Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực: Bài 3 - TS. Trần Việt Hùng

Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Bài 3: Phân tích thiết kế công việc cung cấp những kiến thức khái niệm và ý nghĩa phân tích công việc, thiết kế công việc; tiến trình phân tích công việc; các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc; bản mô tả và tiêu chuẩn công việc; các yếu tố ảnh hưởng và các phương pháp thiết kế công việc.

BÀI 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Giảng viên hướng dẫn: Ts Trần Việt Hùng

Ngoài vững về chuyên môn kế toán - tài chính, Trung còn rất thạo về máy tính.

Do vậy, mỗi khi máy tính của ai trong Công ty bị hỏng hay trục trặc thì thườngkhông gọi cho công ty dịch vụ sữa chữa bảo hành máy tính bên ngoài, mà trựctiếp nhờ luôn Trung Lúc đầu Trung rất vui vẻ giúp đỡ mọi người Nhưng sau

đó, do có quá nhiều người nhờ nên Trung thường xuyên phải làm thêm giờ đểhoàn thành công việc (công việc chính của Trung là kế toán tổng hợp)

Vì vậy, Trung sau đó bắt đầu có những biểu hiện khó chịu, bất mãn Anh cảmthấy mình bị đối xử không công bằng vì phải làm thêm việc trong khi khôngđược trả thêm lương

1 Biểu hiện thái độ và phản ứng của nhân viên nói

trên có thường xảy ra trong các doanh nghiệp

hay tổ chức mà bạn biết hay không ?

2 Nếu là người phụ trách của phòng nhân sự, Bạn

sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?

3 Bản mô tả công việc cần được trình bày thế như

thế nào là hợp lý?

• Học viên hiểu được khái niệm và ý nghĩa

của phân tích công việc - một công cụ cơ

bản nhất của QTNNL;

• Hiểu được quy trình các bước thực hiện

phân tích công việc, những thông tin cần

thiết và phương pháp thu thập thông tin

để thực hiện phân tích công việc;

• Hiểu được nội dung chính và sự cần thiết

của việc xây dựng bản mô tả và tiêu

chuẩn công việc;

• Hiểu được khái niệm, ý nghĩa của việc

thiết kế công việc;

• Hiểu được các yếu tố cơ bản ảnh hưởng

đến thiết kế công việc; Các phương pháp

thiết kế công việc

MỤC TIÊU

4

• Học viên đọc tài liệu trong 2 giờ

• Học viên đóng vai một người lao

động trong thực tế và trả lời những

câu hỏi thường gặp: Người lao động

có tác nghiệp gì? Khi nào công việc

được hoàn tất? Công việc được thực

hiện ở đâu? Như thế nào? Tại sao

phải thực hiện công việc đó? Để

thực hiện công việc đó cần hội đủ

những tiêu chuẩn, trình độ nào?

• Học viên tìm hiểu doanh nghiệp và

nhà quản trị cần làm gì để cung cấp

và xác định đúng đắn, phù hợp và

lao động thực hiện công việc đó

CÁC KIẾN THỨC CẦN CÓ

• Khái niệm và ý nghĩa phân tích công

việc, thiết kế công việc;

• Nội dung tiến trình phân tích công việc;

• Các phương pháp thu thập thông tin

phân tích công việc; Bản mô tả và tiêu

chuẩn công việc;

• Các yếu tố ảnh hưởng và các phương

pháp thiết kế công việc

CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI

6

• Khái niệm phân tích công việc;

• Mục đích của phân tích công việc;

• Ý nghĩa của việc phân tích công việc;

• Những thông tin cần thu thập

1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Phân tích công việc là một tiến trình

được xác định một cách có hệ thống các

nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực

hiện các công việc trong một tổ chức;

• Phân tích công việc còn được hiểu là quá

trình nghiên cứu nội dung công việc;

• Phân tích công việc là công cụ thiết yếu

của mọi chương trình quản trị nguồn

nhân lực như: Tuyển dụng, đào tạo và

phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ

1.1 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

8

Mục đích của phân tích công việc tập trung vào trả lời những câu hỏi sau đây:

• Người lao động phải thực hiện những tác nghiệp (tasks) gì?

• Khi nào công việc được hoàn tất?

• Công việc được thực hiện ở đâu?

• Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?

• Tại sao phải thực hiện công việc đó?

• Để thực hiện cần hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào?

1.2 MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc

điểm của công việc như:

 Hành động nào cần thực hiện, mức

độ ưu tiên ra sao, thực hiện như thế

nào và tại sao;

 Cần các loại máy móc trang bị dụng

cụ nào;

 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị,

quan hệ giữa nhà quản trị với nhân

viên và quan hệ đồng nghiệp trong

thực hiện công việc

• Phân tích công việc là công cụ rất hữu

hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp mới

thành lập hoặc cần cải tổ, thay đổi về cơ

cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm

nâng cao hiệu quả, hiệu suất của sản

xuất kinh doanh

1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

10

1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Phân tích công việc được thực hiện khi:

• Tổ chức, doanh nghiệp được thành lập;

• Doanh nghiệp cần một số công việc mới;

• Công việc thay đổi do đổi mới công nghệ

Phân tích công việc giúp doanh nghiệp:

• Bảo đảm thành công trong việc sắp xếp,

điều động, thuyên chuyển và thăng thưởng;

• Hạn chế sự thiếu công bằng về mức lương;

• Tạo động lực, kích thích người lao động;

• Tiết kiệm thời gian, sức lao động;

• Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu

hiểu biết về công việc hoặc trình độ thấp;

• Giúp cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau

Phân tích công việc

Tuyển dụng,

lựa chọn

lao động

Đào tạo, huấn luyện Đánh giá năng lực

thực hiện công việc

Định giá công việc khen thưởng Trả công, 1.3 Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

12

Cần xây dựng hai tài liệu cơ bản:

• Bản mô tả công việc (Job Description):

Là các tiêu chuẩn cần đạt được;

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là

văn bản liệt kê những yêu cầu về năng

lực cá nhân của người lao động

Thu thập các loại thông tin sau đây:

• Các yếu tố bên ngoài điều kiện làm việc

• Hoạt động thực tế của người lao động;

• Những phẩm chất mà nhân viên thực

hiện công việc cần có;

• Các loại phương tiện, máy móc, thiết bị

kỹ thuật cho thực hiện công việc;

• Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện

công việc đối với nhân viên

1.4 NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP

Các bước tiến hành phân tích công việc:

2 NỘI DUNG TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

GĐ/Trư ởng

phòng Tài chính-

K ế toán

GĐ/

Trư ởng

phòng Nhân l ực

Xác định phạm vi phân tích công việc

Chuẩn bịphân tích công việc

Thu thập vàphân tích

dữ liệu

Xây dựng bản mô tảcông việc

và bản tiêu chuẩn công việc

14

• Xác định mục đích của phân tích

công việc;

• Xác định công việc cần phân tích

2.1 XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Xác định thông tin, dữ liệu cần thiết

có liên quan;

• Xác định nguồn thông tin, dữ liệu;

• Lựa chọn phương pháp cụ thể nhằm

thu thập thông tin để phân tích

2.2 CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

16

• Thu thập các thông tin, dữ liệu cơ bản

có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức,

các văn bản về mục đích yêu cầu, chức

năng quyền hạn của doanh nghiệp và

các bộ phận;

• Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính

chính xác của thông tin;

• Phân tích thông tin, xây dựng bản mô

tả công việc và tiêu chuẩn công việc;

• Báo cáo kết quả sau quá trình

2.3 THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

• Bản mô tả công việc bao gồm:

 Mô tả, nhận diện, tóm tắt công việc;

 Các hoạt động và mối quan hệ trong

thực hiện công việc;

 Điều kiện làm việc, thiết bị cho thực

hiện công việc;

 Quyền hành và tiêu chuẩn trong đánh

giá người thực hiện công việc

• Những yếu tố chính trong bản tiêu

chuẩn công việc là:

 Trình độ, kinh nghiệm, các kỹ năng

có liên quan đến thực hiện công việc;

 Tuổi đời, giới tính, sức khỏe, điều

kiện bản thân, các đặc điểm cá nhân

2.4 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

18

• Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện trực

tiếp từng cá nhân, từng nhóm người lao động

 Ưu điểm: Phát hiện nhiều thông tin;

 Hạn chế: Tốn nhiều thời gian

• Phương pháp bản câu hỏi: Bản câu hỏi được

đưa tới đối tượng để điền vào các câu trả lời

 Ưu điểm: Cung cấp thông tin nhanh, tiết

kiệm thời gian, tiến hành đơn giản;

 Hạn chế: Thông tin có thể thiếu chính xác

• Phương pháp quan sát tại chỗ: Quan sát tại

nơi làm việc

 Ưu điểm: Có thể quan sát thấy, những công

việc mang tính chất tình huống;

 Hạn chế: Có thể cung cấp các thông tin

thiếu chính xác

3 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH

CÔNG VIỆC

• Tổng quan về thiết kế công việc;

• Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân;

• Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm;

• Thiết kế lao động hướng vào người lao động

4 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

20

Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình

kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau

• Khả năng của người lao động;

• Tính chất của môi trường

4.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

• Chuyên môn hóa công việc: Chia nhỏ

công việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc, khối

lượng mỗi phần việc tăng lên

• Luân chuyển công việc: Người lao động

thay đổi, chuyển chỗ làm việc theo một quy

trình nhất định

• Mở rộng công việc: Mở rộng phạm vi thực

hiện bằng cách tăng thêm việc và giảm khối

lượng trong mỗi phần việc

• Làm phong phú hóa công việc: Là

phương thức thiết kế công việc bằng cách

mở rộng công việc theo chiều sâu

• Thiết kế công việc theo Modul: Các phần

việc phân chia đồng nhất Người lao động

được lựa chọn phần việc theo khả năng sở

trường của mình

4.2 PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

22

• Nhóm lao động hội nhập: Được tổ

chức bao gồm nhiều chuyên môn khác

nhau có khả năng thực hiện một khối

lượng công việc hoàn chỉnh nhất định

• Nhóm lao động tự quản: Các nhóm lao

động hỗn hợp được giao mục tiêu phải

thực hiện trong những khoảng thời gian

nhất định với mức chi phí cho trước,

nhóm có trách nhiệm tự xác định nhiệm

vụ phải làm và tổ chức thực hiện nhiệm

vụ đó

• Nhóm chất lượng: Đây là một hình

thức nhóm tiên phong, thu hút những

người tình nguyện, được huấn luyện kỹ

để khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan

trọng, khó khăn khi cần thiết

4.3 PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC THEO NHÓM

• Là kiểu thiết kế như một cầu nối

giữa nhiệm vụ của doanh nghiệp

với sự thỏa mãn nhu cầu của

người lao động

• Người lao động được khuyến

khích tham gia vào việc thiết kế

lại công việc

• Thiết kế công việc hiệu quả là tìm

ra sự hòa hợp giữa tính hiệu quả

và nhân tố hành vi

4.4 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC HƯỚNG VÀO NLĐ

• Trong doanh nghiệp mỗi cá nhân sẽ hoàn thành tốt công việc khi:

 Nắm vững công việc cần làm;

 Có đủ những kỹ năng, phẩm chất cần thiết;

 Có môi trường làm việc thuận lợi

TÓM LƯỢC BÀI