THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA2.1.. Khái quát chung về công tác kế toán Vật liệu - dụng cụ tại Công ty TNHH Sản xuất -

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA

2.1 Khái quát chung về công tác kế toán Vật liệu - dụng cụ tại Công ty

TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hòa hiện nay

2.1.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công

ty

* Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hòa là một

Công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn Nhữngnguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và côngdụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặtchẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại Để việc theo dõihiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trênmáy tính như sau:

- Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét

- Nguyên liệu phụ: men, màu

- Nhiên liệu: điện, dầu, gas

- Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ

Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng,chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời Nhà máy đã tổ chức bộphận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng

vật liệu, giảm chi phí Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũngrất chú trọng.

Về việc hạch toán vật liệu, dụng cụ nhà máy thực hiện đầy đủ các quyđịnh về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất

Về chi phí vật liệu, dụng cụ nhà máy quản lý theo định mức tiêu haophòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng địnhmức về vật tư cho từng sản phẩm

* Giống như NVL, khi sử dụng công cụ dụng cụ các DN cũng phân loại để

sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả CCDC được chia thành các loại sau:

- Dụng cụ quản lí

- Quần áo bảo hộ lao động, gang tay, nón, mũ, giầy dép

- Dụng cụ, đồ nghề: Xô, bay, cốt pha, búa giàn giáo…

- Khuôn mẫu đúc sẵn

- Lán trại cho công nhân

- Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá

2.1.2 Công tác quản lý Nguyên Vật liệu ,Công cụ dụng cụ

Nguyên vật liệu, CCDC là đối tượng sử dụng trong SX đặc biệt là đối vớingành xây dựng tuỳ NVL, CCDC chiếm trong tổng chi phí khá lớn và là vấn đềquan trọng trong công tác quản lý SXKD của Công ty Xuất phát từ vai trò đặcđiểm của NVL, CCDC trong quá trình SX đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọikhâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ

- Ở khâu mua đòi hỏi về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủngloại, giá mua và chi phí mua cũng như việc thực hiện kế hoạch thu mua theođúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình SX của DN

- Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ cácphương tiện cần đo thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu,CCDC tránh hư hỏng mất mát đảm bảo an toàn cho vật liệu, CCDC

- Ở khâu sử dụng phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức dựtoán chi phí nhằm hạ thấp chi phí NVL trong giá thành SP để tăng thu nhập,tăng tích luỹ cho DN.

- Ở khâu dự trữ: Cũng như bảo quản phải kiểm tra tư cách vật tư trước khi

dự trữ và phải tổ chức tốt kho hàng, bến bãi đảm bảo an toàn cho NVL, CCDC

2.1.3 Phương pháp đánh giá vật liệu - dụng cụ tại đơn vị

2.3.1 Đánh giá NVL nhập kho

Gía thực tế VL nhập kho = Giá mua chưa tính thuế + Chi phí mua (vậnchuyển bốc dỡ…)

2.1.3.2 Đánh giá vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất kho dùng cho SX, công ty tính giá thực tế theophương pháp nhập trước, xuất trước Khi xuất hết số lượng lần nhập trước thìxuất tiếp theo tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó

2.1.4 Hạch toán chi tiết

Nguyên vật liệu tại Công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phươngpháp thẻ song song

Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là phải theo dừiphản ánh chặt chẽ từng thứ, từng loại về số lượng và giá trị Để có tổ chức đượctoàn bộ công tac kế toán vật tư nói chung, kế toán NVL nói riêng trước hết phảibằng hệ thống chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tớiNhập - Xuất kho vật tư Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ

kế toán thực tế tại Công ty Những chứng từ kế toán được sử dụng trong phầnmềm kế toán bao gồm:

+Phiếu nhập kho

+Phiếu xuất kho

+Bảng kiểm kê hàng hoá

Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế bộ phận kỹ thuậtđưa vào công trình để bóc tách vật liệu theo định mức bộ phận vật tư dựa vàohạn mức làm giấy xin mua vật tư trình lên giám đốc ký duyệt sau đó cử người đimua Thường vật tư của Công ty có kèm theo hợp đồng giữa hai bên về các điềukhoản như số lượng, chủng loại, chất lượng và quy trình về kỹ thuật.

2.1.4.1 Hệ thống chứng từ kế tóan sử dụng, tại Công ty.

* Chứng từ nhập kho: Nếu vật tư nhập kho thì thủ kho là đại diện phía vật

tư kiểm tra trước khi nhập vật tư, nếu vật tư để tại chân công trình thì việc kiểmtra là do giám sát về kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận

Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liên:

Liên 1: Lưu

Liờn 2:Giao cho khách hàng

Liờn 3:Dựng để thanh toán

Khi nhập vật tư thủ kho ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghi trênphiếu nhập kho để vào thẻ kho Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúngquy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các vật tư một cách khoa học, hợp lý,tiện cho việc kiểm tra và nhập, xuất NVL, CCDC

* Chứng từ xuất kho: Khi có yêu cầu sử dụng xuất dùng, bộ phận vật tu

viết phiếu xuất kho theo hạn mức(đối với vật tư để tại chân công trình thì bộphận vật tư làm phiếu xuất cùng một lúc)

Phiếu xuất kho Được lập làm 2 liên:

Liên 1: Chuyển cho phũng kế toán vật tư

Liên 2: Đội trưởng SX mang đến kho đưa phiếu xuất kho cho thủ kho

Sơ đồ số 8: sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa

Hoá đơn GTGT

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký C.từ ghi sổThẻ kho

Sổ cái

Ghi chú:- Ghi hàng ngày

- Ghi đối chiếu kiểm tra

- Ghi cuối thỏng, quý

2.1.4.2 Nội dung hạch toán

a) Tại kho

Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhautùy theo từng loại Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình,nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho được mởcho từng doanh điểm vật tư ở từng kho

Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thựcnhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Căn

cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra

số tồn và ghi vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộphiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán liền kiểm tra và hoàn

Bảng kê

nhập-xuất-tồn

Bảng kê xuất vật

tư

chỉnh nốt số chứng từ sau đó ghi vào sổ hoạch thẻ kế toán chi tiết vật tư ,CCDC

cả về số liệu và giá trị

Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và sốtồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổnghợp nhập xuất tồn do kế toán lập

Ta có thẻ kho vào tháng 12 năm 2006 như sau:

Biểu 01:

Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất

Kinh doanh Vật liệu Tân Hoà

Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải

Phòng.

THẺ KHO Tháng 12 năm 2006

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, Kế toán nguyên vật liệu, dụng cụ dựatrên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuấtkho Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyênvật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất đểđối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn, đối chiếu với sổ cái tàikhoản 152,153.

Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất khotrong Tháng 1/2006 như sau:

Biểu 02:

Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà

Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng

Biểu 05:

BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN- VẬT TƯ: TK152

Tháng 12 năm 2006

Kho: Công tyCông trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Danh điểm vật tư: Vật liệu Số thẻ:….

Tên vật tư: Quần áo bảo hộ LĐ số tờ:……

Nhãn hiệu quy cách

Đơn vị: Tấn Giá thành kế hoạch:………

Kho: Vật liệu công ty

Công trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng

Biểu 07:

Liên 2 giao cho khách hàng

Ngày 07 tháng 12 năm 2006

N0:0067235

Đơn vị bán: Công ty TNHH Nam Hải

Địa chỉ: 79A Phạm Ngũ Lão - HP

Họ tên người mua hàng: Tiêu Năng Dũng

Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất vật liệu xây dựng Tân Hòa

Địa chỉ: Thủy Nguyên - Hải Phòng

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

ST

T

Tên hàng hoá-dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

2 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 100 45.000 4.500.000

Thuế suất GTGT:

10%

680.000

Viết bằng chữ: Bảy triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn

NGƯỜI MUA HÀNG

(ký, họ tên)

KẾ TOÁN TRƯỞNG(ký, họ tên)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ(ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 08:

PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ

Hải Phòng, ngày 8 tháng 12 năm 2006Tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa, gồm có:

1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụkinh doanh XNK tổng hợp

2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho

Cùng giao nhận số vật tư như sau:

ST

T

Tên, quy cáchsản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú

Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhậpkho vật liệu Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử

lý dữ liệu

Biểu 9:

Đơn vị: Công ty

TNHH sản xuất – kinh

doanh vật liệu Tân Hoà

Địa chỉ:Thuỷ

Nợ: TK 153

Có: TK 111

Họ, tên người giao hàng: Trần Quang Minh

Theo HĐGTGT số: 0070161 ngày 01 tháng12 năm 2006 của DNTN Hải Đăng

Nhập tại kho; Vật liệu – Công ty

ST

T Tên nhóm hiệu

Mósố

ĐVT

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

TheoCT

Thựcnhập

Thủ kho(ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(ký, họ tên)

Được lập làm 3 liên Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho

vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2

liên còn lại chuyển về phòng kế toán

Biểu 10:

Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà

Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng

Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng.

Xuất cát đen cho sx 621 152 1.880.000 1.880.000 ………

30/12 Xuất mũ bảo hiểm 627 153 2.000.000 2.000.000

Xuất quần áo bảo hộ lao

động

627 153

4.500.000 4.500.000Gang tay lao động 627 153 300.000 300.000Xuất sổ kế toán 642 153 100.000 100.000

…………

Hải Dương, ngày 30 tháng 12 năm 2006

NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Tk đối ứng

Biểu 16:

Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất – Kinh doanh vật liệu Tân Hoà

Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng

SỔ CÁI

Tên tài khoản: CCDC

Số hiệu: 153Công trình: Trường tiểu học Tuấn HưngNgày

15/12 Xuất sổ kế toán cho quản lý 642 100.000

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán

Nghiệp vụ này được kế toán vào sổ như sau:

Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công

ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sửdụng ở các phòng ban Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên cácchứng từ hợp lý

1.2.4.1 Hạch toán giảm nguyên vật liệu, dụng cụ

Việc xuất vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất – Kinh doanh vật liệu xâydựng Tân Hòa chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sảnxuất Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộphận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài

Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽviết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ những danhmục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng

Khi có nhu cầu men Fsit để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởngsản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau:

Biểu 18:

PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT LIỆU

Tên tôi là: Bùi Quang Huy

Thuộc bộ phận: Phân xưởng sản xuất

Đề nghị cấp vật liệu sau:

Người nhận: Anh Long

STT Tên, ký hiệu Đơn vị tính Số lượng

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu Sau khi đã có đủ chữ

kỹ, thủ kho gửi lại một liên, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho

Mẫu số: 02-TT

QĐ số: TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC

1141-Họ, tên người nhận tiền: Tiêu Năng Dũng

Địa chỉ: Công ty TNHH Nam Hải

Lý do chi: Chi trả tiền hàng

Số tiền: 7.480.000 đồng (Bằng chữ: Bảy triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng

Đơn vị: Công ty

TNHH Sản xuất –

Kinh doanh Vật liệu

Tân HòaĐịa chỉ: Thuỷ

Nợ: TK 153

Có: TK 111

Họ, tên người nhận hàng: Vũ Thanh Loan

Lý do xuất kho: Xây dựng công trình trường tiểu học Tuấn Hưng

Nhập tại kho: Vật liệu – Công ty

Người giao dịch: Bùi Quang Huy

Đơn vị: Phân xưởng sản xuất

Địa chỉ: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân HòaXuất kho: K01

Dạng xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 (6212, 6213)

Mãvật tư

Đơn

vị tính

Sốlượng

Đơngiá

Thànhtiền

Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ

để kế toán hạch toán và ghi sổ Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với cáctrường hợp sau

1 Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm

Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400,

500 x 500 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất choloại sản phẩm và tập hợp vào bảng xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Căn cứ bảng

kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệutrực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ sách kế toán chi tiết TK 621 - chi phínguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản TK 6211, TK 6212, TK

6213, TK 6214 và ghi sổ như sau

Nợ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 200 x 200

Nợ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 400 x 400

Nợ TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 500 x 500

Có TK 152: (Chi tiết vật liệu); Giá trị vật liệu xuất kho

1.2.4.2 Xuất vật liệu cho sản xuất chung

Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụnhư: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xuất cho sản xuất chungkhông chi tiết cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung và phân bổ chotừng loại sản phẩm theo những tiêu thức thích hợp:

Định khoản như sau:

Nợ TK 6272: chi phí vật liệu cho sản xuất chung

Có TK 152,153 (chi phí vật liệu): giá trị vật liệu xuất kho

1.2.4.3 Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý

Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhucầu quản lý, khi đó kế toán ghi sổ như sau:

Nợ TK 6422: chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp

Có TK 152,153: (chi phí vật liệu) giá trị vật liệu xuất khoTheo phiếu xuất kho số 31 ngày 17/1/2006 xuất vật liệu khác phục vụ chonhu cầu quản lý, kế toán ghi như sau:

Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng

Có TK 152,153 (chi tiết vật liệu)

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 49: ta có định khoản sau:

Nợ TK: 6412 10.050.100

Có TK 152 10.050.100

1.2.4.5 Xuất vật liệu bán ra bên ngoài

Khi các đơn vị khác mà có nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty thìlúc đó phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giám sát duyệt, sau đóchuyển qua phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho

Ví dụ: Ngày 10/01/2006 Công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạchThạch Bàn

Kế toán viết hóa đơn GTGT:

Biểu 22:

HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (dùng để thanh toán)Ngày 10/01/2006 Nợ: 246

Đơn vị bán: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa

Họ và tên người mua: Bùi Ngọc Doanh

Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Hóa đơn GTGT phải có đủ chữ ký, kế toán viết phiếu xuất kho

Biểu 233:

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10/1/2006 Chứng từ số: 24

Người giao dịch: Anh Doanh

Đơn vị: Phòng kỹ thuật công ty gạch Thạch Bàn

Địa chỉ: Gia Lâm -Hà Nội

Nợ TK 131: 19.844.000

Có TK 511 18.040.000

Có TK 3331: 1.804.000Vật liệu nếu dùng không hết thì theo quy định tại công ty bộ phận sửdụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phiếu này sau khi lập đượcchuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phậntương ứng

Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: