Bên cạnh những đức tính cần có của một cán bộ thủ thư truyền thống như: luôn biết lắng nghe, thấu hiểu tâm tình của bạn đọc, tinh thần thái độ phục vụ hòa nhã, nhiệt tình, bi[r]
Trang 1VAI TRÒ THỦ THƯ TRONG MÔI TRƯỜNG THƯ VIỆN SỐ
Nguyễn Thị Yến *
Tóm tắt: Bài viết giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc
gia Hà Nội (VNU-LIC) và nguồn lực thông tin số trong giai đoạn chuyển hướng toàn cầu hóa xã hội thông tin và sự xuất hiện của thời đại công nghệ thông tin Tác giả bài viết tập trung phân tích vai trò cũng như các kỹ năng cần thiết của một cán bộ thủ thư trong môi trường thư viện số như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý thông tin và hướng dẫn, kỹ năng giới thiệu quảng bá nguồn lực thông tin Để hòa nhập với môi trường làm việc mới đòi hỏi các cán bộ thủ thư phải tự thay đổi phong cách làm việc của mình trở nên chuyên nghiệp hơn và có đầu tư hơn về mặt chuyên môn nghiệp vụ
Từ khóa: Trung tâm Thông tin – Thư viện; Tài liệu số; Thủ thư; Vai trò thủ thư; Kỹ năng
Mở đầu
Thư viện là giảng đường thứ hai của sinh viên, người cán bộ thủ thư như người thầy không đứng trên bục giảng, không có giáo án sư phạm nhưng họ chính là những người trực tiếp giúp bạn đọc tìm đến với nguồn học liệu một cách nhanh và chính xác nhất Với tình yêu công việc, tâm huyết với ngành nghề, các cán bộ thủ thư luôn ý thức được vai trò và trách nhiệm của mình là cầu nối hết sức quan trọng giữa bạn đọc với thư viện Bên cạnh những đức tính cần có của một cán bộ thủ thư truyền thống như: luôn biết lắng nghe, thấu hiểu tâm tình của bạn đọc, tinh thần thái độ phục vụ hòa nhã, nhiệt tình, biết hướng dẫn bạn đọc tìm tin và tạo hứng thú cho bạn đọc thì cán bộ thủ thư hiện nay cũng đang rất nỗ lực để hoàn thiện bản thân, nâng cao trình độ và các kỹ năng cần thiết trong môi trường thư viện số
Phát triển thư viện số đang là xu thế chung của thư viện các trường Đại học trên thế giới cũng như trong khu vực Sự xuất hiện của thư viện số không chỉ tạo ra một cơ hội mới cho sự phát triển thư viện, mà còn đặt ra những yêu cầu cao hơn trong việc cải tổ những thư viện truyền thống, đặc biệt là phát triển một cán bộ thủ thư theo “phong cách mới”
1 Giới thiệu về VNU-LIC và bộ sưu tập số
1.1 Giới thiệu khái quát về VNU-LIC
Đại học Quốc gia Hà Nội (VNU) là một trung tâm đào tạo đại học và nghiên cứu khoa học hàng đầu đất nước Tại chiến lược phát triển VNU đến năm 2020 tầm nhìn năm
2030 đã khẳng định “Trở thành đại học định hướng nghiên cứu, đa ngành, đa lĩnh vực có tính hội nhập cao, trong đó một số trường đại học, viện nghiên cứu thành viên thuộc các lĩnh vực khoa học cơ bản, công nghệ cao và kinh tế - xã hội mũi nhọn đạt trình độ tiên tiến châu Á”
Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập ngày 14/2/1997, viết tắt tiếng Anh là VNU-LIC Với 20 năm hình thành và phát triển, hiện nay VNU-LIC đã sở hữu nguồn tài liệu bản giấy gồm hơn 130.000 tên sách với hơn 500.000 bản và hơn 500 tên tạp chí định kỳ và một bộ sưu tập số bao gồm kết quả nghiên cứu
*
Phòng Dịch vụ thông tin Mễ Trì, Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội
Trang 2khoa học, luận án, luận văn, tạp chí khoa học, sách và giáo trình thuộc nhà xuất bản VNU Bên cạnh đó, Trung tâm đã và đang xây dựng cơ sở dữ liệu theo chủ đề cho 100 ngành thuộc các lĩnh vực đào tạo của VNU đồng thời mua bản quyền sử dụng các phần mềm quản lý thông tin trích dẫn, tham khảo EEWOWW và phần mềm học tiếng Anh Knowledge Transmission nhằm hướng tới mô hình phục vụ đại học định hướng nghiên
cứu tại VNU
Trung tâm được giao nhiệm vụ đảm bảo tài nguyên thông tin khoa học và công nghệ chất lượng cao, phục vụ đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhà nghiên cứu và người học trong và ngoài VNU Vì vậy để hoàn thành nhiệm vụ chính trị quan trọng trên, trong 5 năm qua Trung tâm đã định hướng “Xây dựng Thư viện số nghiên cứu phục vụ đại học định hướng nghiên cứu” và có những bước đi quan trọng đầu tiên như chuẩn bị nguồn lực thông tin số, hạ tầng công nghệ và các trang thiết bị thư viện chuyên dụng mới, ứng dụng các phần mềm tiên tiến, phát triển các dịch vụ thông tin - thư viện hiện đại kết hợp với đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ,
1.2 Giới thiệu về bộ sưu tập số và cơ sở dữ liệu của của VNU-LIC
VNU-LIC là nơi thu thập, lưu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ nguồn tài liệu nội sinh và tài liệu có bản quyền của VNU
Với đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhà nghiên cứu và người học đông đảo (trên 3700 cán bộ; trên 25.000 người học/năm) thì số lượng tài liệu khoa học nội sinh như các đề tài khoa học, sáng chế, tài liệu hội nghị hội thảo, các bài báo trong nước và quốc tế cùng với luận án, luận văn là rất lớn, đồng thời với hệ thống giáo trình của nhà xuất bản và 11 chuyên san tạp chí khoa học VNU, Trung tâm bước đầu đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu tài liệu số học thuật nội sinh với số lượng cả tài liệu Born Digital và Digitization lên đến trên 50.000 đối tượng Trong đó:
- Hơn 4.000 giáo trình và sách tham khảo của NXB VNU
- Khoảng 25.000 luận án, luận văn
- Gần 1.000 tài liệu Thông tin địa chất và Tài nguyên địa chất Việt Nam
- Hơn 2.000 đề tài cấp nhà nước và cấp VNU
- Hơn 10.000 thư tịch cổ Hán Nôm
- Gần 3.000 Bài kỷ yếu hội thảo khoa học
- Trên 5.000 bài báo thuộc Tạp chí khoa học VNU
Tài nguyên cơ sở dữ liệu điện tử gồm e-book và e-journal là loại hình tài liệu không thể thiếu trong một thư viện đại học nghiên cứu Vì vậy bằng nhiều hình thức như
sử dụng kinh phí thường xuyên, kinh phí dự án, tham gia các consortium, liên hệ với đối tác và nhà xuất bản để dùng thử, đặc biệt có một đội ngũ cán bộ thường xuyên tìm kiếm, khai thác các nguồn cơ sở dữ liệu mở khác; Hiện Trung tâm đang phục vụ CSDL MathSciNet của Hội toán học Mỹ, ScienceDirect của nhà xuất bản Elsevier, sách điện tử của Springer và hàng nghìn tạp chí truy cập mở khác Đặc biệt giai đoạn 2017-2020, Trung tâm sẽ bổ sung thêm các CSDL nổi tiếng khác như Nature, Springer Journal – Ebooks, ACM, Emerald, IG Publishing; để đạt độ phủ cao cho tất cả các ngành / chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu của VNU
2 Vai trò và các kỹ năng cần thiết của thủ thư trong môi trường thư viện số 2.1 Vai trò
Trước đây khi nói đến thư viện là chúng ta nghĩ đến những người làm việc có tuổi, khó tính với những cuốn sách cũ kỹ, làm việc trong những tòa nhà, kho sách cố định Ngày nay với sự phát triển mạnh của mạng máy tính, thư viện điện tử, thư viện số ra đời, cho phép bạn đọc có thể truy cập và sử dụng tài liệu mọi lúc mọi nơi Như vậy môi
Trang 3trường làm việc cũng như vai trò trong xã hội của cán bộ thủ thư/cán bộ thư viện cũng thay đổi theo
Nếu như trong thư viện truyền thống cán bộ thủ thư chỉ được biết đến như là người trông coi sách, có nhiệm vụ giữ sách và cho mượn sách thì trong thời đại thư viện số vai trò của cán bộ thủ thư thay đổi hoàn toàn Cán bộ thủ thư được coi là người đại diện cho tập thể cán bộ thư viện, những người âm thầm làm việc phía sau để có được những bộ sưu tập số, là người trực tiếp hướng dẫn và phục vụ nhu cầu của bạn đọc, họ được ví là chiếc cầu nối giữa “nguồn thông tin” và “người dùng tin”
Nếu như vài trò, nhiệm vụ của cán bộ thư viện nói chung là: Thu thập/bổ sung tài liệu; Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số; Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu); Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao…); Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện; Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng; Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng… thì cán bộ thủ thư nói riêng có vai trò giúp bạn đọc truy cập, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin quý giá
đó Bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin mọi lúc mọi nơi trên các cơ sở dữ liệu thư mục trực tuyến (OPAC) từ các máy tính có kết mạng internet Thông qua các dịch vụ thông tin, cán bộ thủ thư có thể cung cấp các dịch vụ sử dụng nguồn thông qua các danh mục tài liệu, cơ sở dữ liệu trực tuyến, hướng dẫn bạn đọc tìm kiếm tài liệu trực tuyến, gia hạn tài liệu, đăng ký mượn tài liệu online (đặt chỗ)
2.2 Những kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng giao tiếp:
Giao tiếp ứng xử là một nhu cầu không thể thiếu và luôn gắn kết chặt chẽ với hoạt động của con người Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành công Một cán bộ thủ thư thành công trong công tác phục vụ khi tạo ra được
sự tin tưởng của bạn đọc đến với họ Một bạn đọc sẽ tìm được những thông tin họ cần khi được cán bộ thủ thư hướng dẫn rõ ràng và cụ thể Tạo tâm lý tốt cho bạn đọc khi đến với thư viện
Văn hoá ứng xử ở thư viện là văn hoá tri thức, ở đây không diễn ra các hoạt động mua bán, không có khái niệm lỗ lãi, điều này đòi hỏi người cán bộ thủ thư phải thật sự yêu nghề, tâm huyết với nghề hơn Bạn đọc là đối tượng có trình độ văn hoá, vì vậy cán
bộ thủ thư phải có cách giao tiếp phù hợp: lịch sự, vui vẻ, mềm mỏng, nhã nhặn, hiểu biết, nhằm thoả mãn nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất Người cán bộ thủ thư ngoài việc biết giới thiệu về thư viện và quảng bá nguồn lực thông tin trong thư viện để thu hút bạn đọc còn phải nhanh nhạy nắm bắt, khai thác nhu cầu thông tin của họ để đáp ứng một cách kịp thời
Các cán bộ thủ thư cần phải chú ý đến tác phong và thái độ làm việc của mình vì
sự đón tiếp ban đầu sẽ để lại ấn tượng tốt/ xấu đối với bạn đọc Chỉ cần một cái mỉm cười, gật đầu chào hay lời mời/ hỏi han sẽ khiến bạn đọc cảm thấy mình là người được chào đón Tâm lý người sử dụng dịch vụ cũng bị ảnh hưởng rất nhiều bởi thái độ phục vụ
và tác phong chuyên/ không chuyên nghiệp của người cung cấp/ phục vụ dịch vụ Tác phong chậm chạp và thiếu nhiệt tình sẽ làm cho người sử dụng dịch vụ cảm thấy mình không được tôn trọng và giảm mức độ mong muốn quay trở lại sử dụng dịch vụ lần tiếp theo
Cách giao tiếp, ứng xử thân thiện, nhiệt tình của cán bộ thủ thư chắc chắn sẽ gây hứng thú cho bạn đọc trong suốt quá trình tìm tài liệu Hàng ngày, cán bộ thủ thư thường xuyên giao tiếp với bạn đọc bằng những câu chào hỏi, những nụ cười thân thiện Điều
Trang 4này thật đơn giản nhưng mang lại hiệu quả rất lớn, tạo nên một môi trường đọc văn minh, lịch sự và thân thiện Bạn đọc sẽ ngày càng cảm thấy sử dụng thư viện là một phương pháp tốt nhất, thư viện sẽ là nơi đầu tiên họ nghĩ đến khi có nhu cầu tìm kiếm thông tin Quá trình giao tiếp với bạn đọc giúp cán bộ thủ thư hiểu rõ nhu cầu của bạn đọc và bạn đọc cũng hiểu và chia sẻ phần nào công việc của cán bộ thủ thư, những người đang trực tiếp phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm và sử dụng tài liệu của mình Điều đó giúp cho việc học tập, nghiên cứu của bạn đọc cũng như công tác phục vụ bạn đọc của thư viện hiệu quả cao hơn
Kỹ năng giao tiếp bao gồm nhiều kỹ năng kết hợp lại như: Kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng phản hồi, kỹ năng nắm bắt tâm lý bạn đọc
- Kỹ năng xử lý thông tin và hướng dẫn:
Kỹ năng xử lý thông tin và hướng dẫn là một trong những kỹ năng rất quan trọng
và cần thiết đối với cán bộ thủ thư Ngoài việc biết lắng nghe, tìm hiểu nhu cầu tài liệu của bạn đọc thì cán bộ thủ thư cần phải có những hướng dẫn phù hợp, truyền tải thông tin một cách hiệu quả chứ không bị động kiểu phục vụ truyền thống là bạn đọc vào kho tự tìm tài liệu mình cần Nếu tài liệu không có ở kho mình đang phục vụ thì cần phải giới thiệu sang các kho khác có tài liệu mà bạn đọc cần, vừa đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc vừa khai thác triệt để được nguồn lực thông tin mà Trung tâm có
Hướng dẫn tìm tài liệu trên máy tính đối với học sinh, sinh viên năm nhất cũng là một khâu rất quan trọng để giúp họ làm quen, tiếp cận với nguồn lực thông tin của Trung tâm Mặc dù đã có các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện đầu năm nhưng khi đến với thư viện các bạn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, đây chính là lúc cần đến sự hướng dẫn, chỉ dẫn nhiệt tình của các cán bộ thủ thư, tạo tâm lý thoải mái và tự tin cho bạn đọc
Muốn thành thạo kỹ năng hướng dẫn, đòi hỏi các cán bộ thủ thư phải thông thạo máy tính, nắm rõ Bản Hướng dẫn tìm kiếm tài liệu tại cổng thông tin và giao diện tìm kiếm tập trung – one search, đồng thời cũng cần phải nắm rõ sự phân bố của nguồn lực thông tin, vì hiện nay các phòng Dịch vụ Thông tin của Trung tâm đang phân tán ở các địa điểm khác nhau, chưa có sự tập trung về một mối
- Kỹ năng giới thiệu, quảng bá nguồn lực thông tin:
Ngoài kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý thông tin và hướng dẫn, cán bộ thủ thư còn phải có kỹ năng giới thiệu, quảng bá nguồn lực thông tin Với kho tài liệu giấy cũng như các bộ sưu tập số, các cơ sở dữ liệu hiện có của Trung tâm rất cần được giới thiệu, quảng
bá một cách sâu rộng đến bạn đọc trong và ngoài VNU, nhằm thu hút sự quan tâm của bạn đọc, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực thông tin
Giới thiệu, quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm luôn là trách nhiệm của mỗi cán bộ thủ thư, để thư viện cũng như nguồn lực thông tin đến được gần hơn với bạn đọc
Cán bộ thủ thư có thể giới thiệu, quảng bá nguồn lực thông tin đến với bạn đọc qua nhiều kênh khác nhau như giới thiệu trực tiếp khi bạn đọc đến với thư viện, qua email, qua facebook cá nhân Tích cực like, chia sẻ các bài viết trên facebook của LIC cũng là một cách giới thiệu, quảng bá hiệu quả đến với nhiều đối tượng, nhiều nhóm người dùng tin
Kết luận
Vai trò, nhiệm vụ của cán bộ thủ thư trong thế giới số hiện nay là làm thế nào để cung cấp cho bạn đọc những tài liệu và nguồn lực thông tin tốt nhất Vì vậy, cán bộ thủ thư phải là người nắm vững nghiệp vụ, chuyên môn thư viện, Internet, các chương trình phần mềm thư viện… để tham gia vào việc tư vấn cho lãnh đạo trong quá trình mua sắm, nâng
Trang 5cấp thiết bị cũng như bổ sung nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn đọc Hơn thế nữa, họ phải cập nhật các kiến thức, kỹ năng sử dụng các trang thiết bị mới để hướng dẫn lại cho bạn đọc một cách kịp thời và hiệu quả nhất
Trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet, khâu trung gian truyền tải và kết nối nguồn thông tin đến bạn đọc thì vai trò của cán bộ thủ thư càng trở nên vô cùng quan trọng Cán bộ thủ thư là nguồn nhân lực không thể thiếu trong bất kỳ thư viện nào, cho dù
đó là thư viện truyền thống hay thư viện số… Nói như vậy để khẳng định tầm quan trọng của cán bộ thủ thư trong việc xây dựng và phát triển thư viện theo xu hướng mới
Bước sang kỷ nguyên mới, với những thách thức ngày càng tăng đối với cán bộ thủ thư có kinh nghiệm lâu năm hay những người mới vào nghề đều phải trau dồi kiến thức làm thế nào đó để lựa chọn phương thức phục vụ bạn đọc tốt nhất, hiệu quả cao nhất Ngoài ra, cán bộ thủ thư phải đặt bạn đọc lên vị trí ưu tiên hàng đầu, không ngại tiếp xúc với những công nghệ mới, luôn muốn làm chủ những công cụ mới, và phải biết cách vận dụng kỹ năng của mình vào việc khai thác thông tin cũng như giúp cho người dùng tiếp cận và sử dụng nguồn tin đó
Dù là trong môi trường thư viện nào thì người cán bộ thủ thư vẫn luôn nhiệt huyết với nghề, vẫn dành tình yêu nồng nàn với sách, dành tình cảm thân thương với bạn đọc Trung tâm Thông tin –Thư viện, ĐHQGHN chuẩn bị kỷ niệm 20 năm ngày thành lập, chúng tôi những người cán bộ thủ thư luôn cảm thấy tự hào khi mình đã có những đóng góp nhỏ bé cho sự phát triển của Trung tâm ngày càng lớn mạnh, sánh vai với các thư viện lớn trong khu vực và trên thế giới
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 http://hvtc.edu.vn/thuvien/tabid/558/id/18108/Default.aspx
2 http://lic.vnu.edu.vn/content/hanh-trinh-5-nam-xay-dung-thu-vien-so-nghien-cuu-phuc-vu-dai-hoc-dinh-huong-nghien-cuu-tai