THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP BƯU ĐIỆN HÀ NỘI

- Trả lương khoán theo việc và kết quả công việc hoàn thành, trả lương theo chức danh quản lý, điều hành, thừa hành, chức danh cao hơn mà có mức lương cao hơn: Công văn số 4320/LĐTBXH-LT

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP BƯU ĐIỆN HÀ NỘI.

1 Một số vấn đề cơ bản về hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.

a Hình thức tiền lương của Công ty.

Hiện nay hình thức trả lương đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty

có hai hình thức:

- Trả lương theo chế độ chính sách của Nhà nước theo Nghị định 2005/2004/NĐCP ngày 14/12/2004 của Chính phủ qui định hệ thống thang bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty Nhà nước

- Trả lương khoán theo việc và kết quả công việc hoàn thành, trả lương theo chức danh quản lý, điều hành, thừa hành, chức danh cao hơn mà có mức lương cao hơn: Công văn số 4320/LĐTBXH-LT ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng qui chế trả lương trong Doanh nghiệp Nhà nước

Căn cứ vào điều lệ của Công ty cổ phần xây lắp Bưu điện Hà nội

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty

Căn cứ nghị quyết họp HĐQT Công ty lần thứ 11 họp ngày 5/7/2003

Căn cứ nghị quyết họp HĐQT Công ty lần thứ 12 họp ngày 26/11/2003

* Tiền lương chế độ chính sách trả cho người lao động hàng tháng bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các loại phụ cấp theo lương, phụ cấp thâm niên nghành theo ngày thực tế công tác và các ngày nghỉ được hưởng theo qui định của Bộ luật lao động, được tính theo công thức:

Lnc = Lngày x Ntt

Trong đó:

- Lnc: Tiền lương theo ngày công làm việc thực tế

- Lngày: Mức lương ngày được xác định theo công thức

Lngày = TLmin x (Hcp x Hpc)

Ntc

- Ntc: ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng theo bộ luật lao động

- Ntt: số ngày công được trả lương trong tháng, bao gồm ngày công tác thực tế, ngày hội họp, học tập, ngày nghỉ phép hiếu hỉ, theo chế độ và các ngày nghỉ được hưởng lương theo qui định của thỏa ước lao động và của

bộ luật lao động

Ví dụ: Lương của một số người của Xí nghiệp Thiết kế được tính như sau:

- Tính đơn giá lương:

VD: Theo như bảng lương chính sách tháng 1 của Xí nghiệp thiết kế thì:

Ông Lê Sỹ Tuê với hệ số lương cấp bậc 4.66

Đơn giá 1 ngày công = 450.000x4.66 = 99.857

Sau khi trả đủ lương cấp bậc cho người lao động phần tiền lương còn lại trả theo lương khoán cho người lao động.

Căn cứ vào hệ số, chức danh và hệ số chất lượng của từng người, tiền lương khoán của từng cá nhân được tính theo công thức:

Lkj = Vkth i x (HSCDj x HSCLj x Nj)

 (HSCDj x HSCLj x Nj)Trong đó:

- Lkj: tiền lương khoán của người thứ j trong đơn vị i

- Vkthi: quĩ tiền lương khoán thực hiện của đơn vị thứ i

- HSCD j: hệ số chức danh của người thứ j

- HScl j: hệ số chất lượng công tác của người thứ j

- Nj: Ngày công tác trong tháng của người thứ j

VD: Theo bảng lương khoán tháng 1 của Xí nghiệp thiết kế thì:

Ông Lê Sỹ Tuê với:

Hệ số chất lượng: 1

Hệ số chức danh ( giám đốc xí nghiệp): 5.30

Tổng tiền lương khoán của xí nghiệp : 23.638.409 VNĐ

Với 21 ngày công

Vậy Lương khoán của tháng = 23.638.409 x (1x5.30x21)

(1x25.20x21)

= 4.971.570 VNĐ

b Chế độ thang bảng lương áp dụng tại công ty.

Trả lương theo hệ số cấp bậc nghề nghiệp, bằng cấp chuyên môn được đào tạo (lương cơ bản)

Trả lương khoản theo việc dựa trên hệ số chức danh được qui định trên bảng hệ số chức danh toàn công ty Bảng kê số chức danh này được hình thành trên nguyên tắc:

- Chống phân phối bình quân

- Hệ số giãn cách giữa người có hệ số mức độ phức tạp công việc cao nhất và người có hệ số mức độ công việc đơn giản là 9 lần, được sắp xếp từ cao xuống thấp Chức danh cao hơn có hệ số cao hơn

- Qui định mức độ công việc đơn giản nhất là lao động tạp vụ có hệ số lương khoán bằng 1

Dựa trên kết quả công việc hoàn thành, được đánh giá thông qua các chỉ tiêu đánh giá năng suất, chất lượng, ý thức trách nhiệm cá nhân

BẢNG HỆ SỐ CHỨC DANH TOÀN CÔNG TY

Loại 1 4.7 Loại 2 4.2 Loại 3 3.8

Loại 1 5.3 Loại 2 4.6 Loại 3 4.1

Loại 1 4.1 Loại 2 3.7 Loại 3 3.3

8 Chủ nhiệm công trình

Loại 1 4.6 Loại 2 4.1 Loại 3 3.7 Loại 4 3.3

9 Tổ trưởng tổ sản xuất

Loại 1 3.0 Loại 2 2.7

10 Tổ phó tổ sản xuất

Loại 1 2.7 Loại 2 2.4

11 Giám đốc Xí nghiệp

Loại 1 6.0 Loại 2 5.3

12 Phó giám đốc Xí nghiệp

Loại 1 4.7 Loại 2 4.2

13 Chuyên viên, Kỹ sư

Loại 1 4.0 Loại 2 3.6 Loại 3 3.2 Loại 4 2.7

14 Cán sự, Kỹ thuật viên (Bằng Cao đẳng)

Loại 1 3.6 Loại 2 3.2 Loại 3 2.9 Loại 4 2.3

15 Cán sự, Kỹ thuật viên (Bằng Trung cấp)

Loại 1 3.2 Loại 2 2.9 Loại 3 2.3 Loại 4 2.0

17 Công nhân cáp, cống bể, cơ khí, lắp máy

Loại 1 2.4 Loại 2 1.9

Loại 3 1.5

18 Công nhân cột cao

Loại 1 3.0 Loại 2 2.7

20 Công nhân lái xe tải<3.5 tấn

Loại 1 2.3 Loại 2 1.8

21 Công nhân lái xe tải>3.5 tấn

Loại 1 2.5 Loại 2 2.0

c Chế độ tiền thưởng của Công ty.

Tiền thưởng trong lương là một phần của tiền lương, là kết quả công sức lao động của toàn thể CBCNV, là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong

kỳ kế hoạch Thưởng trong lương là hình thức trả thêm tiền lương sau khi Công

ty xem xét hiệu quả kinh doanh Để khuyến khích sự nỗ lực của CBCNV, phần tiền thưởng này sẽ được tính theo tổng tiền lương sản phẩm ở các Xí nghiệp và tiền lương thực tế của các phòng ban, ngày công thực tế tham gia sản xuất của CBCNV Những khoản tiền lương thuộc chế độ chính sách thì không được tính thưởng như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, phép , hội họp, học tập, lễ tết, việc riêng, phụ cấp thêm…

Hàng năm Công ty thường có thưởng theo quí, sáu tháng đầu năm và cuối năm Công ty hổ trợ đều một phần cho các Xí nghiệp theo bình quân đầu người, còn lại Tổng giám đốc duyệt cho các Xí nghiệp báo một tháng lương, hoặc tùy theo nguồn lương mà Xí nghiệp còn để phân bổ mà báo thưởng Nguồn tiền thưởng mà Xí nghiệp báo sẽ được chia theo hệ số lương khoán đã được qui định

VD: bảng thưởng Công ty

Bảng : Thưởng Xí nghiệp

d Quĩ tiền lương và quĩ Bảo hiểm tại Công ty.

* Tổng số quĩ tiền lương kế hoạch của công ty = 100%

Trích 5% cho quĩ lương dự phòng và quĩ lương khen thưởng của tổng giám đốc (3% quĩ lương dự phòng, 2% quĩ lương khen thưởng của tổng giám đốc) tổng giám đốc sử dụng quĩ tiền lương khen thưởng để xét thưởng khuyến khích hàng quí theo năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của tập thể và cá nhân người lao động

Phần còn lại phân bổ cho các đơn vị trả trực tiếp cho người lao động, căn

cứ mức độ hoàn thành kế hoạch sản lượng từng thời kỳ

Các đơn vị không hình thành quĩ dự phòng, nguồn quĩ dự phòng của công

ty phải được phân phối hết cho tập thể và cá nhân sau khi quyết toán năm tài chính

Quỹ tiền lương phải được phân phối hết cho người lao động, không được

- QL cli : Quĩ tiền lương còn lại trong quí của đơn vị thứ i

- QTL quí i : Quĩ tiền lương được duyệt trong quí của đơn vị i

- QTL thi: quĩ tiền lương đã chi trong quí của đơn vị thứ i

VD: Qũi tiền lương của xí nghiệp thiết kế được tính như sau:

Một công trình đã hoàn thành và được đưa báo doanh thu, công trình: Mở rộng mạng cáp quang Bưu điện tỉnh Phú Thọ năm 2006

Tổng số tiền xí nghiệp thiết kế được hưởng từ công trình bao gồm:

Phí Khảo sát thiết kế công trình: 55.000.000 VNĐ

Phí thiết kế thi công và tổng dự toán công trình: 85.000.000 VNĐ

Vậy tổng doanh thu xí nghiệp báo từ công trình = 55.000.000+ 85.000.000 = 140.000.000 VNĐ

Quĩ tiền lương trích ra từ công trình là 40% doanh thu: 56.000.000 VNĐ

* Quĩ Bảo hiểm xã hội của Công ty.

Ngoài quĩ tiền lương kế hoạch còn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên

Người lao động hưởng BHXH là công nhân trực tiếp sản xuất, bộ phận gián tiếp

Các đối tượng trên được hưởng chế độ bảo hiểm như sau:

Cuối mỗi tháng (quý) kế toán phải tiến hành thanh toán với công đoàn cấp trên, nếu chi vượt số được giữ lại sẽ được cấp bù, nếu chi không hết phải nộp lại

Theo qui định mỗi tháng công ty trích 25% trên tổng số quĩ lương tháng của công ty được phân bổ như sau:

19% công ty đưa vào giá thành trong đó:

+ 15% BHXH gồm: 10% công ty nộp vào ngân sách nhà nước, 5% công

ty để lại chi cơ sở

+ 2% BHYT công ty nộp vào ngân sách nhà nước

+ 2% KPCĐ gồm: 1% công ty nộp vào ngân sách nhà nước, 1% công ty

để lại chi cơ sở

Với các khoản trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên kế toán dựa vào kết quả tính trợ cấp BHXH cho từng người, trên cơ sở chứng từ về giấy chứng nhận ốm, nghỉ lễ….lập bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

Bảng này cũng được lập cho từng xí nghiệp, bộ phận gián tiếp của công

ty trong đó ghi rõ các khoản trợ cấp của từng người Công ty theo dõi chung về tình hình trích lập và thanh toán BHXH, BHYT cho công nhân viên Hàng tháng

kế toán tiền lương công ty tổng hợp các bảng thanh toán BHXH của từng xí nghiệp, bộ phận gián tiếp công ty Sau khi được kế toán trưởng công ty kiểm tra,

ký, xác nhận và tổng giám đốc công ty duyệt được dùng làm căn cứ trả trợ cấp BHXH cho công nhân viên

2 Hạch toán lao động áp dụng tại Công ty.

Căn cứ vào qui trình sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Xây lắp Bưu điện Hà nội đã áp dụng hai hình thức tiền lương, tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm

Hình thức tiền lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương chủ yếu trong Công ty và được áp dụng vào các đơn vị trực tiếp tham gia vào sản xuất

Nhân viên làm việc tại các phòng ban, không trực tiếp tạo ra sản phẩm, được tính trả lương theo hình thức tiền lương thời gian

Trong quá trình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, việc hạch toán lao động của công ty được thực hiện rõ ràng, chính xác, kịp thời

a Hạch toán số lượng lao động.

Phòng tổ chức lao động theo dõi số lượng lao động thông qua “ Sổ danh sách cán bộ công nhân viên” của toàn công ty Trong đó ghi rõ số lượng công nhân viên, nghề nghiệp, và trình độ tay nghề ( hoặc cấp bậc kỹ thuật) Số lượng công nhân viên được theo dõi theo từng Xí nghiệp, phòng ban Phòng tổ chức

lao động phải thường xuyên cập nhật số lượng, sự biến động về nhân sự trong toàn công ty và lý do sự biến động đó.

- Bảng chấm công

Cuối tháng các Xí nghiệp có trách nhiệm nộp bảng tổng hợp số lao động, về công ty để phòng Tổ chức lao động tổng kết lao động đi làm, số lao động nghỉ,

lý do…

Mẫu bảng DS CBCNV

b Hạch toán thời gian lao động.

Hạch toán thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong công ty Tại mỗi bộ phận sử dụng lao động theo dõi thời gian lao động của công nhân viên thông qua “ Bảng Chấm Công” Mỗi Xí nghiệp đều được giám đốc phân công một người trực tiếp ghi Bảng chấm công , căn cứ vào số lao động

có mặt, vắng mặt của bộ phận mình Các lý do vắng mặt đều được ghi bằng các

ký hiệu riêng trên bảng chấm công để tiện cho việc theo dõi và tính lương

Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội dùng cho trường hợp CNV ốm đau, thai sản, tại nạn lao động…Chứng từ này do cơ quan hoặc bệnh viện cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định

Hạch toán thời gian lao động là cơ sở để tính trả lương đối với bộ phận công nhân viên hưởng lương thời gian

c Hạch toán kết quả lao động.

Công ty tiến hành hạch toán lao động theo khối lượng công việc hoàn thành Đó là các công trình sau khi đã hoàn tất các thủ tục về mặt pháp lý là Hợp đồng kinh tế giữa hai bên, các Biên Bản bàn giao hồ sơ công trình, các biên bản nghiệm thu công trình, đã được ký kết đầy đủ

Kết quả lao động của các Xí nghiệp được theo dõi, ghi chép đầy đủ thông qua kỳ báo Doanh thu về công ty theo quí 3 tháng một lần

Cuối tháng kế toán của các Xí nghiệp có nhiệm vụ dựa vào nguồn lương

mà Xí nghiệp có (qua các kỳ đã báo doanh thu) và căn cứ vào Bảng chấm công

để lập “ Bảng thanh toán tiền lương khoán” cho Xí nghiệp mình

3 Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.

a Hạch toán tiền lương và thanh toán với người lao động tại Công ty.

Hạch toán ban đầu gồm các chứng từ sau:

+ Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận

+ Bảng bình xét hệ số chất lượng, thêm giờ

+ Bảng thanh toán lương

Nội dung hạch toán:

Kế toán các Xí nghiệp đến ngày báo lương, phải nộp Bảng Báo Lương, Bảng Chấm Công, cùng Bảng bình bầu Chất lượng ABC trong tháng lên phòng Lao động và quản lý tiền lương Phòng lao động và quản lý tiền lương, kiểm tra

và theo dõi, sau đó đưa lên trình Tổng giám đốc xét duyệt Tiếp theo chuyển xuống kế toán tiền lương , kế toán tiền lương kiểm tra lại lần cuối cùng và trình

kế toán trưởng công ty duyệt Sau khi đã hoàn tất kế toán các xí nghiệp cùng với Bảng dược duyệt về chia lương tại Xí nghiệp

Mẫu bảng chấm công T1

Bình xét ABC T1

Mẫu báo lương khoán T1.

Bảng xét duyệt công ty

Bảng Lương Cơ bản.

Bảng lương khoán

b Hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty.

Tài khoản sử dụng: Kế toán công ty sử dụng Tài khoản 334_Phải trả công nhân viên, ngoài ra còn sử dụng những tài khoản sau:

TK 3383: Bảo hiểm xã hội

TK 3384: Bảo hiểm y tế

TK 627: Chi phí sản xuất chung

TK 622:Chi phí nhân công trực tiếp.

Trình tự hạch toán: Hàng tháng kế toán căn cứ vào chứng từ bảng chấm công, bảng thanh toán lương phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 622: Tiền lương trả CNV trực tiếp

Nợ TK 627: Tiền lương trả CNV gián tiếp

Bảng kê chứng từ là căn cứ để ghi “ Chứng từ ghi sổ” và là căn cứ để ghi

Sổ cái Sổ cái được lập và theo dõi theo từng quí, mẫu sổ cái của Công ty giống như chế độ kế toán qui định Kế toán tiền lương tập hợp số liệu để ghi vào Sổ cái “TK334” và sổ cái “TK338”

Hoàn thành ghi chép vào sổ cái TK 334, TK 338 là kết thúc quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Mẫu phiếu chi

Mẫu phiếu thu.

Mẫu chứng từ ghi sổ.

Mẫu chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK334.

Sổ cái TK 338

* Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.

Thường thì chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỉ trọng cao thứ hai trong tổng giá trị công trình sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tuy nhiên, ở công ty trị giá nguyên vật liệu tính vào công trình giảm bớt do vật liệu A cấp không được tính vào giá trị xây lắp của công trình, hạng mục công trình nên chi phí nhân công trực tiếp của công ty xây lắp Bưu Điện lại chiếm một tỉ trọng khá cao trong toàn bộ giá trị của gói thầu

Chính vì thế mà công ty đặc biệt chú trọng vào công tác hạch toán chi phí nhân công không chỉ vì nó ảnh hưởng đến việc phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ được giá thành sản phẩm xây lắp mà nó còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thanh toán tiền công thoả đáng, kịp thời cho người lao động

Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ dịch vụ Tại công ty cổ phần xây lắp Bưu Điện Hà Nội chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương,

Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên tổng số tiền lương phải trả cho

công nhân trực tiếp thi công công trình, khoản này được theo dõi ở khoản mục chi phí chung.

Khi hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty sử dụng TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”, tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình Tài khoản có 3 tài khoản cấp 2

TK 6221: Chi phí nhân công xây lắp

TK 6222: Chi phí nhân công gia công

TK 6224: Chi phí nhân công thiết kế

* Đối với nhân công thuê ngoài: Các Xí nghiệp căn cứ vào tiến độ thi công mà

ký kết hợp đồng thuê nhân công Căn cứ vào tính chất công việc để có được đơn giá hợp lý Do đặc điểm của các công trình, hạng mục công trình thường ở xa trụ sở chính của công ty và do đặc điểm của từng công trình thi công mà chi phí nhân công thuê ngoài ở công ty cổ phần xây lắp rất lớn thường chiếm khoảng 2/3 tổng chi phí nhân công trực tiếp Chi phí này thường được các chủ nhiệm công trình tập hợp báo về xí nghiệp phê duyệt vào cuối quí, và kế toán để định khoản nhập liệu vào máy

Các căn cứ để tính được chi phí nhân công thuê ngoài đó là hợp đồng thuê nhân công, bản xác nhận khối lượng công việc, và bản quyết toán và thanh

lý hợp đồng

Do quy định của ngành thì chi phí nhân công thuê ngoài thường được tính hết 100% vào công trình, tuy nhiên chi phí này phải dựa trên giá trị dự thầu trong hợp đồng kinh tế

Chi phí nhân công thuê ngoài ở công trình này được thể hiện ở một hoặc nhiều Hợp đồng giao khoán kèm theo

Nợ TK 622 (6221): Chi phí nhân công xây lắp trực tiếp

Có TK338(3388): Phải trả phải nộp khác Sau đó riêng đối với chi phí nhân công thuê ngoài kế toán sau khi nhận được các chứng từ cần thiết sẽ nhập dữ liệu chi phí nhân công thuê ngoài vào máy