NỘI DUNG CHÍNH

¾ NHẬP MÔN QLDA

¾ TÍNH CẤP THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA QLDA

¾ NGUỒN GỐC CỦA QLDA

¾ NÂNG CAO TÍNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG

QLDA

NHẬP MÔN QLDA

™Quản lý dự án là một nhiệm vụ quan trọng trong cơng tác quản lý hiện đại, đặc biệt là đối với những dự án lớn, phức tạp và địi hỏi nhiều kỹ năng đa dạng

™Theo định nghĩa, quản lý dự án là công việc hoạch định, bố trí, theo dõi và sử dụng nguồn lực nhằm đạt được một mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể

™Hình thức quản lý DA là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra kết quả nhất định có tính ràng buộc về thời gian, nghĩa là có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng

Tính cấp thiết và lợi ích của QLDA

™Sự thay đổi nhanh chĩng và áp lực mạnh mẽ từ các cuộc cạnh tranh khắc nghiệt đã khiến ngày càng nhiều hoạt động của tổ chức trở thành cơng việc của dự án.Sự thay đổi vềcơng nghệ, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng đã làm giảm bớt tính chất thường nhật của cơng việc Cơng việc đã trởnên phức tạp hơn và các phịng ban của tổ chức vốn được

bố trí để làm những việc thường ngày sẽ khĩ tiếp cận với cơng việc mới hơn Bên cạnh đĩ, áp lực cạnh tranh cũng buộc các tổ chức phải triền khai cơng việc nhanh hơn

Để có thể hoàn thành đúng hạn và phù hợp với khoản

ngân sách đề ra, dự án cần được quản lý tốt Quy mô dự án càng lớn việc quản lý hiệu quả càng khó khăn

™ Nhà quản lý dự án có nhiệm vụ biến đổi khái niệm mơ hồ ban đầu của cấp lãnh đạo thành một hệ thống có thể

vận dụng kiến thức, kỹ năng và nguồn lực cho một mục

tiêu quan trọng của tổ chức

™ Tóm lại:

Công tác quản lý dự án và người quản lý dự án sẽ giúp tổchức thực hiện những nhiệm vụ lớn và quan trọng.Vì vậy việc quản lý dự án một cách hiệu quả có thể mang lại cho

Lợi ích của QLDA

™Xúc tiến thực hiện cơng việc đúng thời hạn và trọng phạm

vi ngân sách cho phép

™Rút ngắn thời gian phát triển Bằng cách đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trong phạm vi hợp lý, việc quản lý dự án sẽgiúp giảm thiểu các rủi ro

™Sử dụng các nguồn lực hiệu quả Việc quản lý dự án hiệu quả khơng làm lãng phí tiền bạc hoặc thời gian của nhân viên

™Với những lợi ích này, chúng ta sẽ không lấy làm ngạc nhiên khi các giải pháp quản lý dự án đang được áp

dụng ngày càng nhiều cho các công trình xây dựng lớn, trong việc phát trịển máy bay quân đội và dân dụng, xây dựng websitẹ thương mại diện tử, hoạt hình, và

nhiều lình vực khác - thậm chí cả những chiến dịch

Thời kỳ cổ đại:

™Những cơng trình xây dựng kỳ vĩ của thế giới cổ đại, như kim tự tháp Ai Cập, đấu trường La Mã hay hệ thống đường

sá và thủy lơi, hầu hết đều cĩ những đặc điểm của các dự

án ngày nay Những cơng việc như thế sẽ khơng thể hồn tất nếu khơng cĩ sự đầu tư thích đáng về kỹ thuật, tài

chính, nhân cơng và yếu tố khơng thể thiếu được là cơng tác quản lý

Giai đoạn cuối thế kỷ 19:

™Được đánh dấu bằng các dự án cĩ quy mơ và mức độ phức tạp đáng kinh ngạc:

™Những tịa nhà chọc trời đầu tiên, tuyển đường sắt xuyên

Nguồn gốc QLDA

Nguồn gốc QLDA (tt)

Đầu thế kỷ 20:

™Các nhà cách tân trong lĩnh vực kỹ thuật dân dụng đã bắt đầu suy nghĩ một cách có hệ thống hơn trước những công việc mà họ đang phải đối mặt Họ bắt đầu áp dụng các

phương thức quản lý theo khoa học

Đến thập niên 1930:

™Một số phương pháp đã được các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp thời bấy giờ đưa vào sử dụng Dự án đập ngăn nước Hoover, được xây dựng từ năm 1931 đến năm 1935, đã

dùng một công cụ lập kế hoạch bằng đồ thị do Henry

Laurence Gantt đề xuất và phát triển Biểu đồ này hiện nay vẫn được gọi bằng cái tên đơn giản là biểu đồ Gantt như ngày nay vẫn đang sử dụng

Trong những năm Chiến tranh thế giới lần thứ nhất:

™ Dự án Manhattan đã nghiên cứu để sản xuất loại vũ khíhạt nhân dầu tiên Vào cuối thập niên 1950, DuPont, với

sự trợ giúp của công nghệ máy tính Remington Rang

Univac, áp dụng một phương pháp đã trở nên rất quen

thuộc ngày nay là đường tới hạn để quản lý việc vận hành

và bảo dưỡng một nhà máy Gần như cũng tại thời điểm

đó, hãng tư vấn Booz Allen & Hamilton đã hợp tác với Lực lượng Hải quân Mỹ xây dựng Kỹ thuật kiểm tra và đánh giá chương trình (PERT) bao gồm các biểu đỗ và

lịch trình cần thiết cho việc phát triển dự án thiết kế tàu

Nguồn gốc QLDA (tt)

™Ngay khi mới hình thành, các phương pháp quản lý dự ánđã nhanh chóng được phổ biến trong các lình vực kỹ thuật dân dụng, xây dựng, công nghiệp quốc phòng và rất

nhiều lĩnh vực khác.Trên thực tế, hoạt động của một sốcông ty là sự nối tiếp của các dự án lớn Thay vì tổ chức các hoạt động liên quan đến những phòng ban thông

thường (như tài chính, tiếp thị ), những công ty này sắp xếp các bộ phận đó vào các dự án chính

™Microsoft chính là một công ty như vậy Dù vẫn có các phòng ban theo mô hình doanh nghiệp truyền thống,

nhưng các tổ chức dự án của Microsoft (như 0ffice,

Windows, v.v.) có ý nghĩa quan trọng hơn nhiều dối với sự thành công của công ty, đồng thời xác định phương

Nguồn gốc QLDA (tt)

Nâng cao tính chuyên nghiệp

™Nhờ sự phổ biến các phương pháp quản lý dự án, các tổchức ngày càng tỏ ra hiệu quả hơn trong việc lập kế

hoạch và xây dựng cơ cấu Những phương pháp này

cũng trở thành trọng tâm của các khóa học nâng cao, các dịch vụ tư vấn và các chương trình đào tạo về quản lý

™Tính chuyên nghiệp ngày càng tăng trong công việc

quản lý dự án được phản ánh bằng sự phát triển của các tổ chức Vídụ, Hiệp hội Quản lý Dự án (Project

Management Association) đặt tại Hà Lan - có cơ sở

khắp Tây Âu, Nga và một số nướcđang phát triển

-Nâng cao tính chuyên nghiệp (tt)

™Các vấn đề quản lý dự án và tài trợ cho các ấn bản kỹ thuật.Trong khi đó, Viện Quản lý Dự án (Project

ManagementInstitute) - có trụ sở tại Mỹ, gần

Philadelphia, với hơn 100.000 thành viên thuộc 125

nước trên thế giới - nhận trách nhiệm tài trợ cho việc nghiên cứu và xuất bản, cũng như duy trì một chương trình đào tạo có cấp chứng chỉ được kiểm tra nghiêm

ngặt để nâng cao chuyên môn về quản lý dự án Viện cũng ho ãtrợ các nghiên cứu nhằm mở rộng kiến thức vềquản lý dự án và đào tạo thông qua các hội thảo chuyên đề định kỳ và các khóa đào tạo

™ Điểm bất lợi duy nhất đối với việc nâng cao tính chuyên nghiệp và sự nhất trí về cách thức quản lý dự án là mọi người đều nắm vững phương pháp lập kế hoạch công việc và cách thức làm việc với kế hoạch của họ Tuy nhiên, khó khăn chính nằm ở việc tiên liệu trước mọi vấn đề có khả năng xảy ra.Những sự việc trong tương lai luôn xuất hiện theo những cách bất ngờ trong quá trình nhóm xúc tiến dự án Điều này đặc biệt đúng trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh Các nhà quản lý dự án phải tiến hành những bước chuẩn bị để luôn sẵn sàng đối phó với những sự cố bất ngờ, và kế hoạch của họ phải đủ linh hoạt để có thể kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh mới Các nhà

quản lý dành hầu như toàn bộ sự chu ùý vào việc quản lý rủi ro một phần của công tác quản lý dự án

-Điểm bất lợi duy nhất đối với việc nâng cao tính chuyên nghiệp

™ Nhằm dự báo và lập kế hoạch cho những gì có thể diễn tiến

không trùng khớp với phán đoán Điều gì sẽ xảy ra, nếu sản phầm mẫu thất bại? Điều gì sẽ xảy ra, nếu khách hàng thay đổi yêu cầu trước khi hoàn tất dự án? Kế hoạch đối phó với các sự cố bất ngờ sẽ dược triển khai để xử lý những rủi ro này.

™ Thế nhưng không ai có thể lường trước tất cả những sự cố bất ngờ, cũng như có thể nghĩ đến mọi cơ hội sẽ gặp trong quá trình thực hiện dự án, dù đây chính là những cơ hội khuyến khích

nhóm xem xét nhằm điều chỉnh kế hoạch cũ cho phù hợp với tình hình mới Bên cạnh dó, một khi các kế hoạch và lịch trình đã được nhất trí và đưa vào tài liệu chính thức, chúng se õtrở

thành các nguyên tắc không thể sửa đổi.

Điểm bất lợi duy nhất đối với việc nâng cao tính chuyên nghiệp (tt)

™ Những người đi chệch khỏi các đường hướng này, không hoàn thành công việc đúng theo thời hạn hay để chi phí vượt ngân sách đã định sẽ có nguy cơ bị cấp quản lý đánh giá là thiếu năng lực Khi làm cho kế hoạch và lịch trình trở thành bất di bất dịch, các nhà điềuhành đã vô tình nuôi dưỡng một nếp tư duy tiêu cực là các vấn đề nan giải sẽ bị chôn vùi và những cá nhân cảnh báo vấn đề co ùthể không được giao nhiệm vụ quan trọng, hay thậm chí

bị loai ra khỏi nhóm dự án Những tình huống này rất thường

gặp.Những người dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực này có thể chỉ ra một vài dự án mà nếu chỉ xét bề ngoài thì có vẻ như đi

đúng hướng

Điểm bất lợi duy nhất đối với việc nâng cao tính chuyên nghiệp (tt)

™Và dự án đó chỉ thất bại ở cuối chặng đường, khi mọi người không dám lên tiếng về những vấn đề họ nhận ra Nhiều tuần hay nhiều tháng sau, đến cuối dự án, những vấn đề này mới lộ rõ, và lúc đó đã quá muộn để xử lý.

Điểm bất lợi duy nhất đối với việc nâng cao tính chuyên nghiệp (tt)

CHƯƠNG I

1 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

3 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN

4 CÁC CHỨC NĂNG QLDA VÀ VAI TRÒ CỦA

NGƯỜI CHỦ NHIỆM DỰ ÁN

NỘI DUNG CHÍNH

1 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

tài nguyên (kinh phí, nhân công và vật tư) giới hạn

-Nhằm tăng trưởng

về số lượng-Cải tiến hay nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Có khoảng thời gian xác định

Thưc hiện theo quy trình

KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Điều 5 Nghị định 52/1999/NĐ-CP)

9CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG

9CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH

9LUÔN LUÔN TỒN TẠI MÂU THUẪN;

9KHÔNG LẶP LẠI

Thời gian

% hoàn thành dự án

THÚC

KHỞI ĐẦU

Điểm bắt

đầu

chậm

Điểm kết thúc

2 KHÁI NIỆM VỀ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

¾Có thể chia ra hai dạng quản lý khác nhau: quản lý theo chức năng và quản lý dự án

¾Quản lý theo chức năng là sự phối hợp thực hiện một công việc giống nhau lập đi lập lại Ví dụ như công

tác quản lý bộ phận thiết kế/khảo sát, quản lý phòng kỹ thuật

¾Quản lý dự án là sự phối hợp làm việc của một nhóm người thường trước đây chưa bao giờ làm việc với

nhau Ví dụ như công tác quản lý thiết kế hay thi

công công trình nhà ga đến của sân bay, trung tâm thương mại, nhà máy lọc dầu hay một nhà máy xử lý

¾Tuy có những nguyên tắc cơ bản áp dụng chung, hai dạng quản lý này vẫn có những điểm khác nhau nổi

bật.

¾Phần lớn mọi người bắt đầu nghề nghiệp trong môi

trường quản lý theo chức năng liên quan với trình độ học vấn và chuyên môn của mình như kỹ sư thiết kế, người lập dự toán, hay cán bộ giám sát thi công Chú trọng vào những khả năng chuyên môn của mỗi

người, quản lý theo chức năng sẽ hướng xem ai sẽ

thực hiện công việc nào và bằng cách nào Mục tiêu nghề nghiệp của mỗi cá nhân trong môi trường này là trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn.

¾ Quản lý dự án đòi hỏi sự phối hợp nhiều chức năng khác nhau để có thể thực hiện toàn bộ yêu cầu của dự án Chủ nhiệm dự án phải có khả năng bổ nhiệm và giao trách nhiệm cho các thành viên tham gia dự án Chủ nhiệm dự án không thể đi quá sâu vào

những công việc chi tiết, hay thâu tóm toàn bộ lĩnh vực chuyên môn mà họ được học mà phải tập trung vào mục tiêu của dự án Một nguyên tắc thiết yếu

của công tác quản lý dự án là cơ cấu tổ chức của dự án gắn liền với công việc phải thực hiện.

¾ Quản lý theo dự án chú trọng vào cái gì phải được thực hiện, khi nào cần phải thực hiện, và chi phí mất bao nhiêu Mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong

môi trường này là phải trở thành một chủ nhiệm dự án có khả năng tổng hợp và có quan điểm điều hành rộng Sự thành công của dự án phụ thuộc vào khả

năng phối hợp công việc của người chủ nhiệm dự án với các thành viên dự án

3 KHÁI NIỆM

QUẢN LÝ DỰ ÁN

‰ Quản lý dự án –vừa là một NGHỆ THUẬT vừa là một

KHOA HỌC phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí nhằm thực hiện dự án đạt mục đích đề ra một cách hiệu quả

9 Nghệ thuật gắn chặt các khía cạnh cá nhân với cá

nhân – CÔNG VIỆC LÃNH ĐẠO CON NGƯỜI

9 Khoa học bao gồm các phương pháp, các tiếb trình

thực hiện, các công cụ và các kỹ thuật

4 CÁC CHỨC NĂNG QLDA

VÀ VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ

NHIỆM DỰ ÁN

¾ CHỦ ĐẦU TƯ

¾ ĐƠN VỊ THIẾT KẾ

¾ ĐƠN VỊ THI CÔNG

¾ ĐƠN VỊ TƯ VẤN: tư vấn đầu tư, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát.

Ngoài Ra QUẢN LÝ DỰ ÁN còn có sự tham gia của

¾ Nhà cung cấp trang thiết bị

¾ Tổ chức tài chính (ngân hàng, bảo hiểm…)

¾ Cơ quan quản lý nhà nước (theo phân cấp công trình)

THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO

DỰ ÁN XÂY DỰNG

NHIỆM VỤ QLDA

Đại diện cho chủ đầu tư (theo hợp đồng, quyết định…)

quản lý dự án nhằm:

9 Điều hành và phối hợp với CÁC THÀNH VIÊN VÀ

CÁC NHÓM trong tổ chức QLDA (Ban QLDA,

CHỦ NHIỆM DỰ ÁN (CNDA)

‰ CNDA: là người của tổ chức QLDA và chịu trách nhiệm thực

hiện công tác quản lý dự án được giao.

‰ Đặc điểm CNDA:

9 Chịu nhiều trách nhiệm;

9 Thiếu quyền lực (điều khiển trực tiếp) -> khả năng thuyết phục và ảnh hưởng đến các thành viên.

‰ Công việc của CNDA: Sắp xếp tổ chức, làm việc cùng với mọi người để nhận ra các vấn đề và giải quyết vấn đề trong suốt quá trình thực hiện dự án.

‰ Nhiệm vụ của CNDA:

9 Tổ chức nhóm thực hiện dự án.

9 Kết hợp các nổ lực của mọi người theo định hướng chung -> đạt mục tiêu đã xác định.

9 Hoàn thành tốt đẹp dự án.

LỰA CHỌN NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

hệ, con người

CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DA

KIỂM SOÁT

HOẠCH ĐỊNH

TỔ CHỨC

LÃNH ĐẠO

HOẠCH ĐỊNH

™Hoạch định là một chức năng chính của quá trình

QLDA nhằm xác định PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁCH

THỨC thực hiện cho toàn bộ DA, bao gồm:

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CN HOẠCH ĐỊNH

9 Lập kế hoạch các công việc cần làm;

9 Thiết lập mục tiêu dự án và những yêu cầu thực

hiện;

9 Phối hợp cùng các chuyên gia để hoạch định và ước tính chi phí;

9 Xác định những sự kiện quan trọng của dự án.

9 Dự trù những tình huống bất ngờ;

9 Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết;

9 Chuẩn bị hợp đồng đúng quy định giữa các bên;

9 Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách

nhiệm mỗi cá nhân, thời gian và chi phí thực hiện

9 Thực hiện theo kế hoạch.

TỔ CHỨC

™Tổ chức là QUÁ TRÌNH SẮP XẾP NGUỒN NHÂN VẬT

LỰC để đạt được mục tiêu đề ra.

™Nhiệm vụ tổ chức bao gồm:

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CN TỔ CHỨC

9 Tổ chức thực hiện dự án theo công việc yêu cầu;

9 Phân chia (Break down) dự án thành những công việc cụ thể có thể đo lường được;

9 Thiết lập một sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đó cần chỉ ra ai, làm gì;

9 Xác định quyền và trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án.

LÃNH ĐẠO

Sự Lãnh Đạo (Leadership): “ nghệ thuật khiến ai đó làm

gì mà bạn muốn vì bạn muốn thực hiện nó "

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CÔNG TÁC

PHÂN CÔNG - CN LÃNH ĐẠO

9 Xác định rõ ràng các công việc cần thực hiện và lựa

chọn người thực hiện.

9 Thực hiện buổi họp giới thiệu mục tiêu của dự án

cho các thành viên của dự án từ lúc bắt đầu dự án.

9 Giao công việc, quyền quyết định và trách nhiệm cho người thực hiện;

9 Giải thích rõ ràng với các thành viên về công việc của họ.

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CÔNG TÁC

HƯỚNG DẪN - CN LÃNH ĐẠO (tt)

của dự án về chất lượng, kinh phí, và thời gian thực hiện

9 Tạo cơ hội cho mọi người có thể tiếp cận được, công khai các vấn đề và giải quyết các vấn đề theo quan điểm cùng hợp tác.

9 Cung cấp các tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc và hoàn thành dự án.

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CÔNG TÁC

KÍCH THÍCH - CN LÃNH ĐẠO (tt)

9 Có hình thức hướng dẫn, động viên, khen ngợi,

thưởng phạt hợp lý.

9 Nhận thức được tầm quan trọng của các thành viên, khích lệ, ngợi khen họ khi công việc được làm tốt

9 Hướng dẫn họ khắc phục sai lầm và xây dựng một nguồn nhân lực có hiệu quả.

VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CÔNG TÁC

CHỈ HUY - CN LÃNH ĐẠO (tt)

9 Có chiến lược trong quá trình QLDA (hình thức thực

hiện, vai trò và trách nhiệm của các đơn vị và thành viên tham gia, dạng hợp đồng…) và sẽ tập trung vào

vấn đề gì

9 Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để sớm tìm được cách giải quyết.

9 Đưa ra các quyết định hợp phù hợp, kịp thời.

9 Tạo sự thống nhất ý chí và hành động;

9 Tạo mối quan hệ giữa các bên tham gia;