TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VÀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- Sài Gòn Công thương Ngân hàng- Indovina Bank Ngân hàng liên doanh đầu tiên tại Việt Nam - Công ty cho thuê Tài chính quốc tế - VILC Công ty cho thuê tài chính quốc tế đầu tiên tại Việt

TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM VÀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.

I TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM (INCOMBANK).

1 Giới thiệu chung.

Ngân hàng Công Thương Việt Nam (Incombank) được thành lập từ năm

1988 sau khi tách ra từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Đây là một trong bốn Ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất tại Việt Nam và được xếp hạng là một trong 23 doanh nghiệp đặc biệt của Việt Nam Ngân hàng Công Thương Việt Nam

có tổng tài sản chiếm hơn 25% thị phần trong toàn bộ hệ thống ngân hàng Việt Nam Nguồn vốn của Incombank luôn tăng trưởng qua các năm, tăng mạnh kể từ năm 1996, đạt bình quân hơn 20%/năm, đặc biệt có năm tăng 35% so với năm trước

Ngân hàng Công thương Việt Nam có mạng lưới kinh doanh trải rộng toàn quốc với:

- 2 Sở giao dịch lớn (tại Hà Nội và tại Thành phố Hồ Chí Minh).

- 130 chi nhánh, trên 700 điểm giao dịch và 420 quỹ tiết kiệm.

- 03 Công ty hạch toán độc lập là Công ty Cho thuê Tài chính Ngân hàng

Công thương, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Chứng khoán Ngân hàng Công thương và Công ty Quản lý Nợ và Khai thác Tài sản Ngân hàng Công thương

- 02 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Công nghệ Thông tin và Trung tâm

Đào tạo

Ngân hàng Công thương Việt Nam là thành viên sáng lập của các Tổ chức Tài chính Tín dụng:

- Sài Gòn Công thương Ngân hàng

- Indovina Bank (Ngân hàng liên doanh đầu tiên tại Việt Nam)

- Công ty cho thuê Tài chính quốc tế - VILC (Công ty cho thuê tài chính

quốc tế đầu tiên tại Việt Nam)

- Công ty Liên doanh Bảo hiểm Châu Á – Ngân hàng Công thương

Đồng thời, là thành viên chính thức của:

- Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam (VNBA)

- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

- Hiệp hội Ngân hàng Châu Á (AABA)

- Hiệp hội Thanh toán viễn thông Liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT)

- Tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc tế

- Hiệp hội Các Tổ chức Tài chính cho vay Doanh nghiệp vừa và nhỏ

APEC

Ngân hàng Công thương Việt Nam đã ký 8 Hiệp định Tín dụng khung với các quốc gia Bỉ, Đức, Hàn quốc, Thụy Sĩ, có quan hệ đại lý với 735 ngân hàng trên khắp toàn cầu và có thể đi bằng điện SWIFT (SWIFT – Thanh toán viễn thông liên ngân hàng toàn cầu) có gắn mã khoá tới 11.915 ngân hàng và chi nhánh toàn cầu

Hiện nay, Ngân hàng Công thương Việt Nam là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam

Phòng giao dịchQuỹ tiết kiệm

Chi nhánh phụ thuộc Phòng giao dịchQuỹ tiết kiệm Chi nhánh cấp 2Phòng giao dịchQuỹ tiết kiệm

Trụ sở chính

Sở giao dịch Chi nhánh cấp 1 Văn phòng đại diện Đơn vị sự nghiệp Công ty trực thuộc

2 Hệ thống tổ chức.

Sơ đồ: Hệ thống tổ chức của Ngân hàng Công thương

3 Các hoạt động chính.

 Huy động vốn

 Cho vay, đầu tư

 Bảo lãnh

 Thanh toán và Tài trợ thương mại

 Ngân quỹ

 Thẻ và ngân hàng điện tử

 Hoạt động khác

4 Tình hình kinh doanh.

Cùng với những tín hiệu khởi sắc của nền kinh tế Việt Nam trong thời kỳ đổi mới, hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam đã có những bước phát triển khả quan, đã thực hiện đạt và vượt các chỉ tiêu kế hoạch về tín dụng, huy động vốn, lợi nhuận, trích lập dự phòng rủi ro

Thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước đến năm

2010, chủ trương tiếp tục đổi mới hoàn thiện hệ thống tài chính - ngân hàng và đề

án cơ cấu lại Ngân hàng Công thương Việt Nam giai đoạn 2001- 2010 Mục tiêu phát triển của Ngân hàng Công thương Việt Nam đến năm 2010 là:

“Xây dựng Ngân hàng Công thương Việt Nam thành một Ngân hàng thương mại chủ lực và hiện đại của Nhà nước, hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tài chính lành mạnh, có kỹ thuật công nghệ cao, kinh doanh đa năng, chiếm thị phần lớn ở Việt Nam”

Các chỉ số tài chính chủ yếu

Tổng tài sản (triệu VND) 80,887,100 90,734,644

Cho vay (triệu VND) 51,778,523 64,159,522

Vốn tự có (triệu VND) 4,154,083 4,908,733

Vốn huy động (triệu VND) 71,146,192 81,596,865

Thu nhập ròng (triệu VND) 205,186 206,869

Thu nhập ròng/ Trung bình tổng tài sản (%) 0.28 0.24

Thu nhập ròng/Trung bình vốn tự có (%) 5.60 4.57

Vốn tự có/ Tài sản có rủi ro (%) 6.08 6.30

Đồ thị hoạt động kinh doanh

II TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM.

1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Năm 1990, Ngân hàng Công thương Việt Nam chính thức thành lập Phòng Thông tin - điện toán tại trụ sở chính Ngân hàng Công thương Việt Nam với nhiệm vụ ban đầu tiếp cận và tiến tới nghiên cứu tìm ra những khả năng có thể áp dụng tin học vào các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Năm 1995 Trung tâm điện toán được thành lập theo quyết định số 234 NHCT/QĐ ngày 25/05/1995 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam Trung tâm điện toán là một thành phần trong hệ thống tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam, thực hiện việc điều hành, nghiên cứu, ứng dụng và triển khai

kỹ thuật thông tin điện toán, hiện đại hóa các mặt nghiệp vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam Năm 2000, Trung tâm Công nghệ thông tin được chính thức thành lập theo quyết định số 091/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 17/07/2000 của chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam Trung tâm trở thành một đơn vị sự nghiệp, một đơn vị thành viên của Ngân hàng Công thương Việt Nam Bên cạnh Trung tâm Công nghệ thông tin, Ngân hàng Công thương Việt Nam còn có một mạng lưới chân rết đến từng cơ sở Đó chính là các phòng/ tổ Thông tin điện toán tại từng chi nhánh trực, phụ thuộc

1.2 Cơ cấu tổ chức.

Trung tâm Công nghệ thông tin có trụ sở chính tại tầng 5, 108 Trần Hưng Đạo, trụ sở làm việc tại 46A Tăng Bạt Hổ, thành phố Hà Nội

Số cán bộ biên chế: 142 người Trong đó: 99 nam và 43 nữ

Trình độ chuyên môn:

- Trên đại học: 3

- Đại học: 105

- Cao đẳng: 5

- Trung cấp: 7

Tổ chức Đảng, chi bộ có 18 Đảng viên với 13 nam và 5 nữ

Tổ chức mạng lưới: có 7 phòng ban:

- Phòng Kế hoạch Nghiên cứu và Phát triển

- Phòng Ứng dụng - Triển khai - Bảo trì

- Phòng Tích hợp hệ thống

- Phòng Kỹ thuật truyền thông trang thiết bị

- Phòng Lưu trữ - Vận hành - Phục hồi dữ liệu

- Phòng Hỗ trợ kỹ thuật các chi nhánh phía nam

- Phòng Kế toán tổng hợp.

2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin.

- Thống nhất quản lý, triển khai và kiểm tra kỹ thuật thông tin điện toán cho toàn hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam

- Xây dựng chiến lược, nghiên cứu, lựa chọn giải pháp, tiếp nhận chuyển giao công nghệ

- Nghiên cứu cải tiến các sản phẩm dịch vụ và hệ thống thông tin quản lý trong Ngân hàng

- Phát triển và bảo trì các ứng dụng trong Ngân hàng

- Lựa chọn trang thiết bị và các hệ thống truyền thông, đảm bảo an toàn cho các chi nhánh và Trung ương

- Hợp tác nghiên cứu và triển khai các dự án kỹ thuật với các đơn vị trong và ngoài nước

- Phát triển nguồn nhân lực cho lĩnh vực công nghệ của Ngân hàng

3 Những thành tựu mà Trung tâm Công nghệ thông tin đã đạt được.

- Thay thế hệ thống chương trình kế toán trên cơ sở dữ liệu FoxPro sang hệ thống chương trình Kế toán mới – MISAC - trên cở sở dữ liệu ORACLE nhằm tận dụng đến mức cao nhất khả năng bảo mật của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này đồng thời tạo tiền đề tập trung hoá dữ liệu của Ngân hàng Công thương Việt Nam

- Triển khai hệ thống chương trình thanh toán quốc tế theo tiêu chuẩn của SWIFT – IBS (Hệ thống thanh toán viễn thông liên ngân hàng toàn cầu), cơ sở dữ liệu ORACLE, góp phần đẩy nhanh tốc độ thanh toán ngoại tệ trong hệ thống đồng thời tăng cường khả năng liên kết giữa hệ thống thanh toán quốc tế trong nước

và hệ thống SWIFT

- Đảm bảo truyền nhận dữ liệu an toàn hệ thống, xử lý thông tin cung cấp kịp thời cho Ban điều hành phục vụ công tác quản lý của trụ sở chính Lưu trữ an toàn dữ liệu các hệ thống quan trọng tại chi nhánh và trụ sở chính

- Nâng cấp dùng thẻ thay đĩa bảo mật trong chương trình thanh toán điện tử, thanh toán quốc tế và quản lý đến từng tên cán bộ kiểm soát sử dụng thẻ bảo mật, nâng cấp và bổ sung một số phân hệ trong chương trình MISAC, thực hiện kết nối giữa chương trình thanh toán song biên, chương trình MISAC và chương trình thanh toán điện tử

- Thực hiện công việc quản trị dữ liệu tại trung tâm và máy chủ các chi nhánh

- Cũng bắt đầu từ năm 2000 đến nay, Trung tâm Công nghệ thông tin đã nghiên cứu và xây dựng dự án thông tin WEB Site & Intranet ICBV nhằm khai thác và quản lý thông tin hiệu quả hơn, phù hợp với yêu cầu phát triển công nghệ thông tin hiện nay (bao gồm giải pháp và phương án kỹ thuật), hoàn thành nghiên cứu phần thư tín điện tử (e-mail) và hiện đang tiến hành triển khai hệ thống e-mail tại các chi nhánh trên toàn quốc, bước đầu phục vụ cho công tác truyền nhận báo cáo, trao đổi thông tin giữa chi nhánh, các phòng, ban tại trụ sở chính của Ngân hàng Công thương Việt Nam và bước đầu đưa chữ ký điện tử vào áp dụng cho việc trao đổi, mã hóa các thông tin quan trọng qua hệ thống e-mail

- Ngoài hệ thống đường truyền X25 đã xây dựng từ năm 1995, Ngân hàng Công thương Việt Nam đã xây dựng được hạ tầng truyền thông trên cơ sở đường thuê bao Leased Line giữa chi nhánh và trung ương Đến nay, Ngân hàng Công thương Việt Nam đã có được một hệ thống đường trục Hà Nội – Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội - Đà Nẵng, Hà Nội – Hải Phòng tốc độ cao (từ 256Kbps đến

512 Kbps) đồng thời đảm bảo mỗi hệ thống đường trục luôn được dự phòng an toàn thông qua việc ký kết thuê bao hạ tầng viễn thông với 2 hoặc 3 nhà cung cấp dịch vụ như Bưu điện HÀ Nội, Viễn thông điện lực, Viễn thông quân đội Ngoài ra, các phương thức truyền qua dialup tốc độ thấp đang dần được thay

thế dần bằng việc thuê bao các đường Leased Line giữa chi nhánh và trung ương Đến nay, Trung tâm Công nghệ thông tin đã kết hợp với Bưu điện Hà Nội, Viễn thông điện lực, Viễn thông quân đội nâng cấp 100% các chi nhánh Ngân hàng Công thương từ dialup sang Leased Line tạo cơ sở triển khai các loại hình dịch vụ mới của Ngân hàng Công thương Việt Nam như ATM, hệ thống thanh toán Ngoài ra, việc nâng cấp đường truyền thông còn hỗ trợ giải quyết nạn ách tắc đường truyền trong thanh toán điện tử và thanh toán quốc tế

- Phối hợp với phòng Kế toán thanh toán Ngân hàng Công thương Việt Nam đưa sản phẩm Thanh toán điện tử dự thi và đoạt giải Sao vàng đất Việt năm 2004 Sản phẩm đó được hội các nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam cấp giấy chứng nhân

số 29/2004/QĐ/DNTVN ngày 20/8/2004, được Uỷ ban quốc gia về hợp tác kinh tế tặng bằng khen cho Ngân hàng Công thương Việt Nam vì đã có thành tích xuất sắc trong phát triển sản phẩm và thương hiệu thương gia hội nhập kinh

tế Quốc tế tại Quyết định số 191/QĐ-UBQG ngày 26/8/2004

- Năm 2004 và 2005 việc nâng cấp đổi mới và phát triển công nghệ thông tin cho toàn hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam là một nhiệm vụ hết sức quan trọng Dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Ngân hàng Công thương Việt Nam, Trung tâm Công nghệ thông tin đã phối hợp với các phòng ban chức năng tích cực triển khai thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch được giao, phát huy tinh thần chủ động sáng tạo, khắc phực khó khăn và ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên Các dự án, các chương trình cơ bản được triển khai đúng tiến độ bảo đảm chất lượng và hiệu quả thiết thực

Bên cạnh đó, Trung tâm Công nghệ thông tin sẽ phải tiếp tục:

- Triển khai mở rộng thanh toán song biên với các Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Kho bạc Nhà nước Việt Nam

- Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới phục vụ huy động vốn: chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu mệnh giá ghi sổ, trái phiếu ngoại tệ

- Nghiên cứu và triển khai các biện pháp phòng chống virus hiệu quả nhất đến tất

cả các chi nhánh cũng như các phòng ban trụ sở chính

- Đảm bảo truyền nhận dữ liệu an toàn trong toàn hệ thống, xử lý thông tin cung cấp kịp thời cho Ban điều hành phục vụ công tác quản lý của trung ương Lưu trữ an toàn dữ liệu các hệ thống quan trọng tại chi nhánh và trụ sở chính

- Tiếp tục triển khai kịp thời các đường truyền số liệu Leased Line giữa các chi nhánh và quầy tiết kiệm, phòng giao dịch, tạo cơ sở hạ tầng về truyền thông để triển khai mở rộng hệ thống INCAS, ATM và các dịch vụ ngân hàng tại các quầy tiết kiệm, phòng giao dịch

4 Giới thiệu về Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển.

Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển là một bộ phận của Trung tâm Công nghệ thông tin, được ra đời và phát triển cùng với quá trình hình thành của Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam Hiện nay, Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển có 15 nhân viên, trưởng phòng là kỹ sư Nguyễn Anh Tuấn

Chức năng của Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển:

- Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và phát triển công nghệ thông tin phục vụ cho chiến lược phát triển kinh doanh và sản phẩm dịch

vụ ngân hàng

- Xây dựng kế hoạch, định hướng và tổ chức thực hiện các chương trình nghiên cứu phát triển kỹ thuật mới của Trung tâm Công nghệ thông tin - Ngân hàng Công thương Việt Nam và đội ngũ kỹ thuật các chi nhánh

- Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lượng sản phầm công nghệ thông tin

- Quản trị cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin, trụ sở chính Ngân hàng Công thương Việt Nam và các chi nhánh Ngân hàng Công thương

- Là đầu mối trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu, đào tạo, chuyền giao công nghệ với các đơn vị ngoài ngành

Nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển là:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, ứng dụng công nghệ tin học trong Ngân hàng Công thương

- Nghiên cứu các giải pháp, công nghệ và kế hoạch ứng dụng nhằm phát triển các dịch vụ mới của ngân hàng

- Phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ của Ngân hàng Công thương Việt Nam xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng Công thương,

kế hoạch thực hiện chiến lược này từng thời kỳ

- Xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo công nghệ, phát triển nguồn nhân lực về kỹ thuật tin học của Trung tâm Công nghệ thông tin và cán bộ kỹ thuật các chi nhánh Ngân hàng Công thương

- Xây dựng quy trình quản cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin, trụ

sở chính Ngân hàng Công thương Việt Nam và các chi nhánh Ngân hàng Công thương, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu, tập trung và chuyên môn hoá

- Tổ chức các buổi hội thảo kỹ thuật và nghiệp vụ liên quan đến chương trình phát triển ký thuật của Trung tâm Công nghệ thông tin

- Tư vấn, chuyển giao kỹ thuật cho các phòng ban khác của Trung tâm Công nghệ thông tin trong công tác thiết kế và xây dựng các ứng dụng công nghệ mới

- Định kỳ hàng tháng lập báo cáo về các sản phẩm công nghệ thông tin mới tại Việt nam cũng như trên thế giới, báo cáo về xu hướng phát triển công nghệ thông tin, khả năng áp dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin trong các sản phẩm và các dịch vụ tại các ngân hàng, tổ chức tài chính trên thế giới

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

III LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI VÀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM.

1 Lý do chọn đề tài.

Trung tâm Công nghệ thông tin được hình thành đã góp phần làm cho hệ thống thông tin giao dịch của Ngân hàng Công thương Việt Nam phát triển và hoạt động có hiệu quả Nhiều chương trình, giải pháp đã được áp dụng không chỉ trong các nghiệp vụ ngân hàng mà trong cả công tác quản lý của Ngân hàng Công thương là một phần không thể thiếu giúp cho Ngân hàng Công thương lớn mạnh và phát triển như ngày hôm nay

Quản lý văn bản là một công tác rất quan trọng và cũng rất phức tạp của mọi công ty và tổ chức Vì vậy việc tin học hoá quy trình quản lý văn bản là rất cần thiết giúp cho việc lưu trữ và xử lý văn bản được hiệu quả Tuy vậy, trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ thông tin tôi nhận thấy quy trình quản lý văn bản, giấy tờ tại Trung tâm còn khá thủ công.Tại Trung tâm Công nghệ thông tin, việc lưu trữ văn bản đã một phần được đưa vào máy tính nhưng chưa có một phần mềm quản lý riêng biệt và hoàn thiện Vì vậy, công việc của bộ phận văn thư khá vất vả và việc tra cứu tài liệu còn nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian

Vì vậy, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại

Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam” tôi hi

vọng sẽ góp một phần giúp giải quyết bài toán quản lý văn `bản tại Trung tâm