Trên cơ sở đánh giá thực trạng triển khai hệ thống ERP trong công tác quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam trong giai đoạn triển khai thí điểm 32 đơn vị, Ban quản lý dự án FMIS/MMIS [r]
Trang 1MỤC LỤCLỜI CAM ĐOAN
LỜI MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 1 KHUNG LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC CHO DOANH NGHIỆP (ERP)
Error! Bookmark not defined.
1.1 Giới thiệu tổng quát về một hệ thống ERP Error! Bookmark not defined.
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm ERP Error! Bookmark not defined.
1.1.2 Vai trò của triển khai ERP trong công tác quản lý của doanh nghiệpError! Bookmark not defined.
1.2 Quá trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệpError! Bookmark
not defined
1.2.1 Quy trình triển khai hệ thống ERP Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Tiêu chí và phương pháp đánh giá triển khai dự án ERPError! Bookmark not defined.
1.2.3 Các điều kiện cần và đủ để có thể triển khai thành công ERP trong
doanh nghiệp Error! Bookmark not defined.
1.3 Bài học kinh nghiệm từ một số dự án triển khai ERP ở Việt Nam Error!
Bookmark not defined
1.3.1 Triển khai hệ thống ERP của Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk)Error! Bookmark not defined 1.3.2 Triển khai hệ thống ERP tại Công ty SAVIMEXError! Bookmark not defined.
1.3.3 Bài học kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP cho Tập đoàn Điện lực
Việt Nam Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ERP VÀO CÔNG TÁC
QUẢN LÝ CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN
THÍ ĐIỂM Error! Bookmark not defined.
Trang 22.1 Giới thiệu chung về EVN và quy trình ERP triển khai ở EVN Error!
Bookmark not defined
2.1.1 Giới thiệu chung về EVN và sự cần thiết phải có một phương thức quản
lý mới tại EVN Error! Bookmark not defined.
2.1.2 Quy trình triển khai dự án ERP của Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN)Error! Bookmark not defined.
2.2 Đánh giá quá trình triển khai hệ thống ERP vào EVN giai đoạn thí điểm.
Error! Bookmark not defined
2.2.1 Đánh giá tiến độ triển khai các bước triển khai dự án ERP của EVN trong
giai đoạn thí điểm Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Đánh giá chất lượng các bước triển khai dự án ERP của EVN trong giai
đoạn thí điểm Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Đánh giá tác động giữa kỳ của triển khai hệ thống ERP hay đánh giá kết
quả đạt được do hệ thống ERP đem lại Error! Bookmark not defined.
2.3 Đánh giá các điều kiện cần và đủ để triển khai thành công dự án ERP
của EVN Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Các điều kiện cần để triển khai hệ thống ERP của EVN.Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Đánh giá các điều kiện đủ để triển khai thành công ERPError! Bookmark not defined.
2.4 Đánh giá chung về thực trạng triển khai ERP vào công tác quản lý của
EVN trong giai đoạn thí điểm Error! Bookmark not defined.
2.4.1 Kết quả đạt được Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Vấn đề tồn tại và nguyên nhân Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH TRIỂN KHAI ERP CỦA TẬP ĐOÀN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN NHÂN RỘNGError! Bookmark
not defined
3.1 Các phương án đặt ra cho việc triển khai ERP ở giai đoạn nhân rộng
của EVN Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Đánh giá các phương án có thể xảy ra trong giai đoạn tiếp theoError! Bookmark not defined.
3.1.2 Những vấn đề đặt ra trước khi thực hiện giai đoạn tiếp theo của dự án.Error! Bookmark not defined 3.1.3 Mục tiêu cần thực hiện cho giai đoạn hai của dự ánError! Bookmark not defined.
Trang 33.1.4 Lộ trình triển khai ERP giai đoạn nhân rộngError! Bookmark not defined.
3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả triển khai ERP cho
giai đoạn tiếp theo theo phương án đã lựa chọn Error! Bookmark not defined.
3.2.1 Giải pháp xử lý về cách tiếp cận triển khai dự án trong giai đoạn haiError! Bookmark not defined 3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực của dự án Error! Bookmark not defined.
3.2.3 Giải pháp về hạ tầng công nghệ Error! Bookmark not defined.
3.2.4 Giải pháp về công tác lập kế hoạch, quản trị rủi ro của dự ánError! Bookmark not defined.
3.2.5 Giải pháp về cải thiện mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thốngError! Bookmark not defined.
3.3 Một số kiến nghị nhằm thúc đẩy việc triển khai dự án ERP đạt hiệu quả
tốt nhất cho Tập đoàn điện lực Việt Nam Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined.
PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined.
PHỤ LỤC1:MẪUBẢNGCÁC CÂUHỎIKHẢOSÁTError! Bookmark not
PHỤ LỤC 4: TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH DỰ ÁN GIAI ĐOẠN TRIỂN
KHAI THÍ ĐIỂM Error! Bookmark not defined.
Trang 4DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Trang 513 QTTL Quy trình tương lai
Tập đoàn điện lực Việt Nam
Trang 6DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1: Các bước thực hiện trong giai đoạn vận thành thực tếError! Bookmark
not defined.
Bảng 1.2: Đánh giá việc triển khai ERP vào doanh nghiệp thành công theo Alexis Leon
Error! Bookmark not defined Bảng 2.1: Thời gian thực hiện các bước triển khai dự án FMIS/MMIS Error!
Bookmark not defined.
Bảng 2.2: Đánh giá mức độ đầy đủ và chính xác của dữ liệu chuyển đổi vào hệ
thống ERP Error! Bookmark not defined.
Bảng 2.3: Đánh giá những lợi ích cụ thể sau khi vận hành thực tế hệ thống ERP thí
điểm 32 đơn vị Error! Bookmark not defined Bảng 2.4: Tổng hợp đánh giá việc triển khai ERP vào quản lý của EVN Error!
Bookmark not defined.
Bảng 3.1: Lộ trình triển khai hệ thống ERP giai đoạn hai của dự án FMIS/MMIS
Error! Bookmark not defined.
Trang 7DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
Hình 1.1: Quy trình triển khai dự án ERP Error! Bookmark not defined Hình 2.1: Quy trình triển khai PAIM cho EVN Error! Bookmark not defined.
Hình 2.2: So sánh thời gian triển khai thực tế các bước dự án FMIS/MMIS với kế hoạch
Error! Bookmark not defined Hình 2.3: Đánh giá thời gian đào tạo hệ thống ERP cho người dùng chính Error!
Bookmark not defined.
Hình 2.4: Đánh giá khả năng hỗ trợ công tác quản lý của hệ thống ERP đối với ban
lãnh đạo khi vận hành thực tế Error! Bookmark not defined.
defined.
Hình 2.6: Đánh giá yếu tố nhân sự Ban quản lý dự án FMIS/MMIS Error!
Bookmark not defined.
Hình 2.7: Đánh giá yếu tố nhân sự của đội TNCN qua các giai đoạn dự án Error!
Bookmark not defined.
Hình 2.8: Đánh giá việc sử dụng hệ thống ERP trong xử lý nghiệp vụ Error!
Bookmark not defined.
Hình 2.9: Đánh giá yếu tố nhân sự của nhà thầu PYTHISError! Bookmark not
Trang 88
TÓM TẮT LUẬN VĂN CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC CHO DOANH NGHIỆP (ERP)
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, được
phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động quan trọng, then chốt, bao gồm: tài chính kế toán, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, giá thành, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính sẵn có với số lượng cần thiết khi sử dụng, thông qua các công cụ hoạch định và lập kế hoạch Khi thực hiện ứng dụng ERP, mọi hoạt động của một doanh nghiệp đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất
Theo Alexis Leon (2000), một hệ thống ERP thường có những đặc điểm đặc trưng
như sau:Tính tích hợp; Tính làm chủ công nghệ;Tính quy tắc;Tính tránh nhiệm rõ ràng;
Tính liên kết
Vai trò của triển khai ERP trong công tác quản lý của doanh nghiệp: Giảm
thiểu sai sót về dữ liệu; Tăng tốc độ luồng công việc; Dữ liệu đồng bộ, tập trung; Dễ dàng quản lý và kiểm soát
Quy trình triển khai hệ thống ERP:
+ Giai đoạn một: Lựa chọn giải pháp ERP
+ Giai đoạn hai: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
+ Giai đoạn ba: Lập kế hoạch dự án
+ Giai đoạn bốn: Thực hiện tư vấn giải pháp
+Giai đoạn năm: Xây dựng hệ thống, triển khai và chuyển giao
+Giai đoạn sáu: Đưa hệ thống vào vận hành thực tế
+ Giai đoạn bảy: Hỗ trợ và bảo trì hệ thống (hậu triển khai)
Tiêu chí và phương pháp đánh giá triển khai dự án ERP
Trang 99
+ Đánh giá tiến độ thực hiện của từng bước và tiến độ thực hiện chung của giai đoạn thí điểm
+ Chất lượng công việc của triển khai trong mỗi bước trong quy trình
+ Tác động giữa kỳ của triển khai hệ thống ERP hay đánh giá kết quả đạt được do
hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp
Các điều kiện cần và đủ để có thể triển khai thành công ERP trong doanh nghiệp:
+ Điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
+ Điều kiện về nhân lực
+ Giải pháp ERP được lựa chọn của doanh nghiệp
+ Nhà cung cấp giải pháp ERP
+ Chất lượng của kế hoạch triển khai dự án
+ Sự tham gia của ban lãnh đạo
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ERP VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TRONG
GIAI ĐOẠN THÍ ĐIỂM
Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 562/QĐ-TTg ngày 10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở sắp xếp lại các đơn vị thuộc Bộ Năng lượng
Tập đoàn Điện lực Việt Nam có ngành, nghề kinh doanh chính là: sản xuất, truyền tải, phân phối và kinh doanh mua bán điện năng; chỉ huy điều hành hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối và phân bổ điện năng trong hệ thống điện quốc gia; xuất nhập khẩu điện năng; đầu tư và quản lý vốn đầu tư các dự án điện; quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, cải tạo, nâng cấp thiết bị điện, cơ khí, điều khiển, tự động hóa thuộc dây truyền sản xuất, truyền tải và phân phối điện, công trình điện; thí nghiệm điện
Quy trình triển khai dự án ERP của Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN)
Trang 1010
Việc triển khai ERP của EVN đã được chính thức khởi động vào tháng 6/2008
với tên gọi “Dự án Cung cấp, lắp đặt và triển khai Hệ thống thông tin Tài chính và
Vật tƣ Hàng hóa tích hợp – FMIS/MMIS.” Trước tiên, EVN đã xác định nhu cầu cần
thiết phải áp dụng ERP trong quản lý của Tập đoàn
Sau một quá trình dài chuẩn bị, lựa chọn nhà cung cấp, EVN đã lựa chọn nhà thầu INDRA Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà thầu này chưa được thực hiện trên cơ sở đánh giá đầy đủ, cụ thể về nhà cung cấp, nhà thầu thiếu năng lực thực hiện nên dự án đã phải tạm dừng khi mới chỉ bắt đầu được 6 tháng Sau thất bại ban đầu, hơn 2 năm sau, EVN đã thành lập Ban quản lý dự án trực tiếp do Tập đoàn điều hành và chỉ định Phó Tổng Giám đốc là Đinh Quang Tri làm giám đốc dự án, khiêm trưởng ban EVN cũng thay đổi đơn vị tư vấn triển khai giải pháp ERP, với tiêu chí đầu tiên là chọn nhà thầu trong nước đồng thời là đơn vị có đầy đủ năng lực và nhiều năm kinh nghiệm triển khai ERP Đơn vị đã trúng thầu thành công là Công ty Cổ phần Công nghệ mới Kim tự tháp Việt Nam (PYTHIS) Công ty Cổ phần Công nghệ mới Kim tự tháp trở thành đối tác mới của INDRA, có thể tiếp tục triển khai dự án IFMMIS cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam Ngoài ra, dự án IFMMIS lúc này được đổi tên, với cái tên mới là
FMIS/MMIS (Financial Management Information System and Materials Management
Information System) - Hệ thống thông tin Tài chính và Vật tư Hàng hóa tích hợp của Tập đoàn Điện lực Việt Nam Ngày 11/02/2011 tại Hà Nội, Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) đã cùng với Công ty Cổ phần Công nghệ mới Kim tự tháp Việt Nam (PYTHIS) tái tổ chức và khởi động lại dự án trên Việc khởi động lại dự án này mang tính chất làm mới chứ không mang tính chất kế thừa lại những gì đã thực hiện được trong giai đoạn 2008 Do đó, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ đánh giá thực trạng dự án sau khi PYTHIS tiếp tục thực hiện triển khai hệ thống ERP cho EVN vì thời gian thực tế từ khi bắt đầu triển khai ERP tại EVN đã được thực hiện trong 1 khoảng thời gian dài về trước Đồng thời, luận văn sẽ đánh giá thực trạng triển khai dự án theo từng quy trình triển khai mà EVN tiếp cận được nêu ở mục trên Bước đầu, ERP do PYTHIS triển khai được tiến hành giai đoạn một là giai đoạn thí điểm Sau khi thí điểm, ERP mới được nhân rộng trên toàn hệ thống EVN Chính bởi vậy, luận văn sẽ nghiên cứu thực
Trang 11Quy trình triển khai này thể hiện qua 5 bước như sau:
ba, lần đầu tiên kể từ khi thực hiện triển khai dự án ERP cho EVN, tiến độ thực hiện công việc này đã hoàn thành trước thời hạn sớm 1 tháng
Mặc dù gặp nhiều khó khăn khi thực hiện dự án nhưng EVN đã yêu cầu dồn tổng lực mọi mặt để có thể đưa hệ thống ERP nhà máy thủy điện Hòa Bình vào vận hành đúng
Trang 1212
theo kế hoạch Với hy vọng việc đưa một đơn vị đầu tiên vào vận hành đúng tiến độ, EVN cũng muốn tạo tiền đề để các đơn vị tiếp theo có thể vận hành đúng kế hoạch
Dựa vào những đánh giá, phân tính ở trên, bước Xác định yêu cầu trong giai đoạn một là đạt chất lượng tốt nhất Bộ tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai được chấp nhận
và phê duyệt đã làm tốt nhiệm vụ kim chỉ nam để các đơn vị dựa vào đó để thực hiện các quy trình nghiệp vụ thực tế trên hệ thống ERP, tránh trường hợp các đơn vị trong cùng một Tập đoàn mà cách thức xử lý nghiệp vụ lại khác nhau
Tại bước Thiết kế giải pháp, do tiến độ dự án cần đẩy nhanh, EVN đã chỉ yêu cầu nhà thầu PYTHIS xây dựng đến bộ tài liệu Thiết kế giải pháp ở mức tạm chấp nhận và vẫn yêu cầu thay đổi, bổ sung ở các giai đoạn tiếp theo
Tại bước Xây dựng hệ thống, dưới sự nỗ lực từ phía nhà thầu PYTHIS, ban lãnh đạo của EVN, bộ tài liệu Kịch bản kiểm thử quy trình hệ thống và hướng dẫn sử dụng hệ thống
đã được hoàn thành, nhưng do hệ thống ERP vẫn chưa đạt hiệu quả tốt nhất nên những tài liệu này vẫn phải thay đổi, bổ sung nếu có sự thay đổi về hệ thống
Tại bước chuyển giao hệ thống ERP, EVN đã có một quyết định tương đối khá sai lầm khi rút ngắn thời gian đào tạo sử dụng hệ thống của người dùng xuống, dẫn tới chất lượng khi thực hiện kiểm thử chấp nhân hệ thống (UAT) bị ảnh hưởng Ngoài việc đưa
hệ thống vẫn còn đang hoàn thiện để kiểm thử, việc người dùng không thể kiểm soát hệ thống một cách tốt nhất đã khiến việc kiểm thử gặp nhiều khó khăn, tiến độ dự án tại bước này bị kéo dài
Tại bước Vận hành chính thức 32 đơn vị thí điểm, kết quả đáng khen ngợi nhất ở đây là việc đưa 2 đơn vị vào vận hành đúng theo kế hoạch là Công ty thủy điện Hòa Bình
và Công ty mẹ tập đoàn điện lực Việt Nam Tuy nhiên, do chưa thể lường hết được các nghiệp vụ thực tế, đi kèm với hệ thống vẫn đang tiếp tục được nhà thầu PYTHIS hiệu chỉnh dẫn tới việc đưa vào vận hành các đơn vị còn lại đều gặp nhiều khó khăn
Mục tiêu của dự án triển khai hệ thống ERP là nâng cao năng lực quản lý tài
Trang 1313
chính, vật tư của Tập đoàn điện lực Việt Nam theo tiêu chuẩn quốc tế Hệ thống FMIS/MMIS với những tính năng cốt lõi nhất của giải pháp ERP sẽ giúp EVN và các đơn vị trực thuộc có thể phát triển các hệ thống thông tin đặc thù khác trong tương lai mà vẫn đảm bảo tương thích với hệ thống ERP đã triển khai
Thực hiện chỉ đạo của Ban chỉ đạo dự án bao gồm ban lãnh đạo Tập đoàn điện lực Việt Nam và lãnh đạo phía nhà thầu PYTHIS, dự án đã tái khởi động thành công và hoàn thành mục tiêu đưa hệ thống vào vận hành 32 đơn vị thí điểm đầu tiên với 10 phân hệ nghiệp vụ, trong đó có 5 đơn vị là Công ty thủy điện Hòa Bình, Cơ quan Tập đoàn điện lực Việt Nam, Văn phòng tập đoàn điện lực Việt Nam, Tổng công ty truyền tải điện quốc gia, Công ty truyền tải điện 1 đã thay thế hoàn toàn hệ thống FMIS cũ (cut-off hệ thống)
và 27 đơn vị còn lại vẫn tiếp tục chạy song song hai hệ thống FMIS cũ và hệ thống ERP
Ngoài ra, dự án còn xây dựng thành công 02 trung tâm dữ liệu theo phương thức quản lý dữ liệu tập trung bao gồm 01 trung tâm dữ liệu đặt tại Hà Nội và 01 trung âm dữ liệu đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Về mặt hạ tầng công nghệ thông tin của dự án, đường truyền tại 32 đơn vị thuộc phạm vi triển khai dự án đều đã kết nối mạng WAN với Tập đoàn và có tốc độ ổn định
Phía nhà thầu PYTHIS đã kết hợp cùng với Ban quản lý dự án FMIS/MMIS xây dựng các mẫu chuyển đổi dữ liệu theo từng phân hệ để đảm bảo việc chuẩn hóa dữ liệu đầy đủ thông tin và chính xác Dữ liệu nghiệp vụ của EVN được chuẩn hóa một cách đầy
Hai là, vấn đề tồn tại và nguyên nhân
Dự án triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) trong công tác quản lý của Tập đoàn điện lực Việt Nam đã đạt được những kết quả to lớn, nhưng dự án vẫn còn tồn đọng những vấn đề không thể phủ nhận
Những vấn đề tồn tại