Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao mặt trời Việt Nam

Xuất phát từ tầm quan trọng của KSNB và từ thực tế khách quan nên Tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí ho[r]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

-  -

VŨ THỊ CHI

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNGTẠI CÔNG

TY TNHH SAO MẶT TRỜI VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

LUẬN VĂN THẠC SỸ

HÀ NỘI – NĂM 2014

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trên thế giới, Kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp đã ra đời từ lâu Trong giai đoạn hiện nay, tình hình khủng hoảng kinh tế giới bắt đầu từ năm 2007 vẫn đang tiếp tục diễn biến ngày càng phức tạp và lan rộng Tại Việt Nam, hàng loạt các doanh nghiệp đã phá sản và đăng ký giải thể, tạm ngừng hoạt động kinh doanh.Điều này cho chúng ta thấy vấn đề phòng ngừa rủi ro là một vấn đề hết sức cấp bách hiện nay Chính vì vậy một hệ thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định

sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tại Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam đang chịu sức ép cạnh tranh rất lớn từ các Công ty phân phối mỹ phẩm cao cấp khác.Là một công ty thương mại thì chi phí hoạt động trong công

ty luôn chiếm tỷ trọng lớn và rất khó kiểm soát Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển trong thời gian tới, Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam đang phải tìm mọi cách để đứng vững trên thị trường, thay đổi chính sách và kiểm soát chặt chẽ hơn trong quản lý đặc biệt là kiểm soát chi phí Một trong các giải pháp là phải hoàn thiện lại hệ thống KSNB về CPHĐ.KSNB tại Công ty TNHH Sao Mặt trời VN trong những năm qua đã hoạt động và đạt được yêu cầu nhất định Tuy nhiên, phương pháp quản lý của công ty còn lỏng lẻo, không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau Xuất phát từ tầm quan trọng của KSNB và từ thực tế khách

quan nên Tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát nội bộ với

việc kiểm soát chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam” được chọn

làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ

1.2 Tổng quan về các công trình nghiên cứu có liên quan

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

1.4 Câu hỏi nghiên cứu của đề tài

1.5 Phạm vi nghiên cứu của luận văn

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Trong Luận văn đã sử dụng các phương pháp sau: Một là phương pháp so sánh và xử lý số liệu Hai là phương pháp điều tra

Ba là phương pháp thu thập thông tin

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SAO MẶT

TRỜI VIỆT NAM 2.1 Khái niệm và nội dung của kiểm soát

Tác giả trình bày các quan điểm về kiểm soát nhằm khẳng định kiểm soát là một hoạt động không thể thiếu trong tất cả doanh nghiệp, nó giúp các NQL đạt được mục tiêu.Và kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả

Hệ thống kiểm soát bao gồm bốn yếu tố cấu thành: Đối tượng kiểm soát; nhân tố đánh giá; nhân tố hiệu ứng và mạng lưới thông tin

Công tác kiểm soát là một quy trình bao gồm các khâu bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu và xác định các tiêu chuẩn đánh giá; Đo lường các hoạt động thực tế; thực hiện đánh giá và điều tiết (nếu cần) Nội dung này được tác giả trình bày theo quan điểm của Victor Z Bink and Herbert Witt (2000)

2.2 Khái niệm và vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

Có nhiều quan điểm và định nghĩa về KSNB, trong Luận văn thì tác giả đã trình bày các khái niệm về KSNB theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế, theo quan điểm của COSO, theo Hội đồng liên hiệp các nhà kế toán Malaysia và Viện Kế toán Malaysia, Theo Hội nghề nghiệp kế toán Anh quốc, Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315

Chức năng của kiểm soát nội bộ: Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ

được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống KSNB của một tổ chức; thì trong những năm gần đây, Viện Kiểm toán nô ̣i bô ̣ (IIA) đã mở rộng chức năng của kiểm toán

nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị

Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:Trong phần này, Tác giả trình

bày khái niệm chung nhất về kiểm soát nội bộ, quản lý, các giai đoạn của quá trình quản

lý nhằm làm rõ vai trò của KSNB bắt đầu từ khâu lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực,

tổ chức thực hiện, điều hành và kiểm soát Từ đó khẳng định kiểm soát luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi giai đoạn của quá trình quản lý để điều chỉnh mỗi hoạt động đó.Kiểm

soát không phải là một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng gắn với hoạt động của quá trình đó

Tác giả nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB theo quan điểm COSO:Một hệ thốngKSNB thông thường được cấu tại bởi năm bộ phận chính: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát

Ngoài ra KSNB không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những ha ̣n chế tiềm tàng của hệ thống như : Yêu cầu chi phí cho KSNB thường không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại, KSNB không bao quát được những rủi ro không lường trước, KSNB được thực hiện bởi con người, - Khả năng KSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị, Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm Hệ thống KSNB được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất, hay bất thường Do đó, KSNB cần phải

thường xuyên được hoàn thiện

2.3 Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí hoạt động tại doanh nghiệp

Tác giả trình bày khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh theoquan điểm của Kế toán tài chính Phân loại chi phí theo tính chất của các khoản chi phí theo nội dung kinh

tế của chi phí, theo yêu cầu quản lý tài chính và hạch toán, theo tính chất biến đổi của chi phí so với mức lưu chuyển hàng hóa

Nguyên tắc chung trong kiểm soát chi phí: Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát, khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi, lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp, nguyên tắc khách quan, nguyên tắc có chuẩn mực, nguyên tắc kinh tế

Theo quan điểm của COSO thì KSNB là một quá trình do con người quản lý, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu

và hiệu quả Xem xét các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB theo quan điểm của COSO

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SAO MẶT

TRỜI VIỆT NAM 3.1 Đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Công ty TNHH Sao mặt trời Việt Nam được cấp giấy chứng nhận thành lập vào năm 2005, chuyên nhập khẩu và phân phối các thương hiệu mỹ phẩm cao cấp.Bộ máy của công ty được tổ chức dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của công ty theo từng giai đoạn phát triển nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và hiệu lực điều hành của bộ máy quản lý

Bộ máy kế toán là bộ phận quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của công

ty Chất lượng và trình độ của đội ngũ kế toán hợp lý làm giảm rủi ro kiểm soát, làm tăng

độ tin cậy của các thông tin kế toán Toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán Cyber, đã làm cho công việc kế toán trở nên đơn giản và đảm bảo độ chính xác cao

Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty được tổ chức

khá chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của công ty Bao gồm từ việc lập

chứng từ kế toán, sử dụng chứng từ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hệ thống báo cáo theo Quyết định

48/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 14/09/2006

3.2 Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ về chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam

Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh: Đặc điểm kinh doanh của công ty là nhập

khẩu sản phẩm nước ngoài về phân phối cho Salon tóc đối với sản phẩm Goldwell, cho đại lý và người tiêu dùng với mỹ phẩm Jane Iredale Nguồn hàng hóa bấp bênh và sự canh tranh của nhiều hãng mỹ phẩm khác.Cả đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp đều bị

sự chi phối, cách duy nhất để doanh nghiệp đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh là

nắm rõ thị trường, đánh giá đúng nhu cầu của khách hàng

Thực trạng về môi trường kiểm soát với chi phí hoạt động:Nhà quản lý cũng

có ý thức về xây dựng hệ thống KSNB nên cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuôc Ưu tiên tuyển dụng nhân viên có trình độ cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực mỹ phẩm, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin.Tác giả nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với các yếu tố chủ yếu trong chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam bao gồm:

Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ về chi phí lương nhân viên:Tác

giả xây dựng bảng câu hỏi về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, giám sát Miêu tả chi tiết Chu trình tiền lương tại Công ty bao gồm các quy định theo hợp đồng lao động, hình thức và chế độ tiền lương áp dụng, nêu ra các nguyên tắc trong quản lý

Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí khấu hao tài sản cố định: Tác giả xem

xét các công việc cụ thể: Lập kế hoạch và dự toán về chi phí khấu hao TSCĐ, Miêu tả các Chu trình về TSCĐ có ảnh hưởng đến CPHĐ, Đánh giá rủi ro và các hoạt động kiểm soát về chi phí khấu hao TSCĐ

Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí bằng tiền: Tác giả xây dựng bảng câu

hỏi để xem xét các bộ phận cấu thành theo quan điểm COSO Xem xét hệ thống chứng

từ, sổ chi tiết của từng loại chi phí, Các thức thiết lập định mức chi phí, các nguyên tắc trong quản lý

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

CHƯƠNG 4 THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SAO MẶT

TRỜI VIỆT NAM 4.1 Đánh giá chung về kiểm soát nội bộ chi phí hoạt động tại công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam

Qua nghiên cứu tổ chức công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty, có thể rút ra một số mặt tích cực sau:

- Đặc thù về quản lý: Có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với mọi người và luôn cố gắng phát triến văn hóa công ty

- Chính sách nhân sự: Công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thế, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc

để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được giao

- Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung Trong mỗi phòng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của giám đốc

- Hệ thống tài khoản, số sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các

bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của bộ tài chính Đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản

lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và mang tính khoa học

Tác giả đã trình bày các hạn chế và nguyên nhân còn tồn tại trong hệ thống KSNB đã ảnh hưởng đến công tác KSNB các khoản mục chi phí.Ngoài ra, trong mỗi khoản mục chi phí cụ thể, việc tổ chức kiểm soát vẫn còn những hạn chế nhất định

4.2 Mục tiêu và căn cứ xây dựng giải pháp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không ít rủi ro chủ quan và khách quan đe dọa đến sự đạt được các mục tiêu Do vậy mỗi một doanh nghiệp phải tự xoay sở đối phó với các rủi ro đó Và hệ thống KSNBhữu hiệu là một công cụ giúp NQLđạt được các mục tiêu Tập hợp các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được coi là hệ thống KSNBcủa doanh nghiệp nói chung Các biện pháp này có thể là ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai sót.Trên

cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và nguy cơ gặp rủi ro trong

hệ thống KSNB của công ty được trình bày ở chương 3, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công ty hoàn thiện hệ thống KSNB của mình

4.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB với việc tăng cường kiểm soát chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao mặt trời Việt Nam

Các giải pháp chung:Nâng cao nhận thức và quan điểm đúng đắn của NQL về tổ

chức công tác kiểm soát nội bộ chi phí hoạt động, hoàn thiện tổ chức công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

Các giải pháp cụ thể:

Hoàn thiện tổ chức công tác lập kế hoạch: NQL nên xây dựng các tài liệu về lập

kế hoạch chính thức bằng văn bản, trong đó quy định rõ danh mục các kế hoạch cần lập Với các loại kế hoạch khác nhau, NQL cần phân công rõ ràng trách nhiệm lập kế hoạch cho từng bộ phận phù hợp Sau cùng cần quan tâm đánh giá việc thực hiện kế hoạch, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch là một thủ tục cần thiều nhằm tăng cường tính hiệu lực của kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch

Hoàn thiện tổ chức kiểm soát chi phí do biến động nguồn lao động: Cần phải xây dựng chính sách tiền lương công bằng và hợp lý làm căn cứ tính lương cho lao động Ngoài chính sách tiền lường cần phải linh hoạt để thúc đẩy năng suất lao động thông qua các hình thức trả lương theo sản phẩm lũy tiến hoặc trả lương có áp dụng kết hợp thưởng

với phạt song vẫn phải khống chế sản lượng và năng suất lao động ở mức nhất định

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tiền lương: Xây dựng bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương từ đó đưa ra các nhận xét và kiến nghị

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí liên quan đến tài sản cố định: Tách biệt các chức năng đề nghị mua tài sản và xét duyệt mua, xét duyệt nhà cung cấp và thực hiện việc mua tài sản.Thiết lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho việc mua sắm Định kỳ kiểm tra số lượng, tình hình hoạt động của TSCĐ và căn cứ vào thời gian khấu hao để kiểm tra tài sản nào đã đến hạn thanh lý

Hoàn thiện tổ chức phân tích biến động chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty cần xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí chung để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng dẫn đến sự biến động của khoản mục chi phí, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát thích hợp

4.4 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

4.5 Hạn chế của đề tài nghiên cứu

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO