MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN

Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị hành chính thuần tuý nên không có khoản thu, mọi hoạt động của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp vì vậy: các đơn vị hành ch

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

CẤP HUYỆN

I NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VÀ NỘI DUNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH

PHÍ VÀ CHI Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CẤP HUYỆN

1 Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở đơn vị hành chính sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị hành chính thuần tuý nên không có khoản thu, mọi hoạt động của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp vì vậy: các đơn vị hành chính cấp huyện nói chung đều phải phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự nguyên tắc thống nhất được bộ tài chính quy định cụ thể

Để hạch toán các nguồn kinh phí do ngân sách cấp hoặc được tài trợ, viện trợ ( theo dự án ) thì loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản kinh phí được cấp như kinh phí hoạt động, kinh phí dự án

Tài khoản sử dụng gồm có:

-Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động

-Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án

Trong đó từng tài khoản được sử đụng như sau:

- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,

- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động

- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động

Bên Có :

- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên

- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị

Số dư bên Có :

- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có )

- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán

Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :

- Tài kkhoản 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước ; phản ánh nguồn kinhphí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng , nhưng quyết toán chưa được duyệt y

- Tài khoản 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; phản ánh kinh phí thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp hoặc đã thu trong năm nay

- Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt

sẽ được chuyển sang tài khoản 4612 “ năm nay” sang tài khoản 4611 “ năm trước “ đểtheo dõi đến khi quyết toán được duyệt Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa

sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản 4613 “ năm sau “

Tài khoản 4613 “ năm sau “ : Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được phép của cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau Đầu năm sau , khi mở sổ kế toán mới số kinh phí phản ảnh ở tàikhoản 4613 “ năm sau “ được chuyển sang tài khoản 4612 “năm nay”

- Kết chuyển số chi chương trình dự án đề tài, được quyết toán với Nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài tương ứng ;

- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí

Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 :

Tài khoản 4621 : Nguồn kinh phí quản lý dự án : phản ánh nguồn kinh phí đảmbảo chi tiêu phục vụ cho công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của từng chương trình dự án (nếu có)

Tài khoản này có thể được mở theo dõi chi tiết cho năm trước, năm nay, trong trường hợp dự án đề tài tiền hành trong nhiều năm

Tài khoản 4622: Nguồn kinh phí thực hiện dự án : phản ánh nguồn kinh phí tiếp nhận để đảm bảo chi tiêu cho quá trình thực hiện các chương trình, đề tài, dự án theo nội dung ghi trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật hoặc đề cương đã được phê duyệt

Tài khoản 4622 có thể mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết nguồn kinh phí thuộc năm trước hoặc nguồn kinh phí năm nay, trong trường hợp dự án đề tài được thực hiện trong nhiều năm và trong thời gian chờ xét duyệt báo cáo quyết toán

2 Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp

Để hạch toán các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp thì các loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, Như chi cho hoạt động chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị, chi phí thực hiệncác chương trình dự án, đề tài, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ , chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài sản cố định

Loại tài khoản 6 Các khoản chi gồm có các tài khoản sau :

-Tài khoản 631 : Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

-Tài khoản 661 : Chi hoạt động

-Tài khoản 662 : Chi dự án

Trong nội dung kế toán cụ thể của từng tài khoản cụ thể được thể hiện như sau :

*Tài khoản 631:

đông sự nghiệp, hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm trên cơ sở tận dụng cơ sơ vật chất kỹ thuật và năng lực lao động sẵn có để thu nhập cho đơn vị, đồng thời còn phản ánh chi phí của các hoạt động khác ( không quy định ở tài khoản 661, TK662 ) như chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, chi phí hoạt động thuê ngoài gia công chế biến

- Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 631:

Bên Nợ :

- Các chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh

- Các chi phí hoạt động khác ( chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định , )

Bên Có :

- Các khoản thu được phép ghi giảm theo quy định của chế độ tài chính :

- Giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người mua:

- Kết chuyển chi phí hoạt động khác

Số dư bên Nợ :

- Chi phí hoạt động sảc xuất, kinh doanh dở dang

- Chi phí hoạt động khác chưa được quyết toán

* Tài khoản 661:

Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao

dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do ngân sách Nhà nướccấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo

- Kết cấu nội dung phản ảnh :

Bên Nợ :

- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

Bên Có :

- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt y

- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệty.

- Chi phí thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài

-Tổng hợp chi chương trình, dự án, đề tài phát sinh ở đơn vị trực thuộc

Bên Có :

- Số chi của chương trình dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí

Số dư bên Nợ :

- Số chi trương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành chưa được quyết toán

3 Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn

kinh phí và Chi hành chính ở đơn vị cấp huyện

Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị nằm trong hệ thống các đơn

vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách cả các đơn vị

dự toán, các ngành kinh tế ở huyện Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện Ngoài ra phòng các đơn vị hành chính cấp huyện là một đơn vị hành chính sự nghệp thuần tuý nên không có các khoản thu mọi hoạt động chi tiêu của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí ngân sách cấp Việc thu đủ , chi đủ Phản ánh kịp thời đúng tính chất , đúng mục đích đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành , việc lập ,chấp hành quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, năm đảm bảo làm việc có hiệuquả hơn, tiết kiệm được cho ngân sách nhà nước và hoạt động chi tiêu tại các đơn vị

Kế toán nguồn kinh phí hoạt động, Các đơn vị hành chính cấp huyện đã sử dụng các loại tài khoản và nghiệp vụ hạch toán như sau

a, Tài khoản 461 :

Kế toán sử dụng tài khoản để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Kết cấu của tài khoản 461 như sau :

Bên Nợ :

- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,

- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động

- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động

Bên Có :

- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên

- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trrợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị

Số dư bên Có :

- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có )

- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa dược quyết toán

Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :

- Tài khoản 4611: “năm trước “

- Tài khoản 4612: “ năm nay “

- Tài khoản 4613: “ năm sau “

*Tài khoản 008 :”hạn mức kinh phí”dùng để phản ánh nguồn kinh phí hoạt

động được ngân sách nhà nước duyệt cấp và chuyển qua kho bạc nhà nước quản lý

Kết cấu tài khoản này như sau:

Kinh phí hạn mức hiện còn ở đơn vị

-Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 0081: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách trung ương”

- TK 0082: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Tỉnh “

- TK 0083: “Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Huyện “

Cách ghi tài khoản này là ghi đơn

* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

1 Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, hoặc bằng tiền, ghi :

Nợ TK 111 , 112 , 152 , 155

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

2 Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi ;

Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( 3311 phải trả người cung cấp )

Có TK 461 : Nguồn kinh phí hoạt động

3 Nhận kinh phí bằng tài sản hữu hình do ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp hoặc viện trợ bằng tài sản cố định, ghi :

Nợ TK 211 Tài sản cố địng hữu hình

Có 461 Nguồn kinh phí hoạt độngĐồng thời ghi :

Nợ TK 661 : Chi hoạt động

Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

4 Trường hợp đơn vị được cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng hạn mức kinh phí :

4.1 Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức kinh phí; ghi

Nợ TK 008 “ Hạn mức kinh phí “4.2 Rút hạn mức kinh phí để chi, ghi :

Nợ TK 111 Tiền mặt ( Nếu rút bằng tiền mặt về quỹ )

Nợ Tk152 “ Vật liệu, dụng cụ ( Mua vật liệu nhập kho )

Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( rút hạn mức trả cho người cung cấp )

Nợ TK 661 Chi hoạt động ( chi trực tiếp )

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi :

Có TK 008 “ Hạn mức kinh phí “

5 Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các hội viên, các tổ chức, cơ quan ghi :

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Nợ TK 112” Tiền gửi ngân hàng, kho bạc “

Nợ Tk152,155

Có TK 461 Nguồn kinh phhí hoạt động

6 Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch ghi ;

Nợ TK 421 Chênh lệch chưa sử lý

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

7 Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả hoạt động sự nghiệp, theo quy chế của bộ tài chính kế toán ghi :

Nợ TK 511 Các khoản thu

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

8 Căn cứ báo cáo của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức kinh phí thực rút, các khoản nhận viện trợ, các khoản thu khác bổ sung kinh phí hoạt động của các đơn

vị cấp dưới, kế toán cấp trên ghi ;

Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết kinh phí hoạt động )

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

9 Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số chi hoạt động của đơn vị cấp dưới được đơn

vị cấp trên duyệt y, Kế toán cấp trên ghi :

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng , Kho bạc

11 Cuối niên độ kế toán chi hoạt động chưa được quyết toán với Nguồn kinh phí hoạt động thì nguồn kinh phí hoạt động được kết chuyển từ ” năm nay” sang “ năm trước “, ghi :

Kế toán chi hành chính sự nghiệp đảm nhiệm hầu hết các nhiệm vụ Để hạch toán các khoản chi hành chính sự nghiệp phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa họchuyện Ninh giang dẫ sử dụng các loại tài khoản hạch toán và nghiệp vụ như sau :

b, Tài khoản 661 :

Kế toán sử dụng tài khoản 611 “chi hoạt động “ để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ , chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước , các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chuíng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo

Cụ thể kế toán chi hành chính sự nghiệp đã sử dụng tài khoản 661 để chi cho các hoạt động như : Mua sắn TSCĐ , Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh toán BHXH, Thanh toán công tác phí, Thanh toán với người bán về; Văn phòng phẩm

- Kết cấu nội dung phản ảnh tài khoản 661:

Bên Nợ :

- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

Bên Có :

- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duuyệt y

- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y

Số dư bên Nợ :

Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt yTài khoản : 661 chi hoạt động có 3 tài khỏan cấp 2

- Tài khoản : 6611 “ năm trước “

- Tài khoản : 6612 “ năm nay “

- Tài khoản : 6613 “ năm sau “

* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

1 Xuất vật liệu, sử ụng cho chi hoạt động , ghi :

Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương ( 3321, 3322 )

4 Phải trả các khoản Điện, Nước, Điện thoại, Bưu phí đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán ( căn cứ vào hóa đơn bên cung cấp dịch vụ ), ghi :

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ

8 Các đơn vị toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị và quyết toán toàn bộ số chi với nguồn kinh phí

a Tổng hợp ssố chi của đơn vị cấp dưới, ghi

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết loại hoạt động )

b Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động của cấp trên được duyệt, ghi :

Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

10 Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn định mức, không được duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi :

Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118)

* Sơ đồ kế toán chi hành chính ( Sơ đồ 2 : )

* Sơ đồ kế toán chi nghiệp vụ ( sơ đồ 3 : )

* Sơ đồ kế toán chi đột xuất ( sơ đồ 4 : )

* Sơ đồ kế toán chi mua sắm TSCĐ ( sơ đồ 5 : )

Sơ đồ 2

Sơ đồ 3

Sơ đồ 4

Sơ đồ 5

c Tài khoản 334 : Thanh toán tiền lương.

Kế toán sử dụng TK 334 “ Phải trả viên chức “ : Tài khoản này dùng để phảnảnh tình hình phản ảnh với viên chức, công chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp vềtiền lương và các khoản phải trả khác Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hìnhthanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học trại an dưỡng như :Bệnh nhân , trại viên , học viên về các khoản học bổng , sinh hoạt phí Các khoảnchi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước

Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản này như sau :

* Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

-Tài khoản 3341: phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toánvới công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoảnphải trả khác

-Tài khoản 3348: Phải trả cho các đối tượng khác :phản ánh tình hình thanhtoán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức nhà nước về các khoảnnhư: Học bổng , học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đốitượng hưởng chính sách chế độ

* Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, họcsinh, trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị )

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trựctiếp)

3 Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, họcbổng, ghi:

Nợ TK 334 Phải trả viên chức

Có TK 312 Tạm ứng

Có TK 311(3118) Các khoản phải thu

4 Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đốitượng khác, ghi:

Có TK 332(3321,3322) Các khoản phải nộp theo lương

6 Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định, ghi: