Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại ban quản lý dự án các công trình giao thông tỉnh quảng ninh

Mục đích nghiên cứu: Xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban quản lý các dự án công trình giao thông – Sở Giao thông vận tải Quảng Ninh, cụ thể: - Hệ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn của tôi với đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý dự án các công trình giao thông tỉnh Quảng Ninh” là công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đó

Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2014

Tác giả

Trần Anh Cường

LỜI CẢM ƠN

Đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản

lý dự án các công trình giao thông tỉnh Quảng Ninh”, được hoàn thành với sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô Viện Kinh tế và Quản lý, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội và các bạn đồng nghiệp cơ quan Ủy ban Kiểm tra Tỉnh

ủy Quảng Ninh

Xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Phạm Thị Thu Hà, đã tận tình hướng dẫn trong quá trình thực hiện đề tài này

Xin chân thành cám ơn Lãnh đạo Sở Giao thông vận tải Quảng Ninh, Lãnh đạo Ban quản lý các dự án các công trình giao thông Quảng Ninh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, hỗ trợ và góp ý trong quá trình thu thập số liệu và thực hiện đề tài

Những thông tin thu thập được, những ý kiến góp ý của các thầy cô giáo, của các bạn đồng nghiệp là những tư liệu hết sức hữu ích, thiết thực và là cơ sở quan trọng để tôi có thể hoàn thành đề tài này

Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2014

Tác giả

Trần Anh Cường

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 3

1.1 NHÂN SỰ VÀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 3

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 3

1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự 5

1.1.4 Chức năng của quản trị nhân sự 6

1.1.5 Tổ chức của bộ phận quản trị nhân sự 8

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.2.1 Hoạch định tài nguyên nhân sự 8

1.2.2 Công tác tuyển dụng lao động 11

1.2.3 Công tác bố trí và sử dụng lao động 19

1.2.4 Đào tạo huấn luyện và phát triển lao động 23

1.2.5 Đánh giá quá trình thực hiện công việc và tiền lương 24

1.3 ĐẶC ĐIỂM BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÂN SỰ 27

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN: 28

1.4.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô: 28

1.4.2 Các yếu tố môi trường vi mô: 29

1.4.3 Các yếu tố môi trường bên trong 29

1.4.4 Đặc điểm công việc của ban quản lý ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự tại ban quản lý dự án 31

1.5 MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 31

1.5.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức: 32

1.5.2 Hoàn thiện công tác hoạch định nhân sự 32

1.5.3 Hoàn thiện công tác tuyển dụng: 32

1.5.5 Hoàn thiện công tác bố trí và phân công lao động: 32

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 34

2.1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG – SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI QUẢNG NINH 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 34

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ 34

2.1.3 Tổ chức bộ máy của Ban 34

2.1.4 Những đặc điểm về lao động của Ban quản lý dự án 35

2.1.5 Kết quả hoạt động quản lý, thực hiện nhiệm vụ của Ban quản lý các dự án công trình giao thông trong 3 năm qua 37

2.1.6 Thực hiện cơ chế tự chủ về tài chính: 38

2.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUI MÔ, CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 39

2.2.1 Cơ cấu nguồn nhân sự theo giới tính 39

2.2.2 Cơ cấu nhân sự theo vị trí việc làm 40

2.2.3 Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi 44

2.2.4 Cơ cấu nhân sự theo số năm công tác 44

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MẶT CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG QUẢNG NINH 45

2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 51

2.4.1 Thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân sự 51

2.4.2 Công tác tuyển dụng 52

2.4.3 Công tác đào tạo, phát triển nhân sự tại Ban quản lý các dự án công trình giao thông Quảng Ninh 59

2.4.4 Hoạt động duy trì nhân sự tại Ban quản lý các công trình giao thông Quảng Ninh 64

2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CỦA BAN

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG QUẢNG NINH 67

2.5.1 Thành công 68

2.5.2 Những tồn tại, hạn chế 69

2.5.3 Nguyên nhân của các yếu kém, thách thức 70

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG QUẢNG NINH 72

3.1 NHỮNG TIỀN ĐỀ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÁC DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG QUẢNG NINH 72

3.1.1 Mục tiêu tổng quát 72

3.1.2 Một số chỉ tiêu cụ thể: 72

3.2 ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG, PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN SỰ CỦA BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG QUẢNG NINH GIAI ĐOẠN 2015-2020 75

3.2.1 Mục tiêu: 75

3.2.2 Yêu cầu: 75

3.2.3 Về tổ chức bộ máy: 76

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TỈNH QUẢNG NINH 76

3.3.1 Các giải pháp về cơ cấu tổ chức 76

3.3.2 Giải pháp Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự 78

3.3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo 83

3.3.4 Tổ chức thi tuyển các chức danh quản lý 87

KẾT LUẬN 91

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng 1.1: Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn 18

Bảng 2.1: Bảng kê năng lực nhân sự của Ban Quản lý dự án các công trình giao thông Quảng Ninh (số liệu cập nhật đến tháng 6/2014) 36

Bảng 2.2: Quy mô, cơ cấu người lao động của Ban QLDA qua 03 năm (2012-2014) 42

Bảng 2.3: Mức độ đáp ứng yêu cầu về trình độ được đào tạo của lao động quản lý 48

Ban quản lý các dự án 55

Bảng 2.4 Bảng bố trí phân công nhân sự tại các bộ phận của Ban Quản lý dự án 59

Bảng 2.5: Kết quả công tác đào tạo của Ban quản lý các dự án công trình 60

giao thông Quảng Ninh giai đoạn 2012 -2014 60

Bảng 2.6: Chi phí đào tạo của Ban quản lý các dự án 63

Bảng 3.1: mục tiêu đào tạo cho các đối tượng cần được đào tạo 84

Hình 1.1: Mô tả phân tích công việc 12

Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng từ bên ngoài 79

Hình 2.1 giới thiệu về qui trình tuyển dụng hiện đang được áp dụng tại 55

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay trong các doanh nghiệp việc quản trị nhân sự là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững Quản trị nhân sự là một nội dung quan trọng của Quản trị doanh nghiệp Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực toàn diện, đồng đều, quản lý, sử dụng mang lại hiệu quả cao nhất đó là mục tiêu mà bất kể chủ doanh nghiệp nào cũng luôn hướng đến Nhân viên an tâm làm việc, khách hàng được thoả mãn nhu cầu, hiệu quả sản xuất được nâng cao

Trong ngành giao thông vận tải, hoạt động của các ban quản lý dự án công trình giao thông có vai trò và ý nghĩa quan trọng, quyết định đến chất lượng, tiến độ

và giá thành của các công trình giao thông Để các ban quản lý dự án hoạt động tốt, đáp ứng được nhu cầu của ngành, đội ngũ cán bộ kỹ sư mà trực tiếp là các cán bộ công chức, viên chức trong các ban quản lý dự án có vai trò hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình giao thông Việc quản lý và điều hành đội ngũ cán bộ, công chức hiện nay còn nhiều hạn chế do đặc thù của các công trình giao thông, trải dài trong phạm vi đất nước và ở những vùng xâu, vùng xa, địa hình khó khăn, phức tạp Việc quản trị nhân sự tại các ban quản lý dự án từ trước đến nay chưa được nghiên cứu và tổ chức thành các mô hình, góp phần cho các Ban quản lý dự án phát huy tối đa lợi thế, nguồn lực

Từ những lý do trên, qua học tập và công tác em thấy cần thiết phải nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý dự án cáccông trình giao thông thuộc Sở giao thông vận tải Quảng Ninh (gọi tắt là Ban Quản lý các dự án công trình giao thông tỉnh Quảng Ninh)

2 Mục đích nghiên cứu của luận văn, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban quản lý các dự án công trình giao thông – Sở Giao thông vận tải Quảng Ninh, cụ thể:

- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp nói chung và trong các Ban quản lý dự án;

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý dự

án công trình giao thông Quảng Ninh;

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý dự án các công trình giao thông;

Đối tượng nghiên cứu: những vấn đề trong công tác tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, phát triển, đãi ngộ và xử lý các mối quan hệ về lao động trong Ban quản lý dự án các công trình giao thông tỉnh Quảng Ninh

Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong các hoạt động của Ban quản lý dự án công trình giao thông Quảng Ninh, trong khoảng thời gian 3 năm từ 2012 đến nay

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp điều tra;

- Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu kết hợp với so sánh và đánh giá nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý các dự án

4 Kết cấu của luận văn

Với đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu như trên, ngoài phần mở đầu, mục lục, luận văn được kết cấu thành 3 phần:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản của quản trị nhân sự

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Ban quản lý dự

án các công trình giao thông – Sở Giao thông vận tải Quảng Ninh

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Ban Quản lý dự án các công trình giao thông – Sở Giao thông vận tải Quảng Ninh

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1 NHÂN SỰ VÀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

a Nhân sự

Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay nhân sự của nó Do đó, có thể nói “Nhân sự của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc cho tổ chức đó” Nhân sự của một tổ chức hình thành trên

cơ sở các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định Mỗi con người cụ thể sẽ đảm nhiệm một chức vụ hay vị trí công tác nào đó trong tổ chức Ở doanh nghiệp, nhân sự là một nguồn tài nguyên đắt giá và quý báu nhất và thông thường là một lợi thế cạnh tranh mang tính quyết định

Tài nguyên nhân sự: Là toàn bộ khả năng về thể lực, sức lực của mỗi cá nhân trong tổ chức bất kể vai trò của họ là gì Thể lực chỉ là sức khoẻ của tập thể nó phụ thuộc vào sức vóc, tình hình sức khoẻ của từng con người, chế độ ăn uống, nghỉ ngơi Trí lực là sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách của từng người lao động trong tổ chức

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố đầu vào: Nguyên vật liệu, lao động, thiết bị, kỹ năng quản lý; qua một quá trình sản xuất kinh doanh biến đổi đầu ra là hàng hoá, dịch vụ Yếu tố con người có ảnh hưởng quyết định đến trình độ quản lý và trình độ sử dụng các yếu tố kinh doanh; con người là yếu tố năng động nhất, tích cực của mọi quá trình sản xuất kinh doanh Con người trở thành nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, bên cạnh các nguồn lực khác là tài chính, công nghệ, marketing…

b Quản trị nhân sự

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về vấn đề quản trị nhân sự

Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thì quản trị nhân sự bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt

động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức

Đi sâu vào việc làm của quản trị nhân sự người ta có thể hiểu quản trị nhân

sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân sự thông qua tổ chức của nó

Song dù tiếp cận ở góc độ nào thì quản trị nhân sự vẫn là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của một tổ chức về mặt

số lượng và chất lượng, khai thác hợp lý và hiệu quả nhất năng lực, sở trường của người lao động nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và từng người lao động trong doanh nghiệp Đây là khái niệm về quản trị nhân sự mà tác giả

sử dụng xuyên suốt trong luận văn này

Đối tượng của quản trị nhân sự là người lao động với tư cách là những cá nhân cán bộ, công nhân viên trong tổ chức và các vấn đề liên quan đến họ như công việc và các quyền lợi nghĩa vụ của họ trong tổ chức

Thực chất của quản trị nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội

bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động Nói cách khác, Quản trị nhân sự chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh

Quản trị nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành và quyết định sự thành bại của tổ chức Nguồn nhân sự là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của

họ, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh Do đó quản trị nhân sự là một hoạt động phức tạp, khó khăn hơn nhiều so với quản trị các nguồn lực khác trong hoạt động sản xuất kinh

doanh Nguồn nhân sự là một nguồn lực không thể thiếu của tổ chức nên quản trị nhân sự chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong tổ chức Mặt khác, quản

lý các nguồn lực khác cũng sẽ không hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân sự, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người

1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự

- Mục tiêu kinh tế: Quản trị nhân sự nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả nhất sức lao động, tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức

Thông qua đó để tăng hiệu quả kinh tế, tạo tích luỹ cho doanh nghiệp, thoả mãn nhu cầu trang trải các chi phí, tái sản xuất giản đơn và mở rộng sức lao động, ổn định kinh tế gia đình Ở tầm vĩ mô, quản trị nhân sự tạo điều kiện tăng thu nhập quốc dân, tạo tích luỹ cho nhà nước, phát triển kinh tế xã hội

- Mục tiêu xã hội: Quản trị nhân sự tạo công ăn việc làm, giáo dục, động viên người lao động phát triển phù hợp với tiến bộ xã hội, làm trong sạch môi trường xã

hội Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tuỵ với doanh nghiệp

- Mục tiêu củng cố và phát triển tổ chức: Quản trị nhân sự là một lĩnh vực quản trị doanh nghiệp và cũng là một phương tiện để khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn nội lực, là nhân tố khẳng định giá trị vô hình của tổ chức, thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

- Mục tiêu thực hiện các chức năng, nhiệm vụ tổ chức: Mỗi doanh nghiệp đều có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị riêng mà trong đó sự thống nhất về tổ chức và hiệu lực của bộ máy phụ thuộc vào năng lực, trình độ tổ chức của các cấp quản trị và của nhân viên thực hiện trong doanh nghiệp Hoạt động của quản trị nhân sự đáp ứng yêu cầu về sự thống nhất và tính hiệu lực của bộ máy

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Không có một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản trị nhân sự, quản trị nhân sự gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức, để đảm bảo cho quá trình hoạt động có

hiệu quả của doanh nghiệp, cả trong hiện tại và tương lai Quản trị nhân sự thường

là nguyên nhân của thành công hay thất bại của tổ chức

Trong thời đại ngày nay, quản trị nhân sự có tầm quan trọng ngày càng tăng

vì những lý do sau đây:

- Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, để tồn tại và phát triển, do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các doanh nghiệp buộc phải không ngừng cải thiện tổ chức của mình theo hướng tinh giảm gọn nhẹ, năng động trong đó yếu tố con người là quyết định Bởi vậy, việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp

- Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển của nền kinh tế

“mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng Do vậy, việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự đang là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị

- Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết cách lắng nghe tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên biết cách đánh giá nhân viên chính xác Đồng thời biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả cho doanh nghiệp

1.1.4 Chức năng của quản trị nhân sự

Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đặt ra cho quản trị nhân sự rất nhiều vấn đề cần giải quyết Chức năng của quản trị nhân sự chính là những phương diện hoạt động cơ bản của nó Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động, những thay đổi pháp luật lao động…

Tuy nhiên, xét về tổng thể cũng có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nhân sự theo các nhóm:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự: Nhóm này chủ trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp

Để thực hiện được chức năng này, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch

sản xuất kinh doanh, dịch vụ và thực trạng sử dụng nhân viên của mình để xác định công việc nào cần tuyển thêm người Việc thực hiện quá trình phân tích sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu, ở bộ phận nào với những phẩm chất gì Vì vậy, nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự thường có các hoạt động: Dự báo và hoạch định nguồn nhân sự, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ

và xử lý các thông tin về nguồn nhân sự của doanh nghiệp

- Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp

có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động: bồi dưỡng, nâng cao trình độ lành nghề, cập nhật các kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân sự trong doanh nghiệp Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng: Kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

- Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao (thể hiện ở việc: giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết mức độ đánh giá của lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành đó đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và khen thưởng kịp thời)

- Chức năng quan hệ lao động: Liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn Thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc (thể hiện ở những công việc như: Ký kết hợp đồng lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm, ) Việc giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp cho các doanh

nghiệp tạo được không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, đồng thời làm cho nhân viên thoả mãn với công việc và doanh nghiệp

1.1.5 Tổ chức của bộ phận quản trị nhân sự

Thông thường trong các doanh nghiệp tồn tại một bộ phận độc lập chuyên trách về quản trị nhân sự được gọi là phòng nhân sự hay phòng tổ chức nhân sự, gồm các bộ phận chủ yếu sau:

- Bộ phận chính sách: Bộ phận này giữ vai trò đề ra các chính sách chung về nguồn nhân sự trong toàn doanh nghiệp và đảm nhiệm các chính sách đó được thực thi nhằm thực hiện những mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài của đơn vị

- Bộ phận cố vấn: Bộ phận này giữ vai trò là cố vấn và tư vấn cho các cấp quản trị khác bằng các lời khuyến cáo thích hợp đối với các vấn đề liên quan đến công tác quản trị nhân sự (chẳng hạn như ở bộ phận nào đó của đơn vị có hiện tượng người lao động bỏ việc, hoặc tỷ lệ người vắng mặt cao hoặc than phiền về giờ phụ trội quá nhiều,…)

- Bộ phận dịch vụ: Cung cấp dịch vụ về tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên trong đơn vị Quản lý về trả lương, hưu trí, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế Đồng thời sử dụng, lưu giữ và bảo quản hồ sơ có hiệu quả tức là đồng thời thực hiện chức năng quản lý hành chính của đơn vị (hồ sơ nhân thân, hồ sơ vắng mặt, y tế, kỷ luật, đánh giá hoàn thành công tác…)

- Bộ phận kiểm tra: có vai trò đảm nhiệm chức năng quan trọng của quản lý

là kiểm tra, bằng cách giám sát các bộ phận khác trong việc thực hiện công việc xem có đảm bảo thực hiện đúng chương trình đã đề ra hay không

Với quan niệm mới về quản trị nhân sự, vai trò của bộ phận quản trị nhân sự

đã tăng lên rõ rệt và trở thành một trong những bộ phận có tầm quan trọng nhất trong doanh nghiệp

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Hoạch định tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm phân tích nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong điều kiện thay đổi và dự kiến số lượng cũng

như chất lượng về nhu cầu nhân sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp của ở mỗi thời kỳ nhất định

Muốn có một đội ngũ lao động có thể hoàn thành được mục tiêu của tổ chức điều quan trọng là phải có kế hoạch nhân sự ngắn hạn cũng như dài hạn, từ đó nhà quản trị biết được nên tuyển chọn nhân viên ở đầu bao nhiêu lúc nào, đồng thời lập

kế hoạch tuyển chọn sắp xếp về đào tạo, huấn luyện lao động nhằm đáp ứng những nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như tương lai theo đúng mục tiêu đề ra

Việc hoạch định tài nguyên nhân sự bao gồm: Phân tích nhu cầu nhân sự của các tổ chức trong bộ máy Doanh nghiệp, gắn với việc dự kiến những thay đổi sẽ xảy

ra trong kỳ kế hoạch để triển khai các biện pháp nhằm thoả mãn những nhu cầu đó Nghĩa là quá trình biến những mục tiêu của Doanh nghiệp thành những dữ kiện về nhân công, nhằm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đó

Việc hoạch định tài nguyên nhân sự cần được áp dụng theo phương pháp tiếp cận hệ thống mở, nghĩa là nó luôn có mối quan hệ giữa môi trường bên trong doanh nghiệp như: Các mục tiêu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cầu nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp, các chính sách về nhân sự, khen thưởng, đánh giá công việc….Đồng thời, cũng phải tính đến những tác động của môi trường bên ngoài doanh nghiệp như: Trình độ học vấn chung của xã hội, quan hệ cung cầu trên thị trường lao động, điều kiện kinh tế, các đối thủ cạnh tranh, trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật,…

Tiến trình hoạch định nhân sự thường được tiến hành theo 04 bước chính sau:

Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu

Khi dự báo về tài nguyên nhân sự, cần phải suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm

và dịch vụ của doanh nghiệp là việc quan trọng nhất và trên hết Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên Sau đó đến khối lượng sản phẩm doanh nghiệp Sau cùng mới ước tính lực lượng lao động cần thiết đáp ứng với nhu cầu sản xuất

Thực hiện bước này cần tính đến các yếu tố sau: Kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp; số lượng người nghỉ làm việc tại cơ quan với những lý do khác nhau (thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,…) và số người thay thế dự kiến, nguồn tài chính có sẵn chất lượng và nhân cách của nhân viên, quyết định nâng cấp chất lượng dịch vụ hoặc mở rộng thị trường mới

Trong quá trình dự báo nhu cầu về nhân sự, cần phải dự báo khả năng có sẵn về nguồn tài nguyên nhân sự có sẵn trong doanh nghiệp trước khi tìm từ nguồn bên ngoài

Bước 2: Đề ra các chính sách: Sau khi phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và

khả năng của Doanh nghiệp nhờ vào hệ thống thông tin thì sẽ dẫn đến tình huống: Thừa hoặc thiếu nhân sự, vì vậy sẽ xây dựng một số chính sách thủ tục kế hoạch cụ thể Nếu doanh nghiệp đủ khả năng cung ứng nhân sự theo nhu cầu, doanh nghiệp

có nên giữ nguyên chính sách cũ hay cần sắp xếp lại Trong trường hợp dư thừa nhân viên doanh nghiệp có chính sách như thế nào và hành động ra sao Trong cả hai trường hợp trên cần phải cân nhắc cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 3: Thực hiện các kế hoạch

- Trong trường hợp thiếu nhân viên, nhà quản trị cần thực hiện chương trình sắp xếp lại tài nguyên nhân sự theo quy trình: Thuyên chuyển, thăng chức và tuyển chọn nhân viên từ bên ngoài vào

- Trong trường hợp thừa nhân viên cần phải sử dụng biện pháp sau: Hạn chế việc tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, cho về hưu sớm, cho nghỉ tạm thời

Bước 4: Kiểm tra và đánh giá: Việc kiểm tra đánh giá không những là một giai

đoạn trong quản trị nhân sự Mà trong mỗi giai đoạn cần phải thường xuyên kiểm soát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra không để có những điều chỉnh kịp thời Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm

1.2.2 Công tác tuyển dụng lao động

a Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có

hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động này như thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào khi thực hiện và điều kiện làm việc cụ thể; những yêu cầu kiến thức kỹ năng mà người lao động cần có để thực hiện công việc Nghĩa là, phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc Ý nghĩa của việc phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.1: Mô tả phân tích công việc

- Ý nghĩa của phân tích công việc

Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc

điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên

và do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác Ðặc biệt phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Thứ hai, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương trình

đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ những người lao động nhằm giúp cho họ có

đủ khả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ

Thứ ba, phân tích công việc cho phép đánh giá những yếu tố có hại cho sức

khoẻ, tạo ra cơ sở để xác định các điều kiện cần thiết để khắc phục, loại trừ những ảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người lao động

Phân tích công việc

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc

Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên

Đánh giá công việc

Trả công, khen thưởng nhân viên

Thứ tư, phân tích công việc tạo ra các thông tin cơ sở không thể thiếu để tính

toán thù lao lao động, hiệu quả công việc, thành tích của người lao động khi tiến hành công việc

- Nội dung của phân tích công việc:

+ Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình

thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức,

các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện

phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích

công việc Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể

sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: Phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát…

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Những thông tin

thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy

đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

+ Các thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

Để phân tích công việc được chính xác, cần phải thu thập được các loại thông tin sau đây: Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc ;Thông tin về các hoạt động thực tế của

nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan

hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng; Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khoẻ, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc ; Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc; Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả công việc

+ Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nó tuỳ thuộc vào từng loại thông tin thu thập và tuỳ theo từng doanh nghiệp Sau đây là một số phương pháp phổ biến: Bảng câu hỏi; Quan sát tại nơi làm việc; Phỏng vấn; Phương pháp ghi chép nhật ký; khó đảm bảo được liên tục và nhất quán; Bảng danh sách kiểm tra; Phối hợp các phương pháp, thông thường, các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn thuần, họ thường phối hợp các phương pháp với nhau Chẳng hạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm Khi nghiên cứu các công việc sản xuất,

họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là bản mô

tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

+ Bản mô tả công việc: Bản mô tả công việc là văn bản viết giải thích các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể; Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

+ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ, học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích

hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Bao gồm các tiêu chuẩn nghiệp vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc và những phẩm chất cần phải có đối với người lao động Tiêu chuẩn nghiệp vụ gồm những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các

kỹ năng khác và các phẩm chất cá nhân phù hợp với yêu cầu của công việc Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ, giúp cho giám đốc Doanh nghiệp hiểu công cần loại nhân viên như thế nào, để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất Tiêu chuẩn thực hiện công việc, gồm các yêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đối với từng công việc sẽ được thực hiện Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ

cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên

+ Thiết kế công việc: Thiết kế công việc là tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định

+ Thiết kế lại công việc: Thiết kế lại công việc là quá trình nghiên cứu, thay đổi công việc theo tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác để thực hiện tốt hơn công việc hoặc tăng động cơ làm việc của người lao động

b Công tác tuyển dụng lao động: Nguồn tuyển chọn và phương pháp tuyển chọn

- Nguồn tuyển chọn, 2 nguồn chính: Nguồn nội bộ, việc tuyển chọn từ nội bộ

có tác dụng khuyến khích nhân viên bồi dưỡng, tự bồi dưỡng; có đội ngũ nhân viên

có kiến thức về doanh nghiệp, có lòng trung thành với doanh nghiệp; có đầy đủ thông tin về nhân viên; tiết kiệm được chi phí tuyển chọn Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như không thu hút được những người có trình độ cao từ ngoài doanh nghiệp; có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhân viên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo Nguồn bên ngoài, nguồn lao động ở thị trường bên ngoài có tác dụng sau: Những người tự đến doanh nghiệp để xin việc; những người do các trung tâm đào tạo

như các trường dạy nghề, cao đẳng, đại học giới thiệu; những người là bạn bè của nhân viên, các nhân viên cũ của doanh nghiệp, nhân viên của các hãng khác

- Phương pháp tuyển chọn: Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp Các phương pháp chủ yếu là: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp; thông qua các cơ quan tuyển dụng lao động; sinh viên thực tập tại doanh nghiệp; nhờ nhân viên trong giới thiệu

- Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ

về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng; Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng; Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng, ban, bộ phận cơ sở; tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là tiêu chuẩn được liệt kê trong bản tiêu chuẩn việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng: Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc

kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng như: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng; thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; niêm yết bảng tại cơ quan; thông qua các trường, các trung tâm đào tạo; Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết

và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứng viên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân, các chức năng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc; quyền lợi của các ứng viên nếu trúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến; các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ,

có phân loại chi tiết để sử dụng sau này Để có thể chuyên nghiệp hoá hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có bộ hồ sơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên môn, quản lý; Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm

học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khoẻ, mức độ hành nghề, sự khéo léo về tay chân, tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng ; Nghiên cứu

hồ sơ để loại bớt những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu công việc, không cần làm tiếp các thủ tục tiếp theo, giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ (Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút,

được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ không nhận ra)

Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm: Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và

phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành

Bước 6: Phỏng vấn lần hai: Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá

ứng viên về mọi phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp

Bước 7: Xác minh, điều tra: Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm

những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên Công tác xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên Đối với một số công việc đòi hỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên

Bước 8: Khám sức khoẻ: Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu

biết, kỹ năng, tư cách, nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì không nên tuyển dụng

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng: Ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng

viên là bước quan trọng nhất Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về các ứng viên Cách thức

ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn Do

đó hội đồng tuyển chọn cần thống nhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn

Bước 10: Ký hợp đồng lao động :Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất các điều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đào tạo, huấn luyện sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp

đồng lao động Doanh nghiệp cần có biện pháp để người lao động mới mau chóng hoà nhập môi trường làm việc

Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt, thậm chí có thể thêm hoặc bớt một vài bước Điều này phụ thuộc vào yêu cầu, đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn

- Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn: Trong quá trình tuyển dụng, có

4 khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên theo sơ đồ sau:

( Đánh giá quá cao )

Bảng 1.1: Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn

Trong ô số (1) và (3), quyết định tuyển dụng chính xác: Loại bỏ ứng viên không đủ tiêu chuẩn, tiếp nhận ứng viên đủ năng lực Ô số (2), ứng viên bị đánh giá thấp hơn khả năng thực tế, dẫn đến doanh nghiệp không tuyển chọn được ứng viên giỏi Sai lầm này khó đánh giá, trừ ứng viên đó trở thành nổi tiếng sau này Ô số (4), ứng viên được đánh giá quá cao so với khả năng thực tế, thu nhận vào doanh nghiệp, thực hiện công việc ở mức yếu kém Thiệt hại do sai lầm trong tuyển chọn

có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển chọn nhân viên mới, ảnh hưởng không tốt về đạo đức, tác phong, kỷ luật lao động của nhân viên mới đối với nhân viên cũ trong doanh nghiệp

Khi phân tích hiệu quả của công tác tuyển dụng, cần phải thu thập những thông tin sau đây: Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như dịch vụ tuyển, quảng cáo Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển Hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng

từ chối công việc ở một mức lương nhất định Kết quả thực hiện công việc ở các công nhân mới tuyển Số lượng nhân viên mới bỏ việc

Nên lưu ý phân tích hiệu quả của mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau Mỗi nguồn tuyển dụng thường có kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên Những phân tích như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng sau này

1.2.3 Công tác bố trí và sử dụng lao động

a Công tác bố trí, phân công lao động

Phân công lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo số lượng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Trên cơ

sở đó bố trí công nhân cho từng công việc phù hợp với khả năng và sở trường của họ Phân công lao động chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: Cơ cấu sản xuất, loại hình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, trình độ kỹ thuật Do đó, khi phân công lao động phải chú ý các nhân tố trên để phân công lao động hợp lý Việc phân công lao động hợp lý, sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí nhân lực, tiết kiệm chi phí sức lao động và ngược lại Để công tác phân công lao động hợp lý và có hiệu quả, trên cơ sở “bản mô tả công việc”, những người làm công tác quản lý phải xem xét, cân nhắc để bố trí đúng người vào đúng việc và vào đúng thời điểm cần thiết Việc bố trí, sắp xếp công việc là một nghệ thuật của người quản trị, thể hiện sự tinh tế trong cách dùng người Sắp xếp, bố trí phù hợp với năng lực, sở trường của người lao động sẽ là cơ sở cho việc hoàn thành công việc với chất lượng cao sau này, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp Yêu cầu của việc bố trí sắp xếp lao động là phải tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự, đồng thời phải giải quyết tốt bài toán nhân sự, đó là dư thừa về số lượng nhưng thiếu về chất lượng Để giải quyết được yêu cầu trên ngoài việc bố trí đúng người, đúng việc, người quản trị còn phải kết hợp bố trí các ca làm việc cho từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận sao cho hiệu quả công việc đạt được cao nhất

- Các hình thức bố trí, phân công lao động: (1) Phân công lao động theo công nghệ: Là phân công loại công việc theo tính chất quy trình công nghệ Hình thức này cho phép xác định nhu cầu công nhân theo nghề tạo điều kiện nâng cao trình độ

chuyên môn của công nhân (2) Phân công lao động theo trình độ: Là phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc, hình thức này phân công thành công việc giản đơn và phức tạp (chia theo bậc) Hình thức này tạo điều kiện kèm cặp giữa các loại công nhân trong quá trình sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ lành nghề của công nhân (3) Phân công lao động theo chức năng: Là phân chia công việc cho mỗi công nhân viên của doanh nghiệp trong mối quan hệ với chức năng mà

họ đảm nhận Hình thức này xác định mối quan hệ giữa lao động gián tiếp và lao động trực tiếp và tạo điều kiện cho công nhân chính được chuyên môn hoá cao hơn nhờ không làm công việc phụ

b Công tác sử dụng nguồn lao động

b1 Định mức lao động và biên chế nội bộ

- Định mức lao động “Định mức lao động là xác định lượng lao động hao phí lớn nhất được quy định để chế tạo một sản phẩm hay hoàn thành một công việc nào

đó đúng tiêu chuẩn chất lượng trong các điều kiện tổ chức, kỹ thuật, tâm sinh lý, kinh tế xã hội nhất định”

+ Có các loại định mức lao động sau: (1) Định mức sản lượng: Định mức sản lượng quy định số lượng sản phẩm tối thiểu phải hoàn thành trong một đơn vị thời gian với các điều kiện tổ chức, kỹ thuật, kinh tế và tâm sinh lý nhất định (2) Định mức thời gian: Qui định thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành việc chế tạo một sản phẩm trong các điều kiện tổ chức, kỹ thuật, kinh tế và tâm sinh lý (3) Định mức phục vụ: Định mức phục vụ là quy mô tối thiểu của hoạt động chính, cụ thể được quy định cho một hoặc một số lao động đảm nhận nhiệm vụ phục vụ để hoạt động chính diễn ra bình thường

+ Ý nghĩa của việc xây dựng định mức: Định mức lao động khoa học, sát thực tế hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức lao động nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung Vai trò quan trọng của định mức lao động thể hiện ở các mặt sau: là căn cứ để xác định

số lượng lao động cần thiết ở mỗi bộ phận và toàn doanh nghiệp, đây chính là một trong các cơ sở để xác định nhu cầu về lao động; là cơ sở để thực hiện hiệp tác lao

động ở từng bộ phận và trong phạm vi toàn doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch lao động cũng như các bộ phận kế hoạch của doanh nghiệp; là cơ sở để đánh giá kết quả lao động, thực hiện khuyến khích lợi ích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất đối với từng cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp; là cơ sở để kiểm tra hoạt động

ở phạm vi từng bộ phận và toàn doanh nghiệp

+ Các yêu cầu khi xây dựng định mức: (1) về kỹ thuật công nghệ Định mức lao động khoa học phải đảm bảo sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị sản xuất trên

cơ sở trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức lao động tiên tiến, khai thác được tiềm năng vốn có của người lao động (2) về mặt kinh tế Định mức lao động khoa học phải đảm bảo sử dụng hợp lý lực lượng lao động cũng như các nguồn lực khác với kinh phí kinh doanh và giá thành hạ nhất (3) về mặt tâm sinh lý Định mức lao động khoa học phải đảm bảo các thao tác của người lao động hợp lý nhất, phù hợp nhất với khả năng tâm sinh lý của người lao động, có tính đến chế độ dinh dưỡng và nghỉ ngơi hợp lý (4) về mặt xã hội định mức lao động khoa học phải đảm bảo tính hấp dẫn của công việc, góp phần phát triển người lao động một cách toàn diện

+ Các phương pháp xây dựng định mức

* Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức lao động trên cơ sở phân tích chuỗi số liệu thống kê kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ xây dựng định mức Phương pháp này tuy đơn giản, đỡ tốn kém nhưng lại thiếu chính xác, dễ mang tính chủ quan và có thể chứa đựng cả nhân tố lạc hậu trong định mức

* Phương pháp phân tích: là phương pháp phân tích xây dựng định mức lao động trên cơ sở phân tích một cách khoa học các điều kiện sản xuất, kỹ thuật, tổ chức kinh tế, tâm sinh lý và xã hội có tính đến kinh nghiệm và phương pháp lao động, khoa học và hợp lý Có thể tiến hành theo phương pháp điều tra phân tích hoặc tính toán phân tích Để tiến hành theo phương pháp này phải trên cơ sở phân tích thực trạng các bước công việc để thiết kế lại nó với các phương pháp, thao tác tiên tiến rồi từ đó xác định định mức lao động Tuy phức tạp, tốn kém nhưng

phương pháp này cho phép xây dựng được hệ thống định mức đảm bảo tính tiên tiến và thực hiện

* Phương pháp xây dựng định mức trên cơ sở các tiêu chuẩn có sẵn: Theo phương pháp này các doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng định mức các loại dựa vào các tiêu chuẩn mức tương ứng đã có Phương pháp này đơn giản, đảm bảo định mức tiên tiến và hiện thực nhưng phải có điều kiện là đã có sẵn các bộ định mức chuẩn phù hợp với từng ngành nghề

- Quá trình biên chế nội bộ: là quá trình bố trí lại người lao động trong nội bộ doanh nghiệp để nhằm đưa đúng người vào đúng việc Mục tiêu là để đáp ứng nhu cầu của sản xuất kinh doanh và làm cho các nhu cầu trưởng thành, phát triển của cá nhân phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp Biên chế nội bộ gồm: Thuyên chuyển,

đề bạt, thăng chức và sa thải lao động

+ Thuyên chuyển: Là việc chuyển người lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác Thuyên chuyển có thể xuất phát từ phía doanh nghiệp (thuyên chuyển không tự nguyện), cũng có thể đề xuất từ phía người lao động (thuyên chuyển tự nguyện) Từ phía doanh nghiệp, thuyên chuyển được thực hiện bởi những lý do sau: Để điều hoà nhân lực giữa các bộ phận hoặc để cắt giảm chi phí ở những bộ phận mà công việc kinh doanh đang bị suy giảm Để lấp các vị trí công việc còn trống do các lý do như mở rộng sản xuất, chuyển đi, chết, về hưu, chấm dứt hợp đồng

+ Sa thải lao động: Có thể sa thải không bao giờ là mong muốn của nhà quản trị Tuy nhiên, các tổ chức, doanh nghiệp luôn luôn phải đối đầu với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, buộc phải thích nghi nên sa thải là một phần việc quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực Có các hình thức sa thải: nghỉ việc tạm thời; cho thuê nhân viên; giảm bớt giờ làm; nghỉ hưu sớm Đối với các doanh nghiệp có tổ chức công đoàn, thủ tục cho nghỉ việc được xác định trong thoả ước lao động tập thể

b2 Các vấn đề về an toàn và sức khoẻ lao động

Người lao động cần một việc làm an toàn, việc làm không buồn chán, người công nhân có thể phát huy được năng lực của mình; một khung cảnh làm việc thích hợp với cơ sở vật chất và trang bị thích hợp; giờ giấc làm việc hợp lý Vì vậy, cần phải tổ chức nơi làm việc một cách hợp lý, quan tâm đến lợi ích của người lao động như an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, y tế

- An toàn lao động: Mục đích của an toàn lao động là phòng ngừa, hạn chế tới mức tối đa tai nạn, bệnh nghề nghiệp có thể xảy ra, bảo đảm tính mạng, sức khoẻ người lao động Nội dung của công tác này là: tạo môi trường làm việc hợp lý về không gian, không khí, khí hậu, ánh sáng về trang bị và bố trí nơi làm việc hợp lý; tăng cường hoạt động tuyên truyền bằng các phương tiện thông tin; tổ chức huấn luyện lý thuyết và thực hành về an toàn lao động cho người lao động; xây dựng các văn bản, nội quy, quy trình, quy phạm kỹ thuật và kỷ luật lao động; động viên tinh thần, vật chất và phạt vật chất

- Bảo hộ lao động: Là trang bị trước cho người lao động những công cụ cá nhân cần thiết phù hợp với việc chống lại những tác động của môi trường làm việc

có ảnh hưởng tới tính mạng và sức khoẻ con người

- Vệ sinh công nghiệp: Các vấn đề đảm bảo vệ sinh nơi làm việc: Thoát nước, thoát khói, bụi, xử lý chất thải, chống ồn…

- Bảo hiểm y tế: Lợi ích này được thiết lập để cho người thuộc diện bảo hiểm được hưởng các chế độ khi ốm đau, thương tật

1.2.4 Đào tạo huấn luyện và phát triển lao động

Trước tiên cần hiểu rằng việc đào tạo và phát triển nhân sự không chỉ là trách nhiệm của riêng phòng nhân sự, hầu như mọi phòng ban bộ phận đều phải tham gia vào công việc này Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sự biến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cho cá nhân

có thêm năng lực thực hiện công việc Nhờ đào tạo người lao động tăng thêm hiểu biết, đổi mới phương pháp, cách thức, kỹ năng thái độ làm việc và thái độ đối với cộng sự Trong phát triển nguồn nhân sự cũng cần đào tạo, giữa đào tạo và đào tạo

phát triển nguồn nhân sự giống nhau ở chỗ cùng có mục đích nâng cao trình độ lao động và đều gắn với học tập Song khác nhau ở chỗ: Đào tạo định hướng cho hiện tại, chủ yếu tập trung vào công việc hiện tại của mỗi cá nhân, tăng cường các kỹ năng và khả năng đặc biệt để thực hiện công việc, đào tạo cho phát triển nhân sự là

sự đào tạo định hướng cho tương lai, tập trung vào sự phát triển cho cá nhân và đáp ứng mục tiêu chiến lược con người

Việc đào tạo và phát triển nhân sự đóng vai trò sống còn trong việc thực hiện

kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tối đa nguồn lực và nhằm phục vụ khách hàng Đào tạo và phát triển nhân sự là những hoạt động nhằm trang

bị và bổ sung cho đội ngũ lao động của doanh nghiệp những kiến thức và kỹ năng

để hoàn thành tốt công việc được giao Đồng thời tạo ra cơ hội phát triển cho doanh nghiệp và cho bản thân người lao động

- Mục đích của đào tạo và phát triển nhân sự gồm: Giúp cho cán bộ công nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt đối với những cán bộ công nhân viên mới; Cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho cán bộ công nhân viên Giúp họ tiếp cận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới Tránh tình trạng: trì trệ, lỗi thời; Giải quyết các vấn đề về tổ chức, thuyên chuyển công tác; Hướng dẫn công việc cho cán bộ công nhân viên mới; Chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị; Thoả mãn nhu cầu phát triển cho cán bộ công nhân viên

- Những nội dung chủ yếu của đào tạo và phát triển nhân sự: Phân tích nhu cầu đào tạo: Nhu cầu đào tạo chỉ được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc; Lựa chọn hình thức và tổ chức đào tạo: Đào tạo ngoài công việc; Đào tạo trong công việc

1.2.5 Đánh giá quá trình thực hiện công việc và tiền lương

a Đánh giá quá trình thực hiện công việc

Đây là là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhân sự Nó giúp cho doanh nghiệp kinh doanh có cơ sở để hoạch định, tuyển chọn, sử dụng, đào tạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúng năng lực của cán bộ công nhân viên quyết định một phần không nhỏ sự thành công của doanh nghiệp Đánh giá có hệ thống và chính thức tình

hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn

đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động

- Vai trò đánh giá quá trình thực hiện công việc: cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề tiền lương của cán

bộ công nhân viên; Giúp cho nhà quản trị và các cán bộ công nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một cán bộ công nhân viên; Giúp cho các nhà quản trị và cán bộ công nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên

- Trình tự thực hiện đánh giá quá trình thực hiện công việc: Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá; Lựa chọn phương pháp đánh giá; Huấn luyện những người làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên; Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá; Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn thực hiện công việc; Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá; Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên;

- Các phương pháp đánh giá quá trình thực hiện công việc: Việc sử dụng các phương pháp nào để đánh giá quá trình thực hiện công việc là tuỳ thuộc vào cấp quản trị hay cấp nhân viên, tuỳ thuộc vào mục tiêu đánh giá Sau đây là một số phương pháp đánh giá quá trình thực hiện công việc: Phương pháp mức thang điểm; Phương pháp xếp hạng; Phương pháp ghi chép - lưu giữ;

- Xây dựng và thực hiện chương trình đánh giá

+ Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá: Việc lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá trước hết phụ thuộc vào mục đích của đánh giá Đồng thời tuỳ thuộc vào mục tiêu của quản lý mà lựa chọn phương pháp và thiết kế nội dung của từng phương pháp cho phù hợp

+ Lựa chọn người đánh giá: Thông thường, người lãnh đạo là người trực tiếp

là người đánh giá chủ yếu và thiết thực nhất Tuy nhiên, một số nhân viên, cá nhân cũng thường được lựa chọn là người đánh giá với nhiều phương án kết hợp khác nhau như bạn cùng làm việc, người dưới quyền của người được đánh giá… trong sự

kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến lãnh đạo trực tiếp thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác tham khảo

+ Xác định chu kỳ đánh giá: Thường được các tổ chức qui định là 06 tháng hoặc một năm hoặc tuỳ thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc Lý thuyết và thực tiễn cho thấy không nên quá kéo dài hơn một năm và cũng không nên quá ngắn

+ Phỏng vấn đánh giá: Đó là một cuộc nói chuyện chính thức giữa người lãnh đạo và người nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện công vịêc đã qua trong của quan hệ với các quyết định nhân sự, các tiềm năng trong tương lai của họ và các biện pháp để hoàn thiện công việc của họ

b Tiền lương

Trên thực tế cơ cấu tiền lương rất đa dạng ở các nước trên Thế giới, ở Việt Nam, “tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường” Tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc

Trả công lao động luôn luôn là một trong những vấn đề thách thức nhất cho các nhà quản trị ở mọi doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường có quan điểm, mục tiêu khác nhau khi xếp đặt hệ thống trả công, nhưng nhìn chung các doanh nghiệp hướng tới bốn mục tiêu cơ bản: Thu hút nhân viên, duy trì những nhân viên giỏi, kích thích động viên và đáp ứng yêu cầu của luật pháp

+ Các yếu tố ảnh hưởng đến tiền lương: Môi trường bên trong doanh nghiệp; Môi trường bên trong ngoài doanh nghiệp

+ Một số hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian: Là hình thức doanh nghiệp căn cứ vào thời gian có mặt của người lao động tại nơi làm việc mà trả lương cho họ Tiền lương trả cho thời gian ngắn bao nhiêu thì độ chính xác càng tăng bấy nhiêu Trả lương sản phẩm: Là hình thức căn cứ vào kết quả lao động mà người lao động đã hoàn thành

1.3 ĐẶC ĐIỂM BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÂN SỰ

Theo quy định của Luật xây dựng năm 2003 và Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 về quản lý dự án đầu tư của Chính phủ, đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước do Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư thành lập Ban Quản lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án, các ban quản

lý dự án này thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do chủ đầu tư giao và uỷ quyền Thực hiện quản lý, điều hành dự án kể từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng bảo đảm tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật

Về địa bàn hoạt động, tùy theo tính chất, nguồn vốn đầu tư và vị trí, địa điểm đặt công trình, Chủ đầu tư, phạm vi và địa bàn hoạt động của các ban quản lý dự án

có thể rộng khắp trên cả nước hoặc chỉ trong một phạm vi rất nhỏ trong một cơ quan, đơn vị… Đối với các ban quản lý dự án hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, phạm vi hoạt động theo phạm vi quản lý trên các các địa bàn của chủ đầu tư Các địa bàn hoạt động biến động tùy thuộc vào tình hình đầu tư xây dựng của người quyết định đầu tư và chủ đầu tư

Do đặc thù của các dự án xây dựng có yêu cầu về mặt công nghệ và ký thuật rất cao, khối lượng lớn đòi hỏi các cán bộ, quản lý dự án phải có trình độ, năng lực

tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư, mà còn phải

có kiến thức tổng hợp trong các lĩnh vực khác nhau về kỹ thuật, kinh tế - xã hội, quản lý nhà nước…Phải am hiểu mọi vấn đề chi tiết của dự án, đồng thời phải quản

lý trên tầm nhìn bao quát toàn bộ dự án, chịu trách nhiệm về thành công của dự án

và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt của dự án, với mục tiêu sử dụng nguồn vốn của nhà nước hiệu quả, tiết kiệm nhất, các công trình được đầu tư đảm bảo chất lượng, tiến độ, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, của đất nước;

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, các cán bộ quản lý dự án phải tiếp xúc, quan hệ, giao dịch với nhiều cơ quan ban ngành từ Trung ương đến địa phương, người dân và doanh nghiệp, đòi hỏi trong quá trình thực hiện phải có kiến

thức chuyên môn sâu, rộng, kỹ năng tổng hợp, xử lý tình huống và đặc biệt yêu cầu phải đảm bảo chuẩn mực đạo đức khi tiếp xúc, làm việc với nhân dân trong khâu khảo sát, bồi thường, giải phóng mặt bằng…

Các ban quản lý dự án có đặc thù hoạt động trong lĩnh vực “nhạy cảm“, có liên quan, tiếp xúc nhiều, thường xuyên đến người dân, doanh nghiệp, quản lý tài chính, tài sản của Nhà nước nên rất dễ phát sinh tham nhũng, tiêu cực Các cán bộ hoạt động trong lĩnh vực này ngoài việc đỏi hỏi cao về trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có bản lĩnh, đạo đức, tâm huyết với nghề Cơ quan quản lý dự án phải có chính sách đào tạo, bồi dưỡng, giáo dục cán bộ công chức thường xuyên và phải tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực thi công vụ đối với các cán bộ…

So với các ngành nghề kinh doanh khác, việc quản lý, kinh doanh trong các môi trường và một số lĩnh vực là tương đối ổn định về thị trường, khách hàng, cơ chế chính sách, đối với công tác quản lý dự án đây là nhiệm vụ có tính đặc thù riêng, có tính một lần, hoạt động ở môi trường có tính động cao, mỗi dự án, công trình có sự khác biệt lớn về quy mô, khuôn mẫu, tính chất, vùng miền, khí hậu, đòi hỏi cán bộ làm công tác quản lý dự án phải có tính năng động cao, kịp thời điều chỉnh, thích nghị với các thay đổi Với mục tiêu cuối cùng là hoàn thành các công trình đảm báo chất lượng, tiến độ và giá thành thấp nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho xã hội

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN

SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN:

1.4.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô:

Môi trường vĩ mô bao gồm các nhân tố nằm bên ngoài các đơn vị quản lý dự

án, tạo ra các cơ hội và nguy cơ đầu tư, quản lý của đơn vị Việc quản trị nhân sự trong các đơn vị quản lý, các nhân tố chủ yếu là môi trường kinh tế, pháp luật và thị trường lao động, khoa học công nghệ và các yếu tố văn hóa, xã hội của quốc gia, địa phương

- Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng kinh tế của địa phương, của đất nước; lạm phát kinh tế; xu hướng đầu tư có ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu đầu tư dẫn đến ảnh hưởng đến việc làm, tâm lý của người lao

động, tác động đến thu nhập, đời sống, tạo cơ hội hoặc áp lực cho công tác quản lý,

sử dụng lao động

- Pháp luật về đầu tư, lao động và thị trường lao động tác động đến cơ chế và chính sách, cơ chế đầu tư của nhà nước, chính sách trả lương của đơn vị quản lý dẫn đến sự thay đổi về mức độ thu hút nguồn nhân lực của các đơn vị quản lý

- Khoa học công nghệ phát triển làm thay đổi phương pháp và cách thức sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản trị nhân sự Do đó việc quản trị nhân sự càng trở lên cấp thiết

- Các yếu tố văn hóa, xã hội của quốc gia có tác động lớn đến tâm lý, hành

vi, phong cách, lối sống và sự thay đổi trong cách nhìn nhận về các giá trị của người lao động trong các đơn vị quản lý

1.4.2 Các yếu tố môi trường vi mô:

Các nhân tố chủ yếu thuộc môi trường vi mô trong phát triển nguồn nhân lực

là vấn đề cạnh tranh thu hút nhân lực đơn vị quản lý và khả năng cung ứng của các

cơ sở đào tạo Cạnh tranh thu hút nhân lực của đơn vị quản lý trong cùng ngành tác động mạnh đến số lượng và chất lượng nguồn nhân lực của mỗi đơn vị Nó tạo ra sự

di chuyển nguồn nhân lực theo chiều ngang và theo chiều dọc giữa các đơn vị quản

lý Bên cạnh đó, khả năng cung ứng của các cơ sở đào tạo chính là một trong những nguồn cung cấp nhân sự rất quan trọng cho các đơn vị quản lý, khả năng này cao hay thấp trực tiếp ảnh hưởng đến mức độ dư thừa hay khan hiếm nguồn nhân lực trong các thời kỳ khác nhau

Hai nhân tố thuộc môi trường vi mô này tác động đến yếu tố cung trong thị trường lao động ngành, làm gia tăng áp lực cạnh tranh về nguồn nhân lực của các doanh nghiệp và ảnh hưởng đến định hướng, mục tiêu phát triển nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp

1.4.3 Các yếu tố môi trường bên trong

Bao gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực bên trong đơn vị quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động

(1) Chính sách tuyển dụng nhân sự: Chính sách tuyển dụng thể hiện quan điểm về mục đích, yêu cầu, đối tượng và cách thức tuyển chọn lao động nhằm đảm bảo cho đơn vị có đủ số lượng và chất lượng nhân sự cần tuyển để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của mình trong giai đoạn hiện tại hay tương lai Nếu có chính sách tuyển dụng phù hợp và hấp dẫn, sẽ thu hút được nguồn lực có chất lượng ban đầu cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển, sử dụng nhân sự

(2) Chế độ bố trí, sử dụng nhân sự: là một trong những yếu tố quan trọng tác động đến phát triển nguồn nhân lực trong đơn vị Phân công đúng người, đúng việc, đánh giá đúng tính chất và mức độ tham gia, đóng góp của từng người lao động để khích lệ, đãi ngộ họ kịp thời sẽ mang lại mức độ sinh lợi cao của hoạt động chung

và tạo ra sự động viên to lớn đối với người lao động

(3) Chế độ đào tạo và đào tạo lại: Chế độ đào tạo và đào tạo lại là vấn đề cốt lõi có tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến phát triển nguồn nhân lực dưới góc độ nâng cao chất lượng nguồn nhân lực một cách toàn diện

(4) Chế độ đãi ngộ: Các chế độ đãi ngộ về vật chất và tinh thần đối với người lao động là một trong những yếu tố cốt lõi để duy trì và phát triển nguồn nhân lực

Cụ thể là thiết lập và áp dụng các chính sách hợp lý về lương bổng, khen thưởng, kỷ luật, hoàn thiện môi trường điều kiện làm việc, thực hiện các chế độ về y tế, bảo hiểm và an toàn lao động Để giữ được nhân viên giỏi, về lâu dài xét trên mặt bằng chung, doanh nghiệp thường phải có mức lương cao hơn mức trung bình của thị trường cùng lĩnh vực

(5) Môi trường làm việc: Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng để các đơn vị quản lý dự án có điều kiện thuận lợi hơn trong việc thu hút nguồn nhân lực cho mình, đặc biệt là nguồn nhân lực có chất lượng cao Để tạo lập môi trường làm việc thực sự thân thiện, gắn bó và được duy trì bền vững, việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp là vấn đề hết sức cần thiết

(6) Tài chính: là một trong những yếu tố cơ bản nhất cho sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Nó là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho việc thực thi các hoạt động phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

(7) Công nghệ: Trình độ công nghệ hiện tại và trong tương lai của doanh nghiệp cũng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý nguồn nhân lực trong các đơn vị quản lý

1.4.4 Đặc điểm công việc của ban quản lý ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự tại ban quản lý dự án

Như đã phân tích ở trên, đối với các ban quản lý dự án, đặc thù công việc ảnh hưởng trực tiếp đên công tác quản trị nhân sự như:

- Các dự án công trình được đầu tư, triển khai đồng loạt rộng khắp tại các địa phương khác nhau, nhưng không thường xuyên liên tục, phụ thuộc rất lớn vào thời tiết nên rất khó giám sát, kiểm soát đối với các cán bộ quản lý nhất là bộ phận trực tiếp quản lý, điều hành tại hiện trường;

- Đặc thù tính chất công nghệ của các dự án xây dựng có sự khác biệt tương đối lớn, do đó người làm lãnh đạo quản lý phải có trình độ quản lý điều hành tốt, kỹ năng bao quán mới đáp ứng được yêu cầu công việc;

- Hoạt động công tác quản lý đầu tư xây dựng là một trong các ngành nghề nhạy cảm, tiếp xúc, giao dịch với nhiều đối tượng, bị mua chuộc, dễ nảy sinh, phát sinh tiêu cực nên công tác quản trị nhân sự hết sức phức tạp, đòi hỏi cán bộ quản lý phải có kiến thức chuyên môn sâu, rộng, kỹ năng tổng hợp, xử lý tình huống và đặc biệt yêu cầu phải đảm bảo chuẩn mực đạo đức khi tiếp xúc, làm việc với nhân dân trong khâu khảo sát, bồi thường, giải phóng mặt bằng…

- Đây là những ngành nghề các cán bộ, người lao động đã được tuyển dụng có trình độ chuyên môn cao, năng động, nếu được đào tạo, rèn luyện tốt có bản lĩnh, đạo đức, tâm huyết với nghề rất thuận lợi trong công tác quản trị nhân sự của đơn vị quản lý

1.5 MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại các ban quản lý dự án, có thể thực hiện một hoặc đồng bộ các giải pháp:

1.5.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức:

Rà soát, đánh giá lại bộ máy, phương pháp quản trị nhân sự, đề xuất điều chỉnh, bổ sung bộ máy làm công tác quản trị nhân sự cho khoa học, linh hoạt, áp dụng trình độ quản lý hiện đại, đáp ứng được yêu cầu quản lý

1.5.2 Hoàn thiện công tác hoạch định nhân sự

Nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn lực về nhân sự, đưa ra các chính sách

và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho đơn vị có đủ nguồn lực về nhân sự với phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện các công việc trong các công

đoạn quản lý dự án đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả cao

1.5.3 Hoàn thiện công tác tuyển dụng:

Rà soát, đánh giá lại tình hình, thực trạng và hiệu quả của công tác tuyển dụng của đơn vị để xây dựng và hoàn chỉnh lại tiêu chí, quy trình và trách nhiemj của các phòng ban trong việc thực hiện tuyển dụng nằm tuyển chọn được nhân sự cho các vị trí cụ thể có chất lượng cao, đáp ứng được kỳ vọng của đơn vị tuyển dụng Đáng giá hiệu quả của công tác tuyển dụng

1.5.4 Hoàn thiện công tác đào tạo

Việc đào tạo và phát triển nhân sự đóng vai trò sống còn trong việc thực hiện

kế hoạch chiến lược, mục tiêu của các đơn vị quản lý dự án, với mục đích chủ yếu

sử dụng tối đa nguồn lực và nhằm triển khai thực hiện các dự án chất lượng, tiến độ nhanh nhất nhưng với chi phí quản lý thấp nhất Đào tạo và phát triển nhân sự là những hoạt động nhằm trang bị và bổ sung cho đội ngũ lao động những kiến thức,

kỹ năng và điều kiện để hoàn thành tốt công việc được giao Đồng thời đây cũng là điều kiện cần để các ban quản lý dự án có đủ điều kiện pháp lý để hoạt động

1.5.5 Hoàn thiện công tác bố trí và phân công lao động

Đánh giá từng vị trí việc làm ở từng công đoạn của quá trình quản lý dự án

để có sự bố trí điều chỉnh, phân công thành những phần việc khác nhau theo số lượng và tỷ lệ công việc nhất định phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, nghiệp vụ và năng lực, sở trường đối với các nhân sự cụ thể Việc phân công lao động hợp lý, sẽ giúp cho đơn vi quản lý tránh được tình trạng lãng phí

nhân lực, tiết kiệm chi phí sức lao động và ngược lại Để công tác phân công lao động hợp lý và có hiệu quả, trên cơ sở “bản mô tả công việc”, những người làm công tác quản lý phải xem xét, cân nhắc để bố trí đúng người vào đúng việc và vào đúng thời điểm cần thiết

vĩ mô, vi mô, yếu tố môi trường bên trong, nội tại của đơn vị quản lý dự án và các đặc điểm ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự nói chung Những phương hướng

về mặt nguyên tắc để hoàn thiện công tác quản trị nhân sự nói chung và quản trị nhân sự tại các ban quản lý dự án nói riêng Đó chính là cơ sở phương pháp luận cho việc phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Ban quản lý các dự án công trình giao thông ở phần tiếp theo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BAN QUẢN

LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

2.1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG – SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI QUẢNG NINH

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ

Ban Quản lý các dự án công trình giao thông có nhiệm vụ làm tư vấn quản lý các dự án do Sở Giao thông vận tải và khi đó là đại diện chủ đầu tư thông qua các hợp đồng làm do Ban quản lý dự án ký với các nhà thầu;

Làm tư vấn giám sát các gói thầu thuộc các dự án công trình giao thông do

Sở Giao thông vận tải làm chủ đầu tư giao cho ban Quản lý thực hiện;

Làm tư vấn đấu thầu các dự án do Ban quản lý dự án triển khai công tác lựa chọn nhà thầu và khi đó Ban quản lý dự án là bên lựa chọn nhà thầu;

Làm tư vấn quản lý dự án thông qua các hợp đồng với các chủ đầu tư khác khi được Sở Giao thông vận tải cho phép

2.1.3 Tổ chức bộ máy của Ban

- Lãnh đạo Ban gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc Ban;

- Các phòng ban Chức năng gồm:

+ Phòng Tài chính – Kế toán;

+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật;