Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cổ phần BITEXCO Nam Long

Phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữ[r]

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM

TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Vai trò của kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý

Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này Chức năng này được thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa và những điều kiện kinh tế xã hội ở mỗi nơi trong từng thời kỳ

1.2.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants - IFAC ) thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị;

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;

- Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý;

- Đảm bảo hiệu quả của hoạt động

1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành bởi con người, nên không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo Trong hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo cấp dưới…, từ ý thức đạo đưc của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến

những nghiệp vụ không thường xuyên nên những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua, chi phí kiểm soát hạn chế do thường được so sánh với giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra Luôn có khả năng các

cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng và do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…

1.2.4 Vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ

- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn

vị Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ

- Kiểm toán nội bộ: Giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp các bộ phận trong đơn vị

- Nhân viên: Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị

1.2 Lý luận chung về hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp

1.2.1.1 Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp

Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất kinh doanh Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ là việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện cho khách hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng

1.2.1.2 Các hình thức tiêu thụ sản phẩm

Có nhiều hình thức tiêu thụ, căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, có thể chia thành:

- Hình thức tiêu thụ trực tiếp là doanh nghiệp xuất bán thẳng sản phẩm của mình cho người tiêu dùng cuối cùng không qua một khâu trung gian nào

- Kênh tiêu thụ gián tiếp là hình thức doanh nghiệp xuất bán sản phẩm của mình cho người tiêu dùng cuối cùng có qua trung gian

Mỗi hình thức tiêu thụ đều có ưu, nhược điểm nhất định Tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế của mình mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn hợp lý các hình thức tiêu thụ sao cho phù hợp

1.2.1.3 Chu trình tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp

Chu trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm các chức năng chính là:

- Xử lý đặt hàng của người mua;

- Xét duyệt bán chịu;

- Chuyển giao hàng;

- Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng;

- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;

- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá;

- Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được;

- Dự phòng nợ khó đòi;

1.3 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp

1.3.1 Môi trường kiểm soát trong khâu tiêu thụ

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến: (i) Đặc thù về quản lý hoạt động tiêu thụ; (ii) cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ; (iii) chính sách nhân sự trong khâu tiêu thụ; (iv) công tác kế hoạch trong khâu tiêu thụ; (v) Uỷ ban kiểm soát

và (vi) môi trường bên ngoài

1.3.2 Hệ thống kế toán trong khâu tiêu thụ

Hệ thống kế toán trong khâu tiêu thụ bao gồm hệ thống chứng từ kế toán (lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/giấy báo có của ngân hàng),

hệ thống sổ kế toán (sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết), hệ thống tài khoản kế toán

và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hoạt động tiêu thụ hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu là: tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ

Các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ bao gồm các thủ tục kiểm soát tại 2 công đoạn là bán hàng và thu tiền Các thủ tục kiểm soát phải được thực hiện trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Mỗi nghiệp vụ trong các công đoạn này cũng phải được phê chuẩn đúng đắn được thực hiện qua 2 loại là: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

1.3.4 Kiểm toán nội bộ hoạt động tiêu thụ

Kiểm toán nội bộ trong khâu tiêu thụ nhằm cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, bao gồm cả quá trình của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

BITEXCO NAM LONG

2 1 Khái quát về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long)

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sở chính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22 tháng 6 năm

2006 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của công ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất các loại sợi, chỉ khâu, chỉ thêu; Sản xuất và hoàn thiện khăn bông các loại; Hoàn thiện các sản phẩm dệt Công ty có vốn điều lệ là 41.500.000.000 đồng

Quá trình phát triển của Công ty có thể chia thành 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 (1995-2000): Giai đoạn ổn định sản xuất và xây dựng thương hiệu;

- Giai đoạn 2 (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín và phát triển;

- Giai đoạn 3 (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín và phát triển

2.1.2 Một số đặc điểm hoạt động tiêu thụ của Công ty

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Công ty cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng, phòng ban nghiệp

vụ và các xí nghiệp sản xuất, có chức năng và nhiệm vụ cụ thể Tổng Giám đốc

do Hội đồng quản trị bầu ra, là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho từng phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của Công ty Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó Tổng giám đốc phụ trách về tài chính

và phụ trách kế hoạch

Công ty có 5 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức nhân sự, phòng Tài chính kế toán, phòng Xuất nhập khẩu, phòng Kinh doanh, kỹ thuật, phòng Kế hoạch sản xuất và 4 xí nghiệp sản xuất là: Xí nghiệp sợi, xí nghiệp dệt, xí nghiệp tẩy nhuộm và xí nghiệp hoàn tất

2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ

Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là thị trường Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất khẩu của Công ty), ngoài ra Công ty đã xuất sang một

số thị trường khác như Pháp, Mỹ, Đức, Canada…

2.1.3.3 Sản phẩm

Công ty có các dòng sản phẩm chính là:

- Khăn tay: Có kích thước nhỏ (trung bình khoảng 30x30cm); khăn trơn hoặc có kẻ sọc, hoa văn hay logo của khách hàng; màu sắc tương đối đa dạng;

trong các khách sạn, trong các tiệm spa không có hoa văn

sạn, được dệt bằng máy dệt đặc thù

bông…

2 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Đặc thù quản lý

Công tác quản lý và điều hành mang đặc thù của Công ty gia đình Quyền lực được tập trung trong tay Tổng giám đốc, toàn bộ Ban lãnh đạo Công ty là người trong gia đình, cho phép Công ty hoạch định và thực thi được các kế hoạch kinh doanh dài hạn, tập trung đầu tư tạo ra những ưu thế cạnh tranh dài hạn mà những Công ty cổ phần khác không có được

Công ty sử dụng nhiều lao động là người nhà nên trong khâu tiêu thụ nói riêng và trong các hoạt động nghiệp vụ nói chung, cơ chế kiểm tra, giám sát của Công ty không mang nặng tính áp đặt, bắt buộc, khẳng định tính “sở hữu”, mà còn thông qua các quy tắc xã hội khác như quy tắc gia đình, quy tắc huyết thống, truyền thống,…

Nguyên tắc tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả được khoán triệt trong tất cả các

bộ phận của Công ty Trong Công ty có nhiều vị trí kiêm nhiệm và các vị trí trong Công ty đều có công việc cụ thể, không có vị trí thừa

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ sản phẩm

Công ty có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, các bộ phận được phân chia chức năng rành mạch: phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận việc bán hàng, phòng Kế hoạch triển khai giao hàng, phòng Kế toán theo dõi thu tiền

Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty gồm 3 thành viên bao gồm: Trưởng phòng phụ trách, 01 cán bộ phụ trách xuất khẩu và 01 cán bộ phụ trách nhập khẩu, có văn phòng đặt tại Hà Nội (làm việc chung với tập đoàn Bitexco), đảm nhiệm công việc giao dịch, bán hàng xuất khẩu

Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Đảm nhiệm việc tiêu thụ trên thị trường nội địa;

Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với các bộ phận liên quan làm thủ tục xuất hàng, theo dõi và đôn đốc thanh toán, hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ

2.2.1.3 Chính sách nhân sự trong khâu tiêu thụ:

Ngoại trừ các vị trí đòi hỏi trình độ chuyên môn, các vị trí còn lại Công ty

ưu tiên tuyển dụng nhân sự là người nhà, người quen trong gia đình

Công ty áp dụng chính sách lương cố định, theo đó thu nhập hàng tháng của mỗi cán bộ trong các bộ phận này được xác định và không thay đổi, không phụ thuộc vào thời gian cũng như khối lượng công việc hoàn thành trong tháng Công ty không có quy chế khen thưởng, kỷ luật trong các bộ phận nghiệp

vụ, chưa có cơ chế đào tạo nâng cao chuyên môn cho người lao động

2.2.1.4 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch của Công ty bao gồm: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất, tuyển dụng lao động… Cuối năm, căn cứ vào kết quả thực hiện trong năm, vào khả năng sản xuất của Công ty, vào xu thế phát triển trong năm tới, Ban lãnh đạo Công ty phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ và phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh đề

ra các kế hoạch cho năm tiếp theo

2.2.1.5 Môi trường bên ngoài

Giống như các doanh nghiệp sản xuất khác, các nghiệp vụ tài chính kế toán của Công ty phải tuân thủ các qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán … Ngoài ra, Công ty cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp và các Luật thuế (Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, nhập khẩu), chịu ảnh hưởng của các chính sách vĩ

mô của nhà nước như chính sách tài khoá (tác động đến mức thuế xuất nhập khẩu); chính sách tỷ giá hối đoái,…

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm

Phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu vừa cung cấp thông tin cho việc ra quyết định quản lý vừa kiểm soát hoạt động tài chính nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty

Hệ thống kế toán của công ty bao gồm 4 hệ thống là: Chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối

kế toán

Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bô ̣ tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho , phiếu nhâ ̣p kho , hoá đơn GTGT ,… Bên cạnh đó, Công ty ban hành một số chứng từ để phục vụ mục đích thanh toán xuất khẩu của Công ty như: Hóa đơn bán hàng xuất khẩu (Commercial invoice), hối phiếu (Bill of exchange), …

Hệ thống tài khoản và công tác kế toán của Công ty tuân thủ chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 có bổ sung, sửa đổi theo các Thông tư hướng dẫn và các Chuẩn mực kế toán hiện hành có điều chỉnh phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị

Hệ thống phần mềm kế toán đang được Công ty sử dụng là phần mềm kế toán Acsoft, cho phép chiết xuất báo cáo theo các hình thức sổ khác nhau

Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm Sổ cái và Sổ thẻ kế toán

2.2.3 Tiến trình nghiệp vụ và các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ

Công ty áp dụng cơ chế quản lý theo 3 cấp là cấp thực hiện (nhân viên nghiệp vụ), cấp giám sát (các trưởng phòng) và cấp phê duyệt (Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc) Các Phó tổng giám đốc được ủy quyền thường xuyên thay mặt Tổng giám đốc thực hiện các thủ tục phê duyệt trong lĩnh vực mình phụ trách Trong khâu tiêu thụ, việc phê duyệt đơn hàng, phê duyệt hợp đồng được Tổng giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Xuất nhập khẩu thực hiện

Trưởng phòng xuất khẩu là người xét duyệt đơn hàng và ký kết các hợp đồng xuất khẩu, lập bộ chứng từ thanh toán xuất khẩu

Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh xét duyệt việc giao hàng Trưởng phòng Kế toán xét duyệt việc xuất hàng đi tiêu thụ và ghi nhận

nghiệp vụ xuất giao hàng, nghiệp vụ thanh toán

2.2.4 Kiểm toán nội bộ

Công ty chưa chú trọng đến hoạt động kiểm soát nội bộ Công ty không có

bộ phận kiểm soát chuyên biệt Việc giám sát sự chấp hành các nội quy, quy định của Công ty được giao phó cho phòng Tổ chức nhân sự, các hoạt động kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ được giao phó cho các Trưởng phòng, các Giám đốc xí nghiệp căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ được giao và kết quả đạt được

2 3 Kết quả và hạn chế trong quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long

2 3 1 Những kết quả đã đạt được

- Xây dựng được uy tín trên thị trường Nhật Bản, xây dựng được danh sách các khách hàng truyền thống;

- Xây dựng được một môi trường làm việc gần gũi, đoàn kết và hợp tác;

- Xây dựng một cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ gọn nhẹ, hiệu quả và ổn định;

- Nguồn tài nguyên của Công ty được quản lý và sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí;

- Công tác hạch toán kế toán trong khâu tiêu thụ được thực hiện chính xác và kịp thời, đáp ứng được các yêu cầu quản lý;

2 3 2 Những điểm hạn chế

- Các hoạt động kiểm tra, giám sát còn mang tính hình thức, chưa triệt để và không đảm bảo tính chất lượng;

- Chưa có cơ chế đãi ngộ, cơ chế khen thưởng, kỷ luật để ràng buộc trách nhiệm cũng như giữ chân người lao động;

- Chưa chú trọng đến công tác phát triển thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG

3 1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

- Hội nhập kinh tế quốc tế là một xu thế khách quan và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó Việc Việt Nam gia nhập WTO đem lại cho các doanh nghiệp dệt may nhiều cơ hội cũng như thách thức như: Thách thức

về cạnh tranh về nguồn lao động, thách thức về đổi mới công nghệ, thách thức về đáp ứng các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế, thách thức về hoàn thiện