Office groove 2007 Ứng dụng hỗ trợ nhóm làm việc

Office groove 2007

Dong Nguyen

iW Product Marketing Manager 2/10/2008

Ứng dụng hỗ trợ nhóm làm việc

Groove là gì?

• Microsoft Office Groove là một ứng dụng desktop giúp các thành viên trong một nhóm

trao đổi tài liệu, thông tin với nhau một cách dễ dàng, thuận lợi và an toàn

• Groove hỗ trợ việc tương tác giữa các thành viên không cùng tổ chức, không cùng một

hệ thống mạng và cho phép truy cập thông tin ngay cả khi không có mạng

• Các thông tin được tạo mới, thay đổi trên Groove sẽ được đồng bộ một cách nhanh chóng giữa các thành viên trong nhóm, đồng thời những thay đổi và cung cấp các phương thức trao đổi thông tin rất hiệu quả như chat, e-mail, diễn đàn hỏi đáp thông tin…

• Với Groove các thành viên trong một nhóm sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và có thể hoàn tất dự án nhanh hơn, tiết kiệm được các chi phí thông tin liên lạc giữa các tổ chức khác nhau Dữ liệu trên Groove đểu được mã hóa giúp bảo mật thông tin tuyệt đối trong phạm vi nhóm làm việc

• Người sử dụng Groove có thể tạo hoặc thay đổi các không gian làm việc (workspace), gửi thư mời các thành viên khác tham gia, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc ngay cả khi đang di chuyển

• Tuy nhiên, bạn cũng cần phải phân biệt được Groove không phải là môi trường để lưu trữ thông tin lâu dài (công việc này đã có sản phẩm Sharepoint thực hiện) Hãy dùng Groove như là một phương tiện để trao đổi thông tin của nhóm trong quá trình thực hiện

dự án

Đối tượng sử dụng Groove

• Những thành viên trong một dự án thuộc nhiều bộ phận, văn phòng, tổ chức, đặt tại các

vị trí địa lý khác nhau

• Những doanh nghiệp có xu hướng làm việc phân tán

• Những doanh nghiệp có những nhóm nhân viên cần chia sẻ thông tin liên tục nhưng lại hay phải cơ động và không cùng ngồi trong một hệ thống mạng nội bộ

• Những nhân viên muốn thực hiện công việc với thông tin luôn có sẵn ở bất kỳ nơi nào

họ muốn ví dụ như trên máy bay, trong khách sạn, tại công ty của khách hàng…

Tổng quan về Groove

Như vậy Groove là một ứng dụng desktop do đó phần mềm này cùng với các không gian làm việc, dữ liệu sẽ luôn đồng hành cùng với bạn trên chiếc laptop Điều này có nghĩa là bạn sẽ vẫn

có thể làm việc với những tài liệu đặt trên Groove trong lúc đang di chuyển hoặc không kết nối mạng

Thứ hai, Groove đảm bảo rằng các thông tin trong Workspace sẽ luôn được đồng bộ với các thành viên khác trong nhóm của bạn mà không cần phải xây dựng một Server nào cả

Thứ ba, toàn bộ các dữ liệu trên Groove đều được mã hóa 192 bit ngay cả trên đĩa cứng và trong quá trình trao đổi thông tin qua hệ thống mạng (wire hoặc wireless)

Cuối cùng, Groove sẽ luôn tìm cách tối ưu hóa việc trao đổi thông tin trên mạng Ví dụ, nếu bạn

và các thành viên đang cùng chỉnh sửa một tài liệu có kích thước khá lớn (giả sử là 10MB) thì mỗi lần có sự thay đổi trên tài liệu này Groove sẽ chỉ gửi những khác biệt cho cả nhóm thay vì gửi cả tập tin này đi

Groove là một thành phần của Office

Vì Groove là một thành phần của bộ Microsoft Office nên trong phiên bản Groove 2007 có những hỗ trợ như sau:

• Hoàn toàn tích hợp với Sharepoint

o Dễ dàng đồng bộ thông tin giữa các thư viện của Sharepoint với Groove

workspace

o Bạn có thể làm việc với các tập tin trên Groove rồi đẩy chúng lên Sharepoint

Hình 1: Kết hợp Groove với Sharepoint

• Hoàn toàn tích hợp với InfoPath

o Bạn có thể nhập khẩu các biểu mẫu của Infopath vào Groove

o Bạn có thể dễ dàng thu thập và theo dõi các dữ liệu có cấu trúc trên Groove

Hình 2: kết hợp groove với InfoPath

• Hoàn toàn tích hợp với Communicator 2005

o Bạn có thể xem ngay trạng thái các contact trong Communicator từ Groove

o Giao tiếp ngay với những contact đó một cách dễ dàng

Hình 3: Kết hợp Groove với Communicator

• Hỗ trợ đến 29 ngôn ngữ trên khắp thế giới

• Groove 2007 được tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office Ultimate 2007 và Microsoft Office Enterprise 2007

• Groove 2007 cũng có trong bộ đĩa riêng

• Bạn có thể download bản dùng thử tại http://www.microsoft.com/groove cùng nhiều tài liệu liên quan hữu ích khác

Thanh Launchbar

Sau khi cài đặt Groove 2007 (hoặc cài đặt bộ Office Enterprise hoặc Office Ultimate 2007) bạn có thể kích hoạt Groove bằng cách chọn Windows | All programs | Microsoft Office | Microsoft Office Groove 2007 như hình minh họa bên dưới

Với Windows Vista bạn có thể nhập ngay từ khóa Groove trong hộp thoại Start search để tìm kiếm nhanh sản phẩm Groove đã được cài đặt sẵn sau đó nhấn phím enter để kích hoạt chương trình này

Sau khi Groove được kích hoạt bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ xuất hiện với tên là Launchbar như hình minh họa

Cửa sổ Launchbar có 3 thành phần chính là

• Workspaces: chứa các không gian làm việc chung Không gian làm việc chung là nơi bạn có thể chia sẻ các thông tin và mời các thành viên cùng tham gia truy cập các thông tin được chia sẻ

• Contacts: chứa danh sách các thành viên mà bạn dự định sẽ đưa vào các nhóm làm việc

• Common Tasks: các thao tác thông thường trong Groove 2007

Hình 4: Khởi động Groove

Cách tạo một Workspace

Bạn có thể tạo ra một workspace mới thông qua hộp thoại Create New Workspace hoặc cũng có thể từ một template hoặc từ một workspace đã có sẵn đang được lưu trữ trên máy tính

Để tạo một workspace mới bạn thực hiện như sau:

1 Trong thanh Launchbar bạn chọn File-New-Workspace cửa sổ Create new Workspace xuất hiện như hình bên dưới

Hình 6: Tạo một Workspace mới

2 Bạn đặt một cái tên cho workspace

3 Chọn một kiểu workspace

• Standard: là không gian chứa công cụ chia sẻ file và thảo luận Bạn có thể thêm các công cụ khác sau đó

• File sharing: là không gian chia sẻ thông tin từ một thư mục trên Windows của bạn

• Template: bạn có thể tạo một không gian từ một template có sẵn

4 Sau cùng nhấn chọn nút OK để hoàn tất

Groove sẽ nhanh chóng tạo ra một không gian làm việc và coi bạn như là một thành viên sáng lập với chức danh là Manager Bây giờ bạn có thể điều chỉnh không gian làm việc và gửi thư mời các thành viên khác cùng tham gia vào đây.

Hình 7: một workspace mới được tạo

Cách mời mọi người cùng tham gia vào

Workspace mà mình vừa tạo

Để mời người khác vào tham gia workspace bạn làm như sau:

1 Vào trong workspace

2 Trong thanh Workspace Members, nhập vào tên hoặc địa chỉ e-mail của người mà bạn muốn mời trong hộp văn bản Invite to Workspace

Click More to see more options for adding or finding recipients in the Add Recipients dialog box

3 Nhấn chọn nút Go để mở hộp thoại Send Invitation

Hình 8: hộp thoại Send Invitation

4 Chỉ định quyền hạn mà bạn muốn gán cho người được mời từ hộp danh sách thả Role

5 Nếu bạn muốn người được mời gửi xác nhận tham gia workspace thì nhấn chọn hộp

kiểm tra Require acceptance confirmation

6 Thêm các thông tin cần thiết nếu muốn trong thư mời

7 Cuối cùng nhấn chọn nút Invite

Groove sẽ làm những công việc sau đây tùy theo loại đối tượng mà bạn đang mời:

• Đối với các thành viên thuộc Groove contact, Groove sẽ gửi thư mời ở dạng một tin nhắn của Groove.

• Đối với một địa chỉ e-mail, Groove sẽ gửi thư mời thông qua Microsoft Outlook như một thư điện tử với một tập tin đính kèm

Thư mời sẽ dành cho cả những người đã có cài đặt Groove và những người chưa Những người đã cài đặt Groove sẽ nhấn vào một đường dẫn để mở thư mời Những người chưa có Groove sẽ nhấn vào một đường dẫn khác để có thể download chương trình Groove

Lưu ý: nếu bạn không có chương trình Outlook thì bạn phải copy thư mời này vào

clipboard rồi dán vào một chương trình gửi e-mail khác

Quản lý workspace như thế nào?

Trong workspace dạng standard bạn sẽ có 2 công cụ rất căn bản đó là Files và Discussion Công cụ cho phép bạn có thể tùy ý tạo ra các thư mục và tập tin y như trong cửa sổ Windows Explorer vậy

Bạn cũng có thể thực hiện thao tác kéo một tập tin hoặc folder có sẵn từ desktop hoặc từ windows explorer vào cửa sổ Files trong workspace

Sau khi đã đưa thông tin từ máy tính vào Workspace Files rồi thì các thông tin này hoàn toàn trở nên độc lập với thế giới bên ngoài Bạn có thể dễ dàng chép một tập tin hoặc thư mục trên Groove lên desktop của máy tính, gửi qua mail, hoặc thể gửi qua các thiết bị bluetooth, nén, gửi qua skype…hoặc thực hiện tất cả các thao tác thông thường khác như hình minh họa bên dưới

Hình 9: thao tác với thông tin trên Groove

Đối với công cụ Discussion, bạn có thể dễ dàng tạo ra các chủ đề để các thành viên cùng tham gia tranh luận với nhau

Để tạo một chủ để mới bạn thực hiện như sau:

1 Chọn công cụ Discussion

2 Chọn New | Topic

3 Nhập vào tên của chủ đề muốn tranh luận vào hộp văn bản Subject

4 Nhập nội dung muốn trao đổi vào phần văn bản bên dưới

5 Bạn cũng có thể gửi một tài liệu đính kèm bằng cách chọn nút Attach

6 Sau cùng chọn nút Save để hoàn tất

Hình 10: Tạo một topic mời trong Discussion

Để tham gia trả lời cho một chủ đề bạn làm như sau

1 Chọn chủ để muốn trả lời

2 Chọn New | Response

3 Nhập vào nội dung muốn phản hồi

4 Cuối cùng chọn nút Save để hoàn tất

Trong công cụ Discussion bạn có thể làm các tác vụ như tìm kiếm thông tin về các chủ đề, bài trả lời, điều chỉnh lại các quan sát các bài thảo luận, copy một bài thảo luận ở dạng siêu liên kết

và gửi cho người khác tham khảo thông qua e-mail v.v

Bạn có thể thêm các công cụ mới vào trong workspace hiện tại bằng cách nhấn chọn nút Add a tool in this workspace ở góc dưới bên phải màn hình

Hình 11: Tạo các Tool mới

Các công cụ bạn có thể bổ sung thêm vào workspace được mô tả như hình bên dưới

Hình 12: các tool được bổ sung thêm cho Workspace

Thay đổi các phương thức cảnh báo trong Groove

Bạn có thể thay đổi cách mà Groove dùng để thông báo khi có thông tin mới trong Workspace của mình như sau:

1 Chọn Options-Preferences chọn thẻ Alerts

2 Kéo thanh trượt để điều chỉnh mức độ cảnh báo

3 Chọn số lượng ngày mà bạn muốn tự động hủy bỏ các cảnh báo từ menu danh sách thả xuống

4 Chọn nút Apply.

Trên đây là một số chức năng căn bản của Groove 2007 để giúp bạn làm quen với sản phẩm Thông tin chi tiết về sản phẩm bạn có thể tham khảo thêm trong phần Help hoặc tại trang web http://office.microsoft.com/en-us/groove/default.aspx

Mọi thông tin cần trao đổi hoặc góp ý vui lòng liên hệ địa chỉ

donguyen@microsoft.com

điện thoại: 0989 181 123