Thiết kế phần mềm quản lý thiết bị y tế tại bệnh viện

Theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới WHO, quản lý thiết bị y tế là một phần thiết yếu của hệ thống quản lý công nghệ chăm sóc sức khỏe Health Technology Management hiệu quả và được

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

LƯU SƠN CHÂU

THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN

Chuyên ngành : Vật Lý kỹ Thuật

Mã số: 60520401

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2019

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA –ĐHQG -HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS TS Huỳnh Quang Linh

Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS Lưu Gia Thiện

Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS Lý Anh Tú

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày tháng năm

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ)

1 TS Trần Thị Ngọc Dung .CTHĐ

2 TS Ngô Thị Minh Hiền Thư ký

3 TS Lưu Gia Thiện

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: LƯU SƠN CHÂU MSHV: 1570788

Ngày, tháng, năm sinh: 20-11-1991 Nơi sinh: TP.HCM

Chuyên ngành: Vật Lý Kỹ Thuật Mã số : 60520401

I TÊN ĐỀ TÀI: THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ TẠI BỆNH

VIỆN

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

- Tìm hiểu phần mềm quản lý thiết bị y tế theo tiêu chuẩn WHO

- Tìm hiểu Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế theo Nghị Định 36/2016/NĐ-CP

và các Thông tư liên quan của Bộ Y Tế

- Thiết kế phần mềm quản lý thiết bị y tế trên cơ sở tài liệu đã tìm hiểu

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 15/01/2018

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 02/12/2018

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN : PGS TS Huỳnh Quang Linh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Lời cám ơn

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn thầy cô công tác tại khoa Khoa Học Ứng Dụng, ngành Vật lý Kỹ thuật, trường Đại Học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã truyền đạt kiến thức và tạo điều kiện rất nhiều cho việc hoàn thành tốt luận văn này Em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến PGS TS Huỳnh Quang Linh, người thầy mà em vô cùng kính trọng Thầy không chỉ truyền đạt kiến thức mà còn giúp em tiến bộ hơn rất nhiều trong tư duy và cách suy nghĩ, liên kết những kiến thức rời rạc lại với nhau để có thể thực hiện tốt luận văn cũng như công việc hiện tại Bên cạnh đó, tôi chân thành gửi lời cảm ơn từ tận đáy lòng đến các bạn Bảo Châu, Linh Chi, Minh Đức, Xuân Hiền, Dạ Thảo, Thu Vân đã đồng hành cùng tôi trong chặng đường vừa qua, luôn động viên tôi vượt qua những khó khăn mà bao lần tôi tưởng mình đã phải bỏ cuộc

Trong quá trình thực hiện và báo cáo, luận văn không tránh khỏi những sai sót, kính mong quý Thầy, Cô bỏ qua cho những lỗi này Đồng thời do hạn chế về khả năng lý luận và kinh nghiệm thực tiễn nên luận văn này còn nhiều những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp từ quý Thầy, Cô

Em xin chân thành cảm ơn!

TÓM TẮT

Theo khuyến cáo của Tổ chức y tế thế giới (WHO), quản lý thiết bị y tế là một phần thiết yếu của hệ thống quản lý công nghệ y tế hiệu quả và được sử dụng để Phát triển ngân sách cho mua vốn, bảo trì và chi phí vận hành; xây dựng và hỗ trợ một bộ phận kỹ thuật lâm sàng hiệu quả; hỗ trợ phân tích và giảm thiểu rủi ro cơ sở Do đó, sự tồn tại của phần mềm quản lý thiết bị y tế theo chuẩn quốc tế được coi là một công cụ thiết yếu để quản lý bệnh viện

Luận văn này trình bày việc thiết kế phần mềm quản lý thiết bị CMMS tại bệnh viện Từ Dũ với việc đặc thù hóa cho thiết bị y tế phù hợp với việc quản lý kiểm kê và bảo trì thiết bị y tế, theo dõi vòng đời thiết bị y tế theo tiêu chuẩn WHO, và đặc biệt cập nhật mới quy tắc phân loại trang thiết bị y tế theo thông tư 39/2016/TT-BYT của Bộ Y

Tế Chương trình đã thiết kế cơ sở dữ liệu, cập nhật các yếu tố phân loại thiết bị mới, tăng cường khả năng theo dõi lịch sử thiết bị Chương trình đã thử nghiệm triển khai tại Phòng trang thiết bị bệnh viện, hướng đến mở rộng đến các cơ sở bệnh viện khác theo yêu cầu đẩy mạnh tin học hóa trong hệ thống y tế quốc gia

ABSTRACT

According to World Health Organisation (WHO) recommendation, medical equipment mangement is an essential part of an effective health-care technology management (HTM) system and used to develop budgets for capital purchases, maintenance and running costs; to build and support an effective clinical engineering department and to support facility risk analysis and mitigation Therefore, the existence

of medical equipment management software oriented to international standards is considered as an essential tool for hospital management

The thesis presents the design of computerized maintenance management software (CMMS) at Tu Du hospital with specialization for medical equipment in accordance with medical equipment inventory and maintenance management, medical monitoring

of the life cycle of medical equipment according to WHO standards, and especially updating the new medical equipment classification rules according to national Circular 39/2016/TT-BYT The program has designed the database, updated the new device classification elements, enhanced the ability tracking device history The program has been tested and implemented at the hospital equipment department, aiming to expand

to other hospital facilities as required to promote computerization application in the national health system

Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của PGS TS Huỳnh Quang Linh Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình Trường đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh không liên quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện (nếu có)

TP Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 12 năm 2018

MỤC LỤC

Danh sách hình vẽ 7

Danh sách bảng biểu 8

CHƯƠNG 1 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ LUẬN VĂN 9

1.1 Giới thiệu 9

1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ luận văn 10

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 11

2.1 Giới thiệu phần mềm ECRI-AIMS™ của viện ECRI 11

2.2 Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế (theo TT số 39/2016/TT-BYT Bộ Y tế) 18

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ KIỂM KÊ THIẾT BỊ Y TẾ 21

3.1 Định nghĩa bảng kiểm kê 21

3.2 Các loại bảng kiểm kê 22

3.3 Các mục bao gồm trong bảng kiểm kê 23

3.4 Dữ liệu bao gồm trong bảng kiểm kê 25

3.5 Quản lý bảng kiểm kê 29

3.6 Phần mềm quản lý kiểm kê 30

3.7 Chức năng của bảng kiểm kê 30

CHƯƠNG 4 BẢO TRÌ THIẾT BỊ Y TẾ 34

4.1 Lập chương trình bảo trì 34

4.2 Quản lý 39

CHƯƠNG 5 CẤU TRÚC PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ 46

5.1 Các trường và bảng biểu 46

5.2 Module 48

5.3 Màn hình và báo cáo 51

CHƯƠNG 6 THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THIẾT BỊ Y TẾ 53

6.1 Giới thiệu chung 53

6.2 Chức năng cho khoa lâm sàng 56

6.3 Chức năng cho kỹ sư phòng Thiết bị Y tế: 59

6.4 Chức năng cho Trưởng phòng Thiết bị Y tế: 62

6.5 Nhận xét về phần mềm CMMS 2018 69

CHƯƠNG 7 KẾT LUẬN 70

7.1 Kết quả đạt được 70

7.2 Hướng phát triển trong tương lai 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

Danh sách hình vẽ

Hình 2.1 Bảng thông tin chung của thiết bị [4] 12

Hình 2.2 Bảng lịch sử của thiết bị [4] 12

Hình 2.3 Bảng yêu cầu sửa chữa [4] 13

Hình 2.4 Bảng phân công công việc [4] 14

Hình 2.5 Bảng quản lý dữ liệu [4] 15

Hình 2.6 Bảng bảo mật hệ thống [4] 16

Hình 2.7 Báo cáo theo mẫu có sẵn [4] 17

Hình 2.8 Xuất dữ liệu ra Excel [4] 17

Hình 3.1 Chu kỳ quản lý công nghệ y tế [8] 21

Hình 4.1 Các yếu tố quan trọng [9] 34

Hình 4.2 Các khía cạnh quản lý của chương trình bảo trì [9] 40

Hình 5.1 Cấu trúc bảng của module kiểm kê thiết bị [1] 49

Hình 5.2 Sơ đồ quản lý phiếu yêu cầu [1] 50

Hình 6.1 Cấu trúc phần mềm 53

Hình 6.2 Giao diện đăng nhập phần mềm trên máy tính 55

Hình 6.3 Giao diện đăng nhập phần mềm trên điện thoại thông minh 55

Hình 6.4 Giao diện báo cáo hư hỏng 56

Hình 6.5 Giao diện xem Kế hoạch bảo trì 56

Hình 6.6 Giao diện xem Kết quả sửa chữa 57

Hình 6.7 Giao diện xem Danh mục thiết bị của khoa lâm sàng 57

Hình 6.8 Giao diện Đề nghị thanh lý thiết bị 58

Hình 6.9 Giao diện Đề nghị dự trù thiết bị 58

Hình 6.10 Giao diện xem Danh mục thiết bị của kỹ sư 59

Hình 6.11 Mẫu Biên bản kiểm kê thiết bị y tế 60

Hình 6.12 Giao diện Công tác sửa chữa thiết bị của kỹ sư 60

Hình 6.13 Giao diện Công tác bảo trì định kỳ thiết bị của kỹ sư 61

Hình 6.14 Giao diện Công tác kiểm định/ hiệu chuẩn thiết bị của kỹ sư 61

Hình 6.15 Giao diện nhập thông tin thiết bị y tế 62

Hình 6.16 Giao diện xem vòng đời thiết bị 62

Hình 6.17 Giao diện nhập phụ kiện thay thế 63

Hình 6.18 Giao diện nhập thông tin Nhóm thiết bị 64

Hình 6.19 Giao diện nhập thông tin hợp đồng 65

Hình 6.20 Giao diện tổng hợp danh mục thanh lý- dự trù thiết bị y tế 65

Hình 6.21 Giao diện Phân công các phiếu yêu cầu sửa chữa 65

Hình 6.22 Giao diện xuất báo cáo 66

Hình 6.23 Mẫu báo cáo hiện trạng thiết bị y tế 66

Hình 6.24 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí thiết bị 67

Hình 6.25 Mẫu báo cáo theo dõi chi phí kho phụ kiện 67

Hình 6.26 Giao diện so sánh thiết bị 68

Danh sách bảng biểu

Bảng 2.1 Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế không phải

trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro [7]: 19

Bảng 2.2 Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro [7]: 19

Bảng 2.3 Quy tắc phân loại đối với trang thiết bị y tế không phải trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro [5] 20

Bảng 3.1 Mô tả chức năng thiết bị [8] 23

Bảng 3.2 Mô tả rủi ro sử dụng [8] 24

Bảng 3.3 Yêu cầu bảo trì [8] 24

Bảng 3.4 Dữ liệu trong bảng kiểm kê [8] 26

Bảng 4.1 Các nguồn lực tài chính [9] 36

Bảng 4.2 Mô tả chức năng thiết bị [9] 42

Bảng 4.3 Mô tả rủi ro sử dụng [9] 43

Bảng 4.4 Yêu cầu bảo trì [9] 43

Bảng 4.5 Hư hỏng trung bình [9] 43

Bảng 4.6 Tần suất bảo trì theo EM [9] 44

Bảng 5.1 Danh sách các trường thường có trong CMMS [1] 46

Bảng 5.2 Các bảng với các trường liên quan thường dùng [1] 47

Bảng 5.3 Các ví dụ về các loại báo cáo được tạo ra bởi CMMS [1] 52

Bảng 6.1 Chức năng theo phân quyền 54

Bảng 6.2 So sánh chức năng phần mềm ECRI-AIMS™ và CMMS 2018 69

CHƯƠNG 1 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ LUẬN VĂN

1.1 Giới thiệu

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ y tế có hiệu quả Việc lựa chọn công nghệ y tế phù hợp và việc tổ chức để giữ cho công nghệ đó hoạt động tốt là yêu cầu của chương trình quản lý công nghệ y tế Theo khuyến cáo của

Tổ chức Y tế thế giới (WHO), quản lý thiết bị y tế là một phần thiết yếu của hệ thống quản lý công nghệ chăm sóc sức khỏe (Health Technology Management) hiệu quả và được sử dụng để [1]:

- Phát triển ngân sách cho mua vốn, bảo trì và chi phí vận hành,

- Xây dựng và hỗ trợ một bộ phận kỹ thuật lâm sàng hiệu quả,

- Hỗ trợ chương trình quản lý thiết bị y tế,

- Lập kế hoạch dự trữ phụ tùng và hàng tiêu dùng,

- Hỗ trợ đánh giá nhu cầu thiết bị,

- Ghi lại mua thiết bị, nhận, nghỉ hưu và loại bỏ,

- Hỗ trợ phân tích và giảm thiểu rủi ro cơ sở, và lập kế hoạch khẩn cấp và thảm họa

Quản lý công nghệ y tế thường là trách nhiệm của phòng thiết bị y tế (hoặc phòng

kỹ thuật lâm sàng), kiểm tra, sửa chữa và bảo trì các thiết bị chẩn đoán và điều trị lâm sàng để đảm bảo rằng nó có thể được sử dụng an toàn và hiệu quả Các hệ thống phần mềm quản lý thiết bị (Computerised Maintenance Management System – CMMS) đã phát triển để cung cấp hỗ trợ cho các nhà quản lý quản lý công nghệ y tế để bảo trì các thiết bị y tế và theo dõi các chi phí liên quan một cách tự động [1]

Hệ thống phần mềm quản lý thiết bị (CMMS) được coi là một công cụ quan trọng

để hỗ trợ quản lý thiết bị y tế trong các cơ sở y tế CMMS được sử dụng bởi phòng thiết

bị y tế để thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu về việc sửa chữa và bảo trì được thực hiện trên thiết bị y tế Trong lĩnh vực kỹ thuật lâm sàng, người ta phải cực kỳ thận trọng trong việc quyết định loại CMMS được chấp nhận vì phạm vi rộng và các tham số phức tạp liên quan CMMS bao gồm nhiều mô đun; các mô đun cơ bản được phân loại thành

mô đun quản lý thiết bị hoặc kiểm kê thiết bị và mô đun bảo trì, sửa chữa thiết bị hoặc phiếu yêu cầu công việc [2]

Ở các nước đang phát triển, hầu hết các cơ sở y tế đều dựa vào các hệ thống quản

lý dựa trên giấy vì dễ sử dụng và nguồn lực hạn chế của họ Tuy nhiên, hệ thống này tạo ra nhiều vấn đề như thời gian tra cứu dài, quản lý thông tin phức tạp và xác suất lỗi cao [2] Việc triển khai CMMS sẽ cho phép sự phối hợp nhanh chóng và hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích như lập kế hoạch và lập lịch cải tiến, dễ dàng truy cập dữ liệu lịch sử và tạo báo cáo cho phép giảm chi phí liên quan đến phụ kiện và hoạt động bảo trì, vv… [3]

CMMS thường bao gồm các chức năng và ứng dụng [3]:

- Quản lý tài sản: bao gồm hồ sơ tất cả các thiết bị, hồ sơ lịch sử về sửa chữa, danh sách các bộ phận thiết bị;

- Quản lý phiếu yêu cầu công việc: cho phép thiết lập và gửi phiếu yêu cầu công việc cho các kỹ thuật viên bảo trì

- Quản lý bảo trì dự phòng: hỗ trợ lập kế hoạch, lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động;

- Kiểm soát hàng tồn kho: cho phép truy cập vào phụ kiện sẵn có

- Quản lý báo cáo: CMMS xử lý một lượng lớn dữ liệu và tạo ra các chỉ số hiệu suất

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét nhiều yếu tố như nguồn lực kỹ thuật

và tài chính khi quyết định áp dụng và phát triển CMMS Về bản chất, các yếu tố này rất quan trọng để quyết định có nên mua một sản phẩm thương mại, sử dụng phần mềm

mã nguồn mở hay phát triển một hệ thống cục bộ

Các hệ thống có sẵn trên thị trường không hoàn toàn phù hợp với đặc thù của từng công ty và, do đó, nhiều công ty thích phát triển phần mềm riêng của họ thay vì mua các gói thương mại [3]

Ưu điểm của phần mềm tự thiết kế [1]:

- Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chính xác của cơ sở mà không yêu cầu bất kỳ thay đổi nào đối với các chức năng và thủ tục của bộ phận

- Hệ thống có thể được sửa đổi liên tục theo nhu cầu hoạt động mới

- Tổ chức có toàn quyền sở hữu mã nguồn nếu được viết và cập nhật đúng cách

- Các báo cáo mới có thể được thiết kế dễ dàng theo yêu cầu từ phòng thiết bị y

tế hoặc người quản lý cơ sở y tế

- Nhân viên quen thuộc hơn với hệ thống vì họ đã tham gia vào sự phát triển của

nó

1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ luận văn

Mục tiêu chính của luận văn là xây dựng phần mềm quản lý trang thiết bị y tế hàm chứa các yêu cầu quy chuẩn như trên tại cơ sở bệnh viện mà tác giả làm việc Tác giả thiết kế phần mềm quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện theo tiêu chuẩn của Tổ chức

Y tế Thế giới (WHO), đồng thời cập nhật các quy định mới của ngành y tế Việt nam Phần mềm có các yếu tố thiết yếu của quản lý thiết bị y tế, cho phép và tạo điều kiện theo dõi thiết bị y tế trong suốt vòng đời như kiểm kê, bảo trì và sửa chữa, tổng hợp báo cáo để đánh giá hiệu quả sử dụng và rủi ro

Trên cơ sở mục tiêu trên, nhiệm vụ chính của đề tài bao gồm:

- Tìm hiểu tổng quan về quản lý thiết bị y tế trên thế giới và phần mềm mẫu AIMS™

ECRI Tìm hiểu Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế theo Nghị Định 36/2016/NĐECRI CP

và các Thông tư liên quan của Bộ Y Tế

- Thiết kế phần mềm quản lý thiết bị y tế trên cơ sở tài liệu đã tìm hiểu

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu phần mềm ECRI-AIMS™ của viện ECRI

2.1.1 Sơ lược

Viện ECRI:

- Nguồn thông tin toàn diện nhất trên thế giới về thực tiễn và công nghệ y tế

- Cơ quan nghiên cứu dịch vụ y tế độc lập, phi lợi nhuận, điều lệ năm 1955

- 40 năm kinh nghiệm đánh giá và quản lý công nghệ y tế

- ECRI-AIMS là một hệ thống mô-đun Người dùng chọn các thành phần tùy chọn để thêm vào hệ thống ECRI-AIMS cơ bản, tạo ra một hệ thống đáp ứng các yêu cầu và kiểu quản lý của họ

- Được phát triển và duy trì bởi đối tác phát triển của Viện ECRI, Phoenix Data Systems Phoenix Data Systems đã cung cấp phần mềm AIMS trong hơn 20 năm và hiện đang được sử dụng tại hơn 600 bệnh viện trên khắp Bắc Mỹ

2.1.2 Các chức năng chính

Quản lý thiết bị:

- Tạo và sửa đổi hồ sơ thiết bị

- Theo dõi thông tin quyền sở hữu

- Quản lý bảo trì theo kế hoạch (nội bộ và thuê ngoài)

- Theo dõi toàn bộ lịch sử và độ tin cậy

- Thông tin vòng đời – kế hoạch thay thế

- Quản lý rủi ro và cảnh báo

- Tìm kiếm mở rộng, tìm / thay thế và cập nhật hàng loạt

- Xuất thông tin dễ dàng (ví dụ: Excel)

- Hơn 30 báo cáo được cài sẵn

- Đính kèm tài liệu vào hồ sơ thiết bị

- 23 trường mở rộng do người dùng xác định

Hình 2.1 Bảng thông tin chung của thiết bị [4]

Hình 2.2 Bảng lịch sử của thiết bị [4]

Phiếu yêu cầu công việc:

- Chi tiết đầy đủ của tất cả công việc được thực hiện – nội bộ, thuê ngoài hoặc theo hợp đồng

- Theo dõi toàn diện thời gian, chi phí nhân lực và vật lực

- Lịch bảo dưỡng dự phòng có thể được tạo và quản lý theo nhiều cách khác nhau

- Công việc kiểm tra và / hoặc khắc phục theo khuyến cáo của nhà sản xuất có thể được lên lịch và theo dõi

- Phiếu yêu cầu công việc có thể tự động được gửi bằng email đến người được phân công

- Biên bản kiểm tra có thể cấu hình đầy đủ

- Tài liệu có thể được đính kèm với Phiếu yêu cầu công việc

-

Hình 2.3 Bảng yêu cầu sửa chữa [4]

Hình 2.4 Bảng phân công công việc [4]

Quản lý dữ liệu

- Các tiện ích thay đổi / hợp nhất toàn diện cho phép thay đổi hàng loạt dễ dàng

- Quản lý các loại dữ liệu: tài khoản, nhà cung cấp, hãng sản xuất, loại thiết bị, khoa phòng, nhân viên, thủ tục, công việc, vị trí, khu nhà

Hình 2.5 Bảng quản lý dữ liệu [4]

Quản trị

- Quản trị hệ thống - Chi tiết tin cậy / tổ chức

- Mặc định hệ thống - Bật / tắt tùy chọn toàn hệ thống, định cấu hình danh sách…

- Truy cập hệ thống - Thiết lập và quản lý tài khoản người dùng, định cấu hình lên đến 26 mức bảo mật toàn diện (xem, thêm, thay đổi & xóa quyền đối với hầu hết các màn hình và nhiều trường)

Hình 2.6 Bảng bảo mật hệ thống [4]

Xuất dữ liệu

- Hơn 130 báo cáo được định dạng sẵn

- Các báo cáo có thể được xem, in, gửi qua email hoặc lưu

- Cài đặt báo cáo (bộ lọc, loại, tùy chọn định dạng, v.v.) có thể được lưu dưới dạng macro, cho phép chạy báo cáo thường xuyên được yêu cầu dễ dàng

Hình 2.7 Báo cáo theo mẫu có sẵn [4]

Hình 2.8 Xuất dữ liệu ra Excel [4]

2.2 Quy tắc phân loại trang thiết bị y tế (theo TT số 39/2016/TT-BYT Bộ Y tế) 2.2.1 Các định nghĩa

Thông tư số 39/2016/TT-BYT của Bộ Y Tế đưa ra chi tiết về các định nghĩa mới làm nền tảng cho các nguyên tắc phân loại [5]:

- Về hình thức và mục đích sử dụng trang thiết bị y tế trên người bệnh, ta có các định nghĩa:

+ Trang thiết bị y tế chủ động

+ Trang thiết bị y tế điều trị chủ động

+ Trang thiết bị y tế chẩn đoán chủ động

+ Trang thiết bị y tế xâm nhập

+ Trang thiết bị y tế xâm nhập qua phẫu thuật

+ Trang thiết bị y tế cấy ghép

+ Trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro tự xét nghiệm

+ Trang thiết bị hỗ trợ hoặc duy trì sự sống

- Về thời gian sử dụng trang thiết bị y tế trên người bệnh, ta có các định nghĩa: + Sử dụng liên tục

+ Sử dụng tạm thời

+ Sử dụng trong thời gian ngắn

+ Sử dụng trong thời gian dài

- Về giải phẫu học, ta có các định nghĩa:

+ Lỗ trên cơ thể

+ Hệ thống tuần hoàn trung tâm

+ Hệ thống thần kinh trung ương

- Về trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro, ta có các định nghĩa:

2.2.2 Phân loại trang thiết bị y tế

2.2.2.1 Loại trang thiết bị y tế

Nếu như trước đây trang thiết bị y tế được phân loại dựa trên mục đích sử dụng, khoa phòng chuyên môn, nhóm thiết bị, thì hiện nay, trang thiết bị y tế được phân loại dựa trên mức độ rủi ro liên quan đến thiết kế kỹ thuật và sản xuất các trang thiết bị y tế

đó [6]:

Trang thiết bị y tế thuộc loại A là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro thấp

Trang thiết bị y tế thuộc loại B là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình thấp;

Trang thiết bị y tế thuộc loại C là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình cao;

Trang thiết bị y tế thuộc loại D là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro cao

2.2.2.2 Nguyên tắc phân loại trang thiết bị y tế

1 Dựa trên cơ sở quy tắc phân loại về mức độ rủi ro

2 Trang thiết bị y tế được phân vào hai hay nhiều mức độ rủi ro: áp dụng phân

loại mức độ rủi ro cao nhất

3 Trang thiết bị y tế sử dụng kết hợp với trang thiết bị y tế khác: phân loại mức

độ rủi ro riêng biệt

4 Trang thiết bị y tế sử dụng kết hợp với trang thiết bị y tế khác có hai hoặc nhiều

mục đích sử dụng: căn cứ mục đích sử dụng quan trọng nhất

2.2.3 Quy đổi phân loại trang thiết bị y tế

Bảng 2.1 Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế không phải

trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro [7]:

Phân loại trang thiết bị y tế của các nước

Quy đổi kết quả phân loại tại Việt Nam

Các nước thuộc

hiệp hội các quốc

gia Đông Nam Á

Các nước khu vực Châu Âu Úc Canada

Hàn Quốc

Nhật Bản Mỹ

B

Bảng 2.2 Hướng dẫn quy đổi kết quả phân loại đối với trang thiết bị y tế chẩn đoán

in vitro [7]:

Phân loại trang thiết bị y tế của các nước Quy đổi kết quả

phân loại tại Việt Nam

Các nước thuộc hiệp hội

các quốc gia Đông Nam Á Úc Canada

Hàn Quốc Nhật Bản Mỹ

2.2.4 Quy tắc phân loại đối với trang thiết bị y tế không phải trang thiết bị y

Tiếp xúc với da tổn thương Quy tắc 1

Sử dụng để truyền hoặc bảo quản Quy tắc 2

Có chức năng chuyển đổi hóa - sinh Quy tắc 3

Xâm nhập

Qua lỗ của cơ thể không qua phẫu thuật Quy tắc 5 Qua phẫu thuật sử dụng tạm thời Quy tắc 6 Qua phẫu thuật sử dụng trong thời gian ngắn Quy tắc 7 Qua phẫu thuật sử dụng trong thời gian dài và

trang thiết bị y tế cấy ghép Quy tắc 8

Có nguồn gốc từ động vật, vi khuẩn Quy tắc 14

Dùng để tránh thai hay phòng chống các bệnh lây nhiễm qua đường

2.2.5 Quy tắc phân loại đối với trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro

Trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro có 7 quy tắc phân loại dựa trên mục đích sử dụng cụ thể như xét nghiệm HIV, xác định nhóm máu, đo đường huyết, thử thai…

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ KIỂM KÊ THIẾT BỊ Y TẾ

Công nghệ y tế đã trở thành một yếu tố quan trọng trong y tế vì nó cho phép các nhà cung cấp dịch vụ y tế chẩn đoán, điều trị, theo dõi bệnh nhân trong một môi trường thích hợp Quản lý chất lượng của công nghệ y tế giúp đảm bảo rằng các dịch vụ này được cung cấp một cách an toàn và hiệu quả

Bước đầu tiên trong việc quản lý công nghệ y tế là xác định mục nào sẽ được quản

lý và tạo ra bảng kiểm kê các công nghệ y tế Bảng kiểm kê là tài liệu làm việc thường xuyên được kiểm tra và cập nhật để phản ánh chính xác tình trạng tài sản công nghệ y

tế Khi được sử dụng hợp lý, bảng kiểm kê này là một dụng cụ quan trọng và mạnh mẽ

để cải thiện việc quản lý nhiều khía cạnh chính của công nghệ y tế

Việc duy trì một bảng kiểm kê chính xác không phải là kết thúc quá trình quản lý công nghệ y tế Thay vào đó, bảng kiểm kê đóng vai trò là đầu vào cho nhiều hoạt động khác nhau trong chu kỳ quản lý công nghệ y tế

Hình 3.1 Chu kỳ quản lý công nghệ y tế [8]

3.1 Định nghĩa bảng kiểm kê

Bảng kiểm kê là một danh sách chi tiết tài sản của một tổ chức Bảng kiểm kê phải được duy trì liên tục và cập nhật để phản ánh tình trạng hiện tại của mỗi tài sản Tùy thuộc vào tính chất của tổ chức và tài sản liên quan, các chi tiết khác nhau được theo dõi và cập nhật khi có thay đổi Mục tiêu là để có một hồ sơ chính xác, cập nhật của tất

cả tài sản, phản ánh tình trạng hiện tại tại bất kỳ thời điểm nào kịp thời Trong phạm vi

của quản lý công nghệ y tế, bảng kiểm kê là dụng cụ đầu tiên và quan trọng nhất để đạt được một số mục đích rộng hơn:

- Một bản kiểm kê thiết bị y tế cung cấp đánh giá kỹ thuật của công nghệ hiện tại, cho biết chi tiết về loại và số lượng thiết bị và tình trạng hoạt động hiện tại

- Bảng kiểm kê này cung cấp cơ sở để quản lý tài sản hiệu quả, bao gồm việc lập

kế hoạch bảo trì dự phòng và theo dõi bảo trì, sửa chữa, cảnh báo và thu hồi

- Bảng kiểm kê có thể cung cấp thông tin tài chính để hỗ trợ đánh giá kinh tế và ngân sách

- Bảng kiểm kê là nền tảng cần thiết để tổ chức một phòng ban quản lý công nghệ

y tế hiệu quả Các mục như hồ sơ lịch sử thiết bị và sổ nhật ký, hướng dẫn vận hành và kỹ thuật, chỉ số và quy trình quản lý chất lượng được xây dựng, quản

lý và duy trì dưới ảnh hưởng của bảng kiểm kê thiết bị Hơn nữa, bảng kiểm kê vật tư tiêu hao, phụ kiện thay thế có liên quan trực tiếp với bảng kiểm kế thiết

bị y tế chính

3.2 Các loại bảng kiểm kê

Bảng kiểm kê thiết bị y tế có thể được duy trì ở các mức độ khác nhau trong cấu trúc y tế của một quốc gia Ở cấp quốc gia, Bộ Y tế hoặc cơ quan giám sát khác có thể giữ một bảng kiểm kê thiết bị có tính phức tạp cao hoặc được quy định, chẳng hạn như thiết bị sử dụng trong y học hạt nhân và các thiết bị phát ra bức xạ ion hoá Các bảng kiểm kê đó được sử dụng để đảm bảo kỹ thuật thích hợp được thực hiện để bảo vệ những khoản đầu tư lớn thiết bị kỹ thuật cao và giám sát các mối nguy hiểm tiềm ẩn, bao gồm phóng xạ và hạt nhân

Hầu hết các bảng kiểm kê thiết bị y tế được giữ ở mức độ cơ sở y tế Đối với các

tổ chức nhỏ hơn, chẳng hạn như một phòng khám địa phương, bảng kiểm kê có thể bao gồm một vài mặt hàng đơn giản và hiếm khi được cập nhật Trong khi đó, bệnh viện chuyên khoa có thể có hàng ngàn mục được liệt kê trong bảng kiểm kê liên tục được cập nhật Mỗi bảng kiêm kê là đặc trưng phản ánh tài sản của cơ sở Kích thước và sự phức tạp của bảng kiểm kê sẽ phụ thuộc về loại hình và mục đích của nó và quy mô hoạt động

Nhiều loại thiết bị y tế yêu cầu vật tư tiêu hao và phụ kiện Vì vậy, để kết hợp với bảng kiểm kê thiết bị y tế, cơ sở y tế nên duy trì một bảng kiểm kê vật tư tiêu hao riêng cần thiết để vận hành thiết bị y tế Chúng bao gồm các hạng mục như bộ dây truyền máu, điện cực, giấy điện tâm đồ, gel dẫn điện và thuốc thử Bảng kiểm kê bao gồm hệ thống kiểm soát kho để theo dõi các chi tiết như số lượng và ngày hết hạn để trữ hàng trong kho và sử dụng trước khi hết hạn Kiểm soát hiệu quả bảng kiểm kê vật tư tiêu hao ngăn chặn hết hàng và cho phép ước tính ngân sách cho chi phí của vật tư tiêu hao Một bảng kiểm kê phụ kiện thay thế là một bảng ghi quan trọng khác cần được duy trì để đảm bảo an toàn và hiệu quả của thiết bị y tế Đối với mỗi thiết bị y tế, điều quan trọng là phải có kho các món hư hao theo thời gian hoặc cần được thay thế thường xuyên, bao gồm bộ lọc, vòng đệm và các bộ phận khác được khuyến cáo bởi nhà sản xuất Ngoài ra, linh kiện bảo trì như cầu chì, ốc vít và dây điện, phải được cung cấp

thông qua việc sử dụng bảng kiểm kê Một bảng kiểm kê phụ kiện thay thế có thể giúp ước tính chi phí bảo trì hàng năm của thiết bị y tế

3.3 Các mục bao gồm trong bảng kiểm kê

Tài sản công nghệ y tế chính được đưa vào bảng kiểm kê là thiết bị y tế Bảng kiểm kê này thường tách rời khỏi bảng kiểm kê tài sản chính của bệnh viện vì cần có nhiều thông tin khác nhau cho mục đích của quản lý công nghệ y tế Bộ phận có trách nhiệm trong cơ sở y tế (chẳng hạn như phòng thiết bị y tế) xác định thiết bị nào nên được đưa vào kiểm kê Một số tổ chức chọn bao gồm tất cả các trang thiết bị y tế trong một bảng kiểm kê, bao gồm các mặt hàng nhỏ như ống nghe và nhiệt kế; đối với các tổ chức lớn hơn, điều này có thể không thực tế

Khi một cơ sở quyết định loại bỏ một số mục khỏi kiểm kê, họ sẽ thiết lập một bộ tiêu chí mục nào bao gồm hoặc loại trừ Một phương pháp là thực hiện kiểm kê dựa trên rủi ro để xác định thiết bị có nguy cơ cao hơn sẽ được đưa vào kế hoạch quản lý thiết

bị y tế và các mục rủi ro thấp hơn có thể được loại bỏ một cách an toàn Hiệp hội về sự tiến bộ của các thiết bị y tế (AAMI) yêu cầu các tiêu chí bao gồm trong bảng kiểm kê phải tính đến chức năng của thiết bị, các rủi ro vật lý liên quan đến thiết bị, các yêu cầu bảo trì của thiết bị và lịch sử sự cố của thiết bị Fennigkoh và Smith đã tạo ra một thuật toán số để đánh giá thiết bị y tế dựa trên chức năng thiết bị, rủi ro và yêu cầu bảo trì Thuật toán này phục vụ như một nền tảng cho phân tích kiểm kê trong các cơ sở y tế trên toàn thế giới

3.3.1 Mô hình của Fennigkoh và Smith

Mỗi mục bao gồm các mục phụ cụ thể được cho điểm, khi cộng lại với nhau theo công thức được liệt kê dưới đây, tổng số điểm từ 3 đến 20 Dựa trên những điểm này, thiết bị được phân loại thành các mức độ ưu tiên

Các mục và điểm

- Chức năng thiết bị

Bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau trong đó sử dụng các thiết bị trị liệu, chẩn đoán, phân tích và khác

Bảng 3.1 Mô tả chức năng thiết bị [8]

Trị liệu

Phẫu thuật và hồi sức tích cực 9

Chẩn đoán Theo dõi phẫu thuật và hồi sức tích cực 7

Theo dõi và chẩn đoán sinh lý bổ sung 6

Phân tích

Phụ kiện phòng xét nghiệm 4 Máy vi tính và liên quan 3

Khác Liên quan bệnh nhân và khác 2

- Ứng dụng lâm sàng liên quan đến rủi ro vật lý

Danh sách rủi ro về bệnh nhân hoặc về thiết bị có thể xảy ra trong lúc sử dụng

Bảng 3.2 Mô tả rủi ro sử dụng [8]

Nguy cơ gây thương tích cho bệnh nhân và người vận hành 4

- Yêu cầu bảo trì

Mô tả mức độ và số lần bảo trì theo yêu cầu của nhà sản xuất hoặc thông qua kinh nghiệm

Bảng 3.3 Yêu cầu bảo trì [8]

Nâng cao: cần thay thế phụ kiện và hiệu chuẩn định kỳ 5

Công thức để tính toán số quản lý thiết bị (EM):

EM = Điểm chức năng + Điểm rủi ro + Điểm yêu cầu bảo trì

Kết quả

Trang thiết bị với EM  12 được thêm vào kiểm kê

Trang thiết bị với EM < 12 không thêm vào kiểm kê

Xây dựng dựa trên mô hình của Fennigkoh và Smith và ý tưởng về một thuật toán

số để xác định thiết bị được đưa vào trong bảng kiểm kê, đã có nhiều cải tiến và đề xuất

để xác định thiết bị nào nên được đưa vào trong một bảng kiểm kê Wang và Levenson nhấn mạnh rằng việc xem xét mức độ quan trọng và tần suất sử dụng là rất cần thiết khi quyết định thiết bị nào nên được đưa vào trong bảng kiểm kê Mức độ quan trọng xác

định tầm quan trọng của thiết bị đến mục tiêu chung của bệnh viện Thiết bị quan trọng hơn đối với nhiệm vụ chính của bệnh viện (một thiết bị phòng thí nghiệm được sử dụng

để thực hiện các xét nghiệm thông thường) có thể quan trọng hơn thiết bị có độ rủi ro cao hoặc phức tạp (như máy thở) trong đó có nhiều máy sẵn sàng Hơn nữa, cần xem xét tần suất sử dụng thiết bị Một loại thiết bị được sử dụng thường xuyên và có số lượng ít có tần suất sử dụng cao hơn nhiều (và do đó có thể quan trọng hơn nhiều) so với một loại thiết bị hiếm khi sử dụng hoặc có số lượng nhiều (máy khử rung tim)

3.3.2 Thuật toán của Wang và Levenson

Điểm quản lý thiết bị

Thuật toán của Wang và Levenson tính toán một "Điểm Quản lý Thiết bị" (EMR),

sử dụng Điểm quan trọng từ 1 đến 10 (với 10 được chỉ định cho các thiết bị quan trọng nhất đối với nhiệm vụ của cơ sở y tế), kết hợp với các giá trị rủi ro và bảo trì của Fennigkoh và Smith EMR được tính như sau:

EMR = Điểm quan trọng + 2* Điểm rủi ro + 2* Điểm bảo trì Giá trị EMR dao động từ 5 đến 30, trong đó 30 là điểm cao nhất cũng là thiết bị quan trọng nhất để đưa vào kiểm kê Hệ số 2 nhân vào Điểm rủi ro và Điểm bảo trì là

để cho cả ba tham số có vai trò ngang nhau (Điểm rủi ro và Điểm bảo trì dao động từ 1 đến 5)

Điểm quản lý thiết bị (điều chỉnh)

Wang và Levenson đề xuất kết hợp tần suất sử dụng thiết bị (từ 0-100%) theo thuật toán sau:

EMR (điều chỉnh) = (Điểm quan trọng + 2* Điểm bảo trì)* Tần suất + 2* Điểm rủi ro Tần suất sử dụng được dùng để cân bằng giữa giá trị bảo trì cũng như điểm quan trọng do tần suất sử dụng thấp nghĩa là ít tốn kém hơn cho việc sửa chữa thiết bị cũng như ít quan trọng hơn đối với nhiệm vụ của cơ sở Tuy nhiên, nguy cơ với bệnh nhân trong trường hợp thiết bị trục trặc không bị ảnh hưởng bởi tần suất sử dụng

Mỗi cơ sở y tế đều có những nhu cầu và tần suất sử dụng thiết bị khác nhau, và phòng thiết bị y tế cần xem xét tất cả các yếu tố này khi xác định thiết bị nào nên và không nên bao gồm Dù phương pháp nào được sử dụng để xác định sự bao gồm trong bảng kiểm kê thiết bị, điều quan trọng là phòng thiết bị y tế sẽ đánh giá lại bảng kiểm

kê thiết bị thường xuyên, đặc biệt khi mức độ quan trọng hoặc tần suất sử dụng thay đổi

3.4 Dữ liệu bao gồm trong bảng kiểm kê

Mỗi cơ sở y tế đều có những yêu cầu khác nhau về thông tin về mỗi mục cần được đưa vào trong bảng kiểm kê Bảng 1 cho thấy một danh sách các thông tin có thể được bao gồm Thông tin tối thiểu thường được đưa ra là ở đầu bảng - điều này cung cấp cho bất kỳ bộ phận nào thông tin về một thiết bị cần thiết ngay cả trong hệ thống quản lý công nghệ y tế cơ bản nhất Các thông tin hữu ích khác có thể được xem xét để đưa vào một bản kiểm kê cũng được liệt kê trong Bảng 3.4

Bảng 3.4 Dữ liệu trong bảng kiểm kê [8]

Dữ liệu tối thiểu bao gồm trong hồ sơ kiểm kê

Mã kiểm kê thiết

bị Định danh duy nhất cho từng thiết bị Thiết bị y tế

Loại thiết bị/ sản

phẩm

Sử dụng danh pháp chuẩn và thống nhất, như UMDNS (Universal Medical Device Nomenclature System) hoặc GMDN (Global Medical Device Nomenclature)

Tất cả

Mô tả ngắn về

thiết bị/ sản phẩm Mô tả, bao gồm chức năng của nó

Tất cả

Hãng sản xuất Công ty sản xuất sản phẩm, bao gồm tên, địa chỉ và

chi tiết liên lạc

Bao gồm số phòng hoặc khoa Cho phép thiết bị y

tế được định vị khi cần bảo trì Có thể bao gồm thông tin kho về vật tư tiêu hao hoặc phụ kiện thay thế

Tất cả

Tình trạng hoạt

động

Xác định thiết bị đang sử dụng hay ngưng sử dụng

Bao gồm lý do ngưng sử dụng như đang hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa, đợi phụ kiện thay thế hoặc

hư không sửa được

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Yêu cầu nguồn

điện

Làm rõ nguồn điện yêu cầu để vận hành thiết bị, như 110V, 220V, 380V hoặc ba pha; có thể hữu ích cho việc xác định các thiết bị đòi hỏi máy biến thế hay sự quan tâm đặc biệt khác

Thiết bị y tế/ thiết bị kiểm tra

Yêu cầu vận hành Xác định các yêu cầu đặc biệt cần thiết khi vận

Nhà phân phối Dùng để liên lạc về mua sắm, đặt hàng, bảo hành… Tất cả

Thông tin hữu ích bổ sung

Số lô

Có thể được chỉ định cho vật tư tiêu hao hoặc thuốc thử được sản xuất trong một lô Có thể giúp xác định sai sót, hữu ích cho các hệ thống kiểm soát kho vật tư tiêu hao

Vật tư tiêu hao

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Chi tiết khoa sử

quả nghiệm thu

Làm cơ sở cho hồ sơ lịch sử dịch vụ và được dùng làm tài liệu tham khảo khi xử lý sự cố

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Phân loại rủi ro

Bao gồm các đánh giá rủi ro được thực hiện (hoặc

lý do khác, nếu cần) mà xác định bao gồm các thiết

bị trong kiểm kê; cũng có thể được dùng để xác định ưu tiên kiểm tra và sửa chữa thiết bị

Thiết bị y tế

Quy trình và lịch

bảo trì Phác thảo số lần và quy trình bảo trì

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Ngày hiệu chuẩn

Số lượng tồn kho

và đặt hàng

Khi có hệ thống kiểm soát tồn kho, phục vụ như điểm kích hoạt để đặt hàng khi lượng tồn kho chạm mức nhất định

Phụ kiện thay thế, vật tư tiêu hao Trang thiết bị/ hệ

thống/ phụ kiện/

vật tư tiêu hao/

phụ kiện thay thế

đi kèm

Xác định các thiết bị hỗ trợ quan trọng, bao gồm bất

kỳ phụ kiện nào yêu cầu để vận hành thiết bị

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Năm sản xuất Dùng để tính tuổi thiết bị Dùng để dự kiến thời

gian sống của thiết bị để xác định khi cần thay thế

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Thời gian sống dự

kiến

Danh sách thời gian dự kiến (thường tính theo năm)

mà thiết bị có thể sử dụng an toàn và hiệu quả

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Lịch sử thu hồi và

báo cáo nguy

hiểm

Dùng để xác định và theo dõi bất kỳ mối nguy tiềm

ẩn nào liên quan đến sử dụng máy

Thiết bị y tế, thiết bị kiểm tra

Các thông tin

khác

Bảng kiểm kê rất hữu ích cho một cơ sở y tế chỉ khi

nó có thông tin quan trọng cần thiết của cơ sở Do

đó, bất kỳ các trường dữ liệu nào có thể được bổ sung khi cần thiết

Tất cả

Mã kiểm kê

Trong một bảng kiểm kê thiết bị y tế, mỗi thiết bị được gán một số duy nhất để được nhận diện từ tất cả các thiết bị khác trong kiểm kê Tất cả các thông tin thu thập được về thiết bị này trong quá trình quản lý thiết bị như lịch bảo trì, lịch sử sửa chữa và

sử dụng phụ kiện thay thế, được liên kết với mã kiểm kê này để tối ưu dữ liệu

Khi mã kiểm kê được gán, mỗi thiết bị được dán nhãn với mã đó

Phòng thiết bị y tế xác định hệ thống gán mã và dán nhãn sẽ được sử dụng trong

cơ sở Để hỗ trợ trong quá trình ra quyết định này, ba hệ thống gán mã thường dùng được mô tả ở đây:

- Số thứ tự: bắt đầu từ 1, 2, 3 và tiếp tục cho đến khi mỗi mục đã được gán một

số, mỗi mục mới sẽ được gán cho số có sẵn tiếp theo Đây là phương pháp đơn giản nhất, mặc dù nó không cung cấp bất kỳ thông tin về máy

- Mã số: một mã được sử dụng để xác định các tính năng riêng của thiết bị, với các phần khác nhau của mã xác định các tính năng khác nhau của thiết bị Về

mã có thể là 01-XXX-02, với 01 chỉ định loại máy (ví dụ máy siêu âm), XXX cho biết nhà sản xuất, và 02 cho biết đó là máy siêu âm thứ hai của nhà sản xuất XXX Từ mã này, một người có thể ngay lập tức biết thông tin về thiết bị như loại máy, nhà sản xuất Tùy cơ sở, các thông tin hữu ích khác có thể được kết hợp vào mã Tuy nhiên đối với một số cơ sở, điều này có thể được xem là phức tạp hoặc không cần thiết Việc sử dụng một hệ thống quản lý kiểm kê trên máy

vi tính giảm nhu cầu của một mã như vậy, vì thông tin về thiết bị có thể dễ dàng truy cập bằng cách tra cứu mã kiểm kê Tuy nhiên, các cơ sở khác có thể thấy một hệ thống mã số có ích Khi sử dụng một hệ thống như vậy, Phòng thiết bị

y tế cần thống nhất về hệ thống mã hóa và hiểu ý nghĩa của các mã

- Mã vạch: nhãn dán mã vạch có thể được sử dụng để gắn nhãn từng thiết bị Với

hệ thống tiên tiến hơn này, cần có máy đọc mã vạch để đọc mã kiểm kê và các phần mềm cần thiết để liên kết mã vạch với thông tin chi tiết về máy Điều này

có thể hữu ích khi sử dụng hệ thống quản lý kiểm kê trên máy vi tính, mặc dù

nó đòi hỏi thêm máy đọc mã vạch, nhãn dán và phần mềm máy tính thích hợp

Hệ thống được thực hiện dễ dàng nhất nếu mã kiểm kê gắn liền với mã vạch cũng được bao gồm trên nhãn, giúp tránh nhầm lẫn nếu không có máy đọc mã vạch

3.5 Quản lý bảng kiểm kê

Bảng kiểm kê chỉ có hiệu quả khi nó toàn diện và chính xác Để đạt được mục tiêu này, bảng kiểm kê được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi hoặc bổ sung thông tin thông qua kiểm toán và đánh giá hàng năm Quản lý bảng kiểm kê có thể được phân thành ba giai đoạn:

- Thu thập dữ liệu ban đầu: Đối với cơ sở y tế hiện có, bước đầu tiên và quan trọng nhất để thiết lập một chương trình quản lý công nghệ y tế hiệu quả là lập một bảng kiểm kê tất cả các thiết bị y tế Trong quá trình này, một nhóm người, bao gồm người dùng cuối với kiến thức về thiết bị và kỹ thuật viên, kỹ sư được đào tạo phù hợp hoặc những người khác có trách nhiệm quản lý kiểm kê sẽ đến mọi khoa phòng trong cơ sở và kiểm tra mọi thiết bị, ghi nhận mọi chi tiết cần thiết cho bảng kiểm kê Quá trình định vị tất cả các thiết bị có thể liên quan đến việc mở ngăn kéo và tìm kiếm trong tủ quần áo, phòng lưu trữ Đối với nhiều

cơ sở, quá trình này sẽ tiết lộ nhiều thiết bị ít dùng hoặc không thể sửa chữa, và đây có thể là một cơ hội tốt để thanh lý các mặt hàng đó Trong trường hợp của một cơ sở y tế mới, dữ liệu kiểm kê được thu thập trước khi cơ sở được đưa vào hoạt động Điều này cho phép cơ sở này thiết lập hồ sơ tốt ngay từ đầu, sẽ tạo

cơ sở cho một hệ thống quản lý công nghệ y tế hiệu quả Khi thu thập dữ liệu, chúng được biên soạn và đưa vào hệ thống quản lý kiểm kê trên giấy hoặc trên phần mềm

- Cập nhật thông tin: bảng kiểm kê thiết bị được cập nhật bất cứ khi nào thay đổi thông tin cho bất kỳ mục nào Bất cứ khi nào có một thiết bị mới được mua hay tặng, thì thiết bị phải được nhập vào kiểm kê trước khi nó được đưa vào sử dụng Thiết bị cho thuê hoặc mượn trong một khoảng thời gian dài cũng nên được đưa vào kiểm kê Hồ sơ thiết bị đã được liệt kê trong bản kiểm kê phải được cập nhật để hiển thị bất kỳ thay đổi nào, chẳng hạn như thay đổi vị trí hoặc tình trạng hoạt động, cập nhật phần mềm và sửa chữa được thực hiện trên máy

- Kiểm kê hàng năm: Mỗi năm, Phòng thiết bị y tế (hoặc bên có trách nhiệm khác) thực hiện kiểm kê thiết bị y tế Mục đích là để kiểm tra xem tất cả thông

tin là chính xác và để thực hiện bất kỳ cập nhật và thay đổi khi cần thiết Tương

tự như quá trình thu thập dữ liệu ban đầu, một nhóm người đến từng khoa phòng

và kiểm tra các chi tiết của mỗi thiết bị để đảm bảo chính xác Mọi thay đổi được ghi lại và sau đó chuyển sang hồ sơ kiểm kê chính của thiết bị

3.6 Phần mềm quản lý kiểm kê

Mặc dù việc sử dụng kiểm kê bằng giấy hoàn toàn có thể chấp nhận được, phần mềm kiểm kê trên máy tính có thể dễ dàng quản lý kiểm kê, đặc biệt đối với bảng kiểm

kê lớn Bảng kiểm kê có thể được tích hợp vào phần mềm quản lý thiết bị y tế (Computerised Maintenance Management System - CMMS), thường kết hợp bảng kiểm

kê, lịch sử sửa chữa và bảo trì và kiểm soát phiếu yêu cầu vào một hệ thống Các thông tin khác nếu cần cũng có thể được đưa vào CMMS

CMMS có thể tạo các báo cáo hỗ trợ phân tích quản lý và các quyết định, bao gồm phân tích thống kê để xác định khuynh hướng bảo trì và để xác định các giải pháp như thay thế thiết bị và đào tạo cần thiết CMMS cũng có thể duy trì bảng kiểm kê phụ kiện thay thế, theo dõi việc sử dụng và tự động đặt hàng Khi dữ liệu tài chính được đưa vào, một CMMS có thể hỗ trợ dự báo tài chính

CMMS có thể ghi lại tất cả lịch sử sửa chữa và bảo trì cho một mục cụ thể có trong kiểm kê Bất cứ khi nào một kỹ thuật được thực hiện trên một thiết bị, nó được nhập vào hệ thống theo mã kiểm kê Bất kỳ người nào có quyền truy cập vào hệ thống sau đó

có thể xem toàn bộ quá trình bảo trì và kỹ thuật cho các thiết bị, có thể xác định xu hướng hư hỏng và hỗ trợ khắc phục sự cố

Theo dõi phiếu yêu cầu là một tính năng quan trọng khác của một chương trình CMMS mạnh mẽ Nó theo dõi tất cả các phiếu yêu trong toàn bộ phòng thiết bị y tế Một số hệ thống có khả năng tự động tạo ra phiếu yêu cầu khi đến hạn bảo trì và có thể tạo ra các quy trình cho các thiết bị cụ thể

3.7 Chức năng của bảng kiểm kê

Một khi bảng kiểm kê đã được thiết lập, nó sẽ là một dụng cụ rất hữu ích trong phòng thiết bị y tế nói riêng và cơ sở y tế nói chung

3.7.1 Dự báo và phát triển ngân sách

Việc kiểm kê thiết bị được sử dụng để hỗ trợ dự báo nhiều dạng ngân sách Bằng cách xem xét giá trị các thiết bị hiện tại (dựa trên tỷ lệ khấu hao), thực hiện đánh giá nhu cầu, xác định thiết bị cần thay thế và xác định tuổi thọ dự kiến của thiết bị, ngân sách vốn có thể được dự báo trong những năm tới để mua thiết bị mới

Chi phí dịch vụ và vận hành hằng năm của thiết bị có thể được dùng để lên kế hoạch cho ngân sách năm sau Ngoài ra, việc sử dụng phụ kiện thay thế và vật tư tiêu hao có thể được dùng để dự báo và lên kế hoạch ngân sách

3.7.2 Lập kế hoạch và trang bị một xưởng kỹ thuật

Một xưởng kỹ thuật với không gian đầy đủ và các dụng cụ, thiết bị kiểm tra thích hợp là điều cần thiết để thiết bị vận hành an toàn và tốt Bảng kiểm kê thiết bị là một đầu vào quan trọng trong việc xác định các dụng cụ và thiết bị kiểm tra cần thiết để bảo trì và ngân sách cần thiết cho việc mua, hiệu chuẩn và bảo trì các dụng cụ

Tùy thuộc vào yêu cầu kỹ thuật của thiết bị y tế được duy trì trong bảng kiểm kê, xưởng kỹ thuật có thể có các khu vực khác nhau dành cho các loại công việc khác nhau Các khu vực này có thể bao gồm phòng thí nghiệm điện tử, nhà xưởng hàn và mộc, không gian lưu trữ thiết bị chờ sửa chữa, khu khử trùng cho thiết bị nhiễm khuẩn và không gian cho dụng cụ, thiết bị kiểm tra, tài liệu kỹ thuật, quần áo bảo hộ và lưu trữ các vật liệu nguy hiểm

Vì các dụng cụ và thiết bị kiểm tra rất đắt tiền, nên duy trì một bảng kiểm kê riêng biệt để tránh thất lạc và theo dõi việc sử dụng Ngoài ra, nhiều loại thiết bị kiểm tra chuyên dụng yêu cầu hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo độ chính xác

3.7.3 Xác định nhân viên cần thiết

Kiến thức về thiết bị có thể giúp phòng thiết bị y tế xác định nhân sự và kỹ năng cần thiết để giữ bảng kiểm kê thiết bị vận hành tốt Công nghệ y tế nói chung bao gồm nhiều loại công nghệ phức tạp về kỹ thuật khác nhau Đánh giá chuyên môn kỹ thuật cần thiết để duy trì thiết bị kết hợp với số lượng thiết bị ở từng mức độ phức tạp sẽ cho phép người quản lý thuê nhân viên phù hợp với các kỹ năng kỹ thuật cần thiết để bảo trì thiết bị

Ngoài ra, bảng kiểm kê thiết bị sẽ cho phép cơ sở thuê bác sĩ, y tá, kỹ thuật viên… với bộ kỹ năng cần thiết để vận hành thiết bị hiệu quả Ở hầu hết các cơ sở, nhân viên lâm sàng cũng phải chịu trách nhiệm thực hiện các mức độ bảo trì khác nhau, bao gồm hiệu chuẩn, làm sạch, bảo quản và các công việc cơ bản như thay đổi bộ lọc và bóng đèn Trong các cơ sở hạn chế về nguồn lực, người sử dụng thiết bị cũng có thể đóng vai trò lớn hơn trong quản lý bảng kiểm kê

3.7.4 Xác định nhu cầu đào tạo

Sau khi bảng kiểm kê thiết bị được thiết lập, nó được sử dụng kết hợp với các phiếu yêu cầu công việc và hồ sơ lịch sử dịch vụ để xác định lỗi thiết bị, trục trặc và sử dụng sai do đào tạo không đầy đủ Sự thiếu hụt đào tạo có thể do thiết bị (chẳng hạn như công nghệ mới khó học cách sử dụng), theo ngành (như việc áp dụng công nghệ không chính xác) và bởi người (chẳng hạn như khi một lỗi xảy ra bởi cùng một người) Điều quan trọng cần lưu ý là đào tạo có thể dành cho cả nhân viên kỹ thuật và lâm sàng

Ở các phòng khám nhỏ và các cơ sở hạn chế nguồn lực, các nhân viên lâm sàng sẽ phải duy trì và cập nhật hồ sơ kiểm kê thiết bị nên việc đào tạo về lưu giữ hồ sơ kiểm kê là rất cần thiết

Ngoài ra, việc xuất hiện một thiết bị mới thường khởi phát một loạt các hoạt động đào tạo trong cơ sở y tế, chẳng hạn như sử dụng và kỹ thuật thích hợp (cần thiết cho nhân viên lâm sàng nhưng cũng hữu ích cho nhân viên bảo trì), bảo trì tổng hợp, vệ sinh

và bảo quản thiết bị (cho cả nhân viên lâm sàng và bảo trì) Đối với thiết bị chuyên dụng, dữ liệu kiểm kê thu thập ban đầu của thiết bị mới được dùng để lên lịch huấn luyện bắt buộc định kỳ cho tất cả nhân viên Trường hợp bệnh viện hoặc cơ sở y tế đã thực hiện một số hệ thống quản lý chất lượng theo dõi và ghi lại tất cả các hoạt động đã được thực hiện (có liên quan đến thiết bị hoặc cách khác) và có thể hạn chế việc sử dụng

và bảo trì thiết bị cho các nhân viên đã được đào tạo Trong trường hợp này, việc đào tạo và sử dụng thiết bị sẽ được quản lý kết hợp với hệ thống này

Các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài có thể thực hiện dịch vụ tại hiện trường hoặc

có thể chuyển thiết bị từ cơ sở y tế đến một xưởng sản xuất Điều quan trọng là phòng thiết bị y tế phải theo dõi tất cả các hoạt động được thực hiện bởi các nhà cung cấp dịch

vụ bên ngoài và đảm bảo tất cả hồ sơ của dịch vụ được thực hiện được thêm vào hồ sơ lịch sử thiết bị để duy trì một hồ sơ kiểm kê chính xác Phòng thiết bị y tế của cơ sở y

tế cần yêu cầu chi tiết báo cáo dịch vụ từ các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, tất cả các công việc đã thực hiện và phụ kiện đã thay thế

3.7.6 Vận hành chương trình quản lý thiết bị y tế hiệu quả

Bảng kiểm kê là cơ sở để vận hành chương trình quản lý thiết bị y tế hiệu quả Chu kỳ để kiểm tra, thử nghiệm và bảo trì được xác định bằng cách phân tích rủi ro ban đầu thiết bị được đưa vào kiểm kê Một cơ sở cũng có thể quyết định các mục trong bản kiểm kê cho mục đích theo dõi, lập ngân sách, v.v , mà không yêu cầu bảo trì định kỳ

Cơ sở phải đưa ra quyết định cuối cùng về những gì bảng kiểm kê phải có trong chương trình quản lý thiết bị y tế dựa trên các yêu cầu và nguồn lực cụ thể của họ

Việc sắp xếp hợp lý các tài liệu kỹ thuật (bao gồm cả hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn bảo trì) cùng với với tài liệu lịch sử kỹ thuật là một phần của chương trình đảm bảo chất lượng cao hơn Các kế hoạch và quy trình bảo trì được lưu giữ cùng với tài liệu thiết bị để dễ dàng tham khảo khi thực hiện Điều đó cho phép đánh giá và đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các dịch vụ kỹ thuật

3.7.7 Lập kế hoạch đặt hàng vật tư tiêu hao và phụ kiện thay thế

Một bảng kiểm kê thiết bị y tế giúp xác định các phụ kiện thay thế và vật tư tiêu hao cần thiết cho thiết bị vận hành Bảng kiểm kê phụ kiện thay thế và vật tư tiêu hao cảnh báo mức độ tồn kho để đặt hàng kịp thời Các chức năng chính ở đây là xác định tần suất sử dụng (số lượng bộ phận / thời gian) và thiết lập ngưỡng đặt hàng để duy trì hoạt động chuyên môn trong thời gian chờ giao hàng Khi được quản lý một cách chính xác, hàng trong kho không bao giờ hết và hoạt động chuyên môn không bị gián đoạn

3.7.8 Đánh giá nhu cầu

Cơ sở y tế cần đánh giá nhu cầu của các khoa phòng để cung cấp các phương pháp điều trị hiệu quả Đánh giá này thường bao gồm chủng loại và số lượng thiết bị cần thiết Danh sách này sau đó được so sánh với bảng kiểm kê hiện tại để xác định những thiếu sót và dư thừa trong bảng kiểm kê thiết bị và lập kế hoạch để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của cơ sở Việc đánh giá nhu cầu này được sử dụng trong việc lập kế hoạch mua thiết bị mới hoặc để lập danh sách nhận các khoản tài trợ liên quan

3.7.9 Xây dựng chính sách thay thế và thanh lý

Tất cả các thiết bị có tuổi thọ dự kiến và cuối cùng phải được thay thế hoặc thanh

lý Các lịch sử kỹ thuật liên quan đến các hạng mục kiểm kê được đánh giá để xác định

khi nào thiết bị không còn sử dụng được, không thích hợp, không an toàn hoặc không

hiệu quả kinh tế Theo thời gian, các đánh giá giúp xác định tuổi thọ dự kiến của thiết

bị và hiệu quả về chi phí để duy trì cho thiết bị vận hành Thông tin này giúp phát triển

các chính sách để thay thế hoặc thanh lý thiết bị

3.7.10 Phát triển mục tiêu mua sắm và nhận tài trợ

Khi thiết bị được thay thế hoặc xử lý, nó cần phải được thay thế bằng mua sắm

hoặc nhận tài trợ Theo dõi kiểm kê và các xu hướng theo thời gian kết hợp với đánh

giá nhu cầu về các công nghệ bắt buộc sẽ giúp cơ sở y tế xác định các thiết bị cần có

Thông tin này được phát triển thành một kế hoạch mua sắm, xác định các thiết bị quan

trọng cần được mua trong thời gian ngắn Ngoài ra, khi công nghệ bị thiếu được xác

định, nó được thêm vào một danh sách mong thể được tài trợ từ các tổ chức từ thiện

3.7.11 Phân tích rủi ro

Phân tích rủi ro được xác định là yếu tố quyết định chính về việc bao gồm và loại

trừ các thiết bị trong bảng kiểm kê Khi bảng kiểm kê đã được thiết lập, việc phân tích

toàn bộ bảng kiểm kê giúp xác định các khu vực có nguy cơ tiềm ẩn để xử lý Điều này

có thể bao gồm xác định các khu vực nguy hiểm trong bệnh viện (như vùng phóng xạ

xung quanh các phòng chụp ảnh), lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp thiết bị hư

hỏng và lắp đặt thiết bị an toàn trong toàn bộ cơ sở (như vị trí lắp đặt bình chữa cháy)

3.7.12 Lập kế hoạch cho thiên tai và khẩn cấp

Kiến thức về số lượng và chủng loại trong bảng kiêm kê thiết bị sẽ đưa vào kế

hoạch cho thiên tai và tình huống khẩn cấp để xác định số bệnh nhân có thể được cơ sở

chấp nhận trong các sự kiện như vậy Thêm vào đó, nó cho thấy loại phương pháp điều

trị nào có thể và không thể cung cấp sớm để xử lý tình huống khẩn cấp hiệu quả nhất

3.7.13 Tiêu chuẩn hóa thiết bị

Đánh giá bảng kiểm kê thiết bị giúp xác định những lợi ích tiềm tàng trong tiêu

chuẩn hóa thiết bị Các mục quan trọng được đưa vào để quyết định là chi phí của các

phụ kiện thay thế (giảm giá cho các lô hàng lớn), tần suất hư hỏng của thiết bị, người

sử dụng thiết bị và người bảo trì thiếu chuyên môn do khác biệt giữa các thiết bị khác

nhau và chi phí đào tạo người sử dụng nhân viên bảo trì kỹ thuật Đánh giá cho thấy

tiêu chuẩn hóa sẽ dẫn đến giảm giá phụ kiện thay thế, giảm chi phí cần thiết để đào tạo

nhiều nhân viên hơn cho một loại công nghệ và giảm chi phí mua dụng cụ và thiết bị

CHƯƠNG 4 BẢO TRÌ THIẾT BỊ Y TẾ

Bảo trì thiết bị y tế có thể được chia thành hai loại chính: kiểm tra và bảo trì dự phòng (inspection and preventive maintenance- IPM), và sửa chữa (corrective maintenance- CM) IPM bao gồm tất cả các hoạt động theo kế hoạch đảm bảo chức năng thiết bị và ngăn ngừa sự cố hoặc hư hỏng Kiểm tra hiệu suất và an toàn là các quy trình đơn giản để xác định chức năng và tính an toàn của thiết bị Bảo trì dự phòng (PM)

đề cập đến các hoạt động theo lịch trình được thực hiện để kéo dài tuổi thọ của thiết bị

và ngăn ngừa sự cố (bằng cách hiệu chuẩn, thay thế phụ kiện, bôi trơn, vệ sinh…) Việc kiểm tra có thể được thực hiện như một hoạt động độc lập và kết hợp với PM để đảm bảo chức năng PM có thể loại bỏ, vệ sinh hoặc thay thế một vài bộ phận của thiết bị Bất kỳ cơ sở y tế ở bất kể quy mô nào cũng cần thực hiện chương trình bảo trì thiết bị y tế Sự phức tạp của chương trình phụ thuộc vào quy mô và loại cơ sở, vị trí của nó, và các nguồn lực cần thiết Tuy nhiên, các nguyên tắc của một chương trình bảo trì tốt sẽ giống nhau dù ở một khu đô thị ở quốc gia có thu nhập cao hoặc ở một vùng nông thôn ở một quốc gia có thu nhập thấp

4.1 Lập chương trình bảo trì

Lập một chương trình bảo trì là một phần trong việc thiết lập một chương trình toàn diện về quản lý công nghệ y tế Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc xem xét các yếu tố quan trọng Thách thức đối với người lập kế hoạch là cân bằng các yếu tố này để thiết kế một chương trình bảo trì phù hợp và có hiệu quả với tình hình của cơ sở

Hình 4.1 Các yếu tố quan trọng [9]

4.1.1 Bảng kiểm kê

Trang thiết bị y tế có nhiều dạng từ khá đơn giản đến rất phức tạp Ví dụ, huyết áp

kế bóp tay chỉ có một vài bộ phận và dễ dàng sửa chữa với các dụng cụ cầm tay cơ bản Ngược lại là trang thiết bị chẩn đoán hình ảnh tiên tiến và trang thiết bị phòng thí nghiệm Sửa chữa hệ thống chẩn đoán hình ảnh cộng hưởng từ đòi hỏi tài lực, vật lực

và nhân lực dồi dào Ở giữa 2 mức này là bơm truyền dịch, máy khử rung tim, máy đo điện tim và hàng trăm loại trang thiết bị y tế phức tạp khác Ngay trong quá trình lập chương trình bảo trì, cần xác định loại thiết bị cần đưa vào chương trình Điều này tùy

thuộc vào loại hình cơ sở từ các phòng khám đến các bệnh viện cấp cao và các trang thiết bị trong các cơ sở đó

Phòng thiết bị y tế nên xác định và lựa chọn các trang thiết bị được bao gồm trong kiểm kê, và trong số đó bao gồm trong chương trình bảo trì Một số cơ sở muốn ghi nhận tất cả các thiết bị trong cơ sở, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng không phải tất cả các thiết bị đều cần được theo dõi trong bảng kiểm kê, kiểm tra hoặc bảo trì, và rất ít bệnh viện hoặc các cơ sở y tế có đủ nhân lực để đạt được mức độ này

Phòng thiết bị y tế có trách nhiệm phát triển và duy trì kiểm kê Họ có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên rằng tất cả thiết bị được theo dõi trong cơ sở y tế đều nằm trong bảng kiểm kê và có thể xác định vị trí Sẽ thuận tiện hơn nếu thực hiện kiểm kê khi tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc các hoạt động PM Hơn nữa, khi thiết bị phát sinh cần phải thêm vào bảng kiểm kê

4.1.2 Phương pháp

Một chương trình bảo trì có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau nên cần xem xét các phương pháp có thể áp dụng Một cơ sở y tế có thể thiết lập hợp đồng dịch vụ với nhà sản xuất thiết bị, tổ chức dịch vụ độc lập hoặc cả hai Trong những trường hợp đó, cơ sở y tế cần có nhân viên theo dõi và quản lý hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ này Trên thực tế, phương pháp điển hình là thiết lập một mức độ quản

lý và năng lực kỹ thuật trong cơ sở y tế Một số hoạt động bảo trì có thể được thực hiện bởi nhân viên của cơ sở y tế Các hoạt động bảo trì khác có thể được thực hiện bởi các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài khác Một trong những hoạt động quản lý quan trọng nhất là quyết định dịch vụ nào nên được cung cấp bởi sự kết hợp của các nguồn cung cấp dịch vụ nội bộ và bên ngoài dựa trên năng lực của cơ sở và nhân viên của mình

4.1.3 Các nguồn lực

Các nguồn lực cần thiết cho việc bảo trì rất khó thực hiện Điều này đòi hỏi lịch

sử bảo trì, cân nhắc nhân viên và kiến thức cần thiết khi một thiết bị hư hỏng Bảo trì cũng đòi hỏi kỹ năng, đào tạo và kinh nghiệm của nhân viên phù hợp Nhà cung cấp bên ngoài cần thiết để bảo trì các thiết bị phức tạp

Việc bảo trì đòi hỏi các bộ phận thiết bị khó có được do những hạn chế về ngân sách và những khó khăn về mua sắm, đặc biệt khi mua hàng từ nước ngoài Để chuẩn

bị cho những thách thức như vậy, điều quan trọng là phải xem xét trước về tài lực, vật lực và nhân lực cần thiết để thực hiện đúng các hoạt động dự kiến

4.1.3.1 Tài lực

Các nguồn lực tài chính cần thiết cho một chương trình bảo trì chia thành hai loại: chi phí ban đầu và chi phí vận hành Chi phí ban đầu là các khoản đầu tư phải được thực hiện trước khi bắt đầu chương trình Chi phí hoạt động là chi phí liên tục cần thiết để giữ cho chương trình hoạt động Bảng 4.1 tóm tắt các hạng mục chính trong từng loại