TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI

Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang cónhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ởhuyện.. Việc thu đủ, chi đủ, kịp th

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI

KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG

I ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 ĐẶC ĐIỂM

Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn

vị quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sáchtrong địa bàn huyện Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụcủa ( 4 sở )

Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang cónhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ởhuyện Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, cácđơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúngtính chất đúng mục đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúpchi việc lập chấp hành , quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm củaphòng làm việc có hiệu hơn, đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạtđộng chi tiêu tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninhgiang

Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch Tài chính Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toántập trung

Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tàichính và công tác thống kê ở đơn vị

*Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8

Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kếtoán “ Nhật ký - Sổ cái”

*Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9

Sơ đồ 8

Sơ đồ 9

- Kế toán tổng hợp thu : Kế toán theo dõi kinh phí uỷ quyền

- Kế toán tổng hợp chi

- Kế toán dự toán của phòng : Gồm : Kế toán phụ trách các đơn vị quản lý các đơn vị QLNN , HCSN ,khối đoàn thể

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH

SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍH - THƯƠNG MẠI - KHOA HỌCHUYỆN NINH GIANG

Phòng Tài chính - Kế hoạch (TC-KH) huyện Ninh Giang là một đơn vị hànhchính sự nghiệp thuần tuý nên không có khoản thu Mọi hoạt động chi tiêu của phòngTC-KH huyện Ninh Giang đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp Vì vậy, phòngTC-KH huyện cũng phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theomột trình tự, nguyên tắc thống nhất được Bộ tài chính quy định cụ thể là :

BƯỚC 1 : LẬP DỰ TOÁN CHI

1 Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng tài chính - kế hoạch huyện Ninh Giang.

Phòng TC-KH huyện Ninh Giang có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chingân sách huyện, ngân sách xã, kinh phí uỷ quyền Thu chi các phòng ban trực thuộc

uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị Phòng Tài chính - Kếhoạch huyện Ninh Giang có nhiệm vụ

Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách xã

Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn cáckhoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích,đúng đối tượng và tiết kiệm

Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trựcthuộc

Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế

độ có hiệu quả

Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thựchiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định

Vì trong khoảng thời gian có hạn nên em không thể đi sâu nghiên cứu hết nhiệm

vụ quyền hạn quản lý dự toán của phòng TC-KH huyện Ninh Giang mà trong phạm vicủa báo cáo tốt nghiệp này em chỉ đề cập đến tình hình lập, chấp hành và quyết toánchi của phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang

2 Căn cứ lập :

Căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng - anninh, chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch và những chỉ tiêu phản ánh quy mô,nhiệm vụ đặc điểm hoạt động, điều kiện kinh tế - xã hội… do cơ quan có thẩm quyềnthông báo đối với đơn vị

Căn cứ vào các luật, pháp luật thuế, chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chingân sách do cấp có thẩm quyền quy định, các chế độ, chính sách hiện hành làm cơ sởlập dự toán chi Ngân sách Nhà nước năm, trường hợp cần sửa đổi bổ sung phải nghiêncứu và ban hành trước thời điểm lập dự toán hàng năm

Những quy định về phân cấp quản lý kinh tế - xã hội, phân cấp quản lý ngânsách.

Tỷ lệ phần trăm (%) phân chia các khoản thu và mức bổ sung từ ngân sách cấptrên

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế

-xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm sau, thông tư hướng dẫn của bộ tài chính

về việc lập dự toán ngân sách và văn bản hướng dẫn của các Bộ

Số kiểm tra về dự toán ngân sách do các cơ quan có thẩm quyền thông báo.Tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước

3 Yêu cầu đối với lập dự toán.

Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chitheo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành

Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thờigian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngânsách Nhà nước

Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địabàn xã, chi đầu tư phát triển

Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn

cứ tính toán

Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấphuyện phải cân bằng giữa thu và chi

4 Các bước lập.

Bước 1 : Công tác chuẩn bị.

Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch.Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch.Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch

Bước 2 :

Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dựtoán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thungân sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dựtoán ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ

quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnhHải Dương, đồng thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư (phần dựtoán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành,lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia).

5 Các lập một số mục chủ yếu

Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập Nên phòng

TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi

Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt

+ 1 bản gửi Sở Tài chính

+ 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện

+ 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện

Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệusau

Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm

vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngânsách

Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội

Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu

Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu

tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng

Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện

Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002như sau:

UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH

Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân huyện và nhu cầuchi tiêu của phòng TC - KH huyện Ninh giang Phòng TC - KH huyện Ninh Gianglập dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2002 như sau:

117 Sửa chữa thường xuyên

Ninh Giang ngày 01 tháng 10 năm 2002

Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quýsau Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác Lập dự toán là một khâu quan trọngkhông thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác,đúng mục đích của đơn vị Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chinăm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chiquý.

Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vàoviệc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trảlại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quákhả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quanchủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền Khi dự toán chi năm đượcduyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào :

- Dự toán chi năm được duyệt

- Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán

- Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước

Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chicủa 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ítthay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, phòng TC - KH phải lập

dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm

vụ của phòng TC - KH

UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2002 CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN NINH GIANG

Chương 018 loại 13 khoản 01

Ninh Giang, ngày…tháng … năm 2002Trưởng phòng tài chính - kế hoạchđơn vị tính : 1000 đồng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢNG ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH THU CHI TIỀN MẶT

Tháng 01 năm 2002

Kính gửi : Kho bạc nhà nước huyện Ninh Giang

Tên đơn vị : Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang

Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Điện thoại :0320.767.372

Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước Ninh Giang :

Biên chế được duyệt năm 2001 :

Định mức thu chi tiền mặt

Đơn vị tính : đồng

tháng

KBNN duyệt

111 Thông tin liên lạc 1.300.000

119 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 967.000

BƯỚC 2 : CÔNG TÁC CHẤP HÀNH DỰ TOÁN

Trường hợp phòng TC - KH chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chitrực tiếp đến từng trường Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức

và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báohạn mức chi ngân sách quy của phòng TC - KH

Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi củangân sách như:

+ Các khoản thanh toán cho cá nhân

+ Thanh toán dịch vụ công cộng'

Căn cứ vào hạn mức phòng TC - KH Trưởng phòng TC - KH ra lệnh chuẩn chikèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc huyện

Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó Nếu sửdụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mứcchi không hết thì xoá bỏ Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toáncho mục đó

Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoàicác mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi củaMục lục ngân sách Nhà nước

Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trựctiếp qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì đượcphép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi Sau khi hoàn thành công việc và có đủchứng từ thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát

Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền

Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, phòng TC

- KH, trưởng phòng TC - KH xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnhchi trả

Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày31/ 12 năm trước Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ phòng TC - KH phải chuẩn bị đầy

đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới Đồng thời ghi ngày lên những dòng đầu củacác loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán năm mới Gạch một gạch ởdưới số dư đầu kỳ.

Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu nămđối với tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quýtrước, năm trước chuyển sang sau đó mới ghi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong tháng mới, quý mới, năm mới

Chi dự toán ngân sách chi được duyệt khi có đủ điều kiện sau :

- Đã có trong dự toán ngân sách được duyệt trừ 2 trường hợp sau

+ Dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định

+ Chi từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền quyđịnh

- Đã được trưởng phòngTC - KH hoặc được uỷ quyền chuẩn chi

Cấp phát các khoản chi thường xuyên của phòng TC - KH

Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chitrong quý

Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiệnnhư sau:

Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà cónguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó

I KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Hàng tháng khi nhận được thông báo cấp phát hạn mức kinh phí, kế toán ghi vào

sổ theo dõi hạn mức kinh phí

Nợ TK : 008 (0083)

Kế toán tiến hành làm thủ tục rút hạn mức kinh phí được cấp về nhập quỹ sửdụng trong tháng, kế toán viết giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt, giấy rúthạn mức kinh phí ngân sách địa phương, giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chứng từthanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (3 liên) theo đúng C, L, K, M, của số tiềncần rút

Sở tài chính CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Ninh Giang , ngày 10 tháng 01 năm 2002

THẨM KẾ TRƯỞNG PHÒNG

HCVX

TRƯỞNG PHÒNG KHNS

TRƯỞNG PHÒNG TC

-KH

để ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí Sau đó,căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào nhật ký- Sổ cái Kế toán ghi :

nơi kế toán thanh toán, một liên kèm với chứng từ gốc Thủ quỹ phát tiền xong ghivào sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán căn cứ để phản ánh vàoNhật ký- Sổ cái Kế toán ghi :

Nợ TK : 661

Có TK : 111

Kế toán căn cứ vào mặt sau của phiếu chi để ghi chi tiết theo từng nhóm, tiểunhóm, mục, tiểu mục Đồng thời, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợpchi hoạt động

1 bản lưu tại đơn vị Báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ được gửi cùng với báo cáo quyếttoán năm của đơn vị

Phòng TC-KH huyện Ninh Giang từ đầu năm 2001 tính đến nay chưa có TCSĐnào tăng thêm

3 KẾ TOÁN THANH TOÁN :

3.1 Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên

Tiền lương là một khoản chủ yếu của đơn vị, do vậy các đơn vị phải nắm vững

số lao động, tình hình lao động của đơn vị mình Đơn vị phải có một quyển số lượngriêng để theo dõi tiền lương của từng cán bộ công nhân viên và phải có bảng chấmcông

Hàng tháng, căn cứ vào tiền lương của tháng trước trong sổ lương, bảng lương

và phụ cấp lương, căn cứ vào sự thay đổi về lao động, về lương và phụ cấp lương,bảng chấm công của các cán bộ gửi đến Kế toán đơn vị phải tính cụ thể tiền lương đểtrình thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển cho kế toán đơn vị viết giấy rút hạn mứckinh phí tiền lương tại kho bac, về viết phiếu thu nhập quỹ Sau đó viết phiếu chi trảlương cho cán bộ công nhân viên và vào sổ tổng hợp tiền lương của đơn vị, sổ cấpphát Đồng thời, trong quá trình thanh toán lương kế toán kết hợp thu lại các khoảnthu cho ngân sách bằng cách khấu trừ vào tiền lương của công chức

Các khoản khấu trừ như : 5% BHXH, 1% BHYT tính trên tổng số tiền lương củacán bộ công nhân viên được hưởng :

Cách tính lương :

Tiền lương bình quân ngày = Lương cấp bậc

Số ngày công

Tiền lương bình quân tháng của CBCNV = lương bq ngày x số ngày công

Trình tự hạch toán tiền lương phòng Tài chính kế hoạch huyện Ninh giang :Trong thực tế đơn vị dùng Nhật ký- Sổ cái phản ánh theo quý Cứ 3 tháng mộtlần kế toán phản ánh các số liệu liên quan vào sổ cái Khi tính tiền lương phải trả chocán bộ công nhân viên trong đơn vị, kế toán ghi :

Việc thanh toán lương hàng tháng kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp lương, bảngthanh toán lương để viết phiếu chi Trình kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt

và giao cho thủ quỹ chi trả lương Theo bảng tổng hợp thanh toán thì tiền lương phảitrả cho cán bộ trong tháng là :

Kế toán viết phiếu chi :