Đánh giá hiệu qaủ kết nối thông tin trong các dự án xây dựng tại việt nam

Vì vậy, việc sử dụng hiệu quả các phương pháp kết nối thông tin và những kênh giao tiếp phù hợp nhằm giải quyết những vấn đề thi công và thiết kế trong một dự án xây dựng là điều cần thi

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

…… …

HOÀNG THỊ LAN CHI

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KẾT NỐI THÔNG TIN TRONG CÁC DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI VIỆT NAM

Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN LÝ XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2015

Trang 2

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS LƯU TRƯỜNG VĂN

Trang 3

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Ngày, tháng, năm sinh : 23/07/1988 Nơi sinh : Lâm Đồng Chuyên ngành : Công nghệ và Quản lý xây dựng Mã số : 60.58.90

I TÊN ĐỀ TÀI:

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KẾT NỐI THÔNG TIN TRONG CÁC DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI VIỆT NAM

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG

 Đánh giá mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả của các kênh giao tiếp thường được sử

dụng trong các dự án xây dựng tại VN

 Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kết nối thông tin trong các dự án xây

dựng tại Việt Nam hiện nay Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố này đến hiệu quả của giao tiếp trong dự án

 Đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp trong dự án

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 19/01/2015

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 21/12/2015

Tp.HCM, ngày 21 tháng 12 năm 2015

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM TRƯỞNG KHOA

BỘ MÔN ĐÀO TẠO KỸ THUẬT XÂY DỰNG

PGS TS Lưu Trường Văn TS Lương Đức Long

Trang 4

một người thầy mẫu mực trong nghề giáo và tâm huyết với chuyên môn Thầy đã tận tình hướng dẫn, định hướng và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn này

Xin cảm ơn bạn Lê Ngọc Hà, bạn Võ Thị Ngọc Vi, em Phạm Minh Ngọc Duyên, bạn Phạm Thị Thanh Diễm, các anh chị đồng nghiệp ở Công ty tư vấn thiết kế xây dựng ACE, Công ty thép BMB, các bạn lớp cao học QLXD2012 – trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp.HCM đã động viên tôi những lúc khó khăn, góp ý về chuyên môn và

hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình thu thập dữ liệu cho đề tài

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Bố Mẹ, Thầy GS.TS Nguyễn Hữu Quang – trường Đại học Kiến Trúc Tp.HCM, người thân trong gia đình đã động viên

và là chỗ dựa tinh thần cho tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Trân trọng,

Tp HCM, ngày 15 tháng 12 năm 2015

Hoàng Thị Lan Chi

Trang 5

quan tâm nghiên cứu đúng mức Các dự án dân dụng và công nghiệp có vốn đầu tư trên

10 tỷ hiện nay đa phần đều phức tạp về mặt kỹ thuật và yêu cầu cao về mặt tiến độ cũng như chi phí thực hiện dự án Vì vậy, việc sử dụng hiệu quả các phương pháp kết nối thông tin và những kênh giao tiếp phù hợp nhằm giải quyết những vấn đề thi công

và thiết kế trong một dự án xây dựng là điều cần thiết để dự án được thành công

Thực hiện một khảo sát với các dự án được thực hiện tại Việt Nam nhằm xác định những kênh giao tiếp đang được sử dụng và những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kết nối thông tin trong dự án Bảng câu hỏi gồm 26 yếu tố chia thành 6 nhóm chính được gửi đến các kỹ sư thiết kế kết cấu, kỹ sư quản lý dự án, kỹ sư khối lượng, kiến trúc sư

và các kỹ sư chuyên ngành Kết quả thu được 124 phản hồi hợp lệ từ những người tham gia khảo sát từ các đơn vị: chủ đầu tư/ ban quản lý dự án, tư vấn thiết kế/ giám sát

và nhà thầu thi công Để thu gọn dữ liệu và có cái nhìn tổng thể về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kết nối thông tin trong dự án, tác giả đã nhóm các yếu tố thành các nhóm chính bằng cách thực hiện các kiểm định và phân tích nhân tố khám phá EFA

Kết quả loại 5 biến, thu được 5 nhóm nhân tố gồm: “rào cản giao tiếp”, “phương pháp

giao tiếp hiệu quả”, “tính kịp thời, đúng lúc”, “cách giải thích thông tin nhận được”

và “tính chính xác” Kết quả phân tích này được kiểm chứng lại bằng phân tích nhân

tố khẳng định CFA

Từ đó, tác giả đề xuất 9 giải pháp nhằm cải thiện giao tiếp trong dự án, các giải pháp đều được đánh giá cao về tính khả thi và tính hiệu quả bởi 21 người có kinh nghiệm làm việc từ 5 năm trở lên trong ngành xây dựng Các giải pháp này hy vọng sẽ giúp cho người quản lý dự án có thể nâng cao được hiệu quả giao tiếp trong dự án xây dựng hiện nay

Trang 6

researched as its reality The civil and industrial projects having the investment from

10 billion VND are complicated in technical; required in schedule, as well as project’s budget So that, using the effective methods and appropriate channels of communication to resolve the problems in construction and design is necessary for project’s success

Perform one survey in Ho Chi Minh City to determine the chanels and the factors can affect the effectiveness of communication in construction projects Questionnaire includes 26 factors with 6 groups were sent to the design structural engineers, project managers, quantity surveyors, architects and engineers in other majors Results obtained 124 legal responses from: the owners / project management units, design / suppervisor consultants and contractors To collapse the data, and give the project manager an overview of the factors affecting the effective communication in project,

we have grouped the factors into groups by implementing explore factor analysis (EFA) As a result, 5 variables were removed and then, we obtained 5 groups including: “barrier”, “effective communication methods”, “timeliness”,

“understanding” and “accuracy” This result was checked again by confirmatory

factor analysis (CFA)

Since then, the author proposes 9 measures to improve the communication in construction projects, the solutions are assessed the availability and effectiveness by 21 people with work experience from 5 years in construction industry These solutions can hopefully help project managers enhance the effectiveness of communication in

construction projects

Trang 7

Tất cả các số liệu, tài liệu tham khảo, trích dẫn đều chính xác, trung thực và có nguồn gốc cụ thể trong phạm vi hiểu biết của tôi

Tp HCM, ngày 15 tháng 12 năm 2015

Hoàng Thị Lan Chi

Trang 8

HVTH: HOÀNG THỊ LAN CHI 1

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 ĐẶT VẤN ĐỀ 8

1.1 GIỚITHIỆUCHUNG 8

1.2 XÁCĐỊNHVẤNĐỀNGHIÊNCỨU 9

1.3 MỤCTIÊUNGHIÊNCỨU 10

1.4 PHẠMVINGHIÊNCỨU 10

1.5 ĐÓNGGÓPCỦANGHIÊNCỨU 11

1.6 BỐCỤCLUẬNVĂN 11

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 12

2.1 CÁCĐỊNHNGHĨA,KHÁINIỆM 12

2.1.1 Khái niệm về thông tin, người gửi và người nhận thông tin 12

2.1.2 Định nghĩa về kết nối thông tin trong dự án 12

2.1.3 Khái niệm về các kênh giao tiếp trong dự án 13

2.1.4 Khái niệm về các mô hình giao tiếp trong dự án 14

2.2 CÁCNGHIÊNCỨUTRƯỚCĐÂY 16

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 33

3.1 QUYTRÌNHNGHIÊNCỨU 33

3.2 CẤUTRÚCBẢNGCÂUHỎI 34

3.3 QUYTRÌNHPHÂNTÍCHDỮLIỆU 35

3.3.1 Cỡ mẫu dự kiến 35

3.3.2 Kiểm định thang đo 35

3.3.3 Phân tích nhân tố khám phá EFA 36

3.3.4 Phân tích phân tố khẳng định CFA 38

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH SỐ LIỆU 41

4.1 SỐLIỆUKHẢOSÁT 41

4.1.1 Thông tin mẫu 41

4.1.2 Thông tin tổng quát 41

4.2 KẾTQUẢĐÁNHGIÁMỨCĐỘHIỆUQUẢVÀMỨCĐỘSỬDỤNGCỦA CÁCKÊNHGIAOTIẾPTRONGDỰÁN 44

Trang 9

4.2.1 Theo quan điểm của các đơn vị có vốn chủ sở hữu thuộc quốc doanh 44

4.2.2 Theo quan điểm của các đơn vị có vốn chủ sở hữu thuộc tư nhân 45

4.2.3 Theo quan điểm của các đơn vị có vốn chủ sở hữu thuộc nước ngoài 47

4.3 KẾTQUẢPHÂNTÍCHHIỆUQUẢGIAOTIẾPTRONGDỰÁNXÂYDỰNG48 4.3.1 Kiểm định thang đo (Cronbach’s Alpha) 48

a Kiểm tra độ tin cậy thang đo mức độ ảnh hưởng 49

4.3.2 Sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin theo quan điểm các bên 54

4.3.3 Kiểm tra tương quan hạng và kiểm định giả thuyết cho khác biệt của trị trung bình giữa hai nhóm chủ thể là Nhà thầu thi công và Chủ đầu tư/ Ban QLDA 64 4.3.4 Kiểm tra tương quan hạng giữa hai nhóm chủ thể là Nhà thầu thi công và Tư vấn thiết kế-giám sát 68

4.3.5 Phân tích nhân tố khám phá EFA 73

4.3.6 Phân tích nhân tố khẳng định CFA 81

CHƯƠNG 5 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN GIAO TIẾP TRONG DỰ ÁN 97

5.1 ĐỀXUẤTCÁCGIẢIPHÁP 97

5.2 THAMKHẢOÝKIẾNCHUYÊNGIA 98

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 104

6.1 KẾTLUẬN 104

6.2 KIẾNNGHỊ 105

TÀILIỆUTHAMKHẢO 106

PHỤLỤC1:BẢNGCÂUHỎIKHẢOSÁTSƠBỘ 110

PHỤLỤC2:BẢNGCÂUHỎIKHẢOSÁTCHÍNHTHỨC 114

PHỤLỤC3:BẢNGCÂUHỎIKHẢOSÁTTÍNHKHẢTHIVÀTÍNHHIỆUQUẢ CỦACÁCGIẢIPHÁPCẢITHIỆNGIAOTIẾPTRONGDỰÁN 118

PHỤLỤC4:PHÂNTÍCHNHÂNTỐKHẲNGĐỊNHCFA 121

LÝLỊCHTRÍCHNGANG 127

Trang 10

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Các biến quan trọng của giao tiếp (Thomas et al, 1998) 16

Bảng 2.2 Xếp hạng các nhân tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong dự án xây dựng tại Nigeria (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014) 17

Bảng 2.3 Xếp hạng ảnh hưởng của giao tiếp đến dự án xây dựng tại Nigeria (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014) 17

Bảng 2.4 Xếp hạng các kênh giao tiếp quan trọng trong dự án xây dựng tại Nigeria (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014) 18

Bảng 2.5 Đánh giá các nhân tố giao tiếp trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012) 19

Bảng 2.6 Xếp hạng các rào cản giao tiếp trong các dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012) 23

Bảng 2.7 Tổng hợp các kênh giao tiếp thường được sử dụng trong dự án 25

Bảng 2.8 Tổng hợp các yếu tố đánh giá hiệu quả giao tiếp trong dự án 26

Bảng 4.1 Đơn vị công tác của người được phỏng vấn………41

Bảng 4.2 Vị trí công tác của người được phỏng vấn 42

Bảng 4.3 Số năm kinh nghiệm của người được phỏng vấn 42

Bảng 4.4 Loại dự án từng tham gia của người được phỏng vấn 43

Bảng 4.5 Quy mô trung bình các dự án từng tham gia của người được phỏng vấn 43

Bảng 4.6 Tỷ lệ sử dụng form chuẩn của người được phỏng vấn 43

Bảng 4.7 Vốn chủ sở hữu của công ty hoặc cơ quan người được phỏng vấn 43

Bảng 4.8 Kết quả Mean mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả của các kênh giao tiếp trong dự án theo quan điểm của các đơn vị thuộc quốc doanh 44

Bảng 4.9 Kết quả Mean mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả của các kênh giao tiếp trong dự án theo quan điểm của các đơn vị tư nhân 45

Bảng 4.10 Kết quả Mean mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả của các kênh giao tiếp trong dự án theo quan điểm của các đơn vị nước ngoài 47

Bảng 4.11 Hệ số Cronbach’s Alpha của thang đo mức độ ảnh hưởng 49

Bảng 4.12 Hệ số Cronbach’s Alpha của thang đo mức độ ảnh hưởng sau khi bỏ đi mục A4, D2, E3 và E5 50

Trang 11

Bảng 4.13 Kết quả Mean mức độ ảnh hưởng 51

Bảng 4.14 Hệ số Cronbach’s Alpha của thang đo mức độ xảy ra sau khi loại bỏ mục A4, D2, E3 và E5 52

Bảng 4.15 Kết quả Mean mức độ xảy ra 53

Bảng 4.16 Kết quả sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án được khảo sát theo quan điểm Nhà thầu thi công 55

Bảng 4.17 Kết quả sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo quan điểm Chủ đầu tư/ Ban QLDA 58

Bảng 4.18 Kết quả sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo quan điểm Tư vấn thiết kế-giám sát 61

Bảng 4.19 Kết quả sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo quan điểm của Nhà thầu thi công, Chủ đầu tư / BQLDA và quan điểm chung của hai nhóm 64

Bảng 4.20 Kết quả phân tích tương quan xếp hạng cho hai nhóm chủ thể Nhà thầu thi công và Chủ đầu tư/ Ban QLDA 66

Bảng 4.21 Kết quả kiểm định T-test ở mức ý nghĩa 5% cho hai nhóm Nhà thầu thi công và Chủ đầu tư/Ban QLDA 67

Bảng 4.22 Kết quả sắp hạng các yếu tố ảnh hưởng theo quan điểm của Nhà thầu thi công, Tư vấn thiết kế-giám sát và quan điểm chung của hai nhóm như sau: 69

Bảng 4.23 Kết quả phân tích tương quan xếp hạng cho hai nhóm chủ thể Nhà thầu thi công và Tư vấn thiết kế-giám sát 70

Bảng 4.24 Kết quả kiểm định T-test ở mức ý nghĩa 5% cho hai nhóm chủ thể Nhà thầu thi công và Tư vấn thiết kế giám sát 71

Bảng 4.25 Kết quả kiểm định Bartlett và hệ số KMO cho phân tích nhân tố lần 1 73

Bảng 4.26 Hệ số communalities cho phân tích nhân tố lần 1 74

Bảng 4.27 Tổng phần trăm giải thích của các nhân tố cho phân tích nhân tố lần 1 75

Bảng 4.28 Kết quả phân tích nhân tố lần 1 sau khi thực hiện phép xoay nhân tố 76

Bảng 4.29 Kết quả kiểm định Bartlett và hệ số KMO cho phân tích nhân tố lần 2 77

Bảng 4.30 Hệ số communalities cho phân tích nhân tố lần 2 78

Bảng 4 31 Tổng phần trăm giải thích của các nhân tố trong phân tích nhân tố lần 2 79

Trang 12

Bảng 4 32 Kết quả phân tích nhân tố lần 2 sau khi thực hiện phép xoay nhân tố 80

Bảng 4 33 Hệ số hồi quy chuẩn hóa của mô hình CFA ban đầu 85

Bảng 4 34 Hệ số hồi quy chưa chuẩn hóa của mô hình CFA ban đầu 86

Bảng 4 35 Hệ số độ tin cậy tổng hợp và tổng phương sai trích 87

Bảng 4 36 Kiểm tra giá trị phân biệt của các thang đo 88

Bảng 4 37 Hệ số hồi quy chuẩn hóa của mô hình CFA hiệu chỉnh 92

Bảng 4 38 Hệ số hồi quy chưa chuẩn hóa của mô hình CFA hiệu chỉnh 93

Bảng 4 39 Hệ số tin cậy tổng hợp và tổng phương sai trích 94

Bảng 4 40 Kiểm tra giá trị phân biệt của các thang đo 95

Bảng 5 1 Kết quả đánh giá mức độ khả thi của các giải pháp 99

Bảng 5 2 Kết quả đánh giá mức độ hiệu quả của các giải pháp 100

Bảng 5 3 Kết quả đánh giá mức độ khả thi và mức độ hiệu quả của các giải pháp 101

Trang 13

DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 2.1 Quá trình kết nối thông tin (Thomas et al, 1988) 13 Hình 2.2 Ba kênh giao tiếp của người Quản lý dự án (được kế thừa từ Keyton, 2011) 14 Hình 2.3 Mô hình quản lý giao tiếp trong dự án của Shannon-Weaver 15 Hình 2.4 Mô hình của Lasswell Formula cho giao tiếp (được kế thừa từ Mehra,2009) 15 Hình 2.5 Mô hình SMCR của David Berlo (được kế thừa từ Mehra, 2009) 15 Hình 2.6 Kết quả khảo sát nhóm chủ đầu tư về mức độ quan trọng của kết nối thông tin

trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012) 20

Hình 2 7 Kết quả khảo sát nhóm nhà thầu thi công về mức độ quan trọng của kết nối

thông tin trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012) 21

Hình 2 8 Kết quả khảo sát nhóm tư vấn thiết kế về mức độ quan trọng của kết nối

thông tin trong một dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012) 22

Hình 2 9 Kết quả khảo sát về mức độ thường xuyên xảy ra của các rào cản giao tiếp

trong dự án xây dựng tại Ghana 24

Hình 4 1 Đánh giá mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả các kênh giao tiếp theo quan

điểm của các đơn vị quốc doanh 45

điểm của các đơn vị tư nhân 46

điểm của các đơn vị thuộc nước ngoài 47

Hình 4 4 Sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo quan

điểm Nhà thầu thi công 56

Hình 4 5 Sắp hạng các yếu tố đánh đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo

quan điểm Chủ đầu tư/ Ban QLDA 60

Hình 4 6 Sắp hạng các yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin trong dự án theo quan

điểm Tư vấn thiết kế-giám sát 63

Hình 4 7 Kết quả mô hình ban đầu được xây dựng 82 Hình 4 8 Kết quả phân tích CFA ban đầu với trọng số chưa chuẩn hóa 83

Trang 14

Hình 4 9 Kết quả phân tích CFA ban đầu với trọng số chuẩn hóa 84 Hình 4 10 Mô hình CFA hiệu chỉnh 89 Hình 4 11 Kết quả phân tích mô hình CFA hiệu chỉnh với trọng số chƣa chuẩn hóa 90 Hình 4 12 Kết quả phân tích mô hình CFA hiệu chỉnh với trọng số chuẩn hóa 91

Trang 15

CHƯƠNG 1 ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG

Ngành xây dựng được xem như là một ngành phân mảnh, năng động và bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, việc kết nối thông tin hiệu quả trở nên cần thiết “để việc thực hiện thành công các mục tiêu: năng suất, lợi nhuận và lặp lại cơ hội làm việc” (Dainty et.al, 2006) Phạm vi công việc và chi tiết xây dựng được truyền đạt bằng bản vẽ, tài liệu hợp đồng, phụ lục và thông số kỹ thuật (Mehra, 2009)

Tất cả các giai đoạn khác nhau của xây dựng đều dựa trên việc các chuyên gia truyền tải những thông tin thích hợp và có liên quan để phát triển một thiết kế có thể xây dựng được, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng (Higgin & Jessop, 1965, được trích dẫn trong Emmitt & Gorse, 2003) Khi dự án được hình thành và thiết kế được thực hiện, thông tin ở dưới dạng các bản vẽ, các thông số kỹ thuật và các biện pháp thi công phải được kết nối từ chuyên gia này đến chuyên gia khác (Foley, 2005), và hiệu quả giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc giảm động cơ lao động, lỗi thiết kế, suy giảm trong toàn bộ công việc và thất bại trong sản xuất

Nhiều nghiên cứu đã nhấn mạnh tầm quan trọng của hiệu quả kết nối thông tin với

sự thành công của dự án Trong một nghiên cứu các tổ chức kỹ thuật của Tharnhain và Wilemon (1986), đã liệt kê “hiệu quả giao tiếp giữa các nhóm thực hiện” là yếu tố thứ ba quan trọng nhất góp phần vào sự thành công của dự án Thông qua phân tích thêm, Thamhain (1992) kết luận rằng top 30 vấn đề tiềm ẩn góp phần làm yếu kém các dự án

có thể được phân loại theo 5 nhóm sau:

 Nhóm 1: Gặp vấn đề với việc tổ chức nhóm nhân sự của dự án

 Nhóm 2: Lãnh đạo dự án yếu kém

 Nhóm 3: Vấn đề trong việc kết nối thông tin

 Nhóm 4: Xung đột và nhầm lẫn

 Nhóm 5: Thiếu sự tham gia của quản lý cấp trên

Mặc dù vấn đề kết nối thông tin được liệt kê là nhóm thứ ba, nhưng tất cả năm nhóm trên đều có liên quan đến việc kết nối thông tin ở một mức độ nào đó Ví dụ, việc tổ chức tốt một nhóm dự án đòi hỏi phải giao tiếp hiệu quả, và xung đột, nhầm lẫn là kết

Trang 16

quả của việc giao tiếp kém hoặc không hiệu quả Tầm quan trọng của hiệu quả kết nối thông tin đối với sự thành công của dự án được dẫn chứng thường xuyên trong phần tổng quan trong các nghiên cứu của CII (Thomas et al., 1998)

Trong quản lý dự án, tầm quan trọng của giao tiếp được nhấn mạnh bởi Sievert (1986), người đã nói rằng những vấn đề trong mối quan hệ làm việc do kết nối thông tin kém gây ra chiếm một tỷ lệ cao Có một điều quan trọng cần phải lưu ý là các kỹ sư và nhân viên kỹ thuật dành 50% -75% thời gian của họ cho việc giao tiếp bằng lời nói

Tại Việt Nam, vấn đề hiệu quả kết nối thông tin trong các dự án xây dựng chưa được quan tâm nghiên cứu đúng mức Các dự án dân dụng và công nghiệp có vốn đầu tư trên 10 tỷ hiện nay đa phần đều phức tạp về mặt kỹ thuật và yêu cầu cao về mặt tiến độ cũng như chi phí thực hiện dự án Vì vậy, việc sử dụng hiệu quả các phương pháp kết nối thông tin và những kênh giao tiếp phù hợp nhằm giải quyết những vấn đề thi công và thiết kế trong một dự án xây dựng là điều cần thiết để dự án được thành công

1.2 XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Một dự án xây dựng được đánh giá là thành công khi đạt được những mục tiêu đề ra trong phạm vi ngân sách của dự án, đúng tiến độ và đạt được tối đa lợi nhuận Đã có rất nhiều nghiên cứu thừa nhận rằng, tất cả dự án xây dựng từ trước tới nay đều đòi hỏi sự kết nối thông tin giữa các chuyên gia trong tất cả các giai đoạn xây dựng khác nhau Thật vậy, hiệu quả trong dự án xây dựng phụ thuộc vào chất lượng của mối quan hệ giữa các bên như: khách hàng, các chuyên gia, nhà thầu và các nhà thầu phụ (Emmerson,

1962, được trích dẫn trong Emmitt & Gorse, 2003)

Trong nghiên cứu đánh giá những ảnh hưởng của việc kết nối thông tin trong các dự

án xây dựng được thực hiện tại Nigeria, Luka Goji Tipili &Patricia Oyiza Ojeba đã chỉ

ra, kết nối thông tin đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các giai đoạn xây dựng như thiết kế, thi công, tổ chức và quản lý Thống kê cho thấy, có khoảng 50% các dự án xây dựng tại Nigeria không thành công, một trong những yếu tố góp phần vào sự thất bại của các dự án này là kết nối thông tin kém hoặc không đầy đủ (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014)

Sự cần thiết để các chuyên gia xây dựng kết nối trong suốt tất cả các giai đoạn xây dựng là không thể thiếu Một dự án thành công yêu cầu các chuyên gia tham gia có kinh

Trang 17

nghiệm, phù hợp, có những quan điểm chung, các thành viên trong nhóm với những kỹ năng bổ sung cho nhau và được quản lý để đóng góp hết sức mình cho công việc nhằm đáp ứng cho tầm nhìn và mục tiêu của dự án (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014)

Từ đó, những câu hỏi được đặt ra cho vấn đề giao tiếp trong các dự án xây dựng tại Việt Nam như sau:

 Tình trạng kết nối thông tin trong các dự án xây dựng ở Việt Nam hiện tại như thế nào?

 Các kênh giao tiếp đang được sử dụng hiện nay giữa các bên trong một dự án hiện nay là gì?

 Các yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả của giao tiếp (kết nối thông tin trong dự án)?

 Làm thế nào để cải thiện giao tiếp trong dự án xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế?

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

 Đánh giá mức độ sử dụng và mức độ hiệu quả của các kênh giao tiếp thường được

sử dụng trong các dự án xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế tại VN

 Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kết nối thông tin trong các dự án xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế tại Việt Nam hiện nay Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố này đến hiệu quả của giao tiếp trong những dự án trên

 Đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp trong các dự án xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Thời điểm thu thập dữ liệu: Trong khoảng thời gian thực hiện luận văn, từ tháng

07/2015 đến tháng 12/2015

Địa điểm khảo sát: Thành phố Hồ Chí Minh

Đối tượng nghiên cứu: Các dự án xây dựng công trình công nghiệp - nhà thép tiền

chế Quy mô dự án từ 10 tỉ trở lên

Trang 18

Đối tượng khảo sát: Các kỹ sư đang công tác trong các đơn vị là Tư vấn Thiết kế,

Tư vấn Giám sát, Nhà thầu Thi công

Quan điểm phân tích: Phân tích dữ liệu theo quan điểm của các nhà thầu thi công

trong các dự án xây dựng tại Việt Nam

1.5 ĐÓNG GÓP CỦA NGHIÊN CỨU

Về mặt lý luận, luận văn đóng góp một thang đo đánh giá hiệu quả kết nối thông tin

và tìm ra các yếu tố góp phần làm tăng tính hiệu quả giao tiếp trong dự án xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế tại VN

Về mặt thực tiễn, luận văn đóng góp một sự hiểu biết về giao tiếp trong dự án xây dựng và các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của giao tiếp trong xây dựng nhà công nghiệp, nhà thép tiền chế tại VN Từ đó, đưa ra những cải thiện trong giao tiếp để góp phần làm dự án thành công hơn

1.6 BỐ CỤC LUẬN VĂN

Bố cục luận văn gồm có 6 chương:

 Chương 1: Giới thiệu chung về nội dung nghiên cứu

 Chương 2: Trình bày về tổng quan nghiên cứu

 Chương 3: Trình bày về phương pháp nghiên cứu

 Chương 4: Trình bày về phân tích số liệu và kết quả nghiên cứu

 Chương 5: Đề xuất các giải pháp các thiện giao tiếp trong dự án

 Chương 6: Kết luận và kiến nghị

Trang 19

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 CÁC ĐỊNH NGHĨA, KHÁI NIỆM

2.1.1 Khái niệm về thông tin, người gửi và người nhận thông tin

Thông tin, là ý tưởng, thông điệp được mã hóa và truyền đi, có thể bằng lời nói hoặc

không bằng lời nói (Thomas et al, 1998)

Người gửi, là người bắt đầu kết nối, người gửi biết các ý tưởng dự định tốt nhất và phải mã hóa các ý tưởng vào các thông điệp để gửi đi (Thomas et al, 1998)

Người nhận, sự hiểu rõ thông điệp của người nhận phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm có bao nhiêu cá nhân biết về chủ đề này: “dễ tiếp thu tin nhắn”, “các mối quan hệ

và sự tin tưởng giữa người gửi và người nhận”, và “sự hiểu biết và nhận thức của người nhận về các thông tin được truyền đạt” (Gibson và Hodgetts, 1990)

2.1.2 Định nghĩa về kết nối thông tin trong dự án

Kết nối thông tin, hay giao tiếp trong dự án được định nghĩa khá đa dạng:

 Cherry (1978) định nghĩa kết nối thông tin là quá trình tương tác giữa các cá nhân, trong đó thông tin được tạo ra và chia sẻ

 Theo Flippo và Munsmger (1975), giao tiếp là “quá trình thực hiện một sự trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều người”, trong khái niệm đơn giản của

nó, đó là việc gửi và nhận thông tin giữa các thành viên trong nhóm Tuy nhiên, trong thực tế, nó là một “quá trình phức tạp” đảm đương những vai trò đại diện khác nhau của những người giao tiếp tương ứng (Sigband và Bell, 1989)

Một số đặc điểm của kết nối thông tin theo Mehra (2009) như sau:

 Là một quá trình đang diễn ra liên tục và năng động

 Yêu cầu cần phải có người gửi thông tin và người nhận thông tin

 Có thông tin (tin nhắn / nội dung)

 Đòi hỏi phương tiện giao tiếp, hoặc kết nối (như biểu tượng, dấu hiệu, hành

vi, lời nói, bằng văn bản, hoặc tín hiệu)

Trang 20

 Đòi hỏi việc chia sẻ sự hiểu biết để tất cả các bên trong dự án hiểu những thông tin giống nhau với cùng một ý nghĩa

 Là sự trao đổi và không thể đảo ngược

Một phân tích về các khái niệm tượng trưng này cho thấy có một thiết lập chung các yếu tố cần thiết cho kiến thức về lý thuyết kết nối thông tin Những yếu tố này, được mô

tả trong Hình 2.1, phản ánh một sự thích ứng của “mô hình kết nối giữa các cá nhân” (Schermerhorn et al., 1994) và “quá trình giao tiếp" được mô tả bởi các tác giả khác nhau” (Sigband và Bell, 1989; Gibson và Hodgetts, 1990; Loo, 1995)

Hình 2.1 Quá trình kết nối thông tin (Thomas et al, 1988)

2.1.3 Khái niệm về các kênh giao tiếp trong dự án

Kênh giao tiếp được hiểu là đường dẫn, mà thông qua nó thông tin được truyền đi,

có thể chính thức, theo những dây chuyền được tổ chức, hoặc không chính thức với hầu như bất kỳ một cấu trúc nào Kênh chính thức thường theo hướng đi xuống và thường có

xu hướng điều khiển (Sigband & Bell, 1989) Đường dẫn này truyền đi tiến độ, ghi chú, yêu cầu thay đổi, chính sách, v v Các kênh giao tiếp này cũng có thể hữu ích trong việc thông báo với nhân viên bằng cách truyền đi các bản tin và dữ liệu sản xuất Hình thức kênh giao tiếp theo chiều dọc cũng được sử dụng để thông báo cho quản lý cấp cao về tiến độ dự án và chi phí được truyền lên trên qua các kênh này trên cơ sở thường xuyên

Trang 21

Tuy nhiên, dòng đi lên của những thông tin khác có thể ít hiệu quả vì các kênh này thường được quy định cho các mục đích cụ thể (Thomas et al., 1998)

Trong một dự án, giao tiếp có thể diễn ra theo các hướng khác nhau tùy thuộc vào người được giao tiếp Có sự giao tiếp lên phía trên đến cấp quản lý từ những người trong

tổ chức và tổ chức của khách hàng Giao tiếp đồng cấp diễn ra với khách hàng và trong nhóm dự án Bộ máy cần phải được sử dụng để việc giao tiếp tiếp tục diễn ra, hoặc giao tiếp phía dưới (từ cấp trên đến cấp dưới), giao tiếp theo chiều ngang (giữa các đồng nghiệp) hoặc giao tiếp phía trên (từ cấp dưới đến cấp trên) Mehra (2009) cho rằng, giao tiếp sẽ luôn liên quan đến nhiều hơn một người Trong Hình 2.2 thể hiện số lượng các kênh thông tin liên lạc cần thiết để giao tiếp với năm thành viên khác trong một nhóm sáu người

Hình 2.2 Ba kênh giao tiếp của người Quản lý dự án (được kế thừa từ Keyton, 2011)

2.1.4 Khái niệm về các mô hình giao tiếp trong dự án

Nhiều mô hình giao tiếp được xác minh từ cuối những năm 1940 được xem như là

những mô hình chuyển giao kể từ khi họ tiếp cận truyền thông như một vấn đề về

phương tiện chuyển giao thông tin dựa trên một số biến thể của bốn yếu tố cơ bản:

Người gửi ( hoặc Nguồn) →Thông điệp →Kênh (hay Phương tiện) →Người nhận

Trang 22

Một trong những mô hình phổ biến nhất được tạo ra khi Warren Weaver áp dụng khái niệm của Claude Shannon về sự tổn thất khi truyền tải thông tin qua đường điện thoại để kết nối giữa các cá nhân

Hình 2.3 Mô hình quản lý giao tiếp trong dự án của Shannon-Weaver

và suy nghĩ hay lập luận (cả mã hóa và giải mã)

Hình 2.5 Mô hình SMCR của David Berlo (được kế thừa từ Mehra, 2009)

Trang 23

2.2 CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC ĐÂY

Viện Công nghiệp Xây dựng (CII) của Mỹ xác định có sáu nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kết nối thông tin có thể được sử dụng như một thang đo hiệu quả giao tiếp của

dự án Thomas et al (1998) cho rằng, nghiên cứu của họ đại diện cho một cột mốc quan trọng cho các dự án kỹ thuật và xây dựng, đã xác địnhvà đo lường được các biến quan trọng

Bảng 2 1 Các biến quan trọng của giao tiếp (Thomas et al, 1998)

Tính chính xác

Độ chính xác của thông tin nhận được biểu hiện bằng mức độ xảy ra của các hướng dẫn trái ngược nhau, thông tin nghèo nàn, và thiếu sự kết hợp

Tính đúng lúc Sự kịp thời của thông tin cho sự thay đổi thiết kế và tiến độ 1.4

Trang 24

Trong nghiên cứu đánh giá những ảnh hưởng của việc kết nối thông tin trong các dự

án xây dựng được thực hiện tại Nigeria (2014), Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba

đã thu thập dữ liệu thông qua một bảng câu hỏi tự thực hiện trên 50 dự án tham gia, 40

dự án đã được thu hồi lại Các câu hỏi nghiên cứu để tìm ra việc kết nối thông tin có ảnh hưởng như thế nào đến dự án xây dựng ở Nigeria, và các chuyên gia trong ngành công nghiệp xây dựng kết nối thông tin như thế nào

Bảng 2 2 Xếp hạng các nhân tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong dự án xây dựng tại

Nigeria (Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014)

Các kênh thông tin không rõ ràng 5

Bảng 2 3 Xếp hạng ảnh hưởng của giao tiếp đến dự án xây dựng tại Nigeria (Luka Goji

Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014)

Kế hoạch kết nối thông tin và chiến lược 1

Việc kết nối thông tin diễn ra giữa các thành viên

Mục tiêu không rõ ràng giữa những người ủng hộ

Làm rõ vai trò của các bên liên quan 6 Phương tiện truyền thông thích hợp 7 Kênh thông tin liên lạc không rõ ràng 8

Trang 25

Bảng 2 4 Xếp hạng các kênh giao tiếp quan trọng trong dự án xây dựng tại Nigeria

(Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014)

Các cuộc họp đánh giá tại công trường 1

Kết nối chính thức (email, gọi điện thoại) 3

Kế hoạch đề nghị của nhân viên 15

Gặp gỡ các nhà cung cấp / khách hàng 18

Trang 26

Tại Ghana, trong nghiên cứu đánh giá việc quản lý kết nối thông tin dự án trong các

dự án xây dựng (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012), 97 người khảo sát được yêu cầu đánh giá đúng hay sai cho các nhân tố giao tiếp Kết quả thu được như sau:

Bảng 2 5 Đánh giá các nhân tố giao tiếp trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame

Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012)

Cuộc họp công trường là kênh giao tiếp quan trọng giữa

các nhà tư vấn và nhà thầu trên công trường 89.69 10.31

Đào tạo công nhân là cần thiết cho việc kết nối thông tin

Kết nối thông tin kém dẫn đến trễ tiến độ, vượt chi phí,

tình trạng dự án bị bỏ rơi và những vấn đề khác 82.47 17.53

Thông tin nghèo nàn và bị bóp méo sẽ ảnh hưởng đến tiến

độ công việc thực hiện trên công trường 92.78 7.22

Sự thiếu kinh nghiệm trong việc giải thích bản vẽ thi công

có thể gây ra sai sót trong các hạng mục của công trình 61.86 38.14

Phương tiện kết nối thông tin kém dẫn đến thông tin sai

Tầm quan trọng của ngôn ngữ được sử dụng giữa các công

nhân rất cần thiết cho việc giao tiếp hiệu quả trên công

trường

80.41 19.59 Phổ biến thông tin trễ sẽ ảnh hưởng đến đầu ra trên công

Trang 27

Khi được hỏi về mức độ quan trọng của giao tiếp trong các dự án xây dựng tại

Ghana, 97 người thuộc 3 nhóm (Chủ đầu tư, Nhà thầu thi công, Tư vấn thiết kế) trả lời

như sau:

Hình 2.6 Kết quả khảo sát nhóm chủ đầu tư về mức độ quan trọng của kết nối thông tin

trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012)

Trang 28

Hình 2 7 Kết quả khảo sát nhóm nhà thầu thi công về mức độ quan trọng của kết nối

thông tin trong dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons,

2012)

Trang 29

Hình 2 8 Kết quả khảo sát nhóm tƣ vấn thiết kế về mức độ quan trọng của kết nối

thông tin trong một dự án xây dựng tại Ghana (Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons,

2012)

Trang 30

Khi được hỏi về mức độ xảy ra của các rào cản giao tiếp trong các dự án xây dựng tại Ghana, 97 người thuộc 3 nhóm (Chủ đầu tư, Nhà thầu thi công, Tư vấn thiết kế) trả lời như sau:

Bảng 2 6 Xếp hạng các rào cản giao tiếp trong các dự án xây dựng tại Ghana (Maame

Aba Wusuah Affare, Bsc Hons, 2012)

Các rào cản giao tiếp trong các dự án xây dựng tại Ghana Xếp hạng

Sự kết nối không hiệu quả giữa các bên trong dự án 7

Trang 31

Hình 2 9 Kết quả khảo sát về mức độ thường xuyên xảy ra của các rào cản giao tiếp

trong dự án xây dựng tại Ghana

Trong nghiên cứu Đánh giá những ảnh hưởng của giao tiếp trong các dự án xây dựng được thực hiện tại Nigeria, 2014, Luka Goji Tipili &Patricia Oyiza Ojeba đã chỉ ra,

có một sự đánh giá cao tầm quan trọng của giao tiếp/quản lý giao tiếp dự án và ảnh hưởng của nó trong ngành công nghiệp xây dựng Nigeria Thật vậy, các cấp và các kênh thông tin liên lạc đã được thành lập trong ngành công nghiệp xây dựng, ví dụ, sự kết nối thông tin giữa các chuyên gia tư vấn và các nhà thầu Nghiên cứu này đã chỉ ra rằng, thông tin dự án ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động của các chuyên gia trong ngành công nghiệp xây dựng Vì vậy, việc thiết lập rõ ràng và quản lý các cấu trúc của truyền thông

dự án phải luôn luôn được lên chương trình nghị sự của các nhà lãnh đạo nhóm nghiên cứu và quản lý trước khi bắt đầu mỗi dự án

Trang 32

Bảng 2 7 Tổng hợp các kênh giao tiếp thường được sử dụng trong dự án

STT Các kênh giao tiếp thường được sử dụng trong dự án Nguồn tham khảo

1 Các cuộc họp giữa các bên trong cùng

Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba, 2014

2 Báo cáo định kỳ tình trạng của dự án

3 Kết nối chính thức (email, gọi điện thoại)

4 Bảng phân tích công việc

6 Các cuộc họp nhóm thảo luận

7 Kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc

8 Gặp gỡ các nhà cung cấp / khách hàng

9 Trang web

10 Bản tin dự án

11 Hệ thống nhận khiếu nại của khách hàng

12 Biểu mẫu (Form) thông tin của dự án

13 Kế hoạch công việc

Trang 33

Bảng 2 8 Tổng hợp các yếu tố đánh giá hiệu quả giao tiếp trong dự án

STT Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp trong

1 TÍNH CHÍNH XÁC

Dự án đang trong giai đoạn triển khai sơ bộ nên thông

tin nhận được chưa chính xác hoàn toàn

Ý kiến chuyên gia

Việc không tuân thủ quy trình cho và nhận thông tin

trong dự án sẽ dẫn đến thông tin nhận được không chính

xác

Thông tin nhận được có thể bị sai lệch khi tôi sử dụng

kênh giao tiếp không hiệu quả để lấy thông tin

Những cuộc họp được tổ chức thường xuyên giữa các

bên trong cùng một dự án giúp giảm thiểunhững thông

tin sai lệch trong dự án

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014); ý kiến chuyên gia

2 CÁCH GIẢI THÍCH THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC

Sự thiếu kinh nghiệm trong chuyên môn của người quản

lý dự án có thể dẫn đến sai sót trong việc giải thích thông

tin nhận được cho các thành viên còn lại trong dự án

Các cuộc họp nhóm và thảo luận nội bộ là cần thiết để

tăng hiệu quả của việc giải thích thông tin trong dự án

Khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa có thể dẫn đến việc

giải thích sai và hiểu sai thông tin nhận được trong dự án

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014)

Sự cố gắng giảm thiểu tối đa tranh chấp và hiểu lầm của

mỗi thành viên trong dự án giúp cho việc giải thích

thông tin trong dự án được hiệu quả hơn

Konelio Tone, Martin Skitmore & Johnny Kwok Wai Wong (2009)

3 TÍNH KỊP THỜI, ĐÚNG LÚC

Kế hoạch giao tiếp giữa các bên trong cùng một dự án

thường được thiết lập ở giai đoạn đầu của dự án Maame Aba Wusuah Affare, Bsc

Hons (2012); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014)

Kế hoạch giao tiếp luôn được xem xét thường xuyên, và

điều chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo tính kịp thời và

đúng lúc của thông tin dự án

Các nhân viên trong nhóm dự án và các bên liên quan

kết nối với nhau thường xuyên trong suốt quá trình diễn

Trang 34

STT Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp trong

4 TÍNH ĐẦY ĐỦ

Người quản lý dự án không nhận được sự hỗ trợ nhiệt

Các cuộc họp bổ sung thông tin dự án thường xuyên diễn

ra giữa các bên liên quan

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014)

Dự án phức tạp và nhiều hạng mục nên các bên liên quan

không thể nhận được toàn bộ thông tin đầy đủ ngay từ

đầu

Ý kiến chuyên gia

5 PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG ĐỂ TRAO ĐỔI

THÔNG TIN

Cuộc họp công trường là kênh giao tiếp quan trọng và

cần thiết giữa các nhà tư vấn và nhà thầu trên công

trường

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014) Biên bản tổng kết cuộc họp rất cần thiết cho các bên liên

quan trong dự án sau mỗi cuộc họp

Konelio Tone, Martin Skitmore & Johnny Kwok Wai Wong (2009) Email được sử dụng hiệu quả trong việc trao đổi thông

tin giữa các bên liên quan trong dự án

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012)

Báo cáo định kỳ cho các bên liên quan về tình trạng của

dự án

Form chuẩn được sử dụng để trao đổi thông tin trong dự

án

6 RÀO CẢN GIAO TIẾP

Sự bảo thủ và rập khuôn của người giao tiếp

Maame Aba Wusuah Affare, Bsc Hons (2012)

Các bên giao tiếp thiếu những kỹ năng cần thiết

Sự khác biệt ngôn ngữ và văn hóa giữa những người

giao tiếp

Mâu thuẫn nội bộ và xung đột lợi ích giữa các bên liên

Johnny Kwok Wai Wong (2009) Thiếu sự hỗ trợ và trách nhiệm từ các bên liên quan

Quy trình cho và nhận thông tin không phù hợp Ý kiến chuyên gia

Trên cơ sở tham khảo các nghiên cứu của Thomas et al (1998); Luka Goji Tipili & Patricia Oyiza Ojeba (2014); Mehra (2009); tiến hành tổng hợp các nghiên cứu và xây dựng bảng câu hỏi khảo sát sơ bộ

Trang 35

Trong giai đoạn xây dựng bảng câu hỏi sơ bộ, có 28 yếu tố đánh giá hiệu quả kết nối thông tin đã được đưa ra để khảo sát Sử dụng bảng câu hỏi sơ bộ để phỏng vấn các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng Sau khi nhận được sự đánh giá, tư vấn của các chuyên gia, bảng câu hỏi đã được chỉnh sửa lại gồm 26 yếu tố thuộc

6 nhóm nguyên nhân khác nhau

Sau khi đã chỉnh sửa hoàn thiện, bảng câu hỏi được phân phát đến các Nhà thầu, Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án, Tư vấn thiết kế - giám sát, và một số sở ban ngành

Sau khi tiến hành phân tích và tham khảo chuyên gia, xác định được 26 yếu tố chia thành 6 nhóm tiêu chí đánh giá Cụ thể như sau:

Nhóm 1 Các yếu tố ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin:

Tính chính xác của thông tin nhận được biểu hiện bằng mức độ xảy ra của các thông tin trái ngược nhau, sai lệch và thiếu sự phối hợp giữa các thông tin Nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin bao gồm: dự án đang trong giai đoạn triển khai sơ bộ, không tuân thủ quy trình cho và nhận thông tin, sử dụng kênh giao tiếp không hiệu quả để lấy thông tin, thường xuyên tổ chức cuộc họp được giữa các bên trong dự án Các yếu tố được giải thích như sau:

Dự án đang trong giai đoạn triển khai sơ bộ nên thông tin nhận được từ các bên như chủ đầu tư/ban QLDA, nhà thầu thi công, tư vấn thiết kế thiếu sự phối hợp dẫn đến thông tin đôi khi bị bóp méo và sai lệch Bên cạnh đó, mỗi dự án đều thiết lập một quy trình trao đổi thông tin, quy định rõ thông tin được tạo ra và chia sẻ theo từng cấp bậc như thế nào nhằm mục đích hướng tới việc giao tiếp hiệu quả giữa các bên trong dự án.Việc không tuân thủ quy trình cho và nhận thông tin trong dự án sẽ dẫn đến thông tin nhận được không chính xác Các chuyên gia cũng nhận định rằng, sử dụng kênh giao tiếp không hiệu quảđể lấy thông tin cũng ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin, ví

dụ như tình huống gọi điện thoại cho một bên trong dự án để lấy thông tin và thiếu sự xác nhận của các bên còn lại Các cuộc họp được tổ chức thường xuyên giữa các bên trong cùng một dự án sẽ giúp tăng cường độ chính xác của thông tin nhận được trong dự

án thông qua việc đối mặt trực tiếp để giải quyết vấn đề: cập nhật những thông tin thay đổi, những chi phí phát sinh và tình hình thực tế trên công trường

Trang 36

Nhóm 2 Cách giải thích thông tin nhận được:

Cách giải thích thông tin nhận được là mức độ hiểu đúng ý nghĩa thông tin của người tiếp nhận thông tintrong dự án Nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến cách giải thích thông tin nhận được bao gồm:sự thiếu kinh nghiệm trong chuyên môn của người quản lý

dự án, khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa trong giao tiếp giữa các bên, sự cố gắng giảm thiểu tối đa tranh chấp và hiểu lầm của mỗi thành viên trong dự án, các cuộc họp nhóm

và thảo luận nội bộ Các yếu tố được giải thích như sau:

Trong một dự án xây dựng, người quản lý dự án thường được yêu cầu phải có sự am hiểu bao quát nhiều vấn đề như kiến trúc, kết cấu, điện nước, thi công, v v Điều này dẫn đến vấn đề là người quản lý không thể có chuyên môn sâu trong hầu hết mọi lĩnh vực yêu cầu của dự án, sự thiếu kinh nghiệm trong chuyên môn của từng lĩnh vực riêng biệtở các cuộc họp sẽ dễ dẫn đến sai sót trong việc giải thích thông tin nhận được cho các thành viên còn lại trong dự án Ngoài ra, khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa có thể dẫn đến việc giải thích sai và hiểu sai thông tin nhận được trong dự án Sự cố gắng giảm thiểu tối đa tranh chấp và hiểu lầm của mỗi thành viên trong dự án giúp cho việc giải thích thông tin trong dự án được hiệu quả hơn Các cuộc họp nhóm và thảo luận nội bộ

là cần thiết để tăng hiệu quả của việc giải thích thông tin trong dự án

Nhóm 3 Tính kịp thời, đúng lúc của thông tin trong dự án:

Sự kịp thời của thông tin đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả kết nối thông tin của dự án Trong suốt quá trình dự án diễn ra, thông tin thay đổi về thiết kế kết cấu, kiến trúc thường xuyên được cập nhật cho các bên trong dự án Nếu những thông tin thay đổi này vì một lý do nào đó cập nhật trễ cho các bộ phận thiết kế, gia công, sản xuất, lắp dựng,… thì sai sót sẽ xảy ra ở công trường (không lắp đặt được cấu kiện, phải làm lại một công tác nào đó đã hoàn thành …) Nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến tính kịp thời, đúng lúc của thông tin nhận được bao gồm: thiết lập kế hoạch giao tiếp giữa các bên ở giai đoạn đầu của dự án; xem xét và điều chỉnh kế hoạch giao tiếp khi cần thiết; các nhân viên trong nhóm dự án và các bên liên quan kết nối với nhau thường xuyên trong suốt quá trình diễn ra dự án; thành viên tham gia dự án có thể nhận được sự hỗ trợ thông tin kịp thời từ các bên liên quan trong dự án khi cần thiết Các yếu tố được giải thích như sau:

Trang 37

Kế hoạch giao tiếp là một văn bản được soạn thảo nhằm mô tả: những mục tiêu công việc mà người quản lý dự án muốn thực hiện với các kênh giao tiếp sẵn có trong dự

án, làm thế nào để thực hiện những mục tiêu công việc đó (các công cụ và thời gian biểu), đối tượng mà giao tiếp nhắm tới, làm thế nào để đo lường và đánh giá kết quả công việc Bởi vì tính chất quan trọng của nó, nên kế hoạch giao tiếp luôn phải được thiết lập ở giai đoạn đầu của dự án, được xem xét thường xuyên và điều chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo tính kịp thời và đúng lúc của thông tin dự án Bên cạnh đó, trong suốt quá trình diễn ra dự án, các nhân viên trong nhóm dự án và các bên liên quan phải kết nối với nhau thường xuyên và hỗ trợ nhau kịp thời để đảm bảo dòng chảy thông tin luôn xuyên suốt trong dự án

Nhóm 4 Tính đầy đủ của thông tin trong dự án:

Thông tin được gọi là đầy đủ khi nó truyền tải được tất cả các dữ liệu mà người nhận yêu cầu Điều này yêu cầu người gửi phải xem xét và gửi những thông tin phù hợp với vị trí, tính chất công việc của người nhận Nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến tính đầy

đủ của thông tin nhận được bao gồm: người quản lý dự án không nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các bên liên quan, các cuộc họp bổ sung thông tin dự án thường xuyên diễn

ra giữa các bên liên quan, dự án phức tạp và nhiều hạng mục Các yếu tố được giải thích như sau:

Người quản lý dự án có trách nhiệm quản lý tất cả những thông tin của dự án và gửi các thông tin đến từng bộ phận khác nhau để triển khai Nếu người quản lý dự án không nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các bên liên quan trong quá trình diễn ra dự án, thông tin mà họ nhận được có thể sẽ bị thiếu những dữ liệu cần thiết hoặc xảy ra tình trạng không trùng khớp giữa các thông tin với nhau Các cuộc họp bổ sung thông tin dự án thường xuyên diễn ra giữa các bên liên quan để đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời cho thông tin của dự án Đối với các dự án phức tạp và nhiều hạng mục, các bên liên quan không thể nhận được toàn bộ thông tin đầy đủ ngay từ giai đoạn đầu của dự án, nhưng vì

áp lực phải hoàn thành dự án đúng tiến độ, nên các bên vẫn cho triển khai dự án trong

tình trạng dự chỉ mới có một số thông tin cơ bản

Trang 38

Nhóm 5 Phương pháp sử dụng để trao đổi thông tin:

Việc lựa chọn và sử dụng phương pháp giao tiếp phù hợp cho từng tình huống giao tiếp sẽ giúp người gửi truyền tải những thông tin một cách rõ ràng và chi tiết đến những đối tượng mục tiêu là người nhận, đồng thời cũng tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự

án Nhóm các phương pháp trao đổi thông tin trong dự án ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp của dự án bao gồm:cuộc họp công trường là kênh giao tiếp quan trọng và cần thiết giữa các nhà tư vấn và nhà thầu trên công trường, biên bản tổng kết cuộc họp rất cần thiết cho các bên liên quan trong dự án sau mỗi cuộc họp, email được sử dụng hiệu quả trong việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong dự án, báo cáo định kỳ cho các bên liên quan về tình trạng của dự án, form chuẩn được sử dụng để trao đổi thông tin trong dự án Các yếu tố được giải thích như sau:

Cuộc họp công trường là một trong những phương pháp tốt nhất để tăng cường hiệu quả cho giao tiếp, các bên trong dự án có thể thông qua kênh giao tiếp này để truyền tải

ý tưởng và thông tin đến các thành viên trong cuộc họp một cách dễ dàng Trong các cuộc họp công trường, các bên có cơ hội gặp mặt trực tiếp để trao đổi và đưa ra các quyết định đối với các vấn đề liên quan đến dự án Biên bản tổng kết cuộc họp được sử dụng phổ biến trong hầu hết các cuộc họp để tóm tắt lại nội dung cuộc họp và giúp cho những thành viên không tham dự cuộc họp nắm được nội dung cuộc họp Trong các thiết lập chính thức của dự án, giao tiếp qua email đóng một vai trò hiệu quả Nó cho phép các thành viên trong dự án gửi các thông tin, tài liệu, bản vẽ, hình ảnh v…v đến các thành viên khác mà không cần tổ chức các cuộc gặp gỡ chính thức Báo cáo định kỳ giúp các bên trong dự án cập nhật nhanh tình trạng của dự án (như thời tiết, cung ứng vật liệu, biện pháp thi công, lỗi thiết kế…), từ đó các chuyên gia sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp

để cải thiện tình trạng hiện tại của dự án Hiện nay, trong hầu hết các dự án nhà công nghiệp, ban quản lý dự án thường đưa vào sử dụng biểu mẫu thông tin chuẩn (form chuẩn) để tóm tắt các đặc điểm của dự án một cách ngắn gọn và rõ ràng (như bước cột, nhịp nhà, yêu cầu vật liệu, tải trọng, các điểm đặc trưng…) Việc đưa form chuẩn vào sử dụng trong dự án giúp người gửi và người nhận có thể tóm tắt nhanh nội dung chính của thông tin đầu vào dự án và triển khai công việc tốt hơn

Nhóm 6 Rào cản giao tiếp:

Trang 39

Rào cản giao tiếp được định nghĩa như những nguyên nhân gây trở ngại cho hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bên (theo Namrata Jadhav, trong Human Resources Professional, 2014) Nhóm các rào cản giao tiếp trong dự án ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp của dự án bao gồm: mâu thuẫn nội bộ và xung đột lợi ích giữa các bên liên quan, các bên giao tiếp thiếu những kỹ năng cần thiết, quy trình cho và nhận thông tin không phù hợp, sự khác biệt ngôn ngữ và văn hóa giữa những người giao tiếp, thiếu sự

hỗ trợ và trách nhiệm từ các bên liên quan, sự bảo thủ và rập khuôn của người giao tiếp

Trang 40

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU

Quy trình nghiên cứu

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀNGHIÊN CỨU

Tổng quan các nghiên cứu trước về đánh giá hiệu quả giao tiếp trong các dự án xây

dựng

Xác định các yếu tố

đánh giá hiệu quả

giao tiếp trong dự án

Xác định các kênh giao tiếp thường được sử dụng trong các

dự án xây dựng tại Việt Nam

Tham khảo ý kiến các chuyên gia

Thiết kế bảng câu hỏi sơ bộ

Khảo sát sơ bộ

Thiết kế bảng câu hỏi chính thức

Tiến hành khảo sát thu thập dữ liệu chính thức

thuthưthức Đánh giá xếp hạng các yếu tố

Phân tích tương quan các yếu tố đánh giá hiệu quả giao tiếp (SPSS)

Kết luận, đánh giá hiệu quả giao tiếp trong dự án và đề xuất những

biện pháp cải thiện

Chỉnh sửa, hoàn thiện bảng câu hỏi

Định dạng
Số trang	134
Dung lượng	2,57 MB