Xây dựng hệ thống định mức chi phí phục vụ quản trị đối với các sản phẩm dầu nhờn tại công ty plc

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sự thay đổi của kết quả kinh doanh hoặc mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh : Theo tiêu thức này nhằm các mục đích quản trị, chi phí có thể chia t

PHẠM TRÍ DŨNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH

Xây dựng hệ thống định mức chi phí phục vụ Quản trị

đối với các sản phẩm dầu nhờn

tại công ty PLC

Mục lục

Lời mở đầu

Tính cấp thiết, mục đích, ý nghĩa, đối t-ợng và phạm vi của đề tài

Kết cấu luận văn

Ch-ơng I Cơ sở lý thuyết về chi phí và định mức chi phí 7

I.1 khái niệm và phân loại chi phí 7

I.1.1 Bản chất kinh tế của chi phí 7

I.1.2 Các mục đích phân loại chi phí 8

I.1.3 Các tiêu thức phân loại chi phí 8

I.2 các yêu cầu đối với việc xác định và kiểm soát chi phí trong công tác quản trị doanh nghiệp 17

I.2.1 Yêu cầu về tính dự báo 17

I.2.2 Yêu cầu về tính chi tiết và kịp thời 18

I.2.3 Yêu cầu về tính đồng bộ và tính so sánh đ-ợc 19

I.2.4 Yêu cầu về tính thích hợp, tính hữu dụng 20

I.3 cơ sở lý luận về định mức chi phí 22

I.3.1 Khái niệm về định mức chi phí 23

I.3.2 Phân loại mức chi phí 23

I.3.3 Các ph-ơng pháp định mức chi phí 25

I.3.4 Các thành phần của hệ thống định mức chi phí 26

I.4 ý nghĩa, công dụng của hệ thống định mức chi phí và ph-ơng pháp tổ chức triển khai 37

I.4.1 ý nghĩa, công dụng của hệ thống định mức chi phí 37

I.4.2 Tổ chức triển khai hệ thống định mức chi phí với ph-ơng pháp xây dựng các trung tâm chi phí 39

I.4.3 Tổ chức triển khai hệ thống định mức chi phí với ph-ơng pháp xây dựng hệ thống mã số liên kết 40

Ch-ơng II xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại công ty PLC 42

II.1 cơ sở xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại công ty plc 42

II.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh dầu nhờn 42

II.1.2 Danh mục sản phẩm dầu nhờn tại công ty PLC 50

II.1.3 Xác định hệ thống khoản mục chi phí phục vụ công tác định mức đối với các sản phẩm dầu nhờn 54

II.1.4 Lựa chọn ph-ơng pháp định mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại công ty PLC 60

II.2 xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại công ty PLC 62

II.2.1 Cách thức xây dựng định mức chi phí 62

II.2.2 Xây dựng mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại cấp toàn công ty 64

II.2.3 Xây dựng mức chi phí tại cấp khu vực đối với các sản phẩm dầu nhờn sản xuất 66

II.2.4 Xây dựng mức chi phí tại cấp chi nhánh 72

II.2.5 Tổng hợp mức chi phí đối với sản phẩm dầu Racer Plus 0,8 lít 77

II.3 đề xuất Xây dựng các hệ thống hỗ trợ cho công tác định mức chi phí tại công ty plc 79

II.3.1 Tiêu chuẩn hoá các hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm dầu nhờn 79

II.3.2 Xây dựng các trung tâm chi phí và các bộ phận kiểm soát t-ơng ứng 84

II.3.3 Xây dựng hệ thống mã số liên kết đối với các khoản chi phí và các lô tiêu thụ 85

II.3.4 Xây dựng hệ thống ghi chép thông tin đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dầu nhờn 86

Ch-ơng III ứng dụng hệ thống định mức chi phí vào công tác quản trị tại công ty plc 94

III.1 sử dụng định mức chi phí để kiểm soát hoạt động kinh doanh 94

III.1.1 Lập kế hoạch kinh doanh linh hoạt với sự hỗ trợ của hệ thống định mức chi phí 94

III.1.2 Xác định hiệu quả kinh doanh của các bộ phận 98

III.2 Sử dụng định mức chi phí trong công tác hỗ trợ quyết định 100

III.2.1 Xác định sản phẩm cần phát triển hoặc loại bỏ 100

III.2.2 Xác định sản l-ợng có lãi và sản l-ợng đóng cửa sản xuất của sản phẩm 104

III.2.3 Định giá nhằm mục tiêu thâm nhập thị tr-ờng 106

Kết luận

Lời mở đầu

Tính cấp thiết của đề tài

Đứng tr-ớc thềm hội nhập vào các khối thị tr-ờng tự do nh- AFTA, WTO trong một hai năm tới, các doanh nghiệp Việt nam nói chung và doanh nghiệp nhà n-ớc nói riêng đang đứng tr-ớc một thử thách rất lớn, trong đó cơ hội tồn tại và phát triển của họ phụ thuộc phần lớn vào công nghệ quản lý mà họ sử dụng Trải qua nhiều năm trong cơ chế quan liêu, bao cấp, hầu hết các doanh nghiệp Việt nam hiện nay rất lúng túng trong việc ứng dụng các ph-ơng pháp quản trị tiên tiến vào sản xuất kinh doanh Một trong những điểm yếu th-ờng thấy tại các doanh nghiệp Việt nam là khả năng dự báo, phản ứng và xử lý trong các tình huống biến động, nơi đòi hỏi tốc độ ra quyết định kịp thời, chính xác, dựa trên cơ sở thông tin tin cậy Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, nơi mà các quyết định bằng kinh nghiệm, bằng trực giác không còn phù hợp với qui mô hoạt động của nó nữa thì sức cạnh tranh và khả năng kiểm soát của nó trong một môi tr-ờng cạnh tranh thực sự sẽ là điều đáng báo

động Với một thực tế nh- vậy, nhu cầu xây dựng một hệ thống định mức chi phí phục vụ quản trị nhằm cung cấp các thông tin có giá trị cho việc kiểm soát hoạt động và cho công tác hỗ trợ quyết định là vô cùng cần thiết

Công ty Hoá dầu Petrolimex (PLC) là một doanh nghiệp nhà n-ớc đ-ợc thành lập cuối năm 1994, thuộc Tổng Công ty Xăng Dầu Petrolimex Việt nam Công ty PLC có trụ sở tại số 1-Khâm thiên Hà nội và có 5 chi nhánh, xí nghiệp trên toàn quốc, trong đó tại hai chi nhánh Sài gòn và Hải phòng, công

ty đã đầu t- xây dựng hai nhà máy sản xuất dầu nhờn với tổng công suất 50.000 tấn / năm Công ty PLC chuyên sản xuất kinh doanh ba ngành hàng: dầu mỡ nhờn, nhựa đ-ờng và hoá chất gốc dầu mỏ Riêng ngành hàng chủ yếu

là dầu nhờn đã bao gồm hàng trăm chủng loại nhãn hiệu khác nhau Mỗi nhãn hiệu lại có nhiều loại bao bì mẫu mã đa dạng Trong những năm qua, hoạt

động kinh doanh của công ty không ngừng tăng tr-ởng Hiện nay, với doanh

số trên 1000 tỷ, hơn 600 nhân viên, sau 10 năm phát triển, công ty PLC đã trở thành một trong những công ty lớn tại Việt nam về cung cấp dầu nhờn, nhựa

đ-ờng và hoá chất gốc dầu mỏ bên cạnh nhiều hãng tên tuổi trên thế giới trong lĩnh vực này nh- BP, Shell, Caltex, Mobil

Tuy nhiên, với một qui mô lớn nh- hiện nay và trong một thị tr-ờng cạnh tranh đã đạt tới mức bão hoà, công ty đang gặp phải một số vấn đề tr-ớc mục tiêu tiếp tục tăng tr-ởng của mình, đặc biệt trong tình hình còn có thể khó khăn hơn nữa khi đất n-ớc mở cửa thị tr-ờng Xuất phát từ ph-ơng thức quản

lý của một doanh nghiệp nhà n-ớc, công ty PLC vẫn sử dụng các báo cáo phục

vụ cơ quan nhà n-ớc và các cơ quan cấp trên để quản trị doanh nghiệp Do vậy, công ty gặp khó khăn trong việc xác định các sản phẩm, khách hàng cụ thể không đem lại lợi nhuận trong danh mục sản phẩm và khách hàng của mình Công ty cũng không xây dựng đ-ợc hệ thống kế hoạch kinh doanh linh hoạt để kiểm soát hoạt động trong nền kinh tế thị tr-ờng luôn biến động hiện nay Việc tìm kiếm các vũ khí cạnh tranh và cơ hội tăng tr-ởng trên cơ sở một

hệ thống thông tin kịp thời, tin cậy, có khả năng dự báo có một tầm quan trọng rất lớn và là mối quan tâm hàng đầu của ban Giám đốc hiện nay

Mục đích nghiên cứu

Một trong những vấn đề đối với một doanh nghiệp kinh doanh đa sản phẩm và có qui mô phát triển khá lớn là khả năng kiểm soát các hoạt động, khả năng phản ứng nhanh tr-ớc các biến động và khả năng phân tích, thu thập thông tin chính xác, kịp thời

Đề tài “Xây dựng hệ thống định mức chi phí phục vụ quản trị trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhờn tại công ty PLC” được nghiên cứu nhằm cung cấp

cho công ty PLC một hệ thống cơ sở thông tin về chi phí có tính dự báo, chi tiết và kịp thời, thích hợp và hữu dụng để công ty có thể nhanh chóng đ-a ra

đ-ợc các quyết định phát triển hay loại bỏ sản phẩm, các quyết định về sản

sản l-ợng và giá bán , nhanh chóng thiết lập đ-ợc các kế hoạch kinh doanh linh hoạt, có khả năng kiểm soát chặt chẽ và định h-ớng hoạt động tại các cấp

tổ chức theo chiến l-ợc đề ra

ý nghĩa của đề tài

Hệ thống định mức chi phí phục vụ công tác quản trị là một trong các cơ

sở quan trọng cho việc kiểm soát hoạt động và hỗ trợ các quyết định kinh doanh đối với ngành hàng có số l-ợng chủng loại sản phẩm rất lớn là ngành hàng dầu nhờn tại công ty PLC Với hệ thống định mức chi phí đ-ợc xây dựng, cùng với ph-ơng pháp xác định và ghi chép thông tin chi phí một cách khoa học, đề tài cung cấp một công cụ trợ giúp cho công ty PLC trong công tác quản trị của công ty, tr-ớc các đòi hỏi của quá trình hội nhập kinh tế của

đất n-ớc

Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu

Đối t-ợng nghiên cứu của đề tài là hệ thống định mức chi phí phục vụ công tác quản trị tại công ty PLC

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm dầu nhờn tại công ty PLC

Kết cấu của luận văn

Kết cấu của luận văn, ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, gồm 3 phần chính:

Ch-ơng I : Cơ sở lý thuyết về chi phí và định mức chi phí

Ch-ơng II : Xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm dầu nhờn tại

Ch-ơng I Cơ sở lý thuyết về chi phí và định mức chi phí

Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chi phí ảnh h-ởng trực tiếp đến lợi nhuận, tài sản và sự tồn tại của doanh nghiệp Khả năng xác định, dự tính một cách đúng đắn và khoa học về chi phí là cơ sở để các nhà quản trị có thể

dự toán ngân sách, lập kế hoạch, tiết giảm chi phí, ra quyết định hợp lý nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tr-ờng

Để có thể hạch toán, phân tích và kiểm soát chi phí, ng-ời ta cần phải phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau, tuỳ theo mục đích của nhà quản trị

I.1.1 Bản chất kinh tế của chi phí

Chi phí là giá trị của l-ợng nguồn lực mất đi (hoặc phí tổn) để có đ-ợc một kết quả gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây chính là bản chất kinh tế của chi phí, giúp ta có thể phân biệt đ-ợc chi phí với chi tiêu, chi phí với vốn đầu t- Chi tiêu (expenses) là một dạng cụ thể của chi phí, là các chi phí bằng tiền, bỏ ra và tiêu dùng hết trong một kỳ kinh doanh, còn vốn đầu t- là giá trị bằng tiền của các nguồn lực đ-a vào sản xuất kinh doanh, đ-ợc tiêu dùng dần d-ới dạng khấu hao Các khoản chi tiêu và khấu hao phát sinh trong một kỳ kinh doanh hợp thành chi phí sản xuất kinh doanh

Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao

động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Các hao phí này có thể là những hao phí thực tế hoặc hao phí -ớc tính liên quan đến những khối l-ợng vật chất hoặc khối l-ợng hoạt động cụ thể Các khối l-ợng vật chất và hoạt động này có thể là một sản phẩm, một lô hàng, một dịch vụ, một qui trình sản xuất hoặc những hoạt động khác của doanh nghiệp Gắn liền với chi phí sản xuất kinh doanh là giá thành sản phẩm Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống

và lao động vật hoá kết tinh trong kết quả (sản phẩm – dịch vụ) của quá trình

kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm là hai mặt phản ánh hao phí bằng tiền của quá trình kinh doanh Chúng có thể lệch pha nhau về thời gian theo chu kỳ sản xuất và tiêu thụ Chi phí sản xuất kinh doanh phản ánh mặt hao phí trong kỳ, giá thành phản ánh mặt kết quả sản phẩm - dịch vụ trong kỳ đó

I.1.2 Các mục đích phân loại chi phí

Chi phí có thể đ-ợc phân loại theo rất nhiều tiêu thức khác nhau, mỗi tiêu thức thể hiện một mục đích nhất định trong việc xác định và sử dụng thông tin

về chi phí Có năm mục đích chính trong việc phân loại chi phí, bao gồm:

1 Xác định giá trị các nguồn lực huy động vào sản xuất kinh doanh

2 Xác định kết quả kinh doanh và giá thành sản phẩm

3 Lập kế hoạch kinh doanh

4 Ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh

5 Kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh

I.1.3 Các tiêu thức phân loại chi phí

Từ các mục đích nêu trên, chi phí đ-ợc phân loại theo các tiêu thức sau:

1 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu của chi phí :

Xét trên khía cạnh hao phí của các yếu tố nguồn lực tạo ra sản phẩm, chúng ta có năm loại chi phí theo yếu tố sau đây (nhằm xác định giá trị các nguồn lực huy động)

- Chi phí nguyên nhiên vật liệu: bao gồm giá mua và chi phí mua nguyên

nhiên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh

- Chi phí nhân công: bao gồm các khoản tiền l-ơng và các khoản trích

theo l-ơng phải trả cho ng-ời lao động

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm khấu hao của tất cả các tài

sản cố định, dài hạn sử dụng trong sản xuất kinh doanh

- Chi phí sử dụng dịch vụ mua ngoài: là giá trị các dịch vụ đ-ợc mua từ

bên ngoài nh- dịch vụ điện n-ớc, bảo hiểm, thuê nhà cửa, ph-ơng tiện

- Chi phí bằng tiền khác: là tất cả các chi phí ngoài các khoản chi phí

nêu trên mà doanh nghiệp phải chi trả bằng tiền

2 Phân loại chi phí theo mục đích sử dụng :

Xét trên khía cạnh công dụng của chi phí, chúng ta có thể phân loại chi phí thành các khoản mục chi phí sau đây (nhằm xác định giá thành sản phẩm):

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là giá trị của các nguyên vật liệu cấu

thành nên từng sản phẩm Nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm mọi thành phần vật chất cấu tạo nên sản phẩm (kể cả các loại tem nhãn, bao gói) Các chi phí này có thể nhận diện chính xác và gán cho từng sản phẩm

- Chi phí nhân công trực tiếp: là chi phí phải trả cho những ng-ời lao

động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo nên từng sản phẩm

- Chi phí trực tiếp khác: là các chi phí trực tiếp trong sản xuất tạo nên

từng sản phẩm cụ thể nh-ng không thuộc chi phí nguyên vật liệu hoặc nhân công Các chi phí này có thể là những chi phí đặc thù cho một số loại sản phẩm nh- chi phí thuê thiết bị đặc biệt, chi phí thiết kế, thử nghiệm, t- vấn, bản quyền, bảo quản hay chi phí vận chuyển trong sản xuất có tính đặc thù liên quan tới một sản phẩm cụ thể nào đó

- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá

trình sản xuất liên quan tới nhiều sản phẩm Các chi phí này th-ờng là những chi phí thuộc các khâu hỗ trợ hoặc quản lý

- Chi phí bán hàng và phân phối sản phẩm - dịch vụ: là chi phí bỏ ra để

thực hiện các hoạt động bán và đ-a sản phẩm tới ng-ời tiêu dùng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là chi phí chung của toàn doanh nghiệp

3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sự thay đổi của kết quả kinh doanh hoặc mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh :

Theo tiêu thức này (nhằm các mục đích quản trị), chi phí có thể chia thành chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp

Chi phí cố định là loại chi phí không thay đổi hoặc ít thay đổi về tổng số trong ngắn hạn cho dù kết quả kinh doanh hoặc mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh tăng hay giảm hoặc bằng không Tuy nhiên, xét trong dài hạn, chi phí cố định cũng thay đổi tuỳ theo qui mô đầu t- sản xuất kinh doanh Phục

vụ cho việc phân tích, chi phí cố định có thể đ-ợc chia thành:

- Chi phí cố định bắt buộc: là những chi phí không thể thay đổi đ-ợc trong ngắn hạn Thông th-ờng đây là các chi phí khấu hao, bảo hiểm tài sản cố định và các chi phí tối thiểu để duy trì hệ thống trang thiết bị

- Chi phí cố định không bắt buộc: là những chi phí đ-ợc thiết lập và chi dùng theo kế hoạch, nh-ng mức chi phí có thể đ-ợc thay đổi theo quyết

định của nhà quản lý Đây có thể là các chi phí đào tạo, nghiên cứu

- Chi phí cố định tuyệt đối: là các chi phí hoàn toàn không thay đổi trong ngắn hạn, cho dù hoạt động sản xuất kinh doanh bằng không hay đạt mức giới hạn tối đa về công suất

Mức

chi phí

Mức chi phí

Kết quả đầu ra

Mức độ hoạt động

Kết quả đầu ra Mức độ hoạt động

Chi phí cố định bắt buộc Chi phí cố định không bắt buộc

Hình 1.1 : Đồ thị chi phí cố định bắt buộc và không bắt buộc

- Chi phí cố định cấp bậc: là chi phí chỉ cố định trong một khoảng giới hạn nhất định về mức độ hoặc kết quả hoạt động kinh doanh

Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của kết quả kinh doanh hoặc với mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh Các chi phí này bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí phải trả với tỷ lệ cố định trên mức độ hoạt động hoặc kết quả đầu ra nh- l-ơng khoán sản phẩm, hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm khối l-ợng tiêu thụ Tuỳ theo tính liên tục của đơn vị đo tính mà ta có thể chia chi phí biến đổi thành biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc

Chi phí hỗn hợp là các chi phí đ-ợc cấu thành từ chi phí cố định và chi phí biến đổi Vì có thành phần chi phí biến đổi, nên các chi phí này thay đổi theo

Mức

chi phí

Mức chi phí

Mức độ hoạt động

Mức 3

Mức độ hoạt động

Chi phí cố định tuyệt đối Chi phí cố định cấp bậc

Hình 1.2 : Đồ thị chi phí cố định tuyệt đối và cố định cấp bậc

Mức 1 Mức 2 Mức 3

Mức 1 Mức 2

Mức

chi phí

Mức chi phí

Kết quả đầu ra

Mức độ hoạt động

Kết quả đầu ra Mức độ hoạt động

Biến phí thực thụ Biến phí cấp bậc

Hình 1.3 : Đồ thị chi phí biến đổi thực thụ và cấp bậc

khối l-ợng kết quả đầu ra, nh-ng cũng vì có thành phần chi phí cố định nên các chi phí này không thay đổi tỷ lệ thuận trực tiếp theo khối l-ợng kết quả Chúng ta có thể chia chi phí hỗn hợp thành chi phí nửa cố định và chi phí nửa biến đổi Các chi phí này đ-ợc biểu diễn tại hình 1.4

4 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả

Xét theo mối quan hệ của chi phí với kỳ tính kết quả, ng-ời ta chia chi phí thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ, trong đó chi phí sản phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất đ-ợc kết chuyển vào cuối kỳ từ các khoản mục chi phí sản xuất và bao gồm chi phí sản phẩm dở dang và chi phí sản phẩm chờ bán

Đối với doanh nghiệp th-ơng mại, chi phí sản phẩm đ-ợc kết chuyển từ :

- Chi phí giá mua hàng hoá

- Chi phí mua hàng

Hai khoản mục chi phí này sẽ đ-ợc kết chuyển vào cuối kỳ thành chi phí sản phẩm chờ bán Chi phí thời kỳ cho cả hai loại hình doanh nghiệp trên đều bao gồm hai khoản mục chi phí :

Kết quả đầu ra

Mức độ hoạt động

Kết quả đầu ra Mức độ hoạt động

Chi phí hỗn hợp nửa cố định Chi phí hỗn hợp nửa biến đổi

Hình 1.4 : Đồ thị chi phí hỗn hợp nửa cố định và nửa biến đổi

Cách phân loại chi phí theo kỳ tính kết quả và chia chi tiết phí theo yếu tố

có -u điểm là dễ xác định và dễ ghi chép khi phát sinh, nh-ng lại có một nh-ợc điểm là rất khó xác định chính xác cho từng sản phẩm trong các doanh nghiệp có hàng nghìn sản phẩm và hàng trăm loại nguyên vật liệu khác nhau

Sự biến động về giá cả các lô nguyên vật liệu, sự biến động về chủng loại cơ cấu sản phẩm sản xuất là những nguyên nhân làm cho việc xác định chi phí từng lô sản xuất sẽ rất phức tạp Không những thế, đối với một loạt các sản phẩm có chung thiết bị sản xuất, chung hệ thống nhà x-ởng kho tàng và nhiều loại chi phí định kỳ khác thì việc phân bổ chi phí cho các sản phẩm th-ờng không chính xác Điều đó làm cho việc xác định sản phẩm yếu kém không có lợi nhuận trong số các sản phẩm kinh doanh thêm khó khăn và dễ sai lầm

Việc xác định kết quả kinh doanh với cách phân loại chi phí theo kỳ tính kết quả sẽ đ-ợc thực hiện theo mô hình sau:

Hình 1.5: Xác định kết quả kinh doanh theo chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ, [1, 36]

Chi phí doanh

nghiệp sản xuất

Chi phí doanh nghiệp th-ơngmại

Chi phí NVL

trực tiếp

Ch.phí nhân côg trực tiếp

Chi phí sản xuất chung

Chi phí giá

mua h.hoá

Chi phí mua hàng

Chi phí SP

dở dang

C.phí SP chờ bán

Chi phí SP chờ bán

Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ

Chi phí bán hàng

và quản lý

Giá thành SX (giá vốn)

Lợi nhuận gộp Doanh thu

Lợi nhuận tr-ớc thuế và lãi vay

Cách phân loại chi phí theo kỳ tính kết quả không cho phép đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm trong bối cảnh có sự thay đổi linh hoạt về số l-ợng sản xuất, thay đổi linh hoạt về chủng loại sản phẩm Với cách phân loại này, ng-ời

ta không cũng không thể đánh giá hiệu quả giữa hai sản phẩm, một sản xuất thủ công và một sản xuất bằng thiết bị hiện đại tự động nếu tổng chi phí theo các khoản mục là nh- nhau

5 Phân loại chi phí theo khả năng gắn kết với sản phẩm :

Theo tiêu thức phân loại này, chi phí đ-ợc chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp là những chi phí có thể dễ dàng xác định là phát sinh do sản xuất kinh doanh một sản phẩm cụ thể nào đó Trong tr-ờng hợp các sản phẩm đ-ợc ghép nhóm theo vùng, địa bàn, ngành hàng hay chủng loại thì chi phí trực tiếp là những chi phí có thể xác định chính xác nhóm sản phẩm đã làm phát sinh chi phí Các chi phí khó xác định là phục vụ cho một sản phẩm hay nhóm sản phẩm cụ thể nào thì đ-ợc gọi là chi phí gián tiếp Chúng ta có thể thấy rằng, có những chi phí vừa thuộc loại trực tiếp ở mức nhóm sản phẩm nh-ng vừa thuộc loại gián tiếp ở mức sản phẩm

6 Phân loại chi phí phục vụ mục đích lập kế hoạch và ra quyết định:

Theo cách phân loại này, chi phí đ-ợc phân thành các chi phí sau:

- Chi phí cơ hội: Trên giác độ nhằm so sánh các kết quả đầu ra có thể đạt

đ-ợc, ta có khái niệm chi phí cơ hội Chi phí cơ hội là giá trị kết quả có giá trị nhất có thể đạt đ-ợc trong một lựa chọn mà ta quyết định từ bỏ

để có đ-ợc một kết quả trong một lựa chọn khác

- Chi phí qui kết (imputed costs): là một dạng của chi phí cơ hội Nếu chi phí cơ hội là chi phí đ-ợc tính toán khi ng-ời quyết định đứng tr-ớc các lựa chọn thì chi phí qui kết là giá trị thu nhập lớn nhất coi nh- bị mất

đối với lựa chọn đang thực hiện Đó là chi phí vốn với lãi suất -ớc tính của vốn chủ sở hữu (đang kinh doanh), l-ơng của chủ công ty t- nhân

- Chi phí chìm (sunk costs): là những chi phí không thể thay đổi hoặc tránh khỏi do các quyết định trong quá khứ Đó th-ờng là giá trị tài sản thiết bị đã đầu t-, giá trị đã thanh toán tr-ớc hoặc phải trả do đã cam kết trong các hợp đồng mua dịch vụ, thuê m-ớn, hoặc giá trị của lô nguyên vật liệu hay hàng hoá mua đầu cơ tích trữ Nếu các thiết bị, tài sản hay hàng hoá trên có thể bán lại đ-ợc, thì chi phí chìm khi đó là phần chênh lệch giữa chi phí đã mua và giá trị có thể bán đ-ợc

- Chi phí khác biệt dự tính: là các chi phí dự kiến sẽ xuất hiện trong t-ơng lai và khác biệt giữa các ph-ơng án lựa chọn Một khi quyết định ch-a đ-ợc đ-a ra thì các chi phí này có thể thay đổi đ-ợc

- Chi phí chênh lệch: là phần chênh lệch về tổng chi phí giữa các ph-ơng

án lựa chọn Nếu ph-ơng án A phải bỏ 10.000$ để quảng cáo sản phẩm

X còn ph-ơng án B mất 8.000$ để bỏ sản phẩm X và chuyển sang kinh doanh sản phẩm Y thì chi phí chênh lệch của ph-ơng án A là 2.000$

- Chi phí thực chi: là các chi phí thực sự tham gia làm thay đổi dòng tiền của doanh nghiệp Nh- vậy các chi phí khấu hao không phải là chi phí thực chi

- Chi phí đóng cửa: là chi phí phải gánh chịu khi thực hiện đóng cửa sản xuất một nhà máy, loại bỏ một sản phẩm, một bộ phận, hay một chi nhánh Các chi phí này luôn luôn là định phí Khi loại bỏ một sản phẩm thì các chi phí biến đổi nh- nguyên vật liệu, nhân công sản xuất không phải chi trả nữa, nh-ng một phần hoặc toàn bộ chi phí cố định mà sản phẩm đã gánh chịu tr-ớc đây thì doanh nghiệp vẫn phải chịu

- Chi phí cố định, biến đổi và hỗn hợp: Các chi phí này đã đ-ợc đề cập ở trên Đây là cách phân loại chi phí rất quan trọng và cần thiết cho việc

ra quyết định, bởi vì chúng liên quan chặt chẽ với hoạt động và kết quả kinh doanh

7 Phân loại chi phí phục vụ mục đích kiểm soát hoạt động kinh doanh:

Theo cách phân loại này chúng ta có các loại chi phí sau đây:

- Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được: từ “kiểm soát” ở đây

đ-ợc hiểu theo nghĩa là khả năng tác động (cắt giảm) tới chi phí bằng các quyết định của nhà quản trị Chi phí kiểm soát đ-ợc không có nghĩa là có thể “kiểm soát” 100% Chi phí có thể chỉ chịu ảnh hưởng một phần tuỳ theo quyền hạn và cấp độ hoạch định của ng-ời ra quyết

định Tuy nhiên, ở cấp cao nhất và trong dài hạn thì mọi chi phí đều là chi phí kiểm soát đ-ợc

- Chi phí cố định, biến đổi và hỗn hợp: Các chi phí phân loại theo cách này đã đ-ợc đề cập ở phần trên và chúng có ý nghĩa rất lớn trong việc kiểm soát các hoạt động và kiểm soát chi phí vì ng-ời ra quyết định có thể biết đ-ợc cách thức và mức độ điều chỉnh các chi phí này thông qua hoạt động, đồng thời thông tin về chi phí loại này giúp ng-ời ra quyết

ta tính ra chi phí dự toán tại thời điểm tr-ớc khi thực hiện các hoạt

động Cũng căn cứ trên định mức chi phí nêu trên, nh-ng với thông tin

về kết quả hay mức độ hoạt động thực tế ngay sau khi các hoạt động

đ-ợc thực hiện, ng-ời ta tính ra chi phí tiêu chuẩn cho khối l-ợng hoạt

động hay kết quả đã thực hiện Chi phí thực tế là chi phí căn cứ trên các chứng từ, bút toán hạch toán cho các khoản chi thực tế đối với các hoạt

động đã thực hiện Chi phí thực tế có tính chính xác, tính hợp lý hợp lệ cao nh-ng mức độ kịp thời và chi tiết th-ờng thấp

I.2 các yêu cầu đối với việc xác định và kiểm soát chi phí trong

công tác quản trị doanh nghiệp

Nh- chúng ta đã biết, thông tin về chi phí có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý tài chính và công tác quản trị doanh nghiệp Nếu trong công tác quản lý tài chính, chi phí chỉ đ-ợc nhận thức nh- những khoản phí tổn phát sinh và đ-ợc quan tâm về khía cạnh tổng số chung, quan tâm về tính chính xác, hợp lý, hợp lệ và đòi hỏi phải đ-ợc đảm bảo bởi các chứng cứ chứng minh (chứng từ), thì trong công tác quản trị chi phí đ-ợc nhận thức nh- là cơ

sở của các lựa chọn, quyết định hay dự tính Chính vì vậy, chi phí trong công tác quản trị đ-ợc chú trọng vào tính kịp thời, chi tiết, tính dự báo, tính so sánh

đ-ợc hơn là tính hợp lý hợp lệ Việc xác định và kiểm soát chi phí trong công tác quản trị doanh nghiệp vì vậy có những đòi hỏi khác biệt so với cách thức xác định và kiểm soát chi phí theo thực tế phát sinh trong công tác tài chính

I.2.1 Yêu cầu về tính dự báo

Trong công tác lập kế hoạch, ra quyết định kinh doanh hay kiểm soát các hoạt động đ-ợc thực hiện trong t-ơng lai thì tính dự báo của thông tin đ-ợc

đặt lên hàng đầu Đồng thời, thông tin về chi phí là những thông tin không thể thiếu đ-ợc trong các công việc nh- vậy Ng-ời ta ví việc chỉ nắm đ-ợc thông tin phản ánh quá khứ của công tác quản lý tài chính trong kinh doanh nh- là lái ô tô mà chỉ nhìn vào kính chiếu hậu Cho dù các thông tin phản ánh quá khứ đó có chính xác đến đâu thì doanh nghiệp vẫn đi theo cách mò mẫm -ớc

đoán gần nh- ng-ời mù Chính vì vậy, đòi hỏi về việc nắm đ-ợc các thông tin

về chi phí với mức độ chính xác chấp nhận đ-ợc nh-ng có khả năng gắn kết với các hoạt động trong t-ơng lai là đòi hỏi thực tế của mọi doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển một sản phẩm mới, thâm nhập một thị tr-ờng hay thành lập một chi nhánh, họ phải dự tính các chi phí sẽ phát sinh theo từng mức độ kết quả có thể đạt đ-ợc, từ đó doanh nghiệp mới có thể quyết định nên thiết kế sản phẩm với mức chi phí nào, xem xét mức hoàn thiện sản phẩm đến

đâu, thâm nhập thị tr-ờng theo kênh phân phối nào, qui mô chi nhánh sẽ thành lập lớn đến đâu, khối l-ợng sản phẩm cần bán đ-ợc ít nhất là bao nhiêu, hay giá bán sản phẩm mà thị tr-ờng chấp nhận có đủ để trang trải các chi phí dự tính hay không Các thông tin quá khứ về những sản phẩm truyền thống của doanh nghiệp th-ờng chỉ có ý nghĩa tham khảo, điều quan trọng là doanh nghiệp phải thiết lập đ-ợc cho mình một hệ thống có thể dự tính các chi phí và

có thể điều khiển các hoạt động trong t-ơng lai để chi phí thực tế phát sinh sẽ dao động xấp xỉ các khoản chi phí dự tính này

Trong một nền kinh tế thị tr-ờng đầy biến động, khi mà mức độ hoạt động hoặc kết quả kinh doanh của doanh nghiệp khó có thể xác định đ-ợc một cách t-ơng đối chính xác, thì việc phân định chi phí theo mối quan hệ tỷ lệ với mức

độ hoạt động (hoặc kết quả kinh doanh) thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp sẽ cho phép doanh nghiệp có thể dự tính đ-ợc chi phí tuỳ theo mức

độ hoạt động trong t-ơng lai Cùng với việc đ-a ra các định mức chi phí theo cách phân loại nh- vậy, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn có khả năng kiểm soát và

điều hành hoạt động doanh nghiệp trong t-ơng lai sao cho chi phí thực tế sẽ phát sinh với mức độ chênh lệch chấp nhận đ-ợc so với dự kiến

I.2.2 Yêu cầu về tính chi tiết và kịp thời

Việc xác định chi phí trong công tác tài chính chú trọng vào tính hợp lý hợp lệ nên đòi hỏi phải có một khoảng thời gian đủ lớn để hoàn tất các thủ tục

về chứng từ Tuy nhiên, các chứng từ mà bộ phận tài chính kế toán có đ-ợc không chắc đã có đủ thông tin chi tiết về các chi phí phát sinh thực tế Đó có thể là một chứng từ chỉ ghi tổng số tiền đã phát sinh, còn chi tiết của nó có thể chỉ là một thoả thuận miệng Hoặc giả các chi tiết đ-ợc ghi trong hợp đồng giữa hai bên nh-ng bộ phận tài chính kế toán không có đủ thời gian để ghi chép toàn bộ các thông tin chi tiết đó mà chỉ ghi chép số tổng cộng Trong khi

đó, các hoạt động quản trị của doanh nghiệp đòi hỏi phải đ-a ra đ-ợc những quyết định mau chóng, kịp thời và đúng vị trí cần tác động để có thể ứng phó

với các biến động của thị tr-ờng, của đối thủ cạnh tranh Khi tập hợp thông tin chi phí và lập báo cáo kết quả kinh doanh, về góc độ tài chính, doanh nghiệp chỉ có thể có đ-ợc các thông tin mang tính tổng hợp của một ngành hàng và thời gian có đ-ợc nó là vào cuối kỳ kế toán Nếu muốn có thông tin chi tiết cho từng sản phẩm, doanh nghiệp phải thực hiện phân bổ phức tạp với độ chính xác không cao và phải sau thời điểm cuối kỳ một thời gian mới lập đ-ợc báo cáo Nh-ng trên góc độ quản trị, doanh nghiệp phải có đ-ợc các thông tin kết quả kinh doanh ở mức chi tiết từng sản phẩm và tại thời điểm mà nhà quản trị cần có nó để quyết định tiếp tục kinh doanh hay không một sản phẩm cụ thể để giải phóng nguồn lực cho việc phát triển sản phẩm mới Chỉ có vậy, nhà quản trị mới có thể xác định sản phẩm cụ thể nào cần điều chỉnh (chứ không phải tất cả các sản phẩm), và nếu phải điều chỉnh thì tốc độ điều chỉnh là rất quan trọng (chứ không thể lãng phí thời gian và nguồn lực để chờ có đ-ợc thông tin) để có thể mau chóng tung sản phẩm mới ra thị tr-ờng tr-ớc khi đối thủ có thể tung ra sản phẩm của mình Các thông tin chi phí chi tiết từng sản phẩm, từng địa điểm có thể có đ-ợc một cách kịp thời nếu doanh nghiệp có hệ thống định mức chi phí chi tiết, có cơ sở hợp lý và doanh nghiệp có thể điều hành hoạt động thông qua hệ thống định mức đó

Nh- vậy, vì đặc tính của các quyết định là phải cụ thể và kịp thời nên việc xác định và kiểm soát chi phí cũng đòi hỏi phải chi tiết và kịp thời Tính chi tiết còn phải đ-ợc thể hiện ở chỗ doanh nghiệp có thể xác định đ-ợc chi phí phát sinh tại từng bộ phận, địa bàn, từng công đoạn sản xuất, từng đơn hàng và tại từng thời đoạn khác nhau

I.2.3 Yêu cầu về tính đồng bộ và tính so sánh đ-ợc

Đi cùng với các thông tin về chi phí của các sản phẩm, doanh nghiệp luôn phải có đ-ợc các thông tin về doanh số và sản l-ợng tiêu thụ của mỗi sản phẩm đó Nh-ng giả sử trong một hoàn cảnh có nhiều biến động về giá cả nguyên vật liệu và các sản phẩm đ-ợc sản xuất đồng thời tại nhiều nơi cũng

nh- tiêu thụ tại nhiều địa bàn thì các thông tin về chi phí của các sản phẩm có thực là chi phí của những sản phẩm đã đ-ợc tiêu thụ hay không lại là một câu hỏi lớn Có thể thông tin về chi phí là của các sản phẩm sản xuất ở địa bàn này nh-ng doanh số bán đ-ợc lại ở địa bàn khác, thông tin về chi phí là tính theo mức giá ở thời điểm này nh-ng các sản phẩm đã tiêu thụ lại đ-ợc sản xuất từ một thời điểm khác Điều đó làm cho sự đồng bộ giữa thông tin chi phí và thông tin về doanh số của sản phẩm gặp phải tình trạng lệch pha nhất định Tuỳ theo mức độ lệch pha và sự sai lệch đó ảnh h-ởng thế nào tới thông tin thực tế, mà các quyết định đ-a ra sẽ bị mắc sai lầm hoặc không Nh-ng tựu trung, công tác quản trị của doanh nghiệp luôn đòi hỏi thông tin về chi phí phải có sự đồng bộ với thông tin của kết quả, nhờ đó, thông tin về chi phí mới

có tính so sánh đ-ợc với thông tin của kết quả

Việc đo tính chi phí và doanh số một cách đồng bộ về không gian, thời gian cho cùng một khối l-ợng sản phẩm tiêu thụ sẽ trở nên phức tạp khi sản phẩm chứa đựng nhiều loại dịch vụ đa dạng, biến động theo thời gian, đ-ợc vận chuyển từ địa bàn này sang địa bàn khác Nếu doanh nghiệp không có một ph-ơng pháp ghi chép thông tin chi phí một cách hợp lý và thiết lập một hệ thống hoạt động có mức độ chuẩn hoá với hệ thống định mức chi phí phù hợp, thì doanh nghiệp sẽ không thể đạt đ-ợc các yêu cầu nêu trên

I.2.4 Yêu cầu về tính thích hợp, tính hữu dụng

Trong hoạt động quản trị, để đi đến một quyết định kinh doanh, nhà quản trị phải thu thập xem xét thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, d-ới nhiều dạng

t 2

t 1

Số liệu sản l-ợng - doanh thu đ-ợc thống kê trong kỳ t 1 -t 2

Số liệu chi phí phát sinh đ-ợc ghi chép trong kỳ t 1 -t 2

Số sản phẩm đ-ợc tiêu thụ liên quan chi phí đã cập nhật

Hình 1.6 : Sự lệch pha làm chi phí khó có thể so sánh với doanh thu

khác nhau, đặc biệt là các dạng thông tin về chi phí Mỗi một dạng thông tin

sẽ giúp cho nhà quản trị có nhận thức khác nhau trong từng tình huống quản trị, và ng-ợc lại, mỗi tình huống quản trị lại cần phải có một nguồn thông tin

và dạng thức phù hợp t-ơng ứng Chính vì vậy, trong công tác quản trị luôn luôn xuất hiện nhu cầu về tính thích hợp, hữu dụng của thông tin, trong đó thông tin về chi phí là một thành phần quan trọng

Trong các quyết định lựa chọn các ph-ơng án kinh doanh khác nhau thì các thông tin về chi phí chìm không phải là thông tin thích hợp mà thay vào

đó, phải là các thông tin về chi phí chênh lệch hoặc chi phí khác biệt dự tính Bởi vì các chi phí chìm là những chi phí không thể thay đổi đ-ợc và nh- nhau trong mọi ph-ơng án Ví dụ trong quyết định loại bỏ sản phẩm thì với những thông tin chi phí xác định giá thành truyền thống nh- chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ, nhà quản trị không thể đ-a ra đ-ợc quyết định loại bỏ sản phẩm hay không vì trong chi phí sản phẩm có rất nhiều khoản chi phí chìm mà việc

có loại bỏ hay không loại bỏ sản phẩm thì doanh nghiệp vẫn phải gánh chịu

Đó là những chi phí cố định sản xuất chung, hay nhiều khoản chi phí chung trong chi phí bán hàng và quản lý Để có thể đ-a ra quyết định nh- vậy, các thông tin chi phí sau đây cần đ-ợc bổ sung cho nhà quản trị:

- Trong chi phí sản xuất chung phải phân tách đ-ợc bao nhiêu là cố định, bao nhiêu là biến đổi Trong đó phần chi phí biến đổi thuộc từng sản phẩm xem xét là bao nhiêu

- Trong chi phí bán hàng và quản lý thì bao nhiêu là cố định, bao nhiêu

là biến đổi Phần biến đổi thuộc từng sản phẩm xem xét là bao nhiêu

- Chi phí cố định nào có thể cắt giảm khi loại bỏ sản phẩm?

Với thông tin chi phí bổ sung nh- vậy, nhà quản trị có thể xác định rằng, mức d- đảm phí để bù đắp một phần chi phí cố định của sản phẩm xem xét là bao nhiêu ở đây, các chi phí cố định đã đầu t- và không thể thay đổi là các

chi phí chìm nên không cần xem xét trong quyết định loại bỏ sản phẩm Còn các biến phí là chi phí khác biệt dự tính Tr-ờng hợp một phần định phí thuộc

về sản phẩm xem xét (chi phí cố định trực tiếp) có thể cắt giảm sau khi loại bỏ sản phẩm và lớn hơn số d- đảm phí của sản phẩm thì việc loại bỏ sản phẩm sẽ

có lợi Định phí trực tiếp nêu trên cũng là chi phí có tính thích hợp, hữu dụng

Nh- chúng ta đã đề cập, việc kiểm soát chi phí là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của công tác kế toán chi phí và giúp cho việc hoạch định chi phí phục vụ công tác quản trị có thể thực hiện với hiệu suất cần thiết Việc kiểm soát chi phí sẽ không thể thực hiện đ-ợc nếu không có sự trợ giúp của hệ thống định mức chi phí có cơ sở khoa học, hợp lý và có tính so sánh đ-ợc với

hệ thống chi phí thực tế Tại phần này, luận văn đề cập tới khái niệm định mức chi phí, phân loại mức chi phí, mục đích, ý nghĩa của công tác định mức chi phí và những vấn đề khác trong công tác này tại doanh nghiệp

Đối lập với hệ thống định mức chi phí là hệ thống chi phí thực tế Hệ thống chi phí thực tế về nguyên tắc đ-ợc thiết lập nhằm ghi chép các chi phí

đã phát sinh thực tế căn cứ trên các chứng từ đ-ợc luân chuyển, l-u trữ theo

qui định của luật pháp và của doanh nghiệp Việc thiết lập hệ thống định mức chi phí để bổ sung cho hệ thống chi phí thực tế là bởi vì hệ thống chi phí thực

tế (hay còn gọi là chi phí quá khứ) có một số các nh-ợc điểm sau đây:

- Hệ thống chi phí thực tế chỉ phản ánh thông tin chi phí đã phát sinh nên rất hạn chế trong việc kiểm soát chi phí Chi phí đã chi trả, không thể thay đổi hay cắt giảm đ-ợc nữa Không thể thực hiện các điều chỉnh

hay sửa chữa đối với những hoạt động đã gây ra chi phí lãng phí

- Hệ thống chi phí thực tế không có mục tiêu cho việc phấn đấu cắt giảm, không có tiêu chuẩn, do đó các lao động trong doanh nghiệp không thể xác định ph-ơng h-ớng hoạt động nhằm tiết giảm chi phí

- Hệ thống chi phí thực tế không cung cấp những chỉ dẫn đáng tin cậy cho công tác quản trị với những nhiệm vụ nh- dự toán ngân sách, lập

kế hoạch kinh doanh hay ra quyết định cho kỳ tiếp theo vì chúng chỉ phản ánh các hoạt động và điều kiện hoạt động trong quá khứ

I.3.1 Khái niệm về định mức chi phí

Định mức chi phí là sự thiết lập các mức chi phí theo một tiêu chuẩn nhất

định cho các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá để sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm trong một điều kiện xác định Đây là b-ớc chuẩn

bị làm cơ sở cho việc xác định chi phí tiêu chuẩn đối với sản phẩm Nh- chúng ta đã biết, chi phí tiêu chuẩn đối với các sản phẩm là chi phí tính cho khối l-ợng sản phẩm (nếu) đ-ợc sản xuất và tiêu thụ theo một chuẩn mực đã

đề ra trong điều kiện tiêu chuẩn Các chuẩn mực và điều kiện tiêu chuẩn này

đ-ợc thể hiện qua các mức chi phí đ-ợc thiết lập trong hệ thống định mức chi phí Nhờ đó, chi phí tiêu chuẩn đối với sản phẩm có thể xác định đ-ợc ngay khi có thông tin về số l-ợng sản phẩm đ-ợc sản xuất hay tiêu thụ

Việc kiểm soát chi phí và hoạt động thực tế sẽ lấy chi phí tiêu chuẩn làm cơ sở để so sánh, điều chỉnh vì các chuẩn mực cùng những điều kiện tiêu chuẩn đã đề ra chính là mục tiêu mà nhà quản trị muốn tiệm cận

I.3.2 Phân loại mức chi phí

Căn cứ vào cơ sở xây dựng mức chi phí của hệ thống định mức chi phí ng-ời ta chia mức chi phí (đơn vị sản phẩm) thành hai loại sau:

- Mức chi phí lý t-ởng: là mức chi phí đ-ợc xây dựng trên cơ sở các điều

kiện và khả năng thực hiện một cách hoàn hảo và tối -u nhất của các hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này có nghĩa là không cho phép bất kỳ một sự h- hỏng hay gián đoạn nào trong quá trình sản xuất kinh

Chi phí tiêu chuẩn

đối với sản phẩm

Tổng mức chi phí

đơn vị sản phẩm

Số l-ợng sản phẩm đ-ợc sản xuất hay tiêu thụ

doanh, giá cả nguyên vật liệu và nhân công luôn ở mức hợp lý nhất, không có hao hụt hay những hoạt động vô ích, mức kết quả (doanh thu, sản l-ợng) và công suất đạt đ-ợc ở mức cao nhất Đây là các mức chi phí dành cho mục tiêu phấn đấu hơn là cho mục tiêu thực hiện nó

- Mức chi phí thực hiện : là mức chi phí đ-ợc xây dựng dựa trên cơ sở

những điều kiện và khả năng thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh ở mức trung bình tiên tiến Điều này có nghĩa là các mức chi phí

đ-ợc xây dựng có tính đến trạng thái hiện hành của hệ thống sản xuất kinh doanh, cho phép một số những sai sót, h- hỏng, chậm trễ, hao hụt trong một mức độ nhất định đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào chu kỳ thời gian rà soát xây dựng lại mức chi phí, có thể phân loại các mức chi phí thành hai loại sau đây:

- Mức chi phí thông th-ờng : Là các mức chi phí bình quân thích hợp cho

việc sử dụng trong một chu kỳ kinh doanh Các mức chi phí này sẽ không phải xem xét lại một khi chu kỳ kinh doanh ch-a kết thúc Tuy nhiên, các mức chi phí nh- vậy th-ờng chỉ đ-ợc sử dụng đối với các khoản chi phí cố định chung

- Mức chi phí cơ sở : Là mức chi phí đ-ợc xây dựng để có thể sử dụng

trong một khoảng thời gian dài, rất ít thay đổi Điều này th-ờng đ-ợc thực hiện bằng cách đ-a ra các đơn vị đo tính t-ơng đối đối với các mức chi phí thay vì các đơn vị đo tính tuyệt đối

Căn cứ vào mức độ yêu cầu về sự nỗ lực để có thể đạt đ-ợc mức chi phí, ng-ời ta chia các mức chi phí thành hai loại sau đây:

- Mức chi phí chặt : là mức chi phí có thể đạt đ-ợc với hoạt động ở mức

hiệu quả nhất Đây là mức chi phí giúp nhà quản trị đ-a ra các mục tiêu thúc đẩy ng-ời lao động cố gắng đạt tới, nhằm tiết giảm chi phí Tuy

nhiên, một mức chi phí quá chặt (quá khó để có thể đạt đ-ợc) sẽ gây ức chế đối với ng-ời lao động và trở thành mục tiêu mang tính hình thức

- Mức chi phí lỏng : là mức chi phí có thể đạt đ-ợc với hoạt động ở mức

hiệu quả thấp Mức chi phí lỏng sẽ không giúp cho việc giảm chi phí I.3.3 Các ph-ơng pháp định mức chi phí

Để định mức chi phí, các doanh nghiệp th-ờng sử dụng hai ph-ơng pháp cơ bản là ph-ơng pháp thống kê kinh nghiệm và phân tích kinh tế kỹ thuật:

- Ph-ơng pháp thống kê kinh nghiệm: Ph-ơng pháp này dựa trên cơ sở thống kê số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh ở nhiều kỳ Số liệu này có thể thu thập từ hoạt động của doanh nghiệp hoặc thu thập ở các đơn vị khác cùng lĩnh vực Căn cứ số liệu thống kê về số l-ợng các yếu tố đầu vào bình quân của các kỳ để sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm đầu ra, kết hợp với các biện pháp quản lý, các doanh nghiệp

sẽ xây dựng đ-ợc các định mức l-ợng Căn cứ vào mức giá bình quân thống kê ở những kỳ tr-ớc và mức độ biến động của giá, tình hình thị tr-ờng trong giai đoạn hiện tại, mức tồn kho, các doanh nghiệp sẽ xây dựng định mức giá Ph-ơng pháp thống kê kinh nghiệm th-ờng chỉ áp dụng để xây dựng định mức chi phí của những sản phẩm truyền thống

- Ph-ơng pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: Ph-ơng pháp này dựa trên cơ

sở phân tích thiết kế kỹ thuật sản xuất và kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, qui trình công nghệ sản xuất, hành vi sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất và mức giá thị tr-ờng để xây dựng hệ thống định mức chi phí Ph-ơng pháp phân tích kinh tế kỹ thuật th-ờng

áp dụng để xây dựng định mức chi phí cho những sản phẩm mới khi

đ-a vào sản xuất kinh doanh Đây là ph-ơng pháp khá phức tạp đòi hỏi ng-ời lập định mức phải am hiểu cả về mặt kỹ thuật lẫn kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong công tác định mức chi phí, nhà quản trị có thể sử dụng đồng thời cả hai ph-ơng pháp trên Để xây dựng định mức chi phí một cách tiên tiến, đòi hỏi ng-ời xây dựng định mức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm về lĩnh vực hoạt động, có tinh thần trách nhiệm cao đối với chất l-ợng

và giá cả sản phẩm, đồng thời phải tuân thủ nguyên tắc sau:

- Tr-ớc khi xây dựng định mức chi phí, phải tiến hành phân tích một cách chi tiết những kết quả đã đạt đ-ợc trong quá khứ, xác định các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến kết quả đó

- Tiếp theo là thực hiện chuẩn hoá các hoạt động, các yếu tố đầu vào, làm cơ sở cho việc thực hiện đ-ợc các mức chi phí với sự tác động ít nhất của các yếu tố biến động, yếu tố không hợp lý

- Tổ chức hệ thống thông tin sao cho có thể gắn kết các chi phí tiêu chuẩn với chi phí thực tế theo hoạt động giúp cho việc so sánh và hoàn thiện định mức Xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật trong t-ơng lai để điều chỉnh, bổ sung định mức cho phù hợp

I.3.4 Các thành phần của hệ thống định mức chi phí

Một hệ thống định mức chi phí đ-ợc thiết lập phải đảm bảo khả năng gắn kết với hệ thống dữ liệu quá khứ, khả năng xây dựng các mức chi phí cơ sở trong dài hạn, làm tiền đề cho việc xây dựng các mức chi phí thực hiện cho các chu kỳ kinh doanh, có khả năng cập nhật những thay đổi biến động và khả năng cho phép phân tích, so sánh với số liệu thực tế để điều chỉnh phù hợp Với yêu cầu nh- vậy, một hệ thống định mức chi phí hoàn chỉnh phải bao gồm các hệ thống bộ phận sau đây:

1 Hệ thống thiết lập các mức chi phí cơ sở áp dụng chung cho ngành hàng và có thể sử dụng trong dài hạn

2 Hệ thống thiết lập các mức chi phí thực hiện cho các nhóm sản phẩm t-ơng tự nhau, có thể điều chỉnh và sử dụng trong chu kỳ kinh doanh

3 Hệ thống rà soát định mức định kỳ với ph-ơng pháp và thời hạn hợp lý

4 Hệ thống ghi chép thông tin các hoạt động đảm bảo gắn kết chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế một cách đồng bộ về không - thời gian

5 Hệ thống phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn

Hệ thống xây dựng các mức chi phí theo ph-ơng pháp thống kê kinh

nghiệm hay ph-ơng pháp phân tích kinh tế kỹ thuật đều đ-ợc thiết lập trên cơ

sở xác định và phân tích các yếu tố làm phát sinh chi phí và đ-ợc xem xét rà soát điều chỉnh lại hàng năm Các mức chi phí th-ờng đ-ợc xây dựng cho các khoản mục chi phí, bao gồm:

- Các mức chi phí cho nguyên vật liệu trực tiếp

- Các mức chi phí cho nhân công trực tiếp

- Các mức chi phí cho các khoản mục chung (sản xuất chung, bán hàng, quản lý doanh nghiệp)

Đối với nguyên vật liệu trực tiếp, cần phải xây dựng hai loại định mức sau:

- Định mức về l-ợng sử dụng nguyên vật liệu

- Định mức về giá của nguyên vật liệu

Định mức về l-ợng sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh số l-ợng nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào để đảm bảo có đ-ợc một đơn vị sản phẩm

đầu ra, gồm có:

+ Số l-ợng nguyên vật liệu theo cấu trúc nguyên vật liệu của sản phẩm

+ Số l-ợng nguyên vật liệu hao hụt cho phép trong sản xuất

+ Số l-ợng nguyên vật liệu h- hỏng cho phép trong sản xuất

Định mức về giá của nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh mức giá bình quân trong việc mua một đơn vị nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, bao gồm:

+ Giá mua trên hoá đơn

+ Chi phí mua nguyên vật liệu (vận chuyển, bốc dỡ, giao dịch )

+ Chi phí hao hụt nguyên vật liệu cho phép trong khâu nhập mua

+ Trừ các khoản chiết khấu, giảm giá

Đối với nhân công trực tiếp, cần phải xây dựng hai loại định mức sau:

- Định mức về l-ợng nhân công sử dụng (năng suất)

- Định mức về đơn giá nhân công

Định mức về l-ợng nhân công sử dụng th-ờng phản ánh tổng khối l-ợng thời gian bình quân của tất cả các nhân công để sản xuất một đơn vị sản phẩm

đầu ra hoặc một công đoạn sản xuất sản phẩm, bao gồm:

+ Thời gian yêu cầu để thực hiện sản xuất (thời gian hữu ích)

+ Thời gian vô công trong sản xuất

+ Thời gian ngừng nghỉ hợp lý của ng-ời lao động

Định mức về đơn giá nhân công phản ánh chi phí nhân công trong một đơn

vị thời gian, bao gồm:

+ Mức tiền l-ơng cơ bản trong một đơn vị thời gian

+ Mức chi phí nhân công khác trong một đơn vị thời gian (phụ cấp, th-ởng

và các khoản chi phí khác tính theo l-ơng)

Tr-ờng hợp qui trình sản xuất phức tạp trải qua nhiều giai đoạn, sản phẩm sản xuất có thể gián đoạn về mặt kỹ thuật hay về mặt yêu cầu quản lý đòi hỏi tách riêng từng công đoạn t-ơng ứng với trình độ kỹ thuật phức tạp khác nhau, thì có thể định mức chi phí nhân công cho từng công đoạn sản xuất Trên cơ

sở đó, tổng hợp mức chi phí các công đoạn sẽ xác định đ-ợc mức chi phí nhân công cho đơn vị sản phẩm

Để xây dựng định mức chi phí cho các khoản mục chi phí chung, tr-ớc hết cần xác định công suất sản xuất theo tiêu chuẩn (hoặc mức tiêu thụ kế hoạch)

và sau đó mới xác định các mức chi phí đại diện cho mức công suất và tiêu thụ

đó Việc định mức chi phí cho các khoản mục chi phí chung bao gồm:

- Định mức cho biến phí sản xuất chung

- Định mức cho định phí sản xuất chung

- Định mức cho biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

- Định mức cho định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Biến phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến hoạt động phục vụ,

quản lý sản xuất ở phạm vi phân x-ởng sản xuất và biến động tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động nh- nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, nhiên liệu, năng l-ợng phục vụ sản xuất Biến phí sản xuất chung có thể liên quan trực tiếp đến một loại sản phẩm hoặc gián tiếp đến nhiều loại sản phẩm

Do vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm chi phí sản xuất chung ở từng doanh nghiệp,

tỷ trọng biến phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất và mối quan hệ giữa chi phí sản xuất chung với các loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng các ph-ơng pháp khác nhau để định mức biến phí sản xuất chung:

- Nếu biến phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, thì nên xây dựng định mức về l-ợng, định mức về giá cho từng yếu tố biến phí sản xuất t-ơng tự nh- xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp

- Nếu biến phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều sản phẩm, chiếm tỷ trọng không lớn trong chi phí sản xuất, định mức biến phí sản xuất chung có thể đ-ợc lập theo các công thức sau:

Định phí sản xuất chung là những chi phí thuộc các khâu hỗ trợ, tổ chức

hay quản lý ở các phân x-ởng sản xuất nh-ng ít hoặc không biến động khi mức độ hoạt động sản xuất thay đổi Thông th-ờng, đó là chi phí thuê nhà x-ởng, máy móc thiết bị, chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí hành chính Việc xây dựng định mức định phí sản xuất chung th-ờng đ-ợc tiến hành nh- sau:

- Xác lập dự toán định phí sản xuất chung hoặc -ớc tính định phí sản xuất chung tiêu chuẩn trên cơ sở công suất hoạt động tiêu chuẩn

- Xác định khối l-ợng hoạt động theo tiêu chuẩn ứng với mức công suất hoạt động nêu trên (khối l-ợng này có thể đ-ợc đo bằng số đơn vị sản phẩm, số giờ máy hoặc giờ nhân công sản xuất, hay cũng có thể là giá trị chi phí của nhân công trực tiếp)

- Xác định đơn giá định phí sản xuất chung

- Xác định mức định phí sản xuất chung cho đơn vị sản phẩm

Đơn giá định phí sản xuất chung đ-ợc xác định bằng công thức:

Mức định phí sản

xuất chung

Mức độ hoạt động để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm

Đơn giá định phí sản xuất chung

Đơn giá định phí

sản xuất chung

Định phí sản xuất chung theo tiêu chuẩn Khối l-ợng hoạt động theo tiêu chuẩn

= 

hàng nh- số khách hàng, số đơn hàng, số lần giao hàng bình quân Đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp thì công suất hoạt động và khối l-ợng hoạt

động tiêu chuẩn cần đ-ợc cân nhắc xác định trên cơ sở tổng hợp cả hoạt động sản xuất và hoạt động bán hàng

Hệ thống rà soát định mức chi phí định kỳ :

Các mức chi phí thực hiện trong hệ thống định mức chi phí cần đ-ợc định

kỳ xem xét điều chỉnh hàng năm Sự thay đổi về giá cả, công nghệ sản xuất,

sự tuyển dụng, thay đổi về nhân sự, thay đổi về công suất sản xuất, chất l-ợng nguyên vật liệu hay thay đổi về thoả thuận hình thức trả l-ơng cho nhân công tất cả đều ảnh h-ởng tới mức chi phí và làm cho các mức chi phí đã xây dựng trở nên lỗi thời, có thể làm cho hệ thống dự toán ngân sách, kiểm soát chi phí mất đi tính hợp lý, tính sát thực vốn có

Tại những doanh nghiệp qui mô lớn, có qui trình hoạt động phức tạp, sản xuất kinh doanh một danh mục sản phẩm với số l-ợng lớn chủng loại sản phẩm thì số mức chi phí cần xem xét hàng năm sẽ rất lớn Để giải quyết vấn

đề này, doanh nghiệp cần xây dựng các mức chi phí cơ sở cho các ngành hàng hoặc nhóm sản phẩm Trên cơ sở ứng dụng ph-ơng pháp quản lý các mức chi phí bằng phần mềm máy tính, doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ số biến

động phản ánh sự thay đổi về mức giá thực tế, mức thay đổi về chất l-ợng hay chủng loại nguyên vật liệu, mức thay đổi về công suất sản xuất tiêu thụ để tính toán các mức chi phí thực hiện cho kỳ kế hoạch một cách tự động

Hệ thống ghi chép thông tin về chi phí :

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần nắm đ-ợc mức chi phí tiêu chuẩn và mức chi phí thực tế của các sản phẩm và của các hoạt động tại từng công đoạn để sử dụng vào mục đích quản trị Tuy nhiên, nh- chúng ta đã phân tích thì để có thể so sánh đ-ợc chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế, thông tin

về các loại chi phí này phải đ-ợc ghi chép theo một qui trình nghiêm ngặt,

đảm bảo việc đồng bộ về không - thời gian giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn Nhờ đó, doanh nghiệp mới có thể phân tích và xác định các chênh lệch xuất phát do yếu tố hoạt động không hiệu quả hay do mức chi phí đặt ra ch-a sát thực để có những hành động điều chỉnh phù hợp Cũng chính nhờ sự gắn kết chặt chẽ giữa chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế, mà doanh nghiệp có thể

đánh giá đ-ợc mức độ rủi ro trong các quyết định kinh doanh của mình do sai lệch giữa chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế của sản phẩm, cũng nh- có khả năng ngày càng giảm thiểu mức độ sai lệch giữa hai hệ thống chi phí, và thông tin chi phí tiêu chuẩn ngày càng trở thành những thông tin chỉ dẫn đáng tin cậy phục vụ công tác lập kế hoạch và ra quyết định

Để xây dựng một hệ thống ghi chép chi phí nh- vậy, doanh nghiệp tr-ớc hết phải xây dựng cho mình một hệ thống qui trình hoạt động và ghi chép thông tin chuẩn mực, đ-ợc quản lý tập trung bằng phần mềm, vận hành bởi một đội ngũ chuyên viên cập nhật thông tin tại các trung tâm chi phí đ-ợc tổ chức hợp lý và đào tạo tốt, trong đó các yếu tố hoạt động, các khoản chi phí

đ-ợc liên kết bằng hệ thống mã số

Hệ thống phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn:

Một chức năng của hệ thống định mức chi phí là việc chỉ ra mức chênh lệch giữa chi phí thực tế (đ-ợc hạch toán trong quá trình hoạt động) và chi phí tiêu chuẩn (mức chi phí cho phép) của sản phẩm Hệ thống phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn bao gồm hai b-ớc sau :

- B-ớc 1: Tính toán các mức chênh lệch cấu thành nên tổng chênh lệch

- B-ớc 2: Xác định nguyên nhân và đánh giá sự chênh lệch chi phí

Chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn có thể xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân, trong đó các nguyên nhân chính có thể kể đến nh- :

- Các nguyên nhân do hệ thống định mức ch-a sát thực

- Các nguyên nhân do đội ngũ chuyên viên cập nhật thông tin không chuẩn xác hoặc không kịp thời

- Các nguyên nhân do biến động hoạt động so với chuẩn mực

Hệ thống phân tích sau đây là nhằm xem xét các nguyên nhân biến động Còn các nguyên nhân đầu sẽ đ-ợc giảm thiểu bằng hệ thống tổ chức thông tin

Phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Mức chênh lệch chi phí đối với nguyên vật liệu trực tiếp đ-ợc hình thành bởi những biến động, thay đổi theo cấu trúc tại hình 1.7 :

Việc xác định các mức biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nêu trên

có thể đ-ợc tính toán theo các công thức sau:

0 0

0 1

0 2

M

TMC M

M m

mc m

Trong đó: 1 – số liệu thực tế, 0 – số liệu tiêu chuẩn, TMC – Tổng chi phí NVL trực tiếp, p –

giá mua từng loại NVL, m – số l-ợng từng loại NVL đ-a vào sản xuất, mc – toàn bộ chi phí của từng loại NVL , M – Tổng khối l-ợng NVL đ-a vào sản xuất, i m0 – tỷ trọng (tiêu chuẩn) từng loại NVL trong tổng khối l-ợng đ-a vào sản xuất

Tổng chênh lệch chi phí NVL trực tiếp

Hình 1.7 : Cấu trúc của chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ư 0 0

0 1

Ư 0 3

T

TLC T

T t

lc t

Ư 1 0

0 1

Ư 1

Ư 4

T

TLC T

T t

lc t

Trong đó : 1 – số liệu thực tế, 0 – số liệu tiêu chuẩn, TLC – Tổng chi phí nhân công trực tiếp , p –

giá nhân công của từng loại lao động , t 0 – khối l-ợng lao động tính công (tiêu chuẩn) cho từng loại lao động, t p1 – khối l-ợng lao động đ-ợc trả công của từng loại lao động,

t w1 – khối l-ợng lao động thực tế của từng loại lao động, T p1 – Tổng khối l-ợng lao động

đ-ợc trả công, i to – tỷ trọng (tiêu chuẩn) của từng loại lao động trong tổng khối l-ợng lao

động, T 0 – Tổng khối l-ợng lao động tính công (tiêu chuẩn), T w1 – Tổng khối l-ợng lao

động thực tế, lc 0 – Chi phí phải trả cho từng loại lao động theo tiêu chuẩn

Tổng chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp

Hình 1.8 : Cấu trúc của chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp

Chênh lệch do biến động

về thời gian vô công

Phân tích chênh lệch biến phí chung

Mức chênh lệch chi phí đối với biến phí chung (sản xuất chung, bán hàng

và quản lý) đ-ợc hình thành bởi những biến động theo cấu trúc tại hình 1.9 :

Việc xác định các biến động tạo ra chênh lệch biến phí chung nêu trên có thể đ-ợc tính toán theo các công thức sau:

sp

sp q vc

0

sp

sp q vc q

vc

VC

Trong đó : 1 – số liệu thực tế, 0 – số liệu tiêu chuẩn, TVC – Tổng biến phí chung (sản xuất

chung, bán hàng-quản lý), vc 0 – biến phí chung đơn vị sản phẩm theo tiêu chuẩn, q 1

– khối l-ợng tiêu thụ thực tế của từng sản phẩm, sp – mức hoạt động cần tiêu hao

đối với toàn bộ khối l-ợng tiêu thụ của từng loại sản phẩm

Phân tích chênh lệch chi phí cố định chung

Mức chênh lệch chi phí cố định chung đ-ợc hình thành bởi những biến

động, thay đổi của các thành phần theo cấu trúc tại hình 1.10 :

Tổng chênh lệch biến phí chung

Chênh lệch do biến động về hiệu suất sử dụng biến phí

Chênh lệch do biến

động về mức chi phí

Hình 1.9 : Cấu trúc của chênh lệch biến phí chung

Tổng chênh lệch chi phí cố định chung

Hình 1.10 : Cấu trúc của chênh lệch chi phí cố định chung

Chênh lệch do biến động

về thời gian hoạt động

Việc xác định các biến động tạo nên chênh lệch chi phí cố định chung có thể đ-ợc tính toán theo các công thức sau:

fc p

B B t t t FC

1

1

Ư 2

2

B t

t FC

1

1 0

3

Trong đó : 1 – số liệu thực tế, 0 – số liệu tiêu chuẩn, TFC – Tổng chi phí cố định chung, fc –

đơn giá phí cố định chung của từng loại đối t-ợng hoạt động , p 0 – mức độ hoạt

động theo tiêu chuẩn để tạo ra kết quả thực tế từng loại đối t-ợng, p B – mức độ hoạt

động dự toán của từng loại đối t-ợng, p 1 – mức độ hoạt động thực tế của từng loại

đối t-ợng, t 1 – l-ợng thời gian hoạt động thực tế, t B – thời gian hoạt động dự toán Các mức chênh lệch chi phí có thể là tốt hoặc xấu Đối với chi phí nguyên vật liệu chính, nếu chi phí tăng thêm do tăng về yếu tố l-ợng thì cần phải xem xét điều chỉnh các hoạt động gây ra Còn nguyên nhân do thay đổi giá thì không điều chỉnh đ-ợc vì là yếu tố khách quan Nếu do cơ cấu sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp thì trong tr-ờng hợp thay đổi công nghệ sản xuất điều

đó có thể sẽ là đ-ơng nhiên Ng-ợc lại, trong tr-ờng hợp công nghệ không có gì thay đổi thì cần xem xét có thể do mức hao hụt nguyên vật liệu gia tăng

Đối với chi phí nhân công trực tiếp tăng thêm do năng suất lao động giảm hoặc do phải sử dụng thêm các lao động có đơn giá nhân công cao (thay đổi cơ cấu) thì cần rà soát nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh kịp thời

Chi phí chung tăng thêm do hiệu suất sử dụng chi phí thấp sẽ là đối t-ợng chính cần điều chỉnh, trong đó đối với định phí chung có phần chi phí tăng do giảm thời gian sản xuất (ngừng, chờ việc) là phần rất cần quan tâm chú ý Còn yếu tố tăng do mức chi phí th-ờng liên quan đến việc định mức ch-a sát thực