Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí tại Công ty viễn thông Hà Nội

[r]

Tr nh Th Kim Thanh

Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b v chi phí t i

công ty vi n thông Hà N i

Tóm t t lu n v n th c s

Hà N i - 2007

Vi n thông là l nh v c kinh t c bi t, v a có tính ph c v , v a có tính ch t

vi c truy n d n các thông tin v chính sách kinh t , xã h i ph c v nhi u ngành,

doanh d ch v vi n thông c ng không ng ng phát tri n v i nhi u d ch v m i a

cho nh ng doanh nghi p vi n thông không ít nh ng c h i và thách th c trong kinh

nh n trong ó có Ngành B u chính Vi n thông (BCVT) Các doanh nghi p kinh

tri n c n có nhi u gi i pháp M t trong nh ng gi i pháp ó là doanh nghi p ph i

các doanh nghi p kinh doanh d ch v vi n thông

h th ng ki m soát n i b v chi phí t i Công ty Vi n thông Hà N

Ch ng 1: Nh ng v n lý lu n c b n v HTKSNB chi phí trong doanh nghi p kinh doanh d ch v Vi n thông;

Công ty Vi n thông Hà N i;

TH NG KI M SOÁT N I B CHI PHÍ TRONG DOANH NGHI P KINH DOANH D CH V VI N THÔNG

1.1 H th ng ki m soát n i b v chi phí trong h th ng qu n lý

1.1.1 Lý lu n chung v ki m soát trong qu n lý

1.1.2 Lý lu n chung v h th ng ki m soát n i b

1.1.2.1 Khái ni m v h th ng ki m soát n i b

Theo Liên oàn K toán Qu c t (IFAC), HTKSNB là m t h th ng chính

1.1.2.2 M c ích c a h th ng ki m soát n i b

M c ích c a HTKSNB là i u hành và qu n lý kinh doanh m t cách có hi u

hi n các bi n pháp i phó; Phát hi n, ng n ch n các sai ph m và gian l n trong

ích

1.1.2.3 Các thành ph n c a h th ng ki m soát n i b

• Môi tr ng ki m soát (Control environment)

ngoài

• H th ng k toán

t phát sinh, h th ng k toán không nh ng cung c p thông tin cho vi c qu n lý mà

th ng k toán là m t m c xích, m t b ph n c u thành quan tr ng c a HTKSNB

• Các th t c ki m soát

ây là các quy trình, các cách th c do các nhà qu n lý quy nh d a trên các

soát ph i d a trên ba nguyên t c: nguyên t c phân công, phân nhi m; nguyên t c b t kiêm nhi m; nguyên t c u quy n và phê chu n

1.1.3 Lý lu n chung v ki m soát chi phí v i công tác qu n lý doanh nghi p

c ng có th ki m soát các chi phí trong ph m vi quy n h n cho phép B i v y, c n

chi phí phát sinh t i các b ph n trong doanh nghi p

doanh vi n thông

1.2.1 c m ho t ng s n xu t kinh doanh d ch v vi n thông

ng t i HTKSNB v chi phí t i các doanh nghi p kinh doanh d ch v Vi n thông

ph m vi n thông có nhi u lo i trong t ng lo i có nhi u ch ng lo i

1.2.2 nh h ng c a nh ng c m chung t i h th ng ki m soát n i b v chi phí trong doanh nghi p kinh doanh d ch v vi n thông

1.2.2.1 Môi tr ng ki m soát

th c hi n l i ch a rõ ràng và có khi b hi u sai, hi u nh m ó ch là nh ng vi c trong Phòng K toán M c ích, ch c n ng và nhi m v kinh doanh c a doanh nghi p qui nh c c u t ch c b máy c a doanh nghi p c ng nh HTKSNB v chi

1.2.2.2 H th ng k toán chi phí t i các doanh nghi p kinh doanh d ch v Vi n thông.

Chi phí s n xu t c a m i doanh nghi p thu c l nh v c Vi n thông ch là m t

c phát tri n, vi c t ch c s n xu t c a l nh v c Vi n thông theo t p oàn kinh t

c h ch toán t i n i phát sinh Quan h gi a các thành viên trong t p oàn là

Th t c ki m soát các doanh nghi p kinh doanh d ch v vi n thông có th chia làm hai lo i chính: là các th t c ki m soát t ch c và các th t c ki m soát k toán

CHI PHÍ T I CÔNG TY VI N THÔNG HÀ N I

2.1 Nh ng c t ng c b n v ho t ng c a Công ty Vi n thông Hà N i

2.1.1 T ng quan v s hình thành và phát tri n c a Công ty Vi n thông Hà N i

Công ty Vi n thông Hà N i là công ty con tr c thu c B u i n Thành ph

Công ty i n báo Hà N i theo Quy t nh S 314/Q -TCCB L TL c a Giám

c T ng công ty B u chính Vi n thông Vi t Nam (VNPT)

2.1.2 Các c m ho t ng s n xu t kinh doanh c a Công ty

Ch c n ng nhi m v chính c a Công ty là t ch c, qu n lý, v n hành, b o

ng, s a ch a, khai thác, phát tri n thuê bao và kinh doanh các d ch v Vi n

2.1.3 c m t ch c b máy qu n lý c a Công ty

u i n TP Hà N i T ch c c a Công ty c ng có y kh i ch c n ng, kh i s n

niên C c u t ch c c a Công ty theo mô hình tr c tuy n ch c n ng T i các trung tâm c a Công ty Vi n thông Hà N i c c u t ch c theo s n ph m B máy k toán

2.2 Th c tr ng h th ng ki m soát n i b v chi phí t i Công ty

2.2.1 Môi tr ng ki m soát chi phí

2.2.1.1 Chính sách qu n lý nhân s

Công ty hi n v n duy trì và áp d ng nh ng quy nh trong nh ng v n b n

trong công vi c, ý th c trách nhi m cao Do ó ã góp ph n làm gi m nh ng sai

qu n lý

2.2.1.2 Phong cách i u hành c a lãnh o Công ty

2.2.1.3 Công tác k ho ch, d toán

2.2.2 H th ng k toán chi phí

2.2.2.1 H th ng ch ng t k toán

Ch ng t k toán áp d ng trong Công ty th c hi n theo úng n i dung,

KTTKTC c a T ng Giám c T p oàn BCVT VN.

2.2.2.2 H th ng tài kho n k toán

l nh v c kinh doanh d ch v vi n thông, H th ng Tài kho n g m có 75 tài kho n,

2.2.2.3 H th ng s sách k toán

Hình th c k toán áp d ng t i Công ty là hình th c ch ng t ghi s Hi n nay Công ty ang s d ng k toán máy Ph n m m k toán c a T p oàn BCVT VN

c thi t k theo nguyên t c c a hình th c k toán Ch ng t ghi s (Ph n m m Oracle)

2.2.2.4 H th ng báo cáo tài chính

qu n lý

2.2.3 Th t c ki m soát n i b v chi phí

nguyên t c: nguyên t c phân công, phân nhi m; nguyên t c b t kiêm nhi m; nguyên

t c u quy n và phê chu n

2.2.4 Ki m soát n i b trên các ph n hành

Phòng K toán Công ty h ch toán và t p h p chi phí phát sinh t các trung tâm, các c a hàng, các phòng ban ch c n ng, hàng quý l p báo cáo g i v B u i n

TP Hà N i Công ty t p h p chi phí SXKD d ch v vi n thông ch y u theo y u t ,

t i Công ty Vi n thông Hà N i

Chi phí NVL tuy không ph i là chi phí ch y u trong giá thành s n xu t d ch v

vi n thông nh ng nó l i là kho n chi r t d b th t thoát, lãng phí, s d ng không úng

m c ích… B i v y c n ph i có nh ng quy nh, nh ng th t c ki m soát ki m soát

ch t ch kho n m c chi phí này Công ty ã có s ki m soát nh ng khâu sau: Khâu mua NVL, Khâu nh p kho NVL, Khâu xu t kho NVL

2.2.4.2 Ki m soát chi phí nhân công

th c t

2.2.4.3 Ki m soát chi phí s n xu t chung

Kho n chi này là kho n chi l n trong c c u chi phí c a Công ty b i vì t i các Trung tâm là n i t p trung ch y u TSC có giá tr l n c a Công ty nh nhà

ng, máy móc thi t b t ng ài…b i v y chi phí kh u hao l n, kéo theo chi phí

s a ch a TS B i v y ki m soát chi phí s n xu t chung ch y u t p trung ki m soát

vi c kh u hao TSC và ki m soát các kho n chi phí s a ch a TS

2.2.4.4 Ki m soát chi phí qu n lý Công ty

Chi phí qu n lý phát sinh nhi u nh t là các chi phí d ch v mua ngoài nh chi

ki m soát Tuy nhiên, Công ty c ng ang c g ng ti t ki m kho n chi phí này b ng

pháp, h p lý, h p l c a các chi phí qu n lý phát sinh Ki m soát vi c tuân th các

2.2.4.5 Ki m soát chi phí bán hàng

ng bán hàng là chi phí qu ng cáo, ti p th , chi phí h i ngh KH Chi phí bán hàng

m i nên vi c ki m soát chi phí này r t khó Công ty ch a có nh ng quy nh c th

có th ki m soát chi phí bán hàng

2.2.5 Ki m soát n i b v chi phí trong môi tr ng x lý thông tin b ng máy tính

t i Công ty

oàn BCVT VN nh m t p h p chi phí m t cách t t nh t Tuy nhiên, nó v n ch a

áp ng h t các nhu c u ki m tra, ki m soát, qu n lý c a các doanh nghi p thành

nhà qu n lý khi c n có nh ng báo cáo mang tính phân tích riêng

2.3 ánh giá chung v h th ng ki m soát n i b t i Công ty

Nh ng m t tích c c: Công ty ã th c hi n úng các quy nh c a Nhà n c

gi a các b ph n ch c n ng và các trung tâm s n xu t, kinh doanh d ch v làm n n

nh ng khâu qu n lý

Nh ng m t h n ch : Do c m ho t ng s n xu t, kinh doanh c a Công

M i b ph n, m i công vi c ch a có b ng mô t công vi c m t cách rõ ràng, c th

m i ch n thu n th c hi n vi c t p h p chi phí theo úng h ng d n và quy nh

c a B Tài chính và c a Ngành Công ty M i ch có nh ng th th c ki m soát k

HTKSNB v chi phí t i Công ty Trên các ph n hành ki m soát v chi phí còn nhi u

ho c th t thoát các ngu n l c c a Công ty

Trên ây là nh ng ánh giá chung v th c tr ng HTKSNB v chi phí t i Công ty Vi n thông Hà N i T nh ng ánh giá trên có th th y HTKSNB v chi

TH NG KI M SOÁT N I B V CHI PHÍ T I CÔNG TY

VI N THÔNG HÀ N I

3.1 S c n thi t ph i hoàn thi n ki m soát n i b v chi phí t i Công ty Vi n thông Hà N i

3.1.1 Nhu c u h i nh p và phát tri n

L nh v c kinh doanh d ch v vi n thông trong nh ng n m g n ây ang phát tri n m nh m và hoà nh p nhanh chóng vào xu th phát tri n chung trên toàn th

3.1.2 nh h ng phát tri n c a Công ty

và ph i khai thác các ngu n l c m t cách hi u qu nh t v i chi phí th p nh t t o

ra l i th c nh tranh Chính vì v y, vi c xây d ng HTKSNB v chi phí chính là m t

3.1.3 Nh ng v n t ra t th c ti n ki m soát n i b v chi phí t i Công ty

kinh doanh t i Công ty còn ph thu c r t nhi u vào c p trên, ch a có s g n k t

3.1.4 V n r i ro trong ho t ng kinh doanh d ch v vi n thông

R i ro v cháy, n , ho ho n; R i ro vô hình ó là s l c h u nhanh chóng c a các thi t b công ngh vi n thông; R i ro do s c ngh n m ng, s c máy tính, s c

ng ng tr thông tin do t ng ài h ng

3.2 Nguyên t c hoàn thi n ki m soát n i b t i các Công ty kinh doanh d ch v

Vi n thông

Xây d ng HTKSNB v chi phí t i Công ty Vi n thông Hà N i c n ph i áp

m t u i m trong HTKSNB v chi phí t i Công ty; Vi c xây d ng HTKSNB v

hi u qu

Hà N i

3.3.1 Hoàn thi n c c u t ch c và nh n th c v ki m soát chi phí t i Công ty

c u t ch c c a Công ty nên có thêm thêm Phòng K ho ch nh m t ng

ch c c ng c n hoàn thi n theo các bi n pháp sau: Công ty c n có “B ng mô t công

th ng v n b n th ng nh t quy nh chi ti t vi c tuy n d ng, ào t o, ánh giá nhân

i d ng v n b n các quy t c, chu n m c phòng ng a nh ng hành vi gây phát sinh chi phí không áng có, ho c có th gây thi t h i cho Công ty

3.3.2 Xây d ng h th ng nh m c và d toán chi phí t i Công ty

Xây d ng nh m c h p lý

phí cho m t s kho n m c sau: Xây d ng nh m c chi phí nhân công tr c ti p, xây

d ng nh m c NVL tr c ti p, xây d ng nh m c chi phí s n xu t chung, xây d ng

nh m c chi phí s a ch a TS, xây d ng nh m c chi chí v n phòng ph m

Xây d ng d toán chi phí s n xu t kinh doanh

trình b y M c 2.2.1.3 quá trình l p d toán c a Công ty còn r t nhi u b t c p và

Công ty có th ki m soát n i b hi u qu h n

3.3.3 Hoàn thi n h th ng thông tin k toán ph c v ki m soát chi phí

H th ng thông tin k toán là m t b ph n quan tr ng c a HTKSNB v chi

ki m soát chi phí

Áp d ng k toán qu n tr chi phí nh m cung c p thông tin nâng cao n ng l c ki m soát chi phí

thành nhi u kho n m c chi phí khác nhau M i kho n m c chi phí ó n u áp d ng

nh ng gi i pháp góp ph n gi m chi phí, h giá thành, t ng l i nhu n cho Công ty

Xây d ng báo cáo chi phí theo yêu c u qu n lý

Khi Công ty mu n qu n lý t t chi phí thì c n ph i có nh ng báo cáo chi ti t

n v chí phí c a t ng lo i d ch v , t ng b ph n kinh doanh khác nhau Nh là:

Báo cáo phân tích tình hình th c hi n nh m c chi phí s n xu t…

Quy nh v trách nhi m và quy n h n trong vi c c p nh t c ng nh truy xu t thông tin, s li u báo cáo Quy nh m u bi u báo cáo k toán qu n tr áp d ng th ng nh t trong Công ty V i cách th c t ch c công khai thông tin k toán qu n tr qua m ng

thi n, h th ng thông tin k toán s th c s tr thành công c h u hi u trong HTKSNB v chi phí t i Công ty

3.3.4 Hoàn thi n ki m soát n i b v chi phí trên các ph n hành

Công ty ã tri n khai nhi u hình th c ki m soát n i b v chi phí tuy nhiên

HTKSNB v chi phí m t cách h u hi u b i v y ta c n ph i b sung và c i ti n m t

ki m soát chi phí NVL, Hoàn thi n trình t và th t c ki m soát chi phí nhân công, Hoàn thi n ki m soát chi phí s n xu t chung, Hoàn thi n ki m soát chi phí qu n lý Công ty, Hoàn thi n ki m soát chi phí bán hàng

3.4 i u ki n th c hi n gi i pháp

c nên có nh ng hình th c tuyên truy n, b tr ki n th c cho các nhà qu n lý v

xem xét l i c ch thu h i kh u hao hi n nay V m t ki m soát chi phí thì v n ch a

i v i Công ty Vi n thông Hà N i c ng nh các Công ty thành viên khác c n ph i

k thu t, công ngh s n xu t trong Công ty và ph i có các bi n pháp c th , phù h p

Tr c xu th h i nh p và phát tri n kinh t , các doanh nghi p vi n thông ngày càng chú tr ng hoàn thi n công tác qu n lý nh m nâng cao s c c nh tranh và

chung và h th ng ki m soát chi phí nói riêng là m t yêu c u b c thi t

nhanh chóng v công ngh trong l nh v c kinh doanh d ch v vi n thông, k t h p

ph m s n xu t ra là tiêu th ngay không có s n ph m d dang, d ch v ngày càng a

thi n h th ng ki m soát n i b v chi phí t i Công ty Vi n thông Hà N có ý ngh a c v lý lu n và th c ti n cho Công ty Vi n thông Hà N i c ng nh nh ng

phí trong các doanh nghi p vi n thông

Công ty Vi n thông Hà N i, giúp Công ty qu n lý ch t ch v chi phí, nâng cao

Do nh ng h n ch nh t nh lu n v n khó tránh kh i nh ng thi u sót R t