TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN

TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN I-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY 1.. Công ty Cổ Phần Tân

TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN

I-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY

1 Giới thiệu chung

Về mặt pháp lý, công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến được cấp giấy phép thành

lập số 299-UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/12/1994 đã được kinh doanh ngày 25/1/1995

Vốn pháp định : 3.789.000.000 VND

Trụ sở : Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội

Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là công ty thương mại chuyên kinh doanh

các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng

Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến không những chỉ dừng lại là công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nước và nước ngoài như các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan, cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trường trong nước

2 Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty.

Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên

Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm :

- Ban giám đốc : 2 người

- Trợ lí giám đốc : 1 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 4 trưởng phòng , 3 phó phòng

Qui mô tổ chức nhân sự và tổ chức và tổ chức kinh doanh như sau:

Văn phòng làm việc có diện tích: 150 m tại Quán Thánh – Ba Đình - Hà Nội

Kho chứa hàng tại Quán Thánh :200 m

Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế

Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng

hoá trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok với lĩnh vực kinh doanh thương mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp Mặt hàng chủ yếu của công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp

Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến còn

cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan Có thể

nói những sản phẩm của Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến tương đối mới, chủ yếu nhập

từ nước ngoài Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên thị trường tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh

Một trong ba thị trường trên thì thị trường tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM Trung bình hàng năm thị trường này số doanh thu chiếm 1⁄2 số doanh thu của công ty Thị trường Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trường Đà Nẵng và các tỉnh khác

Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý

Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng

tư nhân Các sản phẩm về sữa của Frisoland được tiếp thị trong các trường mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện Mặt hàng này bán tương đối mạnh trong cả nước

Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị Hiện tại thị trường trong thành phố tương đối

mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn Trong tương lai công

ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác

Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy chưa được kết quả như khả quan Ngoài ra, tại thị trường trong nước có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trường tại Việt Nam nên công ty gặp một số khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm

Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và chưa gặp đối thủ cạnh tranh Thị trường của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đưa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng

3.Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán

3.1 Bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của Công ty đươc bố trí theo sơ đồ sau:

BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG

HÀNH

CHÍNH

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN

Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó :

- Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty

- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty

- Phòng hành chính chịu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác

- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

- Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trường của công ty

3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty

3.2.1.Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là bộ máy kế

toán hoạt động trực tuyến với công ty

Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.

Phòng kế toán của công ty có 5 người , tất cả đều có trình độ đại học các nhân viên kế toán đảm nhận phần công việc phù hợp với bản thân

Nhiệm vụ phòng kế toán của Công ty là bám sát quá trình kinh doanh phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh Đồng thời ghi chép sổ kế toán và trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh toàn công ty

Với nhiệm vụ như vậy bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố trí theo

sơ đồ sau:

Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau

Kế toán trưởng :Là người tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tổ chức

kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty, là trợ thủ cho giám đốc trong kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán trong công ty

- Kế toán tổng hợp có nhiêm vụ tổng hợp và sổ cái và lập báo cáo kế toán

- Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty

- Kế toán hàng hoá theo dõi chi tiết về hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá trong doanh nghiệp

- Thủ quĩ có nhiệm vụ quản lí tiền thực trong quĩ và trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt của công ty Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quĩ Sổ quĩ được khoá vào cuối mỗi ngày Hàng tháng thủ quĩ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người

3.2.1 Tổ chức công tác kế toán

*Hệ thống tài khoản sử dụng.

Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 10/TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và thông tư 10/TC-C ĐKT của bộ tài chính

*Hình thức kế toán áp dụng

- Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 15 Trình tự ghi sổ kế toán của công ty

Báo cáo Tài chính

Sổ quỹChứng từ gốcChứng từ gốc sổ

Sổ cáiBảng chuyển đổi số phát sinh

Số chi tiếtBảng tổng hợp chi tiết

II CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN

1 Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý

Các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp Việc quản lí hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lượng hàng tồn kho rất lớn nên công

ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn cũng như điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trường và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá

2 Các phương pháp bán hàng ở công ty

Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu sau:

- Phương thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của

công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên

- Phương pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng công

ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng

Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn được chú trọng những mặt sau:

- Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trước khi nhập xuất phải

được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng cũng như qui cách Chính vì vậy ở

công ty không có trường hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lượng.

- Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế

công phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động gia cả thị trường Giá bán hàng hoá thường được thoả thuận với người mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá trị cố định như các mặt hàng của các công ty thương mại khác

3 Tài khoản sử dụng

Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty mang tính độc lập Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ

Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau:

- TK 156 “hàng hoá “

TK này được chi tiêt thành hai TK cấp hai

+ TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá”

- TK 1561 Phản ánh trị giá mua của hàng bán qua kho

- TK 1561A- GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho

- TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”

- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Như đã trình bày ở trên, do công ty không có giá bán xác định từ trước và việc hàng hoá nhập xuất luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách

nên tại công ty không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụng TK 531 và TK 532

4 Kế toán hàng hoá.

4.1 Trình tự ghi số.

Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế

toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phương pháp này

Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra như sau:

Sổ theo dõi hoá đơn

4.2 Kế toán bán hàng qua kho.

Trước khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lưu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua Người mua cầm

4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua

Người mua giữ lại một liên (liên đỏ) Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng

kế toán để vào sổ kế toán

Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau:

Mẫu 1:

Người mua hàng Kế toán toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên )

Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn Mẫu này như sau

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số:01 GTKT

Liên BH /99-B

Ngày 08 tháng 01 năm 2001 N 0 :46212

Đơn vị bán hàng Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến

Địa chỉ: Quán Thánh - Ba Đình- Hà Nội Số tài khoản:

Điện thoại:

Tên người mua hàng:

Đơn vị: Công ty thương mại Bình Minh

Địa chỉ: 108 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản

Hình thức thanh toán: trả chậm

STT Tên hàng hoá dịch vụ

Đơn vị tính

Mẫu 2:

SỔ THEO DÕI HOÁ ĐƠN <Trích>

Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: đồng

Thuế suất

%

Giá bán chưa có thuế GTGT

Công ty quản lý hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Hàng ngày căn

cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lượng hàng hoá ) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.Đối với nghiệp vụ bán hàng, tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá Sổ này giống như sổ kho nhưng theo dõi chỉ tiêu giá trị hàng hoá Công ty quản lý hàng hoá theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính giá xuất

Ngoài việc quản lí hàng hoá theo từng loại hàng trên thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán còn theo giá mua của hàng hoá nhập, xuất trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và sổ theo dõi hàng xuất kho theo đơn giá.

Mẫu 3:

SỔ THEO DÕI GIÁ MUA CỦA HÀNG XUẤT KHO

Tháng 1 năm 2008

Đơn vị tính: đồng

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mẫu 4:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc

_ _ _o0o_ _ _Số: /CUTTB Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2008

PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC

TK Số 1561ST

chú

chiếu số liệu hạn chế và sửa chữa những sai sót có thể xảy ra.

4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.

Khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng Chỉ tiêu “giá mua “ được lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho

Mẫu 5:

SỔ THEO DÕI DOANH THU BÁN HÀNG <TRÍCH>

Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng

Cộng 717.500.000 1.025.000.000 102.500.000

Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái

Mẫu6:

SỔ CÁI

Tài khoản : Doanh thu bán hàng

Số hiệu: 511 Tháng 1 năm 2008

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ

VD: Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là 11.016.000 lượng sữa Frisolac còn tồn tính đến ngày 1/1/2007 là 7200 hộp Lượng sữa bán ra trong tháng là 1200 hộp.

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ

=

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ

Tổng lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳX

Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ

Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ

TK đối ứng

Phân bổ cho hàng bán trong kỳ

Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK 1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán

Số tiền

Ghi chú

Người lập biểu (Ký) Kế toán trưởng(Ký)

Kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK 632

Mẫu 10:

SỔ CÁI

TK: “Giá vốn hàng bán”

Số hiệu: 632Tháng 01 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng

1 Giá mua hàng bán 1561 696.601.940

4.2.4.Kế toán thanh toán với người mua.

Để có thể giám sát quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý tốt việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng Trong quá trình bán hàng, tại Công ty

Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến có các hình thức thanh toán sau:

*Thanh toán bằng tiền mặt

Hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt rất ít xảy ra trong quá trình bán hàng tại Công ty mà chủ yếu là hình thức trả chậm

Khi khách hàng đến phòng Kế toán để trả tiền thì kế toán thanh toán lập phiếu thu Phiếu thu lập theo mẫu quy định thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại phòng Kế toán Khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán thanh toán sau khi nhận được 1 liên phiếu thu từ quỹ, tiến hành vào sổ chi tiết

TK 111

*Thanh toán bằng séc

Nếu khách hàngthanh toán bằng séc thì kế toán lập bảng kê nộp séc cùng với

tờ séc để nộp vào nhân hàng Bảng kê lập thành 2 liên, 1 liên lưu lại Công ty, 1 liên gửi cho ngân hàng Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán sẽ phản ánh voà sổ chi tiết TK 112

Mẫu 11:

BẢNG KÊ NỘP SÉC

Ngày 11 tháng 1 năm 2008

Tên đơn vị nộp séc: Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến

Tên ngân hàng bên bán: Ngân hàng Nam Á - Chi Nhánh Cộng Hoà

Phần do ngân hàng ghi

TK Nợ