Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu cho chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh

Dù định nghĩa như thế nào thì tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một chuỗi cung ứng đó là khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.Arnold, Chapman & Clive 2008 đã t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

TRỊNH HOÀNG DŨNG

XÂY DỰNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ CUNG CẦU

CHO CHUỖI NHÀ HÀNG THỨC ĂN NHANH

Chuyên ngành: Kỹ thuật Công nghiệp

Mã số: 7140073

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2015

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA- ĐHQG- TPHCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS LÊ NGỌC QUỲNH LAM

Cán bộ chấm nhận xét 1: TS NGUYỄN VĂN CHUNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Trịnh Hoàng Dũng MSHV: 7140073

Ngày, tháng, năm sinh: 24/4/1991 Nơi sinh: Tp Hồ Chí Minh Chuyên ngành: Kỹ thuật Công nghiệp Mã số: 60520117

I TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ CUNG CẦUCHO CHUỖI NHÀ HÀNG THỨC ĂN NHANH

NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

 Phân tích hiện trạng

 Xác định các yêu cầu với hệ thống

 Thiết kế hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa

 Xây dựng hệ thống quản lý cung cầu

 Vận hành và đánh giá hệ thống quản lý cung cầu

II NGÀY GIAO NHIỆM VỤ:6/7/2015

III NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ:4/12/2015

IV CÁN BỘ HƯỚNG DẪN:PGS.TS LÊ NGỌC QUỲNH LAM

Tp Hồ Chí Minh, ngày.…tháng….năm……

TRƯỞNG KHOA…………

LỜI CẢM ƠN

Đềtài luận văn thạc sĩ này có thể sẽ không hoàn thành được nếu thiếu sự hỗ trợ và giúp đỡ của quý thầy cô, đồng nghiệp và gia đình Tôi trân trọng cảm ơn thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã giúp tôi hoàn thành đề tài luận văn này

Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên – PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam, người đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ này

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Chí Hiếu, người đã hướng dẫn và

hỗ trợ trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài luận văn này.Tôi cũng xin cảm ơn tới bà Irawati Wibisono, người đã đồng ý và ủng hộ việc đưa ý kiến của tôi vào triển khai và áp dụng thực tế

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, những người đã luôn ở bên cạnh và động viên về mặt tinh thần giúp tôi hoàn thiện luận văn này

XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Thức ăn nhanh ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện nay Các chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh được thành lập và phát triển một cách nhanh chóng Bên cạnh vấn đề chất lượng, việc luôn đáp ứng được các yêu cầu về khẩu phần ăn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, do các sản phẩm sử dụng trong ngành công nghiệp này chủ yếu là các thực phẩm tươi sống nên có rất nhiều vấn đề phát sinh.Một trong những vấn đề mà việc quản lý cung cầu hàng hóa thường gặp phải đó là các nguyên vật liệu bị hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho, điều này dẫn tới việc hết hàng và gia tăng chi phí vận chuyển do phải nhập các đơn hàng gấp.Luận văn này tập trung vào việc việc xây dựng một hệ thống

hỗ trợ quản lý cung cầu cho một công ty cung cấp dịch vụ quản lý hàng hóa cho một thương hiệu nhượng quyền thức ăn nhanh tại Việt Nam Bằng việc kết hợp giữa việc áp dụng phương pháp kỹ thuật hệ thống và chính sách tồn kho, hệ thống này sẽ giúp ngăn chặn việc thiếu hàng và giảm thiểu các chi phí liên quan tới quản lý nguyên vật liệu như đặt hàng, vận chuyển, tồn kho bằng cách kiểm soát tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu và hỗ trợ ra quyết định đặt hàng

Từ khóa: quản lý cung cầu, chính sách tồn kho, đặt hàng, chuỗi cung ứng, kỹ thuật

hệ thống

Abstract: The fast food nowadays has become more and more popular Fast food

restaurant chains have established and developed rapidly Besides quality, customer’s need fulfillment is one of the best criteria, which helps companies competitive However, because products using in fast food is perishable foods, it causes many issues The problem which usually meet in supply and demand goods management is outdated products when inventory and leads to stock out cases Thisthesis introduces supportive system building for supply and demand goods management for one company who provide goods management service to fast food brand in Vietnam Through coordinating system engineering method with inventory policies, this system will prevent stock out case and decrease costs related to manage material by controlling inventory and supporting order placement

Keywords: supply and demand management, inventory policies, ordering, system engineering, supply chain

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân tôi, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn tại công ty chuyên cung cấp các dịch vụ 3PL nơi mà tôi làm việc.Công trình nghiên cứu này được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam Mọi số liệu được thu thập rõ ràng tại nơi thực hiện công việc

Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu luận văn của mình

Tp HCM, ngày 4 tháng 12 năm 2015

Học viên thực hiện

Trịnh Hoàng Dũng

MỤC LỤC

MỤC LỤC VI DANH MỤC BẢNG BIỂU IX DANH MỤC HÌNH ẢNH X TÓM TẮT LUẬN VĂN XII

Chương 1 Giới thiệu chung 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu đề tài 2

1.3 Nội dung 3

1.4 Phạm vi 3

1.5 Cấu trúc luận văn 3

Chương 2 Cơ sở lý thuyết 5

2.1 Giới thiệu về chuỗi cung ứng 5

2.2 Quản lý vật tư tồn kho 6

2.3 Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp 7

Chương 3 Phương pháp luận 12

3.1 Xác định yêu cầu 13

3.2 Thiết kế sơ khởi 13

3.3 Thiết kế và xây dựng chi tiết 16

3.4 Vận hành và đánh giá 17

Chương 4 Phân tích hiện trạng 19

4.1 Giới thiệu chung 19

4.1.1 Giới thiệu công ty 19

4.1.2 Giới thiệu về đối tượng nghiên cứu 19

4.1.3 Phân tích chuỗi cung ứng 19

4.2 Phân tích hiện trạng 22

4.3 Phân tích nguyên nhân 25

4.3.1 Nguyên vật liệu 26

4.3.2 Phương pháp quản lý 26

4.3.2.1 Dự báo 26

4.3.2.2 Cách thức quản lý cung cầu 27

4.3.3 Người ra quyết định 29

4.3.4 Các nguyên nhân khác 30

4.4 Tổng kết về thực trạng 30

Chương 5 Xây dựng hệ thống 32

5.1 Xác định yêu cầu với hệ thống 32

5.1.1 Xác định vai trò của từng bên liên quan 32

5.1.2 Xác định nhu cầu của các bên liên quan 33

5.1.3 Xác định yêu cầu với hệ thống 33

5.1.4 Xác định mức độ ưu tiên của từng yêu cầu 35

5.1.5 Xây dựng cây mục tiêu 36

5.2 Thiết kế sơ khởi 37

5.2.1 Phác họa kịch bản 37

5.2.2 Phân tích chức năng 39

5.2.2.1 Xác định chức năng 39

5.2.2.2 Xác định các dòng thông tin cần thiết 39

5.2.3 Phân bổ chức năng 42

5.2.4 Đưa ra phương án thiết kế và đánh giá 43

5.2.4.1 Lựa chọn nền tảng thiết kế 43

5.2.4.2 Mô hình vận hành của hệ thống 45

5.2.4.3 Thông số vận hành 45

5.3 Thiết kế chi tiết 49

5.3.1 Thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu 49

5.3.1.1 Thiết kế bảng thông tin nguyên vật liệu 49

5.3.1.2 Thiết kế bảng quản lý BOM 49

5.3.1.3 Thiết kế bảng quản lý các thông số vận hành 50

5.3.2 Thiết kế form mẫu đặt hàng 51

5.3.3 Thiết kế hệ thống quản lý dự báo nhu cầu nguyên vật liệu 51

5.3.4 Thiết kế hệ thống quản lý tình trạng thực tế tiêu thụ nguyên vật liệu 53

5.3.5 Thiết kế hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng 54

o Giảm số lượng đơn hàng gấp

o Tăng độ hữu dụng khi sử dụng container

 Giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số ngày lưu kho của các nguyên vật liệu

1.3 Nội dung

Để đạt được các mục tiêu đề ra, các nội dung cần thực hiện:

 Xác định vai trò và trách nhiệm của công ty trong chuỗi cung ứng

 Phân tích hiện trạng công ty đang gặp phải:

o Phân tích cách thức mà công ty thực hiện trách nhiệm của mình trong chuỗi cung ứng

o Xem xét và tìm hiểu các vấn đề mà công ty đang gặp phải

o Phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề

 Xác định các yêu cầu với hệ thống:

o Xác định các bên liên quan

o Xác định nhu cầu của các bên liên quan

 Thiết kế hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa:

o Xác định cách thức vận hành hệ thống

o Xác định các chức năng của hệ thống

o Thiết kế các chức năng và tổ chức của hệ thống

 Xây dựng hệ thống quản lý cung cầu

 Vận hành và đánh giá hệ thống quản lý cung cầu

1.5 Cấu trúc luận văn

Luận văn gồm 7 chương

 Chương 1 Giới thiệu: nêu lý do hình thành đề tài, đưa ra các mục tiêu, nội dung cụ thể thực hiện, phạm vi áp dụng của luận văn và trình bày cấu trúc của luận văn

5.3.6 Thiết kế nối kết giữa các thành phần trong hệ thống 58

5.4 Xây dựng hệ thống 59

Chương 6 Vận hành và Đánh giá hệ thống 60

6.1 Vận hành hệ thống 60

6.1.1 Cung cấp thông tin nguyên vật liệu 60

6.1.2 Hỗ trợ ra quyết định đặt hàng 62

6.2 Đánh giá hệ thống 65

Chương 7 Kết luận và Kiến nghị 68

7.1 Kết luận 68

7.2 Kiến nghị 68

Tài liệu tham khảo 69 Phụ lục………A-1

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 4.1: Tỷ lệ nguyên vật liệu hết hạn sử dụng từ tháng 6/2014-12/2014 23

Bảng 4.2: Số chuyến hàng công ty nhận được theo từng quý 24

Bảng 4.3: Thời gian lưu kho trung bình của từng loại hàng hóa 24

Bảng 4.4: Sai lệch giữa dự báo và thực tế 26

Bảng 5.1: Vai trò của các bên trong chuỗi cung ứng 32

Bảng 5.2: Nhu cầu của các bên liên quan trong chuỗi cung ứng 33

Bảng 5.3: Yêu cầu của các bên liên quan đối với hệ thống 34

Bảng 5.4: Xác định mức độ ưu tiên của các yêu cầu 35

Bảng 5.5: Đánh giá tiêu chí lựa chọn nền tảng 44

Bảng 5.6: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí chi phí xây dựng 44

Bảng 5.7: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí dễ sử dụng 44

Bảng 5.8: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí khả năng tùy biến 44

Bảng 5.9: Đánh giá các giải pháp 45

Bảng 6.1: Số lượng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 9/12/2015 63

Bảng 6.2: Số lượng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 19/12/2015 64

Bảng 6.3: So sánh 2 phương án đặt hàng 64

Bảng 6.4: So sánh kết quả việc sử dụng hệ thống 66

Bảng 6.5: Tỷ lệ hết hạn sử dụng của các nguyên vật liệu 66

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Thuật toán tính toán nhu cầu nguyên vật liệu 7

Hình 2.2: Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp 8

Hình 2.3: Các bước trong thiết kế sơ khởi 9

Hình 2.4: Giản đồ DFD cấp 0 10

Hình 2.5: Phân bổ chức năng 11

Hình 3.1: Phương pháp luận 12

Hình 3.2: 5 bước xác định yêu cầu đối với hệ thống 13

Hình 3.3: Xác định chức năng của hệ thống 14

Hình 4.1: Sơ đồ vận hành của chuỗi cung ứng 20

Hình 4.2: Tỷ lệ nguyên vật liệu hết hạn sử dụng (7/2014-12/2014) 23

Hình 4.3: Tỷ lệ các loại đơn hàng 24

Hình 4.4: Biểu đồ nhân quả 25

Hình 4.5: Cách thức quản lý cung cầu 28

Hình 5.1: Cây mục tiêu của hệ thống 36

Hình 5.2: Giản đồ dòng dữ liệu DFD cấp 0 39

Hình 5.3: Giản đồ DFD cấp 1 41

Hình 5.4: Phân bổ chức năng cho hệ thống 43

Hình 5.5: Cấu trúc AHP khi lựa chọn nền tảng thiết kế hệ thống 44

Hình 5.6: Thông tin nguyên vật liệu 49

Hình 5.7: BOM của 1 loại khẩu phần ăn 50

Hình 5.8: Bảng quản lý thông số vận hành 50

Hình 5.9: Đơn đặt hàng mẫu 51

Hình 5.10: Mô hình hoạt động của hệ thống quản lý dự báo nhu cầu 51

Hình 5.11: Thông tin dự báo số lượng phần ăn tiêu thụ 52

Hình 5.12: Chuyển dự báo từ khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu 52

Hình 5.13: Thông tin dự báo số lượng phần ăn tiêu thụ 52

Hình 5.14: Thông tin số lượng phần ăn tiêu thụ thực tế 53

Hình 5.15: Chuyển lượng khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu 53

Hình 5.16: Thông tin số lượng phần ăn tiêu thụ thực tế 53

Hình 5.17: Giản đồ giải thuật của hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng 57

Hình 5.18: Hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa 58

Hình 5.19: Sơ đồ kết nối các hệ thống 58

Hình 6.1: Thông tin về nguyên liệu xúc xích heo 60

Hình 6.2: Tình trạng nguyên vật liệu Hot fudge topping 62

Hình 6.3: Hệ thống đưa ra thông tin về lần đặt hàng kế tiếp 62

Hình 6.4: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 9/12/2015 63

Hình 6.5: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 19/12/2015 64

Hình 6.6: Đơn đặt hàng cho PO 450100 65

Chương 1 Giới thiệu chung

1.1 Đặt vấn đề

Với xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là một trong những nhân tố quan trọng giúp các doanh nghiệp và các tổ chức tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.Quản lý chuỗi cung ứng không phải là một khái niệm mới Đây

là một chuỗi các hoạt động đa dạng bắt đầu từ việc thu mua nguyên vật liệu thô cho đến khi phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng Thực tế, khái niệm chuỗi cung ứng được giới thiệu lần đầu vào thập niên 1960 đi kèm sự phát triển của khái niệm phân phối thực tế và tập trung vào hệ thống hậu cần phân phối hàng hóa của một công ty Thập niên 1990 chứng kiến sự bùng nổ của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng vào trong tổ chức nhằm tăng khả năng cạnh tranh, giảm tồn kho và cải thiện năng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nhiều công ty đã áp dụng việc quản lý chuỗi cung ứng vào trong kinh doanh và đã đem lại các thành công nhất định cho các công ty.Năm 1989, Walmart đã nhìn thấy được lợi ích của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng khi chi phí phân phối chỉ bằng 1.7% giá bán và thấp hơn 50% so với chi phí của đối thủ cạnh tranh Kmart (Traub, 2012)

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về khái niệm chuỗi cung ứng cũng như khái niệm quản lý chuỗi cung ứng Theo Hankinson (2004), quản lý chuỗi cung ứng bao gồm sự sắp xếp, điều độ, điều khiển, thu mua, sản xuất, tồn kho và phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng Tuy nhiên, một định nghĩa khác cho rằng quản lý chuỗi cung ứng là nghệ thuật và khoa học của sự cộng tác nhằm đem lại những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng, T.Friedman (2008)

Dù định nghĩa như thế nào thì tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một chuỗi cung ứng đó là khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.Arnold, Chapman & Clive (2008) đã tuyên bố rằng chìa khóa chính dẫn tới thành công chính là việc quản lý tồn kho.Rất nhiều các nghiên cứu đã nhấn mạnh tới việc tối ưu hóa hệ thống thông tin, yêu cầu các vùng đệm để tối thiểu hóa rủi ro và chi phí thiếu hàng hay mất đơn hàng.Tuy nhiên, không có một xem xét cụ thể nào về rủi ro tồn kho không chính xác dẫn tới tình trạng thiếu hàng (Thiel & Hovelaque, 2009) Thậm chí, các công ty còn tranh luận rằng việc thiếu hàng hóa (stock-outs) gây ra bởi các nhà cung cấp, thời tiết, hoặc khó khăn trong việc quản lý các nguyên vật liệu, kết quả là rất nhiều khách hàng đã có sự phàn nàn với công ty Trong khi vấn

đề thực sự nằm ở việc tồn kho an toàn Các công ty thường không nhận biết rằng kết quả của việc thiếu hàng hóa có nguồn gốc từ chính các quy trình bên trong công

ty và chính điều này dẫn tới việc mất thị phần cũng như giảm khả năng cạnh tranh (Mekel, Anantadjaya & Lahindah, 2014)

Mặc dù mục tiêu quan trọng nhất mà việc quản lý chuỗi cung ứng là đáp ứng các giá trị mà khách hàng mong muốn (Christoper,2005), mục tiêu về vận hành vẫn là một trong những mục tiêu chính được thiết lập xuyên suốt trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng mong muốn đạt được Quản lý chuỗi cung ứng là nhằm tới việc đáp ứng nhu cầu của thị trường với nguồn lực vận hành thấp nhất có thể (Juttner et al,2007)

Đối tượng thực hiện nghiên cứu trong luận văn là một công ty cung cấp dịch vụ hậu cần (3PL- third party logistics) cho nhiều khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.Một trong những khách hàng là công ty quản lý nhượng quyền chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh nổi tiếng của Hoa Kỳ tại Việt Nam Hiện tại, họ đang trực tiếp quản lý và vận hành chuỗi cung ứng để phục vụ cho các cửa hàng tại Việt Nam.Vai trò củađối tượng thực hiện nghiên cứu trong chuỗi cung ứng là thực hiện quản lý cung cầu hàng hóa cho tất cả các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh, bảo đảm không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa.Các loại nguyên vật liệu mà công ty quản lý bao gồm các loại thực phẩm khô, bao bì đóng gói và đặc biệt là các nguyên vật liệu tươi sống có nguồn gốc nhập khẩu và thời gian sử dụng ngắn Đây là một thách thức lớn với công ty vì không giống như các loại sản phẩm, nguyên vật liệu thông thường, các mặt hàng thực phẩm này thường xuyên gặp vấn đề trong việc quản lý tồn kho, hoạch định bởi sự biến thiên của quá trình phân phối nhu cầu, vòng đời sản phẩm (lifetime), sự thay đổi hành vi của khách hàng đối với sản phẩm (Duong, Wood, & Wang,2015) Theo như báo cáo, khoảng 30% lượng thực phẩm cung cấp cho con người phải thực hiện tiêu hủy do hết hạn sử dụng (Gustavsson, Cederberg, Sonesson, Van Otterdijk, & Meybeck, 2011)

Luận văn này tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóanhằm nâng cao chất lượng hoạt động của chuỗi cung ứng, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa, nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng để phục vụ cho khách hàng, đồng thời hướng tới việc giảm các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý cung cầu hàng hóa

và giảm chi phí lưu kho của công ty trong quá trình vận hành

1.2 Mục tiêu đề tài

Mục tiêu chính của luận văn là thiết kế và xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu hàng hóa cho khách hàng là công ty quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam, từ đó:

 Giảm tỷ lệ hủy hàng do hàng hóa hết hạn sử dụng

 Giảm chi phí vận tải thông qua việc:

o Giảm số lượng đơn đặt hàng

 Chương 2 Cơ sở lý thuyết: tìm hiểu lý thuyết về quản lý cung cầu, tồn kho, các giải thuật phù hợp trong việc áp dụng để giải quyết vấn đề đặt ra Ngoài

ra, trong hướng này sẽ phân tích các bài báo, tài liệu nghiên cứu khoa học có liên quan tới vấn đề được đặt ra

 Chương 3 Phương pháp luận: Chương này sẽ trình bày cách tiếp cận vấn đề, phân tích và giải quyết vấn đề Ngoài ra trong chương này sẽ xây dựng một

sơ đồ các bước cần làm để giải quyết vấn đề đã đặt ra và các phương pháp thực hiện từng bước trong sơ đồ

 Chương 4 Phân tích hiện trạng: gồm các phần:

 Giới thiệu sơ nét về khách hàng và chuỗi cung ứng

 Xác định vai trò và nhiệm vụ của công ty trong chuỗi cung ứng

 Xác định các vấn đề và nguyên nhân của vấn đề

 Chương 5 Xây dựng và phát triển hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu:

 Xác định các bên liên quan và yêu cầu của các bên liên quan

 Đánh giá về hiệu quả của hệ thống

 Chương 7: Kết luận và kiến nghị:

 Đưa ra kết luận

 Đề xuất kiến nghị

Chương 2 Cơ sở lý thuyết

2.1 Giới thiệu về chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng được định nghĩa như một tập hợp hai hay nhiều hơn một thực thể (tổ chức hay cá nhân) liên quan trực tiếp trong dòng chảy quá trình của sản phẩm, dịch vụ, tài chính và thông tin từ nguồn cung cấp tới khách hàng Một chuỗi cung ứng bao gồm 3 thành phần chính: bên sở hữu chuỗi cung ứng, các nhà cung cấp và khách hàng mà chuỗi cung ứng đó mong muốn phục vụ Đây là tập hợp những đối tượng tham gia cơ bản để tạo ra một chuỗi cung ứng Các thành phần cơ bản cần được xác định khi tìm hiểu một chuỗi cung ứng:

 Nhà sản xuất: là các tổ chức sản xuất ra các sản phẩm, bao gồm những công

ty sản xuất nguyên vật liệu và công ty sản xuất thành phẩm

 Nhà phân phối: là những công ty tồn trữ hàng hóa với số lượng lớn từ nhà sản xuất và phân phối sản phẩm cho các nhà kinh doanh khác Một nhà phân phối điển hình là một tổ chức sở hữu nhiều sản phẩm tồn kho mua từ nhiều nhà sản xuất khác nhau

 Nhà bán lẻ: tồn trữ sản phẩm và bán cho khách hàng với số lượng nhỏ hơn

 Nhà cung cấp dịch vụ: đó là những tổ chức cung cấp dịch vụ cho nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ và khách hàng Nhà cung cấp dịch vụ có những kỹ năng và chuyên môn đặc biệt Điều này khiến họ thực hiện các dịch vụ một cách hiệu quả hơn với một mức giá tốt hơn so với chính các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ

Một chuỗi cung ứng muốn hoạt động một cách có hiệu quả cần phải thực hiện tốt các hoạt động dưới dây:

 Mua hàng: đây là một trong những nghiệp vụ cơ bản trong quản lý chuỗi cung ứng

 Hoạch định/ dự báo nhu cầu: đưa ra các dự báo về nhu cầu của khách hàng

về các loại sản phẩm trong những giai đoạn khác nhau

 Hoạch định cung cầu: dựa trên các dự báo nhu cầu, lượng sản phẩm, hàng hóa được sử dụng, từ đó lên kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu

 Lưu trữ hàng hóa: hoạt động tồn trữ hàng hóa nhằm đảm bảo luôn đủ hàng phục vụ cho khách hàng

 Vận tải/ phân phối sản phẩm: là một công đoạn không thể thiếu trong chuỗi cung ứng Vận tải góp phần cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất và phân phối sản phẩm tới các trung tâm phân phối hay khách hàng

2.2 Quản lý vật tư tồn kho

Một trong những hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất nhất trong chuỗi cung ứng

đó là hoạch định và quản lý vật tư tồn kho.Quản lý vật tư tồn kho là quản lý dòng chảy vật tư trong hệ thống từ cung ứng đến sản xuất, phân phối và tiêu dùng, với các chức năng hoạch định, thu thập, tồn trữ, vận chuyển, kiểm soát…

Chi phí cho việc quản lý vật tư tồn kho thường dao động từ 15% cho tới 90% tùy thuộc vào mô hình hoạt động của các doanh nghiệp Mặc dù có chi phí cao như trên nhưng rất nhiều doanh nghiệp vẫn chấp nhận và thực hiện tồn kho vì các lý do:

 Hoạch định theo thời gian (Chiến lược, chiến thuật và tác vụ)

 Vận hành (Quản lý kho bãi, quản lý vận tải)

Để thực hiện tốt các công việc trên, cần có các mô hình vận hành cũng như mô hình

hỗ trợ cho việc ra quyết định.Để có thể chọn được mô hình đúng và hiệu quả, bước đầu tiên cần xác định loại hệ thống tồn kho Các loại hệ thống tồn kho thường gặp bao gồm:

 Hệ thống tồn kho cập nhật liên tục

 Hệ thống tồn kho cập nhật theo chu kỳ

 Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư

 Hệ thống hoạch định nhu cầu phân phối

 Hệ thống tồn kho đơn hàng đơn

Trong đó, hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) là hệ thống thường được sử dụng trong việc quản lý cung cầu hàng hóa Một hệ thống MRP cơ bản gồm các thành phần sau:

 Đầu vào: chứa các thông tin về lịch điều độ MPS, bảng ghi trạng thái tồn kho ISR, bảng ghi cấu trúc sản phẩm BOM

 Đầu ra: bao gồm đơn mua (PO), đơn việc (WO) hoặc thông báo tái điều độ

Muốn tính toán được đầu ra của cho hệ thống, cần có các thông số cần thiết như sau:

 Nhu cầu tổng G: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu trong từng thời kỳ

 Lượng hàng đã đặt S

 Nhu cầu ròng N

 Đơn hàng hoạch định P

 Đơn hàng phát R

 Thời đoạn hoạch định t

Thuật toán cơ bản cho việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu như sau:

R(t-L)=P(t)

E

Đúng Sai

Hình 2.1: Thuật toán tính toán nhu cầu nguyên vật liệu

2.3 Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp

Để có thể thiết kế và xây dựng hệ thống, cần có một quy trình, phương pháp thực hiện cụ thể.Một trong những những phương pháp thường được sử dụng là phương pháp kỹ thuật hệ thống công nghiệp Phương pháp này gồm 5 bước chính trong quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống như hình 2.2 dưới đây:

Phân tích thực trạng

Thiết kế sơ khởi

Thiết kế chi tiết

Vận hành và đánh giá Xác định yêu cầu

Hình 2.2: Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp

Công việc đầu tiên khi bắt tay vào thiết kế hệ thống là phân tích nhu cầu của khách hàng Việc xác định nhu cầu của khách hàng khi xây dựng các hệ thống thông tin sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của cách vận hành hiện tại để từ đó tìm ra các khiếm khuyết của hệ thống hiện tại.Từ đó xác định sự cần thiết của việc nâng cấp hệ thống cũ hay tiến hành xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới Các công cụ hữu dụng trong việc phân tích thực trạng là biểu đồ nguyên nhân- kết quả (hay còn gọi

là biểu đồ xương cá), biểu đồ Pareto…

Đối với các hệ thống chỉ cần nâng cấp, công việc tiếp theo được tiến hành là xác định các yêu cầu hay các thông số cần nâng cấp Trong trường hợp cần thiết phải xây dựng hệ thống mới, bước tiếp theo cần phải tiến hành là xác định tất cả các bên liên quan tới hệ thống (stakeholders)

Xác định các bên liên quan không chỉ đơn giản là công việc chỉ ra ai là người liên quan tới hệ thống mà còn phải xác định vai trò của họ đối với hệ thống Mỗi đối tượng liên quan đều có vai trò và trách nhiệm nhất định đối với hệ thống.Một công

cụ hỗ trợ cho việc xác định vai trò của các bên liên quan là Quy trình chuẩn hóa công việc vận hành (Standard Operation Procudure- SOP).Tài liệu này sẽ giúp cho người thiết kế hiểu rõ vai trò của các bên, đồng thời xác định được các loại thông tin

mà các bên có thể cung cấp để vận hành hệ thống một cách hiệu quả

Sau khi xác định vai trò của các bên liên quan, bước cuối cùng cần thực hiện trong

liên quan) đối với hệ thống.Việc xác định được đầy đủ các mong muốn của khách hàng sẽ giúp xác định được đầu ra trong tương lai của hệ thống cũng như giảm bớt việc lãng phí thời gian để chỉnh sửa hệ thống sau khi đã hoàn thành

Bước tiếp theo trong phương pháp luận là đi thiết kế ý niệm cho hệ thống dự kiến xây dựng Các nhu cầu của khách hàng trong phần trên sẽ được chuyển hóa thành các yêu cầu cho hệ thống.Việc làm này là vô cùng cần thiết vì ngôn ngữ của khách hàng khác với ngôn ngữ của hệ thống.Công việc chuyển đổi này sẽ giúp cho việc thiết kế hệ thống trở nên dễ dàng hơn.Sau đó, các yêu cầu sẽ được sắp xếp vào cây mục tiêu của hệ thống.Cây mục tiêu nhằm mục đích tổng hợp các yêu cầu giống nhau vào cùng một nhóm để người thiết kế có thể dễ dàng nắm bắt và xây dựng Dựa trên các mục tiêu của hệ thống trong cây mục tiêu, bước tiếp theo cần thực hiện

là thiết kế sơ khởi Thiết kế sơ khởi gồm các bước: phân tích chức năng của hệ thống, phân bổ các yêu cầu hệ thống, phân tích trade-off, tổng hợp và xác định hệ thống, xem xét thiết kế sơ khởi

Phương án thiết kế được chấp nhận

Được

Được Không

Không

Hình 2.3: Các bước trong thiết kế sơ khởi Phân tích chức năng là phương pháp dùng để xác định và mô tả tất cả các chức năng của hệ thống, nghĩa là tất cả các hoạt động mà hệ thống phải thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu của hệ thống đã đề ra.Việc phân tích chức năng của hệ

thống có nhiều phương pháp khác nhau Một trong những phương pháp thường dùng nhất là phương pháp hộp đen (Black-box) Phương pháp này dựa trên đầu vào

và đầu ra của hệ thống để tiến hành xác định các chức năng mà hệ thống cần phải thực hiện để có được đầu ra như yêu cầu

Tuy nhiên đối với các hệ thống thông tin, một công cụ được sử dụng thường xuyên hơn là giản đồ dòng di chuyển của thông tin.Giản đồ này được chia ra làm nhiều cấp khác nhau.Với cấp độ 0, giản đồ này giúp xác định các đối tượng liên quan tới

hệ thống, đầu vào và đầu ra của hệ thống.Giản đồ này góp phần xác định nguồn gốc đầu vào cũng như điểm tới của các nguồn thông tin đầu ra

0

Hệ thống thông

tin Bên liên quan

Đầu vào Đầu vào

Đầu ra

Đầu vào Đầu vào

Bên liên quan Đầu ra

Hình 2.4: Giản đồ DFD cấp 0 Phân tích chức năng chỉ là phần đầu trong quy trình chuyển đổi các yêu cầu của vận hành hệ thống thành các chuẩn thiết kế cụ thể Sau khi xác định được các chức năng

mà hệ thống cần thực hiện, bước tiếp theo sẽ tiến hành phân bố các chức năng vào các hệ thống con bên trong hệ thống Việc phân bổ các chức năng này vào các hệ thống con sẽ giúp cho việc vận hành, theo dõi và bảo trì hệ thống được dễ dàng Khi

có lỗi xuất hiện thì việc truy xuất nguồn gốc cũng dễ dàng hơn Số lượng hệ thống con phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống và yêu cầu của người vận hành và thiết kế hệ thống Khi thực hiện phân bố, việc cần thiết là xem xét các chuẩn định lượng và định tính ảnh hưởng tới quá trình thiết kế

kế cho hệ thống con đó nhằm bảo đảm hệ thống được thiết kế theo nhu cầu của khách hàng và yêu cầu vận hành của hệ thống.Các lựa chọn này có thể tiến hành theo phương án định lượng hoặc định tính Phương pháp thường được sử dụng trong việc ra quyết định lựa chọn là phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process- AHP).Đây là phương pháp hỗ trợ ra quyết định dựa trên các phân tích định lượng trong quản lý

Khi đã xác định được chức năng của hệ thống và có được các giải pháp thiết kế, bước tiếp theo sẽ đi thiết kế chi tiết hệ thống Quy trình thiết kế chi tiết bao gồm:

 Mô tả các hệ thống con cấu thành thiết bị chính

 Chuẩn bị tài liệu thiết kế

 Xác định và phát triển các phần mềm cần thiết

 Phát triển mô hình kỹ thuật, mô hình thử nghiệm, mô hình nguyên mẫu của

hệ thống

 Thử nghiệm và đánh giá mô hình vật lý đã được phát triển

 Tái thiết kế nếu cần phải sửa chữa hay bổ sung chức năng

Cuối cùng, sau khi có được thiết kế chi tiết, hệ thống đó sẽ được tiến hành xây dựng.Sau khi kết thúc quá trình xây dựng, hệ thống sẽ được vận hành thử và đánh giá có đủ năng lực để đưa vào vận hành chính thức hay không Khi đồng ý đưa hệ thống vào vận hành chính thức , cần tiến hành tài liệu hóa quá trình hoạt động của thiết bị đồng thời tiến hành huấn luyện cho những người liên quan trong quá trình vận hành hệ thống

Chương 3 Phương pháp luận

Mục đích chính của chương này là mô tả cấu trúc hay các bước trong việc xây dựng

hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa Phương pháp luận được lựa chọn dựa trên quy trình kỹ thuật công nghiệp gồm các bước như sau:

Phân tích hiện trạng của hệ thống

Xác định sự cần thiết của việc xây

dựng hệ thống

Xác định phạm vi của hệ thống

Sự cần thiết

Xác định các bên liên quan

Xác định yêu cầu đối với hệ thống

Thiết kế sơ khởi hệ thống

Thiết kế và xây dựng chi tiết

Vận hành thử

Đề xuất giải pháp Đáp ứng yêu cầu

Ứng dụng

Không làm gì Có

3.1 Xác định yêu cầu

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định được các yêu cầu đối với hệ thống Muốn xác định được các yêu cầu một cách cụ thể và đầy đủ, các bước cần tiến hành như hình 3.2:

Bước 1: Xác định các bên liên quan và vai trò của các bên liên quan tới hệ thống

Bước 2: Tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn của các bên liên quan

Bước 3: Chuyển đổi các mong muốn thành các yêu cầu đối với hệ thống

Bước 4: Xác định mức độ ưu tiên đối với các yêu cầu

Bước 5: Xây dựng cây mục tiêu đối với hệ thống

Hình 3.2: 5 bước xác định yêu cầu đối với hệ thống

Để có thể tiến hành xác định vai trò của các bên liên quan, việc đầu tiên phải làm là xem xét và phân tích chuỗi cung ứng mà đối tượng nghiên cứu đang là một mắt xích trong đó.Sau khi có được cái nhìn tổng quát về chuỗi cung ứng, cần xác định được vai trò vàcũng như trách nhiệm của đối tượng trong chuỗi cung ứng đó

Dựa trên các phân tích trên, vai trò, phạm vi cũng như các bên liên quan tới hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa sẽ được xác định khi kết thúc bước này

3.2 Thiết kế sơ khởi

Giai đoạn kế tiếp trong việc xây dựng hệ thống là đi thiết kế sơ khởi Mục tiêu sau khi kết thúc giai đoạn này là xác định được các chức năng của hệ thống và đưa ra được các phương án thiết kế cho các chức năng ở trên Để có thể đạt được mục tiêu

đề ra, các bước cần thực hiện như sau:

 Bước 1: bước đầu tiên thực hiện trong giai đoạn thiết kế sơ khởi là phác họa

sơ nét hệ thống hỗ trợ quản lý dự kiến xây dựng dựa trên các yêu cầu đã được xác định ở giai đoạn trên

 Bước 2: xác định đầu vào và đầu ra của hệ thống dựa trên các phác thảo, từ

đó tiến hành xây dựng giản đồ DFD cấp 0 Giản đồ DFD cấp 0 này sẽ cho người thiết kế cái nhìn tổng quát đầu vào của hệ thống sẽ do bên liên quan nào quyết định và đầu ra sẽ cung cấp cho bên nào trong chuỗi cung ứng

 Bước 3: xác định các dòng thông tin cần thiết để có thể đưa ra các dòng thông tin ở đầu ra trên giản đồ DFD cấp 0

 Bước 4: sau khi xác định các dòng thông tin cần thiết, tiến hành xây dựng giản đồ DFD cấp 1 Giản đồ này phải minh họa và kết nối được các dòng thông tin lại với nhau kể từ lúc nhận thông tin đầu vào cho tới lúc xuất thông tin ở đầu ra

 Bước 5: sau khi xác định được tất cả các dòng thông tin trong hệ thống, bước này sẽ tiến hành nhóm các dòng thông tin có chung đặc điểm vào cùng một chức năng (hình 3.2)

 Bước 6: phân bổ các chức năng vào từng các hệ thống con

 Bước 7: vì đây là một hệ thống thông tin nên một công việc vô cùng quan trọng phải thực hiện đó là lựa chọn nền tảng để thiết kế hệ thống Việc lựa chọn sẽ dựa trên các tiêu chí của công ty và người trực tiếp sử dụng

 Bước 8: sau khi có được nền tảng để thiết kế, bước cuối cùng trong giai đoạn này là đưa ra các phương án và lựa chọn trong các phương án trên phương án tốt để xây dựng các hệ thống con

Chức năng 4 Chức năng 3

Chức năng 2 Chức năng 1

Dòng

thông tin

Dòng thông tin

Dòng thông tin

Hình 3.3: Xác định chức năng của hệ thống Đánh giá phương án (hay còn gọi là phân tích trade-off) cung cấp một phương pháp phân tích cho việc đánh giá có hệ thống Trong việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa, việc phân tích trade-off được sử dụng cho 2 bài toán:

 Bài toán 1: lựa chọn nền tảng để xây dựng hệ thống

 Bài toán 2: lựa chọn các thông số vận hành quản lý cung cầu

Bài toán thứ 1: Việc lựa chọn nền tảng để xây dựng hệ thống ảnh hưởng rất lớn tới

sự thành công hay thất bại của dự án Để có thể ra quyết định chính xác, các công

việc cần thực hiện bao gồm cần phải xác định các tiêu chí để lựa chọn nền tảng và công cụ hỗ trợ ra quyết định Hai công cụ thường được sử dụng để ra quyết định là:

 Phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process-AHP)

 Phương pháp cho trọng số và tính điểm

Bài toán thứ 2: Việc ra quyết định lựa chọn các thông số vận hành quản lý cung cầu (bao gồm các thông số như lượng tồn kho cực đại, lượng tồn kho an toàn, tần suất đặt hàng,…) vô cùng phức tạp Lý do mà việc ra quyết định này phức tạp vì nó ảnh hưởng rất lớn tới lợi ích của các bên tham gia chuỗi cung ứng Thông thường, để giảm nguy cơ thiếu hàng thì các công ty thường có xu hướng tăng mức độ tồn kho Vấn đề sẽ rất dễ dàng giải quyết nếu tăng mức độ tồn kho Vấn đề còn lại lại mức tồn kho tối đa bao nhiêu để chi phí thấp nhất (Bottani, Ferretti, Montanari, Vignali, Longo & Bruzzone,2013) Mô hình thường được sử dụng để xác định mức tồn kho cực đại với chi phí cực tiểu là lượng tồn kho kinh tế (Econmic Order Quantity-EOQ) Lượng tồn kho an toàn sẽ phụ thuộc vào dự báo tiêu thụ và leadtime (Senapati, Mishra, Routra, & Biswas, 2012) Tuy nhiên do đặc trưng của hàng hóa

mà đôi khi các phương pháp trên không thể áp dụng Vì vậy việc xác định các thông

số này sẽ phụ thuộc vào sự thỏa hiệp giữa các bên liên quan.Ngoài ra, để giảm thiểu các vấn đề như nguyên vật liệu hết hạn trong quá trình lưu kho, một số thông số quan trọng sẽ được theo dõi và quyết định dựa trên đơn vị là ngày thay vì số lượng như hiện tại

Dựa vào các phân tích ở trên, các thông số cần lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý cung cầu, đặc biệt các hàng hóa là nguyên vật liệu tươi sống có thời gian sử dụng ngắn:

 Thời gian sản phẩm còn khả năng sử dụng (self life): dựa theo thỏa thuận của các bên liên quan, thông thường các mặt hàng thực phẩm thì shelf life khi chuyển hàng về tới kho phải còn tối thiểu 2/3 vòng đời sản phẩm (lifetime) Lifetime của một sản phẩm được tính bằng công thức:

Lifetime = Ngày hết hạn sử dụng – Ngày sản xuất

 Số ngày tồn kho cực đại: lượng thời gian tối đa mà sản phẩm có thể lưu trữ trong kho Thông thường thời gian lưu kho tối đa của sản phẩm (max stock day- MSD) phải nhỏ hơn thời gian còn lại (self life) có thể sử dụng của sản phẩm khi được chuyển về kho

MSD ≤ Self life

 Tần suất đặt hàng: thời điểm giữa hai lần đặt hàng Tần suất đặt hàng sẽ được tính như sau:

Tần suất đặt hàng = 365

𝑠ố đơ𝑛 ℎà𝑛𝑔 ℎà𝑛𝑔 𝑛ă𝑚 𝑑ự 𝑘𝑖ế𝑛 (ngày/đơn hàng)

 Tồn kho an toàn: thông thường số lượng hàng tồn kho an toàn sẽ được tính toán dựa trên công thức của Chopra và Meindl (2008) dưới đây:

SS= K*ϭ* 𝐿𝑇

o SS là số lượng tồn kho an toàn

o K là hệ số liên quan tới độ lệch chuẩn, thường được gọi là hệ số an toàn

o LT: leadtime- thời gian từ khi đặt hàng cho tới khi hàng về tới kho

 Tuy nhiên vì hàng hóa quản lý là các nguyên vật liệu thực phẩm, có thời gian

sử dụng ngắn nên nếu chỉ kiểm soát tồn kho theo số lượng sẽ rất dễ dẫn tới tình trạng nguyên vật liệu có sẵn trong kho nhưng không thể được sử dụng

do đã hết hạn sử dụng Để giải quyết tình trạng trên, một thông số nữa cần phải quan tâm trong việc thiết lập hệ thống đó là thời gian tồn kho an toàn hay còn gọi là số ngày tồn kho an toàn (safety stock day-SSD)

 Số ngày tồn kho an toàn (SSD): việc quyết định số ngày tồn kho an toàn sẽ phụ thuộc vào lead time cũng như đánh giá về các rủi ro trong quá trình đặt hàng, vận chuyển và nhu cầu tiêu thụ nguyên vật liệu trong thời gian chờ

 Số ngày tồn kho kỳ vọng (Expected Stock day-ESD): số ngày tồn kho cực đại mà bên quản lý hàng hóa mong muốn đạt được Khi số lượng hàng hóa đặt hàng và lưu trữ trong kho không vượt quá số ngày tồn kho kỳ vọng, công

ty thực hiện quản lý sẽ cân bằng được việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và chi phí tồn kho Số ngày tồn kho kỳ vọng thông thường sẽ được lựa chọn như công thức dưới đây:

SSD+Freq ≤ ESD ≤ MSD Như vậy, sau khi kết thúc giai đoạn thiết kế sơ khởi, mỗi hệ thống con sẽ có những chức năng cụ thể và giải pháp để thực hiện chức năng đó

3.3 Thiết kế và xây dựng chi tiết

Hoạt động thiết kế và xây dựng chi tiết được bắt đầu với các quan niệm và các phương án thiết kế đã được xác định trong phần thiết kế sơ khởi Dựa trên nền tảng được lựa chọn thiết kế hệ thống, khi thiết kế hệ thống phải lưu ý các vấn đề sau:

 Thực hiện chức năng: khả năng thực hiện các chức năng đã được thiết kế ở trên

 Tương tác với người sử dụng: giao diện và cách thức tương tác

 Quản trị dữ liệu: khả năng lưu trữ dữ liệu

 Kết nối các hệ thống con: các hệ thống con phải được kết nối với nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.

Các bước thực hiện trong thiết kế và xây dựng chi tiết gồm:

 Bước 1: thiết kế chi tiết các cụm hay hệ thống con, đảm bảo có thể thực hiện các chức năng đã đề ra

 Bước 2: thiết kế cách thức kết nối giữa các hệ thống con với nhau

 Bước 3: tiến hành triển khai, xây dựng các hệ thống con

 Bước 4: hoàn thiện hệ thống

Trong giai đoạn này, công việc quan trọng nhất là phải thiết kế được một cách chi tiết và cụ thể cách thức hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng hoạt động Các thông

số quan trọng cần xác định để hỗ trợ cho việc đặt hàng gồm:

 Số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa hiện có (S): số lượng này sẽ được tính bằng cách tính tổng lượng nguyên vật liệu đã nhập về kho (RG) trừ đi số lượng nguyên vật liệu đã được sử dùng (UG) và trừ đi số lượng nguyên vật liệu không thể sử dụng do các lý do về hạn sử dụng hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ (DG) như công thức sau:

S= ∑RG- ∑UG - ∑DG

 Nhu cầu nguyên vật liệu trong tương lai

 Các đơn hàng đã đặt hàng và chuẩn bị được giao

 Số lượng nguyên vật liệu đặt hàng: phụ thuộc vào cách thức mà người ra quyết định mong muốn

 Thời điểm dự kiến nguyên vật liệu về kho (ETA): thời điểm này sẽ được tính bằng cách xác định thời điểm hết hàng (SOD) trừ cho số ngày tồn kho an toàn mong muốn (SSD)

o Thông báo số lượng nguyên vật liệu có nguy cơ hết hạn sử dụng và phải đem hủy

o Số lượng nguyên vật liệu nên đặt hàng

 Bước 2: kiểm tra các kết quả khi vận hành

 Bước 3: tiến hành so sánh kết quả vận hành hệ thống với mục tiêu đặt ra khi xây dựng hệ thống

Sau khi đánh giá hệ thống và bảo đảm rằng hệ thống hoạt động tốt, bước cuối cùng

là tiến hành huấn luyện những người trực tiếp sử dụng hệ thống và tài liệu hướng dẫn quá trình vận hành hệ thống

Chương 4 Phân tích hiện trạng

4.1 Giới thiệu chung

4.1.1 Giới thiệu công ty

Công ty thực tế được nghiên cứu trong luận văn này là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp logistics cho nhiều khách hàng hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau (gọi tắt là công ty hay bên quản lý hàng hóa)

4.1.2 Giới thiệu về đối tượng nghiên cứu

Luận văn này tập trung phân tích vào cách thức công ty này quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu mà công ty cung cấp cho khách hàng là công ty quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam (gọi tắt là công ty hay bên quản lý chuỗi cungứng) Hiện tại công ty đang quản lý hơn 100 loại mã nguyên vật liệu khác nhau với hơn 30 nhà cung cấp khác nhau trên thế giới tại 6 quốc gia cho các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam Các nguyên vật liệu này có 2 cách phân loại Cách thứ nhất là dựa trên nhiệt độ bảo quản gồm: nguyên vật liệu bảo quản ở nhiệt độ đông lạnh, nhiệt độ mát và ở nhiệt độ thường Cách thứ 2 là chia theo cấu tạo của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu thực phẩm và nguyên vật liệu đóng gói

4.1.3 Phân tích chuỗi cung ứng

Hình 4.1 dưới đây mô tả sơ nét về chuỗi cung ứng mà khách hàng đang vận hành hiện tại và công ty thực hiện luận văn là một mắt xích bên trong chuỗi cung ứng đó

Warehouse

Factory Factory

Building 1

Building 2

Chú thích:

Dòng thông tin Dòng sản phẩm

Host

3PL

Hình 4.1: Sơ đồ vận hành của chuỗi cung ứng Khách hàng của công ty được nghiên cứu trong luận văn là chủ sở hữu, quản lý và vận hành chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam Để tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào việc vận hành các cửa hàng thức ăn nhanh, khách hàng đã thuê bên thứ 3 để hỗ trợvận hành chuỗi cung ứng Các bên liên quan sẽ có các trách nhiệm như sau:

 Bên xử lý thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa- công ty Tra-sas: chịu trách nhiệm về việc làm thủ tục nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ cảng về tới kho lưu trữ

 Bênthu mua hàng hóa quốc tế (hay còn gọi là bên thu mua hàng hóa): chịu trách nhiệm về việc làm việc với các nhà cung cấp quốc tế, thực hiện việc thu mua hàng hóa và vận chuyển về cảng ở Việt Nam

 Bên quản lý hàng hóa: chịu trách nhiệm quản lý việc đặt hàng, cung cấp số lượng đặt hàng cũng như các thông tin cần thiết khác cho bên thu mua hàng hóa Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm quản lý việc lưu trữ hàng hóa tại các kho lưu trữ và cung cấp hàng hóa tới các cửa hàng khi có yêu cầu từ các cửa hàng Quy trình tổng quát của việc vận hành chuỗi cung ứng của chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh này tại Việt Nam như sau:

 Đối với những hàng hóa, nguyên vật liệu có thể đặt hàng và cung ứng bởi các nhà cung cấp nội địa, công ty quản lý chuỗi cung ứng sẽ trực tiếp đặt hàng với các nhà cung cấp và yêu cầu các nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp về kho lưu trữ Kho lưu trữ này được vận hành và quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp bởi công ty quản lý hàng hóa

 Đối với những loại hàng mà nhà cung cấp nội địa không thể đáp ứng, khách hàng sẽ nhập hàng từ nước ngoài Để vận hành chuỗi cung ứng các sản phẩm, nguyên vật liệu này, quy trình vận hành như sau:

o Đầu tiên, Công ty quản lý chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam làm việc, xác định các bên cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu cho họ

o Tiếp theo, bên quản lý chuỗi cung ứng sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho bên thu mua hàng hóa, công ty Tra-sas và bên quản lý hàng hóa về các nhà cung ứng Từ đó, công ty thu mua hàng hóa sẽ làm việc trực tiếp với bên nhà cung cấp nước ngoài để họ cung cấp các thông tin cần thiết

về hàng hóa, nguyên vật liệu

o Sau đó, công ty thu mua hàng hóa sẽ thông báo lại cho 2 công ty logistics còn lại các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu để chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan và tính toán việc đặt hàng

o Dựa vào dự báo từ bên quản lý chuỗi cung ứng và thông tin về hàng hóa (nhà cung cấp, nguồn gốc, lượng tối thiểu đặt hàng, leadtime,…), công ty quản lý hàng hóa sẽ tính toán số lượng nguyên vật liệu cần thiết và tiến hành đặt hàng cho công ty thu mua

o Khi có được đơn đặt hàng do bên quản lý hàng hóa cung cấp, công ty thu mua sẽ làm việc với các nhà cung cấp trong đơn đặt hàng và thông báo với công ty quản lý hàng hóa khi đơn hàng có các vấn đề phát sinh

o Sau khi thực hiện việc thu mua hàng hóa từ các nhà cung cấp, công ty thu mua sẽ chuyển hàng về Việt Nam dựa trên thời gian yêu cầu của công ty quản lý hàng hóa và chuyển các hóa đơn, chứng từ liên quan cho công ty Tra-sas để họ chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu cần thiết

o Khi hàng hóa về tới cảng, công ty Tra-sas sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan, lấy mẫu sản phẩm và vận chuyển hàng về kho lưu trữ Đối với loại hàng đông lạnh (<100C) và hàng yêu cầu nhiệt độ mát (4-60C), Tra-sas sẽ vận chuyển hàng về kho lạnh được công ty quản lý hàng hóa thuê bên thứ

3 Những loại hàng hóa còn lại, sẽ được đưa tới kho hàng do công ty quản

lý hàng hóa trực tiếp vận hành và quản lý

 Hàng hóa khi được vận chuyển tới kho sẽ được kiểm tra chất lượng trước khi được tiến hành nhập kho và lưu trữ

 Khi có yêu cầu nhập hàng từ các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng, bên quản lý hàng hóa sẽ chuyển các hàng hóa, nguyên vật liệu theo yêu cầu của cửa hàng Như vậy nhiệm vụ chính và quan trọng nhất của công ty quản lý hàng hóa (là công

ty được nghiên cứu trong luận văn này) là thực hiện quản lý hàng hóa, đảm bảo luôn có đủ hàng để cung cấp và đáp ứng nhu cầu các sản phẩm nhập khẩu cho các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh

4.2 Phân tích hiện trạng

Vấn đề quan trọng nhất mà công ty phải đối mặt đó là đáp ứng yêu cầu của khách hàng Yêu cầu quan trọng nhất của khách hàng - bên quản lý chuỗi cung ứng đối với công ty là phải luôn đảm bảo đủ hàng hóa cung cấp cho các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh Bên quản lý chuỗi cung ứng không chấp nhận việc mất khách hàng do không cung cấp được khẩu phần ăn mà họ yêu cầu mà nguyên nhân

là do thiếu nguyên vật liệu Một đặc điểm nữa mà bên quản lý chuỗi cung ứng yêu cầu là nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng phải là những nguyên vật liệu vẫn còn đảm bảo chất lượng và phải còn hạn sử dụng

Để thực hiện được yêu cầu cốt lõi bên trên của khách hàng, công ty quản lý hàng hóa phải đảm bảo hàng hóa luôn có trong kho để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, bên các loại nguyên vật liệu có thể lưu trữ lâu như các loại nguyên vật liệu đóng gói (hộp đựng phần ăn, ly giấy…) công ty phải quản lý các nguyên vật liệu là thực phẩm giàu protein (thịt bò, xúc xích, thịt gà…) và các thực phẩm được

xử lý (các loại sốt, khoai tây…) có vòng đời (shelf life) rất ngắn Điều này sẽ dẫn tới nếu tiến hành lưu kho với số lượng lớn sẽ gây ra vấn đề nguyên vật liệu sẽ hết hạn sử dụng trước khi được sử dụng Điều này sẽ gây ra các chi phí phát sinh cho khách hàng như chi phí mua hàng, chi phí hủy hàng, chi phí lưu hàng… Do vậy, một yêu cầu nữa của bên quản lý chuỗi cung ứng là cực tiểu lượng sản phẩm hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho và vận chuyển Tuy nhiên, hiện tại tỷ lệ các sản phẩm hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho khá lớn, tỷ lệ trung bình khoảng 20% tổng số lượng hàng nhập về

Bảng 4.1 dưới đây mô tả số lượng một số loại nguyên vật liệu hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho:

Vấn đề thứ hai mà công ty phải đối mặt đó là việc tính toán và ra quyết định đặt hàng Hiện tại, công ty phải thường xuyên đặt thêm các đơn hàng gấp (các đơn hàng

vận chuyển bằng đường hàng không hoặc di chuyển bằng cách ghép hàng chung với các đơn hàng của công ty khác (LCL) do thiếu nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng Điều này dẫn tới 2 vấn đề cho cả công ty và khách hàng là bên quản lý chuỗi cung ứng:

 Tốn thêm chi phí cho việc đặt thêm đơn hàng gấp Các đơn hàng này có chi phí đặt hàng cao hơn nhiều lần so với chi phí đặt hàng và vận chuyển theo cách thông thường (FCL)

 Độ hiệu dụng khi đặt container thấp

Bảng 4.2: Số chuyến hàng công ty nhận được theo từng quý

Loại đơn hàng Loại hình vận chuyển Quý IV/2014 Quý I/2015 Quý II/2015 Tổng

Bảng 4.3: Thời gian lưu kho trung bình của từng loại hàng hóa

Nhiệt độ bảo quản Loại hàng hóa Nguồn gốc Số ngày lưu kho

trung bình (ngày)

Dựa trên bảng 4.3 phía trên thấy rằng số ngày lưu kho trung bình của nguyên vật liệu hiện tại khá cao

Từ những phân tích thực trạng ở trên cho thấy rằng hiện tại đang tồn tại rất nhiều vấn đề ở công ty trong việc quản lý nguyên vật liệu 3 vấn đề chính mà công ty gặp phải bao gồm:

 Lượng nguyên vật liệu hết hạn sử dụng cao

 Số lượng đơn đặt hàng nhiều trong khi độ hiệu dụng của một đơn hàng lại thấp

 Số ngày lưu kho cao

Cả 3 nguyên nhân trên xuất hiện đều do việc quản lý cung cầu hàng hóa hiện tại của công ty không tốt, đặc biệt là trong việc ra quyết định đặt hàng Để có thể tìm ra được các nguyên nhân cốt lõi, từ đó đưa ra các giải pháp khả thi, bước tiếp theo trong luận văn sẽ tìm hiểu và phân tích các nguyên nhân dẫn tới việc quản lý cung cầu không tốt

4.3 Phân tích nguyên nhân

Để có thể xác định nguyên nhân dẫn tới việc quản lý cung cầu không tốt, biểu đồ nhân quả sẽ được sử dụng.Hình 4.4 dưới đây mô tả kết quả của việc phân tích

Nhiều chương trình khuyến mãi

Thời gian chờ dài

Hình 4.4: Biểu đồ nhân quả Như vậy, các nguyên nhân chính dẫn tới việc quản lý cung cấp không tốt gồm:

4.3.1 Nguyên vật liệu

Một trong những đặc điểm của việc quản lý chuỗi cung ứng cho các chuỗi nhà hàng, cửa hàng có liên quan tới thực phẩm nói chung và các chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh nói riêng đó là việc quản lý các nguyên vật liệu có thời gian sử dụng ngắn hơn rất nhiều so với các nguyên vật liệu khác

Việc quản lý này càng phức tạp hơn khi số lượng nguyên vật liệu nhiều và thời hạn

sử dụng các nguyên vật liệu này có thời gian khác nhau Số lượng nguyên vật liệu thực phẩm mà công ty phải quản lý là 34 loại khác nhau với thời gian sử dụng khác nhau, kéo dài từ 50 ngày tới 245 ngày (thời gian từ lúc hàng về tới kho cho đến khi hết hạn sử dụng) (xem phụ lục I) Chính việc phải quản lý các loại nguyên vật liệu như trên đã làm ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu

Có nhiều loại nguyên vật liệu thường xuyên bị hết hạn sử dụng trước khi được sử dụng hay chế biến Điều này dẫn tới việc chi phí tăng cao cho cả bên quản lý chuỗi cung ứng và công ty- bên thực hiện quản lý hàng hóa Các chi phí phát sinh khi nguyên vật liệu không được tiêu thụ là bên cạnh chi phí thông thường (chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý,…) bao gồm:

về tồn kho.Khi lượng tồn kho quá cao sẽ dẫn tới các rủi ro không chỉ với khách hàng mà còn với công ty

Bảng 4.4: Sai lệch giữa dự báo và thực tế Tháng 10/2014 11/2014 12/2014 1/2015 2/2015 3/2015 4/2015 Sai lệch dự

báo/thực tế -8.89% -0.98% 5.49% -18.18% -18.89% -20.11% -25.7%

4.3.2.2 Cách thức quản lý cung cầu

Hiện tại, quy trình quản lý cung cầu hàng hóa của công ty đối với khách hàng này như sau:

 Bên quản lý chuỗi cung ứng sẽ cung cấp cho bên quản lý hàng hóa dự báo về lượng khách hàng dự kiến và lượng phần ăn dự kiến sẽ bán trong từng ngày của từng cửa hàng

 Dựa trên các dự báo số lượng phần ăn, công ty sẽ chuyển đổi thành nhu cầu

sử dụng của từng nguyên vật liệu dựa trên hóa đơn vật tư (Bill of menu –BOM)

 Sau khi có được nhu cầu của từng mã hàng cho từng tháng, bên quản lý hàng hóa sẽ kiểm tra lại số lượng hàng hóa của các mã hàng đó trong kho và lượng

đã đặt hàng

 Nếu lượng hàng trong kho và đã đặt hàng không còn đạt được mức tồn kho

an toàn đã được thiết lập, bên quản lý hàng hóa sẽ tiến hành tính toán lượng hàng cần đặt và sẽ tiến hành đặt hàng cho bên thu mua hàng hóa để họ tiến hành đặt hàng cho các nhà cung cấp đã được các bên thống nhất từ trước

 Tuy nhiên, trong trường hợp nhà cung cấp không thể cung cấp đủ số lượng hàng hóa yêu cầu hoặc hàng hóa không thể vận chuyển về kho đúng thời gian mà bên quản lý hàng hóa yêu cầu, bên thu mua sẽ thông báo cho bên quản lý hàng hóa và bên chủ quản lý chuỗi cung ứng

 Bên quản lý hàng hóa sẽ xem xét số lượng tồn kho an toàn có đảm bảo cung cấp đủ lượng nguyên vật liệu dự báo cho tới khi chuyến hàng về tới kho hay chuyến kế tiếp về tới kho Nếu không đủ đáp ứng, bên quản lý hàng hóa sẽ thông báo cho chủ quản lý chuỗi cung ứng

 Chủ quản lý chuỗi cung ứng sẽ thông báo cho bên quản lý hàng hóa và bên thu mua nhà cung cấp sẽ đặt hàng để bổ sung hàng hóa

 Dựa trên thời gian chờ và thời điểm hết hàng, bên quản lý hàng hóa sẽ tính toán lượng hàng hóa cần đặt bổ sung, thời điểm hàng về kho và đặc biệt là phương tiện vận chuyển đảm bảo luôn đủ lượng nguyên vật liệu để làm ra các thực đơn theo yêu cầu của khách hàng

Hình 4.5 dưới đây tóm tắt lại quy trình thực hiện quản lý cung cầu hiện tại:

Nhận thông tin dự báo về lượng phần ăn tiêu thụ

Không đủ

Thông tin về lượng phần ăn tiêu thụ thực tế

End

Đủ

Hình 4.5: Cách thức quản lý cung cầu Việc áp dụng phương pháp này không thích hợp cho những nguyên vật liệu mà công ty đang quản lý vì các lý do:

 Vấn đề lớn nhất đối với cách quản lý cung cầu như trên là công ty đã bỏ qua

và không xem xét tới yếu tố thời gian còn lại (self life) của các nguyên vật liệu có thể sử dụng cũng như khoảng thời gian mà lượng nguyên vật liệu trong kho có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Với các nguyên vật liệu là thực phẩm thì thời gian sử dụng của chúng ngắn hơn nhiều so với các