Thực trạng về công tác đánh giá nội bộ của hệ thống quản lý chất lượng của PVFC

Ban Lãnh đạo Công ty cam kết thực hiện xây dựng, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống Quản lí chất lượng bằng nhiều biện pháp: - Truyền đạt trong tổ chức nhận thức về vai trò của vi

Thực trạng về công tác đánh giá nội bộ của hệ thống quản

lý chất lượng của PVFC:

I- Giới thiệu về hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 :

1- Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 :

Trong những năm gần đây, ISO 9001 đã trở thành một tiêu chuẩn mang tính chuẩn mực, phổ biến nhất trong quản lý chất lượng của các tổ chức, doanh nghiệp trên toàn thế giới do tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành ISO 9001 là tiêu chuẩn không mang tính bắt buộc đây là tiêu chuẩn mang tính tự nguyện ISO 9001 là một hệ thống mang tính nền tảng phục vụ hữu hiệu cho hoạt động điều hành của các tổ chức, doanh nghiệp Giúp tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi hoạt động của mình đều hướng tới các mục tiêu đã hoạch định như việc tạo sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng đã nêu ra

¨ Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng :

* Hướng vào khách hàng

* Sự lãnh đạo

* Sự tham gia của mọi người

* Tiếp cận theo quá trình

* Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý

* Cải tiến liên tục

* Quyết định dựa trên sự kiện

* Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng

Lợi ích khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 :

* Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000 về quản lý nội bộ :

- Quản lý doanh nghiệp khoa học và hiệu quả

- Nâng cao uy tín của lãnh đạo, giúp lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp

- Tạo một tác phong công nghiệp trong làm việc, một nét đẹp của một tổ chức

- Duy trì và củng cố mối quan hệ hữu cơ trong bộ máy quản lý

- Nâng cao năng xuất lao động , tăng lợi nhuận và giảm chi phí sản xuất kinhdoanh nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực

- Kiểm soát các quá trình trong sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nâng cao chất lượng sản phẩm

- Dựa vào sự thống nhất và được thừa nhận của hệ thống quản lý, Hệ thống chất lượng được chứng nhận ISO 9001 sẽ giúp cho quí Công ty cải tiến sản phẩm

và qui trình mang lại cho việc kinh doanh của qúi công ty một áp dụng lợi thế

thực sự trên thị trường

* Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000 về đối ngoại:

- Thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của Công ty

- Đáp ứng đòi hỏi của Ngành và Nhà nước về quản lý chất lượng

- Đem lại lòng tin cho khách hàng qua việc chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ của Doanh nghiệp

- Nâng cao lợi thế thương mại bằng uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế Củng cố và phát triển thị phần, giành ưu thế trong cạnh tranh

- Phá bỏ được rào cản, tạo được một sân chơi bình đẳng giữa các doanh nghiệp trong các thị trường yêu cầu bắt buộc việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

- Giấy chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tiền bạc và thời gian vì khách hàng phải đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp

Sơ đồ 2:

Mô hình của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 :

Các yêu cầu của HTQLCL được sắp xếp trong 4 mục lớn:

Mục 5 : Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạo

Mục 6 : Quản lý nguồn lực

Mục 7 : Thực hiện sản phẩm

Mục 8 : Đo lường, phân tích và cải tiến

Hệ thống quản lý ISO 9001:2000 dựa trên mô hình quản lý theo quá trình, lấyphòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong chu trình sản phẩm ISO 9001:2000

là mô hình rất tốt cho việc đảm bảo chất lượng của một tổ chức, một mô hình lý tưởng cho một tổ chức đạt hiệu quả cao cũng như cải tiến liên tục và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường

2- Thực trạng việc áp dụng ISO 9001:2000 trong PVFC :

Trên con đường hội nhập sâu rộng nền kinh tế quốc tế, mỗi tổ chức doanh nghiệp cũng như mỗi quốc gia phải có chính sách thích hợp để tạo ra những thương hiệu riêng cho mình Quản lý chất lượng được coi là một biện pháp thiết thực nhằm đẩy mạnh thương mại hóa toàn cầu, nâng cao năng lực cạnh tranh của

tổ chức, doanh nghiệp cũng như sức cạnh tranh của nền kinh tế của mỗi quốc gia PVFC cũng vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng các sản phẩm dịch vụ, ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty PVFC quyết tâm xây dựng và áp dụng

hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và xem đây như một nhiệm vụ trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty

Hiện tại hệ thống quản ly chất lượng trong công ty đang hoạt động theo sơ

đồ sau:

Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA PVFC

QMR BGĐ

VP TCNS&ĐT

HCQT

KT KSNB TDTCKT

DVTCTCKT

ĐT DVTCCN

KH&TL KT KSNB TDTCKT

DVTCTCKT

ĐT DVTCCN

Mối quan hệ chỉ đạo

Mối quan hệ hợp tác &

phối hợp nghiệp vụ

Lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong PVFC: Tất cả các sản phẩm, dịch vụ của Công ty đang triển khai thuộc 6 lĩnh vực chính:

+ Thu xếp vốn tín dụng cho các dự án đầu tư

+ Huy động vốn

+ Hoạt động tín dụng

+ Hoạt động tài chính ủy thác

+ Hoạt động tư vấn tài chính tiền tệ

+ Hoạt động đầu tư

Đại diện lãnh đạo về chất lượng : Đại diện lãnh đạo chất lượng( QMR) của PVFC là Phó Giám đốc Phan Thị Hồng Hà Kinh nghiệm thực tế cho thấy, một doanh nghiệp thực hiện ISO9000 có hiệu quả và duy trì được các hoạt động cũng như cải tiến thường xuyên hệ thống thường phụ thuộc rất nhiều vào "Người đại

diện lãnh đạo về chất lượng" (Quality Management Representative - QMR) QMR

được hiểu như "Một thành viên ban lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các quá trình cần thiết cả hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện

và duy trì" QMR ngoài trách nhiệm chuyên môn còn hiện các trách nhiệm và quyền hạn sau:

+ Đảm bảo rằng các quá trình của hệ thống Quản lý chất lượng được thiết lập và duy trì theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

+ Thúc đẩy nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng, tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong tổ chức

+ Báo cáo lên Lãnh đạo cấp cao hơn về việc thực hiện của hệ thống Quản

lý chất lượng và các kiến nghị cải tiến

+ Liên hệ với các tổ chức trong và ngoài nước về các vấn đề liên quan tới

Sơ đồ 4:

Hệ thống quy chế, quy trình, VBPQ

Hướng dẫn biểu mẫu, quy định nội bộ,

hồ sơ chất lượng

Sơ đồ hệ thống văn bản chất lượng PVFC

- Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng:STCL, CSCL

và MTCL của công ty do Giám đốc Công ty ban hành, sửa đổi và bổ sung để phù hợp với từng giái đoạn phát triển của Công ty Các văn bản chất lượng này thể hiện chủ chương, định hướng của ban Lãnh đạo và các cam kết của tập thể cán bộ nhân viên Công ty đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng bằng những sản phẩm dịch vụ đa dạng, chất lượng cao

- Hệ thống quy chế, quy trình và quy định nội bộ: Là các văn bản do Giám đốcCông ty hoặc người được ủy quyền ban hành, sửa đổi, bổ sung Nội dung văn bản quy định quyền hạn, trách nhiệm của những người tham gia vào quá trình tác nghiệp và cách thức, trình tự thực hiện và kiểm soát công việc

- Văn bản pháp quy có nguồn gốc bên ngoài: Các văn bản pháp quy do Tổng Công ty, các cơ quan, bộ ngành liên quan ban hành có ảnh hưởng tới hoạt động của Công ty được cập nhật từ nhiều nguồn như được chuyển tới theo đường công văn, được đăng tải trên trang web Viet Law, trên Công báo đều được kiểm soát thường xuyên

- Hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu: Hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu là các tài liệu do Lãnh đạo các phòng ban trong công ty được ủy quyền ban hành và có thể thay thế, sửa đổi khi cần thiết Các tài liệu này quy định , hướng dẫn cụ thể các

STCL, CSCL, MTCL

công việc cần làm tại một số bước trong quy trình nghiệp vụ hoặc qui định các nộ dung thôgns nhất của một loại văn bản đảm bảo tính hiệu quả cho việc vận hành

và kiểm soát

- Hồ sơ chất lượng: Gồm toàn bộ các văn bản giấy tờ phát sinh trong quá trình tác nghiệp nhằm cung cấp bằng chứng về quá trình thực hiện công việc theo quy định chất lượng của công ty

* Kiểm soát tài liệu: (4.2.3)

Hệ thống văn bản tài liệu của PVFC được xây dựng theo quy định thống nhất

và thường xuyên được kiểm soát theo yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng nhằm đảm bảo mọi cán bộ đều được sử dụng đúng tài liệu khi cần thiết

Quy định về công tác soạn thảo, lưu trữ và kiểm soát tài liệu bao gồm:

- Quy định thống nhất về cách thức xây dựng văn bản, hình thức, bố cục, ký

mã hiệu, cách nhận dạng văn bản cụ thể cho từng loại tài liệu đảm bảo tính đầy đủ

và rành mạch của các văn bản đồng thời thuận lợi cho công tác lưu trữ và tra cứu khi cần thiết

- Xác định rõ từng cấp thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt, cách thức kiểm tra phêduyệt cho mỗi loại văn bản

- Tình trạng bổ sung, sửa đổi của tài liệu đảm bảo được nhận biết ngay Các tàiliệu không còn hiệu lực áp dụng đều được thu hồi để hủy bỏ tránh việc vô tình sử dụng tài liệu lỗi thời

- Các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng chỉ được lưu hành nội bộ và phân phốicho các đơn vị liên quan (được xác định cụ thể trong văn bản) Các cá nhân đơn vị khác cần tham khảo sẽ tra trên mạng nội bộ

- Quá trình quản lý, luân chuyển tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được quy định cụ thể trong quy trình Công tác văn thư lưu trữ

Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 01

* Kiểm soát và lưu trữ hồ sơ chất lượng (4.2.4)

Hồ sơ chất lượng là bằng chứng ghi nhận quá trình và kết quả thực hiện các hoạt động thuộc hệ thống quẩn lý chất lượng của Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí VN

Việc thiết lập, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ chất lượng tại công ty PVFC đều được quy định cụ thể bằng văn bản gồm các yêu cầu sau:

- Các hồ sơ cần có dấu hiệu kiểm soát để dễ truy tìm nguồn gốc Hồ sơ lưu trữ được phân loại và lalapj danh mục rõ ràng đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

- Việc luân chuyển hồ sơ chất lượng được kiểm soát trên sổ giao công văn của các đơn vị đảm bảo theo dõi được thời gian xử lý hồ sơ tại mỗi bộ phận và không có sự mất mát, thất lạc hồ sơ

- Hồ sơ chất lượng là tài liệu nội bộ của PVFC yêu cầu phải được bảo mật chỉ những cán bộ có chức năng liên quan mới được tra cứu Nếu những người khác muốn tham khảo cần có sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị hoặc ban Giám đốc Công ty

Mục tiêu chất lượng và việc thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2007 tại PVFC :

* Mục tiêu chất lượng của PVFC:

- Mục tiêu chất lượng phản ánh định hướng nâng cao chất lượng sản phẩm

dịch vụ, hoàn thiện hệ thống quản lý và cơ cấu tổ chức

- Xây dựng và áp dụng triệt để các Quy định về trao đổi và xử lý thông tin giữa Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc với các đơn vị

- Xử lý hồ sơ tài liệu cho ý kiến pháp chế và trình ký B.TGĐ

- Thực hiện tốt chức năng đầu mối khai thác, cập nhật, phổ biến và kiểm tra các thông tin liên quan đến các văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng vào hoạt động của Công ty

Thường xuyên nghiên cứu để chuẩn hoá các hợp đồng của Công ty và đảm bảo kiểm soát được các yếu tố pháp chế trong mọi hoạt động của Công ty

- Cập nhật, phân phối, kiểm soát văn bản tài liệu và thu hồi tài liệu lỗi thời đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời

- Đảm bảo duy trì môi trường làm việc luôn xanh, sạch, đẹp Tuân thủ đầy

đủ, đúng theo quy trình của nhân viên tạp vụ

- Quản lý và sử dụng ô tô đúng quy trình và quy định; Đưa đón CBNV an toàn, đúng giờ, tinh thần phục vụ chu đáo

- Đảm bảo an ninh, an toàn về người và tài sản

Việc thực hiện mục tiêu chất lượng trong năm qua:

Bảng 2: Báo cáo tổng hợp việc thực hiện mục tiêu chất lượng trong năm qua:

1.1.1.1.1.1Mục tiêu Chỉ tiêu đăng ký Cơ sở đánh giá Tần suất

báo cáo

Trách nhiệm báo cáo

Tình hình thực hiện

- Hệ thống sổ ghi chép của VP

- Kết quả kiểm tra của

P.KTKSNB

Hàng quý

Tổ Thư ký

Tổ Nghiệp vụ

- Thực hiện đúngtheo quy định, không có trường hợp sai sót xảy ra

và khắc phục kịpthời các kiến nghị của P.KT&KSNB

- Kết quả kiểm tra của

P.KTKSNB

- Sổ theo dõi cácvăn bản trình kýcủa VP

Hàng quý

Tổ Thư ký

Tổ Pháp chế

Không có trườnghợp sai phạm xảy ra

Thực hiện tốt chức năng

đầu mối khai thác, cập

nhật, phổ biến và kiểm tra

các thông tin liên quan đến

các văn bản quy phạm

pháp luật để áp dụng vào

hoạt động của Công ty

- 100% các văn bản mới liên quan tới hoạt động củacác đơn vị được cập nhật

và phổ biến kịp thời

- 100% các tài liệu sử dụng do phòng quản lý và cung cấp không lỗi thời

- Danh mục các văn bản thực tế

do phòng cập nhật và quản lý

- Kết quả kiểm tra của

P.KT&KSNB

Hàng quý Tổ Pháp

chế

Thường xuyên khai thác, cập nhật và phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật

để áp dụng vào hoạt động Công

ty đảm bảo không có tài liệu lỗi thời

4 Thường xuyên nghiên cứu

để chuẩn hoá các hợp đồng

của Công ty và đảm bảo

kiểm soát được các yếu tố

pháp chế trong mọi hoạt

động của Công ty

- 100% các hợp đồng của Công ty qua kiểm soát pháp chế

- 100% các hồ sơ qua phápchế không có sai sót theo quy định của Pháp luật

- Không có rủi ro về pháp lý

- Kết quả kiểm tra của

P.KT&KSNB

- Phản hồi thôngtin của khách hàng

- Báo cáo của Văn phòng

Hàng quý Tổ Pháp

chế

- 100% các HĐ được kiểm soát

và không có rủi

ro về pháp lý

- Đã ban hành bộhợp đồng mẫu cho khối quản lý

và P.DVTC

5 Cập nhật, phân phối, kiểm

soát văn bản tài liệu và thu

hồi tài liệu lỗi thời đảm

bảo nhanh chóng, chính

100% QT, QC, QĐ được chuyển lên mạng nội bộ vàphổ biến cho các Chi nhánh trong quý 1/ 2007

Căn cứ vào đầu mục QT, QC được đưa lên thư mục infor

Hàng quý Nhóm

Văn thư

100% QT, QC,

QĐ được chuyểnlên mạng nội bộ

và phổ biến cho

100% các văn bản lỗi thời được thu hồi được thu hồi trong quý 1/2007

Căn cứ vào biên bản giao nhận

VB tài liệu lỗi thời với các đơn vị

Nhóm Văn thư

Các văn bản lỗi thời đều được thu hồi tối đa

6 Hướng dẫn công tác văn

thư cho các Chi nhánh

100% các Chi nhánh được phổ biến công tác văn thư Quý 1/2007

Dựa theo kết quả kiểm tra định kỳ của P.KTKSNB

Hàng quý

Nhóm văn thưTrung tâm đào tạo

Các chi nhánh đều được phổ biến công tác vănthư

7

Đảm bảo duy trì môi

trường làm việc luôn xanh,

sạch, đẹp Tuân thủ đầy

đủ, đúng theo quy trình

của nhân viên tạp vụ

Đạt 90% sự hài lòng của các CBNV

Dựa theo KQ kiểm tra định kỳcủa P.KTKSNB

và phiếu thăm

dò ý kiến của các đơn vị

Hàng quý Nhóm

tạp vụ

Không có phàn nàn của CBNV

Căn cứ ý kiến đánh giá các phòng ban

Thống kê các vụviệc xảy ra trongCông ty

Cuối năm

Nhóm lái

xe, bảo vệ

Hiện nay không

có trường hợp saiphạm xảy ra

10 Quản lý trang thiết bị và

tài sản đúng quy định

Không để xảy ra bất cứ vụ thất thoát tài sản nào

Thống kê các trang thiết bị tài sản

Hàng quý

Tổ quản trị

Phòng

Kế toán

Không có trườnghợp sai phạm xảy ra

Dựa theo kết quả kiểm tra củaP.KTKSNB và phiếu thăm dò ý kiến của các đơnvị

Hàng quý Nhóm lễ

tân

Không có phàn nàn của CBCNV

-Cam kết của lãnh đạo công ty trong việc quản lí chất lượng:

Ban lãnh đạo Công ty PVFC luôn coi việc xây dựng, duy trì hệ thống Quản lí chất lượng là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vị thế và năng lực cạnh tranh; Điều kiện phát triển bền vững và hội nhập Ban Lãnh đạo Công ty cam kết thực hiện xây dựng, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống Quản lí chất lượng bằng nhiều biện pháp:

- Truyền đạt trong tổ chức nhận thức về vai trò của việc xây dựng và áp dụng

hệ thống Quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định

- Ban hành chính sách chất lượng của Công ty phù hợp với mỗi giai đoạn

phát triển

- Ban hành mục tiêu chất lượng chung của Công ty và của mỗi đơn vị trong

từng năm kế hoạch phù hợp với chính sách chất lượng chung Đảm bảo mục tiêu chất lượng của mỗi đơn vị được dựa trên cơ sở mục tiêu chung do Ban Lãnh đạo Công ty đã đề ra

- Ít nhất một lần/năm tiến hành họp Ban Lãnh đạo để xem xét, đánh giá việc

thực hiện theo mục tiêu chất lượng và hiệu lực của hệ thống Quản lí chất lượng để kịp thời đề ra các biện pháp cải tiến

- Đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực, vật lực để xây dựng một hệ thống chất

lượng của công ty vận hành với hiệu quả cao nhất

Để đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra, PCFC cam kết thực thi các biện pháp sau:

- Đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ, hiện đại hóa công nghệ tài chính

ngân hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

- Từng bước hòa nhập vào sự phát triển của thị trường tài chính tiền tệ

trong nước và quốc tế để đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu vốn và dịch vụ tài chínhtiền tệ của khách hàng

- Tạo ưu thế cạnh tranh bằng uy tín và các sản phẩm, dịch vụ có độ tin cậy

cao, an toàn và hiệu quả cao

- Luôn lắng nghe, tìm hiểu nhu cầu và tiếp thu y kiến khách hàng để không

ngừng cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lí chất lượng, đảm bảo cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng

- Hợp tác với bạn hàng và đối tác trên nguyên tắc cởi mở, bình đẳng và

cùng phát triển

- Không ngừng hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ

năng giao tiếp của cán bộ công nhân viên theo phương châm "Bài bản-Sáng Chuyên nghiệp"

tạo Tạo môi trường làm việc văn minh, hiện đại và xây dựng chế độ đãi ngộ

hợp lí thông qua thu nhập và cơ hội thăng tiến cho mọi thành viên trong công ty

Quản lí nguồn lực:

Nguồn lực quyết định chất lượng của sản phẩm, nguồn lực tốt là yếu tố quan trọng để tạo ra sản phẩm tốt Hiểu rõ y nghĩa quan trọng của các nguồn lực trong việc tạo uy tín và năng lực cạnh tranh của PVFC trên thị trường tài chính tiền tệ, Ban Lãnh đạo PVFC đã xác định các nguồn lực cần thiết và có các quy định cung cấp và sử dụng nguồn lực hợp lí nhằm:

- Thực hiện cải tiến các quá trình của hệ thống Quản lí Chất lượng.

- Nâng cao sự thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng

Nguồn nhân lực: Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch

vụ tài chính tiền tệ nên kiến thức, kĩ năng và y thức của mỗi cán bộ công nhân viên

có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra chất lượng sản phẩm dịch vụ Do

đó, tại mỗi vị trí công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, năng lực cần thiết

để thực hiện tốt công việc luôn được lãnh đạo công ty và cán bộ phụ trách mỗi đơn

vị xác định rõ ràng bằng văn bản Năng lực của mỗi cán bộ là yêu cầu cơ bản đầu tiên được xem xét trong quá trình tuyển dụng Năng lực được xác định gồm

chuyên môn được đào tạo và kinh nghiệm công tác Căn cứ vào quy định về chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, mỗi vị trí công tác để tuyển dụng và bố trí lao động hợp lí Đồng thời cán bộ công nhân viên cần có những nhận thức về y nghĩa công việc đảm nhận, đóng góp vào sự phát triển của PVFC Bên cạnh năng lực sẵn

có và y thức của mỗi cán bộ công nhân viên, với công ty thì việc liên tục đào tạo trau dồi kiến thức, kỹ năng tác nghiệp cũng như tiếp thu những kiến thức mới rất quan trọng đối với quá trình phát triển của PVFC Lãnh đạo công ty đặc biệt là Giám đốc luôn đề ra yêu cầu nghiêm túc và tạo điều kiện cho công tác đào tạo Công tác đào tạo được hoạch định hàng năm theo nhu cầu đăng kí của các đơn vị

và theo chính sách phát triển của Công ty

Hàng năm, Công ty thực hiện đánh giá năng lực và kết quả công việc của mỗi cán bộ nhân viên để kịp thời điều chỉnh hoặc phục vụ cho kế hoạch đào tạo

Môi trường làm việc: Ngay từ những ngày đầu thành lập công ty, môi trường

làm việc đã được ban lãnh đạo công ty quan tâm thỏa đáng và coi đây là yếu tố để thúc đẩy quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ chất lượng Ban lãnh đạo Công ty xây dựng cơ chế trả lương theo chức danh đảm nhận và có các chính sách khen thưởnghoặc khiển trách kịp thời để giúp mỗi cán bộ nhân viên hiểu rõ khả năng của mình hơn, để tự phấn đấu hoàn thiện mình về chuyên môn, y thức ngày càng đáp ứng tốtyêu cầu công việc

* Hoạt động đo lường, phân tích, cải tiến:

-Hoạch định: Trong hệ thống Quản lý chất lượng của PVFC, hoạt động đolường, phân tích, cải tiến được quy định bằng văn bản trong đó quy định tần suất

và cách thức thực hiện đảm bảo hệ thống thường xuyên được xem xét tính phù hợpvới từng giai đoạn phát triển của công ty và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng

-Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng: Bằng cách theo dõi và đo lường

sự thỏa mãn của khách hàng, PVFC mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp của khách hàng về chất lượng các sản phẩm dịch vụ do PVFC cung cấp để có các biện pháp cải tiến kịp thời nâng cao chất lượng sản phẩm để thỏa mãn ngày một tốt hơn yêu cầu của khách hàng và thị trường Hoạt động này được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ dưới nhiều hình thức Kết luận về việc thu thập, xử lý

ý kiến khách hàng và đo lường sự hài lòng của khách hàng phải được xem xét trong cuộc họp định kỳ về xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng của công ty

-Đánh giá chất lượng nội bộ : Nhằm xác định mức độ phù hợp của hệ thống Quản lý chất lượng với các hoạt động của PVFC và đáp ứng các yêu cầu củatiêu chuẩn ISO 9001:2000, đồng thời xác định việc áp dụng có được duy trì và có hiệu quả không, và tìm ra các cơ hội cải tiến Các yêu cầu đối với công tác đánh giá chất lượng nội bộ :

+ Lập kế hoạch đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng nội bộ định

kỳ căn cứ vào tầm quan trọng của hoạt động và bộ phận nghiệp vụ được đánh giá cũng như kết quả đánh giá trước đó

+ Các chuyên gia đánh giá là những người độc lập với các hoạt động được đánh giá đủ năng lực để thực hiện trách nhiệm đánh giá và ra các quyếtđịnh độc lập mang tính công bằng, khách quan Kết thúc việc đánh giá phải có

báo cáo bằng văn bản trong đó nêu rõ tình hình áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng và các kiến nghị cải tiến.

+ Các đơn vị có liên quan tới các phê duyệt khắc phục hoặc cải tiến

sẽ tổ chức thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả theo các biện pháp đã được Giám đốc hoặc QMR phê duyệt Đơn vị kiểm tra nội bộ về chất lượng phải thực hiện theo dõi kiểm soát việc hoàn thành theo chất lượng và tiến độ quy định

+ Các thông tin thu thập trong những kỳ đánh giá nội bộ được lập

và lưu hồ sơ để làm các thông tin đầu vào cho các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến cũng như cuộc họp xem xét lãnh đọa về hệ thống Quản lý chất lượng

-Theo dõi và đo lường các quá trình: Công ty áp dụng các phương pháp giám sát và đo lường tính thích hợp của các quá trình trong hệ thống Quản lý chất lượng Các phương pháp này chứng minh tính hiệuquar của quá trình so với kế hoạch được phê duyệt Khi không đạt được các kết quả đã hoạch định, quá trình đó

sẽ được xem xét lại và công ty sẽ có những hành động thích hợp để cải tiến nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ ngày càng tốt hơn

- Theo dõi và đo lường chất lượng sản phẩm dịch vụ: Trong mỗi quá trình cung cấp các sản phẩm dịch vụ bước kiểm soát về chất lượng dịch vụ luôn được quy định rõ trong đó phân cấp trách nhiệm kiểm tra phê duyệt chất lượng công việc tại mỗi giai đoạn tạo sản phẩm.Việc đo lường chất lượng sản phẩm dịch

vụ có thể thực hiện căn cứ theo các yêu cầu về sản phẩm dịch vụ quy định trong hợp đồng Tuy nhiên chất lượng cuối cùng của sản phẩm dịch vụ chỉ được đo lường chính xác nhất bởi các khách hàng nên việc trao đổi thông tin với khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ cũng như khi khách hàng đang sử dụng dịch

vụ là cơ sở để đánh giá chất lượng

- Kiểm soát các điểm không phù hợp: Những điểm không phù hợp được phát hiện ra trong quá trình bao gồm: Tự phát hiện hoặc phản hồi của khách hàng trong quá trình tác nghiệp cung cấp sản phẩm dịch vụ, Quá trình kiểm tra chất lượng nội bộ, Quá trình đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ định kỳ Khi phát hiện ra các điểm không phù hợp cần lập hồ sơ cụ thể, tùy thuộc mức độ nhẹ hoặc nghiêm trọng của điểm không phù hợp mà thực hiện ghi sổ theo dõi hoặc phải lập phiếu khắc phục phòng ngừa và kiến nghị biện pháp thực hiện lên cấp có

Bằng chứng về các điểm không phù hợp được phát hiện cũng như các quyết định

xử lý cần được vào sổ theo dõi và lưu hồ sơ

- Xem xét cải tiến và thực hiện khắc phục phòng ngừa : Ý thức được rằng chất lượng dịch vụ do khách hàng đánh giá và quyết định đồng thời nhu cầu của khách hàng và thị trường luôn luôn thay đổi và ngày càng dòi hỏi chất lượng dịch vụ nên PVFC đặt ra những yêu cầu cải tiến liên tục để phát triển các sản phẩm dịch vụ cả về chiều rộng và chiều sâu, nâng cao hiệu quả của hệ thống quản

lý chất lượng Việc cải tiến được thể hiện thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các hành động khắc phục phòng ngừa và các quyết định cải tiến trong cuộc họp xem xét của Lãnh đạo công ty Những điểm không phù hợp tìm thấy trong quá trình quản lý kinh doanh của PVFC đều được xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp xử lý thật nhanh chóng.Tất cả những hànhđộng khắc phục, phòng ngừa, cải tiến được thực hiện thường xuyên và đạt được những kết quả đáng khích lệ

II- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty :

Sau 7 năm hoạt động, PVFC đã có được những thành công rất đáng khích lệ

Từ một định chế tài chính non trẻ với rất nhiều khó khăn, thách thức, đến nay PVFC đã có được vị thế trong Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam cũng như trên thị trường tài chính tiền tệ

Là định chế tài chính của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt nam, PVFC đã thực hiện tốt chức năng thu xếp vốn cho đầu tư phát triển ngành, bước đầu thực hiện chức năng kinh doanh vốn của Tập đoàn

Là tổ chức tín dụng phi ngân hàng, PVFC là Công ty tài chính hoạt động mạnh nhất trong các Công ty Tài chính Nhà nước với các chỉ tiêu không ngừng tăng trưởng Công ty đã triển khai rộng rãi và từng bước nâng cao chất lượng các dịch vụ tài chính tiền tệ, tạo dựng được mối quan hệ gắn bó với khách hàng, bạn hàng, tích cực chuẩn bị các điều kiện để hội nhập và phát triển Việc xây dựng và rèn luyện đội ngũ cán bộ PVFC phù hợp với các tiêu chí quản lý hiện đại trong thời gian qua đã đạt được bước tiến cơ bản với việc tập trung đào tạo cán bộ chủ chốt, kiên trì xây dựng nề nếp làm việc mới, áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chức danh theo bảng mô tả công việc, thực hiện kế toán quản trị, giao đơn giá tiền lương cho từng bộ phận, áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001: 2000

Với những nỗ lực trong quản lý và kinh doanh, đến nay PVFC đã nhận được nhiều giải thưởng của các tổ chức trao tặng như giải thưởng Sao Vàng Đất Việt do Hội doanh nghiệp trẻ Việt nam tổ chức năm 2005; giải thưởng Thương hiệu mạnh dành cho các doanh nghiệp Việt Nam có thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển thương hiệu bền vững, nâng cao sức cạnh tranh trong công cuộc hội nhập kinh tế quốc tế do Thời báo Kinh tế Việt nam phối hợp cùng Cục Xúc tiến thương mại (Bộ Thương mại) tổ chức năm 2006; giải thưởng công nhận đơn vị tuyển dụng hàng đầu và nhiều các giải thưởng khác

Một số bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Tổng công ty :

Bảng 3 : BÁO CÁO TỶ LỆ TĂNG TRƯỞNG TÀI SẢN QUA CÁC NĂM (Đơn vị: Tỷ đồng)

Đơn vị 2,004 2,005

Tỷ lệ tăng trưởng

2005 sovới năm2004

2,006

Tỷ lệ tăng trưởng

2006 sovới năm2005

Tỷ trọng tổng

TS năm 2006

31/

12/

2007

Tỷ trọng tổng TSnăm 2007

Tỷ lệ tăng trưởng

2007 sovới năm2006

31/12/

2008

Tỷ trọng tổng TS

dự kiến

Kế hoạchtăng trưởng năm

2008 so với 2007Công

Đơn vị Năm

2004

Năm 2005

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu năm

2005 sovới

2004 (%)

Năm 2006

Tỷ trọng doanhthu năm 2006(%)

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu năm

2006 sovới 2005(%)

Năm 2007

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu năm

2007 sovới 2006(%)

Tỷ trọng doanhthu năm 2007(%)

Năm 2008

Tỷ trọng tổng TS

dự kiến năm 2008(%)

Kế hoạch tăng trưởng năm

2008 sovới 2007(%)C«ng

Bảng 5: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ QUA CÁC NĂM (Đơn vị: tỷ đồng)

Đơn vị Năm

2004

Năm 2005

Tỷ lệ tăng trưởng chi phí năm

2005 sovới 2004

Năm 2006

Tỷ trọng chi phí năm 2006

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu năm

2006 so với 2005

Năm 2007

Tỷ lệ tăng trưởng chi phí năm

2007 sovới 2006

Tỷ trọng chi phí năm 2007

Năm 2008

Tỷ trọng tổng TS

dự kiến năm 2008

Kế hoạch tăng trưởng năm

2008 so với 2007Công

Bảng 6: TỐC ĐỘ TĂNG DOANH THU CHI PHÍ QUA CÁC NĂM Đơn vị

Tốc độ tăng trưởng năm 2005/2004

Tốc độ tăng trưởng năm 2006/2005

Tốc độ tăng trưởng năm 2007/2006

Doanh thu Chi phí Doanh thu Chi phí Doanh thu Chi phí

Trong 5 năm trước cổ phần hoá, hoạt động kinh doanh của Công ty luôn phát triển

ổn định và tăng trưởng cao, các chỉ tiêu tài chính của năm sau luôn vượt năm trước cụ thểnhư sau:

Tổng tài sản, doanh thu và lợi nhuận qua các năm rất khả quan, phản ánh tốc độ tăngtrưởng bền vững và hiệu quả trong mọi hoạt động của Công ty, đặc biệt là năm 2006 với tổng tài sản đạt 21.824 tỷ đồng gấp 2,9 lần so với năm 2005 và tốc độ tăng trưởng tài sản bình quân trong giai đoạn 2002 - 2006 đạt 130% Tốc độ tăng trưởng tài sản của PVFC gắn liền với chiến lược tăng vốn điều lệ của Công ty qua các năm như: Năm 2004 tăng lên 300 tỷ đồng; Năm 2006 tăng lên 1.000 tỷ đồng Doanh thu, lợi nhuận năm 2006 có sựtăng trưởng vượt bậc: Doanh thu đạt 1.040 tỷ đồng vượt 28% so kế hoạch và bằng 242% năm 2005, lợi nhuận đạt 126,3 tỷ đồng vượt 29% kế hoạch và bằng 502% năm 2005 Năm 2006 đánh dấu một mốc quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty Sau 6 năm thành lập và hoạt động, PVFC đã chính thức gia nhập Câu lạc bộ các Doanh nghiệp

có doanh thu trên 1.000 tỷ đồng

Các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước và Tập đoàn đều hoàn thành vượt mức kế hoạch giao Năm 2006 nộp ngân sách Nhà nước đạt 31,269 tỷ đồng, nộp Tập đoàn là 9,71

tỷ đồng, bằng 129% và 130% kế hoạch được giao

Hoạt động thu xếp vốn được triển khai mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu vốn cho các dự

án đầu tư của ngành Giai đoạn 2002- 2006, PVFC đã thực hiện thu xếp vốn thành công 4.000 tỷ đồng cho các dự án của ngành Dầu khí, trong đó có các dự án lớn như: Cảng Hạ Lưu Vùng Tàu, Cảng Đạm Phú Mỹ, Tàu FPSO, Tàu Đa năng 01, Tàu Đa năng 02, Tàu

Đa năng 03, Tàu chứa dầu FSO5 của PTSC, Hệ thống phân phối khí thấp áp, GDC mở rộng của PVGAS, Tàu chứa dầu thô của PVTRANS, Đường ống dẫn khí Phú Mỹ - Thủ Đức của Tập đoàn Dầu khí, Ký kết các Hợp đồng nguyên tắc thu xếp vốn với các đơn vị: PV Engineering, PV Construction, Petrosetco, PIDC, PVFCCo Bên cạnh việc thu xếpvốn cho các dự án trong ngành, PVFC đã tích cực bám sát, thực hiện các phương án thu xếp vốn cho một số dự án thuộc ngành điện lực, than, xây dựng, du lịch cao cấp…với số vốn thu xếp thành công gần 3.000 tỷ đồng

Hoạt động tín dụng tăng trưởng ổn định và bền vững, đáp ứng nhu cầu vốn cho các

dự án và vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên của Tập đoàn Mức tăng trưởng cho vay các tổ chức tín dụng trong giai đoạn 2002 - 2006 trung bình đạt164%/năm; Mức tăng trưởng cho vay trực tiếp các các tổ chức kinh tế, cá nhân trong giai đoạn 2002 - 2006 trung bình đạt 148%/năm Số dư nợ tín dụng năm 2006 đạt 5.350 tỷ

đồng, tăng 177% so với năm 2005 Cơ cấu tín dụng có sự thay đổi hợp lý hơn, dư nợ tín dụng trung và dài hạn chiếm 43% trên tổng dư nợ, cho vay tổ chức kinh tế chiếm 47% tổng dư nợ Công ty luôn duy trì và đảm bảo các hệ số an toàn tín dụng theo đúng quy định của NHNN

Hoạt động huy động vốn của Công ty đã có bước tiến vững chắc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Công ty Tốc độ tăng trưởng vốn huy động cao và ổn định, giai đoạn

2002 - 2006 đạt bình quân 151%/năm Nguồn vốn quan trọng nhất là nguồn vốn vay các

tổ chức tín dụng và nguồn uỷ thác của tổ chức và cá nhân Năm 2006 nguồn vốn vay và nguồn uỷ thác đầu tư đạt trên 11.000 tỷ đồng, bằng 309% so với năm 2005 Tuy nhiên tỷ trọng nguồn vốn trung và dài hạn tăng chậm so với tăng trưởng tín dụng trung và dài hạn,nguồn vốn ngắn hạn còn chiếm tỷ trọng cao trong quy mô vốn (chiếm 83% trong tổng vốn huy động) Huy động vốn bằng ngoại tệ vẫn còn hạn chế và mới tập trung ở một số khách hàng nhất định Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu vốn trung và dài hạn, năm 2006 PVFC đã phát hành thành công Trái phiếu Tài chính Dầu khí với tổng số tiền thu được từ phát hành trái phiếu là 665 tỷ đồng

Dịch vụ tư vấn tài chính trong 5 năm qua đã trở thành dịch vụ đặc trưng của Công ty, phát huy tốt thế mạnh đầu tư một cách uy tín Trong giai đoạn 2002 – 2006, Công ty đã thực hiện tư vấn tài chính dự án cho một số công trình lớn và triển khai công tác tư vấn cổ phần hoá cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn như: PVEngineering, PVECC, DMC, PVD, PTSC, Petrosetco, PVI, PVGasN, PVGasS, phương án án chuyển đổi thành công ty TNHH 01 thành viên Petechim, PVGas…

Với mục tiêu đa dạng hoá danh mục đầu tư và đảm bảo vốn đầu tư tham gia hiệu quả, trong 5 năm qua Công ty đã tích cực tìm kiếm cơ hội đầu tư và thực hiện góp vốn vào hàng loạt các dự án lớn trong ngành điện, xăng dầu, xây dựng: Công ty Thuỷ điện Sông Vàng, Công ty Xi măng Hạ Long, Công ty Xi măng Long Thọ II, Công ty cổ phần Dầu khí Tản Viên, Nhà máy sản xuất vỏ bình Gas Trong năm 2005, Công ty cũng tiếp nhận phần góp vốn trong liên doanh PetroTower do Tập đoàn Dầu khí chuyển giao sang Song song với hoạt động đầu tư dự án và góp vốn cổ phần, Công ty cũng đẩy mạnh đầu

tư mua cổ phần của các doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá và các công ty cổ phần khác: Công ty Khoan và dịch vụ khoan dầu khí (PVD), Công ty Vận tải xăng dầu

KV1(Vipco), Công ty Vận tải xăng dầu KV2(Vitaco), Công ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí (PTSC), Công ty Bảo hiểm Dầu khí (PVI), Công ty CP thuỷ điện Vĩnh Sơn - Sông Hinh,

điện Phả lại, Công ty CP đầu tư hạ tầng kỹ thuật Tp HCM, Ngân hàng thương mại An Bình, Ngân hàng TMCP Phương Nam…

Để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động đầu tư tài chính, Công ty đã triển khai thành công dịch vụ nhận uỷ thác đầu tư với nhiều hình thức đa dạng Đến nay PVFC trở thành một tổ chức tài chính có uy tín nhất trên thị trường tài chính Việt Nam trong hoạt động này Số dư nhận uỷ thác đầu tư của các tổ chức và cá nhân, các dự án và công ty cổ phần đến 31/12/2006 đạt trên 860 tỷ đồng; Nhận uỷ thác đầu tư không chỉ định mục đích đạt

500 tỷ đồng

Năm 2007 cũng là một năm phát triển vượt bậc của PVFC với tổng tài sản lên tới 30.202 tỷ đồng tăng 140% so với năm 2006, tổng doanh thu lên tới 2.118.696 tỷ đồng tăng 103.69% so với năm 2006, tổng chi phí năm 2007 tăng 54,3% so với năm 2006 trong khi doanh thu lại tăng tới 103,69%

Dự kiến đến năm 2008 tổng tài sản của PVFC sẽ lên tới 51.343 tỷ đồng tăng 70% sovới năm 2007 Tổng doanh thu sẽ lên tới 3.492.000 tỷ đồng, tăng 65% so với năm 2007

Một số thuận lợi khó khăn đối với công ty trong thời gian gần đây:

* Thuận lợi:

- Công ty nhận được sự quan tâm chỉ đạo, tạo điều kiện hỗ trợ lớn từ Tập đoàn Dầu khí Quốc Gia Việt Nam Sự quan tâm chỉ đạo và tạo điều kiện hỗ trợ của Tập đoàn

là yếu tố quyết định đến sự thành công cho mọi hoạt động của Công ty

- Hệ thống pháp luật quy định về tổ chức và hoạt động của Công ty tài chính từng bước được xây dựng chặt chẽ và hoàn thiện đã tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho hoạt động của Công ty

- Tập thể cán bộ nhân viên có sự đồng lòng và quyết tâm cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn cũng như các công tác đoàn thể

- Sự ủng hộ về nhiều mặt của các đơn vị thành viên, các Ngân hàng thương mại quốc doanh, ngân hàng cổ phần, các tổ chức tài chính khác đã tạo động lực mãnh mẽ cho sự phát triển của PVFC

- Nền kinh tế Việt nam được dự báo là sẽ duy trì được sự phát triển vững chắc với tốc độ tăng trưởng cao trong các năm tới Hội nhập kinh tế toàn cầu diễn ra mạnh mẽ

là cơ hội lớn cho sự phát triển thị trường tài chính tiền tệ nói chung và Tổng công ty nói riêng

- Sự phát triển tăng tốc của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam và các đơn vị thành viên của Tập đoàn là những cơ hội rất thuận lợi cho sự phát triển của Tổng công ty

- Sau 7 năm thành lập, PVFC đã tạo ra một thương hiệu có uy tín trên thị trường tài chính Việt Nam

- Nguồn nhân lực của PVFC đa số có tuổi đời trẻ, cần cù, chịu khó học hỏi và thường xuyên được đào tạo

* Khó khăn :

Bên cạnh những thuận lợi, PVFC cũng gặp phải không ít khó khăn, thác thức

như:

- Hạn chế về năng lực cạnh tranh: Trong xu thế hội nhập và phát triển như vũ bão,

hệ thống các tổ chức tín dụng ở Việt Nam có sự chuyển biến và phát triển mạnh, các tổ chức tín dụng đồng loạt tăng vốn, củng cố bộ máy, kêu gọi các nhà đầu tư nước ngoài tham gia vào thị trường còn non trẻ của Việt Nam, việc các tổ chức tín dụng nước ngoài

sẽ chính thức thành lập và hoạt động tại Việt Nam đã làm cho thị trường tài chính, tín dụng ngày càng năng động và bị thu hẹp Do vậy, khả năng cạnh tranh và vị thế của công

ty sẽ bị ảnh hưởng

- Khó khăn cạnh tranh trong việc thu xếp vốn cho các dự án trong ngành (lãi suất vay thấp, khối lượng lớn ); Thiếu chủ động hoặc không kịp chớp cơ hội đầu tư vì thủ tục phê duyệt lâu

- Đội ngũ nhân viên có trình độ tốt nhưng còn ít kinh nghiệm trong hoạt động thựctiễn, được xây dựng từ đầu Công tác quản lý và trình độ của cán bộ nhân viên cần được nâng cao hơn nữa để phù hợp với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của Công ty

- Mạng lưới hoạt động còn hạn chế, hiện nay PVFC mới có trụ sở chính Hà Nội vàcác chi nhánh tại TP HCM, Đà nẵng, Vũng Tàu, Hải phòng, Nam định Do mạnh lưới mỏng nên việc tiếp cận các dự án, mở rộng đối tượng khách hàng và triển khai hoạt động của Công ty tại địa bàn khác chưa thuận lợi và hiệu quả không cao

- Quy mô hoạt động của Công ty tuy đã có bước trưởng thành đáng kể nhưng còn nhỏ (cả về khách hàng, địa bàn, mạng lưới, lĩnh vực, vốn và các loại hình dịch vụ), chất lượng dịch vụ còn thấp so với yêu cầu hội nhập và phát triển

- Đội ngũ còn yếu về kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, còn thiếu chuyên gia đầu ngành cả về quản lý và nghiệp vụ chuyên môn

- Cơ sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu hoạt động của một định chế tài

III- Thực trạng hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 trong PVFC :

1- Quy trình đánh giá nội bộ của hệ thống quản ly' chất lượng trong PVFC:

1.1- Mục đích và y' nghĩa của công tác đánh giá nội bộ:

Việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và áp dụng một hệ thống quản lí chất luonwjg hiệu quả tại công ty chính là một biện pháp tốt nhất để tạo lòng tin cho khách hàng của Công ty Xây dựng và áp dụng hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và có chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn là bằng chứng để chứng minh các hoạt động đảm bảo chất lượngcủa Công ty Vậy làm thế nào để có thể xác định được hệ thống quản lí chất lượng trong doanh nghiệp của mình đã phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn đã đề ra? Hệ thống này đã thực sự được vận hành và duy trì có hiệu quả hay chưa? Hơn nữa , doanh nghiệp cần phải có những hoạt động gì để cải tiến hệ thống quản lí hiện tại? Những vấn đề này chỉ có thể xác định được thông qua hoạt động kiểm tra, xem xét và đánh giá hệ thống.

* Mục đích của chương trình đánh giá nội bộ của PVFC :

- Xem xét tính đầy đủ và mức độ phù hợp của các hướng dẫn công việc, các quy trình, quy định, được sử dụng để kiểm soát các hoạt động về chất lượng ở mọi khâu trong công ty

- Đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng

để đáp ứng các mục tiêu chất lượng đã hoạch định

- Tìm hiểu nguyên nhân của sự không phù hợp để đưa ra biện pháp khắc phục/phòngngừa nhằm duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ngày càng hoàn thiện hơn

- Đáp ứng các yêu cầu của luật định

* Đánh giá nội bộ trong công ty và một số khái niệm có liên quan:

Đánh giá là gì? Theo các định nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thì "Đánh

giá là một quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chứng nhận một cách khách quan để xác định mức

độ thực hiện các chuẩn mực đã thỏa thuận

Đánh giá là hoạt động có hệ thống và mục tiêu về một chương trình/ dự án đang thực hiện hoặc đã hoàn thành

Đánh giá có tính định kỳ về tính phù hợp, tiến độ thực hiện, hiệu suất, hiệu

quả và tác động của một hạng mục đầu tư (chương trình/dự án);

Đánh giá nhằm để đo lường những thay đổi

Đánh giá chất lượng nội bộ: là một hoạt động quan trọng và có y' nghĩa quyết định

đến hiệu quả và lợi ích của hệ thống quản lí chất lượng Các chuyên gia dánh giá chất

lượng nội bộ ngày càng khẳng định được vai trò và vị trí của mình trong các Hệ thống quản lí chất lượng và trở thành những tài sản giá trị của tổ chức

Đánh giá nội bộ là loại đánh giá của bên thứ nhất, do công ty tiến hành để xác định

hiệu quả của hệ thống chất lượng của tổ chức

Một cuộc đánh giá thông thường được thực hiện do một hay nhiều lí do sau đây :

- Đánh giá hệ thống chất lượng của một tổ chức xem có đáp ứng được với tiêu chuẩn hệ thong quản lí chất lượng hay không

- Kiểm tra xác nhận hệ thống chất lượng của Công ty xem có tiếp tục đáp ứng các yêu cầu cụ thể và hệ thống đó có đang được duy trì hoạt động hay không

- Đánh giá ban đầu đối với một nhà cung ứng khi có mong muốn thiết lập quan hệ hợp đồng

- Trong phạm vi một hợp đồng, kiểm tra xác nhận rằng hệ thong chất lượng của một nhà cung ứng vẫn tiếp tục đáp ứng các yêu cầu cụ thể và đang hoạt động

Ban ISO: là bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý về mặt chất lượng các quá trình

hoạt động của PVFC, đảm bảo cho các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên

Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: là đánh giá quá trình có hệ thống, độc lập

để xác định các điểm mạnh và các điểm yếu của Hệ thống quản lý chất lượng và xem xét tính hiệu lực, hiệu quả của các hoạt động quản lý chất lượng trong công ty

QMR (Quality Management Representative): là Đại diện lãnh đạo về chất lượng Đánh giá viên nội bộ: là cán bộ tại các đơn vị trong công ty được giao nhiệm vụ

đánh giá hệ thống chất lượng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

1.2- Đối tượng và phạm vi của công tác đánh giá nội bộ trong công ty:

- Dịch vụ uỷ thác: Uỷ thác đầu tư; uỷ thác quản lý vốn và tài sản; uỷ thác phát hành trái phiếu…

- Các sản phẩm dịch vụ khác như: Mua bán ngoại tệ, bao thanh toán…

*Tài liệu tham chiếu:

- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000

- Sổ tay chất lượng của PVFC

- Quyết định thành lập Ban ISO của Công ty Tài chính Dầu khí số

1727/QĐ-PVFC-02 ngày 24/9/2004

- Quy chế lập và đánh giá thực hiện kế hoạch QT-03-04

- Quy trình khắc phục Phòng ngừa và xử lý các kết quả kiểm tra nội bộ và kết quả đánh giá nội bộ QT-09-03

Đánh giá chất lượng nội bộ là một trong các công cụ thiết yếu nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn được điều chỉnh, cải tiến sao cho phù hợp với các yêu cầu quản lý và mang lại hiệu quả thiết thực cho các tổ chức và doanh nghiệp

Để các cuộc đánh giá nội bộ đáp ứng được các mục tiêu nêu trên thì tổ chức/doanh nghiệp phải có đội ngũ chuyên gia đánh giá được trang bị đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết về đánh giá và đặc biệt là phải có kinh nghiệm đánh giá thực tế dưới sự hướng dẫn của chuyên gia đánh giá có đủ năng lực

Khóa đào tạo: “Thực hành kỹ năng đánh giá cho các chuyên gia đánh giá nội bộ

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000” do Trung tâm Năng suất

Việt Nam thiết kế và tổ chức nhằm trang bị cho học viên các kiến thức chuyên sâu cả về

lý thuyết và thực hành về các kỹ năng đánh giá cho các chuyên gia hoặc các cán bộ được quy hoạch làm chuyên gia đánh giá nội bộ

1.3- Nội dung quy trình đánh giá nội bộ trong công ty.

1.3.1 - Sơ đồ quy trình đánh giá nội bộ trong công ty.

Sơ đồ 5:

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ CỦA PVFC

viên giúp việc

ISO của đơn vị

đạo và chuyên

viên giúp việc

ISO của đơn vị

1.3.2- Diễn giải quy trình.

Nội dung trong hướng dẫn này chỉ đề cập một cách chi tiết các bước tương ứng

trong quy trình đánh giá nội bộ số QT-09-02 , các nội dung khác không đề cập trong

hướng dẫn này mặc nhiên được thực hiện như trong quy trình:

- Lập kế hoạch đánh giá

Ban ISO có trách nhiệm lập Kế hoạch đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng cho từng năm (Kế hoạch đánh giá này được đưa vào bản đăng ký kế hoạch của Phòng Kiểm tra – Kiểm toán nội bộ theo Biểu mẫu số BM-QC-03-02.2a của Quy chế lập và đánh giá thực hiện kế hoạch số 789/2004/QC-PVFC-03 ngày 19/5/2004) trình QMR và Giám đốc phê duyệt Kế hoạch đánh giá được lập trên nguyên tắc đảm bảo mọi quy trình thuộc Hệ thống quản lý chất lượng phải được xem xét, đánh giá ít nhất một lần trong năm và việc tổ chức đánh giá được thực hiện 2 lần/năm (trước các cuộc

Thực hiện khắc phục các phát hiện sau đánh giá

Lập báo cáo đánh giá nội

bộ trình Giám đốc

Chỉ đạo GĐ

Kết thúc, lưu hồ sơ

họp sơ kết 6 tháng đầu năm và họp tổng kết năm của công ty), hoặc đánh giá đột xuất tuỳ theo tình hình thực tế và yêu cầu của hệ thống chất lượng.

+ Nội dung đánh giá

Chương trình đánh giá được lập theo BM-HD-QT-09-02-01 sau đó trình QMR và Giám đốc phê duyệt

- Sau khi Chương trình đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng được Giám đốc phê duyệt, Ban ISO có trách nhiệm gửi Thông báo Chương trình đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo BM-HD-QT-09-02-02 cho các đơn vị được đánh giá để các đơn vị bố trí thời gian và nhân sự phối hợp với tổ đánh giá Ngoài ra chương trình đánh giá được gửi tới toàn bộ nhân sự Tổ Đánh giá chất lượng nội bộ để chuẩn bị cho đợtđánh giá

- Chuẩn bị đánh giá

Khi đã có chương trình đánh giá Tổ trưởng Tổ Đánh giá phân công nhiệm vụ cho từng Đánh giá viên chịu trách nhiệm đánh giá tại những phòng, ban, đơn vị cụ thể Các đánh giá viên nội bộ nghiên cứu và chuẩn bị tài liệu liên quan đến đơn vị mình được phâncông đánh giá Cụ thể như sau:

Tổ trưởng tổ đánh giá: sau khi có chương trình đánh giá Tổ trưởng Tổ Đánh giá phân công nhiệm vụ cho từng Đánh giá viên chịu trách nhiệm đánh giá tại những phòng, ban, đơn vị cụ thể theo sự thông hiểu về lĩnh vực đánh giá Ngoài ra để đảm bảo tính

khách quan, Đánh giá viên phải là người không chịu trách nhiệm trực tiếp ở các đơn vị được đánh giá.

Đánh giá nội bộ: trước khi tiến hành đánh giá, các Đánh giá viên cần nghiên cứu trước các tài liệu liên quan tới đơn vị được đánh giá nhằm mục đích:

+ Thông hiểu về Hệ thống chất lượng, về hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị mình đánh giá

+ Xem xét sự phù hợp của hệ thống chất lượng đã được lập thành văn bản theo yêu cầu của ISO 9001:2000

- Các Đánh giá viên cần chuẩn bị bảng câu hỏi (checklist) để xem xét những vấn đề cần làm sáng tỏ trong quá trình đánh giá Mỗi cán bộ đánh giá phải tự xây dựng bảng câu hỏi phù hợp cho từng nghiệp vụ tại đơn được đánh giá sau đó trình QMR phê duyệt Việcxây dựng bảng câu hỏi có thể thực hiện như sau:

+ Đối với đánh giá lần đầu: Liệt kê các câu hỏi dựa vào các yêu cầu của tiêu chuẩn

và hệ thống tài liệu của công ty và các thông tin thu thập được qua quá trình kiểm tra nội

bộ, qua các kênh thông tin khác

+ Đối với các lần đánh giá sau: Bảng câu hỏi có thể được chuẩn bị dựa trên những phát hiện trong lần đánh giá trước Đánh giá viên cũng đã hiểu rõ được những điểm mạnh/yếu của đơn vị nên có thể chuẩn bị bảng câu hỏi với những điểm cần tập trung khi tiến hành đánh giá

Lưu ý: Trong quá trình đánh giá, khi nhận thấy một vấn đề gì đó cần điều tra thêm

mà trước đó không được đề cập trong bảng câu hỏi thì Đánh giá viên cần tạm gác bảng câu hỏi lại một bên để xem xét những vẫn đề mới, tránh việc đánh giá máy móc theo những điểm đã chuẩn bị trước, không linh hoạt theo tình hình thực tế

- Họp triển khai

QMR tổ chức họp để phổ biến về những nội dung cụ thể của đợt đánh giá, bao gồm:

- Mục tiêu cuộc đánh giá

- Phạm vi đánh giá

- Thống nhất lại Chương trình đánh giá

- Xác nhận lại trách nhiệm của các bên liên quan đến cuộc đánh giá

- Thảo luận về cách thức tiến hành công việc

- Xác định các kênh thông tin, trao đổi

- Giao nhiệm vụ cho Tổ Đánh giá chất lượng nội bộ

Thành phần của cuộc họp bao gồm các Lãnh đạo các Phòng ban cũng là cán bộ ISOtại các Phòng đó, các chuyên viên giúp việc cho lãnh đạo Phòng, Ban ISO

- Tiến hành đánh giá

Đánh giá viên sử dụng các phương pháp đánh giá để tiến hành đánh giá theo trình tựnhư sau:

Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin có nhiều phương pháp:

* Phỏng vấn các cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp đối với hoạt động đang được đánh giá nhằm:

- Đánh giá lãnh đạo các Phòng ban:

+ Thông hiểu về MTCL của đơn vị đang trực tiếp quản lý và có phương pháp gì để hoàn thành MTCL

+ Việc phân công nhiệm vụ cho các tổ và cho từng cá nhân trong Phòng

+ Trao đổi thông tin, sự phối hợp giữa các tổ trong Phòng

+ Cơ sở hạ tầng, nhân sự đã đáp ứng được yêu cầu của đơn vị chưa

- Đánh giá các chuyên viên:

+ Đánh giá sự nhận thức các quy trình quy chế và văn bản pháp luật trực tiếp điều hành hoạt động nghiệp vụ cá nhân đang thực hiện Đánh giá sự thông hiểu về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong việc hoàn thành mục tiêu chất lượng của Phòng mình

+ Đánh giá sự nhận thức về sự phối hợp trong công việc và điều phối giữa các cá nhân, bộ phận

+ Làm sáng tỏ những vấn đề chưa rõ ràng trong việc thực hiện các quy trình, quy chế, quy định của công ty